Processus d'acquisition à la suite d'un appel d'offres concurrentiel pour les services de gestion de construction relatif au projet de rénovation de l'Édifice de l'Ouest
Rapport final du surveillant de l'équité
Le 30 mai 2011
Présenté à : Norman Steinberg, agent principal de gestion des risques, Direction générale de la surveillance
Soumis par : Samson & Associés
Table des matières
- 1.Introduction
- 2.Exigences du gestion de construction
- 3.Attestation d'assurance
- 4.Méthodologie
- 5. Documents de référence
- Ajout au rapport final
1. Introduction
Les services de Samson & Associés ont été retenus à titre de surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus d’acquisition à la suite d'un appel d'offres concurrentiel pour les services de gestion de construction relatif au projet de rénovation de l'Édifice de l'Ouest, émis par Travaux publics et services gouvernementaux Canada (TPSGC), dans le cadre de la demande de soumissions no.EP751-111666/A. Samson & Associés est un tiers indépendant à l'égard de cette activité.
Vous trouverez ci-joint le rapport final concernant les activités du surveillant de l'équité, allant de la phase de présélection du projet jusqu'à la fermeture de la demande de propositions et de l'évaluation des services de gestion de construction.
Le présent rapport comprend un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails relatifs aux méthodologies appliquées et des constats pertinents découlant des activités entreprises.
Nous avons examiné tous les renseignements fournis, avons observé toutes les activités et avons eu accès à tous les aspects du processus d’acquisition. Nous avons également bénéficié de l'entière collaboration de tous les intervenants de TPSGC.
2. Les exigences de gestion de construction
La lettre d’intérêt et de présélection (LIP) pour les exigences de gestion de construction à été émis par Travaux publics et services gouvernementaux Canada dans le but de présélectionner des entrepreneurs généraux pour un projet important de rénovation de l’Édifice de l’Ouest.
Le coût du projet de construction dans son ensemble est estimé à 300 000 000 $ (pouvant potentiellement aller jusqu’à 650 000 000 $).
3. Attestation d'assurance
Le SE émet par la présente l'opinion sans réserve suivante concernant l’acquisition des services de gestion de construction de l’Édifice de l’Ouest jusqu'à la clôture de la phase de demande de propositions et d'évaluation.
Selon notre avis de professionnel, le processus d'acquisition pour le contrat de services de gestion de construction de l’Édifice de l’Ouest que nous avons observé, a été exécuté de façon équitable, ouvert, concurrentiel et transparente.
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Pierre Samson, FCGA
Président, Samson & Associés
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Mathieu Farley, CA, CPA, CIA
Chef d'équipe SE
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Ted Pender
Spécialiste SE
4. Méthodologie
Samson et Associés a été embauché comme surveillant de l'équité pour observer le processus d'acquisition à la suite d'un appel d'offres concurrentiel pour les services de gestion de construction de l’Édifice de l’Ouest, et pour attester de l'équité, de l'ouverture et de la transparence de cette activité.
Conformément aux exigences de notre tâche, nous avons pris connaissance des documents d'appel d'offres appropriés, nous avons observé les activités liées à la présélection des entrepreneurs généraux (c.-à-d., la lettre d’intérêt et de présélection, les questions et réponses, et les modifications aux demandes de propositions), les activités liées à la demande de soumissions (c.-à-d., la lettre d’intérêt et de présélection, les questions et réponses, et les modifications aux demandes de propositions) et les réunions consensuelles pour l’évaluation technique des soumissions, incluant des présentations formelles aux soumissionnaires, en faisant part des points relatifs à l'équité à l'autorité contractante et au responsable technique, tout en veillant à ce que les réponses soient raisonnables et appropriées, selon le cas.
4.1 Activités et observations du SE - phase de présélection
Une lettre d’intérêt et de présélection a été publiée sur MERX le 24 septembre 2010 et fermée le 21 octobre 2010, en vue de présélectionner des entrepreneurs qui œuvreront à titre de Directeur des travaux pour l’ensemble des rénovations de l’édifice de l’Ouest.
Les questions de l'industrie devaient être fournies au moins cinq jours civils avant la date de clôture de la soumission. Huit questions ont été posées par l'industrie, ce qui a amené plusieurs modifications à la documentation fournie par l'État. Les réponses ont été traitées dans une série de quatre affichages comportant les modifications, le dernier affichage ayant eu lieu le 18 octobre 2010.
Le SE a examiné les questions et les réponses soumises au cours de la période de soumission pour s'assurer que les aspects relatifs à l'équité soient abordés de manière satisfaisante.
Trente et une entreprises ont téléchargé la documentation liée à la LIP, et sept réponses ont été reçues et évaluées par TPSGC. Une réunion consensuelle a été tenue le 8 novembre 2010. Six entreprises ont initialement été qualifiées. Conformément à la LIP, l’autre firme a été informée que sa proposition n’étant pas conforme, une semaine additionnelle lui était accordée pour soumettre de l’information supplémentaire. Une entreprise a fournie des précisions complémentaires et a été considérée par la suite comme conforme. En tout, sept firmes ont été sélectionnées pour procéder à la phase 2, Demande de propositions (DDP).
Sommaire des observations du Surveillant de l'équité sur la Phase de la LIP :
Selon l’avis du Surveillant de l'équité, la phase de la lettre d’intérêt et de présélection pour le Directeur des travaux de rénovation de l’Édifice de l’Ouest a été conduite de manière équitable. Dans ce contexte, l'équité comprend les notions d'ouverture, de concurrence, de transparence et de conformité.
4.2 Activités et observations du SE - Phase de demande de proposition
Une demande de proposition a été publiée sur MERX le 17 février 2011 et fermée le 5 mai 2011, en vue de présélectionner des entrepreneurs qui œuvreront à titre de Directeur des travaux pour l’ensemble des rénovations de l’Édifice de l’Ouest.
Les questions de l'industrie devaient être fournies au moins cinq jours civils avant la date de clôture de la soumission. Cent cinq questions ont été posées par l'industrie. Les réponses ont été traitées dans une série de dix affichages comportant les modifications, le dernier affichage ayant eu lieu le 3 mai 2011.
Le SE a examiné les questions et les réponses soumises au cours de la période de soumission pour s'assurer que les aspects relatifs à l'équité soient abordés de manière satisfaisante.
Cinq des sept entreprises sélectionnées lors de la phase de présélection ont soumis des propositions. La proposition d’une firme n’a pas été jugée conforme, ayant soumis une proposition en co-entreprise qui n’avait pas été sélectionnée lors de la phase de présélection.
Sommaire des observations du Surveillant de l'équité sur la Phase de la demande de proposition :
Selon l’avis du Surveillant de l'équité, la phase de la demande de proposition pour le Directeur des travaux de rénovation de l’Édifice de l’Ouest a été conduite de manière équitable. Dans ce contexte, l'équité comprend les notions d'ouverture, de concurrence, de transparence et de conformité.
4.3 Activités et observations du SE - Évaluation technique
Le SE a examiné les fiches d’évaluation et de notation consensuelle et les sommaires des évaluateurs. L'évaluation technique des soumissions s'est déroulée en deux étapes; la première consistait en la présentation formelle des soumissionnaires et la deuxième consistait en l'examen et évaluation de la documentation soumise par les soumissionnaires.
La première portion de l’évaluation technique, présentation formelle des soumissionnaires, a été complétée le 19 mai 2011.
La seconde portion de l’évaluation technique, examen et évaluation de la documentation soumise par les soumissionnaires, a été complétée le 26 mai 2011. Des réunions consensuelles sur l'évaluation technique ont eu lieu pour examiner la documentation fournie par les soumissionnaires et évaluer les présentations notées auparavant. Tous les évaluateurs techniques étaient présents à toutes les réunions, de même que l'autorité contractante et le SE.
Le SE était présent à l’ouverture des propositions financières de deux soumissionnaires qualifiés.
5. Documents de référence
Les documents suivants sont cités dans le présent document. À moins d'indication contraire, ils peuvent être obtenus auprès de TPSGC.
Sommaire du tableau
Ce tableau est une liste des documents mentionnés dans le rapport, p. ex. une demande de propositions, les modificatifs, les lettres de mise au point, les lettres d'explication, etc.| # | Document | Date |
|---|---|---|
| 1 | lettre d’intérêt et de présélection | 24 septembre 2010 |
| 2 | Modification No.001 de la LIP | 29 septembre 2010 |
| 3 | Modification No.002 de la LIP | 12 octobre 2010 |
| 4 | Modification No.003 de la LIP | 15 octobre 2010 |
| 5 | Modification No.004 de la LIP | 18 octobre 2010 |
| 6 | Demande de Proposition (DDP) EP751-111666/A | 11 février 2011 |
| 7 | Modification No.001 de la DDP | 22 février 2011 |
| 8 | Modification No.002 de la DDP | 28 février 2011 |
| 9 | Modification No.003 de la DDP | 3 mars 2011 |
| 10 | Modification No.004 de la DDP | 10 mars 2011 |
| 11 | Modification No.005 de la DDP | 16 mars 2011 |
| 12 | Modification No.006 de la DDP | 23 mars 2011 |
| 13 | Modification No.007 de la DDP | 8 avril 2011 |
| 14 | Modification No.008 de la DDP | 15 avril 2011 |
| 15 | Modification No.009 de la DDP | 29 avril 2011 |
| 16 | Modification No.010 de la DDP | 3 mai 2011 |
| 17 | Trousse d'évaluation technique | Fournie à l’équipe d’évaluation |
| 18 | Évaluation des soumissions | 26 mai 2011 |
Ajout au rapport final, 1 septembre 2011
Ajout au rapport final du surveillant de l'équité daté du 31 mai 2011 concernant le processus d'acquisition à la suite d'un appel d'offres concurrentiel pour les services de gestion de construction relatif au projet de rénovation de l'Édifice de l'Ouest.
Le présent ajout au rapport final du surveillant de l'équité (SE) porte sur la période faisant suite à l'évaluation des propositions.
Activités du SE relatives à l’octroi du contrat et aux comptes rendus
Le soumissionnaire retenu a été informé de l'attribution du contrat le 30 juin 2011.
En réponse à la DDP, quatre soumissions ont été présentées. Des comptes rendus ont été demandés par les quatre soumissionnaires, incluant la firme retenue. Le surveillant de l’équité a assisté aux réunions des comptes rendus.
Attestation d'assurance du surveillant de l'équité
Le SE émet par la présente l'opinion sans réserve suivante concernant l’acquisition des services de gestion de construction de l’Édifice de l’Ouest faisant suite à l’octroi du contrat et aux comptes.
Selon notre avis de professionnel, le processus d'acquisition pour le contrat de services de gestion de construction de l’Édifice de l’Ouest que nous avons observé, a été exécuté de façon équitable, ouverte, concurrentielle et transparente.
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Pierre Samson, FCGA
Président, Samson & Associés
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Mathieu Farley, CA, CPA, CIA
Chef d'équipe SE
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Ted Pender
Spécialiste SE
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