Projet de réhabilitation de l'édifice de la Banque de Montréal : services de soutien à la gestion de projet (SSGP)
Rapport final de l'entrepreneur surveillant de l'équité
Le 30 novembre 2011
Soumis à : Directeur général, Secteur de l'intégrité opérationnelle
Soumis par : Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise
Table des matières
- Contexte et introduction
- Exigences du projet
- Attestation d'assurance
- Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie
- Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité
- Documents de référence
Contexte et introduction
Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise a été engagé en tant que Surveillant de l'équité pour observer le processus compétitif d'approvisionnement pour les services de soutien à la gestion de projet (SSGP) pour le projet de réhabilitation de l'édifice de la Banque de Montréal entrepris par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) par la voie de la demande d'offre numéro EP747-120500/A. Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise est une tierce partie indépendante en ce qui concerne cette activité.
Nous soumettons le présent rapport final couvrant nos activités débutant avec l'examen d'une ébauche de la demande de proposition (DP) existante, suivi par la phase de la DP, la phase de l'évaluation et la sélection d'une proposition recommandée.
Ce rapport inclus notre attestation d'assurance, un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies appliquées et toute constatation pertinente découlant des activités exécutées.
Exigences du projet
Le Gouvernement du Canada a identifié un besoin pour un entrepreneur pour fournir les services de soutien à la gestion de projet (SSGP) pour aider dans la gestion de projet pour la planification, la conception et la mise en œuvre d'un projet de rénovation majeure impliquant l'édifice de la Banque de Montréal du complexe de la Colline du Parlement.
L'entrepreneur est requis de fournir du personnel professionnel expérimenté pour fournir les services de gestionnaire de projet principal et chef d'équipe, gestionnaires de projet principaux, analyste principal, gestionnaires de projet intermédiaires, soutien technique administratif, soutien à la rédaction technique et soutien technique financier.
Attestation d'assurance
Le SE fourni l'énoncé sans réserve suivant concernant les services de soutien à la gestion de projet (SSGP) pour le projet de réhabilitation de l'édifice de la Banque de Montréal.
Selon notre opinion professionnelle, le processus compétitif que nous avons observé a été exécuté de façon équitable, ouverte et transparente.
Note : Pour toutes les références dans ce rapport concernant les commentaires relatifs à l'équité et fournis aux responsables du projet, il est confirmé que, au besoin, les responsables du projet ont fourni au Surveillant de l'équité les éclaircissements ou ont pris les mesures appropriées pour traiter les commentaires de sorte qu'aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.
Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.
Représentant de l'entrepreneur SE
Bruce Maynard Ing.
Chef d'équipe SE
Peter Woods
Spécialiste SE
Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie
L'objectif global était le suivant : fournir à TPSGC une observation indépendante des activités d'approvisionnement du projet; fournir aux responsables du projet des commentaires relatifs à l'équité aussitôt que possible afin que les mesures appropriées puissent être prises pour résoudre les préoccupations avant que l'équité soit impactée; porter à l'attention du Secteur de l'intégrité opérationnelle toutes les préoccupations potentielles d'équité s'il n'y a pas de résolution en temps opportun avec les responsables du projet; et attester de l'équité du processus d'approvisionnement incluant son exécution.
Pour réaliser l'objectif nous avons entrepris les activités suivantes :
- familiarisés avec la structure de gouvernance du projet;
- examiné les versions ébauche et finale de la demande de proposition (DP);
- examiné toutes les modifications et ajouts à la DP incluant les questions soumises par les proposants et les réponses;
- examiné les procédures à être utilisées pour l'évaluation des réponses et les conseils fournis à l'équipe d'évaluation;
- observé l'évaluation des réponses à la DP dans le but d'assurer que les procédures d'évaluation et de sélection prescrites ainsi que la politique ministérielle ont été suivies et appliquées de manière constante durant le processus d'évaluation et de sélection; et
- observé les comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l'objet d'un ajout au présent rapport après tout compte rendu fourni)
Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité
Activités et constatations du SE avant l'affichage de la DP
Durant la période du 25 juillet 2011 au 26 juillet 2011, nous avons examiné sous forme d'ébauche la DP et avons fourni des commentaires relatifs à l'équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.
La DP a été affichée sur MERX le 31 août 2011.
Activités et constatations du SE durant la période d'affichage de la DP
Le 1er septembre 2011, nous avons examiné la DP telle qu'affichée sur MERX (Document 1). Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.
Le 3 octobre 2011, nous avons examiné la modification 1 (Document 2) à la DP qui incluait les questions soumises par les proposants intéressés et les réponses. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.
La date de clôture de la DP était le 11 octobre 2011.
Activités et constatations du SE relatives à l'évaluation des réponses
Le 12 octobre 2011, nous avons examiné les « Formulaires en blanc de rapport d'évaluation technique » (Document 3) qui avaient été envoyés à tous les évaluateurs pour utilisation en évaluant les réponses. Les formulaires étaient en cohérence avec la DP. Aucune lacune en matière d'équité n'a décelée.
Le 13 octobre 2011, nous avons examiné un document intitulé « Lignes directrices de base de l'équipe d'évaluation » (Document 4) qui expliquait les grandes lignes des procédures à utiliser pour l'évaluation. Le même jour, nous avons observé la réunion d'orientation de l'évaluation à laquelle l'équipe d'évaluation a été informé de ses responsabilités et des procédures d'évaluation. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.
Durant la période du 17 octobre 2011 au 21 octobre 2011, nous avons observé l'évaluation des propositions incluant les exigences obligatoires, les exigences cotées et les présentations orales. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises.
Documents de référence
Les documents suivants sont identifiés par numéro dans ce rapport et sauf indication contraire, ces documents sont disponibles par l'intermédiaire de l'Agent contractuel projet de réhabilitation de l'édifice de la Banque de Montréal.
Sommaire du tableau
Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.| No. | Document | Renseignements additionnels |
|---|---|---|
| 1 | Demande de proposition (DP) | Affichée sur MERX 31 août 2011 |
| 2 | Modification 1 à la DP | Affichée sur MERX 4 octobre 2011 |
| 3 | Formulaire rapport évaluation technique | Envoyé aux évaluateurs 12 octobre 2011 |
| 4 | Lignes directrices de base équipe d'évaluation | Emises aux évaluateurs 13 octobre 2011 |
AJOUT AU RAPPORT FINAL
30 Novembre 2011
Ajout au rapport final du Surveillant de l'équité daté le 30 novembre 2011 pour le contrat des services de soutien à la gestion de projet (SSGP) pour le projet de réhabilitation de l'édifice de la Banque de Montréal
Cet ajout au rapport final du Surveillant de l'équité couvre la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation et inclus l'attribution du contrat et les comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus.
Le contrat a été attribué le 29 octobre 2011.
Le 31 octobre 2011, nous avons examiné les lettres individuelles envoyées aux soumissionnaires non retenus les informant des résultats de l'évaluation et qui leur fournissaient leurs pointages et les commentaires de consensus. Le 16 novembre 2011, nous avons observé les comptes rendus verbaux qui élaboraient sur les pointages individuels qui avaient été fournis à deux des soumissionnaires non retenus qui avaient demandé des comptes rendus verbaux. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée. Nous sommes satisfaits que TPSGC avait satisfait à son obligation de fournir des comptes rendus.
Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité
Selon notre opinion professionnelle, l'attribution du contrat et l'étape des comptes rendus du processus compétitif d'approvisionnement du contrat pour les services de soutien à la gestion de projet (SSGP) pour le projet de réhabilitation de l'édifice de la Banque de Montréal a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.
Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.
Représentant de l'entrepreneur SE
Bruce Maynard Ing.
Chef d'équipe SE
Peter Woods
Spécialiste SE
- Date de modification :