Loi sur l'accès à l'information – Rapport annuel 2007-2008

Table des matières

Avant-propos

Partie I - Contexte

1. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Partie II - Rapport sur la Loi sur l'accès à l'information

1. Organisation de la Direction de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP)
   • 1.1 Instruments de délégation
   • 1.2 Responsabilités de la Direction de l'AIPRP
   • 1.3 Politiques et procédures
2. Sommaire des activités et faits saillants
   • 2.1 Plan d'amélioration de l'AIPRP
   • 2.2 Problème de sécurité des CD de l'AIPRP
   • 2.3 Programme de perfection des agents de l'AIPRP
   • 2.4 Experts conseils en AIPRP
   • 2.5 Comités
   • 2.6 Séances d'information
3. Rapport statistique - Interprétation et explication des tendances
   • 3.1 Aperçu des demandes reçues au Ministère
   • 3.2 Clientèle externe
   • 3.3 Demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
   • 3.4 Disposition à l'égard des demandes complétées
   • 3.5 Motifs d'exception invoqués
   • 3.6 Motifs d'exclusion invoqués
   • 3.7 Prorogations de délai
   • 3.8 Délais de traitement
   • 3.9 Traduction
   • 3.10 Mode de consultation
   • 3.11 Frais
   • 3.12 Coûts
4. Plaintes et demandes de révision judiciaire
   • 4.1 Plaintes adressées au Commissariat à l'information du Canada
   • 4.2 Demandes de révision judiciaire

Annexe A : Délégation de Pouvoirs (Extrait)

Annexe B : Rapport statistique - Loi sur l'accès à l'information

Avant-propos

La Loi sur l'accès à l'information (Lois révisées du Canada, chapitre A-1, 1985) a été édictée le 1^er juillet 1983. La Loi a été révisée à la suite de l'octroi de la sanction royale à la Loi fédérale sur la responsabilité, le 12 décembre 2006. Certaines dispositions sont entrées en vigueur le 12 décembre 2006, d'autres le 1^er avril 2007 et d'autres encore le 1^er septembre 2007.

La Loi sur l'accès à l'information permet aux citoyens canadiens et aux personnes présentes au Canada de consulter une vaste quantité de renseignements contenus dans les documents gouvernementaux, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées.

L'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information exige qu'à la fin de chaque exercice, le responsable de chaque institution du gouvernement fédérale établisse, en vue de le présenter au Parlement, un rapport sur l'application de la Loi dans son institution.

Le présent rapport annuel résume la façon dont a été gérée et administrée la Loi sur l'accès à l'information au sein de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour l'exercice 2007-2008.

Autres exemplaires

On peut se procurer d'autres exemplaires de ce rapport à l'adresse suivante :

Direction de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP)
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Place du Portage, Phase III, 5C1
11, rue Laurier
Gatineau (Québec)
K1A 0S5

Téléphone : 819-956-1820
Télécopieur : 819-994-2119

Partie I : Contexte

1. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)

TPSGC est le principal fournisseur de services communs et centraux du gouvernement du Canada. Nous appuyons les activités quotidiennes de 125 ministères et organismes fédéraux, et administrons les prescriptions de 19 lois du Parlement et les exigences des politiques correspondantes. Les priorités du gouvernement et la demande de services de nos ministères et organismes clients influent sur notre contexte opérationnel.

TPSGC dépense environ 5,2 milliards de dollars annuellement et emploie environ 13 000 personnes. Nous offrons toute une gamme de services, comme l'achat de biens et de services ainsi que la gestion des locaux et du portefeuille immobilier du gouvernement, y compris la restauration des édifices du Parlement. Le Ministère assure également la prestation de services de paye et de rémunération, de technologie de l'information (TI), de sécurité industrielle et de vérification, ainsi que des services linguistiques.

TPSGC vise deux résultats stratégiques : des services de qualité et une saine intendance. En mettant l'accent sur des services de qualité et une saine intendance, nous contribuons directement et indirectement à l'atteinte des résultats stratégiques du gouvernement du Canada dans les quatre secteurs suivants : les affaires économiques, les affaires sociales, les affaires internationales et les affaires gouvernementales.

Pour mieux tenir compte de l'approche adoptée par TPSGC pour la prestation de services et de sa structure organisationnelle, les activités de programme qui supportent nos résultats stratégiques ont été regroupées de façon à faire ressortir nos domaines de prestation de services clés :

• Biens immobiliers;
• Approvisionnements;
• Technologie de l'information;
• Receveur général et rémunération;
• Conseils, Information et Services partagés;
• Intégration des affaires;
• Organismes de services spéciaux
  • Services de vérification Canada
  • Bureau de la traduction
• Écologisation des opérations gouvernementales; et
• Gestion ministérielle.

Partie II : Rapport sur la Loi sur l'accès à l'information

1. Organisation de la Direction de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP)

La Direction de l'AIPRP administre les dispositions de la Loi sur l'accès à l'information pour TPSGC ainsi que pour les deux organismes de services spéciaux, et le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement.

Pour la majeure partie de l'exercice 2007-2008, la Direction de l'AIPRP a été divisée en six équipes afin de mieux gérer les types de demandes reçues au Ministère. Ces équipes sont surveillées par deux gestionnaires de la Gestion des risques et de la qualité, qui se rapportent à la directrice de l'AIPRP. Trois des équipes s'occupent des demandes, des consultations, des plaintes et des affaires judiciaires associées à l'AIPRP qui ont été reçues par le Ministère. Une équipe se consacre aux questions touchant la protection des renseignements personnels et les politiques, une autre est chargée de donner une formation dans le traitement des demandes d'AIPRP aux nouveaux membres la Direction de l'AIPRP. Finalement, une équipe est responsable des fonctions administratives et des projets spéciaux de la Direction de l'AIPRP.

1.1 Instruments de délégation

En vertu de l'article 3 de la Loi sur l'accès à l'information, le ministre est désigné comme le responsable de l'institution fédérale aux fins de l'administration de la Loi.

L'instrument de délégation demeure fondé sur un processus centralisé, et la directrice de l'AIPRP et les gestionnaires de la Gestion des risque et de la Qualité détiennent la pleine délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

Certaines fonctions administratives sont déléguées aux chefs de l'AIPRP, et uniquement en fonction des dispositions suivantes :

• Alinéa 7 a) - Répondre aux demandes d'accès (lorsque aucun document pertinent ne peut être fourni)
• Paragraphe 8(1) - Transmission de la demande à d'autres institutions du gouvernement
• Article 9 - Prorogation des délais
• Paragraphes 11(2) à 11(6) - Frais additionnels et dispense
• Article 27 - Avis aux tiers

Un extrait de la délégation des pouvoirs approuvée par le ministre de TPSGC se trouve à l'annexe A.

1.2 Responsabilités de la Direction de l'AIPRP

La directrice de l'AIPRP relève directement de la directrice générale du Secrétariat exécutif, qui relève elle-même de la sous-ministre adjointe de la Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications.

Responsabilités qui incombent à la Direction de l'AIPRP :

• Gérer toutes les activités de TPSGC qui ont trait à l'application de la Loi ainsi que du règlement, des directives et des lignes directrices pertinentes.
• Préparer, rédiger et publier des politiques, procédures, normes et lignes directrices ministérielles en matière d'accès à l'information.
• Préparer et donner des séances d'information aux gestionnaires et aux employés de TPSGC pour s'assurer qu'ils respectent les obligations que leur imposent la Loi et son règlement.
• Examiner les politiques, procédures et ententes ministérielles pour s'assurer qu'elles sont conformes aux dispositions de la Loi et recommander des modifications.
• Défendre les décisions de l'institution relativement à l'administration de la Loi dans le cadre des enquêtes menées par le Commissaire à l'information du Canada et des procédures judiciaires à la Cour fédérale du Canada et à la Cour suprême du Canada.
• Fournir, au ministère, des salles de lecture où le public peut consulter les manuels dont se servent les fonctionnaires, conformément à l'article 71 de la Loi.
• Coordonner et approuver la mise à jour annuelle des descriptions de l'organisation de TPSGC et des documents que détient le Ministère en prévision de leur inclusion dans le document Info Source du Conseil du Trésor.
• Présenter un rapport annuel au Parlement, conformément à l'article 72 de la Loi et aux instructions publiées aux termes de l'alinéa 70(1) d) de la Loi.
• Exercer la fonction de porte-parole du Ministère dans le cadre des rapports avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, le Commissariat à l'information du Canada ainsi que d'autres ministères et organismes gouvernementaux.

L'administration de la Loi par la Direction de l'AIPRP est facilitée à l'échelle des directions générales, des secteurs ainsi que des bureaux régionaux. En effet, chaque direction générale compte un agent de liaison en matière d'AIPRP (qui relève normalement d'un sous-ministre adjoint, d'un directeur général ou d'un directeur général régional) qui coordonne la collecte d'information et fournit des conseils aux gestionnaires de la direction générale au sujet de l'application de la Loi, ainsi que des directives et des procédures ministérielles.

1.3 Politiques et procédures

1.3.1 Politique ministérielle sur l'AIPRP

La politique ministérielle 002 fait un lien à la délégation des pouvoirs en matière d'accès à l'information, et présente des définitions et une description des rôles et des responsabilités de tous les intervenants au sein de TPSGC. La politique sera mise à jour en 2008-2009 afin de refléter les modifications apportées suite au renouvellement de l'ensemble des politiques sur l'AIPRP du SCT.

1.3.2 Guide destiné aux agents de liaison de l'AIPRP

Le Guide destiné aux agents de liaison de l'AIPRP est rédigé par la Direction de l'AIPRP et utilisé aux fins suivantes :

• faire connaître la Loi sur l'accès à l'information et son règlement d'application aux agents de liaison de l'AIPRP en poste dans tout le Ministère;
• exposer les rôles et responsabilités de tous les intervenants en matière d'AIPRP à TPSGC; et
• établir des normes nationales et des lignes directrices pour le traitement centralisé des demandes.

1.3.3 Procédures administratives à la Direction de l'AIPRP

Afin de normaliser les procédures de travail suivies par le personnel, de faciliter la formation des nouveaux employés et de compléter le système de suivi électronique de l'AIPRP, la Direction de l'AIPRP a élaboré un guide des procédures administratives pour les agents de l'AIPRP qu'elle met à jour régulièrement.

2. Sommaire des activités et faits saillants

2.1 Plan d'amélioration de l'AIPRP

Chaque année, le Commissaire à l'information effectue un examen de certaines institutions fédérales choisies qui sont assujetties aux dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et il fait des recommandations pour les aider à répondre à au moins 95 p. 100 des demandes à l'information qui leur sont présentées dans les délais prévus par la Loi. Au terme de chaque examen, il évalue à l'aide d'une cote le respect des délais par l'institution pour l'exercice précédent ainsi que pour la période de l'exercice en cours allant d'avril au 30 novembre.

Dans son rapport annuel présenté en juin 2007, le commissaire à l'information a donné à TPSGC une cote « B » pour son rendement d'avril à novembre 2006. Il a toutefois mentionné une diminution de 1 p. 100 du rendement pour ce qui est des délais (de 92,3 à 91,3 p. 100). Au cours de l'exercice 2007-2008, le rendement a continué à baisser en raison de l'arriéré de demandes en retard, de la lourde charge de travail, des problèmes constants de recrutement, de formation et de conservation de ressources qualifiées et du problème de la sécurité des CD à l'AIPRP.

Tous ces facteurs ont poussé le Ministère à entreprendre un plan d'action vigoureux visant à améliorer considérablement le programme de l'AIPRP et à atteindre la cote « A » au cours de l'exercice 2008-2009. Le plan comporte les stratégies suivantes :

• Réduire l'arriéré des demandes en retard d'ici le 31 mars 2008 - facteur critique;
• Augmenter les ressources humaines et la capacité organisationnelle;
• Améliorer la surveillance du rendement et la productivité;
• Actualiser l'infrastructure de TI; et
• Améliorer le milieu de travail.

Entre la mi-janvier et mars 2008, la Direction de l'AIPRP a concentré ses efforts sur l'élimination de son arriéré de demandes (144); ces dernières étaient en retard pour diverses raisons, dont la complexité des demandes et le volume élevé de documents à examiner. L'équipe de l'AIPRP a réussi à traiter 129 demandes en retard, en plus de 198 demandes dans les délais prescrits et de consultations. On a abattu en deux mois et demi un volume de travail correspondant à six mois de production, c'est-à-dire plus de 155 400 pages de documents, ce qui a permis au Ministère d'être en mesure d'obtenir un niveau de respect des délais de 95 p. 100 au cours de l'exercice 2008-2009.

2.2 Problème de sécurité des CD à l'AIPRP

En août 2007, le Ministère a été informé qu'il était possible que des renseignements aient été communiqués à des requérants sur un format CD inapproprié, et ce, par inadvertance. Cette situation visait 138 demandes d'AIPRP. Dès que l'affaire a été découverte, la Direction de l'AIPRP a changé ses procédures afin d'éliminer le problème et de prévenir qu'un tel incident ne se reproduise.

Le Ministère a prévenu sans tarder le commissaire à la protection de la vie privée ainsi que le Secrétariat du Conseil du Trésor et Sécurité publique Canada. Les organismes centraux ont été consultés tout au long du processus et ils ont été tenus au courant de l'évolution de la situation.

On a procédé à une évaluation approfondie de chaque dossier afin de déceler les risques éventuels et de les atténuer lorsque cela était nécessaire. L'examen a permis de conclure qu'il était peu probable que les requérants aient vu l'information prélevée et qu'aucun renseignement associé à la sécurité nationale n'avait été communiqué. Les tiers ont toutefois été prévenus par mesure de précaution.

D'autres ministères fédéraux ont été avertis que des renseignements leur appartenant pouvaient avoir été communiqués par inadvertance lorsqu'il y avait présomption que la communication des renseignements aurait pu causer un préjudice. Dans 44 cas, des lettres d'avis ont aussi été envoyées aux tiers lorsqu'il s'agissait de renseignements confidentiels, commerciaux ou personnels sensibles. Des copies des documents susceptibles d'avoir été à risque ont été fournies aux tiers pour qu'ils soient tout à fait au courant de la situation. Plusieurs conversations et plusieurs réunions de suivi ont de plus eu lieu avec les tiers lorsque la situation le justifiait.

Le Ministère a fait preuve de diligence dans sa démarche pour récupérer les disques. Tous les requérants ont été contactés sauf dans 28 cas, où on a déterminé que les risques pour les tiers ou pour le gouvernement étaient pour ainsi dire nuls. En tout, 35 disques sur 138 ont été retournés et 18 ont été déclarés détruits ou perdus. Des 44 dossiers pour lesquels il y avait risque de préjudice causé à un tiers, 20 disques ont été retournés et huit ont été déclarés détruits. Dans le cas de quelques dossiers à risque élevé, on a demandé aux requérants de confirmer qu'ils n'avaient pas manipulé le CD de façon à voir les parties prélevées et ils ont dû signer une déclaration à cet effet. Au moins deux appels téléphoniques ont été faits aux requérants pour tenter de récupérer les disques qui restaient et des demandes de suivi écrites ont été envoyées dans les cas où les risques de préjudice étaient élevés. Le Ministère a continué, dans la mesure du possible, à chercher à récupérer les disques.

Le Commissariat à l'information a fait enquête sur une plainte présentée par un tiers et il a été conclu que le problème était attribuable à une erreur de procédure technique et que l'erreur avait été de ce fait non intentionnelle et commise par inadvertance.

Le Commissariat a aussi considéré que le Ministère avait fait une enquête adéquate et complète et qu'il avait pris les mesures nécessaires pour corriger le problème afin d'éviter qu'il ne se reproduise et que l'information qui pourrait avoir été communiquée soit utilisée.

Le problème est considéré comme ayant été réglé et le dossier a été fermé.

2.3 Programme de perfectionnement des agents de l'AIPRP

La Direction générale des ressources humaines et la Direction de l'AIPRP ont travaillé de concert à l'élaboration d'un programme de perfectionnement des agents de l'AIPRP. Le programme vise à répondre, à court et à long terme, à la pénurie des professionnels de l'AIPRP au sein du Ministère par le recrutement d'employés nouveaux et actuels au niveau subalterne, en stimulant leur loyauté envers le Ministère, et en les préparant à combler les postes d'agents supérieurs de l'AIPRP sur une période de trois ans. Ce programme permettra aussi de réduire les coûts liés au processus de dotation concurrentielle et, à long terme, au recours à des experts-conseils.

La première participante embauchée dans le programme en 2006 a été promue au niveau PM-02 en octobre 2007. Un processus de dotation a été lancé afin d'embaucher deux nouvelles recrues en 2008-2009 à partir de l'inventaire pour le recrutement post-secondaire.

Dans le cadre du plan d'amélioration de l'AIPRP, et afin de perfectionner et de retenir nos employé(e)s, des modifications sont en cours pour étendre le programme à tous les agents de l'AIPRP aux groupes et niveaux PM-01, PM-02 et PM-03 qui travaillent présentement à la Direction de l'AIPRP ou embauchés à la suite des processus annoncés réguliers.

2.4 Experts-conseils en AIPRP

La Direction de l'AIPRP a continué d'utiliser les services d'experts-conseils en AIPRP aux termes du contrat concurrentiel octroyé à ExcelHR/Altis en 2004. On a aussi engagé d'autres experts-conseils au moyen d'offres à commandes pour des services d'aide temporaire afin d'aider la Direction de l'AIPRP à réduire, avant la fin de l'exercice, son arriéré de demandes en retard.

Deux nouveaux contrats concurrentiels d'un an pour des services d'AIPRP ont été octroyés en mars 2008 à Antian Professional Services Inc. et Access Information Agency Inc., avec la possibilité de les prolonger pour deux périodes d'un an. Ces contrats seront utilisés au besoin pour aider au traitement en temps opportun des demandes présentées en vertu de la Loi.

2.5 Comités

En tant que membre du Groupe de travail interministériel de l'AIPRP, présidé par le SCT, la Direction de l'AIPRP de TPSGC a participé, au cours de l'exercice 2007-2008, à l'élaboration de la politique révisée sur l'accès à l'information. Le renouvellement de l'ensemble des politiques d'AIPRP se poursuivra au cours des deux prochaines années.

2.6 Séances d'information

Étant donné la complexité de la Loi sur l'accès à l'information et la nécessité d'établir un équilibre entre le droit du public à l'information et l'obligation de protéger les intérêts légitimes des autres parties, la Direction de l'AIPRP donne des conseils et des séances d'information, selon les besoins.

Au cours de l'exercice financier, six séances d'information ont été données au personnel des bureaux du ministre et du sous-ministre, au conseiller indépendant sur la recherche sur l'opinion publique, ainsi qu'à des gestionnaire et des employé(e)s de la Direction générale des biens immobiliers, du Secteur des communications, des Bureaux régionaux de ministres et à la Direction de la correspondance ministérielle. Environ 65 participants ont assisté à ces séances d'information.

Une séance de formation de groupe responsable d'Info Source a été donnée et 14 réunions individuelles ont aussi été tenues avec 42 coordonnateurs ministériels d'Info Source, des gestionnaires et des employé(e)s afin de les conseiller et les guider relativement aux exigences du SCT concernant la description des directions générales et des fonds de renseignements.

3. Rapport statistique – Interprétation et explication des tendances

3.1 Aperçu des demandes reçues au Ministère

Toutes les demandes officielles d'accès sont transmises à la Direction de l'AIPRP, où l'on en vérifie la clarté et on les traite en conformité avec la Loi. Chaque demande est ensuite acheminée à une direction générale du Ministère, qui doit trouver et extraire les documents contenant l'information demandée et contribuer à déterminer les coûts et les frais liés au traitement de la demande.

Après avoir examiné les documents pertinents, la direction générale formule des recommandations sur la divulgation de l'information. Avant qu'une décision finale soit prise, la Direction de l'AIPRP évalue les documents et consulte au besoin d'autres organisations. Ce processus d'examen permet un traitement uniforme des demandes présentées en vertu dela Loi sur l'accès à l'information. Lorsqu'une décision a été rendue, la Direction de l'AIPRP avise le requérant et prend les dispositions nécessaires pour lui donner accès à tous les documents qui peuvent être divulgués.

La majorité des demandes reçues par la Direction de l'AIPRP sont encore associées à des documents touchant les services de passation de marchés fournis par TPSGC dans le domaine des approvisionnements (marchés de biens et de services, achats militaires). La Direction générale des approvisionnements est le principal responsable de ces demandes.

Un nombre important de demandes reçues avaient trait aux notes d'information au ministre, ainsi qu'aux dossiers liés aux biens immobiliers et à la cession-bail d'immeubles fédéraux.

Le tableau I présente les contributions de chaque direction générale, c'est-à-dire le nombre de fois où elles ont eu à examiner et à trouver de l'information en réponse à des demandes d'AIPRP.

Tableau I
Bureaux de première responsabilité de TPSGC

Direction générale/Région/OSS	Tâches confiées	% de la charge de travail
Approvisionnements	317	29,3
Services ministériels, Politiques et Communications	222	20,5
Biens immobiliers	101	9,3
Ressources humaines	58	5,4
Région de l'Ontario	52	4,8
Région de l'Atlantique	50	4,6
Conseils, Information et Services partagés	44	4,1
Services d'infotechnologie	39	3,6
Région du Québec	35	3,2
Région de l'Ouest	35	3,2
Région du Pacifique	23	2,1
Comptabilité, Gestion bancaire et Rémunération	21	1,9
Bureau de l'agent principal de gestion des risques	21	1,9
Vérification et Évaluation	20	1,9
Bureau de la traduction	19	1,8
Bureau de soutien aux enquêtes et litiges	14	1,3
Finances	10	0,9
Total	1 081	100,0

3.2 Clientèle externe

En 2007-2008, c'est le secteur commercial qui a présenté le plus grand nombre de demandes en invoquant la Loi, générant 37 p. 100 des demandes reçues par TPSGC. Les demandes du public viennent au deuxième rang avec 36 p. 100 des demandes reçues. Les médias ont présenté 19 p. 100 des demandes, tandis que 8 p. 100 des demandes restantes provenaient d'organismes et d'universités.

Le tableau II donne un aperçu des tendances relatives au nombre de demandes d'accès reçues par TPSGC au cours des trois dernières années, par catégorie de requérants.

Tableau II
Demandes d'accès par catégorie de requérants

Catégories de requérants	2005-2006	2006-2007	2007-2008
Secteur commercial	331	380	217
Public	335	311	210
Médias	99	138	113
Organismes	64	39	44
Secteur universitaire	3	1	2
Total	832	869	586

3.3 Demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

En tout, 849 demandes étaient en traitement au cours de la période visée par le présent rapport, ce qui représente une baise de 21 p. 100 par rapport au nombre de demandes traitées au cours de l'exercice précédent. De ce nombre, 586 demandes (69 p. 100) étaient nouvelles, tandis que 263 demandes (31 p. 100) avaient été reportées de l'année précédente. Le tableau III contient des précisions à cet égard.

Tableau III
Tendances concernant le traitement des demandes d'accès à l'information

Période de référence	Demandes en suspens	Demandes reçues	Demandes complétées	Demandes reportées
2005-2006	187	833	809	211
2006-2007	211	869	817	263
2007-2008	263	586	700	149

3.3.1 Consultations interministérielles

En plus de recevoir un nombre important de demandes, TPSGC a été consulté par d'autres institutions gouvernementales à 276 occasions différentes. Les tableaux statistiques à l'annexe B ne tiennent pas compte de ces demandes de consultation, mais elles constituent une partie considérable (24 p. 100) de la charge de travail totale de la Direction de l'AIPRP.

Le tableau IV présente les ministères qui ont consulté TPSGC le plus souvent en 2007-2008.

Tableau IV
Consultations interministérielles

Ministère d'origine	Nombre de demandes reçues	%	Nombre moyen de pages examinées
Défense nationale	67	24	3 936
Gendarmerie royale du Canada	27	10	9 600
Environnement Canada	25	9	970
Secrétariat du Conseil du Trésor	18	7	871
Pêches et Océans	17	6	3 627
Transports Canada	10	4	3 630
Affaires indiennes et du Nord	10	4	163
Autres institutions fédérales	102	36	3 144
Total	276	100 %	25 941

3.3.2 Examen non officiel des documents

Afin d'aider les gestionnaires du Ministère à communiquer de l'information au public de façon proactive, la Direction de l'AIPRP fournit un service d'examen informel des documents. Ce service est le plus souvent utilisé par la Direction générale des ressources humaines, la Direction générale de la vérification et de l'évaluation, et la Direction générale des biens immobiliers. Les rapports de vérification interne constituent la majorité des demandes reçues.

Bien qu'il n'en soit pas fait mention dans les tableaux statistiques du rapport annuel, la Direction de l'AIPRP a reçu, en 2007-2008, 18 demandes d'examen informel de documents, soit environ 1 500 pages.

3.4 Disposition à l'égard des demandes complétées

TPSGC reçoit une quantité considérable de renseignements de tiers de nature commerciale, technique et financière. Comme au cours des années précédentes, la plupart des demandes reçues ont porté sur des documents contenant des renseignements de tiers. Bien qu'une très grande partie de ces renseignements soient de nature délicate, TPSGC a entrepris de divulguer le plus de renseignements possible, conformément à l'esprit de la Loi et aux dispositions relatives aux prélèvements de l'article 25 de la Loi.

Des 849 demandes en traitement, 700 (82 p. 100) ont été complétées au cours de l'exercice 2007-2008. Les 149 autres demandes (18 p. 100) ont été reportées à l'exercice suivant.

En ce qui concerne les 700 demandes que le Ministère a pu compléter, l'information a été communiquée en tout ou en partie dans 477 demandes (68 p. 100 des cas).

3.4.1 Communication totale

En ce qui concerne 87 des 700 demandes complétées (12 p. 100), les requérants ont eu accès à tous les documents pertinents, ce qui représente une diminution de 3 p. 100 par rapport à l'exercice précédent.

3.4.2 Communication partielle

Dans 390 autres cas des 700 demandes complétées (56 p. 100), TPSGC a accordé aux requérants un accès partiel, ce qui représente une augmentation de 1 p. 100 par rapport à l'exercice précédent. Le plus souvent, l'information non divulguée concernait des renseignements de tiers.

3.4.3 Aucune communication (exception/exclusion en totalité)

Dans 28 des 700 demandes complétées (4 p. 100), aucun renseignement n'a été communiqué.

3.4.4 Transmission

Des 700 demandes complétées, 22 (3 p. 100) concernaient des documents ne relevant pas du Ministère. Après un examen initial, ces demandes ont été transmises à l'institution fédérale concernée, conformément à l'article 8 de la Loi.

3.4.5 Traitement impossible

Après un examen initial, 97 demandes (14 p. 100) n'ont pu être traitées par le Ministère. Dans la plupart des cas, le traitement s'est révélé impossible parce que le Ministère ne disposait d'aucun document ayant trait à la demande.

3.4.6 Abandon de la demande

Le Ministère a considéré que 75 demandes (10 p. 100) avaient été abandonnées par le requérant. Une telle mesure peut être prise à toute étape du traitement des demandes.

3.4.7 Traitement non officiel

En ce qui concerne une demande (moins de 1 p. 100), on a décidé que les renseignements pouvaient être communiqués de façon non officielle plutôt que par le truchement de la procédure officielle stipulée par la Loi.

3.5 Motifs d'exception invoqués

Les articles 13 à 24 de la Loi portent sur les exceptions qui visent à protéger des renseignements concernant un segment particulier du public ou des intérêts privés, et l'article 26 de la Loi est une exception d'ordre administratif reliée à la publication de l'information.

L'annexe B indique les motifs d'exception invoqués pour refuser l'accès à des renseignements. Par exemple, si cinq motifs d'exception différents ont été invoqués pour une demande, chacun est rattaché à un article pertinent, ce qui donne un total de cinq motifs d'exception. Si le même motif d'exception a été invoqué plusieurs fois pour la même demande, il n'est compté qu'une fois.

Comme l'annexe B l'indique, la grande majorité des motifs d'exception invoqués par le Ministère pour refuser la communication de renseignements demeurent encore associés aux paragraphes 19(1) et 24(1), ainsi qu'aux alinéas 20(1) b) et c) de la Loi.

3.6 Motifs d'exclusion invoqués

Les articles 68 et 69 de la Loi stipulent que celle-ci ne s'applique pas aux documents publiés ou mis en vente dans le public, aux documents de bibliothèque ou de musée conservés uniquement à des fins de référence ou d'exposition pour le public, aux documents déposés à Bibliothèque et Archives du Canada, ainsi qu'aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine.

Comme dans le cas des motifs d'exception, l'annexe B indique les motifs d'exclusion invoqués pour refuser l'accès à l'information. Par exemple, si cinq motifs d'exclusion différents ont été invoqués pour une demande, chacun est rattaché à un article pertinent, ce qui donne un total de cinq motifs d'exclusion. Si le même motif d'exclusion a été invoqué plusieurs fois pour la même demande, il n'est indiqué qu'une fois.

En 2007-2008, on a invoqué des motifs d'exclusion, conformément aux articles 68 et 69 de la Loi, pour 50 (7 p. 100) des demandes complétées.

3.7 Prorogations de délai

En raison de la nature et de l'origine de l'information demandée, il a le plus souvent fallu procéder à des consultations et à des négociations avec un grand nombre de tier ces parties et d'institutions gouvernementales. En fait, TPSGC a prorogé les délais à des fins de consultation en vertu des alinéas 9(1) b) et c) de la Loi dans 495 des 849 demandes traitées (58 p. 100).

On a en outre prorogé des délais en invoquant l'alinéa 9(1) a) de la Loi dans 51 des demandes traitées (6 p. 100).

3.8 Délais de traitement

En dépit de la complexité des demandes et du volume constant des demandes d'accès et des consultations, 268 des 700 demandes officielles (38 p. 100) ont été complétées dans le délai initial de 30 jours.

3.9 Traduction

Aucune demande de traduction de renseignements d'une langue officielle à l'autre n'a été présentée.

3.10 Mode de consultation

Les requérants préfèrent toujours, pour consulter l'information demandée, recevoir des photocopies des documents. Des copies électronique ont aussi été remises sur disque compact ou envoyées par courriel.

Des 477 demandes où l'information a été communiquée, les requérants ont reçu des copies de l'information demandée dans tous les cas. Il n'y a pas eu de demandes où les requérants ont eu accès à l'information par des copies et une consultation sur place ou uniquement par une consultation sur place. Les données de la présente section ne concernent que les demandes pour lesquelles on a fourni l'information en totalité ou en partie.

3.11 Frais

La Loi sur l'accès à l'information autorise la perception de frais pour certaines activités liées au traitement des demandes présentées officiellement en vertu de la Loi. En plus des frais de 5 $ exigés pour le traitement d'une demande, des frais peuvent s'appliquer à la recherche de divers documents, à leur préparation et à leur reproduction. Les frais en vigueur sont indiqués dans le Règlement sur l'accès à l'information.

Aucun frais n'est perçu ni pour l'examen de documents, ni pour les frais généraux, ni pour l'expédition. En outre, conformément à l'article 11 de la Loi, aucun frais n'est facturé pour les cinq premières heures consacrées à la recherche d'un document ou au prélèvement de la partie communicable.

On constate une diminution constante du total des frais exigés pour la recherche et la reproduction de documents. Ceci est attribuable à l'augmentation des communications faites sur support électronique. TPSGC exige des droits de reproduction pour l'information fournie sur papier mais aucun frais si la même information est fournie sur disque compact ou sur disquette. La décision de renoncer à des frais est prise conformément à la politique de TPSGC sur les frais liés aux demandes d'accès à l'information.

Les frais perçus au cours de la période visée par le rapport s'élevaient à 6 575,53 $ et ceux auxquels on a renoncé en vertu du paragraphe 11(6) de la Loi, à 7 294,15 $. On évalue à moins de 1 p. 100 du coût total du Programme d'accès à l'information les frais perçus pendant l'année.

Le système de cartes de débit ou de crédit de l'AIPRP continue d'être utilisé pour acquitter les frais relatifs à l'AIPRP au moyen de ces cartes, y compris les paiements par Visa, Mastercard, American Express, Diners/Enroute et Interac.

3.12 Coûts

On estime que les coûts salariaux liés au Programme d'accès à l'information ont totalisé 1 472 558 $ (72 p. 100 du budget de la Direction de l'AIPRP) pour l'exercice 2007-2008.

Les frais de fonctionnement et d'entretien, y compris les services d'experts-conseils et d'entretien du réseau local secret et du système « APCM » se sont élevés à 786 228 $.

On estime que les équivalents à temps plein (ETP) étaient au nombre de 23,8 en 2007-2008.

4. Plaintes et demandes de révision judiciaire

Le tableau V indique le nombre de plaintes adressées au Commissariat à l'information du Canada et le nombre de demandes de révision judiciaire présentées à la Cour fédérale du Canada au cours des trois dernières années.

Tableau V
Plaintes et demandes de révision judiciaire

Période de référence	Plaintes	Demandes de révision judiciaire
2005-2006	72	0
2006-2007	44	6
2007-2008	44	3

4.1 Plaintes adressées au Commissariat à l'information du Canada

Le nombre de nouvelles plaintes adressées au Commissariat à l'information du Canada est le même par rapport à l'exercice précédent.

Douze (27 p. 100) des 44 nouvelles plaintes avaient trait aux renseignements retenus en vertu de la Loi, 11 (25 p. 100) portaient sur des réponses en retard, et 10 (23 p. 100) concernaient les prorogations des délais. Des autres plaintes, cinq (11 p. 100) avaient trait au traitement des demandes, quatre (9 p. 100) portaient sur des renseignements manquants, et deux (5 p. 100) concernaient les droits exigés en vertu de la Loi.

Des plaintes reçues au cours du présent exercice et des exercices précédents, 28 ont été réglées à la satisfaction du requérant, neuf n'étaient pas fondées, huit ont été abandonnées, et 70 plaintes étaient toujours en cours d'enquête à la fin de l'exercice.

4.2 Demandes de révision judiciaire

En vertu de l'article 41 de la Loi, un requérant peut exercer un recours en révision devant la Cour de la décision de TPSGC de refuser la communication d'un document demandé en vertu de la Loi, si une plainte a été déposée devant le Commissaire à l'information au sujet de ce refus, et ce, dans les quarante-cinq jours suivant le compte rendu du Commissaire.

Conformément à l'article 44 de la Loi, un tiers peut exercer un recours en révision devant la Cour de la décision de communiquer des renseignements, si le tiers croit que l'information devrait être protégée.

Au cours de l'exercice 2007-2008, trois demandes d'accès à l'information ont donné lieu à la présentation de nouvelles demandes de révision judiciaire à la Cour fédérale du Canada. Deux de ces demandes ont été abandonnées par les requérants au cours de l'année et une n'est pas encore réglée.

Des cinq demandes de révision judiciaire présentées au cours d'exercices précédents, quatre ont été réglées au cours de l'année et une autre était toujours en suspens à la fin de l'exercice.

4.2.1 Demandes de révision judiciaire présentées en 2007-2008

Numéro de dossier de la Cour fédérale T-470-07 : St. Joseph Corporation s'est opposée à la décision de TPSGC de communiquer des parties des documents se rapportant à une demande concernant la vente du Groupe Communication Canada. Des affidavits ont été échangés en juillet 2007. TPSGC a été informé que le requérant ne voulait plus les documents se rapportant à la demande. C'est pour cette raison qu'un avis de désistement a été déposé en septembre 2007.

Numéro de dossier de la Cour fédérale T-878-07 : Le Groupe Compass (Québec) Ltée s'est opposé à la décision de TPSGC de communiquer des parties du contrat pour les installations au Service correctionnel du Canada. L'entreprise affirmait que TPSGC devrait protéger plus de renseignements en vertu des alinéas 20(1) b) et c) de la Loi. Des affidavits ont été échangés. Le 2 octobre 2007, la demande a été abandonnée par Le Groupe Compass (Québec) Ltée.

Numéro de dossier de la Cour fédérale T-459-08 : TPG Technology Consulting Ltd. a demandé une révision de la décision de TPSGC de protéger la totalité des documents en vertu de l'alinéa 18 d) et 21(1) b) et d) de la Loi. Les documents avaient trait à l'évaluation technique des propositions soumises en réponse à la demande de propositions pour des services techniques et des services de génie de Travaux publics et Services gouvernementaux (réf. EN869-04047/A). Des affidavits ont été échangés.

4.2.2 Demandes de révision judiciaire présentées au cours d'exercices précédents

Numéro de dossier de la Cour fédérale T-1349-05 : 131 Queen Street Limited s'est opposée à la décision de TPSGC de communiquer certaines parties du bail pour l'édifice situé au 131, rue Queen à Ottawa. L'entreprise affirmait que TPSGC devrait protéger plus de renseignements en vertu des alinéas 20(1) b) c) d) de la Loi. Des affidavits ont été échangés et une audience a eu lieu le 29 janvier 2007. Le 2 avril 2007, la demande a été rejetée avec dépens, et le tiers n'a pas fait appel de la décision.

Numéro de dossier de la Cour fédérale T-222-07 : Bombardier Aerospace Defence Services Inc. s'est opposée à la décision de TPSGC de communiquer des parties de l'entente principale pour le programme de l'OTAN d'Entraînement en vol des pilotes militaires - Canada. L'entreprise croyait que des renseignements additionnels devaient être touchés par une exception en vertu des alinéas 20(1) b) c) d) de la Loi. La demande a été abandonnée sans dépens à la suite de négociations fructueuses entre les deux parties.

Numéro de dossier de la Cour fédérale T-253-07 : Spar Aersopace Limited s'est opposée à la décision de TPSGC de communiquer des parties d'un contrat pour des services de génie aérospatial et d'appui à l'entretien pour le ministère de la Défense nationale. L'entreprise affirmait que l'information devrait être protégée en totalité en vertu du paragraphe 24(1) en référence à l'article 30 de la Loi sur la production de défense. Le Ministère a été informé que l'entreprise a abandonné sa demande sans dépens.

Numéro de dossier de la Cour fédérale T-396-07 : La Bank of America s'est opposée à la décision de TPSGC de communiquer des parties du contrat et des modifications au contrat pour des services bancaires à l'étranger, ainsi que la proposition de la Banque. L'entreprise affirmait que TPSGC devrait protéger plus de renseignements en vertu du paragraphe 19(1) et des alinéas 20(1) b) c) de la Loi. Les parties ont conclu une entente et la demande a été rejetée sans dépens.

Numéro de dossier de la Cour fédérale T-399-07 : Accenture Inc. a présenté une demande de révision judiciaire de la décision de TPSGC de communiquer des détails du contrat pour l'Initiative des services de voyage partagés qui contenaient des renseignements sur son sous-traitant, Amex Canada Inc. Accenture affirmait que certaines parties ne devraient pas être communiquées en vertu du paragraphe 20(1) de la Loi. Une entente a été conclue avec Accenture Inc. concernant la communication des documents.

Annexe B : Rapport statistique - Loi sur l'accès à l'information

Institution : TRAVAUX PUBLICS ET SERVICES GOUVERNEMENTAUX CANADA
Période visée par le rapport : 4/1/2007 à 3/31/2008

Médias : 113
Secteur universitaire : 2
Secteur commercial : 217
Organisme : 44
Public : 210

I. Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Reçues pendant la période visée par le rapport : 586
En suspens depuis la période antérieure : 263

TOTAL : 849

Traitées pendant la période visée par le rapport : 700
Traitées pendant la période visée par le rapport : 149

II. Disposition à l'égard des demandes traitées

1. Communication totale : 87
2. Commuinication partielle : 390
3. Aucune communication (exclusion) : 5
4. Aucune communication (exemption) : 23
5. Transmission : 22
6. Traitement impossible : 97
7. Abandon de la demande : 75
8. Traitement non officiel : 1

TOTAL : 700

III. Exemptions invoquées

Exemptions	Nombres
S. Art. 13(1)(a)	4
(b)	0
(c)	0
(d)	0
S. Art. 14	1
S. Art. 15(1) Relations intern.	0
Défense	23
Activités subversives	0
S. Art. 16(1)(a)	3
(b)	0
(c)	0
(d)	0
S. Art. 16(2)	20
S. Art. 16(3)	0
S. Art. 17	6
S. Art. 18(a)	6
S. Art. 18(b)	9
(c)	0
(d)	38
S. Art. 19(1)	291
S. Art. 20(1)(a)	4
(b)	198
(c)	198
(d)	28
S. Art. 21(1)(a)	74
(b)	76
(c)	42
(d)	15
S. Art. 22	6
S. Art. 23	64
S. Art. 24	175
S. Art. 26	3

IV. Exclusions citées

Exclusions	Nombres
S. Art. 68(a)	9
(b)	0
(c)	0
S. Art. 69(1)(a)	6
(b)	0
S. Art. 69(1)(c)	4
(d)	2
(e)	7
(f)	0
(g)	22

V. Délai de traitement

• 30 jours ou moins : 268
• De 31 à 60 jours : 45
• De 61 à 120 jours : 136
• 121 jours et plus : 251

VI. Prorogations des délais

30 jours ou moins

• Recherche : 27
• Consultation : 15
• Tiers : 1

TOTAL : 43

31 jours ou plus

• Recherche : 24
• Consultation : 214
• Tiers : 265

TOTAL : 503

VII. Traductions

Traductions demandées : 0

• Traductions préparées
  • De l'anglais au français : 0
  • Du français à l'anglais : 0

VIII. Méthode de communication

• Copies de l'original : 477
• Examen de l'original : 0
• Copies et examen : 0

IX. Frais

Frais nets perçus

• Frais de la demande : 3 218,00 $
• Reproduction : 1 517,00 $
• Recherche : 768,90 $
• Préparation : 0,00 $
• Traitement informatique : 1 071,63 $
• TOTAL : 6 575,53 $

Dispense de frais

• 25,00 $ ou moins : 2 208,50 $ - Nombre de fois : 383
• De plus de 25,00 $ : 5 086,10 $ - Nombre de fois : 55

X. Coûts

Financiers (raisons)

• Traitement : 1 472 558,00 $
• Administration (fonctionnement et maintien) : 786 228,00 $
• TOTAL : 2 258 786,00 $

Années-personnes utilisées (raisons)

• Années-personnes (nombre décimal) : 23,8