Demande de propositions concernant le Quartier Général de la Division E de la GRC

Table des matières

1. Résumé
   • 1.1 Objet du résumé
   • 1.2 Structure de la DP
   • 1.3 Marché
   • 1.4 Calendrier prévu pour le projet
   • 1.5 Compensation partielle
   • 1.6 Transparence du processus de sélection concurrentiel
2. Le projet
   • 2.1 Généralités
   • 2.2 La nouvelle installation
   • 2.3 Construction par étapes
   • 2.4 Vision, objectifs et résultats escomptés
   • 2.5 Limites d'abordabilité
   • 2.6 Sécurité
3. Aperçu de l'Accord de projet
   • 3.1 Résumé des principaux termes
   • 3.2 Équipement
   • 3.3 Services
   • 3.4 LEED^®
4. Résumé des paiements
   • 4.1 Paiements pour la construction
   • 4.2 Paiements pour les services
   • 4.3 Rajustements des paiements pour les services
   • 4.4 Indexation
   • 4.5 Déductions pour cause de non-disponibilité
   • 4.6 Déductions pour cause d'interruption de service
   • 4.7 Énergie
   • 4.8 Assurance
   • 4.9  Taxe de vente provinciale
   • 4.10 Autres considérations fiscales

1. Résumé

1.1 Objet du résumé

Le présent résumé (le « résumé ») donne un aperçu, à des fins de référence rapide, de la demande de propositions (« la DP »), y compris l'Accord de projet provisoire. En outre, ce résumé situe le contexte de la DP et précise les objectifs du Canada pour le projet. Les termes récurrents non spécifiquement définis dans le résumé doivent s'entendre au sens qui leur est donné à la partie 2 de la DP.

Ce résumé est donc une synthèse des autres parties de la DP, pour la convenance du lecteur. À ce titre, il est incomplet et ne mentionne que les éléments dont le Canada estime qu'ils pourraient être utiles aux personnes soucieuses d'avoir un aperçu rapide de la DP, du projet et de l'Accord de projet. Ce résumé ne vise pas à définir les obligations des parties, et ne servira pas de référence pour les besoins de l'interprétation des droits et obligations de l'une ou l'autre partie à la DP.

1.2 Structure de la DP

La DP est organisée selon le plan ci-dessous et a été divisée en deux parties pour la convenance du lecteur :

• Partie 1 - Résumé (de la DP et de l'Accord de projet)
• Partie 1 - DP (Modalités et conditions, y compris : instructions, exigences en matière de présentation et critères d'évaluation)
  • Appendice A – Exigences de la proposition et barème de tarification
  • Appendice B – Formulaire de divulgation des relations
  • Appendice C – Formulaire de commentaires du soumissionnaire
  • Appendice D – Accord de participation
  • Appendice E – Accord de projet provisoire initial

1.3 Marché

À la date d'émission de la présente DP :

1. l'étape de la demande de qualification est terminée et trois soumissionnaires ont été sélectionnés pour participer à la DP;
2. le passage du projet à l'étape de la DP a été approuvé.

D'autres autorisations gouvernementales seront nécessaires après l'étape de la DP et avant l'annonce du soumissionnaire préféré.

1.4 Calendrier prévu pour le projet

Voici l'échéancier du projet prévu par le Canada : 

Échéancier estimatif du projet de déménagement du quartier général de la Division E de la GRC

Activité	Calendrier
Émission de la DP à l'intention des soumissionnaires sélectionnés	30 mars 2009
Discussions consultatives entre les soumissionnaires et le Canada	Avril 2009-août 2009
Émission de l'Accord de projet provisoire final	Août 2009
Date limite pour le dépôt des propositions	30 septembre 2009 (proposition technique) 13 septembre 2009 (proposition financière)
Sélection du soumissionnaire préféré	Janvier 2010
Clôture financière	Avril 2010

1.5 Compensation partielle

1. La DP prévoit que le Canada versera une compensation partielle de 750 000 $ aux soumissionnaires sélectionnés non retenus qui ont présenté une proposition de bonne foi en réponse à la DP.
2. Si le Canada annule la DP avant la date de clôture fixée pour la proposition financière, le Canada versera à chaque soumissionnaire un montant maximum de 750 000 $ au titre des frais justifiés et raisonnablement engagés par le soumissionnaire pour la préparation d'une proposition.

1.6 Transparence du processus de sélection concurrentiel

À la fin du processus d'approvisionnement, après la sélection du soumissionnaire préféré et après la conclusion de l'Accord de projet, l'équipe du projet préparera un rapport de projet décrivant le résultat du processus d'approvisionnement et définissant la rentabilité attendue du partenariat public-privé. En outre, l'Accord de projet final sera rendu public, sous réserve du retranchement des renseignements commercialement confidentiels. Le coordonnateur de projet sera consulté quant aux renseignements à retrancher de la publication de l'Accord de projet final. Le surveillant de l'équité remettra des rapports faisant état de son opinion objective sur l'équité du marché. Le rapport de projet et les rapports du surveillant de l'équité seront rendus publics.

2. Le projet

2.1 Généralités

Le projet (le « projet ») vise la conception, la construction et le financement du quartier général de la Division E (l'« installation ») de la Gendarmerie royale du Canada (la « GRC ») sur le site de Green Timbers à Surrey (Colombie-Britannique), ainsi que la prestation de certains services connexes.

À l'issue du processus de DP, l'entité retenue (le « coordonnateur de projet ») pourra conclure avec le Canada un accord (l'« Accord de projet ») sur l'exécution du projet. Le projet est une initiative importante du Canada, lequel est à la recherche d'un partenaire qui en comprenne et en apprécie l'importance.

2.2 La nouvelle installation

La GRC a défini les besoins de l'ensemble du Programme fonctionnel comme suit :

1. travaux d'aménagement du site, travaux de raccordement des services et travaux spéciaux, y compris les travaux de Green Timbers Way, le monument et la construction d'une tour de communications;
2. 62 682 mètres carrés utilisables de locaux à bureaux et à fins spéciales (pour une superficie approximative prévue de 68 750 mètres carrés louables), y compris :
   1. 51 548 mètres carrés utilisables de locaux à bureaux, de locaux de services de soutien et d'aires de services communs;
   2. 1 508 mètres carrés utilisables pour un centre opérationnel d'urgence conçu et construit à titre de bâtiment du dispositif de protection civile;
   3. 3 708 mètres carrés utilisables pour un garage et atelier de grande hauteur;
   4. 5 918 mètres carrés utilisables pour un laboratoire judiciaire;
3. 1 166 mètres carrés louables pour les services alimentaires, y compris une cuisine et une cafétéria;
4. au moins 1 810 places de stationnement en plein air, et la conception et la construction de routes et de services;
5. la certification Or du LEED^®.

2.3 Construction par étapes

On s'attend à ce que le Programme fonctionnel soit réalisé par étapes, de la façon suivante :

1. la DP invite les soumissionnaires à inclure dans leurs propositions, sous réserve des limites d'abordabilité :
   1. la conception de la totalité du Programme fonctionnel;
   2. le prix de la conception, de la construction, de l'entretien et du financement d'une première étape visant au moins 46 150 mètres carrés utilisables (pour une superficie louable approximative anticipée de 51 000 mètres carrés), ne comprenant pas le laboratoire judiciaire;
   3. les méthodes et les structures envisagées pour optimiser l'achèvement ultérieur du Programme fonctionnel dans sa totalité, notamment le laboratoire judiciaire, y compris les meilleures façons de satisfaire les exigences des prêteurs et les meilleures façons d'optimiser l'efficience de l'ensemble de l'installation;
2. l'Accord de projet définira les droits et obligations des parties concernant le droit du Canada de mettre en œuvre les étapes ultérieures.

2.4 Vision, objectifs et résultats escomptés

Les objectifs et les résultats escomptés du projet sont présentés dans le tableau ci-dessous.

Objectifs et résultats souhaités du projet de déménagement du quartier général de la Division E de la GRC

Objectifs	Résultats escomptés
Appuyer la mise en œuvre de services de police intégrés et axés sur le renseignement	Une installation capable d'appuyer la coordination simple de diverses unités intégrées, sur les plans matériel et électronique, afin de procurer aux citoyens des services de police complets et efficaces
Soutenir une prestation de services efficace et efficiente	Une installation conçue pour répondre aux besoins actuels
Démontrer l'optimisation des ressources	Un projet respectant la capacité financière, qui exploite au maximum la valeur de chaque dollar dépensé pour construire l'Installation et l'exploiter
Fournir une marge de manœuvre à long terme	Une installation pouvant se prêter à des changements organisationnels et technologiques
Être accessible et accueillant pour le public et la communauté	Une installation ouverte au public tout en étant sécuritaire
Répondre aux normes nationales	Une installation qui respecte les normes nationales de conception et de sécurité
Être un modèle évident d'excellence environnementale	Une installation qui est conforme au niveau « Or » du programme LEED®
Fournir à la communauté des services d'urgence dans des délais adéquats	Mise en service en 2013

2.5 Limites d'abordabilité

La DP précise le plafond d'abordabilité du projet pour le Canada (défini d'une part par le coût présent net de la totalité du projet sur la durée de l'Accord de projet, et de l'autre par le montant paiement de services annuel maximum de la première année). La DP prévoit ce qui suit :

1. le Canada se réserve le droit de ne pas tenir compte de toute proposition qui n'offre pas de réaliser la portée minimale du projet dans les limites du plafond d'abordabilité;
2. environ 13 semaines après l'émission de la DP, les soumissionnaires soumettront une présentation financière provisoire confirmant de façon générale la portée du projet réalisable dans les limites du plafond d'abordabilité;
3. le Canada se réserve le droit de modifier la portée de façon à optimiser le marché concurrentiel et à obtenir un projet abordable.

2.6 Sécurité

Le projet et le processus d'approvisionnement comportent des exigences en matière de sécurité. Le soumissionnaire, et tous les principaux sous-traitants, fournisseurs et responsables clés de celui-ci, devront avoir des cotes de sécurité adéquates. Dans la plupart des cas, les formalités de sécurité devront être terminées avant l'émission de la DP.

Le soumissionnaire retenu devra être capable de montrer qu'il a appliqué en tout temps des normes de sécurité convenables aux documents et concepts qui contiennent des renseignements protégés. Pour cette raison, chacun des trois soumissionnaires devra appliquer des exigences de sécurité convenables aux documents et concepts qui deviendront confidentiels s'il est sélectionné comme soumissionnaire retenu.

3. Aperçu de l'Accord de projet

3.1 Résumé des principaux termes

L'Accord de projet décrira les droits et obligations à long terme du coordonnateur de projet et du Canada relativement à l'Installation.

Résumé des principaux termes utilisés dans l'accord de projet

Élément de projet	Description
Généralités	Le coordonnateur de projet concevra, construira et financera l'installation, et fournira des services connexes précis.
Financement	Le Canada prévoit contribuer un total de 120 millions de dollars, payables annuellement, pendant la période de construction et peu après celle-ci. Le reste du financement nécessaire à l'achèvement du projet est à la charge du coordonnateur de projet.
Paiements pour les services	Les paiements mensuels pour les services débuteront à la date du commencement du service et seront liés à la disponibilité et au rendement des services, aux termes de l'annexe 8 de l'Accord de projet.
Durée	La durée de l'Accord (la « durée ») commencera à la date de la clôture financière et continuera pendant 25 ans après la date cible initiale du commencement du service.
Terrains	Le Canada sera propriétaire du site et de l'installation pendant la durée de l'Accord de projet. Le site sera mis à la disposition du coordonnateur de projet pendant la durée de l'Accord par voie de permis.
Conception et construction	Le coordonnateur de projet sera responsable de la totalité de la conception et de la construction pendant toute la durée de l'Accord, y compris ce qui suit : obtention et paiement des permis de construction d'aménagement nécessaires (le Canada payera les éventuels frais d'aménagement liés au projet); préparation du site et prestation des services publics; travaux de Green Timbers Way; travaux à l'extérieur du site exigés par la municipalité de Surrey; fourniture, livraison, installation et/ou mise en service de pièces d'équipement précises.
Services	Le coordonnateur de projet aura la responsabilité de ce qui suit : services de gestion de l'installation; services de nettoyage et de gestion des déchets; services de dépannage; services d'alimentation.
Entretien et rétrocession	Le coordonnateur de projet entretiendra l'installation et la rendra au Canada dans les conditions spécifiées à la fin de la durée de l'Accord.

3.2 Équipement

Aux termes de l'Accord de projet, le coordonnateur de projet sera tenu d'effectuer ce qui suit :

1. fournir, installer et mettre en service des pièces d'équipement de sécurité précises (telles que les caméras de sécurité) comme partie intégrante de l'installation;
2. prévoir et/ou installer et/ou mettre en service des pièces d'équipement précises fournies par le Canada ou par le coordonnateur de projet;
3. prendre les mesures nécessaires pour l'installation du mobilier qui sera déménagé dans le bâtiment, et représenter le Canada dans le cadre d'un accord de fourniture et d'installation de pièces de mobilier que le Canada a conclu avec Knoll North America Corp au sujet du nouveau mobilier nécessaire au bâtiment;

(voir l'appendice 2G de l'Accord de projet provisoire initial).

3.3 Services

Au cours de la durée de l'Accord de projet, le coordonnateur de projet devra fournir :

1. les services de gestion de l'installation (voir l'appendice 4B de l'Accord de projet provisoire initial);
2. les services de nettoyage et de gestion des déchets (voir l'appendice 4C de l'Accord de projet provisoire initial);
3. les services de gestion du dépannage et de l'information (voir l'appendice 4D de l'Accord de projet provisoire initial);
4. les services alimentaires (voir l'appendice 4E de l'Accord de projet provisoire initial).

3.4 LEED^®

Aux termes de l'Accord de projet (section 4.7 de l'annexe 2), le coordonnateur de projet sera tenu d'obtenir du Conseil du bâtiment durable du Canada la certification Or du LEED^® pour l'Installation. Le coordonnateur de projet aura la liberté de déterminer la nature exacte des crédits et des points à viser, à ceci près qu'il sera tenu d'obtenir les crédits visés par l'annexe 3 de l'Accord de projet.

4. Résumé des paiements

4.1 Paiements pour la construction

Le Canada versera des paiements mensuels au coordonnateur de projet pendant la période de construction suivant le calendrier de paiement énoncé à l'appendice 8C de l'Accord de projet. Le coordonnateur de projet aura la responsabilité de financer le solde du coût du projet.

4.2 Paiements pour les services

Le Canada versera des paiements mensuels pour les services au coordonnateur de projet pendant la période d'exploitation. Aucun paiement pour les services ne sera versé avant la date de commencement du service.

4.3 Rajustements des paiements pour les services

Le paiement mensuels pour les services sera, selon les modalités de l'annexe 8 de l'Accord de projet final, soumis aux rajustements suivants :

1. éductions pour cause de non disponibilité;
2. déductions pour cause d'interruption de service;
3. rajustement au titre du partage des gains/pertes sur le coût de l'énergie;
4. paiement d'assurance.

Le paiement rajusté pour les services ne peut être inférieur à zéro.

Les critères et normes de rendement relatifs aux services sont énoncés dans l'annexe 4 (Protocoles de services et spécifications) et dans l'annexe 8 (Paiements) de l'Accord de projet.

4.4 Indexation

Les soumissionnaires seront tenus de proposer une proportion fixe du paiement pour les services qui sera indexée tous les ans. De façon générale, le Canada a l'intention de payer une indexation uniquement sur les composantes du paiement pour les services à l'égard desquelles les coûts supportés par le coordonnateur de projet sont soumis à l'inflation. La proportion convenue du paiement pour les services sera indexée tous les ans sur l'IPC.

4.5 Déductions pour cause de non disponibilité

Le non respect d'une condition de disponibilité constituera un cas de non disponibilité. Si le coordonnateur de projet rectifie la situation dans les limites de la période de rectification, aucune déduction ne sera faite du paiement pour les services. Si la situation n'est pas rectifiée dans les limites de la période de rectification, une déduction sera faite pour cause de non disponibilité du service.

Les déductions pour cause de non disponibilité sont énoncées dans l'annexe 8 (Paiements) et seront indexées. Si un local de l'installation n'est pas disponible mais continue d'être utilisé par le Canada, la déduction sera de 50 % de la déduction normale pour cause de non disponibilité.

4.6 Déductions pour cause d'interruption de service

Aux termes de l'Accord de projet, les normes de rendement sont classées dans les catégories Élevé, Moyen et Faible en fonction de leur importance pour le Canada. Chaque catégorie comporte une déduction indexée pour cause d'interruption d'un service entrant dans cette catégorie.

4.7 Énergie

Le coordonnateur de projet garantira que la consommation énergétique de l'installation, par secteur et par année, ne dépassera pas l'objectif de consommation d'énergie intégré dans la conception et la construction et défini dans la proposition du coordonnateur de projet (voir la section 2.6.1 de l'appendice A). Si cet objectif n'est pas atteint, le coordonnateur de projet devra soit modifier l'installation à ses frais, soit verser au Canada un paiement forfaitaire équivalent au moindre des deux montants suivants : 2 500 000 $, ou la valeur présente nette du coût, pour le Canada, pendant la durée de vie prévue de l'installation, de l'excédent de la consommation d'énergie, par secteur, par rapport à l'objectif de consommation d'énergie intégré dans la conception et dans la construction.

Le coordonnateur de projet partagera les pertes et les gains liés au rendement énergétique ordinaire déterminé par la « consommation d'énergie réglementée » de l'installation.

(Voir l'annexe 20 de l'Accord de projet provisoire initial).

4.8 Assurance

Les exigences du projet en matière d'assurance sont décrites dans l'annexe 5 (Exigences en matière d'assurance) de l'Accord de projet provisoire, qui prévoit que le coordonnateur de projet aura la responsabilité de souscrire ce qui suit :

1. pendant la période de construction :
   1. une assurance responsabilité générale commerciale;
   2. une assurance biens « tous risques » pendant le cours de la construction;
   3. tout dépendant des besoins, une assurance automobile, une assurance aéronef, assurance bateau, assurance sur facultés maritimes et une assurance sur l'équipement de construction clé;
2. pendant la période d'exploitation :
   1. une assurance biens « tous risques »;
   2. une assurance bris de machine;
   3. une assurance pertes d'exploitation;
   4. une assurance contre les détournements du personnel, une assurance contre les accidents du travail, une assurance automobile et autre assurance appropriée aux activités de construction.

4.9 Taxe de vente provinciale

Le Canada n'est pas assujetti à la taxe de vente provinciale, et l'Accord de projet contiendra des dispositions préservant le statut d'exonération fiscale du projet pour tous les achats de biens autrement taxables. Les soumissionnaires doivent tenir compte du fait qu'aucune taxe de vente provinciale ne sera payable, à quelque niveau d'activité du projet que ce soit, par aucun entrepreneur ou sous traitant dans le cadre du projet.

4.10 Autres considérations fiscales

Il incombe à chaque soumissionnaire d'obtenir et de suivre, à sa discrétion et comme il lui semble bon, les conseils fiscaux de ses propres conseillers et experts conseils, y compris en ce qui a trait aux interprétations et décisions anticipées de l'Agence du revenu du Canada le concernant et se rapportant au projet (y compris en ce qui concerne la structure proposée et ses conséquences fiscales).