Réponse de la direction de TPSGC à l’évaluation du SCT par rapport au CRG – Ronde VI

Le 5 novembre 2009

Chaque année, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) compare le rendement des ministères et des organismes en fonction d’attentes préétablies. Ces attentes sont énoncées dans le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) du SCT, un outil conçu pour aider les gestionnaires de la fonction publique à fixer les objectifs de leur organisation, à évaluer leurs progrès et à mieux rendre des comptes à l’avenir. Les évaluations du SCT aident les ministères non seulement à reconnaître les pratiques de gestion qui doivent être améliorées, mais aussi à connaître les secteurs où ils obtiennent de bons résultats.

Dans l’ensemble, l’évaluation de 2008-2009 reconnaît les progrès constants de TPSGC depuis que le SCT applique le CRG à l’échelle du gouvernement, c’est-à-dire depuis 2004-2005.

Points clés

En 2008-2009, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a obtenu la cote « fort » pour cinq éléments de gestion et la cote « acceptable » pour quatorze. Le SCT a souligné qu’il y avait une « possibilité d’amélioration » pour seulement deux éléments de gestion. Fait à souligner, contrairement aux évaluations passées, le Ministère n’a reçu aucune cote « attention requise ».

Cette année, les observations du portefeuille du Conseil du Trésor concernant Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) démontrent que le Ministère s’est de façon générale amélioré. Il s’agit d’une réalisation importante puisque TPSGC offre une gamme diversifiée de services communs (p. ex., biens immobiliers, approvisionnements et services partagés de technologie de l’information) qui sont régis par des règlements, des lois, des politiques et des facteurs opérationnels différents.

En fait, le Ministère s’est beaucoup amélioré dans cinq éléments de gestion et a obtenu une combinaison de cotes « fort » ou « acceptable » pour les 19 éléments suivants :

Leadership et culture organisationnelle fondés sur les valeurs
Utilité du cadre de rendement ministériel
Efficacité de la structure de gestion ministérielle
Contribution extra-organisationnelle aux priorités pangouvernementales
Qualité de l’analyse dans les présentations au CT
Qualité et utilisation de l’évaluation
Qualité des rapports sur le rendement
Gestion du changement organisationnel
Efficacité de la gestion ministérielle des risques
Mesure dans laquelle le milieu de travail est équitable, habilitant, sain et sécuritaire
Mesure dans laquelle l’effectif est productif, doté de principes, durable et souple
Efficacité de la gestion de la technologie de l’information (TI)
Gestion efficace des projets
Approvisionnement efficace
Efficacité de la gestion financière et des contrôles financiers
Efficacité de la fonction de vérification interne
Gestion efficace de la sécurité et de la continuité des opérations
Services axés sur les citoyens;
Harmonisation des instruments de responsabilisation

Mesures clés

Le Ministère accepte la conclusion du SCT selon laquelle des efforts continus et soutenus sont nécessaires pour intégrer complètement ces améliorations à ses activités permanentes. Il continuera donc à chercher des solutions novatrices dans l’exercice de son mandat. L’évaluation du SCT fournit des renseignements utiles sur les éléments qui aideront TPSGC à s’améliorer encore plus. Par conséquent, le Ministère met actuellement en œuvre un plan d’action détaillé pour donner suite à toutes les constatations.

Compte tenu des résultats de l’évaluation, le Ministère prêtera une attention particulière aux trois secteurs suivants :

Efficacité de la gestion de l’information
Efficacité de la gestion des biens
Gestion efficace de la sécurité et de la continuité des opérations

TPSGC a examiné en détail l’évaluation, y compris les principaux faits saillants et les possibilités de faire mieux. Il les a ensuite comparés avec les plans d’affaires de ses programmes, puis a choisi des mesures de suivi précises pour améliorer son rendement en matière de gestion par rapport à chaque élément de gestion.

En plus d’établir un plan d’action, TPSGC adopte une démarche globale pour faire participer les cadres supérieurs et les gestionnaires intermédiaires à l’amélioration de la capacité de gestion et d’organisation du Ministère. Pour ce faire, un champion a été désigné parmi les cadres supérieurs pour chaque élément de gestion du CRG. En confiant directement la responsabilité de chaque mesure de suivi du CRG à un secteur d’activité, TPSGC accroîtra la responsabilisation au Ministère.

En outre, le Ministère a mis sur pied un réseau d’experts du CRG afin d’améliorer sa capacité d’élaboration de politiques et sa capacité stratégique non seulement pour appuyer le processus lié au CRG, mais aussi pour améliorer la planification et l’établissement de rapports dans leur ensemble. Grâce à ce réseau, non seulement TPSGC accroîtra-t-il sa capacité de planifier plus efficacement ses activités et d’en rendre compte, mais il augmentera également sa responsabilisation à l’égard de la population canadienne.

TPSGC prend des mesures précises pour s’attaquer aux trois éléments nécessitant une attention particulière selon le SCT. Ces mesures importantes entraîneront des améliorations notables au cours de l’exercice à venir :

Gestion de l’information : le Ministère dispose d’une structure et de processus de gouvernance solides qui appuient efficacement les secteurs d’activité de TPSGC. La stratégie de gestion de l’information (GI) du Ministère est active et favorise la gestion efficace de l’information et des dossiers pour atteindre les résultats des programmes et des services, ainsi que pour répondre aux besoins opérationnels et respecter ses responsabilités. Dans le but d’harmoniser l’orientation en matière de GI de TPSGC avec celle du SCT, TPSGC a commencé à examiner l’évolution et l’orientation des services en GI. Le Ministère met aussi en œuvre un plan d’action détaillé en matière de GI, ainsi qu’un plan et une stratégie de gestion des dossiers (GD). Grâce aux stratégies dynamiques du plan triennal d’amélioration de l’AIPRP adoptées en décembre 2007, TPSGC est parvenu à atteindre l’objectif global de conformité à la Loi de 95 % en 2008-2009 et profite des avantages de productivité que lui procurent ses mesures d’amélioration continue. En novembre 2009, TPSGC avait répondu à temps à plus de 98 % des demandes d’AIPRP, principalement en raison du nombre plus élevé de ressources humaines et du contrôle actif du rendement, et notamment de la politique de tolérance zéro face aux retards dans le traitement des demandes. En outre, un plan d’action du CRG a été élaboré en juin 2009 pour s’attaquer précisément aux lacunes soulevées dans les résultats de la ronde VI du CRG relativement à l’AIPRP.
Gestion des biens : TPSGC a l’intention de mettre en œuvre un plan d’investissement intégré au cours des cinq prochaines années, plan qui comprendra les éléments nécessaires à un Cadre de gestion des biens efficace. Parmi ces éléments, citons une structure de gouvernance, des règles et des directives, de l’information intégrée, des indicateurs de rendement des biens et des pratiques exemplaires communes. Le Ministère profitera aussi de l’occasion pour simplifier et intégrer les systèmes d’information, ce qui facilitera la prise des décisions en temps opportun. Le lancement d’un outil commun de gestion des finances, du matériel et des projets – SIGMA – a déjà accru considérablement l’intégrité de ces renseignements importants. En outre, la Direction générale des biens immobiliers, qui est l’un des plus importants détenteurs de biens immobiliers au pays, prévoit lancer un projet de gestion de l’information et des processus opérationnels qui regroupera dans un seul système toute l’information que l’on trouve actuellement dans environ 18 systèmes situés dans les directions générales et au Ministère. Ces mesures compléteront et renforceront les améliorations déjà réalisées grâce à SIGMA.
Gestion de la sécurité et de la continuité des opérations : Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a mis sur pied et gère un programme de sécurité bien structuré qui se fonde sur la Politique du gouvernement sur la sécurité publiée par le CT. Ce programme est conçu de façon à assurer la coordination de toutes les fonctions mentionnées dans la Politique du gouvernement sur la sécurité et la mise en œuvre des exigences de la politique. TPSGC continue à renforcer sa capacité et à améliorer ses processus dans le domaine de la sécurité des TI de façon à toujours respecter la norme opérationnelle de gestion de la sécurité des technologies de l'information (GSTI). TPSGC a apporté plusieurs changements dans le but d'améliorer la gestion de la sécurité des TI sur le plan notamment de la gouvernance, de la politique, de la gestion des incidents et de la gestion de la vulnérabilité. Au cours de la dernière année, TPSGC a continué de mettre l’accent sur l’achèvement de plusieurs initiatives d’envergure directement associées au respect, par le Ministère, de la Politique du gouvernement sur la sécurité et de la norme opérationnelle connexe. En septembre 2009, TPSGC a créé un guide pour l’analyse des répercussions sur les activités. Grâce à un travail intensif, les plans de continuité des opérations (PCO) ont pu être terminés à temps dans les organisations qui appuient les douze services essentiels du Ministère.

Conclusion

L’amélioration du rendement de la gestion est un processus continu et évolutif à TPSGC. Le Ministère continuera de s’assurer que les éléments du plan d’action lié au CRG soient intégrés dans les plans de gestion de l’exercice 2010-2011.