Projet de la solution de passeport électronique du Canada - Demande de proposition 2 (DDP 2)
Rapport final du surveillant de l'équité
Le 13 mai 2011
Présenté à : Norman Steinberg, agent principal de gestion des risques, Bureau de l'agent principal de gestion des risques
Préparé par : PSC The Public Sector Company Limited
INTRODUCTION
En qualité de Surveillant de l'équité, l'entreprise PSC The Public Sector Company Limited (ci-après désignée le Surveillant de l'équité) soumet par les présentes , son rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité (rapport final SE) se rapportant au processus concurrentiel d'approvisionnement pour le projet de la solution de passeport électronique du Canada entrepris par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) par voie de l'invitation à soumissionner numéro 08317-080250/E. Ce rapport final SE couvre de façon chronologique, les activités du Surveillant de l'équité débutant avec un examen de la Demande de proposition (DDP) envoyée aux soumissionnaires qualifiés jusqu'à la conclusion de l'évaluation des propositions et l'application de la base de sélection d'une proposition recommandée.
Les soumissionnaires qui avaient répondu à l'invitation à soumissionner précédente numéro 08317-080250/D ont été avisés dans une lettre datée du 17 février 2011, que le Canada avait annulé l'invitation à soumissionner parce qu'il n'y avait aucune soumission conforme. La lettre spécifiait en plus que le Canada émettrait une autre invitation à soumissionner le lendemain et que la nouvelle DDP inclurait les changements contenus dans les modifications 1 à 9 émises à l'invitation à soumissionner précédente, mais aucun autre changement significatif à part les dates pertinentes et les nombres de copies des propositions requises.
Ce rapport inclus notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, des méthodes appliquées et des constatations pertinentes résultant des activités entreprises.
ATTESTATION D'ASSURANCE DU SURVEILLANT DE L'ÉQUITÉ
Le Surveillant de l'équité est d'opinion que le processus concurrentiel d'approvisionnement pour le projet de la solution de passeport électronique du Canada, entrepris par voie de l'invitation à soumissionner numéro 08317-080250/E, a été mené de manière équitable. Dans ce contexte, l'équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d'ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité.
PORTÉE ET OBJECTIFS DU MANDAT DU SURVEILLANT DE L'ÉQUITÉ
L'objectif global était de fournir à TPSGC une observation indépendante et des commentaires relatifs à l'équité.
Nos services de surveillance de l'équité incluaient :
- la fourniture de commentaires relatifs à l'équité sur la Demande de proposition (DDP) incluant les modifications;
- l'observation de l'évaluation des réponses reçues ainsi que les démonstrations de solution, pour assurer que les procédures d'évaluation et de sélection prescrites ainsi que la politique ministérielle ont été suivies et appliquées de manière constante durant le processus d'évaluation et de sélection; et
- l'observation des comptes rendus fournis aux soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l'objet d'un addenda à ce rapport après tout compte rendu)
Méthodes, activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité
Activités et constatations du SE relatives à la DDP et les modifications
Le 18 février 2011, la DDP (Document 1) a été mise en disponibilité aux soumissionnaires qui avaient été qualifiés lors du processus de l'invitation originale Demande d'expression d'intérêt et de qualification (DEIQ) et qui avaient répondu à la première DDP.
Durant la période du 21 au 23 février 2011, le Spécialiste Surveillant de l'équité (Spécialiste SE) a examiné la DDP et les modifications 1 à 4 (Documents 2 à 5). Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.
Activités et constatations du SE relatives à l'évaluation des soumissions reçues
La date de clôture de la DDP était le 28 février 2011. Trois propositions ont été reçues en provenance de deux soumissionnaires.
Le 3 mars 2011, le Spécialiste SE a observé une réunion du comité d'évaluation au cours de laquelle un consensus a été atteint sur les réponses aux exigences obligatoires. Le 8 mars 2011, il a observé une réunion du comité d'évaluation au cours de laquelle un consensus a été atteint sur les réponses aux exigences cotées. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et l'action appropriée a été prise.
Lors de cette réunion du 8 mars 2011, il a aussi observé une discussion au cours de laquelle un accord sur consensus a été atteint sur la non-recevabilité d'une proposition, étant donné quelle n'avait pas atteint les notes de passage minimum spécifiées dans la DDP. Il a aussi observé une autre discussion au cours de laquelle un accord sur consensus a été atteint concernant le soumissionnaire qui avait soumis les deux autres propositions et qui serait invité à démontrer les solutions à deux tests indépendants de preuve de proposition (PDP) (Phase 4 du processus d'évaluation). Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et l'action appropriée a été prise.
Activités et constatations du SE relatives à la phase de la preuve de proposition
Le 9 mars 2011, le Spécialiste SE a été mis au courant par l'autorité contractante des plans y compris le calendrier et l'horaire des notifications pour les tests PDP, reconnaissant qu'un seul soumissionnaire qui avait soumis deux propositions conformes, était concerné. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et l'action appropriée a été prise.
Les 21 et 25 mars 2011, le Spécialiste SE a examiné les questions sur la DDP soumises par le soumissionnaire et les réponses proposées. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.
Le 29 mars 2011, il a observé le test PDP pour une solution et le 31 mars 2011, il a observé la réunion du comité d'évaluation au cours de laquelle un accord sur consensus a été atteint sur les cotes d'évaluation de la PDP pour la solution. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et l'action appropriée a été prise.
Le 1er avril 2011, il a observé le test PDP pour l'autre solution et le 4 avril 2011 il a observé la réunion du comité d'évaluation au cours de laquelle un accord sur consensus a été atteint sur les cotes d'évaluation de la PDP pour la solution. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et l'action appropriée a été prise.
Le 4 avril 2011, il a aussi été avisé par l'autorité contractante que les deux propositions étaient conformes avec les exigences financières de la proposition. La conformité avec les exigences financières de la proposition avait été confirmée par un autre officiel des approvisionnements qui avait aussi confirmé les enregistrements des pointages et les pointages globaux de la soumission. Le Spécialiste SE fut satisfait que toutes les questions relatives à l'équité qui ont été soulevées, ont été traitées de façon appropriée et que la phase 7 de l'évaluation et la sélection pour l'attribution du contrat avait été menée équitablement en accord avec la DDP.
Peter Woods
Spécialiste Surveillant de l'équité
Bruce Maynard
Chef d'équipe Surveillant de l'équité et Président
PSC The Public Sector Company Limited
Documents de référence
Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le présent rapport. A moins d'indication contraire, ces documents sont disponibles au Bureau du projet de la solution du passeport électronique.
Sommaire du tableau
Les documents cités ci dessous font l'objet d'une numérotation dans le cadre du présent rapport. Sauf avis contraire, ces documents sont disponibles au Bureau du projet de la solution du passeport électronique.| Nº | Document | Information additionnelle |
|---|---|---|
| 1 | Demande de proposition (DDP) | Reçue par les soumissionnaires qualifiés le 18 février 2011 |
| 2 | Modification 1 à la DDP | Datée le 21 février 2011 |
| 3 | Modification 2 à la DDP | Datée le 22 février 2011 |
| 4 | Modification 3 à la DDP | Datée le 23 février 2011 |
| 5 | Modification 4 à la DDP | Datée le 24 février 2011 |
Addenda au rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité date du 13 mai 2011, concernant le projet de la solution de passeport électronique du Canada DDP2
Cet addenda au rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité couvre la période subséquente à l'achèvement de l'évaluation des propositions. Ce rapport s'applique à la deuxième Demande de proposition référencée comme DDP2 pour le projet de la solution de passeport électronique. Le texte suivant devrait être ajouté su rapport final comme étant la dernière section après la section intitulée « Activités et constatations du SE relatives à la phase de la preuve de proposition » :
Activités et constatations du SE subséquentes à l'évaluation des propositions
Le 8 juillet 2011 et le 21 juillet 2011, le Spécialiste Surveillant de l'équité a observé les comptes rendus fournis en personne aux soumissionnaires non retenus dont un desquels avait aussi soumis la proposition retenue. Les renseignements fournis aux soumissionnaires étaient consistants avec les résultats de l'évaluation observée par le Spécialiste SE. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.
Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité
Le Surveillant de l'équité est d'opinion que les comptes rendus fournis en personne pour la deuxième Demande de proposition référencée comme DDP2 pour le projet de la solution de passeport électronique ont été effectués de manière équitable. Dans ce contexte, l'équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d'ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité.
Peter Woods
Surveillant de l'équité (chef d'équipe)
Bruce Maynard
Chef d'équipe Surveillant de l'équité et Président
PSC The Public Sector Company Limited
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