À notre sujet

Orientations pour le changement

Partie 2 :
Qu'est-ce qui guidera les choix de BAC?

2.4 Nouvelles approches de description du patrimoine documentaire du Canada

Les métadonnées-c.-à-d. les renseignements sur les ressources en information-sont essentielles pour gérer, conserver, donner accès à nos fonds numériques et non numériques ainsi qu'aux ressources de patrimoine documentaire qui se trouvent ailleurs au Canada. Pour les utilisateurs, les métadonnées sont primordiales pour repérer les ressources et pour cibler leur recherche et en élaguer les résultats, pour comprendre la signification et le contexte du contenu et enfin pour en connaître les conditions d'utilisation.

Les métadonnées sont diverses : elles portent sur la description, la conservation, l'administration, les droits, des données techniques et des identificateurs uniques. Dans le milieu des bibliothèques, les métadonnées descriptives ont traditionnellement été saisies dans le format MARC en suivant les Règles de catalogage anglo-américaines (RCAA2); dans le milieu des archives, on a adopté le format MARC ou la description encodée d'archives, et les pratiques descriptives suivent de plus en plus les hiérarchies des fonds, des séries et des dossiers prescrites dans les Règles pour la description des documents d'archives (RDDA).

Les milieux des bibliothèques, des archives et de la gestion de l'information gouvernementale s'attendent à ce que BAC possède une solide compétence en matière de métadonnées et collabore avec d'autres intervenants dans ce domaine. Toutefois, pour l'heure, nos efforts sont fragmentés, les systèmes qui hébergent les métadonnées ne sont pas interopérables et notre compréhension des principaux défis est inégale.

Des normes qui fonctionnent en matière de métadonnées

Pour que BAC joue un rôle de premier plan dans la mise sur pied d'un réseau compatible réunissant le patrimoine documentaire partout au Canada et un rôle d'organisme central en ce qui concerne la gestion de l'information gouvernementale, il doit continuer à contribuer à l'établissement de normes communes en matière de métadonnées et à promouvoir leur application dans le milieu de l'information au Canada. BAC a récemment fait un grand pas en avant en acceptant la direction conjointe, avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, des travaux d'harmonisation des métadonnées descriptives du gouvernement. Nous devrons, au minimum, porter une attention égale aux métadonnées pédagogiques, aux métadonnées sur la conservation et sur les droits. Il nous faut travailler en collaboration avec d'autres intervenants pour élaborer des approches qui fonctionneront pour l'ensemble du patrimoine documentaire canadien.

Repenser les pratiques descriptives actuelles

BAC doit jeter un nouveau regard sur ses méthodes et normes descriptives. Elles doivent servir nos objectifs. Quel degré de détails facilitera l'accès et la compréhension du contexte? Quelles approches flexibles nous permettraient d'adapter le degré de description des collections et des articles en fonction de l'usage qui en est fait? Pouvons-nous faire un meilleur usage de la technologie? Quel équilibre établir entre la qualité des notices descriptives et leur promptitude? Nous poursuivrons l'étude de nos normes, de nos systèmes et de nos processus de travail afin d'assurer une efficience optimale dans cette sphère d'activités de BAC.

Solutions de rechange à la création par BAC de métadonnées

Nous chercherons des solutions de rechange pour la création de métadonnées. Les puissants outils d'indexage automatisés qu'on utilise présentement pour les documents numériques remportent un succès grandissant en ce qui a trait à l'indexage d'images, de sons et de vidéos. Il nous faut mieux comprendre quand et dans quel cas l'indexage d'un texte entier complète ou même peut remplacer les métadonnées structurées pour faciliter l'accès aux ressources. Des moteurs de recherche comme Google ont démontré que la recherche à partir du contenu peut être extrêmement efficace et utile.

Les métadonnées préparées ailleurs dans le milieu de l'information, entre autres par les éditeurs, les ministères, par les sociétés de gestion des droits d'auteur, par des utilisateurs comme les généalogistes, peuvent être adaptées à nos fins (et vice versa). Nous devrons de plus en plus envisager faire usage des métadonnées fournies par d'autres intervenants, ou les adapter au moyen de processus automatisés. Idéalement, les métadonnées utiles ne seraient créées qu'une fois, préférablement au moment de la création du contenu ou de sa publication, puis elles seraient améliorées, adaptées, réorganisées et réutilisées de différentes façons selon ce qu'on voudra en faire.

Comprendre le contexte

Pour ce qui est du patrimoine documentaire, nos dépôts nationaux de métadonnées actuels, soit le Catalogue collectif national AMICUS et Archives Canada, ainsi que les catalogues locaux de BAC, doivent évoluer pour conserver leur pertinence et leur utilité dans un environnement de l'information très dynamique. Nos travaux pour permettre un accès intégré à nos fonds nous donnent l'occasion de moderniser et d'améliorer nos métadonnées, tant celles qui portent sur nos processus de travail que celles qui sont créées pour les utilisateurs.

Pour y parvenir, nous devons comprendre les possibilités qu'offrent les nouvelles normes de métadonnées, la mise en correspondance d'un schéma avec un autre et les protocoles de collecte de métadonnées. Un programme de recherche nous permettra de découvrir la façon de relier efficacement les ressources d'information aux besoins des clients. Nous devons mieux comprendre comment nos clients cherchent l'information, comment ils utilisent les métadonnées et de quels éléments ils se servent. Les clients ne devraient pas avoir à ajuster leur style de recherche ou le vocabulaire qu'ils utilisent pour s'adapter à nos systèmes d'information et à nos métadonnées. BAC doit aussi parfaire sa compréhension des grandes théories fondamentales sur l'utilisation et l'organisation de l'information (particulièrement l'information numérique) et trouver comment elles influencent les normes et pratiques actuelles et nouvelles en matière de métadonnées. Nous entrevoyons des partenariats ou des activités complémentaires avec des chercheurs, des ministères du gouvernement, des intervenants du réseau des archives et des bibliothèques et des sociétés du secteur privé qui sont engagés dans ce champ de la recherche.

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