Soutien à la préparation du/de la Ministre

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Table des matières

1. Budget du cabinet du/de la ministre
2. Dotation du cabinet du/de la ministre
3. Espace de travail et outils du cabinet du/de la ministre
4. Services de sécurité pour le cabinet du/de la ministre
5. Gestion des documents du cabinet du/de la ministre
6. Divulgation proactive des frais de voyage et d'accueil, ainsi que des marchés
7. Survol de la Loi sur le lobbying
8. Survol de la Loi sur les conflits d'intérêts

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1. Budget du cabinet du/de la ministre

Conformément à la section 4.1 des Politiques à l'intention des cabinets des ministres, le Conseil du Trésor affecte un budget aux ministres.

Structure du budget du cabinet du ministre

• Salaires des  membres du personnel exonéré
• Personnel ministériel
• Budget de fonctionnement
• Secrétaire parlementaire : Salaire et budget de fonctionnement
• Représentation régionale : Dépenses salariales et dépenses de fonctionnement

• Les fonds peuvent être virés d'une catégorie budgétaire à l'autre.
• Les ministres ne peuvent pas dépasser les limites de leurs budgets.

Véhicule de fonction et chauffeur

Le ministère fournit au/à la ministre un véhicule pour les fonctions de service commandé liées à son portefeuille, aux affaires de l'État, à ses attributions de ministre et à son usage personnel.

Le/la ministre peut nommer un chauffeur conformément à l'article 128 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique; cette nomination n'est pas assujettie aux procédures de nomination de la fonction publique du Canada. Le salaire du chauffeur est prévu dans le budget salarial du personnel exonéré susmentionné.

Délégation des pouvoirs de signer des documents relatifs aux ressources humaines et des documents financiers

Ressources humaines

Le/la ministre a le pouvoir d'embaucher, de déterminer les salaires et les augmentations salariales, et de mettre fin à l'emploi de son personnel exonéré conformément à la section 3.2 des Politiques à l'intention des cabinets des ministres.

Ce pouvoir ne peut être subdélégué.

Ressources financières

Le/la ministre a le pouvoir d'autoriser des dépenses relatives au budget de son cabinet.

Il/elle peut déléguer ces pouvoirs à un chef de cabinet ou à un autre membre de son personnel exonéré, mais ces pouvoirs ne peuvent pas être subdélégués.

Services de soutien financier

Les Services ministériels sont votre ressource principale en ce qui a trait au budget du cabinet du/de la ministre.

Votre personne-ressource principale est :

• Anne-Marie Pelletier
  anne-marie.pelletier@tpsgc-pwgsc.gc.ca

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3. Espace de travail et outils du cabinet du/de la ministre président

Espace de travail

Conformément à la section 5.2 des Politiques à l'intention des cabinets des ministres, le gouvernement du Canada fournit un bureau, du mobilier, des accessoires et de l'équipement pour votre usage.

Le bureau du/de la ministre comprend :

• Une suite ministérielle avec toilette;
• Des bureaux fermés pour le chef de cabinet et les membres du personnel exonéré;
• Des postes de travail pour les membres du personnel administratif;
• Des bureaux de passage pour les entrepreneurs et les étudiants;
• Une cuisine, un espace de collaboration, une salle de réunion et une salle d'équipement commun.

• Le mobilier et l'équipement en sus de ceux qui sont prévus doivent être subventionnés par le budget opérationnel du/de la ministre.
• L'équipe des installations du ministère est chargée de gérer l'espace à bureau, de faciliter les déménagements et d'allouer l'espace en fonction des besoins de votre bureau.

Appareils de technologie de l'information

Les appareils technologiques suivants sont fournis à chaque membre du personnel du cabinet du/de la ministre :

• Ordinateur portatif équipé de logiciels (Toshiba) ou tablette (Surface Pro III) branchés à un réseau de lecteurs partagés distincts.
• Appareils BlackBerry Classic, BlackBerry Passport ou Blackberry Leap pour le/la ministre et le chef de cabinet), et BlackBerry Q10 pour tous les autres membres du personnel exonéré.

L'équipe de la technologie du ministère assure un soutien sur place pour installer les appareils, aide les utilisateurs à se familiariser avec les appareils et apprend aux membres du personnel exonéré comment en utiliser les caractéristiques et les fonctions. Elle offre une superconsultation en TI et du soutien à l'installation et à l'utilisation de tous ces appareils.

Votre personne-ressource principale est :

• Anne-Marie Pelletier
  anne-marie.pelletier@tpsgc-pwgsc.gc.ca

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4. Services de sécurité pour le cabinet du/de la ministre

Conformément au document Un gouvernement responsable : Guide du ministre et du ministre d'État, les sous-ministres rendent compte à leur ministre respectif de la sécurité des employés du ministère, de l'information, des installations et des autres biens.

Services ministériels de sécurité le cabinet du/de la ministre et pour son personnel exonéré

1. Sécurité personnelle du/de la ministre
   • La GRC informe le/la ministre des précautions à prendre pour assurer sa sécurité. En cas de menace précise, la GRC peut offrir de l'aide supplémentaire (garde rapprochée).
   • Le BCP a vérifié un décret et offert une séance d'information en matière de sécurité avant la nomination du président.
2. Sécurité du personnel du cabinet du/de la ministre
   • Le ministère traite la cote de sécurité (Secret) de tous les membres du personnel exonéré avant leur nomination.
   • L'agente ministérielle de la sécurité (AMS) offre une séance d'information en matière de sécurité au président et à son personnel exonéré.
   • Un laissez-passer pour la Chambre des communes est délivré s'il y a lieu aux membres du personnel exonéré du cabinet du président.
3. Accès contrôlé au cabinet du/de la ministre
   • Le cabinet du/de la ministre est une zone fermée sécurisée, avec lecteurs de cartes à toutes les portes d'entrée du périmètre. Un accès limité est accordé au personnel autorisé. Une caméra vidéo avec intercom est installée à l'entrée principale et permet à la personne à la réception de contrôler l'accès.
   • Des cartes d'accès seront remises à tous les membres du personnel exonéré.
   • Il y a des classeurs sécurisés pour ranger les documents secrets.
   • Des clés de bureau, des déchiqueteuses et des cadenas à combinaison pour les classeurs sécurisés sont fournis pour protéger les renseignements et les biens.
   • L'équipe de la sécurité de la TI et des communications électroniques installera un appareil téléphonique, un télécopieur et un appareil cellulaire (tous sécurisés) dans le cabinet du/de la ministre et à tout autre endroit, au besoin.

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5. Gestion des documents du cabinet du/de la ministre

La gestion de l'information au cabinet du président est régie par la section 10 des Politiques à l'intention des cabinets des ministres, qui fait en sorte que les documents du cabinet du ministre respectent la Politique du gouvernement du Canada sur la gestion de l'information.

Les documents du/de la ministre sont classés dans quatre catégories :

Ministériel

la correspondance du premier ministre et du BCP les documents opérationnels de son portefeuille les tâches officiellement confiées par le premier ministre, les communications entre ministres

Les documents institutionnels

les documents contrôlés par l'institution gouvernementale les dossiers concernant le mandat du ministère

les documents personnels ou politiques

les affaires de la circonscription du ministre le rôle du ministre comme membre du Parlement les affaires politiques du parti les délibérations du Cabinet et des comités

Les documents du Cabinet

les ordres du jour des réunions du Cabinet

les comptes rendus des réunions du Cabinet

les rapports de décisions du Cabinet

Il est recommandé que le/la ministre signe le protocole d'entente pour séparer les fichiers électroniques du cabinet du/de la ministre.

• Il est recommandé que les documents soient classés séparément dans les quatre catégories.

Votre personne-ressource principale est :

• Anne-Marie Pelletier
  anne-marie.pelletier@tpsgc-pwgsc.gc.ca

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6. Divulgation proactive des frais de voyage, d'accueil et des marchés

Conformément à la Politique sur la divulgation proactive du Conseil du Trésor, les ministres, les ministres d'État, les secrétaires parlementaires, tous les membres du personnel exonéré, les cadres supérieurs aux niveaux SM, SMA et équivalents, doivent divulguer trimestriellement tous leurs frais de voyage et d'accueil sur les sites Web ministériels. De plus, ils doivent déclarer tous les marchés de plus de 10 000 $ qui ont été conclus.

Voyage

• le nom du voyageur;
• l'objet du voyage;
• la période au cours de laquelle le voyage s'est déroulé et sa destination;
• les frais de transport;
• les frais d'hébergement;
• les frais de repas, les faux frais et d'autres dépenses;
• le coût total du voyage.

Accueil

• le nom du ministre et celui des membres de son personnel;
• la description de l'événement et la date;
• le nombre de personnes présentes;
• l'endroit où l'activité a eu lieu;
• le montant total des frais d'accueil.

Marchés

• le nom du fournisseur;
• la date d'attribution du marché;
• la description des travaux;
• la date de réalisation;
• la valeur du marché;
• le mécanisme d'approvisionnement utilisé.

Avant d'afficher les renseignements sur les frais de voyage, les frais d'accueil et les marchés, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada vérifie l'intégrité des données et s'assure que toutes les dépenses sont déclarées et que les exigences de la politique sont respectées.

Les contribuables canadiens peuvent avoir accès aux rapports de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada sur les frais de voyage, les frais d'accueil et les marchés sur le site Web public du ministère à la rubrique Transparence.

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7. Survol de la Loi sur le lobbying

Cette loi s'applique aux personnes qui sont rémunérées pour faire du lobbying. Les personnes qui en font bénévolement ne sont pas tenues de s'enregistrer comme lobbyistes.

La Loi sur le lobbying établit les obligations et les exigences en matière de déclaration des lobbyistes salariés qui communiquent avec des titulaires de charge publique désignée (TCPD) au nom d'une tierce partie.

La Loi sur le lobbying définit trois catégories de lobbyistes :

1. Lobbyiste-conseil
2. Lobbyiste salarié (personnes morales)
3. Lobbyiste salarié (organisations)

• La Loi sur le lobbying établit les obligations et les exigences de rendre compte pour les lobbyistes salariés (conseil et personne morale) qui communiquent avec des titulaires de charge publique désignée (TCPD) au nom d'un tiers.
• La Loi sur le lobbying établit les règles en ce qui a trait aux ex-TCPD, y compris une interdiction d'après-mandat de faire du lobbying pour une période de cinq ans. Il est interdit à ces individus de :
  • travailler à titre de lobbyiste-conseil;
  • travailler comme lobbyiste salarié pour une organisation et d'exécuter des tâches de lobbying au nom de cette organisation, ou de
  • travailler comme lobbyiste salarié pour une entreprise si le lobbying constitue une part importante de leur travail.
• La Commissaire au lobbying est chargée d'informer les lobbyistes et les TCPD des obligations que leur impose la Loi. Le Commissariat offre des séances d'information adaptées aux besoin des diverses personnes concernées

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8. Survol de la Loi sur les conflits d'intérêts

Aux fins de la Loi sur les conflits d'intérêt, un titulaire de charge publique se trouve en situation de conflit d'intérêts lorsqu'il exerce un pouvoir officiel ou une fonction officielle qui lui fournit la possibilité de favoriser son intérêt personnel ou celui d'un parent ou d'un ami ou de favoriser de façon irrégulière celui de toute autre personne.

• Les titulaires de charge publique (dont les ministres, les ministres d'État, les secrétaires parlementaires, le personnel ministériel et les conseillers, et la plupart des personnes nommées par décret) sont assujettis aux obligations de la Loi qui prévoit qu'ils doivent éviter de se trouver en situation de conflit d'intérêts lorsqu'ils exercent un pouvoir officiel ou une fonction officielle qui leur fournit la possibilité de favoriser leur intérêt personnel ou celui d'un parent ou d'un ami ou de favoriser de façon irrégulière celui de tout autre personne.

• De plus, ils doivent s'abstenir de toute prise de décision qui pourrait les placer dans une situation de conflit d'intérêts (conformément à l'article 21). Ils sont également assujettis aux règles d'après-mandat aux articles 33 et 34, règles leur interdisant de tirer un « avantage indu » de leurs anciens postes, d'agir « relativement à une instance, une opération, une négociation ou une autre affaire » pour laquelle ils ont agi précédemment ou conseillé la Couronne, et de prodiguer des conseils aux clients et employeurs en s'appuyant sur des renseignements obtenus par leurs fonctions qui ne sont pas accessibles au public. Ces restrictions d'après-mandat ne sont assorties d'aucune limite de temps.

• La Loi impose également des exigences strictes en matière de rapports aux titulaires de charges publiques désignés, lesquels doivent présenter des rapports confidentiels au commissaire aux conflits d'intérêts et à l'éthique afin d'assurer qu'ils s'acquittent de leurs obligations législatives.