Services offerts au cabinet du/de la Ministre

Communications

Les services de communication vous sont fournis par l'intermédiaire de l'agent de liaison des communications ministérielles, responsable de la coordination des événements et des annonces du Ministère. Il participe à des réunions hebdomadaires avec votre directeur des communications pour discuter des événements à venir ainsi que des annonces et des enjeux liés aux communications et pour obtenir conseils et approbations concernant les produits et les activités de communication.

Processus relatif aux événements et aux annonces du ministère

Votre directeur des communications informe l'agent de liaison des communications ministérielles des annonces ou des événements d'intérêt selon un calendrier des activités de communications proposées. La direction générale des communications rédige ensuite une proposition d'événement à faire approuver par votre directeur des communications. Elle travaille en étroite collaboration avec ce dernier tout au long du processus de planification d'événement, de la logistique aux produits de communication (discours, scénario général, communiqué de presse, etc.) en vue de répondre à ses attentes.

La direction générale des communications organise des réunions de planification d'événement ainsi que des visites de lieux d'événements, en plus de confirmer la logistique et d'élaborer des produits de communication. Elle collabore également avec les directions générales et les régions du ministère à l'élaboration de ces produits et à l'obtention de l'approbation ministérielle avant celle de votre directeur des communications. Finalement, elle offre du soutien sur place lors des événements, notamment par la rédaction de notes d'information à votre intention et à celle de l'équipe des relations avec les médias.

Relations avec les médias

Le Bureau des relations avec les médias est le point de contact ministériel pour les demandes de renseignements des médias. Chaque région a également ses propres équipes des relations avec les médias pour traiter les appels des médias au sujet des enjeux régionaux. Le Bureau reçoit les appels des médias, coordonne les réponses et tente d'obtenir les approbations, notamment de votre directeur des communications.

En outre, le Bureau :

  • envoie les coupures de presse par courriel à 6 h et à 8 h 30;
  • envoie trois rapports par jour (matin, midi et après-midi) par courriel aux cadres supérieurs du Ministère afin de les informer des demandes de renseignements des médias en attente;
  • surveille les nouvelles (dans les journaux et sur le Web) et en fait rapport de 5 h à 18 h, de même que pendant les événements importants pour le Ministère;
  • fournit des aperçus des médias, au besoin.

Participation de la haute direction

Le directeur général des communications rencontre quotidiennement le sous-ministre et organise des rencontres bilatérales hebdomadaires avec votre directeur des communications.

En outre, tous les dirigeants de la direction générale des communications communiquent directement et régulièrement avec votre directeur des communications. Qu'il soit question de conseils stratégiques ou d'un échange de points de vue au sujet d'événements, de produits, du Web ou de la gestion d'enjeux, la direction générale encourage des rapports étroits en vue de garantir le meilleur soutien possible pour vous et votre cabinet.

Accès à l'information

La Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels accordent aux individus un droit légal de demander et d'avoir accès aux documents du gouvernement fédéral.

Autrement dit, les gens peuvent faire une demande d'accès à tout document (des rapports, des notes, des courriels, etc.) conservé par les ministères, notamment Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Il importe de préciser que le cabinet du ministre ne fait pas partie de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada dans le cadre de la Loi sur l'accès à l'information. Par conséquent, les documents qui sont conservés exclusivement au cabinet du/de la Ministre ne sont généralement pas visés par la Loi (p. ex. les documents relatifs au travail de circonscription). Cependant, certains documents conservés par le cabinet d'un ministre peuvent être visés par la Loi s'ils ont trait aux affaires ministérielles et s'il est raisonnable pour un haut fonctionnaire du ministère d'en faire la demande (p. ex. une note d'information sur la mise en œuvre d'un programme ministériel).

Le Ministère est responsable de l'administration et de l'application de la Loi sur l'accès à l'information, des règlements pris en vertu de cette loi et des politiques connexes. Pour l'application de la Loi, le/la Ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux est désigné comme le responsable de l'institution fédérale.

Les ministres délèguent traditionnellement cette fonction à des fonctionnaires du Ministère afin de faciliter la conformité et d'améliorer l'efficacité et l'uniformité de l'application de la législation.

À l'heure actuelle, le plein exercice du pouvoir accordé en vertu de la Loi est réservé aux titulaires des postes suivants : le sous-ministre, le sous-ministre délégué, le sous-ministre adjoint, la Direction générale des politiques, de la planification et des communications, la directrice générale des Services ministériels et de l'accès à l'information, ainsi que le directeur général et les quatre gestionnaires de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels. À titre informatif, au cours du dernier exercice, le Ministère a reçu 691 demandes officielles ainsi que 178 demandes non officielles en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

Afin de tenir la haute direction (notamment votre cabinet) bien informée – particulièrement des questions de nature délicate relatives à la communication de documents à la suite de demandes d'accès à l'information – un rapport est envoyé par courriel chaque jeudi. De plus, des spécialistes des communications aident à la rédaction de produits de communication en préparation de la communication des documents portant sur des questions de nature délicate.

Les personnes qui ont présenté une demande d'accès à l'information peuvent soumettre une plainte au commissaire à l'information si elles croient que le Ministère n'a pas respecté leurs droits aux termes de la Loi (p. ex. en dépassant le délai de réponse prescrit de 30 jours). Le commissaire à l'information est nommé par le Parlement et relève directement de celui-ci. Son rôle est de surveiller de façon indépendante les pratiques d'accès à l'information du gouvernement.

Il dépose au Parlement un rapport annuel sur les plaintes, les enjeux et les tendances émanant de l'ensemble de la fonction publique.

Par le passé, une séance d'information sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels était organisée pour les nouveaux membres du personnel ministériel. Les spécialistes du Ministère pourront organiser une telle séance d'information pour vous et votre personnel, si vous le souhaitez.

Le texte intégral de la Loi sur l'accès à l'information.

Protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels accorde aux gens un droit légal de demander et d'avoir accès à leurs renseignements personnels contenus dans les documents du gouvernement fédéral (p. ex. un employé peut demander une copie de son dossier de paye). Il importe de préciser que la Loi prévoit des restrictions (moment, procédure et motif) quant à l'aptitude des ministères à recueillir, à utiliser et à divulguer de tels renseignements. Elle exige également des institutions gouvernementales qu'elles mettent des mesures de contrôle en place pour assurer la protection des renseignements personnels.

Le Ministère est responsable de l'administration et de l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, des règlements pris en vertu de cette loi et des politiques connexes. Pour l'application de la Loi, le/la Ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux est désigné comme le responsable de l'institution fédérale. Les ministres délèguent traditionnellement cette fonction à des fonctionnaires du Ministère afin de faciliter la conformité et d'améliorer l'efficacité et l'uniformité de l'application de la législation.

À l'heure actuelle, le plein exercice du pouvoir accordé en vertu de la Loi est réservé aux titulaires des postes suivants : le sous-ministre, le sous-ministre délégué, le sous-ministre adjoint de la Direction générale des politiques, de la planification et des communications et la directrice générale des Services ministériels et de l'accès à l'information (qui est également chef de la protection des renseignements personnels du Ministère). Le directeur et les quatre gestionnaires de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels détiennent la presque totalité des pouvoirs délégués en vertu de la Loi; toutefois, ils ne sont pas habilités à approuver la divulgation sans consentement de renseignements personnels. À titre informatif, au cours du dernier exercice, le Ministère a reçu 166 demandes officielles en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les personnes qui ont présenté une demande de protection des renseignements personnels peuvent soumettre une plainte au commissaire à l'information si elles croient que le Ministère n'a pas respecté leurs droits aux termes de la Loi (p. ex. en dépassant le délai de réponse prescrit de 30 jours). Le commissaire à la protection de la vie privée est nommé par le Parlement et relève directement de celui-ci. Son rôle est de surveiller de façon indépendante les pratiques de protection des renseignements personnels du gouvernement. Il dépose au Parlement un rapport annuel sur les plaintes, les violations de la Loi, les enjeux et les tendances émanant de l'ensemble de la fonction publique.

Par le passé, une séance d'information sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels était organisée pour les nouveaux membres du personnel ministériel. Les spécialistes du Ministère pourront organiser une telle séance d'information pour vous et votre personnel, si vous le souhaitez.

Le texte intégral de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

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Accès à l'information et protection des renseignements personnels

 

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Objectif

  • Fournir un aperçu de vos responsabilités en tant que ministre en ce qui concerne l'application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le cadre de votre mandat, tout en mettant l'accent sur ce qui suit :
    • fonctionnement des lois;
    • procédures et pratiques ministérielles;
    • exigences en matière d'établissement de rapports.

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Principes fondamentaux

  • La Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels établissent les droits légaux pour les citoyens canadiens, les résidents permanents et les sociétés de demander et d'obtenir un accès aux documents du gouvernement fédéral, tout en protégeant la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels de nature délicate.
  • Les auteurs d'une demande peuvent demander à obtenir n'importe quel document (rapport, notes, courriels, etc.) détenu par une institution fédérale, ainsi que les renseignements personnels qui les concernent (un employé peut demander par exemple à obtenir une copie de son dossier de la paye).
  • La Loi sur la protection des renseignements personnels renferme également des normes concernant le traitement et la protection des renseignements personnels qui sont recueillis par des institutions fédérales.

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Loi sur l'accès à l'information

  • Adoptée en 1983, la Loi sur l'accès à l'information donne aux Canadiens le droit légal de demander un accès à des renseignements détenus par des institutions fédérales.
  • La Loi défend l'important intérêt public de renforcement de la reddition de comptes par le gouvernement à ses citoyens.
  • Principe fondamental : Les renseignements du gouvernement doivent être accessibles aux Canadiens, sous réserve d'exceptions limitées et précises.
  • La Loi a créé la fonction d'ombudsman indépendant, le Commissaire à l'information, qui est chargé de surveiller le respect de la Loi.

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Loi sur la protection des renseignements personnels

  • Adoptée également en 1983, la Loi sur la protection des renseignements personnels protège la confidentialité des renseignements personnels concernant les particuliers que détiennent les institutions fédérales.
  • La Loi a créé la fonction d'ombudsman indépendant, soit celui de Commissaire à la protection de la vie privée, qui est chargé de surveiller le respect de la Loi.
  • La confiance dont les Canadiens témoignent envers le gouvernement pour ce qui est de la collecte, de l'utilisation et de la protection de leurs renseignements personnels est un élément clé de leurs interactions avec le gouvernement et de l'adoption de nouveaux services.

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Rôles et responsabilités

  • Le président du Conseil du Trésor du Canada a la responsabilité globale de l'application de ces deux lois à l'échelle du gouvernement.
  • En tant que ministre, vous êtes responsable de l'application de ces lois dans le cadre de votre mandat, en votre qualité de « responsable » de l'institution aux termes de chacun de ces textes législatifs.

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Accès à des documents que détient le cabinet d'un ministre

  • Actuellement, la Loi sur l'accès à l'information s'applique uniquement aux documents « qui relèvent » d'une institution fédérale.
    • Généralement, cela désigne la possession matérielle, mais la Loi peut s'appliquer également aux documents détenus ailleurs pour le compte d'une institution (par exemple, par des consultants ou fournisseurs de services à contrat).
  • Actuellement, la Loi ne s'applique généralement pas aux documents détenus dans le cabinet d'un ministre parce que le cabinet ne fait pas partie du ministère.
  • Cependant, selon les décisions rendues par les tribunaux, les documents se trouvant dans le cabinet d'un ministre sont considérés comme « relevant » du ministère
    1. s'ils concernent une question ministérielle; et
    2. s'il serait raisonnable pour un cadre supérieur du ministère d'en faire la demande.
    Ainsi, dans certaines circonstances, la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels demandera au cabinet du ministre de trouver certains documents en réponse à une demande.

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Délégation

  • Traditionnellement, les ministres délèguent leurs obligations liées à l'application de  la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels à des agents ou employés de l'institution.
  • En vertu de l'ordonnance de délégation en vigueur dans le ministère des Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada, l'exercice des pleins pouvoirs aux termes des deux lois est limité aux postes suivants :
    • Sous-ministre, sous-ministre délégué, sous-ministre adjoint de la Direction générale des politiques, planification et communications et le directeur général des Services ministériels et de l'accès à l'information : COMPLÈTE
    • Directeur et Gestionnaires de l'Accès à l'information et la protection des renseignements personnels : COMPLÈTE, sauf pour 8(2)m) de la la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Si le/la ministre ne signe pas une ordonnance de délégation, l'alinéa 24(2)d) de la Loi d'interprétation autorise les employés de la fonction publique qui travaillent dans l'institution à remplir les obligations.
  • Étant donné que le cabinet d'un ministre est considéré comme distinct de l'institution fédérale, le personnel exonéré du ministre n'est pas considéré comme étant des employés ou agents de l'institution et par conséquent, ne peuvent détenir des pouvoirs délégués aux termes des lois actuelles.

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Processus de l'AIPRP et délais prescrits

jours civils, la longue description suit l'image

Longue description : Jours civils

0 -- 10 -- 20 -- 30** Les instiutions disposent de 30 jours civils pour répondre à une demande. Le délai peut être prorogé s'il y a un grand volume de documents à chercher ou s'il faut consulter des tiers.

  • Réception de la demande d'accès
    • Rencontre hebdomadaire des Communications avec le BSM, les Affaires parlementaires et les représentants des directions générales
  • Rechereche des documents part la direction générale (10 jours civils)
    • Examen des documents et approbation par l'AIPRP (14-16 jours civils + prorogation)
      • Notification à la haute direction (4 jours ouvrables)
        • Divulgation de l'information demandée

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Enquêtes des commissaires

  • Une personne qui n'est pas satisfaite de la réponse de l'institution à sa demande de renseignements gouvernementaux ou personnels peut déposer une plainte auprès du Commissaire à l'information ou auprès du Commissaire à la protection de la vie privée.
  • Des représentants du ministère et le ministre peuvent être appelés à témoigner durant une enquête.
  • Après l'enquête, les commissaires peuvent recommander la divulgation d'un document et, si cette recommandation n'est pas suivie, peuvent demander à la Cour fédérale du Canada (avec le consentement de l'auteur de la demande) de procéder à un contrôle judiciaire de la décision de l'institution de ne pas divulguer le document.

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Infractions

Entrave au droit d'accès (art. 67.1 de la LAI)

  • Nul ne peut, dans l'intention d'entraver le droit d'accès prévu par la présente loi :
    • détruire, tronquer ou modifier un document;
    • falsifier un document ou faire un faux document;
    • cacher un document;
    • ordonner, proposer, conseiller ou amener de n'importe quelle façon une autre personne à commettre un acte visé aux alinéas ci-dessus.
  • Quiconque est reconnu coupable de ces infractions est passible soit d'une peine d'emprisonnement maximale de deux ans, soit d'une amende maximale de 10 000 $; une période d'emprisonnement maximale de six mois et/ou une amende maximale de 5 000 $ peut être imposée sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire.

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Atteintes substantielles à la vie privée

  • La Loi sur la protection des renseignements personnels oblige toutes les institutions à s'assurer que les renseignements personnels qui relèvent d'elles sont protégés.
  • La Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée oblige les responsables des institutions fédérales ou leurs délégués à établir des plans et procédures en réponse aux possibles atteintes à la vie privée, ce qui comprend l'obligation de signaler les atteintes substantielles à la vie privée.
    • Une atteinte qui est substantielle en est une qui concerne des renseignements personnels sensibles lorsqu'il serait raisonnable de penser que cette atteinte pourrait raisonnablement causer un dommage ou un préjudice grave à une personne.
  • Les institutions doivent :
    • signaler les atteintes substantielles à la vie privée au Secrétariat du Conseil du Trésor et au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada;
    • déterminer les mesures de suivi à prendre à la suite d'une évaluation du risque.

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Établissement de rapports

  • Les institutions fédérales sont obligées par la loi (article 72 des deux lois) de publier des rapports annuels qui décrivent les activités annuelles entourant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels de chaque institution.
    • Ces rapports doivent préciser le nombre de demandes reçues et de pages traitées, les mesures prises en réponse aux demandes, les temps de réponse et les exceptions invoquées.
    • Les rapports doivent être déposés devant chacune des chambres du Parlement dans les trois mois qui suivent la fin de l'exercice financier ou sinon durant n'importe lequel des 15 prochains jours de séance.
  • Les institutions doivent également mettre à jour annuellement un catalogue d'information en ligne (« Info Source ») décrivant leurs programmes et fonctions, les renseignements qu'ils détiennent (y compris les renseignements personnels) et les coordonnées du service auquel on peut s'adresser pour présenter une demande d'accès à des renseignements détenus par le gouvernement.

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Conclusion

  • Le processus de l'Accès à l'information et la protection des renseignements personnels du Ministère veille à ce que :
    • le cabinet du/de la ministre soit informé des demandes d'accès à l'information qui pourraient nécessiter des produits de communications;
    • le Ministère maintienne un haut taux de rendement pour répondre aux demandes d'Accès à l'information et la protection des renseignements personnels;
    • les renseignements personnels soient recueillis, utilisés, protégés et divulgués conformément aux principes de la Loi et aux politiques connexes;
    • les rapports annuels au Parlement et la mise à jour de l'Info Source soient préparés selon les exigences de la Loi et du Secrétariat du Conseil du trésor; et,
    • les employés du Ministère connaissent leurs obligations et responsabilités en vertu des lois.

Breffage, correspondance et gouvernance

À titre de ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux, vous recevrez de diverses façons de l'information qui vous aidera à jouer votre rôle, notamment : 1) du breffage en personne ou par écrit; 2) des lettres et de la correspondance électronique (y compris celle relative à la gestion de la distribution des drapeaux de la Colline du Parlement; 3) des réunions et des comités structurés (c'est-à-dire, de la gouvernance).

Breffages

Aux fins de prise de décisions, le sous-ministre vous fournira régulièrement des renseignements et des recommandations sous forme de notes, de dossiers de présentation ou de graphiques portant sur l'état des activités et des programmes ministériels. Par l'intermédiaire du bureau du sous-ministre, le Ministère vous appuiera dans votre rôle de décideur en vous offrant des notes d'information claires, opportunes et probantes. L'adjoint ministériel vous aidera en ce qui concerne toute mesure de suivi que vous ou votre personnel jugez nécessaire.

Correspondance

Les services de correspondance ministérielle comprennent la gestion des communications provenant de l'extérieur du Ministère, y compris les lettres et les courriels envoyés au compte de messagerie du Ministère (minister@tpsgc-pwgsc.gc.ca). Depuis votre assermentation, vous avez reçu de la correspondance de la part de citoyens, d'intervenants et de personnes de marque (par exemple, des représentants élus de tous les ordres de gouvernement, des sénateurs, des chefs de sociétés d'État, des chefs autochtones). À titre de référence, en 2014–2015, votre prédécesseur a reçu 218 mémoires et 198 lettres à signer. De plus, 215 lettres et courriels de réponse ont été signés au nom du/de la Ministre par les sous-ministres adjoints. Ces lettres et ces courriels comprennent aussi les demandes de renseignements adressées à votre personnel par le Parlement.

Le Ministère apportera son aide des façons suivantes :

  • nous enregistrerons les documents ministériels aux fins de suivi et de production de rapports;
  • nous recevrons et enregistrerons le courrier vous étant adressé au Ministère et à votre bureau de la Colline du Parlement, nous offrirons des services de messager entre la Colline du Parlement et d'autres destinations locales et vous disposerez d'un deuxième chauffeur, au besoin;
  • nous transmettrons votre correspondance non ministérielle, comme du courrier de nature personnelle ou politique, à la personne-ressource désignée de votre bureau;
  • nous rédigerons des ébauches de réponse de grande qualité et proposerons des recommandations relatives à l'examen et à l'approbation de diverses correspondances, dont des lettres de remerciement.

À titre de ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux, vous recevrez des demandes uniques par correspondance. Dans le cadre de l'initiative des drapeaux de la Colline du Parlement, les drapeaux ayant orné la Tour de la Paix, l'édifice de l'Est et l'édifice de l'Ouest sont remis aux personnes du grand public en ayant fait la demande à l'échelle du pays. Puisque vous êtes le gardien de la Cité parlementaire, le Ministère gère ce service très populaire en votre nom, de même que la remise aux dignitaires des drapeaux de la Tour de la Paix.

Gouvernance

Durant votre mandat, vous participerez (parfois à titre de président) à de nombreux comités et groupes de travail ainsi qu'à des réunions bilatérales avec le sous-ministre et avec vos employés respectifs. Nous vous aiderons en vous fournissant des documents ministériels d'information et en vous offrant des services de planification, d'administration, de coordination, de communication et de logistique pour toute réunion à laquelle vous prendrez part à titre de ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux. En outre, nous appuierons au besoin votre secrétaire parlementaire dans son travail consistant à vous soutenir dans vos fonctions au sein du Parlement.

Voici deux réunions régulières que nous vous suggérons pour vous et votre personnel :

  • une réunion hebdomadaire avec le sous-ministre afin de discuter des principaux dossiers opérationnels et problèmes du Ministère avec le sous-ministre, votre personnel et de hauts fonctionnaires;
  • une réunion hebdomadaire sur les activités à venir en compagnie du sous-ministre et du sous-ministre délégué, de votre personnel et de hauts fonctionnaires afin de discuter des importantes activités opérationnelles à venir qui relèvent du mandat du Ministère. Ces activités comprennent les mémoires au Cabinet, les présentations au Conseil du Trésor, les activités de programme relatives à la société civile et les activités de communication à venir.

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Soutien au Ministre : Fournir conseils et information

Correspondance et documents d'information

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Aperçu

Un volume important de correspondance et de documents d'information est acheminé au cabinet du/de la ministre. Au total, en 2014-2015, 6496 lettres et courriels et 218 notes à la ministre ont été traités.

Correspondance

  • Lettres du premier ministre et de collègues du Cabinet
  • Correspondance de députés soulevant les préoccupations de leurs commettants
  • Correspondance d'intervenants sur des sujets liés aux mandats du ministre, du Ministère et d'autres ministères
  • Correspondance d'agents du Parlement, de sénateurs, de premiers ministres et ministres provinciaux, de maires, du vérificateur général et du commissaire aux langues officielles
  • Invitations à des réunions et des événements et lettres de félicitations
  • Demandes de drapeaux ayant flottés sur la Colline du Parlement

Documents d'information ministériels

  • Notes qui fournissent des conseils du Ministère pour aider le Ministre à remplir son mandat
  • Divers rapports et documents de communication pour fins de considération du ministre
  • Notes qui fournissent de l'information ou de la documentation en réponse à une demande du cabinet du ministre
  • Notes pour appuyer le ministre dans son rôle à une réunion ou à un événement

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Correspondance adressée au/à la ministre

Reçue à la salle de courrier ou remises au Ministère par le cabinet du/de la ministre

  • Le courrier est ouvert par l'Unité de la correspondance ministérielle, daté, traité et enregistré selon le niveau de délégation et les normes établies de concert avec le cabinet du ministre.

et

Reçue dans le compte courriel générique du/de la ministre (ou transmis par le bureau de la Colline)

  • L'Unité de la correspondance ministérielle surveille le compte courriel du/de la ministre à des fins de traitement et de suivi (les pourriels sont supprimés).

Toutes les invitations et le courrier personnel et politique sont transmis au cabinet du ministre.

  • La correspondance est assignée à une direction générale au sein du Ministère pour préparer une ébauche de réponse ou à titre d'information.
  • La correspondance qui ne relève pas du mandat du Ministère est réacheminée au ministère concerné.

Des copies sont apportées chaque jour au cabinet du ministre.

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Documents d'information

Le/la ministre ou le cabinet du/de la ministre demande un document d'information

Le Ministère prend l'initiative de fournir des documents d'information sur des sujets qui font partie du mandat du/de la ministre

Le Ministère prépare des documents d'information, en fait le suivi et le contrôle de la qualité avant de les remettre au/à la ministre pour fins de considération

Les notes sont en général de deux types :

  1. Décision
    • Recommander au/à la ministre de signer une lettre ou un document à approuver
    • Solliciter une décision ou l'approbation du/de la ministre
  2. Information
    • Fournir de l'information contextuelle sur les activités du Ministère et la correspondance reçue
    • Aider le/la ministre à remplir son rôle à titre d'orateur ou de participant lors d'une prochaine réunion ou à une activité

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Savoir-faire à l'appui du ministre

Meilleurs conseils

Les documents d'information et les réponses proposées à la correspondance constituent les meilleurs conseils du Ministère et sont approuvées par le sous-ministre.

Par l'entremise de l'adjointe ministérielle

Tous les documents d'information et les réponses à la correspondance adressée au/à la ministre que traite l'Unité de la correspondance ministérielle sont transmis au cabinet du/de la ministre par l'entremise de l'adjointe ministériel. Toutes les questions de suivi ou les demandes de complément d'information verbale doivent être acheminées par l'intermédiaire de l'adjointe ministérielle.

Contrôle de la qualité et tenue des dossiers

L'Unité de la correspondance ministérielle effectue le contrôle de la qualité et s'occupe de la tenue des dossiers (classement et archivage), et veille au respect des politiques de gestion de l'information du Ministère et du gouvernement du Canada.

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Sujets de discussion

  1. Les préférences du/de la ministre en matière de format et de style de communication, y compris :
    • le format des réponses
    • le type de formulation
    • le bloc de signature
    • les dossiers d'acheminement
    • les normes de service et les échéances
  2. En raison du volume de dossiers et d'autres considérations, le/la ministre peut déléguer la responsabilité de répondre à la correspondance liée à, notamment :
    • des questions ou des préoccupations du grand public et de compagnies sur des enjeux de routine ou des sujets techniques (pensions et avantages sociaux, cote de sécurité), en les déléguant à des représentants du Ministère
    • des sujets ou des questions qui ne relèvent pas du mandat du Ministère, en les réacheminant aux ministères et agences concernés

Bureaux régionaux des ministres

À titre de ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux, il vous incombe d'offrir le programme des bureaux régionaux des ministres. Les bureaux régionaux des ministres offrent des locaux partagés et sécuritaires aux hauts fonctionnaires chargés d'affaires gouvernementales hors de la région de la capitale nationale et ayant de ce fait besoin d'un soutien administratif et logistique.

Ces bureaux ne visent pas à reproduire les fonctions des bureaux de circonscription ou d'autres services de soutien offerts par la Chambre des communes. Ils sont mis en place à l'intention du Premier ministre, des ministres et de leur personnel.

On compte actuellement seize bureaux en activité partout au pays, moyennant un coût annuel d'environ sept millions de dollars pour le Ministère. Ces bureaux sont situés à : Whitehorse, Vancouver, Yellowknife, Edmonton, Calgary, Regina, Winnipeg, Kitchener, Toronto, Montréal, Iqaluit, Québec, Fredericton, Charlottetown, Halifax et St. John's.

Aperçu

Le Bureau du Conseil privé oriente le programme des bureaux régionaux des ministres quant aux offres de services, aux exigences relatives à la sécurité et à l'application uniforme de la politique.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada doit assurer la gestion du programme et de ses activités, la construction et l'aménagement des bureaux ainsi que l'établissement et le maintien des services fournis à ses clients.

Votre chef de cabinet agit à titre d'intermédiaire auprès d'autres bureaux des ministres en assurant la réception des demandes de renseignements au sujet du programme et la transmission des réponses.

La directrice générale, Services ministériels et accès à l'information, est la personne-ressource du/de la Ministre en ce qui a trait à l'application du programme et au traitement des demandes de renseignements adressées à votre chef de cabinet.

Le Ministère vous prête son appui à l'égard du programme des bureaux régionaux des ministres.

Des responsabilités régionales sont attribuées à certains ministres. Ces derniers ont la possibilité d'employer à temps plein du personnel exonéré dans les bureaux régionaux des ministres. La directrice générale, Services ministériels et accès à l'information, signe un protocole d'entente avec le chef de cabinet du/de la Ministre souhaitant employer du personnel exonéré. Cette entente fixe les modalités des services offerts dans les cabinets.

Politiques et codes

Les Politiques à l'intention des cabinets des ministres, le document de référence du Conseil du Trésor en ce qui a trait au programme.

Appuyer le/la Ministre au Cabinet et au Conseil du Trésor

C'est le Premier ministre qui détermine la structure et la composition des comités du Cabinet. Le Ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux fait toujours partie du Cabinet plénier, qui se réunit normalement tous les mois. Les comités du Cabinet se réunissent traditionnellement toutes les semaines pendant les périodes où siège le Parlement. Jusqu'à maintenant, les décisions prises par les comités du Cabinet sont examinées et ratifiées par le Comité du Cabinet chargé des priorités et de la planification que préside le Premier ministre. La récente structure des comités du Cabinet était la suivante : Priorités et planification, Prospérité économique, Opérations, Affaires sociales, Affaires étrangères et sécurité. Au cours des dernières années, le/la Ministre a, à diverses reprises, été membre du Comité chargé des priorités et de la planification, du Comité chargé de prospérité économique et du Comité sur les opérations.

Les comités du Cabinet étudient les propositions déposées par un ministre dans le cadre de son mandat. Les propositions (mémoires au Cabinet, présentations, aide-mémoire) sont déposées dans le but :

  • de proposer une nouvelle politique ou initiative;
  • de mettre en œuvre les priorités annoncées dans le discours du Trône ou le budget ou qui suivent une demande du Premier ministre;
  • de proposer des changements de fond à un programme ou à une politique;
  • de faire une proposition qui déborde sur les responsabilités d'autres ministres ou administrations, ou qui peut être controversée;
  • de faire approuver des propositions législatives;
  • de répondre à un comité parlementaire ou de réagir à un projet de loi ou à une motion d'initiative parlementaire.

Le ministre parraine également des présentations au Conseil du Trésor (près de 50 à 70 chaque année). Document officiel destiné au Cabinet, une présentation au Conseil du Trésor vise à obtenir des pouvoirs ou des autorisations précis du Conseil du Trésor. En règle générale, elle vise à faire autoriser la mise en œuvre d'un programme ou d'un projet ou la réalisation d'un approvisionnement d'envergure en appui aux activités du gouvernement. L'objectif du processus de présentation consiste à s'assurer que les initiatives cadrent avec les priorités du gouvernement du Canada et qu'elles sont conçues, mises en œuvre et réalisées de manière à obtenir les résultats escomptés tout en optimisant les ressources. Les types d'autorisation les plus fréquemment demandés au Conseil du Trésor sont les suivants :

  • autorisation d'affecter des ressources déjà approuvées par un autre comité du Cabinet ou prévues dans un budget fédéral;
  • autorisation de conclure un marché dont la valeur dépasse les pouvoirs d'approbation du ministère;
  • autorisation de mener à bien une initiative qui dépasse les pouvoirs existants d'un ministre;
  • autorisation d'être exempté d'une politique du Conseil du Trésor ou de se soustraire à l'application d'une directive du Conseil du Trésor;
  • approbation d'un plan d'activité, d'un plan d'investissements ou du plan d'affaires et des budgets de fonctionnement et d'immobilisations d'une société d'État;
  • recommandation de l'approbation d'un décret.

Soutien au Cabinet

Afin de faciliter vos présentations au Cabinet, le personnel du Ministère prépare les documents destinés au Cabinet, ainsi que des questions et réponses et des notes d'allocution. Le Ministère vous soutient également dans votre participation aux discussions des comités du Cabinet en vous fournissant des notes d'information qui résument les présentations à l'ordre du jour et une analyse des répercussions possibles sur Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. En outre, le Ministère fait également le suivi des documents du Cabinet destinés à la majorité des autres comités du Cabinet afin d'être au fait des changements survenant dans l'ensemble du gouvernement et de savoir quelles propositions au Cabinet sont susceptibles d'avoir une incidence sur votre portefeuille.

En préparation de votre présentation à un comité du Cabinet, le Ministère :

  • coordonnera l'élaboration de notes d'allocution, de questions et réponses et de documents d'information pour votre présentation, et ce, dans les deux langues officielles;
  • s'assurera qu'un haut fonctionnaire vous accompagne à la réunion du comité afin de répondre à des questions précises, le cas échéant;
  • affectera un fonctionnaire du Ministère à la gestion de la projection électronique de la présentation.

Soutien au Conseil du Trésor

Le personnel du Ministère vous aide en gérant les relations avec le Secrétariat du Conseil du Trésor et d'autres intervenants en vue de préparer des présentations exhaustives, opportunes et de grande qualité. Le Ministère s'assure également du respect de toutes les conditions liées aux décisions du Conseil du Trésor.

Affaires parlementaires

L'Unité des affaires parlementaires assure la coordination des activités de votre portefeuille au Parlement en votre qualité de ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux. Elle prodigue également des conseils à cet égard. De plus, elle collabore étroitement et régulièrement avec votre cabinet pour offrir une aide opportune dans les domaines suivants :

Période de questions

Pour vous aider à vous préparer à la période de questions, l'Unité des affaires parlementaires :

  • communique quotidiennement avec votre personnel pour passer en revue et cerner les questions qui pourraient être soulevées;
  • coordonne la préparation des notes nouvelles ou révisées pour la période de questions et remet les versions approuvées à votre cabinet entre 11 h et 11 h 30 du lundi au jeudi et à 10 h le vendredi;
  • suit la période de questions de façon à rendre compte des questions soulevées et à assurer le suivi;
  • organise la préparation des discours pour les débats d'ajournement, aussi appelés les « fins de séance ».

Comités parlementaires (Chambre des communes et sénat)

L'Unité des affaires parlementaires suit principalement les travaux des deux comités qui présentent le plus souvent un intérêt pour Travaux publics et Services gouvernementaux Canada : le Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires et le Comité permanent des comptes publics. Ils doivent tous deux être présidés par des membres de l'Opposition officielle. Au besoin, les travaux d'autres comités parlementaires sont aussi suivis.

Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires de la Chambre des communes

Ce comité a pour principal mandat d'examiner :

  • l'efficacité des activités de l'administration fédérale;
  • les budgets des dépenses des ministères et des organismes centraux;
  • la présentation et le contenu de tous les documents budgétaires;
  • les mandats interministériels, notamment les programmes relevant de plus d'un ministère ou organisme;
  • les nouvelles technologies de l'information et de la communication adoptées par le gouvernement;
  • les programmes législatifs, les dépenses fiscales, les garanties d'emprunt, les fonds de prévoyance et les fondations privées qui reçoivent la plus grande partie de leurs fonds du gouvernement du Canada.

Le Comité est aussi chargé de mener des études relatives à une liste précise d'organisations gouvernementales qui assurent des fonctions centralisées, comme Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Comité permanent des Comptes publics de la Chambre des communes

Ce comité est responsable de superviser les activités du vérificateur général du Canada. Par conséquent, il examine les diverses vérifications effectuées par le vérificateur général et présente des rapports sur celles-ci. Son mandat consiste également à examiner les Comptes publics du Canada et d'autres questions pour lesquelles la Chambre des communes doit le consulter de temps à autre.

Pour vous aider à vous préparer en vue d'une présentation devant un comité permanent du Parlement, l'Unité des affaires parlementaires :

  • coordonne l'élaboration d'observations préliminaires et de documents d'information;
  • offre des conseils sur les procédures parlementaires;
  • prépare un rapport sommaire des délibérations du comité permanent et voit à coordonner, pour le Ministère, la production des documents déposés en réponse aux demandes d'information et aux motions du comité permanent.

Mesures législatives et affaires émanant des députés

Par le passé, le Ministère a présenté peu de mesures législatives. Toutefois, il arrive souvent que d'autres ministères et des députés présentent (par l'entremise de projets de loi ou de motions présentés par un député) des mesures législatives qui ont une incidence sur le portefeuille.

Afin de vous appuyer lorsque de telles mesures législatives sont présentées, l'Unité des affaires parlementaires coordonne l'élaboration de documents d'information et de produits de communication, organise des séances d'information destinées aux membres des comités permanents et aux autres députés et sénateurs intéressés, observe les lois présentant un intérêt et rend compte de celles-ci.

Débats parlementaires

Avec la collaboration de votre cabinet, le Ministère rédigera des discours et d'autres produits de communication en vue des débats à la Chambre des communes et au Sénat qui touchent des questions liées à votre portefeuille.

Demandes de renseignements parlementaires

Le Ministère vous suggérera des réponses pour tous les documents parlementaires. Lorsque vous aurez approuvé une réponse, l'Unité des affaires parlementaires veillera à ce qu'elle soit déposée ou fournie au Parlement de la façon appropriée et dans les délais prescrits.

Secrétaire parlementaire

Nommés par le Premier ministre, les secrétaires parlementaires sont chargés de seconder les ministres dans leurs fonctions parlementaires. Sous la direction de leurs ministres, ils gèrent les affaires courantes à la Chambre des communes et participent aux travaux de comités. Ils peuvent également assumer certaines responsabilités extraparlementaires, notamment faire des annonces gouvernementales et se présenter à des événements publics au nom du/de la Ministre.

Rôle officiel des secrétaires parlementaires

Conformément au Règlement de la Chambre des communes, qui demeure en vigueur de façon permanente dans l'ensemble des parlements, les secrétaires parlementaires peuvent :

  • faire une déclaration durant le temps consacré aux déclarations de députés (contrairement aux ministres);
  • déposer des documents à la Chambre au nom d'un ministre;
  • parler au nom d'un ministre durant le débat d'ajournement;
  • agir au nom d'un ministre durant l'étude du budget principal des dépenses d'un ministère en comité plénier;
  • agir au nom d'un ministre au cours d'un débat sur une motion portant sur la production de documents.

Rôle traditionnel non officiel des secrétaires parlementaires

Comme les secrétaires parlementaires travaillent sous la direction de ministres, leur rôle qui dépasse ce que prévoit le Règlement et l'approche adoptée pour s'en acquitter a évolué au fil des ans et selon les gouvernements.

Pour ce qui est de leurs fonctions parlementaires et publiques, les secrétaires parlementaires ont souvent servi de lien entre les ministres et le Parlement. Par le passé, ils ont aidé les ministres à demeurer en contact avec les sénateurs et les autres députés de la Chambre des communes en vue de favoriser une prise de décision parlementaire efficace et de contribuer à l'élaboration du programme législatif du gouvernement.

Les secrétaires parlementaires assurent souvent la liaison au sein du caucus, de la Chambre des communes ainsi que du Sénat et de leurs comités. Dans les comités, il leur est possible de communiquer l'information ministérielle. Ils peuvent être appelés à planifier, de concert avec les présidents de comités, les présentations de ministres et de fonctionnaires d'un ministère. Les secrétaires parlementaires peuvent également être appelés, en l'absence du/de la Ministre, à répondre à des questions durant la période de questions, mais pas à en poser eux-mêmes.

Les secrétaires parlementaires ne peuvent pas présenter eux-mêmes des motions ou des projets de loi d'initiative parlementaire ni des projets de loi émanant du gouvernement.

Soutien aux affaires parlementaires

En collaboration avec votre cabinet, le Ministère s'assurera que le secrétaire parlementaire est appuyé dans l'exercice de ses fonctions parlementaires.