Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux 2014

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Introduction

Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux fournit de l'information au sujet des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes des institutions fédérales visées par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il donne aux personnes et aux employés du gouvernement (actuels et anciens) des renseignements pertinents afin de leur donner accès aux renseignements personnels les concernant et qui sont détenus par les institutions fédérales visées par la Loi sur la protection des renseignements personnels, et à les aider à exercer leurs droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Un accès central permet de consulter l'avant-propos d'Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux et la liste des institutions assujetties à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La Loi sur l'accès à l'information et à Loi sur la protection des renseignements personnels confèrent au président du Conseil du Trésor (à titre de ministre responsable) les responsabilités générales pour ce qui est de l'administration pangouvernementale de ces deux lois.

Renseignements généraux

Historique

Mis sur pied en 1841 et initialement connu comme le Conseil des travaux, le Ministère est devenu Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) en 1993 grâce à la fusion d'Approvisionnements et Services Canada, de Travaux publics Canada, de l'Agence des télécommunications gouvernementales (Communication Canada), et du Bureau de la traduction (Secrétariat d'État du Canada).

TPSGC rend compte directement au Parlement par la ministre des Travaux publics et des Services Gouvernementaux.

Le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA), une organisation indépendante à vocation horizontale faisant partie du portefeuille de la ministre, a été créé le 5 mai 2008, comme étant une des dernières étapes de la mise en œuvre de la Loi fédérale sur la responsabilité. Les détails sur ses activités et des résultats de son rendement sont énoncés dans le rapport annuel de l'ombudsman de l'approvisionnement qui est déposé au Parlement par la ministre.

Responsabilités

Le mandat de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) est d'agir en tant que fournisseur de services communs auprès des ministères, des organismes et des conseils du gouvernement du Canada.

En mettant l'accent sur les services de qualité et une saine gérance financière, TPSGC obtient le meilleur rapport qualité-prix en permettant à d'autres ministères et organismes d'assurer la prestation de leurs programmes et de leurs services à la population canadienne.

Les instruments de politique ministérielle de TPSGC sont créés à défaut ou en complément de politiques et d'autres instruments de politique connexes du Secrétariat du Conseil du Trésor. Ils ont pour but de faire connaître la position ou les engagements de TPSGC par rapport à un sujet particulier. Élaborés par des autorités fonctionnelles désignées, ces instruments de politique servent de référence permanente aux employés du Ministère.

Bien qu'il s'agisse d'un programme de Travaux publics et Services Gouvernementaux, le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement relève de la ministre et doit exercer ses activités de façon impartiale et indépendante. Il examine les plaintes des fournisseurs ainsi que les pratiques d'approvisionnement des ministères et des organismes, et il formule des recommandations dans le but de les améliorer afin de s'assurer de maintenir et d'améliorer l'équité, l'ouverture et la transparence du processus d'approvisionnement.

Fonctions, programmes et activités de l'institution

L'architecture d'alignement des programmes (AAP) de TPSGC, approuvée par le Conseil du Trésor, contribue à l'atteinte du résultat stratégique du Ministère, à savoir offrir des services et des programmes centraux de grande qualité qui assurent une saine intendance au nom de la population canadienne et qui répondent aux besoins opérationnels des institutions fédérales et de leurs programmes. Voici les activités de programme comprises dans l'AAP de TPSGC : Approvisionnements; Gestion des locaux et des biens immobiliers; Receveur général du Canada; Programmes et services d'intégrité; Administration de la paye et des pensions fédérales; Gestion et services linguistiques; Programmes et services spécialisés; Ombudsman de l'approvisionnement; et, Services internes.

Note : La création de Services partagés Canada a été annoncée en août 2011. Cette organisation est maintenant responsable de la prestation des services d'infrastructure de la technologie de l'information qui relevaient à l'origine de TPSGC.

Approvisionnements

Ce programme présente Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), comme étant le principal fournisseur de services d'achat du gouvernement offrant aux organisations fédérales une vaste gamme de solutions d'approvisionnement, comme des contrats spécialisés, des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement. Le rôle de TPSGC dans ce domaine consiste à fournir à la population canadienne et au gouvernement fédéral des services d'approvisionnement et des services communs connexes à valeur ajoutée, en temps opportun.

Services d'approvisionnement généraux

Ce sous-programme présente Travaux publics et Services gouvernementaux (TPSGC) comme étant le fournisseur principal de services d'approvisionnement du gouvernement, offrant une vaste gamme de solutions uniques et normalisées en matière d'approvisionnement; notamment des contrats, des offres permanentes, des arrangements en matière d'approvisionnement et des outils d'approvisionnement. Le rôle de TPSGC dans ce domaine est d'administrer les contrats de biens, de services et de services de construction, au nom des ministères et organismes clients du gouvernement du Canada. En outre, le Ministère gère des activités contractuelles comme la planification, l'acquisition et la gestion des biens et services. En général, même si les solutions relatives à l'approvisionnement traitées dans ce sous-programme peuvent être complexes, il s'agit d'ordinaire de besoins communs et fréquents de la plupart des ministères.

Services d'approvisionnement

Description : Renseignements sur l'approvisionnement de biens et de services offerts aux organismes du gouvernement, les clients, de la définition du besoin à la fermeture du contrat, en passant par une vaste gamme de solutions d'achat comme la planification des achats, la planification de l'appel d'offres, les consultations avec l'industrie, l'appel d'offres, la sélection des fournisseurs, des choix de stratégie d'approvisionnement et des outils qui permettent d'accélérer et de faciliter l'achat de biens et de services afin de répondre aux besoins de la clientèle de manière à élargir le choix des produits et à réduire autant que possible les dépenses d'exploitation et les frais imprévus, l'administration des contrats, des contrats spécialisés, des offres à commandes, des arrangements en matière d'approvisionnement et des outils d'achat électroniques.

Types de documents : Énoncé de travail, énoncé des besoins, description technique, définition du matériel, spécifications et normes, modifications des écarts conceptuels, analyse des risques et de l'assurance de la qualité, plan de projet, plan d'achat, plan d'évaluation, demande de soumissions, demande de propositions, demande d'appel d'offres, demande de prix, demande d'intérêt, demande de contrats, demande de modification du contrat, avenant au contrat, formulaire d'approbation du contrat, propositions, de vérification et d'évaluation, compte-rendu aux soumissionnaires , contrats, offre à commandes, commandes subséquentes à une offre à commandes, arrangement en matière d'approvisionnement, attestations (équité en matière d'emploi, contenu canadien, etc.), source du financement, justification du prix, justification du fournisseur unique (marché non concurrentiel), avis du conseiller juridique, avis de l'analyse financier et de l'assurance de la qualité du contrat, avis, analyse et vérification des prix, notes de service, procès-verbaux de réunion, protocoles d'ententes, sondages, etc.

Numéro du dossier : TPSGC DGA 300

Services d'approvisionnement sur mesure

Ce sous-programme présente TPSGC comme le fournisseur en approvisionnement du gouvernement en ce qui touche toutes les solutions d'approvisionnement personnalisées, y compris la consultation de l'industrie, les études de marché, la tenue de demandes concurrentielles complexes, de même que la négociation, l'adjudication et la gestion de contrats, notamment les accords juridiques. Ces solutions d'approvisionnement comprennent, la plupart du temps, une vaste gamme de systèmes et de services techniques complexes, sont uniques, mettent de fortes sommes en jeu et sont des accords à long terme. En raison de la complexité et de la nature de l'approvisionnement, les solutions requièrent généralement dès le départ, la participation des spécialistes en approvisionnement de TPSGC dans la phase de définition du programme et des équipes d'approvisionnement dévouées dans la phase de mise en œuvre des stratégies d'approvisionnement. Comme l'approvisionnement peut être de nature sensible ou exiger une approche à étapes multiples, la gestion du risque, la gestion du rendement, la gestion financière et la gestion du changement sont des facteurs importants du mode de gestion globale du projet.

Services d'approvisionnement sur mesure sous-rubrique

Description : Renseignements sur des services d'approvisionnement novateurs, personnalisés et uniques, des projets spéciaux de grande envergure offerts aux clients selon le principe du recouvrement des coûts, comme les achats de grande valeur et de nature militaire.

Types de documents : Énoncé de travail, énoncé des besoins, description technique, définition du matériel, spécifications et normes, modifications des écarts conceptuels, analyse des risques et de l'assurance de la qualité, plan de projet, plan d'achat, plan d'évaluation, demande de soumissions, demande de propositions, demande d'appel d'offres, demande de prix, demande d'intérêt, demande de contrats, demande de modification du contrat, avenant au contrat, formulaire d'approbation du contrat, propositions, de vérification et d'évaluation, compte-rendu aux soumissionnaires , contrats, offre à commandes, commandes subséquentes à une offre à commandes, arrangement en matière d'approvisionnement, attestations (équité en matière d'emploi, contenu canadien), source du financement, justification du prix, justification du fournisseur unique (marché non concurrentiel), avis du conseiller juridique, avis de l'analyse financier et de l'assurance de la qualité du contrat, avis, analyse et vérification des prix, notes de service, procès-verbaux de réunion, protocoles d'ententes et sondages.

Numéro du dossier : TPSGC DGA 320

Assurer l'intendance de l'approvisionnement

Ce sous-programme présente TPSGC comme étant le principal intendant des approvisionnements du gouvernement, offrant au gouvernement fédéral et aux fournisseurs un système d'approvisionnement bien rodé et de qualité. À ce titre, TPSGC assure la gestion efficace de la fonction d'approvisionnement ; en fournissant direction et conseils aux intervenants ; en exerçant une surveillance du développement et du déploiement de stratégies à l'échelle du gouvernement, conceptualisant processus et outils pour préserver l'intégrité du système d'approvisionnement et le maintien de sa pertinence en se concentrant sur l'évolution des besoins et des réalités des ressources des ministères et agences fédérales, et les capacités des communautés de fournisseurs.

Gestion stratégique et politique d'approvisionnement

Ce sous-sous-programme présente TPSGC comme étant le leader stratégique dans l'interprétation et la compréhension du contexte législatif et politique afin d'appuyer la gestion et l'amélioration continue de la fonction d'approvisionnement. Le ministère est aussi responsable de fournir conseils et orientation liés aux achats et des moyens de surveillances de la fonction d'approvisionnement, y compris l'élaboration et la mise en application de normes et de lignes directrices visant à appuyer les objectifs du Programme des approvisionnements, le développement et le déploiement des outils et les instruments mise en place pour améliorer l'efficacité de la gestion du système d'approvisionnement pour le gouvernement et les fournisseurs.

Services de soutien aux achats stratégiques

Description : Renseignements sur l'utilisation judicieuse des ressources du gouvernement fédéral, la poursuite de l'élaboration de pratiques d'approvisionnement efficaces et efficientes et la vigilance continue de l'accès équitable aux marchés du gouvernement, y compris des outils et des pratiques exemplaires, un leadership stratégique et de gestion.

Types de documents : Rapports, sommaires, analyses sur des projets d'initiatives associées, conseils reliés aux achats, guidance, politiques, normes et lignes directrices en soutien aux organismes clients, directives sur le contrôle de la qualité des contrats, directives sur la prestation de services de conseil sur les risques et les assurances, et rapports de niveau de gestion pour la planification ministérielle.

Numéro du dossier : TPSGC DGA 330

Mobilisation des clients et des fournisseurs

Ce sous-sous-programme présente TPSGC comme étant le leader de la mobilisation du gouvernement fédéral, des fournisseurs et des autres intervenants, au sein du gouvernement et à l'externe, afin de cibler les pratiques exemplaires et l'expertise en matière d'approvisionnement, et de tirer des leçons de celles-ci, ainsi que de concevoir et de gérer des outils et des approches efficaces.

Innovation et appui liés à l'approvisionnement

Ce sous-programme présente TPSGC comme étant le fournisseur principal de services communs et de programmes en matière d'approvisionnement pour le gouvernement fédéral, les industries et les consommateurs. TPSGC soutien et/ou exerce un effet de levier sur la fonction d'approvisionnement, c'est-à-dire : de la prestation de services de développement de normes d'évaluation de la conformité, à la disposition des biens du gouvernement aussi bien que par des programmes utilisant le système d'approvisionnement pour faire avancer les objectifs socio-économiques du gouvernement pour les Canadiens.

Programme canadien pour la commercialisation des innovations

Ce sous-sous-programme présente TPSGC comme étant le leader de l'utilisation du système d ‘approvisionnement comme moyen d'appuyer les entreprises canadiennes innovatrices en leurs fournissant des opportunités de mettre à l'épreuve et d'évaluer les produits et services qui en sont à l'étape préalable à la commercialisation afin d'appuyer leurs entré au marché.

Disposition des biens

Ce sous-sous-programme présente TPSGC comme étant responsable de la prestation des services qui aident le gouvernement fédéral à gérer de façon responsable la disposition des biens excédentaires ou des biens saisis de manière transparente, financièrement viable et offrant le meilleur rapport qualité-prix au gouvernement.

Biens saisis

Description : Renseignements sur la prestation de services de gestion et d'aliénation pour les biens saisis, bloqués ou confisqués, par suite d'infractions à la Loi réglementant certaines drogues et autres substances, à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes ou le Code criminel.

Types de documents : Conseils et consultations préalables à la saisie; rapports d'évaluation, d'inspection, de vente, de destruction, de remorquage, d'entreposage, et de réparation; gestion des biens, administration de baux et de différents types d'instruments commerciaux et financiers tels des certificats de placements garantis, des comptes de banque, des investissement, sans en exclure d'autres.

Numéro du dossier : TPSGC DGA 215

Distribution des biens de la Couronne

Description : Renseignements sur la gestion et l'élimination des biens excédentaires de la Couronne au nom des ministères et organismes fédéraux et des biens saisis pour le compte d'autres gouvernements provinciaux, d'organismes, d'application des lois et d'autres pays. Les dossiers comprennent tout renseignement relatif à l'élimination d'ordinateurs, de matériel de bureau, de véhicules, ainsi que de matériel militaire, comme les navires et les avions, mais pas les renseignements relatifs à l'élimination de bâtiments ou de terrains appartenant au gouvernement fédéral. Les dossiers portent aussi sur l'exécution d'un programme gratuit de recyclage de papier pour les ministères et organismes clients, dans la région de la capitale nationale, appelé « Épargne-Papier ».

Types de documents : Propositions, factures, description des articles, prix de vente.

Format : Photographies

Numéro du dossier : TPSGC DGA 340

Élaboration de normes générales et certification

Ce sous-sous-programme présente TPSGC comme étant responsable des services d'élaboration de normes détaillées et axées sur les besoins des clients ainsi que des services d'évaluation de la conformité en appui aux intérêts du gouvernement, de l'industrie et des consommateurs dans des domaines aussi variés que l'économie, la réglementation, l'approvisionnement, la santé, la sécurité et l'environnement.

Programme de certification du personnel

Description : Renseignements sur le Programme de certification pour les membres de la collectivité des approvisionnements et de la gestion du matériel du gouvernement fédéral, qui est une composante du Programme de perfectionnement professionnel et de certification (PPPC) pangouvernemental administré par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Types de documents : Attestation professionnelle et normes.

Numéro du dossier : TPSGC DGA 190

Programmes de certification des produits et services

Description : Renseignements sur les programmes indépendants de certification et d'homologation de l'Office des normes générales du Canada relativement aux produits et services évalués pour leur rendement et leur qualité. Le programme de certification s'applique aux produits et services suivants : matériaux de construction; produits d'usage médical; mobilier de bureau; vêtements de protection; personnel de sécurité; services d'essais (Programme d'acceptation des laboratoires) et cartouches d'encre.

Types de documents : Vérifications, évaluations, profils des fournisseurs, noms des représentants des fournisseurs, descriptions des produits et des services des fournisseurs et résultats des essais de produits.

Numéro du dossier : TPSGC DGA 175

Services d'élaboration de normes

Description : Renseignements sur l'élaboration de Normes nationales du Canada (NNC), de normes de l'Office des normes générales du Canada (ONGC), de normes du gouvernement du Canada, et un soutien dans l'élaboration de normes internationales (ISO). Normes pour appuyer les secteurs de l'approvisionnement, de l'économie, de la réglementation, de l'environnement, de la santé et de la sécurité et couvrant une vaste gamme de produits et de services : bâtiment et construction; matériel et fourniture de bureau; produits alimentaires; et agriculture biologique; qualifications et compétences du personnel; vêtements de protection; sécurité sociétale et préparatifs d'urgence; textiles; carburants; et transport de carburants et des marchandises dangereuses. Documents relatifs à la publication de catalogue Web pour des normes officielles que le gouvernement du Canada soutient et la fourniture de ces normes moyennant certains frais.

Types de documents : Normes, spécifications, publications, catalogues, formulaires.

Numéro du dossier : TPSGC DGA 195

Services de gestion de certification

Description : Renseignements sur l'évaluation et la certification des systèmes de gestion en ce qui a trait à la conformité aux diverses normes de l'Office des normes générales du Canada, notamment ISO 9001 (qualité), ISO 14001 (environnemental), et OHSAS 18001 (santé et sécurité au travail).

Types de documents : Évaluation de la qualité et enregistrement.

Numéro du dossier : TPSGC DGA 205

Services immobiliers et Services de gestion des locaux

TPSGC fournit aux ministères et aux organismes fédéraux des locaux à bureaux abordables et des installations à utilisation commune qui appuient la prestation de leurs programmes et services. Le ministère assure l'intendance de divers travaux publics, par exemple des immeubles, des ponts et des barrages, et de trésors nationaux tels que la Cité parlementaire ainsi que d'autres biens patrimoniaux dans l'ensemble du Canada. TPSGC fournit également aux ministères, aux organismes fédéraux et au Parlement du Canada des services immobiliers souples et économiques.

Locaux fédéraux

Ce sous-programme voit à ce que les besoins en locaux des organisations fédérales soient comblés grâce à la constitution et à la maintenance d'un portefeuille rentable d'immeubles à bureaux et d'installations à utilisation commune. Cette sous-activité comprend deux activités principales : la fourniture, sur une base obligatoire, de locaux à usage général et de locaux à utilisation commune en vue d'appuyer l'exécution de programmes gouvernementaux; et l'optimisation des investissements immobiliers en appui direct de la fourniture de locaux.

Biens immobiliers

Description : Renseignements sur l'attribution de locaux et la prestation de services connexes aux ministères et organismes du gouvernement, notamment les activités de location des secteurs public et privé.

Types de documents : Politiques, lignes directrices, normes, directives, pratiques exemplaires et cadres liés à l'attribution, à l'aménagement et à l'utilisation des locaux; documents relatifs à la gestion et à la planification des locaux, au stationnement et à l'accessibilité, et documents de location et d'appel d'offres.

Format : Plans d'étages, croquis et visites virtuelles.

Numéro du dossier : TPSGC DGBI 040

Conservation de l'énergie, développement durable et conformité aux lois et aux règlements sur l'environnement

Description : Renseignements sur les programmes de conservation de l'énergie, de développement durable et de conformité aux lois et aux règlements sur l'environnement de TPSGC.

Types de documents : Lignes directrices sur l'écologisation des immeubles, normes, politiques, échange de renseignements et collaboration, études, stratégies de développement durable, stratégies pour la réduction des gaz à effet de serre (c'est-à-dire occasions d'écologisation des immeubles).

Format : Photographies, dossiers cartographiques, microfilm et bandes vidéo.

Numéro du dossier : TPSGC DGBI 055

Enseignes et plaques

Description : Renseignements sur le Programme de coordination de l'image de marque, ainsi que sur la conception et l'établissement d'enseignes normalisées pour l'identification des installations du gouvernement fédéral.

Types de documents : Conception et normes pour les enseignes des immeubles.

Numéro du dossier : TPSGC DGBI 170

Répertoires immobiliers

Description : Documents sur les biens qui portent sur les propriétés appartenant à TPSGC ou louées par celui-ci, aux fins d'utilisation par le gouvernement fédéral et ses organismes.

Types de documents : Inventaires, descriptions légales, actes notariés, transferts administratifs, coordonnées géographiques, plans d'arpentage, ententes, licences, terrains loués et rapports de titre.

Format : Cartes, fichiers CDAO (conception et dessin assisté par ordinateur), et photographies.

Numéro du dossier : TPSGC DGBI 060

Avoirs Fédéraux

Ce sous-programme gère un portefeuille diversifié d'installations fédérales relevant de la compétence du ministre de TPSGC. Elle inclut diverses composantes qui ont été regroupées à des fins de reddition de compte. Elles comprennent l'intendance et la gestion d‘ouvrages techniques majeurs et de quais ainsi que le développement de stratégies pour leur dessaisissement. Les autres composantes sont constituées : d'évaluations de toutes les acquisitions, dispositions et transferts de biens immobiliers ainsi que de la mise à jour des lignes directrices et politiques s'y rattachant; d'une interprétation faisant autorité en ce qui a trait à la législation et aux régulations en matière d'expropriation et de la mise en œuvre du processus d'expropriation au nom du gouvernement fédéral; de la fourniture de locaux pour appuyer la prestation de programmes gouvernementaux par le biais de l'intendance et de la gestion de biens à vocation particulière (essentiellement des infrastructures pour les conférences et formations); de l'administration, la gestion des capitaux et des services de location d‘unités d'habitation résidentiels dans les territoires du nord-ouest et du Nunavut pour appuyer la prestation de programmes du gouvernement fédéral; d'un rôle de leader au sein du gouvernement fédéral pour ce qui est des conseils, formations et consultations en matière de biens immobiliers et de des impacts reliés aux enjeux des premières nations; et de l'Initiative visant à mettre des biens immobiliers excédentaires fédéraux à la disposition des sans-abri (IBIEFSA) dans le but de prévenir et de réduire l'itinérance à travers le Canada en fournissant des biens immobiliers excédentaires fédéraux comme une contribution non-monétaire.

Aménagement immobilier

Description : Renseignements sur la gestion et les stratégies pour une utilisation plus efficace des immeubles et des terrains fédéraux, y compris la mise en valeur future, des nouveaux investissements dans l'infrastructure et de l'aménagement urbain.

Types de documents : Stratégies et plans de réaménagement, options d'investissement et rationalisation du parc immobilier.

Format : Cartes, plans et photographies.

Numéro du dossier : TPSGC DGBI 150

Biens excédentaires

Description : Renseignements sur l'aliénation des biens immobiliers ou structures dont les ministères et les organismes fédéraux n'ont plus besoin.

Types de documents : Avis de propriété excédentaire de la Couronne, rapports et plans d'activités, demandes de renseignements sur les biens immobiliers, évaluations, rapports techniques, levés et analyses, titres et actes, conventions d'inscription avec les agents immobiliers locaux, ententes légales et documents d'appel d'offres publics.

Format : Microfilms, photographies et cartes.

Numéro du dossier : TPSGC DGBI 050

Gestion des biens

Description : Renseignements sur le fonctionnement et l'entretien général des biens, y compris les immeubles appartenant à l'État ou loués par ce dernier, et d'autres biens à vocation particulière.

Types de documents : Ententes sur la gestion des immeubles et des installations, évaluations du rendement et de l'état des biens et plans de gestion des immeubles.

Numéro du dossier : TPSGC DGBI 065

Immeubles et terrains

Description : Renseignements sur la vaste gamme de services d'analyse en immobilier offerts par TPSGC, tant aux clients internes qu'aux autres ministères et organismes. L'information porte entre autres sur l'acquisition de divers droits immobiliers nécessaires pour répondre aux besoins des ministères en matière de programmes, ainsi que sur les consultations des groupes d'autochtones et les services d'expropriation, d'évaluation et de comptabilité d'exercice. L'information a également trait aux services que TPSGC fournit généralement aux clients par l'entremise de tiers fournisseurs dans le cadre d'offres à commandes ou d'arrangements en matière d'approvisionnement.

Types de documents : Acquisition; évaluations; documents de location, de vente, de transfert et d'achat; titres et actes; documents d'expropriation; lignes directrices et normes; études; protocoles d'entente; servitudes; levés; biens patrimoniaux; documents sur les travaux maritimes; rapports; analyses de rentabilisation; analyse des risques; cadres de gestion des locaux et des biens immobiliers; plans et stratégies d'investissement.

Format : Microfiches, dessins, plans et cartes.

Numéro du dossier : TPSGC DGBI 045

Logements

Description : Renseignements sur les logements fournis et les employés fédéraux qui les occupent, les locateurs et d'éventuels locateurs, ainsi que les personnes qui achètent des biens auprès de TPSGC ou qui lui en vendent ou lui en fournissent la location.

Types de documents : Documents de location, d'achat et de vente; titres et actes; renseignements biographiques et répertoires.

Numéro du dossier : TPSGC DGBI 455

Recherche et innovation

Description : Renseignements sur des produits, des systèmes et des processus novateurs découlant d'activités de recherche, de démonstration et de transfert liés aux biens immobiliers.

Types de documents : Propriétés et performance de nouveaux matériaux; résultats d'essais des éléments constituants de l'immeuble effectués en laboratoire ou sur les lieux; méthodes et outils ayant trait à la diminution des risques liés aux risques, comme les tremblements de terre et les incendies, et analyses des données concernant des ouvrages spécialisés, comme le pont de l'Île-du-Prince-Édouard.

Format : Films

Numéro du dossier : TPSGC DGBI 155

Services immobiliers

Ce sous-programme fournit des services immobiliers, sur la base des honoraires à l'acte, aux programmes des Locaux fédéraux, des Avoirs fédéraux et de la Cité parlementaire de TPSGC ainsi qu'à d'autres ministères.

Design et construction

Description : Programmes de construction.

Types de documents : Travaux de construction et plans d'assurance de la qualité, devis directeur de construction, experts-conseils - contrôle des projets, planification et estimation des coûts, analyse du milieu, aménagement paysager et normes d'aménagement des terrains, systèmes de contrôle des projets, rapports, propositions non sollicitées, questionnaires, et guides techniques pour le génie électrique, mécanique, maritime, et civil.

Format : Diapositives et films, brochures, microfilms, et photographies.

Numéro du dossier : TPSGC DGBI 025

Devis

Description : Devis et devis directeur du gouvernement canadien.

Types de documents : Devis : architecture, structure, aménagement paysager, services alimentaires, transporteurs, génie mécanique, électrique et civil.

Format : Microfiches

Numéro du dossier : TPSGC DGBI 020

Dossiers de projets

Description : Renseignements sur les projets, notamment les travaux de rénovation, de réfection, de modifications secondaires ou de réparation d'immeubles et d'ouvrages maritimes et civils; ou encore sur les travaux de dragage, d'aménagement paysager et d'asphaltage. L'information porte également sur l'initiative de modernisation de la Direction générale des biens immobiliers, entre autres les stratégies opérationnelles, les cadres et les infrastructures (processus et systèmes), les mécanismes et les outils à l'appui des nouveaux modèles de prestation de services.

Types de documents : Documents d'appel d'offres et documents contractuels, construction-versements, réclamations, rapports, épreuves, documents techniques et documents relatifs aux projets, matériel, spécifications et politiques.

Format : Microfilms, microfiches, cartes, plans, et photographies.

Numéro du dossier : TPSGC DGBI 030

Paiements versés en remplacement d'impôts

Au nom du gouvernement du Canada, ce sous-programme de programme administre le Programme des paiements versés en remplacement d'impôts aux autorités taxatrices, en vertu de la Loi sur les paiements versés en remplacement d'impôts. Les autorités taxatrices tirent profit de ces paiements qui représentent une compensation pour les services qu'ils fournissent aux biens immobiliers fédéraux situés dans leurs juridictions.

Dossiers de programme – Paiements en remplacement d'impôts

Description : Renseignements sur le Programme des paiements en remplacement d'impôts (PERI), dans le cadre duquel le gouvernement du Canada verse volontairement des PERI aux autorités taxatrices (municipalités conseils scolaires) dans lesquelles sont situées des biens fédéraux, afin de payer une part des coûts assumés par les administrations municipales (municipalités, conseils scolaires et provinces).

Types de documents : Applications, évaluations, rapports détaillant les paiements versés aux autorités taxatrices partout au Canada au cours d'une année d'imposition donnée, rapports détaillant les paiements versés pour le compte de tous les ministères gardiens, et liste de tous les biens immobiliers fédéraux admissibles aux paiements en remplacement d'impôts.

Numéro du dossier : TPSGC DGBI 115

Cité parlementaire

Ce sous-programme offre au Parlement du Canada des services de gestion des biens immobiliers et des installations. Les édifices et les terrains de la Cité parlementaire sont définis comme étant les lieux occupés par le Sénat, la Chambre des communes et la Bibliothèque du Parlement, y compris ceux qui permettent aux sénateurs et aux députés de s'acquitter de leurs responsabilités parlementaires et les locaux et terrains qui appuient leur travail (à l'exception des bureaux de circonscription). Le ministre de TPSGC est le gardien officiel de ces édifices et terrains et est responsable de leur entretien, de leur intégrité structurale et de leur apparence. Il assure aussi la gestion des grands projets de rénovation et des projets de nouvelle construction, ainsi que la prestation de locaux à usage général.

Gestion des biens – Cité parlementaire

Description : Renseignements sur la programmation, l'opération, l'entretien et autre entretien général des biens incluant les immeubles appartenant et loués par l'État et d'autres biens spécialisés.

Types de documents : Documents sur la gestion des installations, plans de gestion immobilière, plans de gestion, plans des locaux, plans de stationnement, les implications historiques et les sauvegardes des richesses patrimoniales, contrats, demandes de service, bons de commande, factures, évaluation de la condition, rapports, ordres du jour et comptes rendus de réunions, notes de breffage, les activités sur les opérations et l'entretien des immeubles.

Numéro du dossier : TPSGC DGCP 066

Commerce de détail et louage – Cité parlementaire

Description : Renseignements sur l'autorisation de l'utilisation/occupation de locaux appartenant à l'État par des partis autre que des ministères ou organismes fédéraux, la valeur de marché des locaux vacants, les négociations de bail et préparation de bail pour exécution.

Types de documents : Documents d'appels d'offres, contrats de location et licences.

Numéro du dossier : TPSGC DGCP 024

Dossiers de programme – Cité parlementaire

Description : Renseignements sur les programmes liés à la planification à long terme de la Cité parlementaire pour les travaux de réhabilitation, de rénovation et de réfection en ce qui a trait aux immeubles, aux terrains et à la connectivité. Ces renseignements portent notamment sur la planification et la conception des programmes, l'établissement des calendriers globaux des projets et la structure de gouvernance des programmes.

Types de documents : Documents de planification et de conception; cadres de référence; documents liés aux appels d'offres et à l'attribution des contrats; autorisations de modifications; ordres du jour et comptes rendus de réunions; programmes de travaux; chartes; gouvernance; ordonnancement des projets; cadres; rapports; images et dossiers graphiques de projets.

Format : Cartes, plans, conception et dessin assisté par ordinateur (CDAO), photos et spécifications.

Numéro du dossier : TPSGC DGCP 023

Dossiers de Projet – Cité parlementaire

Description : Information sur les projets entrepris, comme des travaux de réfection, des projets d'envergure, des rénovations, des travaux de modification, des travaux mineurs, des travaux de réparation des immeubles, l'aménagement paysager et l'asphaltage.

Types de documents : Documents de planification et de conception, documents d'approbation, estimation des coûts de projet, dessins et devis, documents liés à l'attribution de contrat à des consultants, à l'attribution de contrat de construction, ainsi qu'aux appels d'offres et à l'attribution des contrats, paiements de construction, réclamations, autorisation de modifications, ordres du jour et comptes rendus de réunion, établissement des calendriers des projets, rapports, évaluations, mandats, leçons apprises, études, énoncé des travaux, mise à l'épreuve, beaux-arts, représentations graphiques ayant une incidence historique et relevés des richesses du patrimoine, dossiers graphiques de la gestion des biens immobiliers, matériel et équipement, spécifications.

Format : Cartes, plans, conception et dessin assisté par ordinateur (CDAO), et photos.

Numéro du dossier : TPSGC DGCP 021

Biens immobiliers – Cité parlementaire

Description : Information sur l'attribution de locaux et la prestation de services connexes aux des organisations législatives, au Bureau du Conseil privé, au Cabinet du Premier ministre et à des tiers locataires, incluant les activités de location.

Types de documents : Attribution, aménagement et utilisation de locaux, gestion des locaux, planification, stationnement, accessibilité, ententes, documents liés à l'attribution et à la location de locaux.

Format : Plans d'étage

Numéro du dossier : TPSGC DGCP 022

Signalisation et plaques – Cité parlementaire

Description : Information sur les lignes directrices relatives à la signalisation intérieure pour les édifices du Parlement, y compris les normes en matière de signalisation.

Types de documents : Normes et lignes directrices

Numéro du dossier : TPSGC DGCP 171

Assainissement des étangs de goudron de Sydney

Ce sous-programme répond à l'engagement du Canada d'assurer la gestion rentable et écologique des biens relevant à la fois du gouvernement fédéral et du gouvernement provincial. Elle découle du protocole d'entente signé le 12 mai 2004 par le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux et le premier ministre de la Nouvelle-Écosse, en vertu duquel les deux parties s'engageaient à partager les coûts (400 M $) du Projet d'assainissement des étangs de goudron et du site des fours à coke de Sydney.

Projet d'assainissement des étangs de goudron et du site des fours à coke de Sydney

Description : Renseignements sur la gestion, la direction et la coordination du projet. Information concernant la gestion environnementale et l'élaboration d'ententes ainsi que les aspects juridiques et techniques du projet et les aspects liés aux communications et à l'administration. Renseignements sur le fonctionnement de l'organisme d'exécution, l'ingénieur indépendant, l'ingénieur concepteur et la conception ou la mise en ouvre de la surveillance à long terme et les divers éléments du projet liés à la construction.

Remarque : Le système de classement est fondé sur la gestion du projet selon la norme ISO.

Types de documents : Correspondance générale, communications internes et externes, rapports, contrats, politiques relatives aux sites, ententes, protocoles d'entente, évaluations environnementales, cadre de gestion du projet, calendriers, vérifications touchant les examens opérationnels et données des systèmes d'information géographique.

Numéro du dossier : TPSGC DGBI 095

Receveur général du Canada

Ce programme gère les opérations du Trésor fédéral, produit les Comptes publics et tient à jour les comptes du Canada. Elle offre également aux ministères fédéraux, sur une base facultative, un système de gestion des finances et du matériel et un service de paiement de factures.

Intendance du trésor et des comptes du Canada

Ce sous-programme vise à assurer l'intégrité du Trésor et des comptes du Canada (réception, transfert, intendance et décaissement de fonds publics, remboursement et règlement de tous les paiements, production des comptes publics et des états mensuels des opérations financières) ainsi que la conception et la maintenance de systèmes de gestion de trésorerie, de comptabilité et d'établissement de rapports du receveur général.

Comptabilité et rapports financiers pangouvernementaux

Description : Renseignements sur les comptes du Canada, les balances de vérification mensuelle des ministères et les rapports financiers mensuels, trimestriels et annuels à l'échelle de l'administration fédérale.

Remarque : Les ministères sont responsables de l'exactitude, de l'intégrité et de l'intégralité des données financières soumises au receveur général.

Types de documents : Sommaire des données financières à l'échelle de l'administration fédérale sur dix ans; rapports financiers pangouvernementaux (Comptes publics du Canada, états mensuels des opérations financières et sommaire des états financiers trimestriels des sociétés d'État et d'autres entités); conseils et directives sur la comptabilité à l'intention des ministères, des organismes et des autres entités en ce qui concerne les comptes du Canada et les autres rapports financiers.

Numéro du dossier : TPSGC CGBR 145

Fonds publics et gestion bancaire

Description : Renseignements sur les dispositions prises par le receveur général pour l'établissement de comptes bancaires et d'autres services connexes, la mise en place des services bancaires du gouvernement, la tenue à jour des systèmes de trésorerie, la réception, le transfert, la garde, l'émission et le contrôle des paiements de fonds publics et la production d'intérêts y afférents, et le contrôle du remboursement et le règlement de tous les paiements.

Remarque : Les demandes concernant des dépôts et des paiements particuliers devraient être adressées aux responsables du programme ou à l'organisation qui les a reçus ou émis.

Types de documents : Relevés bancaires, cartes de spécimen de signature, avis de rétro facturation, pièces de remise aller-retour, énoncé de travaux, demandes de propositions, attestations ou contrôles de sécurité, contrats de services, factures de fournisseurs, cahiers des charges informatiques, évaluations des menaces et des risques, analyses des facteurs relatifs à la vie privée, stratégies sur les essais et résultats connexes, registres et rapports sur la gestion du changement, manuels et guides de l'utilisateur, chèques, correspondance concernant les demandes de renseignements et les enquêtes.

Numéro du dossier : TPSGC CGBR 140

Services du receveur général

Ce sous-programme fournit aux ministères et organismes, sur une base facultative, des services de paiement de factures et gère l'exploitation d'un système ministériel de gestion des finances et du matériel.

Système financier ministériel commun

Description : Documents sur les fonctions se rapportant au cycle de vie de la gestion du système, c'est à dire l'exploitation, la tenue à jour et le contrôle, le développement, la gestion des composantes techniques et les services à la clientèle (centre d'assistance, documentation, continuité des activités et formation).

Remarque : Les ministères utilisent le Système financier ministériel commun (SFMC) pour traiter les opérations financières et de la gestion du matériel; les données financières saisies par les ministères et organismes clients appartiennent aux clients.

Types de documents : Accords sur les niveaux de service, rapports d'incident, demandes de changement, définition des besoins opérationnels, documentation de système, guides de l'utilisateur, procédures, documents de formation, plans de projet.

Numéro du dossier : TPSGC CGBR 130

Programmes et services d'intégrité

Ce programme assure la prestation en temps opportun de programmes et de services spécialisés de haute qualité et accessibles au gouvernement du Canada pour appuyer une gestion et des opérations saines, prudentes et éthiques.

Garantie Contractuelle

Ce sous-programme appuie le programme du gouvernement du Canada en matière de sécurité nationale et protège les renseignements de nature délicate et les biens du gouvernement du Canada et des gouvernements étrangers confiés aux entreprises du secteur privé ou à des particuliers par l'entremise de marchés du gouvernement. Dans ce contexte, elle permet l'évaluation et l'octroi des demandes d'attestation de sécurité de l'industrie. Le programme prévoit la négociation, la conclusion et l'administration des ententes industrielles internationales entre les gouvernements étrangers et TPSGC afin d'ouvrir de nouveaux marchés pour les industries canadiennes dans le domaine des renseignements et des biens classifiés.

Coopération internationale et intergouvernementale

Description : Information sur les visites étrangères et les activités intergouvernementales à l'échelle internationale, comme la communication d'information et des meilleures pratiques, qui sont utilisées pour assurer le respect des normes en matière de sécurité internationale. L'information touche également le protocole d'entente sur la sécurité industrielle internationale et la communication de renseignements contrôlés classifiés ou de nature délicate entre les pays de l'Organisation de Traité de l'Atlantique Nord (OTAN) et les autres pays avec lesquels le Canada a conclu une entente sur la sécurité industrielle.

Types de documents : Plans des visites étrangères, dispositions intergouvernementales à l'échelle nationale sur la sécurité industrielle, documents et rapports, décisions et processus de mise en œuvre, procédures de gestion, logistique, activités fédérales, provinciales et territoriales.

Numéro du dossier : TPSGC DGS 035

Sécurité de l'industrie

Description : Information sur les programmes de sécurité visant à protéger les renseignements et biens classifiés ou confidentiels de nature nationale ou internationale ayant trait aux contrats du gouvernement et aux projets qu'offrent les ministères fédéraux à l'industrie, et les dossiers d'attestation sécuritaire des employés de l'industrie et les employés de TPSGC.

Types de documents : Accords et échanges entre le Canada et d'autres pays, contrats industriels, vérifications ou attestations sécuritaires des renseignements industriels, protection des renseignements industriels, contrôle du matériel et des documents classifiés ou d'autres documents de nature délicate, sécurité de l'Organisation de Traité de l'Atlantique Nord (OTAN), formation en sécurité industrielle.

Numéro du dossier : TPSGC DGS 105

Marchandises contrôlées

Ce sous-programme, par l'entremise de l'inscription et de l'inspection des particuliers et des entreprises du secteur privé en position de posséder, d'examiner ou de transférer des marchandises contrôlées, règlemente l'accès aux marchandises contrôlées, permet de réduire les risques de prolifération de biens tactiques et stratégiques, et contribue à renforcer les contrôles commerciaux du Canada en matière de défense, et d'appuyer les intérêts du Canada en matière de sécurité à l'échelle nationale et internationale.

Inscription des marchandises contrôlées

Description : Information sur toutes les personnes inscrites ou exemptées de l'inscription (p. ex., les visiteurs et les travailleurs temporaires) qui examinent, possèdent et transfèrent des marchandises contrôlées au Canada. L'information personnelle peut inclure ce qui suit : nom, coordonnées, autre numéro d'identification (p. ex., numéro d'inscription); renseignements biographiques, date de naissance, sexe; information sur les antécédents criminels, empreintes digitales, résultats des empreintes digitales fournies par la Gendarmerie royale du Canada (GRC); information sur le genre d'affaires; date d'expiration; certification.

Types de documents : Entente et échanges (information entre TPSGC et d'autres organismes du gouvernement); inscriptions (comprend également les renouvellements et les amendements); évaluations de sécurité ou vérifications; demande d'exemption; approbation pour utiliser une habilitation de sécurité du gouvernement du Canada.

Numéro du dossier : TPSGC DGS 415

Services de juricomptabilité

Ce sous-programme offre des services de juricomptabilité aux gouvernements fédéral, provincial et municipal, aux instances internationales, aux organismes d'application de la loi ainsi que des services de poursuite dans le cadre d'enquêtes criminelles touchant des domaines comme les crimes économiques, les produits de la criminalité, les crimes commerciaux, le blanchiment d'argent, la fraude dans le marché des valeurs mobilières, le crime organisé, le marché des drogues illicites, la corruption d'agents étrangers publics et les activités terroristes. Le programme appuie les enquêtes policières et les poursuites pénales en offrant des conseils spécialisés, des rapports détaillés de juricomptabilité et le témoignage d'experts sur les aspects financiers des enquêtes criminelles. L'objectif ultime du programme est d'appuyer le système de justice pénale du Canada en définissant, en analysant et en expliquant les éléments comptables et financiers complexes des activités criminelles de manière objective, indépendante et non technique, permettant ainsi aux autorités policières, aux avocats, aux juges et jurés de prendre des décisions éclairées.

Dossiers juricomptables

Description : Renseignements utilisés pour préparer des rapports juricomptables et pour donner des conseils et des témoignages juricomptables dans le cadre d'enquêtes et de poursuites touchant des activités criminelles comprenant des composantes financières. Les renseignements sont obtenus par les clients (p. ex., la Gendarmerie royale du Canada, le Département de la Défense Nationale, la Police provinciale de l'Ontario ou le Service de police de la Ville de Montréal) et sont fournis à l'organisation afin qu'elle puisse préparer et présenter des analyses et rapports juricomptables. Les documents originaux demeurent entre les mains des clients.

Types de documents : Copie papier et version électronique de rapports juricomptables, lettres, notes de service, diagrammes, graphiques, tableaux, sommaires, et notes à l'appui. Les documents peuvent aussi comprendre, s'ils sont pertinents, en partie ou en totalité, des brefs, des transcriptions de témoignage, des déclarations et/ou des affidavits.

Numéro du dossier : TPSGC DGS 007

Services opérationnels d'intégrité

Ce sous-programme permet de certifier de manière indépendante à la direction, aux ministères clients, aux fournisseurs du gouvernement, au Parlement et à la population canadienne, que les activités de TPSGC sont réalisées avec prudence, probité et intégrité.

Gestion des conflits

Description : Services internes de résolution neutre des conflits pour les autorités contractantes de TPSGC, les ministères clients et les fournisseurs dans des cas où TPSGC est l'autorité signataire.

Types de documents : Renseignements touchant des plaintes ou des enquêtes; dossiers terminés ou dossiers en cours qui peuvent comprendre les noms et les coordonnées des personnes concernées, des renseignements des ministères clients, la nature du différend, y compris le montant potentiel en cause, les détails sur la version des faits de chaque partie, et les mesures ayant été prises par le Ministère; la chronologie des événements; les comptes rendus de décisions; les procès-verbaux; la correspondance; les plans d'action; les recommandations; et les détails des demandes et des mesures de suivi.

Numéro du dossier : TPSGC DGS 002

Surveillance de l'équité

Description : Ce programme fait appel à des tiers indépendants qui agissent à titre de surveillants de l'équité pour observer une partie ou l'ensemble d'une activité ministérielle afin de fournir une opinion impartiale sur l'équité de l'activité.

Types de documents : Renseignements sur le processus d'approvisionnement par un tiers; demandes de propositions; évaluations de soumissionnaires; dossiers terminés et dossiers en cours (renseignements sur le processus de sélection d'un surveillant de l'équité, y compris la demande de propositions, les coordonnées du soumissionnaire retenu, le contrat et les renseignements connexes); factures reçues des fournisseurs; produits livrables reçus dans le cadre du contrat; renseignements généraux concernant l'activité ministérielle; correspondance; et renseignements sur les activités de suivi.

Numéro du dossier : TPSGC DGS 003

Administration de la paye et des pensions fédérales

Ce programme vise à offrir aux autres ministères et organismes fédéraux des systèmes et des processus centraux fiables pour l'administration de la paye et des pensions. Les services d'administration de la paye et des pensions de TPSGC permettent au Ministère de s'assurer que les employés et les pensionnés du gouvernement du Canada reçoivent en temps opportun les montants qui leur sont dus.

Paye

Ce sous-programme administre les processus liés à la paye et aux avantages sociaux pour le compte de la fonction publique du Canada et d'autres organisations, conformément aux conventions collectives, aux politiques sur la rémunération et aux protocoles d'entente. L'administration de la paye et des avantages sociaux comprend le développement et la prestation des services, des processus et des systèmes, ainsi que de fournir des renseignements, de la formation et des conseils aux conseillers en rémunération des ministères. Pour la plupart des ministères qui utilisent le système de gestion des ressources humaines accrédité par le gouvernement (PeopleSoft), TPSGC fournit aussi tous les services consultatifs en matière de rémunération.

Gestion du Code d'identification de dossier personnel

Description : Information des renseignements de base liés aux dossiers de la fonction publique qui sont utilisés pour créer ou modifier le code d'identification de dossier personnel (CIDP) et le numéro individuel de l'organisme (NIO).

Types de documents : Extractions de systèmes, rapports.

Numéro du dossier : TPSGC CGBR 271

Produits de l'administration de la paye

Description : Renseignements ayant trait aux services administratifs nécessaires au versement de la paye et diffusion de données sur la paye aux employés, comme la saisie, la compilation, le calcul et la distribution de la paye; à l'élaboration et au fonctionnement des contrôles, incluant les contrôles de validation, les messages d'erreurs et changements législatifs requis, la validation et les contrôles comptables de la paye; à la tenue des enregistrements de salaire et des applications Web; à la distribution d'états de rémunération et de rapports sur les fonctionnaires.

Types de documents : Paiements et états des gains; relevés d'impôt de fin d'année; rapports sur les erreurs liées à la paye, rapports statistiques sur la paye; relevé de données; instructions et procédures à l'intention des utilisateurs, et applications Web.

Format : Cartouches, microfilms, base de données.

Numéro du dossier : TPSGC CGBR 090

Produits relatifs à l'administration des assurances

Description : Renseignements concernant l'administration des régimes d'assurances, des employés et des pensionnés de la fonction publique, comprenant l'admissibilité, la tenue des dossiers ainsi que la rédaction et la diffusion d'instructions à l'intention des utilisateurs.

Types de documents : Renseignements sur la protection en vertu du Régime de soins de santé de la fonction publique, du Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique, du Régime d'assurance-invalidité, du Régime de soins dentaires de la fonction publique, du Régime d'assurance-vie à la retraite et du Régime de services dentaires pour les pensionnés.

Format : Microfilm et cartes.

Numéro du dossier : TPSGC CGBR 080

Produits relatifs aux renseignements sur le personnel

Description : Renseignements visant à aider les ministères et organismes clients en ce qui concerne les questions et les procédés touchant le personnel.

Types de documents : Extraits de la paye de la fonction publique; renseignements relatifs aux fonctions du personnel, y compris les congés, la classification, la paye et les avantages sociaux, la dotation, les exclusions, l'accès à l'information, les versements et retenues de même que le réaménagement des effectifs. Ces renseignements peuvent porter sur l'ensemble du gouvernement ou sur des ministères en particulier.

Numéro du dossier : TPSGC CGBR 160

Questionnaires sur la rémunération

Description : Renseignements recueillis par TPSGC au moyen de questionnaires destinés aux employés du gouvernement fédéral travaillant dans le domaine de la rémunération. Les questionnaires sont fondés sur des éléments de la satisfaction de la clientèle en ce qui concerne les services et produits de paye et de pensions. Les données sur les profils de l'effectif de la rémunération au sein des ministères, des organismes et des sociétés d'État sont rassemblées et tenues à jour.

Remarque : Les renseignements sont recueillis sur une base biannuelle.

Types de documents : Résultats régionaux et nationaux contenant une évaluation des services et produits de la paye des services de conseils et de formation connexes et plans d'action internes.

Numéro du dossier : TPSGC CGBR 100

Pension

Ce sous-programme administre les régimes de pensions et les avantages sociaux pour le compte du gouvernement du Canada. Les activités d'administration des pensions comprennent la mise en place et la prestation de services, l'établissement et l'exécution de processus et de systèmes, la prestation de renseignements et de conseils aux employés et aux pensionnés, ainsi que la communication avec ceux-ci. Ainsi, TPSGC peut administrer les pensions conformément aux lois et politiques applicables.

Produits relatifs à l'administration des pensions

Description : Renseignements sur l'administration des régimes de pension des fonctionnaires, tels que la détermination de l'admissibilité des employés, le calcul des prestations, la tenue des dossiers et des applications Web, la production de rapports statistiques et de directives, pour les régimes visés par la Loi sur la pension dans la fonction publique et d'autres lois connexes.

Remarque : Les demandes d'accès concernant des chèques ou des paiements particuliers doivent être adressées aux responsables du programme ou au ministère concerné.

Types de documents : Relevés des prestations de retraite, relevés de paiement et d'impôt de fin d'année, rapports statistiques et rapports sur les paiements de pension et directives et procédures à l'intention des utilisateurs, des documents par sujet (papier et électronique).

Format : Cartouches, microfilms, papier, et base de données.

Numéro du dossier : TPSGC CGBR 075

Gestion linguistique et services connexes

Ce programme définit le Bureau de la traduction de TPSGC comme étant un intervenant clé dans l'infrastructure de prestation de services du gouvernement fédéral. Le Bureau, seul fournisseur interne de services linguistiques au gouvernement, offre des services de traduction, de révision, d'interprétation et d'autres services linguistiques au Parlement, aux tribunaux ainsi qu'aux ministères et organismes fédéraux. Il est aussi l'autorité du gouvernement fédéral en matière de terminologie et a reçu le mandat d'élaborer des normes terminologiques pour garantir des communications claires, uniformes et de qualité au sein du gouvernement. Le programme Gestion linguistique et services connexes découle de la Loi sur le Bureau de la traduction.

Programme de normalisation terminologique

À titre d'autorité de l'administration fédérale en matière de normalisation terminologique et des services linguistiques, le Bureau de la traduction a le mandat d'établir, de normaliser et de diffuser la terminologie pour l'ensemble de la fonction publique. À ce titre, ce sous-programme a pour objectif d'établir des normes terminologiques et linguistiques de façon à favoriser la cohérence et la qualité des communications du gouvernement avec la population canadienne, à optimiser la gestion de l'expertise terminologique de l'appareil gouvernemental, à consolider la place du gouvernement sur les scènes nationale et internationale dans le domaine langagier et à démontrer la richesse collective du savoir linguistique et terminologique au Canada.

Services de normalisation

Description : Renseignements sur la recherche terminologique portant notamment sur la normalisation terminologique, la préparation de lexiques, la révision de lexiques produits par les clients, le stockage, la gestion et la diffusion des données terminologiques. Les recherches terminologiques visent à assurer la normalisation et la diffusion de la terminologie utilisée dans la fonction publique et à coordonner les activités de normalisation terminologique des organismes de l'État. Peut aussi inclure l'élaboration de lexiques portant sur des thèmes particuliers ou sur l'ensemble de la terminologie d'un ministère en particulier. Pour ce faire, le Bureau de la traduction exploite et gère le Portail linguistique du Canada qui inclut TERMIUM®, les bases de données terminologiques et linguistiques du gouvernement du Canada. Peut aussi comprendre des données sur l'établissement, l'organisation, les fonctions, les activités et la gestion des comités propres au Bureau de la traduction. Les données peuvent comprendre de l'information sur les membres des comités liés à la terminologie, leur rôle et leurs responsabilités et de la documentation sur le soutien administratif.

Types de documents : Fiches terminologiques, bulletins et mises à jour, feuilles de renseignements terminologiques, questions et réponses, calendrier d'événements prévus, liste de comités, liste des représentants du Bureau de la traduction aux divers comités (fédéraux, nationaux, internationaux), mandats, ordres du jour, dossiers de réunions, dossiers de correspondance, procès-verbaux de réunions, comptes rendus, documents sur les recommandations, notes de synthèse et documents de discussion, dossiers de voyage et dossiers d'accueil.

Numéro du dossier : TPSGC TRA 240

Traduction et autres services linguistiques

Ce sous-programme vise à offrir une gamme complète et intégrée de solutions langagières dans les deux langues officielles et les langues autochtones du Canada ainsi que dans une centaine de langues étrangères. Il assure une prestation de services de traduction, de révision, de corrections d'épreuves et de conseils linguistiques de qualité, de façon efficace et efficiente et à un prix raisonnable aux tribunaux ainsi qu'aux ministères et aux organismes fédéraux, selon le principe du recouvrement des coûts.

Analyse de l'industrie linguistique

Description : Renseignements sur l'évolution de l'industrie langagière, la disponibilité de la main-d'œuvre, la relève, les tendances du marché linguistique et l'évolution de la technologie langagière.

Types de documents : Rapports et analyses, recommandations, études de marchés et plans d'action.

Numéro du dossier : TPSGC TRA 234

Autres services linguistiques

Description : Renseignements sur la prestation d'autres services linguistiques tels que les services de révision, d'aide à la rédaction, de correction d'épreuves et d'évaluation de la qualité.

Types de documents : Liste des clients, liste de tarifs, demandes de services, devis et proposition de service, correspondance, ententes de service, nom du représentant du Bureau auprès du client et nom de la personne-ressource du client, protocole et documents de facturation.

Numéro du dossier : TPSGC TRA 233

Contrats linguistiques

Description : Renseignements sur le processus d'approvisionnement et de passation de marchés du Bureau de la traduction qui sert à obtenir des services professionnels linguistiques. Les dossiers peuvent comprendre des renseignements sur la détermination des services à acquérir; les processus et procédures d'élaboration et d'approbation des marchés; les négociations contractuelles; l'administration des contrats accordés, y compris les éventuelles modifications; les évaluations postérieures au marché. Ils peuvent également inclure des renseignements concernant l'entrepreneur tels que le profil de son entreprise, les curriculum vitæ, les diplômes, l'expérience de travail, les marchés antérieurs qu'il a réalisés et ses clients.

Types de documents : Dossiers des marchés et correspondance connexe, critères d'attribution de contrats, lignes directrices, règlements, exigences d'approbation, énoncés des travaux, demandes de propositions, listes d'admissibilité des entrepreneurs, documents de planification, documents d'appel d'offres ou de soumissions, rapports d'appels d'offres ou de soumissions, rapports de surveillance, factures, demandes de paiement, rapports d'évaluation après achèvement, justification de marchés à fournisseur unique, offres à commande, arrangements en matière d'approvisionnement, communications avec les clients et les fournisseurs, demandes d'achat, autorisations et vérifications de sécurité.

Numéro du dossier : TPSGC TRA 245

Formation et perfectionnement

Description : Renseignements sur la formation des employés du Bureau de la traduction pour acquérir de nouvelles connaissances et compétences, exploiter leur potentiel au maximum et accroître leur productivité. Ces dossiers peuvent renfermer de l'information sur les programmes de formations langagière et terminologique, les besoins en formation, le perfectionnement professionnel, les politiques sur l'apprentissage et la formation, les exigences en matière de surveillance et de rapports, l'apprentissage continu et l'orientation professionnelle.

Types de documents : Rapports annuels sur la formation, matériel d'orientation des employés, documents d'analyse des besoins en formation et en compétences, dossier de l'évaluation des compétences professionnelles, descriptions, critères, évaluations, plan de cours, examens maison.

Numéro du dossier : TPSGC TRA 260

Normes et politiques

Description : Renseignements sur les normes et politiques liées à l'embauche de professionnels linguistiques, aux normes de qualité des services offerts par le Bureau de la traduction ainsi que le développement professionnel des langagiers.

Types de documents : Rapports et analyses démographiques, projection des besoins en matière de ressources humaines, analyse de la performance professionnelle, analyses et rapports sur la qualité des services du Bureau de la traduction, recommandations.

Numéro du dossier : TPSGC TRA 250

Services linguistiques

Description : Renseignements sur la prestation de services de traduction aux ministères et organismes fédéraux. Renseignements liés à la prestation de services de traduction qui consistent à traduire, en langues officielles, en langues autochtones et en langues étrangères, des textes très variés, certains très complexes, dans toutes les sphères d'activité de l'administration fédérale.

Types de documents : Liste des clients, liste de tarifs, demandes de services, devis et proposition de service, correspondance, ententes de service, nom du représentant du Bureau auprès du client et nom de la personne-ressource du client, protocole et lignes directrices en matière de prestation de services, fiches clients, recherche documentaire, documents de facturation, données sur les projets.

Numéro du dossier : TPSGC TRA 230

Traduction et interprétation au Parlement

Ce sous-programme a pour objectif d'offrir au Parlement des services de traduction et d'interprétation ainsi que d'autres services linguistiques en temps opportun pour lui permettre de fonctionner dans les deux langues officielles et, au besoin, dans d'autres langues.

Plus précisément, le Bureau traduit et révise les documents émanant de la Chambre des communes, du Sénat, des comités parlementaires de la Chambre et du Sénat, des bureaux des députés et des sénateurs, des services administratifs des deux chambres, de la Bibliothèque du Parlement; du Commissaire aux conflits d'intérêt et à l'éthique et du Bureau du conseiller sénatorial en éthique.

Au niveau des services d'interprétation, il assure l'interprétation en langues officielles des débats de la Chambre des communes, du Sénat, du Cabinet et de ses comités, des conférences de presse et des travaux des associations parlementaires. De plus, les interprètes accompagnent régulièrement les députés et sénateurs membres de comités parlementaires à l'occasion de leurs déplacements au Canada et à l'étranger.

Services linguistiques au Parlement

Description : Renseignements sur la prestation de services de traduction, d'interprétation et d'autres services linguistiques au Parlement.

Types de documents : Demandes de services, entente de services.

Numéro du dossier : TPSGC TRA 232

Interprétation des conférences

Ce sous-programme a pour objectif d'offrir des services d'interprétation de conférences en langues officielles, en langues autochtones du Canada, en langues étrangères et en langues visuelles à tous les ministères et organismes du gouvernement du Canada, notamment lors des sommets internationaux, des échanges bilatéraux ou multilatéraux entre chefs d'État et du gouvernement, des conférences intra ou interministérielles et des rencontres entre ministres fédéraux et leurs homologues provinciaux ou territoriaux.

Services d'interprétation des conférences

Description : Renseignements sur la prestation de services d'interprétation lors de conférences.

Types de documents : Liste des clients, liste de tarifs, copie des demandes de services, fiches clients, documents de facturation, et frais de déplacement, liste des priorités.

Numéro du dossier : TPSGC TRA 231

Programmes et services spécialisés

Ce programme assure la prestation en temps opportun de programmes et de services spécialisés de haute qualité et accessibles aux institutions fédérales

Écologisation des opérations gouvernementales

Avec ce sous-programme, TPSGC fournit un leadership pour l'ensemble du gouvernement dans l'écologisation des opérations gouvernementales en veillant à l'écologisation efficace de ses opérations et en offrant un leadership à l'échelle du gouvernement pour réduire considérablement l'incidence que les opérations du gouvernement fédéral ont sur l'environnement. Pour ce faire, l'organisation établit des politiques et des lignes directrices relatives à l'intendance de l'environnement.

Documents sur l'écologisation des opérations gouvernementales

Description : Renseignements sur l'écologisation des opérations gouvernementales incluant les politiques, les stratégies, les lignes directrices, les publications ou la planification et l'établissement de rapports sur le développement durable, ayant trait à l'écologisation des opérations gouvernementales.

Types de documents : Documentation relative aux projets, notes d'information, présentations, correspondance, rapports, politiques, stratégies, lignes directrices, publications.

Numéro du dossier : TPSGC DGSMPS 071

Stratégie de service à la clientèle

Ce sous-programme dirige la Stratégie de service à la clientèle de TPSGC et assure dans le Ministère le leadership en matière d'élaboration et de mise en œuvre des initiatives de renouvellement des services. La stratégie comporte six piliers : les normes de service, les ententes de service ministérielles, les offres de service, la gestion des relations avec les clients, la culture orientée sur le client et l'évaluation de la satisfaction.

Documents de la Stratégie de service à la clientèle

Description : Information reliée à la stratégie ministérielle de service à la clientèle et ses six piliers (normes de services claires, ententes de services ministérielles, offres de services novatrices, mobilisation intégrée des clients, satisfaction accrue de la clientèle et culture axée sur les clients), incluant ses projets, lignes directrices et publications.

Types de documents : Documentations reliés à la stratégie, présentations, rapports, ententes de services, publications, lignes directrices, politiques, notes de breffage.

Numéro du dossier : TPSGC DGSI 450

Services d'information du gouvernement

Ce sous-programme fournit de l'information aux Canadiennes et aux Canadiens sur les programmes et les publications du gouvernement du Canada et appuie l'efficacité des activités de communications du gouvernement du Canada par l'entremise des services suivants : Programme des expositions du gouvernement du Canada; Programme des services de dépôt; Droit d'auteur de la Couronne et l'octroi de licences; Éditions du gouvernement du Canada; Coordination de la recherche sur l'opinion publique; Coordination de la publicité et des partenariats; La Gazette du Canada et le suivi électronique des médias.

Droit d'auteur de la Couronne et octroi de licences

Description : Information sur la propriété intellectuelle – en particulier sur la Loi sur le droit d'auteur et les règlements et politiques connexes, y compris les processus du gouvernement du Canada.

Remarque : Programme aboli le 31 mars 2014. Les dossiers sont conservés pendant 5 ans et ensuite détruits. Chaque institution fédérale est maintenant responsable de la gestion du droit d'auteur de la Couronne et l'octroi de licences.

Types de documents : Documents liés aux demandes d'affranchissement du droit d'auteur ainsi qu'aux demandes de renseignements touchant les droits d'auteur et les licences connexe.

Numéro du dossier : TPSGC DGSI 410

Gazette du Canada

Description : Parties I, Partie II et Partie III de la Gazette du Canada, le journal officiel du gouvernement du Canada.

Remarque : La version Format de document portable (PDF) officielle, disponible en ligne depuis 2003, est accessible sur le site Web de la Gazette du Canada.

Types de documents : Publiée tous les samedis (mais disponible sur le site Web de la Gazette du Canada à partir de 14 h le vendredi), la Partie I comprend des règlements projetés, des avis des ministères et des organismes, et des décisions d‘instances administratives du gouvernement fédéral ainsi que divers avis publics provenant du secteur privé. Publiée tous les deux mercredis (et disponible sur le site Web de la Gazette du Canada à partir de 9 h), la Partie II comprend des règlements adoptés et certains textes réglementaires d'autres catégories tels les décrets et les proclamations. Publiée en moyenne entre trois et cinq fois par année, la Partie III comprend les nouvelles lois et proclamations énonçant leur entrée en vigueur.

Numéro du dossier : TPSGC DGSI 400

Programme des expositions du gouvernement du Canada

Description : Renseignements sur le Pavillon du Canada et les activités associées aux expositions.

Remarque : Programme aboli le 31 mars 2012. Les documents sont conservés pendant 6 ans et ensuite détruits.

Types de documents : Documents sur les événements auxquels le gouvernement est représenté avec le Pavillon du Canada, la coordination des plans d'expositions des institutions ainsi que la coordination de leur présence à un événement.

Numéro du dossier : TPSGC DGSI 430

Publications du gouvernement du Canada

Description : Renseignements sur les publications produites par les ministères et organismes du gouvernement fédéral, et accès à ces publications; Gestion de la base de données des publications du gouvernement du Canada.

Remarque : Le programme des publications a été aboli le 31 mars 2014. Les dossiers sont conservés pendant 5 ans et ensuite détruits.

Types de documents : Publications téléchargeables du gouvernement du Canada ainsi que celles qui sont à titre de référence seulement.

Numéro du dossier : TPSGC DGSI 420

Services de coordination de la publicité

Description : L'information sur les campagnes publicitaires gérées par les institutions fédérales et l'information se rapportant à la gestion des campagnes publicitaires en ligne du Gouvernement du Canada (GC) et financées par le biais de l'initiative d'achat sur le Web de l'ensemble du gouvernement.

Types de documents : Plans de campagnes, documents relatifs aux achats de médias du gouvernement du Canada et Rapports annuels sur la publicité du GC.

Numéro du dossier : TPSGC DGSI 124

Services de recherche sur l'opinion publique

Description : Renseignements concernant les recherches sur l'opinion publique commandées par les ministères et organismes du gouvernement fédéral.

Remarque : Les rapports finaux de recherche sur l'opinion publique sont acheminés et conservés par institution à la Bibliothèque et Archives Canada et à la Bibliothèque du Parlement.

Types de documents : Description des activités ou des événements au sujet desquels le gouvernement pourrait être intéressé à sonder l'opinion publique, tels que la santé publique, l'environnement, les communications gouvernementales et la sécurité.

Numéro du dossier : TPSGC DGSI 445

Services d'imagerie documentaire

Ce sous-programme offre aux organisations fédérales, selon le principe du recouvrement des coûts, des solutions d'imagerie documentaire et de saisie des données. Ces services, traitement des images numériques, indexation et archivage sécurisé de dossiers électroniques, sont homologués en vertu de la norme CAN/CGSB-72.34-2005, Enregistrements électroniques – Preuve documentaire, et de la norme CAN/CGSB-72.11-93, Microfilms et images électroniques – Preuve documentaire. Grâce à la modernisation des processus opérationnels au moyen de services d'imagerie documentaire, les ministères peuvent réduire leurs coûts de traitement, améliorer les niveaux des service qu'ils offrent aux citoyens et prendre des décisions plus éclairées en mettant à profit les connaissances ministérielles consignées dans leurs archives papier.

Solutions d'imagerie documentaire

Description : À titre de fournisseur de services d'imagerie documentaire pour les autres ministères et organismes fédéraux, la Direction du contrôle du remboursement des chèques (DCRC) tient des dossiers concernant les programmes et les services administrés par d'autres ministères et organismes. TPSGC offre une solution opérationnelle intégrée de bout en bout pour l'imagerie documentaire, laquelle permet l'expédition, le suivi, la réception, la préparation des documents et la conversion de tous les documents en images numériques.

Remarque : Les ministères et organismes utilisent les services d'imagerie documentaire pour traiter des documents financiers et autres; les données et les images saisies par la DCRC pour le compte des ministères et organismes clients sont utilisées par les clients et leur appartiennent.

Types de documents : Formulaires, correspondance, courrier ordinaire, renseignements personnels et remises.

Numéro du dossier : TPSGC CGBR 085

Services de voyages partagés

Ce sous-programme présent TPSGC comme étant responsable de fournir des outils standardisés et communs à l'échelle du gouvernement, afin de simplifier et d'accroître l'efficacité de la gestion des déplacements des fonctionnaires, tout en réduisant le coût de ces derniers, tout en permettant d'accroître la transparence, la responsabilisation et l'établissement de rapports financiers pour tous les aspects des voyages du gouvernement.

Services de voyage partagés sous-rubrique

Description : Renseignements sur les services de voyage partagés du gouvernement du Canada.

Types de documents : Voyages, voyages des employés, services de voyage partagés, , gestion des dépenses, renseignements d'affaires et rapports personnalisés, Directive sur les voyages, essais d'acceptation, évaluations de la menace et des risques, évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, questionnaire client, matériel de promotion, formation et trousses d'information.

Numéro du dossier : TPSGC DGA 220

Service central de déménagement

Ce sous-programme présent TPSGC comme étant responsable de gérer un service commun pour l'ensemble du gouvernement fédéral qui à pour but de surveiller les opérations de déménagement de tous les employés gouvernementaux qui sont relocalisés, sauf ceux du ministère de la Défense nationale et de la Gendarmerie royale du Canada.

Gestion des transports

Description : Renseignements sur l'expédition ou le transport des biens, au moindre coût, par l'un ou l'autre des six modes de transport (aérien, routier, maritime, pipeline, rail et hors route).

Types de documents : Dispositions d'expédition (sur terre et outremer), services de voyage et de déménagement, vérification du fret et analyse des coûts.

Format : Microfiches.

Numéro du dossier : TPSGC DGA 210

Intégration des services partagés

Ce sous-programme fournit des services ministériels administratifs partagés de soutien, basés sur le recouvrement des coûts, afin de permettre la réalisation d‘économies pour les organisations fédérales clients. Intégration des services partagés (ISP) réduit le nombre de systèmes administratifs de technologie de l'information (TI) dans l'ensemble du gouvernement, et achète, crée, modifie et entretien des versions communes de produits du gouvernement du Canada, éliminant ainsi le chevauchement dans les ministères individuels et en permettant à ces derniers de dédier des ressources aux programmes clés. ISP fournit la gamme complète de services et d'expertise en matière de Ressources Humaines (RH) aux petits ministères et organismes fédéraux.

Services partagés

Description : Information sur les services de ressources humaines partagés et le maintien et l'amélioration de systèmes de gestion de l'information partagés du gouvernement du Canada : le Système intégré des finances et du matériel, le Système de gestion des ressources humaines du gouvernement du Canada, FreeBalance, le Système d'information sur les ressources humaines, GCDOCS et le Système de gestion de cas partagé (SGCP).

Types de documents : Contrats, énoncés de travail, ententes de services interministérielles, comptes rendus de décisions et plans opérationnels annuels.

Numéro du dossier : TPSGC DGSI 110

Bureaux régionaux des ministres

Ce sous-programme favorise l'efficacité administrative et l'accès au public en soutenant tous les ministres fédéraux et leur employés en leur fournissant des bureaux et des services de soutien administratif sécurisés dans les régions, ce qui leur permet de travailler pour le gouvernement fédéral à l'extérieur de la région de la capitale nationale.

Description : Renseignements sur les locaux et le service fourni aux ministres fédéraux et leurs employés lorsqu'ils travaillent pour le gouvernement fédéral à l'extérieur de la région de la capitale nationale.

Types de documents : Liste des clients, protocole d'entente, demande de services, lignes directrices, documents de facturation et rapports statistiques.

Numéro du dossier : TPSGC DGSMPS 270

Ombudsman de l'approvisionnement

Ce programme, exercé sans lien de dépendance avec le gouvernement, examine les pratiques d'approvisionnement dans l'ensemble des ministères et organismes fédéraux, enquête sur les plaintes des fournisseurs relatives à l'attribution et à l'administration des contrats de biens et de services, et veille à la prestation de services de règlement extrajudiciaire des différents pour des contrats existants. Ce programme permet au BOA de promouvoir l'équité, l'ouverture et la transparence du processus d'approvisionnement.

Examen des pratiques en matière d'approvisionnement

Ce sous-programme permet à une tierce partie indépendante d'examiner les enjeux systémiques des pratiques d'approvisionnement à l'échelle du gouvernement, et de formuler des recommandations favorisant l'équité, l'ouverture et la transparence des approvisionnements fédéraux. Ce sous-programme contribue à promouvoir l'intégrité, la transparence et la responsabilisation associées aux activités d'approvisionnement du gouvernement.

Examen des pratiques d'approvisionnement ministérielles

Description : comprend les documents liés aux examens des pratiques d'approvisionnement ministérielles menés en vertu du Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement.

Types de documents : Exigences du Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement liées aux examens des pratiques d'approvisionnement, y compris les documents faisant état des étapes de planification, d'exécution et de production du rapport.

Numéro de document : TPSGC BOA 015

Plaintes des fournisseurs

Ce sous-programme permet de veiller à ce qu'une tierce partie indépendante et bien informée traite de manière équitable et opportune les plaintes concernant l'attribution et l'administration des contrats. Ce sous-programme permet également d'assurer la prestation de services de facilitation et de règlement des différends, Ces services peuvent constituer un moyen rapide et rentable de régler les différends contractuels.

Demandes de renseignements, plaintes et services de règlement extrajudiciaire des différends

Description : comprend les documents liés aux demandes de renseignements, aux plaintes et aux demandes de services de règlement extrajudiciaire des différends (RED) des particuliers ou des représentants des entreprises qui présentent une demande de renseignements, une plainte ou une demande de services de RED au Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA), ainsi que les répondants à la plainte ou à la demande.

Types de documents : Exigences du Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement liées aux demandes de renseignements, aux plaintes, à l'examen des plaintes des fournisseurs, ainsi qu'aux services de RED.

Numéro de document : TPSGC BOA 011

Services internes

Les services internes sont des groupes d'activités et de ressources qui sont administrés pour répondre aux besoins des programmes et aider l'organisation à respecter ses autres obligations générales. Les services internes comprennent seulement les activités et les ressources qui s'appliquent à l'ensemble de l'organisation et non pas celles qui visent un programme précis. Il s'agit donc par exemple des ressources humaines, des technologies de l'information, des finances et des services ministériels.

Soutien à la gestion et gouvernance

Gestion et surveillance

Ils se rapportent : aux activités servant à déterminer la gouvernance et l'orientation stratégique de même que la planification et la conception de programmes; aux activités ayant pour objet de représenter les valeurs et l'éthique; aux activités servant à affecter les ressources et prendre des décisions d'investissement; et aux activités liées à l'analyse de l'exposition aux risques et à l'établissement de contre-mesures opportunes. Ils permettent d'assurer la conformité des services et programmes du gouvernement fédéral aux lois, aux règlements, aux politiques et aux plans qui s'appliquent.

Les regroupements des services de gestion et de surveillance incluent la politique et la planification stratégiques et les relations gouvernementales (y compris les relations fédérales, provinciales, territoriales et internationales); les services exécutifs; les politiques, normes et lignes directrices ministérielles; la planification des investissements; la gestion des projets; la gestion des risques; le rendement et les rapports; la vérification interne et l'évaluation.

Communications

Activités mises en œuvre afin de veiller à ce que les communications du gouvernement du Canada soient gérées efficacement, bien coordonnées et répondent aux divers besoins d'information du public. La fonction de gestion des communications assure la diffusion de renseignements gouvernementaux au public interne et externe ainsi que la prise en considération de ses préoccupations et intérêts dans la planification, la gestion et l'évaluation de politiques, de programmes, de services et d'initiatives.

Nos principales activités courantes comprennent la planification et la prestation de conseils en matière de communications stratégiques et opérationnelles, la gestion des enjeux, l'analyse du contexte public, les services médiatiques, les services ministériels et événementiels, les communications internes, les services créatifs, le Web ministériel et les médias sociaux.

Services juridiques

Ils se rapportent aux activités permettant aux ministères et organismes de réaliser les priorités et d'atteindre les objectifs associés à leurs politiques, programmes et services dans un cadre juridique approprié. Les services juridiques comprennent : la prestation de conseils relatifs aux politiques et aux programmes, les directives pour la préparation et la rédaction du contenu juridique de projets de loi, de règlements et de lignes directrices; l'aide en matière de détermination, de réduction et de gestion des risques de nature juridique; le soutien juridique concernant le respect des normes, des règlements et des lignes directrices; et la défense des intérêts de l'État dans le contexte de litiges.

Les regroupements incluent : la consultation juridique; la préparation de documents juridiques; les services de contentieux; la rédaction de documents législatifs; la surveillance juridique.

Services de gestion des ressources
Gestion des ressources humaines

Ils se rapportent aux activités de détermination de l'orientation stratégique et d'affectation des ressources entre services et processus, et à celles liées à l'analyse des risques et à la détermination des mesures d'atténuation à prendre. Ils permettent de veiller à ce que les services et les programmes du gouvernement fédéral respectent les lois, les règlements, les politiques et les plans qui s'appliquent.

Les regroupements des services de gestion des ressources humaines (RH) incluent : la conception de la planification, des opérations et de l'organisation des RH et les rapports; la gestion des tâches et des postes; l'embauche et l'orientation des employés; la rémunération globale; le rendement des employés; l'apprentissage; le perfectionnement et la reconnaissance; la cessation d'emplois permanents ou temporaires; et la gestion du milieu de travail.

Gestion financière

Ils se rapportent aux activités visant à assurer l'utilisation responsable des ressources publiques comme la planification, la gestion budgétaire, la comptabilité, la production de rapports, le contrôle et la surveillance, l'analyse, les conseils et le soutien au processus décisionnel, ainsi que les systèmes financiers.

Les regroupements des services de gestion financière incluent : la planification financière et la gestion budgétaire; la gestion comptable; le contrôle des dépenses; les paiements; la perception et les créances; et la gestion des actifs et des passifs.

Gestion de l'information

Ils se rapportent aux activités visant à assurer une gestion pertinente et performante de l'information à l'appui de la prestation de programmes et de services, à faciliter la prise de décisions éclairées, à faciliter la reddition des comptes, la transparence et la collaboration, ainsi qu'à conserver l'information et les documents pour le bénéfice de la présente génération et des générations futures en veillant à ce qu'ils demeurent accessibles. À titre de discipline, la gestion de l'information a pour objet d'orienter et d'appuyer la gestion performante et pertinente de l'information au sein d'un organisme, allant de l'étape de la planification et de l'élaboration des systèmes à celle de l'élimination ou de la conservation à long terme de l'information.

Les regroupements des services de gestion de l'information incluent : les services de conception de l'information; les services de gestion des données; les services de gestion des dossiers et des documents; les services de bibliothèque; les services de gestion du contenu; les services d'archives; les services de renseignements opérationnels et de soutien des décisions; et les Services d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels.

Technologie de l'information

Ils se rapportent aux activités dont le but est d'assurer l'utilisation pertinente et performante de la technologie de l'information, à l'appui des priorités gouvernementales et de la mise en œuvre des programmes afin d'accroître la productivité et d'améliorer les services offerts au public. La gestion de la technologie de l'information (TI) comprend la planification, la création (ou l'acquisition) d'applications, l'exploitation et la mesure du rendement.

Les regroupements des services de technologie de l'information incluent : l'informatique répartie; l'élaboration et l'entretien d'applications et de bases de données; l'informatisation de la production et des opérations; le réseau des télécommunications (données et voix); et la sécurité de la TI.

Voyages et autre services administratifs

Les Autres services administratifs incluent : les services de voyages du GC, ainsi que les autres services internes qui ne correspondent à aucune autre catégorie des services internes. Les regroupements des Autres services administratifs incluent les services de voyage et d'autres services administratifs.

Services de gestion des biens
Biens immobiliers

Ils se rapportent aux activités ayant pour objet d'assurer une gestion des biens immobiliers qui soit durable et responsable sur le plan financier, tout au long de leur cycle de vie, afin de soutenir l'exécution rentable et efficace des programmes gouvernementaux. Les biens immobiliers correspondent aux titres, aux intérêts ou aux profits dans des terres, ce qui comprend les mines, les minéraux et les améliorations qui leur sont apportées, sur ou sous terre.

Les regroupements des services immobiliers incluent : l'acquisition, l'exploitation et la gestion; ainsi que la cession.

Matériel

Ils se rapportent aux activités visant à assurer, de la part des ministères, une gestion du matériel qui soit durable et responsable sur le plan financier afin de soutenir l'exécution rentable et efficace des programmes gouvernementaux. Le matériel représente l'ensemble des biens mobiliers acquis par Sa Majesté en droit du Canada, à l'exception des fonds et des dossiers. La gestion du matériel correspond aux activités nécessaires pour acquérir, posséder, utiliser et aliéner le matériel, y compris la notion d'atteindre la plus grande efficience possible tout au long du cycle de vie des biens matériels.

Les regroupements des services du matériel incluent : l'acquisition, l'exploitation et la gestion; ainsi que la cession.

Acquisition

Ils se rapportent aux activités mises en œuvre dans le but de se procurer les biens et services requis pour répondre à une demande dûment remplie (y compris une définition complète et précise des exigences et la garantie que les fonds sont disponibles), et ce, jusqu'à la passation ou à la modification d'un marché.

Les regroupements des services des acquisitions incluent : l'acquisition des biens; l'acquisition des services; l'acquisition de biens de construction; et les autres acquisitions (acquisitions dont la définition ne cadre pas avec celle de biens et services)

Activités abolies

Inspections maritimes et services techniques

Ce sous-programme a été lancé en 1977 à la suite de la présentation d'un décret du Conseil du Trésor. On a décidé qu'un groupe indépendant d'inspecteurs maritimes compétents relevant du ministère des Approvisionnements et Services (maintenant connu sous le nom de TPSGC) effectuerait les inspections liées aux contrats visant les constructions maritimes, les travaux de réparation navale et les matériels nautiques. L'opération comprenait le service d'assurance de la qualité pour les autorités contractantes maritimes au moyen de l'inspection de tous les navires civils et du matériel connexe dans le but d'assurer l'harmonisation des travaux aux contrats. En outre, si les ressources le permettent, un service d'inspection technique pouvait offrir aux ministères clients, à des gouvernements étrangers ainsi qu'à d'autres organisations publiques ou commerciales une vaste gamme de services techniques, par exemple des services d'examen de l'état de navires, de préparation de spécifications, de conseils techniques, d'inspection de la construction de navires et de gestion de projets sur le principe du recouvrement des coûts.

Inspections maritimes et services techniques sous-rubrique

Description : Renseignements sur l'achat et la construction de bateaux et de navires, de pièces de rechange ainsi que des travaux de réparation qui ont lieu dans les chantiers maritimes, dans les ateliers spécialisés et à bord des navires ainsi que des services d'inspection technique maritime principalement pour les navires non militaires. Les renseignements comprennent des rapports de révision de la conformité de l'exécution des contrats afin d'assurer que tous les travaux prévus dans les contrats de TPSGC octroyés sont conformes aux devis. Les renseignements portent également sur des services techniques fournis aux ministères qui n'ont pas l'expertise nécessaire dans le domaine maritime, notamment pour la rédaction de devis et l'évaluation des besoins.

Remarque : Sous-programme aboli le 31 décembre 2011. La plupart des documents ont été transférés à la Garde côtière canadienne. Par contre, à des fins de référence, les rapports d'inspection technique seulement seront conservés à TPSGC pour cinq autres années (jusqu'en 2019).

Types de documents : Rapport sur les opérations et inspections des projets, devis et documents d'évaluation.

Numéro du dossier : TPSGC DGA 350

Services de vérification Canada

Par l'entremise de cette sous-activité de programme, les organismes fédéraux ont accès à des services professionnels de vérification qui leur permettent de veiller à ce que leurs programmes, leurs politiques et leurs procédures aient été vérifiés en fonction des normes pertinentes.

Services de vérification Canada sous-rubrique

Description : Opinions de vérificateur, évaluations, recommandations et/ou renseignements relatifs aux missions de vérification menées pour des clients.

Remarque : Services de vérification Canada a cessé de fournir ses services en mars 2012. Les demandes d'accès à des titres de rapport peuvent être adressées à TPSGC, tandis que les demandes d'accès à des rapports particuliers et aux documents à l'appui devraient être adressées aux ministères clients fédéraux concernés.

Types de documents : Protocoles d'entente pour des missions de vérification; plans de mission; programmes de réalisation d'examens; correspondance; rapports provisoires; rapports finaux; notes d'information; documents de travail à l'appui de rapports.

Numéro du dossier : TPSGC SVC 010

Services conseils du gouvernement

Cette sous-activité de programme est le noyau interne du gouvernement fédéral en matière de connaissance et d'expertise du secteur public qui aide les ministères et les organismes à résoudre des enjeux relatifs à la gestion dans le secteur public. Le mandat des Services conseils du gouvernement (SCG) est de faire avancer les priorités du gouvernement et de favoriser une fonction publique gérée de façon plus efficace en fournissant de l'expertise selon le principe de la rémunération des services (service facultatif). Ce faisant, les SCG permettent à leurs clients d'offrir leurs programmes essentiels de manière plus efficace et efficiente, et, de ce fait, de réaliser des économies de coûts et d'offrir une plus grande valeur aux contribuables canadiens. Le mandat des SCG, lequel est établi par la loi, stipule que ces derniers doivent servir, sur demande, tous les paliers de gouvernement au Canada, en plus des gouvernements étrangers et des organisations internationales.

Services conseils du gouvernement sous-rubrique

Description : L'information relative à la livraison des mandats pour ses clients.

Remarque : TPSGC a cessé de fournir des services de conseils de gestion en mars 2012. Les services conseils du gouvernement ont cessé ses activités le 31 mars 2012. Le 31 Mars, 2019, les documents auront atteint leur calendrier de conservation. Une période de conservation de 7 ans s'applique à ces dossiers.

Types de documents : Protocole d'entente et modifications, plans de travail, données financières concernant le projet, correspondance clé concernant le projet et produits livrables définitifs.

Numéro du dossier : TPSGC DGSI 135

Fichiers de renseignements personnels

Administration des pensions fédérales

Description : Le fichier décrit les renseignements liés aux régimes fédéraux de pensions et de prestations supplémentaires de décès. Parmi les renseignements personnels qui peuvent y figurer, on compte : renseignements personnels de l'employé, renseignements biographiques, code d'identification de dossier personnel, coordonnées, renseignements relatifs à l'assurance, date de naissance, date de décès, renseignements financiers, numéro d'assurance sociale, numéro d'identification de l'employé et autres numéros d'identification (c.-à-d. numéro de pension, numéro de dossier), signature.

Remarque : En plus de respecter les exigences précisées dans la Formule de demande d'accès à des renseignements personnels, les personnes demandant des renseignements figurant dans le fichier doivent fournir un code d'identification de dossier personnel ou un numéro de pension. Fichier mis à jour en 2011 et auparavant appelé « Banque de données sur les pensions de la fonction publique » (TPSGC PCE 702).

Catégorie de personnes : Participants actifs, anciens participants ainsi que pensionnés des régimes de pensions qu'administre Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ou dont il assure le service. Il est possible que certaines données se rapportent aux personnes cotisant aux régimes de pensions et de prestations supplémentaires de décès, aux employés décédés depuis moins de 20 ans, aux conjoints, aux personnes à charge, aux bénéficiaires et aux représentants autorisés.

But : Les renseignements personnels, y compris le numéro d'assurance sociale, servent à l'administration des prestations supplémentaires de décès et prestations de retraite fédérales. La collecte des renseignements personnels se fait en vertu des pouvoirs conférés par la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, de la Loi sur la pension de la fonction publique et d'autres lois à l'égard de la pension administrées par TPSGC.

Usages compatibles : Les renseignements sont communiqués au ministère de la Défense nationale (MDN), à Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) et à la Gendarmerie royale du Canada (GRC) aux fins de vérification de la protection en matière de pensions. À cet égard, consulter ces fichiers de renseignements personnels propres aux établissements : MDN PPE 859 (dossier de pension); GRC PPE 802 (dossiers de service du membre); RHDCC PPU 146 (Régime de pensions du Canada, prestations de retraite, d'invalidité, au survivant et de décès [particuliers]); RHDCC PPU 140 (Régime de pensions du Canada, état des gains). S'il y lieu, faire une vérification auprès du Québec relativement à son régime de rentes. Il n'est pas exclu que les renseignements servent au mappage et à l'authentification (par certificats d'infrastructure à clés publiques) nécessaires pour accéder à diverses applications Web de la rémunération, comme le précise le fichier TPSGC PCU 606 (Certificats de l'Infrastructure à clés publiques [ICP] du gouvernement du Canada). Il est aussi possible qu'il y ait partage de renseignements avec les fichiers normalisés POE 904 (rémunération et avantages sociaux) et POE 901 (dossiers personnels des employés). Sous réserve du consentement, les renseignements sont aussi communicables aux fins de souscription aux obligations d'épargne du Canada et de versement de dons à l'occasion de la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada. Les renseignements peuvent servir aux fins suivantes : statistiques, recherche, évaluation de programmes, planification, envoi postal, production de rapports.

Normes de conservation et de destruction : Un nouveau calendrier de conservation est en cours de préparation.

Numéro d'autorisation de disposition du document (ADD) : 2006/008

Renvoi au document no : TPSGC CGBR 075

Enregistrement Secrétariat Conseil du trésor (SCT) : 001374

Numéro de fichier : TPSGC PCU 702

Autorisations de sécurité et dossiers de fiabilité pour le personnel du secteur privé

Description : Ce fichier contient des renseignements qui sont liés aux évaluations de sécurité effectuées sur des personnes travaillant ou voulant travailler dans une institution fédérale ou dans le secteur privé par voie de nomination, d'affectation ou d'accord contractuel. Les renseignements personnels peuvent être recueillis à l'aide de ce qui suit : Formulaire de vérification de sécurité rempli, formulaires de consentement et d'autorisation, documents pertinents relatifs à l'autorisation de sécurité et aux antécédents personnels, et le formulaire « Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité » rempli. De plus, les renseignements personnels peuvent comprendre les données biographiques et les renseignements biométriques (p. ex. : empreintes digitales, photos numériques, etc.), les évaluations de la personnalité (p. ex. : loyauté, fiabilité, etc.), le statut de citoyen, les renseignements de solvabilité, les vérifications et les antécédents judiciaires, la date de naissance, les renseignements sur les études, le numéro d'identification d'employé, les renseignements personnels d'employé, l'information financière, d'autres numéros d'identification, des opinions ou des points de vue de personnes ou sur des personnes, les signes distinctifs, le lieu de naissance, la signature et les renseignements sur le service militaire. Le fichier peut également décrire des renseignements personnels sur les parents immédiats, notamment le nom, les coordonnées, la date de naissance et de décès et la relation avec le demandeur.

Remarque : La collecte des renseignements inscrits dans le Formulaire de vérification de sécurité peut être effectuée par une source autre que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), notamment par des employés ministériels ou du secteur privé qui ont été désignés responsables de la sécurité, conformément au Programme de sécurité industrielle. La collecte des renseignements personnels par un responsable de la sécurité autorisé au gouvernement et dans le secteur privé est effectuée moyennant le consentement de la personne concernée.

Catégorie de personnes : Le grand public, notamment les bénévoles, tous les employés, actuels et anciens, les entrepreneurs, les parents immédiats, les époux ou conjoints de fait actuels et anciens, les organismes, les employés occasionnels et les étudiants, les personnes qui donnent des références morales (notamment auprès de voisins), les employeurs, anciens et actuels.

But : On utilise les renseignements personnels pour étayer la décision d'accorder la cote de fiabilité, le niveau d'autorisation de sécurité ou l'accès aux lieux, ou d'examiner les causes justifiant leur attribution, relativement aux personnes qui travaillent ou qui souhaitent travailler pour le gouvernement fédéral, dans des situations de nomination, d'affectation ou de contrat. Un examen des causes justifiant l'attribution peut donner lieu au refus ou à la révocation de la cote de fiabilité, de l'autorisation de sécurité ou de l'accès aux lieux. Pour de nombreuses institutions, les renseignements personnels sont recueillis conformément au paragraphe 7(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et, au besoin, en vertu de la Politique sur la sécurité du gouvernement. Pour les institutions qui ne sont pas assujetties à la Politique sur la sécurité du gouvernement, consulter le coordonnateur de l'accès à l'information de l'institution pour déterminer l'autorité responsable de la collecte.

Usages compatibles : Le cas échéant, les renseignements, y compris les empreintes digitales, peuvent être communiqués à la GRC et au Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) afin d'effectuer les vérifications ou les enquêtes requises conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement (veuillez consulter les fichiers de renseignements personnels spécifiques aux institutions suivants : pour la GRC, « Services des sciences judiciaires et de l'identité et les Services canadiens d'identification criminelle en temps réel » – GRC PPU 030, et pour le SCRS, « Évaluations de sécurité/avis » – SRS PPU 005. La cote de sécurité peut être communiquée aux représentants des ressources humaines afin de mettre à jour le dossier personnel d'une personne (veuillez consulter le ficher de renseignements personnels « Dossier personnel d'un employé » – POE 901). Les renseignements peuvent également être communiqués à des agences d'évaluation du crédit pour obtenir la cote de crédit de la personne en vue d'étayer les décisions d'accorder ou d'examiner une cote de fiabilité, une autorisation de sécurité ou l'accès aux lieux. Certains renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins d'évaluation des programmes. La divulgation de certains renseignements personnels est effectuée dans le but de satisfaire aux exigences relatives aux cotes de sécurité du personnel, telles qu'elles sont définies dans les contrats du gouvernement. Lorsqu'une personne présente pour la première fois une demande pour obtenir une cote de sécurité, elle consent à ce que ses renseignements personnels soient divulgués. Les renseignements de nature personnelle qui sont divulgués à la Gendarmerie royale du Canada (GRC) portent sur le nom, la date de naissance et les empreintes digitales de la personne. À l'instar des renseignements divulgués à la GRC, les renseignements de nature personnelle suivants, transmis au Service canadien du renseignement de sécurité, peuvent porter, entre autres, sur le lieu de résidence, la fratrie, les voyages, les emplois ainsi que sur les références personnelles de la personne. Au cas où des renseignements défavorables seraient reçus, le centre de responsabilité (Direction de la sécurité industrielle canadienne) demandera les recommandations d'un conseiller juridique de TPSGC afin de clarifier toute ambiguïté et de fournir un avis juridique concernant la décision d'accorder ou non l'autorisation de sécurité demandée.

Certains renseignements personnels peuvent être divulgués à des employés à l'intérieur ou à l'extérieur du gouvernement. En ce qui concerne les employés autorisés à l'extérieur du gouvernement, les renseignements personnels peuvent être divulgués, au besoin, à des responsables de la sécurité autorisés de toute organisation certifiée par le Programme de sécurité industrielle. La personne doit signer un formulaire de consentement avant que ses renseignements personnels soient fournis à une organisation certifiée. Pour ce qui est des employés gouvernementaux, les renseignements personnels peuvent être divulgués aux agents de sécurité ministériels, aux agents d'approvisionnement et aux chargés de projet. Des activités périodiques de couplage de données peuvent être mises en œuvre pour valider les renseignements personnels recueillis.

Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant les deux années qui suivent la fin du processus d'autorisation de sécurité. Si aucune mesure n'a lieu durant ces deux années, la version papier du dossier est transmise à Bibliothèque et Archives Canada aux fins de destruction, conformément à la norme; le dossier électronique est éliminé, à l'exception de renseignements de base minimaux, qui eux sont archivés.

Numéro d'ADD : 79/018

Renvoi au document no : TPSGC DGS 105

Enregistrement (SCT) : 001369

Numéro de fichier : TPSGC PPU 015

Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement : Examen des pratiques d'approvisionnement et des plaintes des fournisseurs

Description : Ce fichier décrit des renseignements se rapportant à des plaintes formulées par des fournisseurs éventuels, concernant l'attribution et la gestion des contrats fédéraux pour des biens et des services. Ce type d'information personnelle peut comprendre le nom, les coordonnées (y compris le nom de l'entreprise), des informations financières, des numéros d'identification, des opinions sur des personnes et des signatures.

Remarque : Outre les renseignements indiqués sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels, les personnes demandant des renseignements contenus dans ledit fichier doivent fournir l'objet et la date de la pièce de correspondance et le numéro du contrat ou de la demande de propositions. Le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA) est une nouvelle activité de programme, entrée en vigueur le 5 mai 2008.

Catégorie de personnes : Des personnes ou des représentants des entreprises qui ont présentés une plainte au BOA, et les répondants à la plainte, qui peuvent comprendre des employés des institutions fédérales et/ou des membres du public.

But : Les renseignements personnels sont utilisés pour enquêter sur des plaintes des fournisseurs présentées au BOA et ces derniers sont recueillis en vertu des articles 22.1 à 22.3 et 23.1 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux et du Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement.

Usages compatibles : Les constatations et les recommandations de l'ombudsman peuvent être fournies aux plaignants, aux répondants, au ministre fédéral concerné et à la ministre de TPSGC. De l'information peut être divulguée à toute institution fédérale visée par la plainte, et certains renseignements peuvent être décrits dans le fichier de renseignements personnels (FRP) normalisé pour les contrats de services professionnels, POU 912. De l'information peut aussi être utilisée ou divulguée pour établir un répertoire des plaintes ou à des fins d'évaluation et d'établissement de rapports (y compris le rapport annuel du BOA au Parlement).

Normes de conservation et de destruction : En cours d'élaboration.

Numéro d'ADD : En cours d'élaboration

Renvoi au document no : TPSGC BOA 015, TPSGC BOA 011

Enregistrement (SCT) : 20100136

Numéro de fichier : TPSGC PPU 001

Dépôts du receveur général

Description : Ce fichier contient des renseignements sur les personnes qui versent des montants au receveur général du Canada selon différents modes de paiements. Voici des types de remises : paiements au titre de biens et de services et remboursements de prestations en vertu de programmes sociaux fédéraux et de certains programmes sociaux provinciaux. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements sur la carte de crédit, le numéro d'identification de l'employé, les renseignements financiers, la nature du paiement, la signature, le numéro d'assurance sociale (pour les paiements reçus pour le compte de Ressources humaines et Développement des compétences Canada) et d'autres numéros d'identification.

Remarque : Ce FRP remplace le FRP du Bouton d'achat du receveur général propre aux institutions financières (TPSGC PPU 100). Les demandes concernant des dépôts précis devraient être adressées au ministère ayant accepté les paiements.

Catégorie de personnes : Les personnes qui versent des montants au gouvernement fédéral, dont les représentants de sociétés et d'organisations ainsi que les employés actuels et anciens d'institutions gouvernementales.

But : Les renseignements personnels, qui servent à traiter les opérations visant des biens et des services, sont recueillis en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques et d'autres lois particulières aux institutions gouvernementales qui acceptent les paiements. L'enregistrement du numéro d'assurance sociale en ce qui concerne les paiements reçus pour le compte de Ressources humaines et Développement des compétences Canada est autorisé en vertu de la Loi sur le ministère des Ressources humaines et du Développement des compétences et de la Loi sur le ministère du Développement social.

Usages compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués aux fournisseurs de services du secteur privé (nommément les institutions financières) aux fins du traitement des opérations ainsi qu'à des organismes de recouvrement aux fins du recouvrement de créances. Il est également possible que les renseignements soient divulgués à l'institution gouvernementale visée par le paiement, aux fins de remboursement, d'établissement de rapports et de rapprochement.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements sont conservés pendant six ans suivant la dernière opération, puis ils sont détruits.

Numéro d'ADD : 99/004

Renvoi au document no : TPSGC CGBR 140

Enregistrement (SCT) : 20100323

Numéro de fichier : TPSGC PCU 717

Données d'inscription des fournisseurs

Description : Ce fichier décrit l'information sur les fournisseurs de biens et services. Il peut contenir des renseignements personnels : nom, coordonnées, numéro d'entreprise - approvisionnement (NEA), données financières, renseignements biographiques, information sur les restrictions imposées au fournisseur (y compris des détails sur son rendement), nom et mot de passe d'utilisateur, renseignements sur les biens et les services offerts, ainsi que contrats antérieurs du fournisseur.

Remarque : Le FRP a été mis à jour en 2010 et comprend de l'information décrite précédemment dans « Registre des Fournisseurs » PPU 025. L'information peut être consignée dans diverses bases de données et divers systèmes, dont : le Système de données d'inscription des fournisseurs (DIF), le Système d'information sur les fournisseurs (SIF) : SELECT, l'Environnement automatisé de l'acheteur (EAA) et le Système d'information sur les acquisitions (SIA).

Catégorie de personnes : Les personnes ou les représentants de sociétés du secteur privé enregistrés comme fournisseurs de biens et de services.

But : L'information personnelle est utilisée pour créer un inventaire de fournisseurs qualifiés et pour permettre l'accès à d'autres utilisateurs du gouvernement. Les renseignements personnels sont recueillis conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques.

Usages compatibles : L'information peut être consultée par des fonctionnaires des institutions fédérales et de divers paliers du gouvernement du Canada à des fins d'approvisionnement et de facturation. Le numéro d'entreprise sera communiqué à l'Agence du revenu du Canada à des fins de vérification pour l'obtention d'un numéro d'entreprise - approvisionnement (NEA). S'il y a lieu, les renseignements seront communiqués au ministère des Affaires indiennes et du Nord Canadien relativement au Programme des marchés réservés aux entreprises autochtones (voir INA PPU 132, Stratégie d'acquisition auprès des entreprises autochtones). Les renseignements recueillis peuvent servir à la création d'inventaires par les institutions fédérales (voir le fichier de renseignements personnels ordinaire Marché de services professionnels, POU 912). Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués à des fins d'évaluation ou de présentation de rapports. Les restrictions imposées à un fournisseur, notamment les mesures correctives associées à son rendement, pourraient limiter sa capacité de passer des contrats avec TPSGC.

Normes de conservation et de destruction : L'information est conservée indéfiniment et est révisée tous les deux ans. Les comptes inactifs sont identifiés comme tel.

Numéro d'ADD : 2006/008

Renvoi au document no : TPSGC DGA 300; TPSGC DGA 320

Enregistrement (SCT) : 000709

Numéro du fichier : TPSGC PPU 071

Dossiers des fournisseurs

Description : Ce fichier décrit l'information de nature commerciale, notamment des données financières, des informations concernant les capacités de fabrication et de distribution des fournisseurs, des listes de produits, matériaux ou services principaux qu'ils produisent et des rapports de rendement. Peut également contenir des renseignements personnels tels que les noms et les adresses des fournisseurs, des renseignements sur les articles disponibles, des détails sur les achats antérieurs de l'institution, les caractéristiques et antécédents personnels, ainsi que des renseignements sur les études et le rendement des propriétaires uniques ou des partenaires.

Catégorie de personnes : Les entreprises et fournisseurs désirant faire affaire avec le Ministère.

But : Ce fichier a pour but de fournir des renseignements sur les fournisseurs éventuels.

Usages compatibles : Actuellement, aucun usage compatible n'a été identifié.

Normes de conservation et de destruction : Les dossiers informatisés sont conservés pendant cinq ans; après la dernière mesure administrative et ils sont ensuite détruits. Les dossiers manuels sont conservés pendant deux ans après la dernière mesure administrative et ils sont ensuite détruits.

Numéro d'ADD : 69/048

Renvoi au document no : TPSGC DGA 300; TPSGC DGA 320

Enregistrement (SCT) : 001367

Numéro de fichier : TPSGC PPU 005

Fichier central

Description : Ce fichier décrit les renseignements ayant trait à l'administration des Code d'identification de dossier personnel (CIDP) (le principal numéro d'identification interne des fonctionnaires fédéraux) et les numéros individuels d'organisme (le principal numéro d'identification externe des fonctionnaires fédéraux). Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, la date de naissance et le numéro d'assurance sociale (NAS) des personnes, d'autres numéros d'identité (comme le numéro de pension) et des renseignements financiers.

Remarque : Les personnes qui demandent des renseignements figurant dans cette banque de données devraient fournir le CIDP, le numéro individuel d'organisme ou leur nom. Certains renseignements peuvent être stockés dans des bases de données électroniques, dont les suivantes : le Système central d'indexation, le Système régional de paye, le Système des cotisants, l'impression électronique Systems Network Architecture (SNA), le Système de contrôle des charges sociales et le Régime des soins de santé de la fonction publique.

Catégorie de personnes : Tous les employés des institutions gouvernementales qui sont assujettis à l'annexe I de la Loi sur la gestion des finances publiques.

But : Les renseignements personnels servent à émettre et à gérer les CIDP et les numéros individuels d'organisme. Certains renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques et de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux. Le NAS est recueilli en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu.

Usages compatibles : Les renseignements peuvent être transmis ou décrits dans les fichiers de renseignements personnels normalisés : dossiers personnels des employés (POE 901) et rémunération et avantages sociaux (POE 904). Le NAS peut être communiqué à l'agence du revenu du Canada (ARC) et au ministère du Revenu du Québec, pour l'impôt sur le revenu. Les renseignements peuvent aussi être utilisés aux fins d'évaluation et d'établissement de rapports.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements doivent être conservés indéfiniment; il n'y a donc aucun mécanisme d'archivage ni de destruction en place. Afin d'éviter tout dédoublement au moment de l'émission de CIDP, le fichier central est modifié et le CIDP est désactivé lorsque la personne atteint l'âge de 80 ans ou après son décès.

Numéro d'ADD : 98/005

Renvoi au document no : TPSGC CGBR 271

Enregistrement (SCT) : 20100131

Numéro de fichier : TPSGC PCU 715

Fonctionnaires, pensionnés et survivants – Renseignements sur les assurances

Description : Ce fichier décrit les renseignements ayant trait à l'administration des régimes d'avantages sociaux des fonctionnaires et des pensionnés de la fonction publique, dont le Régime de soins de santé de la fonction publique, le Régime de soins dentaires de la fonction publique, le Régime d'assurance-vie à la retraite, le Régime d'assurance-invalidité, le Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique et le Régime de services dentaires pour les pensionnés. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom et les coordonnées des personnes, des renseignements personnels sur l'employé, la date de naissance, des données biographiques, le degré de protection d'assurance et les cotisations mensuelles, les numéros d'identification personnels (comme le code d'identification de dossier personnel, le numéro individuel de l'organisme, le numéro de pension, le matricule et la division de la GRC, le numéro du régime précédent), la date d'entrée au Canada ou de départ du Canada (dans le cas d'une protection à l'extérieur du Canada).

Remarque : Outre les exigences précisées sur le formulaire de demande d'accès aux renseignements personnels, les particuliers qui demandent des renseignements figurant dans cette banque de données doivent fournir leur code d'identification de dossier personnel (CIDP) et le numéro de pension. Le fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2010; il s'appelait auparavant « carte de demande d'assurance ». À compter du 3 mai 2010, tous les renseignements personnels concernant le formulaire du Régime des soins de santé de la fonction publique et les demandes de règlements des régimes d'assurance invalidité et d'assurance invalidité de longue durée pour les employés actuels seront sous la garde et le contrôle du ministère d'accueil.

Catégorie de personnes : Les fonctionnaires actuels et anciens et leurs personnes à charge.

But : Les renseignements personnels sont utilisés pour les besoins suivants : attester de l'admissibilité à la protection et à l'inscription, déterminer et modifier la situation et la protection, obtenir l'autorisation de paiement ou de retenues sur la pension, fournir des données sur l'admissibilité aux administrateurs de régime et prélever des retenues sur la paye et sur la pension. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique.

Usages compatibles : Certains renseignements sont transmis aux administrateurs agréés de régime d'assurance du secteur privé (comme la Sun Life et Great-West) pour les besoins des paiements. Les renseignements peuvent être insérés dans les banques centrales de renseignements personnels ou en être extraits, dont la banque de données de l'Administration de la paye de la fonction publique (TPSGC PCE 705) et la banque de données sur les pensions de la fonction publique (TPSGC PCE 702) et dans les fichiers de renseignements personnels normalisés, comme ceux qui portent sur les dossiers personnels des employés (POE 901) et la rémunération et les avantages sociaux (POE 904). S'il y a lieu, des renseignements peuvent être communiqués à l'institution d'attache de l'employé et, s'il s'agit d'un membre des Forces canadiennes, au ministère de la Défense nationale (PPE 859, dossier de pension) ou s'il s'agit d'un membre de la Gendarmerie royale du Canada (GRC), à la GRC (CMP PPE 802 GRC, dossiers de service du membre) pour les besoins de la vérification. Les renseignements peuvent aussi être utilisés aux fins d'évaluation et d'établissement de rapports.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements sont conservés pendant deux ans après le décès de l'employé ou de l'ancien employé, puis ils sont détruits.

Numéro d'ADD : 98/005

Renvoi au document no : TPSGC CGBR 080, TPSGC CGBR 075

Enregistrement (SCT) : 001375

Numéro de fichier : TPSGC PCU 703

Gestion des conflits – Marchés

Description : Ce fichier comprend des renseignements liés aux conflits, qui font l'objet de discussions ou d'un processus d'appel ou d'examen touchant les acquisitions, ainsi qu'aux coûts supplémentaires découlant des contrats de biens et de services, des contrats de construction et des contrats de services d'architecture et de génie. Ces renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, des renseignements opérationnels, des informations sur les plaintes ou les conflits de même que des numéros d'identification (p. ex. identificateur de cas de TPSGC).

Catégorie de personnes : Les fournisseurs de services de TPSGC et/ou des ministères clients.

But : L'information est recueillie pour que TPSGC puisse gérer et régler les plaintes et/ou les conflits, de manière officieuse au moyen de négociations ou de manière officielle par l'entremise des débats du Conseil, avec les fournisseurs ou les entrepreneurs.

Usages compatibles : Si les plaintes sont complexes et dépassent 100 000 $, des consultants du secteur privé, un représentant indépendant du responsable du projet ainsi que le conseiller juridique du Conseil peuvent assister aux débats de ce dernier, et l'information leur est communiquée. Si le processus de négociation aboutit à une impasse, l'information peut être communiquée à des arbitres d'un institut provincial d'arbitres reconnu. Si le montant du règlement dépasse les autorisations ministérielles approuvées, il devra être approuvé par les ministres du Conseil du Trésor. L'information peut aussi être utilisée aux fins de vérifications, d'évaluations, de recherches et de statistiques.

Normes de conservation et de destruction : En cours d'élaboration

Numéro d'ADD : En cours d'élaboration

Renvoi au document no : TPSGC DGS 002

Enregistrement (SCT) : 20090463

Numéro de fichier : TPSGC PPU 182

Logements appartenant à l'État et logements locatifs – Locataires

Description : Ce fichier renferme des renseignements sur les employés de l'administration fédérale qui occupent des logements appartenant à l'État ou des logements locatifs administrés par ce dernier, ou qui attendent de pouvoir les occuper. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, des renseignements biographiques (y compris des renseignements sur les autres personnes qui résident dans l'unité de logement), de l'information financière, de l'information sur les véhicules (y compris le numéro d'immatriculation), des renseignements médicaux et la signature.

Remarque : Ce FRP, qui a été mis à jour en 2010, s'intitulait auparavant Registre des logements de la Couronne.

Catégorie de personnes : Les employés d'institutions gouvernementales qui présentent une demande en vue d'occuper un logement appartenant à l'État ou un logement locatif.

But : Ces renseignements servent à l'administration des logements fédéraux, y compris au traitement des demandes. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux.

Usages compatibles : L'information est partagée avec les agents de logement des institutions gouvernementales aux fins de traitement des demandes présentées par leurs employés respectifs (voir les FRP propres à d'autres institutions, par exemple le fichier RNCan PPE 802 - Logements de la Couronne). Les renseignements peuvent servir à établir un répertoire des logements appartenant à l'État et des logements locatifs occupés. Les renseignements (par exemple, les photos des nouvelles unités, l'emplacement du bien et les détails s'y rapportant, ainsi que le nom du locateur) peuvent être diffusés à la Société canadienne d'hypothèques et de logement de manière qu'elle puisse communiquer la valeur de base du gîte à TPSGC et aux ministères clients (locataires). Les renseignements peuvent également servir à des fins d'évaluation et d'établissement de rapports.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements sont conservés pendant une période de cinq ans dans le cas des besoins en logements, et de trois ans après l'expiration du bail dans le cas de dossiers d'occupations particuliers, puis ils seront détruits.

Numéro d'ADD : 79/008-1

Renvoi au document no : TPSGC DGBI 455

Enregistrement (SCT) : 000713

Numéro de fichier : TPSGC PCE 701

Logements appartenant à l'État et logements locatifs – Locateurs

Description : Ce fichier renferme des renseignements sur les locateurs de logements locatifs avec lesquels TPSGC a signé des conventions de location. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, des renseignements biographiques, les antécédents en matière de crédit, de l'information financière, la signature et toute autre information contenue dans la convention de location.

Remarque : Ce FRP, qui a été mis à jour en 2010, s'intitulait auparavant Liste des propriétaires.

Catégorie de personnes : Les personnes qui possèdent des biens loués par TPSGC.

But : Les renseignements personnels servent à l'administration des contrats de location pour le gouvernement du Canada dans le cadre de l'achat et de la vente de biens appartenant à l'État. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux.

Usages compatibles : Les renseignements concernant les nouvelles unités louées, comme l'emplacement du bien et les détails s'y rapportant, le nom du locateur, ainsi que les photos de l'intérieur et de l'extérieur des unités sont diffusés à la Société canadienne d'hypothèques et de logement de manière qu'elle puisse communiquer aux locataires la valeur de base du gîte. Les renseignements peuvent également servir à des fins d'évaluation et d'établissement de rapports.

Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont détruits deux ans après la dernière mesure administrative.

Numéro d'ADD : 79/008-1

Renvoi au document no : TPSGC DGBI 455

Enregistrement (SCT) : 000696

Numéro de fichier : TPSGC PPU 006

Paiements du receveur général

Description : Ce fichier décrit les renseignements ayant trait aux personnes à qui le receveur général du Canada émet des paiements. Voici des modes de paiement : chèque, dépôt direct, transfert électronique de données et règlement interministériel; ils peuvent porter sur les demandes de remboursement de frais de déplacement et d'accueil, les frais de cours de formation, les paiements versés en vertu de programmes, les indemnités d'isolement, les frais d'adhésion, les montants adjugés par une cour, les paiements à titre gracieux et d'autres paiements divers. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom et les coordonnées des personnes, les numéros de compte bancaire, les numéros de transit bancaire et la nature des frais ou des réclamations, le numéro d'identification de l'employé, d'autres numéros d'identité, la signature électronique, la signature manuscrite et le numéro d'assurance sociale (NAS).

Remarque : Les demandes concernant des paiements particuliers devraient être adressées au ministère qui est responsable des montants versés. Ce fichier de renseignements personnels a été révisé en 2010, et remplace les fichiers de renseignements personnels suivants : Système d'interface de dépôt direct - TPSGC PPU 040; Feuillet T1204 de TPSGC - Renseignements de base - TPSGC PPU 051; Demandes de paiement à titre gracieux - TPSGC PPU 052; et, Système normalisé de paiement - TPSGC PPU 085.

Catégorie de personnes : Les employés anciens ou actuels d'institutions gouvernementales, les demandeurs dans le grand public, les entrepreneurs et les représentants de société de même que les organismes auxquels le receveur général du Canada émet des paiements.

But : Les renseignements personnels servent à appuyer l'émission et la gestion des paiements de prestations et des versements relativement aux frais, aux honoraires, aux réclamations et à d'autres paiements autres que de la paye. Des renseignements personnels sont recueillis en vertu de différentes lois, dont la Loi sur la gestion des finances publiques (et comme l'exigent le Règlement sur les demandes de paiement, le Règlement sur l'émission des chèques et le Règlement sur le paiement électronique), le Régime de pensions du Canada et la Loi sur l'assurance-emploi. Les renseignements décrits ci-haut sont nécessaires pour permettre à TPSGC d'émettre des feuillets T1204 supplémentaires à ses fournisseurs selon la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor. Le NAS est recueilli en vertu de différents textes législatifs, dont la Loi sur l'accise, la Loi de l'impôt sur le revenu, le Règlement sur la sécurité de la vieillesse (Loi sur la sécurité de la vieillesse) et le Règlement sur les allocations aux anciens combattants (Loi sur les allocations aux anciens combattants).

Usages compatibles : Les renseignements peuvent servir à prendre des mesures de suivi administratif, en cas de paiements ou feuillets de renseignements retournés, perdus, volés ou endommagés et à répondre aux demandes de renseignements. Les renseignements reçus des ministères clients servent à effectuer des opérations de paiement et sont donc communiqués aux institutions fédérales clientes d'origine comme : 1) l'Agence du revenu du Canada (ARC) en ce qui concerne les remboursements d'impôt, les prestations fiscales canadiennes pour enfants, les prestations fiscales pour le revenu de travail, les crédits pour la taxe sur les produits et services (TPS) et la taxe de vente harmonisée (TVH) et les prestations universelles pour la garde d'enfants - voir les fichiers de renseignements personnels (FRP) spécifiques à l'institution : banque de données sur la prestation fiscale canadienne pour enfants (ARC PPU 063), crédits pour la TPS et la TVH (ARC PPU 140); 2) Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) en ce qui a trait aux prestations de la Sécurité de la vieillesse et aux rentes - voir les FRP spécifiques à l'institution : Suppléments de revenu garanti, allocation (RHDCC PPU 116), prestations de sécurité sociale internationale et prestations internes et étrangères pour les particuliers (RHDCC PPU 175) et Régime de pensions du Canada, prestations de retraite, d'invalidité, au survivant et de décès (particuliers) (RHDCC PPU 146).

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements sont conservés pendant six ans suivant la dernière opération, puis ils sont détruits.

Numéro d'ADD : 99/004

Renvoi au document no : TPSGC CGBR 140

Enregistrement (SCT) : 20100138

Numéro de fichier : TPSGC PCU 712

Programme de certification de la collectivité des acquisitions et de la gestion du matériel du gouvernement fédéral

Description : Ce fichier décrit l'information au sujet des personnes qui s'inscrivent au programme de certification de la collectivité des acquisitions et de la gestion du matériel du gouvernement fédéral. Le programme, fondé sur la norme de l'Office des normes générales du Canada ONGC-12.1-2005 - Compétences des membres de la collectivité des approvisionnements, de la gestion du matériel et des biens immobiliers du gouvernement fédéral, permet aux personnes travaillant dans les domaines des achats et de la gestion du matériel d'obtenir une reconnaissance professionnelle de leur niveau de compétence. Pour obtenir cette reconnaissance professionnelle, les personnes doivent répondre aux exigences du programme en matière de formation, d'expérience et de connaissances qui sont énoncées dans la norme ONGC-12.1-2005. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, des renseignements biographiques, de l'information sur les études, le numéro d'identification de l'employé, le numéro du titre professionnel, de l'information liée à l'équité en matière d'emploi, la langue, des renseignements médicaux, la signature et les évaluations de l'employé. Ce fichier comprend aussi des renseignements sur le gestionnaire ou le superviseur requérant, ainsi que le nom, les coordonnées, la correspondance et les évaluations de l'employé.

Catégorie de personnes : Les employés à temps plein et à temps partiel de l'institution ainsi que d'autre organisation privée et publique, qui s'inscrivent au programme de certification.

But : Les renseignements personnels sont utilisés afin de réaliser une évaluation impartiale des qualifications d'un candidat, d'administrer et de fournir des services au programme de certification de la collectivité des acquisitions et de la gestion du matériel du gouvernement fédéral. Les renseignements personnels sont recueillis conformément aux articles 7, 15, 16 et 17 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux.

Usages compatibles : Les renseignements peuvent servir pour effectuer des évaluations, tenir un inventaire des spécialistes fédéraux agréés, présenter des rapports à la haute gestion et faire des suivis et peuvent servir à des fins statistiques (y compris fournir des statistiques globales au Secrétariat du Conseil du Trésor). Le superviseur ou le gestionnaire du programme participant, reçoit les renseignements personnels requis pour accepter l'inscription, le paiement, lancer les évaluations et surveiller les progrès de l'employé. Si les personnes acceptent, leurs numéros des titres professionnels peuvent être affichés sur le site Web de l'Office des normes générales du Canada.

Normes de conservation et de destruction : Les documents seront conservés pendant deux ans suivant la dernière mesure administrative, puis ils seront détruits.

Numéro d'ADD : 2008/001

Renvoi au document no : TPSGC DGA 190

Enregistrement (SCT) : 20100132

Numéro de fichier : TPSGC PCU 195

Programme de l'évaluation de l'intégrité

Description : Ce fichier décrit des renseignements personnels concernant l'évaluation des soumissionnaires et des fournisseurs au cours du processus d'évaluation des soumissions ainsi que le suivi après la signature d'un contrat, d'un bail ou d'une entente de location. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées d'une personne-ressource, des renseignements biographiques, des vérifications judiciaires et des antécédents criminels, la date de naissance, des renseignements financiers, des caractéristiques physiques, une signature et des renseignements sur la cote de sécurité.

Catégorie de personnes : Personnes trouvées coupables d'infractions précisées dans les clauses de sollicitation et les conditions des contrats et des baux.

But : Les renseignements personnels contenus dans ce fichier sont utilisés pour administrer le programme d'évaluation de l'intégrité, déterminer l'admissibilité à l'octroi et à la poursuite d'un contrat, d'un bail ou d'une entente de location, et pour constituer un inventaire des personnes trouvées coupables d'infractions qui les empêcheraient de conclure un contrat, un bail ou une entente de location avec le gouvernement du Canada. Les renseignements personnels sont recueillis conformément à l'article 750(3) du Code criminel du Canada, à l'alinéa 42(1)c) de la Loi sur la gestion des finances publiques, et aux articles 7 et 21 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux.

Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués pour les raisons suivantes : évaluation. L'information peut être communiquée à la Gendarmerie royale du Canada afin de valider des attestations de condamnation requises pour obtenir ou conserver un document d'achat (référence : Documents opérationnels -  PPU 005). Les renseignements concernant des condamnations peuvent être communiqués à d'autres ministères et organismes fédéraux qui pourraient en avoir besoin pour leurs propres processus d'approvisionnement (référence : fichier de renseignements personnels ordinaire Marchés de services professionnels - POU 912). Les renseignements sur les condamnations peuvent aussi être communiqués à la Direction générale des approvisionnements et à d'autres directions générales pour l'évaluation des soumissionnaires et des fournisseurs (référence : Données d'inscription des fournisseurs - TPSGC PPU 071 et Marchés de services professionnels - POU 912). L'information peut aussi être transmise au secteur de la Sécurité industrielle afin de l'aider à déterminer s'il faudrait refuser, suspendre ou révoquer un niveau de filtrage de sécurité (référence : Autorisations de sécurité et dossiers de fiabilité pour le personnel de l'industrie privée - PPU 015).

Normes de conservation et de destruction : En cours d'élaboration

Numéro ADD : En cours d'élaboration

Renvoi au document No : TPSGC DGA 300, TPSGC DGA 320, TPSGC DGCP 024, TPSGC TRA 245, TPSGC DGBI 040, TPSGC NDP 912

Enregistrement (SCT) : 20120412

Numéro du fichier : TPSGC PPU 184

Programme de passeport d'écocivisme

Description : Ce fichier décrit l'information concernant le Programme de passeport d'écocivisme, lequel sensibilise les employés du gouvernement fédéral au développement durable. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, le mot de passe, les passe-temps et sujets d'intérêt, les points accumulés et les récompenses remises.

Remarque : Programme aboli depuis le 1er avril 2011.

Catégorie de personnes : Les employés actuels du gouvernement fédéral.

But : Les renseignements personnels servent à gérer le Programme de passeport d'écocivisme, y compris l'admissibilité aux primes et la distribution des récompenses.

Usages compatibles : Les renseignements concernant les récompenses auxquelles peuvent avoir droit les employés, selon les points accumulés pour leur style de vie, peuvent être communiqués aux institutions gouvernementales partenaires pour remettre aux employés les récompenses méritées. Les renseignements personnels peuvent être utilisés aux fins d'évaluation.

Normes de conservation et de destruction : La période de conservation est de 5 ans.

Numéro d'ADD : En cours d'élaboration

Renvoi au document no : TPSGC DGBI 055

Enregistrement (SCT) : 20091310

Numéro de fichier : TPSGC PPU 185

Programme des marchandises contrôlées

Description : En vertu de la Loi sur la production de défense (LPD) et du règlement sur les marchandises contrôlées (RMC), le programme est chargé de mener une évaluation de sécurité, dans la mesure où il y a une risque que la personne transfère des marchandises contrôlées à une personne qui n'est pas enregistrée ou exemptée. Ce fichier contient des renseignements sur toute personne, demandant une inscription, une modification ou une exemption, inscrite, exemptée, refusée, suspendue ou révoquée, examinant, possédant ou transférant des marchandises contrôlées au Canada. Les renseignements personnels peuvent inclure : le nom, des renseignements sur les contacts, le numéro de téléphone, des renseignements biographiques, des renseignements biométriques (empreintes digitales), le lieu et la date de naissance, la citoyenneté, de l'information sur les antécédents criminels, les études, voyages, et les emplois actuels et précédents.

Catégorie de personnes : Les personnes qui exercent des activités commerciales au Canada tel que le définit l'art. 2 du RMC, qui font une demande d'inscription ou qui soumettent une demande d'exemption à examiner légalement, possèdent ou transfèrent des marchandises contrôlées au Canada (art. 37 de la LPD). Les personnes peuvent inclure des propriétaires uniques, copropriétaires, cadres, administrateurs, représentants désignés au sein des entreprises selon l'art. 10 d) du RMC, ainsi que les visiteurs et travailleurs temporaires définis à l'art. 1 pour l'exemption et selon l'art. 17.

But : Avant d'examiner, posséder ou transférer toute marchandise contrôlée au Canada, les personnes doivent être évaluées en fonction des risques de sécurité et être inscrites ou exemptées de l'inscription conformément à la LPD et au Règlement sur les marchandises contrôlées (RMC). Basé sur les renseignements personnels obtenus par le demandeur, une évaluation du risque de transférer des marchandises contrôlées par le demandeur pour quelqu'un qui n'est pas inscrit ou exempté est faite et l'inscription ou l'exemption est accordée ou refusée. Les renseignements sont également passés en revue sur la base d'une évaluation de sécurité pour refuser, suspendre, modifier ou révoquer l'inscription ou l'exemption existante. Le nom et les informations sur le contact peuvent être utilisés ou divulgués pour communiquer avec les personnes inscrites ou pour la validation aux fins de recherche sur le site Web du Programme des marchandises contrôlées.

Usages compatibles : Le Programme des marchandises contrôlées (PMC) peut communiquer des renseignements à d'autres institutions fédérales pour aider à évaluer le risque des personnes qui souhaitent s'inscrire au programme de transférer des marchandises contrôlées à des personnes qui ne sont pas enregistrées ou exemptées. Comme le ministère de la Défense nationale a un intérêt de première importance concernant la LPD, le PMC peut échanger des renseignements personnels fournis dans le FRP DND PPE 835, du ministère de la Défense nationale. Dans le but de vérifier que les individus et les entreprises qu'elles représentent possèdent les permis d'importation et d'exportation nécessaires ainsi que l'autorité identifiée sur la Liste d'exportation contrôlée du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) utilisée pour déterminer la liste des marchandises contrôlées, certaines données sont communiquées au MAECI. Dans le but de valider et d'évaluer les risques de transferts illégaux des importateurs et des exportateurs et de valider le risque de transfert illégal de marchandises contrôlées par des visiteurs étrangers et des travailleurs temporaires, les données peuvent être échangées avec l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), dans le FRP ASFC PPU 016. Les rapports de la Division de l'analyse du renseignement de sécurité (DARS) sont communiqués au Service canadien du renseignement de sécurité dans le FRP SCRS PPU 016. Aux fins de l'article 30 de la LPD, les renseignements peuvent être communiqués à d'autres ministères, ou à toute personne autorisée par un ministère du gouvernement, exigeant l'information pour la décharge des fonctions de ce ministère. Dans le but de mener des enquêtes en vertu de la LPD ou de toute autre infraction contre une loi canadienne qui exige cette information, le PMC peut communiquer avec la GRC, PPU 005, ou la Défense nationale, PPE 835.

Normes de conservation et de destruction : Présentement en élaboration. La Direction des marchandises contrôlées conserve les documents opérationnels jusqu'à ce qu'une autorisation de disposition de documents (ADD) soit approuvée.

Numéro d'ADD : Présentement en élaboration.

Renvoi au document no : TPSGC DGS 415

Enregistrement (SCT) : 005093

Numéro de fichier : TPSGC PPU 045

Registre des évaluateurs immobiliers

Description : TPSGC utilise le Répertoire des membres désignés publié annuellement par l'Institut des évaluateurs du Canada et celui de l'Ordre des évaluateurs agréés du Québec à titre de référence pour ses listes d'évaluateurs professionnels.

Catégorie de personnes : Les évaluateurs immobiliers.

But : L'information permet de faire la sélection des évaluateurs immobiliers en vue de l'exécution des projets gérés par le Ministère.

Usages compatibles : Le Répertoire des membres désignés est nécessaire pour veiller à ce que le Programme d'évaluation de la Direction des programmes d'évaluation et de paiements en remplacement d'impôts ait accès à un répertoire complet et à jour de façon à ce qu'elle puisse sélectionner les évaluateurs immobiliers qui participeront aux projets gérés par le Ministère.

Normes de conservation et de destruction : L'information contenue dans ce fichier fait l'objet d'une mise à jour continue à l'aide des renseignements fournis par des firmes d'évaluation immobilière, par des évaluateurs indépendants et par des fonctionnaires du Ministère. Cette information est conservée pendant les trois années suivant sa suppression du registre ; elle est ensuite détruite.

Numéro d'ADD : 79/008

Renvoi au document no : TPSGC DGBI 045

Enregistrement (SCT) : 000701

Numéro de fichier : TPSGC PPU 030

Registre des arpenteurs-géomètres

Description : Les Services de l'immobilier conservent les renseignements sur les arpenteurs immobiliers qualifiés qui peuvent travailler pour les organismes fédéraux. Ce registre comprend le nom, l'adresse, les compétences et, le cas échéant, les renseignements sur les projets exécutés antérieurement.

Catégorie de personnes : Les arpenteurs-géomètres.

But : L'information permet de faire la sélection des arpenteurs-géomètres.

Usages compatibles : Actuellement, aucun usage compatible n'a été identifié.

Normes de conservation et de destruction : L'information contenue dans ce fichier fait l'objet d'une mise à jour continue à l'aide des renseignements fournis par des entrepreneurs d'arpenteurs géomètres. L'information est conservée pendant les trois années suivant sa suppression du registre.

Numéro d'ADD : 79/008

Renvoi au document no : TPSGC DGBI 045

Enregistrement (SCT) : 000700

Numéro de fichier : TPSGC PPU 070

Renseignements sur les acheteurs – Biens de la Couronne

Description : Ce fichier décrit l'information sur les acheteurs éventuels de biens excédentaires de la Couronne. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, le mot de passe, la langue, et des renseignements financiers (ex. carte de crédit et autre information de paiement, le montant des soumissions et la quantité de biens achetés.

Remarque : Ce FRP a été mis à jour en 2010 et comprend de l'information décrite précédemment dans Renseignements sur les acheteurs.

Catégorie de personnes : Le grand public ou les représentants d'entreprises qui se sont enregistrés pour acheter des biens excédentaires de la Couronne ou qui présentent des offres à cette fin.

But : Les renseignements sont utilisés pour créer un inventaire sur les acheteurs à des fins de sollicitation pour la vente de biens excédentaires de la Couronne et pour l'administration de l'achat des biens excédentaire de la Couronne. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux et de la Loi sur les biens excédentaires de la Couronne.

Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés ou communiqués à des fins d'évaluation de programme et pour faire des rapports.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements électroniques sont mis à jour chaque année et les comptes inactifs sont supprimés. Les renseignements imprimés sont conservés pendant trois ans, puis transférés à Bibliothèque et Archives Canada.

Numéro d'ADD : 99/003

Renvoi au document no : TPSGC DGA 340

Enregistrement (SCT) : 003317

Numéro de fichier : TPSGC PPU 026

Services de juricomptabilité

Description : Ce fichier contient des renseignements auxquels TPSGC a accès et qu'il utilise dans les demandes provenant des autres gouvernements et administrations (provinces, territoires, municipalités, Autochtones) et des services de police compétents en vue de fournir des services de juricomptabilité relativement à la détection de fraude dans le marché des valeurs mobilières, des produits de la criminalité et du blanchiment d'argent. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom, les coordonnées, les données biographiques, le statut de citoyenneté, les antécédents en matière de crédit, la date de naissance, la date de décès, le numéro d'identification de l'employé, des renseignements personnels sur l'employé, des renseignements sur l'équité en matière d'emploi, des informations financières, d'autres numéros d'identification, le lieu de naissance, le lieu de décès, la signature, les opinions et points de vue de personnes ou au sujet de personnes, et les vérifications judiciaires.

Remarque : En plus des exigences énoncées dans la Formule de demande d'accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), les personnes qui demandent à accéder aux renseignements figurant dans ce fichier doivent préciser l'incident ainsi que le lieu et l'autorisation légale des personnes agissant au nom d'un titulaire de compte ou d'une succession. Les renseignements personnels sont recueillis et conservés par les clients et les partenaires. Les juricomptables et les adjoints juricomptables de TPSGC peuvent accéder aux renseignements personnels afin de pouvoir exercer leur expertise dans l'analyse financière relativement aux produits de la criminalité, au blanchiment d'argent, au crime économique et à la fraude dans le marché des valeurs mobilières.

Catégorie de personnes : Les personnes ou entités légales (y compris les entreprises, les fiduciaires d'une succession, etc.) faisant l'objet d'une enquête menée par des organismes chargés de l'application de la loi, leurs représentants légaux, des représentants d'autres gouvernements et les services de police, et toutes les autres personnes participant à l'enquête.

But : Les renseignements personnels sont utilisés en vue d'établir des rapports de juricomptabilité et d'appuyer le témoignage d'experts dans le cadre d'enquêtes criminelles menées par des organismes nationaux, provinciaux et municipaux chargés de l'application de la loi.

Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins d'application de la loi. Les renseignements inclus dans les rapports de juricomptabilité peuvent être transmis à l'entité qui a demandé les services à TPSGC, ce qui peut comprendre la Gendarmerie royale du Canada, le Service des poursuites pénales du Canada, la Police provinciale de l'Ontario et le Service de Police de la Ville de Montréal.

Normes de conservation et de destruction : En cours d'élaboration

Numéro d'ADD : En cours d'élaboration

Renvoi au document no : TPSGC DGS 007

Enregistrement (SCT) : 20100308

Numéro de fichier : TPSGC PPU 210

Services de voyage partagés – Profil des voyageurs

Description : Ce fichier décrit l'information contenue dans le profil des voyageurs de Services de voyage partagés (SVP) et concerne les employés qui voyagent pour affaires. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, le nom et les coordonnées d'une personne à contacter en cas d'urgence, des renseignements sur le crédit, de l'information sur le passeport et sur le visa, des éléments d'identification associés au programme de fidélisation, la préférence pour la langue de communication, l'information d'authentification liée à la sécurité et de l'information sur le fournisseur de Services de cartes de crédit.

Remarque : Vous trouverez des précisions sur le programme SVP sur l'Internet, à l'adresse Services de voyage partagés. Vous pouvez aussi consulter le FRP POU 934 - Voyages.

Catégorie de personnes : Les fonctionnaires fédéraux en poste et les anciens fonctionnaires fédéraux, les employés occasionnels et les entrepreneurs.

But : Les renseignements personnels sont recueillis en vue de faciliter les réservations de voyage des personnes employées par le gouvernement. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la loi de TPSGC, article 7, 15, 16 et 17. L'autorisation de recueillir des renseignements personnels se trouve dans le décret en conseil numéro P.C. 1998-657.

Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés pour fournir de l'aide dans les situations d'urgence et ils peuvent être communiqués à un fournisseur de services de voyage de l'extérieur et au fournisseur de Services de cartes de crédit, à des fins d'approbation de la carte de voyage. L'information peut aussi être utilisée aux fins de vérifications, d‘évaluations, de recherches et de statistiques.

Normes de conservation et de destruction : les documents sont conservés pour une période variant d'un an à 10 ans, les courriels des employés sont conservés sept ans puis ils sont détruits, les courriels des agents sont conservés pour deux ans avec accès limité, les données de transactions des clients sont conservées pour six ans puis elles sont détruites, les données des rapports aux clients et les rapprochements des données sont conservées pour 10 ans puis elles sont détruites, la comptabilité ministérielle / données financières sont conservées pour 10 ans puis elles sont détruites, les données sur la gestion fiscale ministérielle sont conservées pour sept ans puis elles sont détruites, les données téléphoniques sont conservées pour un an puis elles sont détruites.

Numéro d'ADD : 2008/001

Renvoi au document no : TPSGC DGA 220

Enregistrement (SCT) : 20090466

Numéro de fichier : TPSGC PCE 706

Solutions d'imagerie documentaire

Description : Ce fichier décrit les renseignements qui figurent dans les dossiers transmis par les institutions clientes à TPSGC aux fins de traitement de bout en bout dans le cadre de solutions opérationnelles d'imagerie documentaire, ce qui comprend l'expédition, le traçage, la réception, la préparation de documents, la conversion de documents en images numériques, l'assurance de la qualité ainsi que l'archivage et la destruction de documents. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom et les coordonnées des personnes, des renseignements sur le crédit, la date de naissance, la date de décès, le numéro d'identification de l'employé, des renseignements financiers, d'autres numéros d'identité, la signature, le NAS et de l'information juridique.

Remarque : Les personnes doivent fournir des éléments de données ou des détails propres à leur requête pour que les renseignements puissent être accessibles. Dans certains cas, ce peut être le NAS alors que dans d'autres, il faut donner des détails sur la demande.

Catégorie de personnes : Le grand public, les employés à temps plein et à temps partiel et les entrepreneurs.

But : Les renseignements servent à administrer les services de base aux clients en matière d'imagerie documentaire, dont l'archivage (pour certains clients). Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des articles 5 et 15 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, qui autorise le Ministère à exécuter de tels services pour d'autres institutions. Le NAS peut être recueilli pour soutenir les programmes et les services de base des clients et est utilisé par le ministère client pour demander des renseignements. L'autorisation de collecter des renseignements est accordée en vertu de diverses lois du Parlement, y compris l'article 33.03 de la Loi sur la sécurité de la vieillesse, de l'article 104.03 du Régime de pensions du Canada et de l'article 15 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux.

Usages compatibles : Les images de document et les renseignements sur les documents peuvent être communiqués aux autres ministères fédéraux auxquels sont fournis les services d'imagerie documentaire, comme Citoyenneté et Immigration Canada, Pêches et Océans Canada, Service Canada et TPSGC (dont le receveur général). Les renseignements peuvent aussi servir à la réalisation d'évaluations ou à l'établissement de rapports, ou être divulgués à ces fins.

Normes de conservation et de destruction : En cours d'élaboration

Numéro d'ADD : En cours d'élaboration

Renvoi au document no : TPSGC CGBR 085

Enregistrement (SCT) : 20100322

Numéro de fichier : TPSGC PCU 709

Surveillance de l'équité – Processus d'acquisition

Description : Ce fichier comprend des renseignements sur les entrepreneurs tiers indépendants retenus pour surveiller l'équité liée aux activités de TPSGC. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, des informations biographiques portant sur, notamment, les qualifications professionnelles, les aspects financiers et le type d'affaires, ainsi que des numéros d'identification (p. ex. identificateurs de fournisseur et/ou de cas de TPSGC).

Catégorie de personnes : Les fournisseurs de services de TPSGC et/ou des ministères clients.

But : L'information est recueillie dans les propositions et soumissions présentées par les fournisseurs potentiels de surveillance de l'équité (SE) cherchant à travailler pour TPSGC en tant que tiers indépendants surveillants de l'équité et elle est utilisée pour évaluer et coter la capacité du fournisseur.

Usages compatibles : Les rapports finaux sur la surveillance de l'équité, qui sont publiés dans le site Internet de TPSGC, comprennent habituellement la raison sociale de l'entrepreneur pour la SE, le logo de l'entreprise et les noms des employés de l'entrepreneur qui ont effectué les travaux de SE. L'information peut aussi être utilisée aux fins de vérifications, de statistiques et de rapports.

Normes de conservation et de destruction : En cours d'élaboration

Numéro d'ADD : En cours d'élaboration

Renvoi au document no : TPSGC DGS 003

Enregistrement (SCT) : 20090462

Numéro de fichier : TPSGC PPU 183

Système de rémunération de la fonction publique

Description : Ce fichier contient des renseignements recueillis aux fins de la rémunération des employés et des pensionnés de la fonction publique fédérale. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, le salaire et l'information sur la pension, le code d'identification de dossier personnel (CIDP) et les numéros de contrats utilisés afin de faire différents prélèvements sur le salaire, de même que des ordonnances afin de procéder à la saisie-arrêt et au détournement des fonds.

Catégorie de personnes : Les employés et pensionnés de la fonction publique fédérale.

But : Ce fichier sert à effectuer la rémunération, le versement des indemnités, ainsi qu'à faire des retenues. Le numéro d'assurance sociale (NAS) est recueilli en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu, de certaines parties du Régime de pensions du Canada et de la Loi sur l'assurance-emploi.

Usages compatibles : Ce fichier permet le rapprochement et la validation des comptes. Il sert aussi à rédiger des rapports, à vérifier les relevés de rémunération et les autres relevés connexes et à étayer le recouvrement des dettes envers la Couronne. Les données servent aussi à l'établissement des rapports statistiques et des fiches de renseignements requis par les systèmes connexes. Le CIDP et les numéros de certificat de l'infrastructure à clés publiques sont utilisés à des fins de mappage en vue de l'inscription dans les applications Web relatives à la paye. Le CIDP est entré dans la base de données de mappage sous forme de renseignements chiffrés qui peuvent être déchiffrés par les applications seulement. Le CIDP, la date de naissance et le total des retenues faites sur la dernière paye, ainsi que le numéro de pension de retraite, sont également utilisés à des fins d'authentification au moment de l'inscription dans les applications Web. Le fichier peut être utilisé à des fins de vérification, d'évaluation, de recherche ou de statistiques.

Normes de conservation et de destruction : Le dossier de rémunération d'un employé est détruit lorsque l'employé atteint l'âge de 80 ans, lorsque la dernière mesure administrative remonte à au moins deux ans ou un an après le décès de l'employé.

Numéro d'ADD : 98/005

Renvoi au document no : TPSGC CGBR 090

Enregistrement (SCT) : 002596

Numéro de fichier : TPSGC PCE 705

Système d'information sur la gestion des biens saisis

Description : Ces fichiers comprennent des renseignements recueillis en vertu de la Loi sur l'administration des biens saisis, concernant la gestion et l'aliénation de tous les biens saisis, bloqués ou confisqués relativement à des infractions désignées ou à des biens qui sont ou pourraient être des biens infractionnels ou des produits de la criminalité. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, la date de naissance, les coordonnées, le numéro du dossier de police, des renseignements financiers, des informations sur les biens personnels comme les biens immobiliers et les véhicules, ainsi que les accusations selon les lois concernées.

Catégorie de personnes : Les personnes touchées par des biens antérieurement et actuellement bloqués, saisis et confisqués.

But : Selon la Loi sur l'administration des biens saisis, les renseignements personnels sont recueillis pour gérer les biens saisis ou bloqués relativement à une infraction, aliéner des biens confisqués et répartir le produit net.

Usages compatibles : Les informations peuvent être utilisées pour communiquer avec la GRC et les autorités provinciales et municipales chargées de l'application des lois pour faciliter ou gérer le transfert de biens, et communiquer avec le ministère de la Justice du Canada pour qu'elles soient utilisées dans le cadre d'actions en justice (JUS PPU 015 - Poursuites et sujets connexes). L'information peut aussi être utilisée aux fins de vérification, d'évaluation, de recherche et de statistiques.

Normes de conservation et de destruction : L'information est conservée pendant deux ans à la Direction des biens saisis et pendant six ans à Bibliothèque et Archives Canada, sauf les fichiers sur l'aliénation des biens immobiliers, navires et aéronefs qui, eux, sont conservés indéfiniment à Bibliothèque et Archives Canada.

Numéro d'ADD : 78/008

Renvoi au document no : TPSGC DGA 215

Enregistrement (SCT) : 20090468

Numéro de fichier : TPSGC PPU 125

Système d'inventaire des compétences

Description : Le système fournit de l'information concernant les ensembles de compétences des personnes-ressources du secteur privé inscrites.

Remarque : TPSGC a cessé de fournir des services de système d'inventaire des compétences en mars 2012. Les services conseils du gouvernement ont cessé leurs activités le 31 mars 2012. Le 31 mars 2019, les documents auront atteint leur calendrier de conservation. Une période de conservation de 7 ans s'applique à ces dossiers.

Catégorie de personnes : Les personnes et sociétés du secteur privé qui veulent être considérées pour des affectations avec Services conseils du gouvernement.

But : Pour l'enregistrement des personnes-ressources du secteur privé, ex. les compétences, les taux et disponibilité.

Usages compatibles : Pour extraire et classer l'information des compétences.

Normes de conservation et de destruction : Révision et mise à jour tous les cinq ans.

Numéro d'ADD : En cours d'élaboration

Renvoi au document no : TPSGC DGSI 135

Enregistrement (SCT) : 005018

Numéro de fichier : TPSGC PPU 027

Catégories de renseignements personnels

Publications du gouvernement du Canada

Cette catégorie de renseignements personnels contient de l'information au sujet des personnes qui ont commandés des publications du gouvernement du Canada des Éditions du gouvernement du Canada par le biais du service à la clientèle ou en ligne. L'information sert au traitement des commandes des publications du gouvernement du Canada. L'information comprend les noms, adresses et numéros des clients.

Cette catégorie de renseignements personnels comprend les membres du public, les employés fédéraux et les personnes représentant des firmes, des bibliothèques, des écoles (tous les niveaux), ainsi que des organismes de santé et communautaires qui ont commandé des publications du gouvernement du Canada.

Le nom et l'adresse de ces personnes sont transmis au fournisseur des services d'entrepôt et de distribution pour fins de traitement des commandes, incluant les envois postaux.

Registre des projets

Dans l'exercice des fonctions qui lui ont été attribuées, le Ministère demande et reçoit une grande quantité de renseignements et de lettres liés aux projets de travaux. Ces projets comprennent notamment l'acquisition, l'aliénation, l'expropriation et la gestion de biens immobiliers; la construction, la réparation et la démolition d'immeubles, de routes et d'ouvrages maritimes, les services de dragage et la gestion de la flotte; la prestation de services de recherche, de développement et de consultation qui s'y rattachent.

Cette catégorie renferme souvent les opinions et points de vue personnels de certaines personnes; l'évaluation des entrepreneurs et du rendement des experts-conseils; des renseignements d'ordre financier liés à la gestion des projets; ainsi que toute autre correspondance relative à des projets particuliers. Ces renseignements personnels sont conservés pendant les périodes qui s'appliquent aux fichiers généraux dans lesquels ils sont classés.

Les dossiers des projets sont classés selon le lieu. Par conséquent, toute demande de consultation de renseignements personnels versés dans les dossiers exige que la personne intéressée fournisse le lieu de réalisation du projet en particulier ainsi que la nature du projet.

Manuels

Renseignements supplémentaires

Le gouvernement du Canada encourage la publication d'information par l'intermédiaire de demandes informelles. Vous pouvez consulter les sommaires des demandes d'accès à l'information complétées, la divulgation proactive et les données ouvertes de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Pour de plus amples renseignements sur Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, veuillez visiter le site Web du Ministère ou contactez-nous pour des demandes d'ordre général ou des demandes liées au Ministère.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada effectue des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) dans le but de bien définir, d'évaluer et de minimiser les incidences sur la vie privée avant la mise en œuvre d'une activité ou d'un programme nouveau (nouvelle) ou modifié(e) de façon substantielle touchant les renseignements personnels.

Veuillez consulter notre page demande d'accès à l'information ou demander des renseignements personnels pour connaître les procédures pour présenter une demande formelle en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ou communiquer avec l'accès à l'information et protection des renseignements personnels au sein de Services publics et Approvisionnement Canada.

Salle de lecture

En vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, il se peut que le demandeur souhaite consulter du matériel en personne. Veuillez vous référer à l'adresse postale sur la page communiquer avec l'accès à l'information et protection des renseignements personnels au sein de Services publics et Approvisionnement Canada pour l'emplacement.

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