Méthode d’approvisionnement en services professionnels centrés sur les tâches et les solutions : mode de fonctionnement

L'information ci-dessous, qui s'adresse à nos ministères clients fédéraux et à nos fournisseurs, vise à leur expliquer la méthode d'approvisionnement en services professionnels centrés sur les tâches et les solutions (SPTS).

Introduction

• « SPTS » désigne la méthode d'approvisionnement obligatoire à employer pour les marchés de services professionnels autres que de TI dont la valeur est égale ou supérieure au seuil fixé dans l'Accord de libre-échange nord-américain (ALENA).
• Les catégories de cette méthode d'approvisionnement sont identiques à celles en commun avec la méthode d’approvisionnement ProServices. Cela dit, dès qu'un marché d'une valeur égale ou supérieure au seuil de l'ALENA est passé dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement, la méthode des SPTS demeure obligatoire.  Pour des services professionnels dont la valeur est inférieure au seuil de l'ALENA, veuillez visiter ProServices.
• La méthode des SPTS est constituée de ce qui suit :
  • un arrangement en matière d’approvisionnement centré sur les tâches qui est fondé sur des catégories, et qui comprend deux paliers : le palier 1 (besoins dont la valeur est égale ou supérieure au seuil de l’ALENA, jusqu’à concurrence de 2 000 000 $) et le palier 2 (besoins d’une valeur supérieure à 2 000 000 $);
  • une offre à commandes centrée sur les tâches qui est fondée sur des catégories, et qui est réservée aux besoins d’une très faible complexité et d’une valeur d’au plus 250 000 $;
  • un arrangement en matière d’approvisionnement centré sur les solutions qui est fondé sur des volets, et qui comprend deux paliers : le palier 1 (besoins dont la valeur est égale ou supérieure au seuil de l’ALENA, jusqu’à concurrence de 2 000 000 $) et le palier 2 (besoins d’une valeur supérieure à 2 000 000 $).
• Grâce aux arrangements en matière d'approvisionnement (AMA), nos ministères clients peuvent solliciter des soumissions auprès d'un groupe de fournisseurs préqualifiés pour des besoins spécifiques. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la page du site Achats et ventes sur les arrangements en matière d’approvisionnement.
• Grâce aux offres à commandes (OC), nos ministères clients peuvent passer des commandes subséquentes en se fondant sur une liste de fournisseurs disposant d’un droit de premier refus et des tarifs journaliers préétablis. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la page du site Achats et ventes sur les OC.
• Un besoin centré sur des tâches concerne une catégorie de services particulière qui est requise parce qu’elle permettra de répondre à un besoin précis. Il est habituellement associé à un ensemble précis de responsabilités. Une tâche comporte une date de début et une date de fin précises, ainsi que des produits livrables définis. Les tâches ne constituent généralement pas de grands projets; elles peuvent toutefois constituer les sous-ensembles d’un projet plus vaste. 
• Quand il est question d’un besoin centré sur des solutions, un fournisseur définit et présente une solution répondant au besoin d’un client, gère la solution, la phase ou le projet dans son ensemble et assume la responsabilité des résultats.

La préqualification des fournisseurs

• Les fournisseurs intéressés à se préqualifier à l'égard de la méthode des SPTS doivent télécharger notre demande d'arrangements en matière d'approvisionnement ou d’offres à commandes pour des besoins centrés sur les tâches, ou bien notre demande d'arrangements en matière d'approvisionnement pour des besoins centrés sur les solutions, et y répondre.  Les fournisseurs trouveront les hyperliens vers les demandes de soumissions en cours sur la page Web des services professionnels centrés sur les tâches et les solutions.
• Ils doivent soumettre une partie de leur soumission en ligne dans le module du fournisseur du portail électronique du Système des services professionnels centralisés (SSPC).
• Après la clôture d’une demande de soumissions, l'équipe responsable de l'approvisionnement en SPTS entame une période d’évaluation. Au terme de cette période, des arrangements en matière d’approvisionnement ou des offres à commandes sont attribués aux fournisseurs qui ont satisfait aux critères d’évaluation.
• Qu’ils aient été attribués à la suite de la mise à jour d’une demande de soumissions ou d’une toute nouvelle demande de soumissions, les arrangements en matière d’approvisionnement et les offres à commandes seront tous remplacés au lancement d’une nouvelle demande de soumissions.
• Les demandes d’arrangements en matiére d’approvisionnement, quand elles ne sont pas remplacées par une autre, font l’objet de mises à jour. Durant celles-ci, de nouveaux fournisseurs peuvent présenter une soumission en vue d’obtenir un AMA et / ou une OC, ou bien des fournisseurs titulaires peuvent soumissionner d’autres catégories ou volets en vue de les ajouter à leur AMA ou à leur OC.
• Un arrangement en matière d'approvisionnement ou une offre à commandes n'est pas un contrat, et aucune des parties qui en ont signé un ou une n'est légalement liée.

L'attribution de contrats dans le cadre de l’arrangement en matière d’approvisionnement pour des services professionnels centrés sur les tâches et les solutions

• Sur le portail électronique du Système des services professionnels centralisés (SSPC), les ministères fédéraux clients cherchent des fournisseurs préqualifiés qui répondent à leurs critères (p. ex., catégories / volets, attestation de sécurité, fournisseur autochtone, emplacement des services, etc.). Des consignes sur le processus d'inscription sont mises à leur disposition sur le Web pour leur permettre de suivre la formation offerte en ligne et d'obtenir un identifiant d'utilisateur pour le SSPC.
• Important : Les recherches effectuées dans le module du client du portail en ligne du SSPC constituent la seule manière acceptable de passer un contrat dans le cadre de l'AMA pour des SPTS. Les clients sont obligés de faire une recherche dans le SSPC pour s'assurer qu'un fournisseur a été préqualifié à l'égard des catégories ou des volets visés par leur marché.
• Après avoir choisi l’option « SPTS » dans le module de recherche du SSPC, le ministère fédéral client voit s’afficher un questionnaire facultatif qui vise à l’aider à déterminer la meilleure façon de procéder (un AMA ou une OC).
• La réponse à la recherche énumère, en ordre alphabétique, tous les fournisseurs qualifiés qui respectent les exigences. Selon le palier et le besoin concerné, le ministère fédéral client doit alors lancer les processus de demandes de soumissions qui sont décrits dans la partie B de l’arrangement en matière d’approvisionnement centrés sur les tâches ou la partie B de l’arrangement en matière d’approvisionnement centrés sur les solutions, selon le cas.
• La page Modèles comprend un modèle de demande de propositions (DP) générique à l'intention de nos ministères fédéraux clients. Il est à noter que l’équipe responsable de l’approvisionnement en SPTS ne tient pas des exemples détaillés de DP concernant des catégories spécifiques.
• Une DP centrée sur les tâches doit comprendre la grille souple pertinente à toutes les catégories visées par les critères obligatoires.

La passation de commandes subséquentes à l’offre à commandes pour des services professionnels centrés sur les tâches et les solutions

• Sur le portail en ligne du Système des services professionnels centralisés (SSPC), les ministères fédéraux clients font une recherche sur les fournisseurs préqualifiés (les « offrants ») qui répondent à leurs critères (catégories, attestation de sécurité, fournisseur autochtone, emplacement des services, etc.).
• Les résultats de la recherche énumèrent tous les offrants qui répondent aux critères indiqués, dans l’ordre dans lequel ils disposent d’un droit de premier refus, selon les tarifs journaliers offerts.
• Les Ministères fédéraux clients doivent alors procéder conformément à la procédure de passation des commandes subséquentes qui est décrite dans la partie B de l’offre à commandes.
• Pour inviter des offrants à soumettre une réponse, les clients doivent utiliser le formulaire de confirmation de la disponibilité. Ils le trouveront sur la page Modèles. Aucune autre version du formulaire ne peut être utilisée à l’égard de l’OC.
• Aucun autre critère obligatoire ne peut être ajouté au besoin. Les clients qui veulent imposer des critères obligatoires autres que ceux de la grille souple doivent utiliser l’AMA.
• Les offrants ne peuvent pas soumettre les curriculum vitae des ressources qu’ils proposent avec leurs réponses. Les renseignements fournis par les offrants aux fins d’évaluation figurent dans le formulaire de confirmation de la disponibilité.

Rapports sur les contrats et lex commandes attribués au moyen de la méthode d'approvisionnement en services professionnels centrés sur les tâches et les solutions

• L'équipe responsable des marchés pour des SPTS n'obtient aucun renseignement du portail en ligne du SSPC en ce qui a trait aux recherches effectuées quotidiennement par nos ministères fédéraux clients. Plutôt, elle demande aux fournisseurs de lui remettre des rapports d'utilisation trimestriels. À cet égard, les fournisseurs peuvent consulter les Instructions relatives au rapport d'utilisation trimestriel.