À notre sujet

Orientations pour le changement

Partie 2 :
Qu'est-ce qui guidera les choix de BAC?

2.3 Assurer une intendance efficace du patrimoine en gérant les risques

Par le passé, les Archives nationales et la Bibliothèque nationale ont eu tendance à vouloir éviter le risque à tout prix, à chercher à tout faire, à avoir des pratiques de gestion identiques de tous leurs fonds et à décider au cas par cas. Nous n'étions pas en mesure d'évaluer les conséquences face à une décision à prendre parce que nous ne pouvions pas en mesurer le risque.

La gestion du risque, fondement de la prise de décisions

Un cadre de gestion du risque, élaboré et mis en œuvre à l'échelle de l'institution, sera intégré à chaque étape du cycle de vie de l'information. La gestion du risque nous indiquera si, comment et quand nous pouvons acquérir des ressources, conserver nos fonds, élaborer des systèmes et offrir de nouveaux services. Il nous aidera à comprendre dès le début l'incidence de nos installations, de la gestion de notre collection et des décisions relatives aux ressources financières et humaines. Les gestionnaires recevront une formation pour appliquer les concepts, les techniques et les outils de gestion du risque.

Gestion du risque et gestion responsable des ressources d'information

Alors que la gestion du risque touche tous les aspects de la prise de décision, elle revêt une importance particulière pour BAC lorsqu'il est question de sa collection. BAC a la responsabilité de gérer l'ensemble de ressources d'information le plus vaste et le plus précieux de l'administration fédérale et l'une des collections culturelles les plus riches au pays. Nous nous sommes toujours consciencieusement acquittés de cette responsabilité mais il nous faut regarder la réalité en face : la conservation parfaite de tout le patrimoine documentaire est un objectif irréalisable. Il nous faut donc, en ce qui a trait à la collection, évaluer systématiquement le risque, et de façon continue, afin d'établir des priorités entre nos activités de préservation. En connaissant les risques, nous pourrons également mettre en place des stratégies pour atténuer les risques et des mesures de conservation préventives.

Une bonne compréhension des risques, l'utilisation d'outils comme la méthodologie du « coût global de possession » ainsi qu'un cadre intégré de gestion des risques nous permettront de documenter, de prévoir et de contenir les coûts associés à la conservation à long terme du patrimoine documentaire canadien. C'est en considérant ensemble et la valeur relative et le risque attenant aux diverses composantes de notre collection que nous pourrons établir les priorités immédiates en matière de conservation et prendre les mesures d'entreposage optimal de la collection et les meilleurs soins à lui donner afin d'en assurer l'accessibilité à long terme.

Conservation et accès

Nous devons considérer les activités de conservation comme une partie intégrante de notre engagement à garantir aux Canadiens l'accès à long terme à notre collection. La conservation et l'accès ne sont pas antinomiques : nos activités de conservation sont esssentielles pour permettre l'accès à long terme au patrimoine documentaire. La préservation est donc, de ce fait, partie intégrante du mandat de tous à BAC.

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