Guide de référence portant sur les exigences relatives à la documentation du Centre des services de paye

Rémunération d’intérim : Exceptions uniquement Expéditeur

Approbation du gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques; transmise par les ressources humaines par l’entremise d’une source fiable

Rémunération d’intérim : Exceptions uniquement Documents requis dans les cas d’exceptions

Le formulaire de demande d'intervention de paye et l’un des éléments suivants :

• Lettre d’offre
• Formulaire PSPC-SPAC 262
• Courriel de dotation express ou dotation accélérée
• Formulaire de nomination intérimaire ministériel sont requis dans les cas d’exceptions liés au salaire par exemple : augmentation au mérite, salaire correspondant à la scolarité, statut « ab initio », traducteurs, juges, gouverneur en conseil, personnel du ministre, lieutenants-gouverneurs, échelles et échelons salariaux, montants fixes et protection salariale, et
• Versements qui ne peuvent être établis à partir des données du système de gestion des ressources humaines

Rémunération d’intérim : Exceptions uniquement Source fiable requise

Oui

Avantages sociaux : Facultatifs Expéditeur

Employé

Avantages sociaux : Facultatifs Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et formulaires des programmes d’avantages sociaux applicables, tels que :

• le Régime d’assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique
• le Régime de soins dentaires de la fonction publique, les régimes de soins médicaux majeurs et les régimes d’assurance-maladie des provinces

Avantages sociaux : Facultatifs Documents requis dans les cas d’exceptions

Le formulaire de demande d'intervention de paye et la demande d’adhésion de l’employé (TBS-SCT-006491) lorsqu’une des conditions suivantes s’applique :

• Lorsque l’une des personnes à charge de l’employé devient fonctionnaire et obtient sa propre couverture
• Lorsque vous souhaitez ajouter une personne à charge qui a déjà été fonctionnaire et qui a déjà été couverte par le Régime de soins de santé de la fonction publique
• Lorsque vous voulez passer d’une protection supplémentaire à une protection totale
• Lorsque vous voulez passer d’une protection totale à une protection supplémentaire
• Pendant un congé non payé

Avantages sociaux : Facultatifs Source fiable requise

Non

Chèque : Paiements en espèces Expéditeur

Employé

Chèque : Paiements en espèces Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et paiement en espèces (chèque ou mandat)

Chèque : Paiements en espèces Source fiable requise

Non

Chèque : Chèques perdus ou volés Expéditeur

Employé

Chèque : Chèques perdus ou volés Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et PSPC-SPAC 535 ou PSPC-SPAC 536 et PSPC-SPAC 540

Chèque : Chèques perdus ou volés Source fiable requise

Non

Conversion de la classification Expéditeur

Approbation du gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques; transmise par les ressources humaines par l’entremise d’une source fiable

Conversion de la classification Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et (PSPC-SPAC 446-6) et avis de conversion envoyé à tous les employés touchés (lot)

Conversion de la classification Source fiable requise

Oui

Dette envers l’État Expéditeur

Approbation du gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques : transmise par ce dernier ou par le service des finances par l’entremise d’une source fiable

Dette envers l’État Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et demande de recouvrement d’une dette envers l’État

Dette envers l’État Source fiable requise

Oui

Retenues Expéditeur

Employé

Retenues Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et formulaires de renseignements relatifs aux retenues qu’il est impossible de saisir dans le libre service aux employés. Voici quelques exemples :

• Formulaire d’impôt supplémentaire
• Dons de bienfaisance
• Stationnement

Retenues Source fiable requise

Non

Retenues : Modification des données fiscales ou de l’impôt supplémentaire Expéditeur

Employé

Retenues : Modification des données fiscales ou de l’impôt supplémentaire Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et formulaires relatifs à l’impôt supplémentaire (TD1, formulaire d’impôt provincial, etc.)

Retenues : Modification des données fiscales ou de l’impôt supplémentaire Source fiable requise

Non

Retenues : Exonération unique d’impôt Expéditeur

Employé

Retenues : Exonération unique d’impôt Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et lettre d’autorisation de l’Agence du revenu du Canada ou du ministère du Revenu du Québec

Retenues : Exonération unique d’impôt Source fiable requise

Non

Retenues : Cotisations syndicales Expéditeur

Approbation du Secrétariat du Conseil du Trésor; transmise par les ressources humaines par l’entremise d’une source fiable

Retenues : Cotisations syndicales Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et déclaration sous serment : opposition à la retenue de cotisations syndicales pour motifs religieux

Retenues : Cotisations syndicales Source fiable requise

Oui

Rétrogradation Expéditeur

Approbation du gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques;transmise par les ressources humaines par l’entremise d’une source fiable

Rétrogradation Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et lettre d’offre

Rétrogradation Source fiable requise

Oui

Refus d’augmentation Expéditeur

Gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, transmission par l’entremise d’une source fiable

Refus d’augmentation Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et document officiel

Refus d’augmentation Source fiable requise

Oui

Mutation : Exceptions uniquement Expéditeur

Approbation du gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques; transmise par les ressources humaines par l’entremise d’une source fiable

Mutation : Exceptions uniquement Documents requis dans les cas d’exceptions

Formulaire de demande d'intervention de paye et au moins un des éléments suivants :

• Une lettre d’offre peut être requise en cas d’exceptions liées au salaire ou de versements, par exemple :
  • Augmentation au mérite, salaire correspondant à la scolarité, débutants, traducteurs, juges, gouverneur en conseil, personnel du ministre, lieutenants-gouverneurs, échelles et échelons salariaux, montants fixes et protection salariale
  • Versements qui ne peuvent être établis à partir des données du système de gestion des ressources humaines

Mutation : Exceptions uniquement Source fiable requise

Oui

Dépôt direct : Exceptions uniquement Expéditeur

Employé

Dépôt direct : Exceptions uniquement Documents requis dans les cas d’exceptions

Formulaire de demande d'intervention de paye et document officiel, dans les cas où un employé est incapable de modifier ses renseignements relatifs au dépôt direct en ligne, au moyen des fonctions libre-service de Phénix

Dépôt direct : Exceptions uniquement Source fiable requise

Non

Avance de salaire en cas d’urgence : Recouvrement Expéditeur

Finances par l’entremise d’une source fiable

Avance de salaire en cas d’urgence : Recouvrement Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et formulaire GC 80-1

Avance de salaire en cas d’urgence : Recouvrement Source fiable requise

Oui

Avance de salaire d’urgence : Demande Expéditeur

Gestionnaire disposant de pouvoirs délégués en ressources humaines ou gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques par l’entremise d’une source fiable

Avance de salaire d’urgence : Demande Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et demande d’avances de salaire d’urgence

Avance de salaire d’urgence : Demande Source fiable requise

Oui

Versements : Droits d’adhésion Expéditeur

Approbation du gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques; transmise par les ressources humaines par l’entremise d’une source fiable

Versements : Droits d’adhésion Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et demande de remboursement des droits d’adhésion

Versements : Droits d’adhésion Source fiable requise

Oui

Versements : Rémunération au rendement Expéditeur

Approbation du gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques; transmise par les ressources humaines par l’entremise d’une source fiable

Versements : Rémunération au rendement Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et feuille de calcul de la rémunération au rendement

Versements : Rémunération au rendement Source fiable requise

Oui

Versements : Allocations et indemnités non automatisées Expéditeur

Approbation du gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques; transmise par les ressources humaines par l’entremise d’une source fiable

Versements : Allocations et indemnités non automatisées Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et formulaire pertinent de versement relatif à tout versement qui ne peut pas être établi à partir des données sur les ressources humaines. Voici quelques exemples :

• Indemnité de poste isolé
• Indemnité au titre des marchandises dangereuses
• Indemnité d’environnement
• Allocation d’automobile
• Allocation de loyer

Versements : Allocations et indemnités non automatisées Source fiable requise

Oui

Paye pour services supplémentaires : Congé compensatoire Expéditeur

Gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, transmission par l’entremise d’une source fiable

Paye pour services supplémentaires : Congé compensatoire Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et formulaire de paye pour services supplémentaires (GC 179)

Paye pour services supplémentaires : Congé compensatoire Source fiable requise

Oui

Paye pour services supplémentaires : Soumise plus de six mois après la prestation des services Expéditeur

Gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, transmission par l’entremise d’une source fiable

Paye pour services supplémentaires : Soumise plus de six mois après la prestation des services Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et formulaire de paye pour services supplémentaires (GC 179)

Paye pour services supplémentaires : Soumise plus de six mois après la prestation des services Source fiable requise

Oui

Saisies-arrêts ou compensations Expéditeur

Ministère de la Justice Secteur de la rémunération

Saisies-arrêts ou compensations Documents obligatoires

Avis de saisie-arrêt (envoyé par Ministère de la Justice) Avis de compensation l’Agence du revenu du Canada

Saisies-arrêts ou compensations Source fiable requise

Non

Soutien en matière de griefs Expéditeur

Transmis par les ressources humaines par l’entremise d’une source fiable

Soutien en matière de griefs Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et document officiel

Soutien en matière de griefs Source fiable requise

Oui

Embauche : Exceptions uniquement Expéditeur

Approbation du gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques; transmise par les ressources humaines par l’entremise d’une source fiable

Embauche : Exceptions uniquement Documents requis dans les cas d’exceptions

Formulaire de demande d'intervention de paye , est toujours requis pour les étudiants, et une lettre d’offre peut être requise si des prestations ou versements spéciaux sont nécessaires. En voici quelques exemples :

• Nomination à un taux inférieur au minimum
• Nomination à un taux supérieur au minimum et inférieur au maximum, mais ne faisant pas partie de l’échelle salarialee
• Nomination à un taux supérieur au maximum
• Nomination à un taux supérieur au minimum
• Versements qui ne peuvent être établis à partir des données du système de gestion des ressources humaines

Embauche : Exceptions uniquement Source fiable requise

Oui

Embauche : Normale Expéditeur

Approbation du gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques; transmise par les ressources humaines par l’entremise d’une source fiable

Embauche : Normale Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et les éléments suivants :

• Demande de dépôt direct
• Questionnaire destiné aux employés
• Formulaire TD1
• Formulaire d’impôt provincial

Embauche : Normale Source fiable requise

Oui

Congé : Indemnisation des travailleurs Expéditeur

Gestionnaire disposant de pouvoirs délégués en ressources humaines ou gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques par l’entremise d’une source fiable

Congé : Indemnisation des travailleurs Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et formulaire approuvé de réclamation auprès de la Commission des accidents du travail

Congé : Indemnisation des travailleurs Source fiable requise

Oui

Liquidation des congés : Obligatoire (ministère utilisant le système de gestion des ressources humaines seulement) Expéditeur

Gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, transmission par l’entremise d’une source fiable

Liquidation des congés : Obligatoire (ministère utilisant le système de gestion des ressources humaines seulement) Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et (PSPC-SPAC 446-6) et demande de liquidation des congés (lot)

Liquidation des congés : Obligatoire (ministère utilisant le système de gestion des ressources humaines seulement) Source fiable requise

Oui

Liquidation des congés : Facultative (uniquement les ministères utilisant le système de gestion des ressources humaines) Expéditeur

Gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, transmission par l’entremise d’une source fiable

Liquidation des congés : Facultative (uniquement les ministères utilisant le système de gestion des ressources humaines) Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et demande de liquidation des congés (unique)

Liquidation des congés : Facultative (uniquement les ministères utilisant le système de gestion des ressources humaines) Source fiable requise

Oui

Congés non payés de plus de cinq jours Expéditeur

Gestionnaire disposant de pouvoirs délégués en ressources humaines ou gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques par l’entremise d’une source fiable

Congés non payés de plus de cinq jours Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et formulaire de demande de congé non payé en fonction du type de congé demandé, par exemple :

• Demande de congé de transition à la retraite (TBS-SCT 325-9)
• Demande de congé autofinancé (TBS-SCT 330-109)
• Demande de congé et rapport d’absence (GC 178) ou équivalent du ministère
• Demande de congé avec étalement du revenu (TBS-SCT 325-10)

Congés non payés de plus de cinq jours Source fiable requise

Oui

Congé non payé de cinq jours ou moins : Retard (soumis plus de six mois après le congés non payés) Expéditeur

Gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, transmission par l’entremise d’une source fiable

Congé non payé de cinq jours ou moins : Retard (soumis plus de six mois après le congés non payés) Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et demande de congé et rapport d’absence (GC 178) ou équivalent du ministère

Congé non payé de cinq jours ou moins : retard (soumis plus de six mois après le congés non payés) Source fiable requise

Oui

Promotion : Exceptions uniquement Expéditeur

Approbation du gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques; transmise par les ressources humaines par l’entremise d’une source fiable

Promotion : Exceptions uniquement Documents requis dans les cas d’exceptions

Formulaire de demande d'intervention de paye et au moins un des éléments suivants :

• Une lettre d’offre peut être requise en cas d’exception liée au salaire ou de versements, par exemple :
  • Augmentation au mérite, salaire correspondant à la scolarité, débutants, traducteurs, juges, gouverneur en conseil, personnel du ministre, lieutenants-gouverneurs, échelles et échelons salariaux, montants fixes et protection salariale
  • Versements qui ne peuvent être établis à partir des données du système de gestion des ressources humaines

Promotion : Exceptions uniquement Source fiable requise

Oui

Reclassement Expéditeur

Approbation du gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, spécialiste accrédité en classification ou équivalent; transmise par les ressources humaines par l’entremise d’une source fiable

Reclassement Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et lettre d’offre

Reclassement Source fiable requise

Oui

Recouvrement de trop-payés Expéditeur

Approbation du gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques; transmise par ce dernier ou par le service des finances par l’entremise d’une source fiable

Recouvrement de trop-payés Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et déclaration de difficultés financières et calendrier de remboursement approuvés

Recouvrement de trop-payés Source fiable requise

Oui

Retour d’un congés non payés : Réadaptation Expéditeur

Gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, transmission par l’entremise d’une source fiable

Retour d’un congés non payés : Réadaptation Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et avis d’approbation et de retour au travail dans le cadre d’un programme de réadaptation ou avis d’achèvement du programme de réadaptation

Retour d’un congés non payés : Réadaptation Source fiable requise

Oui

Réembauche : Exceptions uniquement Expéditeur

Approbation du gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques; transmise par les ressources humaines par l’entremise d’une source fiable

Réembauche : Exceptions uniquement Documents requis dans les cas d’exceptions

Formulaire de demande d'intervention de paye et au moins un des éléments suivants :

• Une lettre d’offre peut être requise si des prestations ou versements spéciaux sont nécessaires
• Nomination à un taux inférieur au minimum
• Nomination à un taux supérieur au minimum et inférieur au maximum, mais ne faisant pas partie de l’échelle salariale
• Nomination à un taux supérieur au maximum
• Nomination à un taux supérieur au minimum
• Versements qui ne peuvent être établis à partir des données du système de gestion des ressources humaines
• Questionnaire destiné aux employés

Réembauche : Exceptions uniquement Source fiable requise

Oui

Réembauche : Standard Expéditeur

Approbation du gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques; transmise par les ressources humaines par l’entremise d’une source fiable

Réembauche : Standard Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et les éléments suivants :

• Formulaire TD1
• Formulaire d’impôt provincial

Réembauche : Standard Source fiable requise

Oui

Retour d’un congés non payés Expéditeur

Gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, transmission par l’entremise d’une source fiable

Retour d’un congés non payés Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et avis de retour d’un congés non payés

Retour d’un congés non payés Source fiable requise

Oui

Examen du dossier de paye Expéditeur

Transmis par les ressources humaines par l’entremise d’une source fiable

Examen du dossier de paye Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et demande d’examen du dossier de paye d’un employé

Examen du dossier de paye Source fiable requise

Oui

Maintien de la rémunération des dirigeants Expéditeur

Approbation du gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques; transmise par les ressources humaines par l’entremise d’une source fiable

Maintien de la rémunération des dirigeants Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et lettre d’offre

Maintien de la rémunération des dirigeants Source fiable requise

Oui

Détachement, affectation ou échange : Exceptions uniquement Expéditeur

Approbation du gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques; transmise par les ressources humaines par l’entremise d’une source fiable

Détachement, affectation ou échange : Exceptions uniquement Documents requis dans les cas d’exceptions

Formulaire de demande d'intervention de paye et accord de détachement, d’affectation ou d’échange (peut être requis si l’employé change de lieu de travail ou d’unité de négociation)

Détachement, affectation ou échange : Exceptions uniquement y Source fiable requise

Oui

Cessation d’emploi Expéditeur

Gestionnaire disposant de pouvoirs délégués en ressources humaines par l’entremise d’une source fiable

Cessation d’emploi Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et les éléments suivants :

• Lettre de démission ou de retraite ou avis de départ de l’employé
• Lettre d’approbation d’un gestionnaire indiquant la date et le motif de la cessation d’emploi

Cessation d’emploi Source fiable requise

Oui

Feuilles de temps : Soumises plus de six mois après l’exécution du travail Expéditeur

Gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, transmission par l’entremise d’une source fiable

Feuilles de temps : Soumises plus de six mois après l’exécution du travail Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et emploi du temps de l’horaire des heures travaillées (PSPC-SPAC 446-5 ou PSPC-SPAC 1392-1) ou l’équivalent

Feuilles de temps : Soumises plus de six mois après l’exécution du travail Source fiable requise

Oui

Mutation de sortie Expéditeur

Gestionnaire disposant de pouvoirs délégués en ressources humaines par l’entremise d’une source fiable

Mutation de sortie Documents obligatoires

Formulaire de demande d'intervention de paye et avis de départ indiquant la date et le motif de la cessation d’emploi ainsi que l’acceptation d’un gestionnaire)

Mutation de sortie Source fiable requise

Oui

Mutation d’entrée : Exceptions uniquement Expéditeur

Approbation du gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques; transmise par les ressources humaines par l’entremise d’une source fiable

Mutation d’entrée : Exceptions uniquement Documents requis dans les cas d’exceptions

Formulaire de demande d'intervention de paye et au moins un des éléments suivants :

• Une lettre d’offre peut être requise en cas d’exception ou de versements, par exemple :
  • Augmentation au mérite, salaire correspondant à la scolarité, débutants, traducteurs, juges, gouverneur en conseil, personnel du ministre, lieutenants-gouverneurs, échelles et échelons salariaux, montants fixes et protection salariale
  • Versements qui ne peuvent être établis à partir des données du système de gestion des ressources humaines.
  • Formulaire TD1
  • Formulaire d’impôt provincial
  • Questionnaire destiné aux employés

Mutation d’entrée : Exceptions uniquement Source fiable requise

Oui