Processus d’acquisition à la suite d'un appel d'offres concurrentiel pour le projet de rénovation, Lot de travaux 1 relatif à la démolition et à l'élimination des poussières d'amiante de l'Édifice de l'Ouest.

Table des matières

• 1.Introduction
• 2.Les Exigences du projet
• 3.Attestation d'assurance
• 4.Méthodologie
  • 4.1 Activités et observations du SE - phase de présélection
  • 4.2 Activités et observations du SE - phase de soumission et d’attribution de contrat
• Ajout au Rapport Final

1.Introduction

Samson & Associés a été embauché comme surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus d'acquisition à la suite d'un appel d'offres concurrentiel pour le contrat relatif à la démolition et à l'élimination des poussières d'amiante de l'Édifice de l'Ouest, lancé par Travaux publics et services gouvernementaux Canada (TPSGC), à la suite de la demande de soumissions no EP751-111119. Samson & Associés est un tiers indépendant à l'égard de cette activité.

Vous trouverez ci-joint le rapport final concernant les activités du surveillant de l'équité, allant de la phase de présélection du projet, du lancement de la lettre d’intérêt et de présélection (LIP) au travers d’une invitation à soumissionner (IAS).

Le présent rapport comprend un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails relatifs aux méthodologies appliquées et des constats pertinents découlant des activités entreprises.

Nous avons examiné tous les renseignements fournis et avons observé toutes les activités pertinentes. Nous avons également bénéficié de l'entière collaboration de tous les intervenants de TPSGC.

2.Les Exigences du projet

Les exigences de démolition et d’élimination de poussières d’amiante se réfèrent à l’acquisition, à la suite d'un appel d'offres concurrentiel, des services d’un entrepreneur général sélectionné pour le lot de travaux 1 d’un projet important de rénovation de l’Édifice de l’Ouest.

On estime que les coûts associés au lot de travaux 1 de ce projet de démolition et d'élimination des poussières d'amiante se situeront entre 19 000 000 $ et 25 000 000 $.

3. Attestation d'assurance

Le SE émet par la présente l'opinion sans réserve suivante concernant l’acquisition des services de démolition et d’élimination de poussières d’amiante pour l’Édifice de l’Ouest jusqu'à la clôture de l’étape d’ouverture des soumissions de la phase de l’IAS.

Selon notre avis de professionnel, le processus d'acquisition pour la phase de présélection des entrepreneurs pour le lot de travaux 1, relatifs à la démolition et à l’élimination des poussières d’amiante a été exécuté en conformité avec la documentation pertinente reliée à la demande de soumission, et le processus a été mené de façon équitable, ouvert, concurrentiel et transparent.

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Pierre Samson, FCGA
Président, Samson & Associés

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Mathieu Farley, CA, CPA, CIA
Chef d'équipe SE

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Ted Pender
Spécialiste SE

4.Méthodologie

Le surveillant de l'équité est un tiers indépendant dont le rôle est d’observer le processus d’acquisition des services de démolition et d’élimination de poussières d’amiante pour l’Édifice de l’Ouest. D’autre part, il fournit de la rétroaction sur les questions liées à l'équité, au bureau de l’agente principale de gestion des risques (BAPGR) et atteste de l'équité, de l'ouverture et de la transparence de cette activité.

Dans ce contexte, l'équité comprend les notions d'ouverture, de concurrence, de transparence, d'intégrité et de responsabilité, y compris la mesure dans laquelle le processus d'approvisionnement est conforme à la stratégie d'approvisionnement approuvée et aux appels d'offres qui en découlent dans le cadre des lois, des règlements et des politiques et procédures gouvernementales et ministérielles applicables.

Conformément aux exigences de notre tâche, nous avons pris connaissance des documents d'appel d'offres appropriés des deux phases du processus d’acquisition, c’est-à-dire la lettre d’intérêt et de présélection (LIP) et l’invitation à soumissionner (IAS). Nous avons observé les activités liées à la demande de soumissions (c.-à-d., le lancement de la LIP, la réunion consensuelle pour la présélection des fournisseurs, le lancement de l’IAS, les questions et réponses, l’inspection des lieux, les modifications aux demandes de propositions), en faisant part des points relatifs à l'équité à l'autorité contractante et au responsable technique, tout en veillant à ce que les réponses soient raisonnables et appropriées, selon le cas.

4.1 Activités et observations du SE - phase de présélection

Une lettre d’intérêt et de présélection a été publiée le 5 juillet 2010 et fermée le 1er septembre 2010, en vue de présélectionner des entrepreneurs qui œuvreront à titre d’entrepreneur général pour le lot de travaux 1, relatifs à la démolition et à l’élimination des poussières d’amiante.

Les questions de l'industrie devaient être fournies au moins cinq jours civils avant la date de clôture de la soumission. Neuf questions ont été posées par l'industrie, ce qui a amené plusieurs modifications aux documents de présélection. Les réponses ont été traitées dans une série de trois affichages comportant les modifications, le dernier affichage ayant eu lieu le 30 août 2010.

Le SE a examiné les questions et les réponses soumises au cours de la période de soumission pour s'assurer que les aspects relatifs à l'équité soient abordés de manière satisfaisante.

Trente-neufs entreprises ont téléchargé la documentation liée à la LIP, et neufs réponses ont été reçues et évaluées par TPSGC. Une réunion consensuelle a été tenue le 22 septembre 2010. Six entreprises ont initialement été qualifiées. Conformément à la LIP, les trois autres firmes ont été informées que leurs propositions n’étant pas conformes, une semaine additionnelle leur était accordée pour soumettre de l’information supplémentaire. Une entreprise a fournie des précisions complémentaires et a été considérée par la suite comme conforme. En tout, sept firmes ont été sélectionnées pour procéder à la phase 2, l’invitation à soumissionner (IAS).

4.2 Activités et observations du SE - Demande de propositions

Une invitation à soumissionner, à titre d’entrepreneur général pour le lot de travaux 1 relatif à la démolition et à l'élimination des poussières d'amiante de l'Édifice de l'Ouest, a été affichée sur MERX le 15 novembre 2010 et fermée le 27 janvier 2011.

Les questions de l'industrie devaient être fournies au moins cinq jours civils avant la date de clôture de la soumission. Cent quarante et une questions ont été posées par l'industrie, résultant en six ajouts (addenda) en vue de clarifier ou de donner des détails additionnels sur les dessins d’ateliers ou les cahiers des charges. Les réponses ont été traitées dans une série de vingt affichages comportant les modifications, le dernier affichage ayant eu lieu le 24 janvier 2011.

Le SE a examiné les questions et les réponses soumises au cours de la période de soumission pour s'assurer que les aspects relatifs à l'équité soient abordés de manière satisfaisante.

Sept soumissions ont été reçues, enregistrées par le module de réception des soumissions à TPSGC et sujettes à un processus de dépouillement public. La soumission la moins chère étant significativement plus avantageuse que la soumission suivante, la firme a été priée de venir rencontrer l’autorité du projet et l’autorité contractante pour s’assurer qu’elle avait bien inclus toutes les exigences de l’IAS dans leur soumission. L’entreprise ayant fournie une confirmation au travers d’un processus de question/réponse, l’autorité contractante a pu procéder à l’adjudication du contrat le 11 février 2011.

Suite à l’inspection initiale des lieux, on a consenti une visite non autorisée de certaines salles de l’Édifice de l’Ouest à l’un des fournisseurs présélectionné. Dans le but de s’assurer que l’équité ne soit pas compromise, une seconde visite des lieux a été arrangée pour tous les autres fournisseurs présélectionnés. Selon l’information reçue par les employés qui ont consenti par erreur à cette visite non autorisée, les secteurs inspectés lors de la visite autorisée étaient plus étendus que pour celle non-autorisée. Le fournisseur qui a reçu la visite non autorisée s'est auto-exclu de la seconde visite autorisée.

Étant donné les actions prises par l’autorité contractante et l’ouverture du processus, nous ne croyons pas que l’équité du processus d’IAS est été compromise.

Ajout au Rapport Final

Ajout au rapport final du surveillant de l'équité daté du 25 mars 2011 concernant le processus d'acquisition à la suite d'un appel d'offres concurrentiel pour le projet de rénovation, Lot de travaux 1  relatif à la démolition et à l'élimination des poussières d'amiante de l'Édifice de l'ouest.

Le présent ajout au rapport final du surveillant de l'équité (SE) porte sur la période faisant suite à l'évaluation de la proposition.

Activités du SE relatives à l’adjudication de contrat et aux comptes rendus

Sept soumissions ont été reçues, enregistrées par le module de réception des soumissions à TPSGC et sujettes à un processus de dépouillement public. L’autorité contractante a procédé à l’adjudication du contrat le 11 février 2011. Aucun compte rendu n’a été demandé par les autres fournisseurs de services.

Attestation d'assurance du surveillant de l'équité

Selon notre avis de professionnel, l’adjudication du contrat et les communications en résultant ont été menés de façon équitable, ouverte, concurrentielle et transparente. Dans ce contexte, l'équité s'entend des décisions prises objectivement, sans influence politique ni favoritisme personnel, et englobe les éléments d'ouverture, de concurrence, de transparence et de conformité.

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Pierre Samson, FCGA
Président, Samson & Associés

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Mathieu Farley, CA, CPA, CIA
Chef d'équipe SE

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Ted Pender
Spécialiste SE