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Politiques à l'intention des cabinets des ministres du Conseil du Trésor

Les Politiques à l'intention des cabinets des ministres du Conseil du Trésor, qui est l'instrument de politique essentiel pour le cabinet du/de la Ministre.

Ce document regroupe les différents règlements d'ordre financier, administratif ou reliés au personnel qui régissent les dépenses engagées par les ministres et leur personnel exonéré dans l'exercice de fonctions touchant directement leurs responsabilités et, en conséquence, imputables à juste titre au budget approuvé par le Parlement d'un ministère particulier. À moins d'être spécifiquement exonérés, les ministres et le personnel exonéré sont assujettis aux politiques et aux règlements du Conseil du Trésor. Le sous-ministre est la première source d'aide, d'information ou d'orientation concernant les questions traitées dans ce document.

Pouvoirs, codes de conduites, lois, etc.

Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat

La présente politique s'applique à l'administration publique centrale, dont le Conseil du Trésor est l'employeur, comme le définit le paragraphe 11 (1) de la Loi sur la gestion des finances publiques, sauf exclusion aux termes d'une loi, d'un règlement ou d'un décret.

Les sections 6.2, Surveillance et rapports, et 7.2, Conséquences, ne s'appliquent pas au Commissariat à la protection de la vie privée, au Commissariat à l'information, au Bureau du Directeur général des élections, au Commissariat aux langues officielles, au Commissariat au lobbying et au Commissariat à l'intégrité du secteur public. Les administrateurs généraux de ces organisations sont les uniques responsables de la surveillance de la conformité à la présente politique dans leur organisation respective et des mesures à prendre en cas de non-conformité, en vertu des instruments du Conseil du Trésor servant à gérer la conformité.

CONTEXTE

Les fonctionnaires contribuent de manière fondamentale à la saine gestion des affaires publiques, à la démocratie et à la société canadienne grâce au soutien loyal, impartial et non partisan qu'ils apportent au gouvernement élu et par les services qu'ils fournissent aux Canadiens. À titre de professionnels spécialisés, ils servent l'intérêt public et soutiennent la confiance du public.

La présente politique donne des précisions sur le Code de valeurs et d'éthique du secteur public et son contenu y est conforme. Elle fournit une orientation et des mesures qui aideront les organisations et les fonctionnaires à traiter efficacement les situations de conflit d'intérêts apparent, potentiel et réel qui pourraient se produire pendant ou après un mandat au sein de la fonction publique. La prévention, la gestion ou la résolution des conflits d'intérêts est l'un des principaux moyens de maintenir la confiance du public, ainsi que la confiance dans l'impartialité et l'intégrité de la fonction publique.

La présente politique doit être lue de concert avec le Code de valeurs et d'éthique du secteur public qui, conjointement avec les exigences visant les fonctionnaires exposées à l'annexe B de la présente politique, font partie de leurs conditions d'emploi.

La présente politique est émise conformément à l'article 7 et au paragraphe 11.1(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques.

OBJECTIFS

Les objectifs de la présente politique sont les suivants :

• s'assurer que, dans les situations de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel, et dans les situations de conflit de responsabilités, les décisions soient prises en faveur de l'intérêt public;
• faciliter la prise de décision éthique dans les organisations et par les fonctionnaires, afin de régler les conflits entre les intérêts personnels et publics;
• établir des mesures pour aider les fonctionnaires à prévenir, à gérer et à résoudre les situations relatives aux conflits d'intérêts et à l'après-mandat susceptibles de porter atteinte à l'intégrité de la fonction publique ou à la perception de son intégrité par le public.

Au titre des résultats attendus, la présente politique vise à faire en sorte que :

• les organisations disposent des mécanismes appropriés pour aider les fonctionnaires à signaler et à gérer efficacement les situations de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel lorsqu'ils s'acquittent de leurs fonctions et après avoir quitté leur emploi;
• les fonctionnaires prennent des mesures adéquates pour éviter, réduire ou gérer les situations de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel dans l'accomplissement de leurs fonctions et après avoir quitté leur emploi dans la fonction publique.

EXIGENCES DE LA POLITIQUE

Les administrateurs généraux ont les responsabilités suivantes :

• L'éducation et la surveillance
  • S'assurer que les fonctionnaires qui travaillent dans leur organisation et toutes les personnes qui envisagent de s'y intégrer sont informés que les exigences énumérées à l'annexe B constituent une condition d'emploi. Cette obligation est remplie en leur faisant reconnaître ces exigences dans leur acceptation initiale d'une offre d'emploi dans la fonction publique et lors de toute nomination ou mutation subséquente au sein de la fonction publique;
  • S'assurer que les fonctionnaires qui travaillent dans leur organisation sont informés régulièrement des exigences de la présente politique; et qu'on rappelle ces exigences aux fonctionnaires qui ont signalé leur intention de quitter leur emploi;
  • S'assurer que les risques opérationnels en matière de conflits d'intérêts liés au mandat précis de l'organisation sont recensés et gérés;
  • S'assurer que la délégation des responsabilités et des pouvoirs en vue de la mise en œuvre de la présente politique est clairement communiquée à tous les fonctionnaires de leur organisation.
• La gestion des situations de conflit d'intérêts et de l'après-mandat :
  • S'assurer que les fonctionnaires ont accès à des conseils et à de l'aide lorsqu'ils ne sont pas sûrs s'ils sont en situation de conflit d'intérêts ou lorsqu'ils envisagent de mener une activité politique;
  • S'assurer que leur organisation dispose de procédures pour permettre aux fonctionnaires de déposer un rapport de tous les biens, passifs, intérêts ou situations susceptibles de donner lieu à un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel dans le cadre de leurs fonctions officielles. Ces rapports doivent être gérés conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  • S'assurer que tout conflit qui se produit entre les intérêts personnels et les fonctions officielles d'un fonctionnaire est résolu en faveur de l'intérêt public en trouvant un équilibre entre la nature du conflit d'intérêts et le risque qu'il ait lieu et la possibilité de mettre en pratique les mesures requises pour le régler, et communiquer la décision et les motifs de cette décision au fonctionnaire. Même si le signalement du conflit d'intérêts éventuel à l'administrateur général peut souvent suffire, des exigences supplémentaires peuvent s'avérer nécessaires (voir l'annexe B);
  • S'assurer que les avantages fournis ou offerts à l'organisation par des entités ou des personnes de l'extérieur avec lesquelles l'organisation a des relations officielles passées, présentes ou potentielles sont gérés adéquatement et que tout conflit d'intérêts organisationnel qui en résulte est traité en faveur de l'intérêt public;
  • S'assurer que les nominations concurrentes à l'extérieur qui font partie des fonctions officielles d'un fonctionnaire, par exemple, une nomination à un conseil d'administration, sont gérées adéquatement et que tout conflit de tâches qui en résulte est traité en faveur de l'intérêt public;
  • Sans limiter indûment la capacité des fonctionnaires de chercher un autre emploi, examiner leurs opérations et leur structure organisationnelle relativement à l'après-mandat :
    • Déterminer les postes de leur organisation susceptibles de poser des risques relativement à l'après-mandat et les désigner comme étant assujettis aux exigences énumérées à la section 3.2 de l'annexe B (il s'agit habituellement de tous les postes de la catégorie de cadre supérieur (EX)); et
    • S'il y a lieu, réduire ou annuler le délai de prescription d'un an établi selon les critères énoncés à la section 3.3 de l'annexe B.
  • S'assurer que les décisions visant à régler les situations de conflit d'intérêts et de l'après-mandat sont prises dans la mesure du possible par consentement mutuel avec le fonctionnaire en question et utiliser des moyens équitables et efficaces de régler les désaccords sur les décisions.

EXIGENCES EN MATIÈRE DE SURVEILLANCE ET DE RAPPORTS

Il incombe aux administrateurs généraux de surveiller le rendement de leur organisation en matière de mise en œuvre et d'administration de la présente politique, notamment :

• Évaluer la structure de prestation de services, l'affectation des ressources, les compétences des ressources humaines, les indicateurs de rendement, ainsi que les systèmes, les processus et les procédures de l'organisation, afin de prévenir et de gérer efficacement les conflits d'intérêts réels, apparents ou potentiels en faveur de l'intérêt public;
• Informer au moment opportun le Secrétariat du Conseil du Trésor (Bureau du dirigeant principal des ressources humaines) de toute préoccupation ou de tout problème majeur concernant l'administration de la présente politique; et
• Fournir, au besoin, au Secrétariat du Conseil du Trésor (Bureau du dirigeant principal des ressources humaines) des renseignements considérés nécessaires à l'évaluation de la conformité à la présente politique, à sa directive connexe et aux autres instruments de politique.

Il incombe au Secrétariat du Conseil du Trésor (Bureau du dirigeant principal des ressources humaines) d'évaluer le rendement du Ministère relativement à la mise en œuvre de la présente politique, ainsi que la conformité à sa directive connexe, grâce à des instruments comme les sondages auprès des employés, le volet valeurs et éthique du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) ou des vérifications, au besoin.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor (Bureau du dirigeant principal des ressources humaines) évaluera la présente politique cinq ans après sa mise en œuvre.

CONSÉQUENCES

Un fonctionnaire qui ne s'est pas conformé aux exigences énoncées à l'annexe B peut faire l'objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement.

Les conséquences organisationnelles de la non-conformité à la présente politique peuvent comprendre toute mesure permise par la Loi sur la gestion des finances publiques que le Conseil du Trésor peut juger appropriée.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS D'AUTRES ORGANISATIONS GOUVERNEMENTALES

Secrétariat du Conseil du Trésor

Le Secrétariat du Conseil du Trésor (Bureau du dirigeant principal des ressources humaines) promouvra la présente politique et prodiguera des conseils sur sa mise en œuvre.

Commission de la fonction publique

La Commission de la fonction publique veille à s'assurer que les nominations dans la fonction publique sont effectuées sur la base du mérite et sont exemptes d'influence politique. La Commission de la fonction publique se charge également d'administrer les dispositions de la partie 7, Activités politiques, de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), y compris :

• Donner à un employé la permission d'être candidat à une élection fédérale, provinciale, territoriale ou municipale, ou de tenter de le devenir;
• Accorder un congé sans solde à un employé qui est candidat à une élection fédérale, provinciale ou territoriale;
• Recevoir des allégations de participation inappropriée d'un fonctionnaire à une activité politique telle que définie par la LEFP, mener une enquête sur ces allégations et prendre des mesures correctives lorsque les allégations sont fondées

Code de conduite pour l'approvisionnement

Le Code a été annoncé pendant la mise en œuvre de la Loi fédérale sur la responsabilité en 2006. Dans le cadre de cette loi et du plan d'action connexe, le gouvernement a adopté des mesures précises en vue de renforcer la responsabilisation au sein de gouvernement. Le Code est l'une de ces mesures.

L'objectif du Code est d'aider le gouvernement du Canada à respecter ses engagements en matière de réforme des achats tout en assurant une plus grande transparence et une plus grande responsabilité, de même que l'adoption des normes les plus rigoureuses de conduite éthique. Il s'ajoute à d'autres mesures comme la nomination d'un ombudsman de l'approvisionnement et d'un conseiller indépendant en matière de recherche sur l'opinion publique pour renforcer l'ouverture, la transparence et l'intégrité des marchés publics. Le Code de conduite pour l'approvisionnement s'applique à toutes les transactions effectuées par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour ses propres approvisionnements ou pour le compte d'un ministère client.

Le Code de conduite pour l'approvisionnement regroupe les mesures du gouvernement fédéral en ce qui a trait aux conflits d'intérêt et à la lutte contre la corruption ainsi que d'autres exigences de lois et de politiques concernant spécifiquement l'approvisionnement. En offrant un point de référence unique pour les responsabilités et les obligations clés, le gouvernement visait à faciliter la recherche et la compréhension des mesures.

Le Code vise à exposer clairement aux fonctionnaires et aux fournisseurs les attentes mutuelles permettant d'atteindre un consensus de base entre tous les participants au processus d'approvisionnement ainsi qu'à améliorer la passation des contrats en s'assurant que les fonctionnaires et les fournisseurs travaillent à partir du même énoncé des attentes et des engagements, définissant clairement ce que constitue une conduite acceptable dans le cadre des marchés publics. Il rappelle aux fonctionnaires leurs responsabilités envers le respect des valeurs démocratiques, professionnelles, éthiques et humaines du Code de valeurs et d'éthique du secteur public. Il vise également à donner aux fournisseurs la responsabilité de répondre aux demandes de soumissions du gouvernement de façon honnête, juste et exhaustive, rendre compte avec précision de leur capacité de satisfaire aux exigences énoncées dans les soumissions, offres ou arrangements ou les documents contractuels et ne présenter des soumissions, offres ou arrangements et ne conclure des marchés que s'ils sont en mesure de satisfaire à toutes les obligations du marché.

L'une des exigences du Code consiste à incorporer des dispositions en matière d'intégrité dans tous les contrats assujettis aux exigences du Code, et tout document d'invitation à soumissionner et autre document se rapportant à la formation de ces contrats.

Des consultations ont été tenues au cours de l'élaboration initiale du Code. Le gouvernement du Canada a demandé l'avis d'intervenants clés, y compris des fournisseurs, des associations de l'industrie, des agents d'approvisionnement du gouvernement et des membres du grand public. Dans le cadre du processus de consultation, de nombreux répondants ont suggéré des modifications en vue d'améliorer la clarté du document; ces modifications ont été incorporées, le cas échéant. De plus, le Code a fait l'objet d'un examen approfondi afin de vérifier qu'il n'introduisait pas de nouvelles obligations pour les fournisseurs et les fonctionnaires.

Code de valeurs et d'éthique du secteur public

Bien que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada soit doté d'une culture d'intégrité personnelle et professionnelle et se soit engagé à adopter un comportement éthique, au quotidien, dans toutes ses pratiques opérationnelles, c'est afin de respecter les exigences prévues par la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles que le Code de conduite a été élaboré. Le Code de conduite du Ministère rassemble nos responsabilités en vertu du Code de valeurs et d'éthique du secteur public, qui définit le rôle des ministres de la façon suivante :

Les ministres sont également tenus de préserver la confiance du public en l'intégrité des organisations du secteur public et d'honorer la tradition d'un secteur public fédéral professionnel et impartial, ainsi que la pratique à ces égards. En outre, les ministres jouent un rôle crucial en offrant aux fonctionnaires le soutien dont ils ont besoin pour fournir des conseils professionnels en toute franchise. [Le Code de valeurs et d'éthique pour la fonction publique] tient compte des tâches et responsabilités énoncées dans le guide intitulé Pour un gouvernement responsable – Guide du ministre et du ministre d'État, la Loi sur les conflits d'intérêts, la Loi sur le lobbying et la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles.

Le Code de conduite s'applique à tous les employés du Ministère, indépendamment de leur niveau, de leur poste ou de leur emplacement géographique ainsi qu'à toutes les personnes qui travaillent en notre nom le cas échéant.

Le Ministère, un fournisseur de services communs, collabore avec plus de 100 ministères, organismes et commissions, ainsi que la population canadienne. Que ce soit dans nos activités d'achats, de gestion bancaire, de gestion immobilière ou dans nos autres principales activités, notre engagement envers une stratégie de service à la clientèle de première qualité et une saine intendance est au cœur de notre mandat. Nous devons assurer l'intégrité de nos processus et de nos décisions et établir des normes pour des initiatives importantes.

Les deux codes établissent les valeurs et les comportements que doivent adopter les fonctionnaires dans toutes les activités liées à l'exercice de leurs fonctions professionnelles, qui viennent renforcer la culture éthique du secteur public et contribuent à maintenir la confiance du public en l'intégrité de toutes les institutions publiques. Le Code ministériel comprend également une Directive sur le respect et la prévention du harcèlement en milieu de travail, afin de veiller à ce que tous les employés du Ministère bénéficient d'un environnement de travail respectueux exempt de harcèlement. Par conséquent, les gestionnaires doivent prôner le respect en milieu de travail et prendre des mesures appropriées et immédiates lorsqu'ils sont informés d'un comportement irrespectueux.

Des spécialistes du ministère seront disponibles pour fournir à vous et à votre personnel une séance d'information sur les codes, à votre convenance.

Règles relatives aux conflits d'intérêt pour le personnel ministériel

Le respect des règles de la Loi sur les conflits d'intérêts est une condition d'emploi pour le personnel ministériel. Tous les conseils et l'orientation à cet égard sont fournis par le Bureau du commissaire aux conflits d'intérêts et à l'éthique, qui possède la compétence exclusive en ce qui concerne ces questions.

La Loi sur les conflits d'intérêts est entrée en vigueur le 9 juillet 2007. Elle remplace le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique, créant pour la première fois un cadre législatif régissant la conduite des titulaires de charge publique durant et après leur mandat. Le respect de la Loi est une condition pour pouvoir occuper un poste de titulaire de charge publique, y compris le personnel ministériel.

La Loi comprend une définition de ce qui constitue un conflit d'intérêts ainsi qu'une disposition sur l'imposition d'une pénalité pouvant atteindre 500 $ en cas de violation par un titulaire de charge publique principal de certains délais prévus par la Loi et donne au commissaire le pouvoir de procéder, de son propre chef, à une étude.

Le personnel ministériel trouvera des renseignements supplémentaires la Loi sur les conflits d'intérêts et son application à leur poste aux adresses suivantes :

• Renseignements à l'intention des titulaires de charge publique
• Sommaire des règles pour le personnel ministériel (PDF - 76 Ko, Autres formats et plugiciels)

À titre de ministre, nous vous encourageons à demander conseil auprès du Bureau du commissaire aux conflits d'intérêts et à l'éthique.

Délégation des pouvoirs

Afin de réaliser son mandat ministériel, un ministre reçoit des pouvoirs législatifs lors de sa nomination.

Ces pouvoirs sont délégués aux cadres supérieurs du Ministère, par écrit, par l'intermédiaire de la Délégation des pourvois. La définition claire des responsabilités en matière de gestion est un élément essentiel de l'établissement du leadership.

Voici les pouvoirs pour Travaux publics et Services gouvernementaux Canada :

• Barème 1 – Pouvoirs panministériels
• Barème 2 – Pouvoirs des Biens immobiliers
• Barème 3 – Pouvoirs d'acquisition des services communs
• Barème 3 – Pouvoirs du receveur général du Canada

Des échantillons de formulaires pour chacun des pouvoirs mentionnés ci-dessus sont fournis en annexe à ce document.

Conformément à la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du Conseil du Trésor, la nomination d'un nouveau ministre n'annule pas automatiquement les pouvoirs existants. Toutefois, une nouvelle délégation des pouvoirs sera préparée pour approbation par le/la Ministre.

La délégation actuelle des pouvoirs a été signée par la ministre le 29 mai 2014.

Pendant la préparation du document, le Ministère poursuit ses opérations en vertu de la délégation actuelle jusqu'à ce que vous signiez la nouvelle délégation; celle-ci vous sera remise pour approbation dans les 90 jours suivant votre nomination.

Langues officielles

La Constitution du Canada, la Charte canadienne des droits et libertés et la Loi sur les langues officielles constituent les fondements juridiques sur lesquels s'appuie l'engagement du gouvernement du Canada envers le bilinguisme du pays et la vitalité des deux communautés de langues officielles dans l'ensemble du pays. Pour que se réalise cette vision du pays, la Loi sur les langues officielles énonce les exigences et les engagements pour lesquels chaque institution fédérale doit être tenue responsable dans la mise en application de ses divers programmes. Les principales obligations de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada quant à la Loi sur les langues officielles sont les suivantes :

• Le service au public : Le public a, au Canada, le droit de communiquer avec les institutions fédérales et d'en recevoir les services dans la langue officielle de son choix.
• La langue de travail : Créer et maintenir un milieu de travail propice à l'usage effectif des deux langues officielles et permettre au personnel d'utiliser l'une ou l'autre.
• La participation équitable : Travaux publics et Services gouvernementaux Canada s'engage à ce que les Canadiennes et les Canadiens d'expression française et d'expression anglaise aient des chances égales d'emploi et d'avancement. Il doit aussi s'assurer que les effectifs tendent à refléter la présence des collectivités francophones et anglophones dans l'ensemble de la population.
• La promotion du français et de l'anglais : Travaux publics et Services gouvernementaux Canada doit favoriser l'épanouissement des minorités de langue officielle en situation minoritaire et promouvoir le français et l'anglais dans la société canadienne.
• L'objectivité : La Loi sur les langues officielles prévoit qursquo;on ne peut établir arbitrairement les exigences linguistiques d'un poste lorsqu'il s'agit du service au public et de la langue de travail.

Le Programme des langues officielles du ministère répond aux principaux éléments de la  Loi sur les langues officielles. Le Guide sur les langues officielles donne les explications sur l'application de la Loi et fournit les détails pertinents à sa compréhension et son application au sein du ministère. Le guide est disponible sur l'intranet du ministère à l'adresse http://intranet.tpsgc-pwgsc.gc.ca/rh-hr/milieutravail-workplace/gest-pe-manage/compendium-suite/guidelang-langguide-fra.html.

Les ministres délèguent traditionnellement l'application des principales obligations aux fonctionnaires du ministère pour faciliter la conformité ainsi que renforcer l'application efficace et uniforme de la législation.

Par ailleurs, les ministres et leur personnel doivent tenir compte des dispositions et exigences de la Loi sur les langues officielles énumérées ci-dessus, ainsi que des politiques afférentes du Conseil du Trésor.

Les spécialistes en ressources humaines et en langues officielles sont disponibles pour vous rencontrer afin de discuter de façon plus détaillée de ce sujet.

Responsabilités du/de la Ministre en ce qui concerne l'accès à l'information

En tant que responsable de l'institution, en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, vous êtes responsable de ce qui suit :

1. gérer de manière efficace, bien coordonnée et proactive la Loi, les règlements et les politiques connexes du Conseil du Trésor au sein de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada;
2. déléguer des pouvoirs et des obligations redditionnelles à des cadres ou employés de l'institution conformément à l'article 73 de la Loi. Bien que les délégués soient responsables des décisions qu'ils prennent, la responsabilité finale appartient au/à la Ministre;
3. présenter un rapport annuel au Parlement, conformément à l'article 72 de la Loi. Cela s'effectue habituellement lorsque le parlement siège, entre les mois d'avril et d'octobre;
4. veiller à ce que les documents qui se trouvent au cabinet du/de la Ministre soient fournis à la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels aux fins de traitement en vertu de la Loi lorsqu'il y a des motifs raisonnables de croire que ces documents seraient pertinents pour une demande et considérés comme relevant de l'institution, conformément au test en deux étapes établi dans l'affaire des agendas du Premier ministre;
5. veiller à ce que le personnel du cabinet du/de la Ministre n'interagisse pas directement avec les responsables ministériels de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels ou n'intervienne pas auprès d'eux, et ne nuisent pas à l'exercice de leurs fonctions en vertu de la Loi. Même si le personnel du cabinet du/de la Ministre peut être informé des demandes et des documents à diffuser, et qu'il peut demander du matériel de communication pour aider ou préparer le/la Ministre, ces pratiques ne doivent en aucun cas avoir une incidence sur l'information à divulguer ou entraîner des retards dans la communication de l'information, comme il est déterminé par l'autorité déléguée appropriée.

De plus, à titre de ministre vous devez, conformément au paragraphe 72.1 de la Loi sur l'accès à l'information, publier chaque année un rapport sur les dépenses engagées relativement à votre cabinet et payées sur le Trésor. Ce rapport est publié dans le Volume III, section 10 des Comptes publics du Canada.

Responsabilités du/de la Ministre en ce qui concerne la protection des renseignements personnels

En tant que responsable de l'institution, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, vous êtes responsable de ce qui suit :

1. gérer de manière efficace, bien coordonnée et proactive la Loi, les règlements et les politiques connexes du Conseil du Trésor au sein de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada;
2. déléguer des pouvoirs et des obligations redditionnelles à des cadres ou employés de l'institution conformément à l'article 73 de la Loi. Bien que les délégués soient responsables des décisions qu'ils prennent, la responsabilité finale appartient au/à la Ministre;
3. présenter un rapport annuel au Parlement, conformément à l'article 72 de la Loi. Cela s'effectue habituellement lorsque le parlement siège, entre les mois d'avril et d'octobre;
4. veiller à ce que les documents qui se trouvent au cabinet du/de la Ministre soient fournis à la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels aux fins de traitement en vertu de la Loi lorsqu'il y a des motifs raisonnables de croire que ces documents seraient pertinents pour une demande et considérés comme relevant de l'institution, conformément au test en deux étapes établi dans l'affaire des agendas du Premier ministre.

Politiques ministérielles

Politique sur l'attribution et l'utilisation des technologies de l'information

L'objectif de cette politique est de veiller à ce que la technologie de l'information soit attribuée et utilisée de manière uniforme, transparente, rentable et efficace, conformément aux programmes, services et activités du Ministère. Elle fournit une orientation claire de l'utilisation des technologies de l'information pour gérer les risques susceptibles de nuire à la réputation et aux opérations du Ministère.

Les technologies de l'information englobent tous les ordinateurs (logiciels et matériel, y compris les supports), réseaux et équipements de télécommunication utilisés pour le stockage, la manipulation ou la transmission de l'information. Il est essentiel de disposer de directives claires sur l'utilisation des technologies de l'information afin de gérer les risques à la réputation et aux opérations du Ministère.

En tant qu'utilisateur des technologies de l'information au sein du Ministère, vous êtes responsable de protéger la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des renseignements et des biens liés à la technologie de l'information dont vous avez la garde contre toute divulgation, modification, suppression ou destruction non autorisée.

Pour de plus amples renseignements concernant l'utilisation de l'équipement de technologie de l'information au sein de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, veuillez consulter les pages intranet suivantes :

• Foire aux questions
  http://intranet.tpsgc-pwgsc.gc.ca/dpi-cio/services/sb-ds/ref/faqdtp-faqptpt-fra.html
• Conseils pratiques pour l'utilisation de votre bloc-notes - à faire et à ne pas faire!
  http://intranet.tpsgc-pwgsc.gc.ca/dpi-cio/services/sb-ds/ref/rdtp-rptpt-fra.html

Les fichiers, l'historique des accès à Internet et les courriels des utilisateurs sont surveillés et peuvent être vérifiés pour motif valable, et les infractions sont signalées.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la Politique sur l'attribution et l'utilisation des technologies de l'information de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Politique sur la sécurité des technologies de l'information

L'objectif de cette politique ministérielle est d'assurer la sécurité de l'information numérique, des biens de technologie de l'information et des services connexes du Ministère. Elle établit les mesures de protection requises et destinées à préserver la confidentialité de l'information stockée, traitée ou transmise et à assurer l'intégrité de l'information et des processus ainsi que la disponibilité de l'information et des systèmes et des services connexes. Elle contient également les mesures de protection des biens utilisés pour recueillir, traiter, recevoir, afficher, transmettre, redéfinir, balayer, stocker ou détruire de façon électronique des données, ces mesures faisant partie du champ d'application de la sécurité des technologies de l'information.

Les utilisateurs sont responsables :

• des gestes qu'ils posent ou non en ce qui a trait à la sécurité des technologies de l'information;
• de lire, de comprendre et de respecter cette politique ministérielle et le programme de sécurité des technologies de l'information du Ministère visant à protéger les renseignements électroniques, les biens de technologie de l'information et les services connexes auxquels ils ont accès, contre l'accès non autorisé, l'interruption, la modification, le vol et les préjudices;
• d'adopter des mesures de sécurité des technologies de l'information, conformément au programme de sécurité des technologies de l'information du Ministère, dans leur environnement de travail;
• de signaler à leur gestionnaire et à leur agent de sécurité des systèmes de l'information ou au bureau régional de sécurité, toute anomalie et tout manquement, réels ou présumés, en matière de sécurité des technologies de l'information. L'officier de sécurité du système d'information ou l'utilisateur doit également communiquer avec le Bureau de service de la technologie de l'information au 1-866-995-6030 le plus rapidement possible.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter l'instrument de politique ministérielle sur la sécurité des technologies de l'information sur l'intranet du Ministère à l'adresse suivante : http://gcintranet.tpsgc-pwgsc.gc.ca/pm-dp/politique-policy/p104-fra.html.

Gestion de l'information dans un cabinet de ministre

L'information est une composante essentielle de la gestion efficace dans l'ensemble des ministères. La disponibilité d'information de grande qualité qui fait autorité pour les décideurs contribue à la réalisation des programmes et à la prestation des services, ce qui permet aux ministères de mieux répondre aux besoins des Canadiens et d'assumer leurs responsabilités à l'égard de ces derniers. Par conséquent, tous les ministres sont responsables de surveiller et d'assurer la conformité aux instruments de politiques de gestion de l'information au sein de leur cabinet et d'intervenir dans les cas de non-conformité.

Comme indiqué dans la page Web du Secrétariat du Conseil du Trésor relative à la gestion de l'information dans un cabinet de ministre, toutes les sources d'information d'un cabinet de ministre doivent être gérées conformément à la Politique sur la gestion de l'information du Conseil du Trésor. Même si la politique et ses instruments connexes s'adressent aux administrateurs généraux et/ou aux cadres supérieurs responsables de la gestion de l'information, les ministres doivent en examiner les exigences et élaborer des processus et des mécanismes pour atteindre les résultats prévus. Ces activités permettent de gérer l'information avec efficacité et efficience à l'appui de l'exécution des programmes et des services, pour favoriser la prise de décisions éclairées, et faciliter la reddition de comptes, la transparence et la collaboration.

Il importe de noter qu'en vertu de la Politique sur la gestion de l'information du Conseil du Trésor, les courriels, messages textes et les numéros d'identification personnels doivent être gérés de la même façon que tout autre type de sources d'information. De plus amples détails sur la gestion des courriels dans un cabinet de ministre figurent dans la dans la Norme sur la gestion du courriel.

Politique ministérielle sur la gestion de l'information

La Politique sur la gestion de l'information du Ministère a été élaborée à l'appui de la Politique sur la gestion de l'information du Secrétariat du Conseil du Trésor. Elle vise à assurer une gestion de l'information efficace, efficiente et continue tout au long de son cycle de vie à l'appui des programmes, services et activités de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. L'importance de la gestion de l'information afin de permettre une prise de décisions éclairée en vue de gérer les risques qui pèsent sur la réputation et les activités du Ministère ne peut être sous-estimée pour assurer le respect des obligations en matière de droit, de confidentialité et de sécurité.

Les principales responsabilités de tous les employés sont les suivantes :

• mettre en application et respecter la politique, les directives, les normes, les procédures, les lignes directrices, les outils et les pratiques exemplaires en gestion de l'information du gouvernement du Canada et de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, pour toute l'information qu'ils recueillent, créent et utilisent, de manière efficace et efficiente, dans l'exercice de leurs fonctions;
• consigner les activités opérationnelles et les décisions;
• organiser, classer et stocker l'information, la rendre accessible et se conformer aux exigences en matière de sécurité de l'information et de protection de la vie privée;
• partager et réutiliser l'information afin de favoriser la collaboration et l'efficacité des activités opérationnelles, dans le respect de toutes les exigences de la loi et des politiques.

Tous les renseignements accessibles par appareil sans fil sont enregistrés et stockés conformément à la politique du Conseil du Trésor. Les courriels envoyés et reçus à l'aide d'un BlackBerry sont enregistrés dans l'infrastructure du Ministère comme n'importe quel courriel. Les fonctions de NIP à NIP et du service de messages courts (SMS) des BlackBerry n'offrent pas les mesures de sécurité appropriées pour protéger l'information. Par conséquent, l'utilisation de la fonction de NIP à NIP est limitée aux échanges de renseignements transitoires de nature non délicate.

Politique ministérielle sur la gestion des documents et des fonds de renseignements

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada protège, maintient et préserve les documents et les fonds de renseignements et gère leur accessibilité et leur destruction.

Cette politique vise à fournir des directives sur la gestion des documents et de l'ensemble des fonds de renseignements relevant du Ministère, sans égard à leur forme ni au support sur lequel ils sont reçus, créés, recueillis et stockés dans le cadre des activités du Ministère.

GCDOCS est la solution officielle de gestion des documents du Ministère. Des renseignements jusqu'au niveau protégé B inclusivement peuvent y être stockés. Les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle, c.-à-d. les courriels et documents, devraient être stockées dans GCDOCS avec les autorisations appropriées.

L'instrument de politique ministérielle sur la gestion des documents et des fonds de renseignements est disponible sur l'intranet à titre informatif à l'adresse suivante : http://gcintranet.tpsgc-pwgsc.gc.ca/pm-dp/politique-policy/p044-fra.html.

Liens vers le matériel de référence

1. Politiques à l'intention des cabinets des ministres
2. Politique sur la sécurité du gouvernement
3. Loi sur la gestion des urgences
4. Politique sur la gestion de l'information
5. Politique sur la sécurité des technologies de l'information
   http://gcintranet.tpsgc-pwgsc.gc.ca/pm-dp/politique-policy/p104-fra.html
6. Code de conduite pour l'approvisionnement
7. Information à l'intention des titulaires de charge publique
8. Résumé des règles s'appliquant aux membres du personnel ministériel (PDF - 76 Ko, Autres formats et plugiciels)
9. Foire aux questions pour bloc-notes
   http://intranet.tpsgc-pwgsc.gc.ca/dpi-cio/services/sb-ds/ref/faqdtp-faqptpt-fra.html
10. Prescriptions relativement aux blocs-notes
    http://intranet.tpsgc-pwgsc.gc.ca/dpi-cio/services/sb-ds/ref/rdtp-rptpt-fra.html
11. Guide sur les langues officielles
    http://intranet.tpsgc-pwgsc.gc.ca/rh-hr/milieutravail-workplace/gest-pe-manage/compendium-suite/guidelang-langguide-fra.html
12. Politique sur les langues officielles
13. Directive sur la tenue de documents
14. Norme sur la gestion du courriel
15. Lignes directrices sur la gestion des documents dans un cabinet de ministre (PDF - 203 Ko, Autres formats et plugiciels)
16. Gestion des documents et des fonds de renseignements
    http://gcintranet.tpsgc-pwgsc.gc.ca/pm-dp/politique-policy/p044-fra.html
17. Loi sur l'accès à l'information
18. Loi sur la protection des renseignements personnels
19. Loi sur la gestion des finances publiques
20. Loi sur le lobbying
21. Loi sur les conflits d'intérêt
22. Ligne directrice sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements
23. Code de valeurs et d'éthique du secteur public
24. Code de conduite ministériel
    http://intranet.tpsgc-pwgsc.gc.ca/rh-hr/milieutravail-workplace/val-eth/code-cond-fra.html