Programmes et services d'intégrité : Résumé de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Section I : Aperçu et démarrage de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privé

Institution gouvernementale

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Fonctionnaire responsable de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Micheline Nehmé, Directrice générale, Groupe de gestion juricomptable

Chef des institutions fédérales ou délégués pour l'article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rachelle Delage, Gestionnaire, Politique et gouvernance, Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Nom du programme ou de l'activité de l'institution gouvernementale

Programmes et services d'intégrité est le programme, Services opérationnels d'intégrité est le sous-programme.

Description de la catégorie de documents liée au programme ou à l'activité

Cinq catégories de dossiers se rapportent à ce programme; elles sont décrites ci-dessous :

• Services d'approvisionnement
• Gestion des biens – Cité parlementaire
• Contrats linguistiques
• Biens immobiliers
• Approvisionnement et marché

Fichier de renseignements personnels

Proposition de modifier un fichier de renseignements personnels existant pour le Programme de l'évaluation de l'intégrité

Autorisation légale relative au programme ou à l'activité

• Code criminel du Canada, paragraphe 750(3)
• Loi sur la gestion des finances publiques, alinéa 42(1)(c)
• Règlement sur les marchés de l'État, alinéa 18(1)(c)
• Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, article 21

Résumé du projet, de l'initiative ou du changement

À titre de gardien des fonds publics et de principal fournisseur de services dans le cadre des marchés publics, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a l'obligation de faire preuve de diligence raisonnable lorsqu'il traite avec les fournisseurs de biens et de services ainsi qu'avec les fournisseurs de locaux visés par un bail.

Au fil du temps, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a mis en place de nombreuses mesures pour protéger l'intégrité de ses activités. Malgré tout, des préoccupations se sont manifestées quant au fait que le Ministère pourrait attribuer ou a attribué, par inadvertance, des contrats et des baux à des fournisseurs ayant des pratiques commerciales frauduleuses et contraires à l'éthique.

En juillet 2012, le Ministère a donc élargi la liste des infractions qui empêchent les fournisseurs reconnus coupables de faire affaire avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et a consolidé les mesures de surveillance dans un cadre d'intégrité officiel qui a été renforcé en novembre 2012 et en mars 2014.

Le cadre d'intégrité vise à s'assurer que les activités d'approvisionnement et les opérations immobilières sont menées à l'abri de toute forme de corruption, de collusion et d'activités frauduleuses, et que le gouvernement du Canada n'encourage pas sans le savoir des organisations ou des personnes qui ont été condamnées au criminel, ou qui ont plaidé coupables et obtenus une absolution inconditionnelle ou conditionnelle. Le cadre d'intégrité exige notamment ce qui suit :

• dans leur soumission, tous les fournisseurs attestent que leur entreprise, les membres de son conseil d'administration et ses sociétés affiliées n'ont pas été reconnus coupables de l'une de ces infractions au Canada ou à l'étranger au cours des 10 dernières années, ni n'ont plaidé coupable et reçu une absolution conditionnelle ou inconditionnelle à cet égard;
• les fournisseurs doivent fournir le nom des membres de leur conseil d'administration;
• les fournisseurs doivent diligemment tenir à jour l'information demandée.

Avant la mise en œuvre du cadre d'intégrité du Ministère, il n'existait aucune façon de vérifier les attestations présentées par les fournisseurs. Les fournisseurs impliqués dans des pratiques commerciales frauduleuses et contraires à l'éthique pouvaient tout de même réussir à obtenir des contrats du gouvernement. En 2012, la Direction générale de la surveillance a donc créé les Services de base de données sur l'intégrité pour appuyer cet objectif.

Un petit groupe d'employés travaillant à la Direction générale de la surveillance a développé la base de données sur l'intégrité et est chargé d'en assurer la maintenance et la mise à jour. Il doit aussi traiter les demandes des agents d'approvisionnement et de location visant à effectuer les vérifications des fournisseurs. La base de données permet de recueillir et de stocker les renseignements concernant des condamnations particulières et des absolutions inconditionnelles ou conditionnelles d'infractions mentionnées dans le cadre d'intégrité, lesquelles empêcheraient un fournisseur, les membres de son conseil d'administration et ses sociétés affiliées de se voir attribuer un contrat ou d'effectuer une opération immobilière.

Les Services de base de données sur l'intégrité valident les renseignements des fournisseurs pour déterminer s'il existe une condamnation ou une absolution inconditionnelle ou conditionnelle qui les empêcheraient de faire affaire avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. De plus, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada poursuivra ces exercices de validation après la conclusion du contrat/bail afin de surveiller le fournisseur pendant toute la durée du contrat ou du bail.

Les Services de base de données sur l'intégrité appuient les objectifs du cadre d'intégrité en offrant un moyen uniforme et fiable pour la vérification des fournisseurs, afin de s'assurer que les contrats sont attribués à des fournisseurs qui respectent la loi.

Portée de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

La présente portée de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est la version révisée de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée soumise au Commissariat à la protection de la vie privée le 29 mai 2012. La première évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été soumise avant la mise en œuvre des Services de base de données sur l'intégrité. Même si le ministère comprenait bien les processus opérationnels, plusieurs changements sont survenus depuis l'instauration des Services de base de données sur l'intégrité, et le déroulement du travail indiqué dans la première évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a fait l'objet de modifications. Les objectifs de la présente évaluation des facteurs relatifs à la vie privée sont donc les suivants :

• décrire les processus en ce qui a trait aux Services de base de données sur l'intégrité
• déterminer les processus et les activités qui n'ont jamais été mis en œuvre ou qui ont été modifiés
• cerner les modifications apportées au cadre d'intégrité et qui touchent les Services de base de données sur l'intégrité

Section II : Détermination et catégorisation des secteurs de risque

La Direction générale de la surveillance est responsable de fournir la surveillance requise pour s'assurer que la crédibilité et l'intégrité du ministère soient protégées grâce à des pratiques de gestion efficaces et à une saine gérance des fonds publics. Conformément à cette responsabilité, les employés de la Direction générale de la surveillance administreront les Services de base de données sur l'intégrité afin d'aider les autres directions générales du Ministère à fournir l'assurance que les opérations du ministère sont menées avec prudence, probité et transparence. Les Services de base de données sur l'intégrité aideront aussi les autres ministères et organismes du gouvernent ainsi que les sociétés d'État après la conclusion d'un protocole d'entente.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada stockera dans une base de données les renseignements concernant les personnes et les entreprises reconnues coupables de certaines infractions canadiennes et étrangères au cours des 10 dernières années, et qui ont plaidé coupables à de telles infractions et ont reçues une absolution inconditionnelle ou conditionnelle, les rendant inadmissibles à effectuer une activité d'approvisionnement ou une opération immobilière.

L'information au sein de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est recueillie et diffusée de manière responsable aux clients internes pour lui permettre de s'acquitter de sa responsabilité législative obligatoire d'assurer l'intégrité de ses activités d'approvisionnement et de ses opérations immobilières. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada diffusera aussi des résultats limités des vérifications aux autres ministères avec qui les Services de base de données sur l'intégrité ont conclu un protocole d'entente pour effectuer des vérifications de l'intégrité. Plus précisément, les Services de base de données sur l'intégrité recueillent des données relatives à une liste d'infractions particulières qui empêcheraient un fournisseur d'obtenir un contrat ou d'effectuer une opération immobilière. La base de données sur l'intégrité est alimentée à partir de sources d'information fiables, authentiques et accessibles au public.

• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada recueillera de l'information sur les condamnations auprès d'autres ministères et organismes, comme des renseignements sur les déclarations de culpabilité pour fraude fiscale de l'Agence du revenu du Canada, les condamnations en vertu de la Loi sur la concurrence du Bureau de la concurrence, et les informations sur les condamnations des tribunaux
• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada recueillera aussi de l'information auprès de sources provinciales et territoriales, comme des renseignements sur les condamnations des tribunaux provinciaux et territoriaux
• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada recueillera de l'information sur les déclarations de culpabilité auprès de l'Institut canadien d'information juridique
• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada ne recueillera pas d'information de sources ouvertes sur les blogues, sur les sites Web non gouvernementaux ou auprès des médias
• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada vérifiera l'information sur les condamnations auprès des tribunaux provinciaux, territoriaux et fédéraux, ainsi qu'auprès de la GRC
• Les agents d'approvisionnement ou de location de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada demandent à la Direction générale de la surveillance d'effectuer une recherche dans la base de données sur l'intégrité pour déterminer s'il existe une condamnation pour une infraction connexe visée par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. La Direction générale de la surveillance leur fournit ensuite une réponse – « aucune correspondance » ou « correspondance confirmée ». En cas de correspondance, le fournisseur est avisé qu'il (ou l'entreprise) a été déclaré coupable d'avoir commis une des infractions. Aucun détail n'est fourni, par exemple, sur l'infraction et la sentence

Si l'entreprise ou la personne conteste l'existence de la condamnation, les Services de base de données sur l'intégrité en communiqueront les circonstances à un cadre supérieur de la direction générale de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada ou d'un autre ministère afin que l'entreprise et/ou la personne en question puissent être mises au courant.

• Le niveau de risque 1 est coché puisque l'information est fournie à d'autres directions générales de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
• Le niveau de risque 2 est coché puisque l'information est fournie à d'autres ministères avec qui Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a conclu un protocole d'entente
• Le niveau de risque 3 est coché puisque la base de données recueille de l'information auprès des gouvernements fédéral et provinciaux (comme les dossiers des tribunaux)
• Le niveau de risque 4 est coché puisque l'information peut, dans de rares circonstances, être transmise à l'entreprise ou à la personne. Toutefois, comme il est indiqué ci-dessus, les détails concernant la condamnation sont seulement fournis lorsque l'entreprise ou la personne conteste l'existence de la condamnation

Les Services de base de données sur l'intégrité visent à aider à renforcer l'intégrité des activités d'approvisionnement et des opérations immobilières.

Tout fournisseur soumissionnant un contrat ou qui a conclu un contrat ou un contrat immobilier établi par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada dans lequel les dispositions relatives à l'intégrité sont incluses, sera touché par ce programme. Cela comprend les membres du conseil d'administration de l'entreprise, la société mère de l'entreprise, les filiales ou les autres sociétés affiliées où un contrôle direct ou indirect peut être établi. De même, ce programme touchera aussi tout fournisseur soumissionnant des contrats ou des opérations immobilières avec tout autre ministère et organisme qui a inclus le cadre d'intégrité dans ses documents d'approvisionnement et a conclu une entente avec les Services de base de données sur l'intégrité relativement à des services de vérification.

Une réponse « oui » à l'un des éléments ci-dessous indique qu'il existe des préoccupations et des risques potentiels concernant la protection de la vie privée qui doivent être mesurés et atténués, s'il y a lieu.

Actuellement, la Direction générale de la surveillance effectue les vérifications manuellement en fonction de la base de données sur l'intégrité. Toutefois, dès qu'il sera automatisé, le système effectuera un couplage de données électroniques pour déterminer si les infractions stockées dans la base de données s'apparient à un fournisseur existant ou potentiel. Dans l'affirmative, la base de données en avisera les agents d'approvisionnement/de location demandeurs, qui se procureront rapidement le formulaire de consentement afin que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada puisse valider la condamnation auprès de la GRC. Lors de la validation, la GRC peut exiger des empreintes digitales. Les documents des tribunaux ayant prononcé la déclaration de culpabilité seront recueillis pour aider à valider l'exactitude de la correspondance.

Les renseignements qui sont recueillis sur les condamnations et les absolutions inconditionnelles ou conditionnelles seront sauvegardés électroniquement dans une base de données sur le réseau Protégé B de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (l'accès est limité à ceux qui en ont besoin). La transmission des renseignements aux directions générales ou aux autres ministères, ou la transmission des renseignements par ceux-ci se fait actuellement par courriel, mais se fera au moyen d'un portail Web sécurisé afin de leur permettre de soumettre les renseignements des fournisseurs aux fins de vérification et d'examiner les résultats. Les résultats obtenus se limitent toutefois à savoir si le fournisseur a été reconnu coupable de l'une des infractions qui empêcheraient Travaux publics et Services gouvernementaux Canada de lui attribuer un contrat immobilier, ou s'il s'est vu accorder une absolution inconditionnelle ou conditionnelle. S'il y a correspondance, la personne doit donner son consentement pour qu'une vérification du casier judiciaire soit effectuée auprès de la GRC. Il s'agira tout d'abord d'une vérification nominale, mais la GRC peut exiger des empreintes digitales pour valider la condamnation ou l'absolution.

Les types de renseignements personnels recueillis peuvent causer de l'embarras ou un préjudice financier à une entreprise ou à une personne suite à des renseignements défavorables à leur endroit, s'ils sont rendus publics, une entreprise pourrait se voir refuser un contrat avec des organisations du secteur privé. La divulgation de renseignements personnels recueillis peut causer un préjudice à la réputation ou de l'embarras.

Le refus ou l'annulation de contrats ou d'accords immobiliers existants pourrait engendrer des conséquences financières pour Travaux publics et Services gouvernementaux Canada en raison des renseignements erronés ou bien pourrait entacher la réputation du gouvernement.