Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
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Accueil > Responsabilité et Transparence > AIPRP > Loi sur l'accès à l'information - Rapport annuel 2008-2009

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Loi sur l'accès à l'information – Rapport annuel 2008-2009

Table des matières

  1. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
  1. Organisation de la Direction de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels
  2. Sommaire des activités et faits saillants
  3. Rapport statistique - Interprétation et explication des tendances
  4. Plaintes et demandes de révision judiciaire

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Avant-propos

La Loi sur l'accès à l'information (Lois révisées du Canada, chapitre A-1, 1985) a été édictée le 1er juillet 1983. La Loi a récemment été révisée à la suite de l'octroi de la sanction royale à la Loi fédérale sur la responsabilité, le 12 décembre 2006. Certaines dispositions sont entrées en vigueur le 12 décembre 2006, et d'autres le 1er avril 2007 et le 1er septembre 2007.

La Loi sur l'accès à l'information donne aux citoyens canadiens et aux personnes présentes au Canada le droit de consulter une vaste quantité de renseignements contenus dans les documents gouvernementaux, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées.

L'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information exige qu'à la fin de chaque exercice, le responsable de chaque institution du gouvernement fédérale élabore, en vue de le présenter au Parlement, un rapport sur l'application de la Loi dans son institution au cours de chaque exercice.

Le présent rapport annuel résume la façon dont a été gérée et administrée la Loi sur l'accès à l'information au sein de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour l'exercice 2008-2009.


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Partie I - Contexte

1. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Mis sur pied en 1841, le Ministère a joué un rôle de premier plan dans la construction de notre pays : canaux, routes et ponts, édifices du Parlement, bureaux de poste et immeubles fédéraux à l'échelle du pays.

Aujourd'hui, le Ministère est devenu un important organisme opérationnel du gouvernement, regroupant près de 14 000 employés dans la région de la capitale nationale et dans cinq bureaux régionaux : Halifax, Montréal, Toronto, Edmonton et Vancouver.

La Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, adoptée en 1996, a permit la formation du Ministère, en plus d'en définir les pouvoirs pour ce qui est des services offerts. Plus précisément, la Loi a désigné TPSGC comme organisme de services communs chargé de fournir aux ministères, aux conseils et aux organismes gouvernementaux des services à l'appui de leurs programmes, dont :

  • l'acquisition de biens et de services;
  • les locaux à bureaux et autres installations;
  • les services d'architecture et d'ingénierie;
  • la construction, l'entretien et la réparation des travaux publics et des immeubles fédéraux;
  • la prestation de services de traduction, d'infotechnologie, de télécommunications, de sécurité industrielle ainsi que de conseil et de vérification.

La Loi stipule également que le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux est le receveur général du Canada, et elle lui confère le pouvoir de fournir des services administratifs rattachés aux avantages sociaux, aux régimes de pension et à la rémunération des employés de la fonction publique du Canada.

Notre objectif est de mener nos activités de façon à accroître la responsabilisation du Ministère et à offrir des services à valeur ajoutée à nos clients. Pour ce faire, TPSGC :

  • fournit des locaux aux parlementaires et à plus de 241 000 fonctionnaires fédéraux, dans quelque 1 800 emplacements partout au Canada;
  • injecte plus de 14 milliards de dollars par année dans l'économie canadienne, par l'entremise des marchés publics;
  • émet aux Canadiens près de 13,5 millions de paiements au chapitre de la paye et des pensions;
  • aide plus de 18 000 petites et moyennes entreprises à faire affaire avec le gouvernement fédéral;
  • fournit chaque année des services de traduction et d'interprétation pour plus de 2 000 sessions du Parlement ainsi que la traduction de 1,5 million de pages pour le compte d'autres organisations fédérales;
  • traite des mouvements de trésorerie représentant plus de 1,6 billion de dollars à titre de receveur général du Canada.

En 2008, nous avons amélioré nos rapports au Parlement en simplifiant notre architecture des activités de programme, les faisant passer de 26 à 9 activités, et définissant notre résultat stratégique comme suit : des services et des programmes centraux de grande qualité qui assurent une saine intendance au nom de la population canadienne et qui répondent aux besoins opérationnels des institutions fédérales.

Les activités de programme de TPSGC qui contribuent à l'atteinte de notre résultat stratégique sont les suivantes :

  • Approvisionnements;
  • Gestion des locaux et des biens immobiliers;
  • Receveur général du Canada;
  • Services d'infrastructure des technologies de l'information;
  • Administration de la paye et des pensions fédérales;
  • Gestion et services linguistiques;
  • Programmes et services spécialisés;
  • Ombudsman de l'approvisionnement;
  • Services internes.

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Partie II - Rapport sur la Loi sur l'accès à l'information

1. Organisation de la Direction de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels

La Direction de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP) administre les dispositions de la Loi sur l'accès à l'information pour TPSGC ainsi que pour les deux organismes de services spéciaux, les Services de vérification du Canada et le Bureau de la traduction, et pour le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement.

Le directeur de l'AIPRP relève de la directrice générale du Secrétariat exécutif, qui relève elle-même de la sous-ministre adjointe de la Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications. Pour la majeure partie de l'exercice 2008-2009, la Direction de l'AIPRP disposait de cinq équipes qui géraient les demandes reçues au Ministère. Ces équipes étaient supervisées par deux gestionnaires de la Gestion des risques et de la qualité, qui se rapportaient à la directrice de l'AIPRP. Quatre des équipes s'occupaient des demandes, des consultations, des plaintes et des affaires judiciaires associées à l'AIPRP qui ont été reçues par le Ministère, tandis que l'autre équipe s'est consacrée aux questions touchant la politique sur la protection des renseignements personnels. Les fonctions administratives de la Direction de l'AIPRP étaient effectuées par une adjointe administrative et trois commis.

1.1 Instruments de délégation

En vertu de l'article 3 de la Loi sur l'accès à l'information, le ministre est désigné comme le responsable de l'institution fédérale aux fins de l'administration de la Loi. En vertu de l'article 73, le ministre peut déléguer les pouvoirs, attributions ou fonctions que lui confère la Loi en signant un arrêté de délégation qui autorise un ou des cadres ou employés de l'institution qui occupent un poste de niveau approprié à exercer les pouvoirs, les attributions ou les fonctions mentionnés dans l'arrêté.

Au sein de TPSGC, l'instrument de délégation demeure fondé sur un processus centralisé entre la directrice de l'AIPRP et les gestionnaires de la Gestion des risque et de la Qualité détenant la pleine délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Certaines fonctions administratives sont aussi déléguées aux chefs de l'AIPRP afin d'accélérer le traitement des demandes.

Un extrait de la Délégation de pouvoirs approuvée par le ministre de Travaux publics et Services gouvernementaux se trouve à l'annexe A : Délégation de Pouvoirs (Extrait).

1.2 Responsabilités de la Direction de l'AIPRP

Les responsabilités qui incombent à la Direction de l'AIPRP sont les suivantes :

  • gérer toutes les activités de TPSGC qui ont trait à l'application de la Loi ainsi que du règlement, des directives et des lignes directrices pertinentes;
  • préparer, rédiger et publier des politiques, des procédures, des normes et des lignes directrices ministérielles en matière d'accès à l'information;
  • préparer et donner des séances d'information aux gestionnaires et aux employés de TPSGC pour s'assurer qu'ils respectent les obligations que leur imposent la Loi et son règlement;
  • examiner les politiques, procédures et ententes ministérielles pour s'assurer qu'elles sont conformes aux dispositions de la Loi et recommander des modifications;
  • défendre les décisions de l'institution relativement à l'administration de la Loi dans le cadre des enquêtes menées par le Commissaire à l'information du Canada et des procédures judiciaires à la Cour fédérale du Canada et à la Cour suprême du Canada;
  • fournir, au Ministère, une salle de lecture où le public peut consulter les manuels dont se servent les fonctionnaires, conformément à l'article 71 de la Loi;
  • coordonner et approuver la mise à jour annuelle des descriptions de l'organisation de TPSGC et de ses fonds de renseignements en prévision de leur inclusion dans le document Info Source du Conseil du Trésor;
  • présenter un rapport annuel au Parlement, conformément à l'article 72 de la Loi et aux instructions publiées aux termes de l'alinéa 71(1)d) de la Loi.
  • exercer la fonction de porte-parole du Ministère dans le cadre des rapports avec le SCT, le Commissariat à l'information du Canada ainsi que d'autres ministères et organismes gouvernementaux.

L'administration de la Loi par la Direction de l'AIPRP est facilitée à l'échelle des directions générales, des secteurs ainsi que des bureaux régionaux de TPSGC. En effet, chaque direction générale compte un agent de liaison en matière d'AIPRP (qui relève normalement d'un sous-ministre adjoint, d'un directeur général ou d'un directeur général régional) qui coordonne la collecte d'information et fournit des conseils aux gestionnaires de la direction générale au sujet de l'application de la Loi, ainsi que des directives et des procédures ministérielles.


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1.3 Politiques et procédures
1.3.1 Politique ministérielle sur l'AIPRP

Les politiques ministérielles sont publiées sur le site intranet de TPSGC; elles peuvent donc être consultées par tous les employés.

La politique ministérielle 002 présente la Délégation de pouvoirs en matière d'accès à l'information et les définitions, ainsi qu'une description des rôles et des responsabilités de tous les intervenants au sein de TPSGC.

1.3.2 Guide destiné aux agents de liaison de l'AIPRP

Le Guide destiné aux agents de liaison de l'AIPRP est rédigé par la Direction de l'AIPRP et utilisé aux fins suivantes :

  • faire connaître la Loi sur l'accès à l'information et son règlement d'application aux agents de liaison de l'AIPRP en poste dans tout le Ministère;
  • exposer les rôles et responsabilités de tous les intervenants en matière d'AIPRP à TPSGC;
  • établir des normes nationales et des lignes directrices pour le traitement centralisé des demandes.
1.3.3 Procédures administratives de la Direction de l'AIPRP

Afin de normaliser les procédures de travail suivies par le personnel, de faciliter la formation des nouveaux employés et de compléter le système de suivi électronique de l'AIPRP, la Direction de l'AIPRP a élaboré un guide des procédures administratives pour les agents de l'AIPRP qu'elle met à jour régulièrement.

2. Sommaire des activités et faits saillants

2.1 Plan d'amélioration de l'AIPRP

Chaque année, le Commissaire à l'information effectue un examen de certaines institutions fédérales choisies qui sont assujetties aux dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et il fait des recommandations pour les aider à répondre dans les délais prévus par la Loi aux demandes d'accès à l'information qui leur sont présentées. Au terme de chaque examen, il évalue, à l'aide d'une cote, le respect des délais par l'institution au cours de l'exercice précédent.

Pour les années 2005 et 2006, TPSGC a reçu une cote « B ». Toutefois, au cours de l'exercice 2007-2008, TPSGC a dû faire face à certains défis dans son programme d'AIPRP. Ceux-ci comprenaient notamment une augmentation du volume de travail à laquelle s'ajoutaient des problèmes sur le plan des ressources humaines, de la gestion des documents et de la technologie de l'information. En réponse aux mesures de rendement et aux autres premiers signaux d'alarme, la haute gestion a élaboré un plan d'action vigoureux afin de corriger les lacunes dans le rendement du Ministère en matière d'AIPRP. Malheureusement, ce plan d'action n'a pu être mis en œuvre assez tôt pour empêcher le Ministère d'avoir une cote « F » pour l'exercice 2007-2008.

Le plan d'amélioration de l'AIPRP, qui a pour but fondamental l'atteinte de la cote « A » au cours de l'exercice 2008-2009, comporte les stratégies suivantes :

  • réduire l'arriéré des demandes en retard d'ici le 31 mars 2008;
  • augmenter les ressources humaines et la capacité organisationnelle;
  • améliorer la surveillance du rendement et la productivité;
  • actualiser l'infrastructure de TI;
  • améliorer les installations de la Direction.

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2.1.1 Éléments du plan réalisés avant l'exercice 2008-2009

Au 31 mars 2008, l'arriéré des demandes avait été considérablement réduit, passant d'un report de 263 demandes à la fin de 2006-2007 à un report de 148 demandes à la fin de 2007-2008. Le Ministère a ainsi commencé l'exercice avec beaucoup moins de demandes.

2.1.2 Éléments du plan réalisés au cours de l'exercice 2008-2009
  • Sept nouveaux employés ont été embauchés et neuf consultants en AIPRP ont été engagés pour assurer un traitement rapide des demandes et des consultations en vertu de la Loi.
  • Le programme de perfectionnement des agents de l'AIPRP a été revu (voir la section 2.3 plus bas).
  • Huit employés de l'AIPRP se sont inscrits au programme de certification en AIPRP de l'Université de l'Alberta.
  • Le Comité des politiques ministérielles a adopté en juillet 2008 une approche « tolérance zéro » à l'égard des retards dans le traitement des demandes d'accès à l'information afin que tous les intervenants du Ministère comprennent leur rôle dans la communication rapide de renseignements conformément aux dispositions de la Loi.
  • Un cercle de la qualité a été créé en juin 2008; il a tenu trois rencontres au cours de l'exercice. Ces rencontres sont une occasion pour les employés de trouver des moyens d'améliorer l'efficacité du processus et de les mettre en œuvre.
  • Pour régler les problèmes d'espace attribuables à une accumulation de documents, on a engagé des employés temporaires chargés de remplir et de transférer plus de 250 boîtes de documents au Service central des dossiers conformément aux lignes directrices sur la conservation et l'élimination.
  • L'espace de travail a été réorganisé en octobre 2008 : on a reconfiguré les postes de travail, acheté de nouvelles chaises pour tous les employés et construit une salle équipée d'étagères mobiles pour classer les documents.
2.1.3 Éléments du plan dont la réalisation a commencé en 2008-2009 et s'est poursuivie au cours de l'exercice suivant
  • On a lancé des processus annoncés en vue d'embaucher un nouveau directeur ainsi que des employés de niveau CR-04 et PM-02 à PM-04.
  • Les Services conseils du gouvernement ont procédé à un examen organisationnel de la Direction de l'AIPRP, au terme duquel on a prévu, au cours du prochain exercice, de réorganiser le bureau et de créer un nouveau Service de réception des documents.
  • Dans le but d'accélérer le traitement des demandes, on a soumis, pour approbation du ministre, une révision de la Délégation de pouvoirs afin que les chefs de l'AIPRP disposent de plus de pouvoirs et que les agents principaux de l'AIPRP puissent avoir davantage de fonctions administratives. La Délégation de pouvoirs révisée devrait être approuvée au cours du prochain exercice.

Au cours de la prochaine année financière, la Direction de l'AIPRP entreprendra les autres activités du plan d'action, soit l'examen des politiques et procédures en matière d'AIPRP, l'amélioration de la fonctionnalité du logiciel de gestion des cas de l'AIPRP, la constitution et le maintien de la capacité au sein de la Direction de l'AIPRP et l'offre de séances de formation et de sensibilisation aux gestionnaires et aux employés du Ministère.

De plus, le respect des délais et les taux de conformité prévus continueront à faire l'objet d'une surveillance étroite et de rapports hebdomadaires à la haute gestion.

2.1.4 Rendement en 2008-2009

Grâce à une réduction fructueuse de l'arriéré des demandes en retard avant la fin de l'exercice 2007-2008, le Ministère a dépassé son objectif au cours de l'exercice suivant en ce qui a trait au temps de réponse en répondant à plus de 95 p. 100 des demandes dans les délais prescrits par la Loi.


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2.2 Plan d'action de l'AIPRP lié au Cadre de responsabilisation de gestion

TPSGC est fermement décidé à améliorer de façon continue les fondements de sa gestion et il se sert des résultats de la plus récente évaluation du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) comme points de repère. L'engagement des cadres supérieurs a joué un rôle clé dans l'élaboration de plans d'action qui assurent une amélioration continue et un suivi des progrès réalisés.

En 2008-2009, on a formulé un plan d'action pour réagir aux résultats de la ronde V du CRG qui portaient sur l'AIPRP. Les principaux objectifs visés étaient de mobiliser les cadres du Ministère par rapport aux exigences des lois et des politiques en matière d'AIPRP et préciser les responsabilités des intervenants du Ministère dans le processus lié à l'AIPRP; de faire un recensement de tous les renseignements personnels au sein du Ministère; d'enregistrer tous les fichiers de renseignements personnels (FRP) et de faire en sorte que tous les fonds de renseignements pertinents soient décrits dans le chapitre d'Info Source sur TPSGC, de diriger avec le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement le processus révisé lié aux Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) du SCT et donner des séances de formation et de sensibilisation.

2.2.1 Activités du plan d'action lié au CRG qui ont été entreprises au cours de l'exercice
  • Le 24 novembre 2008, un exposé a été présenté au Comité des politiques ministérielles et d'autres exposés ont été donnés par la suite aux comités de gestion des directions générales pour informer les cadres des résultats de l'évaluation du CRG et pour les inciter à combler les écarts qui y sont mentionnés.
  • Entre janvier et mars 2009, un recensement de tous les renseignements personnels détenus par le Ministère a été fait à l'aide du nouveau gabarit pour les FRP élaboré par le SCT. Le but de l'activité était de trouver, d'élaborer et d'enregistrer tous les FRP nouveaux ou révisés et de s'assurer que tous les FRP enregistrés et les catégories de renseignements personnels sont inclus dans le chapitre d'Info Source sur TPSGC, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
  • En préparant la mise à jour annuelle d'Info Source, la Direction de l'AIPRP a obtenu une copie de la plus récente Architecture des activités de programme du Ministère afin de réviser la description des fonctions, programmes et activités clés de TPSGC selon les exigences et les instructions sur le format pour Info Source.
  • Dans le but d'aider les coordonnateurs des directions générales à fournir les renseignements requis, la Direction de l'AIPRP a élaboré un tableau qui énumère toutes les activités et les sous-activités de programme et qui indique si des catégories de documents, des FRP, des catégories de renseignements personnels et des guides existaient ou étaient exigés pour les activités citées. La partie 2.4 contient d'autres renseignements sur les séances d'information et de formation données aux coordonnateurs d'Info Source du Ministère.
  • À titre de membre du groupe de travail sur l'AIPRP du SCT, la Direction de l'AIPRP a offert de travailler avec le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement pour mettre à l'essai le nouveau gabarit d'ÉFVP et présenter une rétroaction au SCT.
2.3 Programme de perfectionnement des agents de l'AIPRP

Le programme de perfectionnement a été créé en 2006 dans le but de répondre, à court et à long terme, à la pénurie des professionnels de l'AIPRP au sein du Ministère par le recrutement d'employés nouveaux et actuels au niveau subalterne, en stimulant leur loyauté envers le Ministère, et en les préparant à combler les postes d'agents supérieurs de l'AIPRP (PM-04) sur une période de trois ans. Ce programme a aussi pour but de réduire les coûts liés au processus de dotation concurrentielle et, à long terme, au recours à des experts-conseils.

Dans le cadre du plan d'amélioration de l'AIPRP, et afin de perfectionner et de retenir nos employés, le Programme a été révisé en 2008-2009 pour inclure tous les agents de l'AIPRP aux groupes et niveaux PM-01, -02 et/ou -03 qui travaillent présentement à la Direction de l'AIPRP ou embauchés à la suite des processus annoncés réguliers. Cette démarche d'apprentissage accélérée a été adoptée par d'autres ministères pour régler les problèmes de pénurie de main-d'oeuvre dans le milieu de l'AIPRP.


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2.4 Experts-conseils en AIPRP

Afin de réagir à la pénurie de professionnels en AIPRP, la Direction de l'AIPRP, qui devait continuer à composer avec l'augmentation du nombre croissant de pages demandées, a continué d'utiliser les services d'experts-conseils en AIPRP aux termes du contrat concurrentiel octroyé en mars 2008 à Antian Professional Services Inc. et à l'Access to Information Agency Inc.

2.5 Comités

Le directeur de l'AIPRP est membre du Groupe de travail interministériel de l'AIPRP, présidé par le SCT. À ce titre, TPSGC a participé, au cours de l'exercice 2007-2008, à l'élaboration d'une nouvelle directive sur l'accès à l'information. Une des gestionnaires de l'AIPRP est aussi membre du Groupe de travail des spécialistes de la Gestion de l'information de TPSGC. Ce groupe de travail a vu le jour en réponse à la nouvelle politique sur la Gestion de l'information du Conseil du Trésor, qui est entrée en vigueur le 1er juillet 2007. L'objectif de la présente Politique est d'assurer une gestion de l'information efficace à l'appui de la prestation des programmes et des services; d'assurer des processus décisionnels efficaces; de faciliter la reddition des comptes, la transparence et la collaboration; de préserver l'information et de veiller à l'accès à l'information et aux documents pour le bienfait de la génération actuelle et de celles à venir.

2.6 Séances d'information

Étant donné la complexité de la Loi sur l'accès à l'information et la nécessité d'établir un équilibre entre le droit du public à l'information et l'obligation de protéger les intérêts légitimes des autres parties, la Direction de l'AIPRP donne des conseils et des séances d'information, de façon régulière.

Au cours de l'exercice financier, 20 séances d'information ont été données au personnel des cabinets du ministre et du sous-ministre, au conseiller indépendant sur la recherche sur l'opinion publique, ainsi qu'à des gestionnaire et des employés de la Direction générale ressources humaines, de la Direction générale des biens immobiliers, du Secteur des communications, et de la Direction du contrôle du remboursement des chèques à Matane, Québec. Environ 450 participants ont assisté à ces séances d'information.

De plus, deux séances de formation de groupe et plusieurs réunions individuelles ont été tenues avec 30 coordonnateurs ministériels d'Info Source, des gestionnaires et des employés afin de les conseiller et les guider relativement aux exigences du SCT, de répondre aux lacunes identifiées dans l'évaluation de la ronde V du CRG et d'améliorer le contenu du chapitre consacré à TPSGC dans Info Source.


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3. Rapport statistique – Interprétation et explication des tendances

3.1 Aperçu des demandes reçues au Ministère

Toutes les demandes officielles d'accès sont traitées par la Direction de l'AIPRP, où on les reçoit et l'on en vérifie la clarté. Chaque demande est ensuite acheminée à une ou plusieurs directions générales du Ministère, qui doivent trouver et extraire les documents contenant l'information demandée et contribuer à déterminer les coûts et les frais liés au traitement de la demande.

Après la revue des documents pertinents, la ou les directions générales formulent des recommandations à l'intention de la Direction de l'AIPRP sur la divulgation de l'information. Au besoin, la Direction de l'AIPRP consulte aussi d'autres organisations et des tiers avant qu'un analyste de l'AIPRP qualifié revoie chaque document en vue de prendre une décision finale. Lorsqu'une décision a été rendue, la Direction de l'AIPRP avise le requérant et prend les dispositions nécessaires pour lui donner accès à tous les documents qui peuvent être divulgués.

La majorité des demandes d'accès à l'information reçues par le Ministère en 2008-2009 portaient sur les services de passation de marchés et d'approvisionnement fournis par TPSGC. De plus, un nombre important de demandes reçues avaient trait aux notes d'information au ministre et aux notes pour la période de questions, ainsi qu'aux dossiers liés aux biens immobiliers.

3.2 Clientèle externe

En 2008-2009, c'est le secteur commercial qui a présenté le plus grand nombre de demandes en invoquant la Loi, générant 44 p. 100 des demandes reçues par TPSGC. Les demandes du public viennent au deuxième rang avec 36 p. 100 des demandes reçues. Les médias ont présenté 14 p. 100 des demandes, tandis que 6 p. 100 des demandes restantes provenaient d'organismes et d'universités.

Le tableau I donne un aperçu des tendances relatives au nombre de demandes d'accès reçues par TPSGC au cours des trois dernières années, selon la source de la demande.

Tableau I
Demandes d'accès selon leur source
Source de la demande 2006-2007 2007-2008 2008-2009
Secteur commercial 380 217 255
Public 311 210 208
Médias 138 113 84
Organismes 39 44 35
Secteur universitaire 1 2 2
Total 869 586 584

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3.3 Demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

En tout, 732 demandes étaient en traitement au cours de la période visée par le présent rapport, ce qui représente une baisse de 14 p. 100 par rapport au nombre de demandes traitées au cours de l'exercice précédent. De ce nombre, 584 demandes (80 p. 100) étaient nouvelles, tandis que 148 demandes (20 p. 100) avaient été reportées de l'année précédente. Le tableau II contient des précisions à cet égard.

Tableau II
Tendances concernant le traitement des demandes d'accès à l'information
Période de référence Demandes en suspens Demandes reçues Demandes réglées Demandes reportées
2006-2007 211 869 817 263
2007-2008 263 585 700 148
2008-2009 148 584 611 121
3.3.1. Consultations interministérielles

En plus de recevoir des demandes d'accès à l'information, TPSGC a reçu 245 demandes de consultation d'autres institutions gouvernementales, pour un total d'environ 25 000 pages. En moyenne, TPSGC a répondu aux demandes de consultation dans les 25 jours suivant la réception de la demande. Les tableaux statistiques à l'annexe B : Rapport statistique - Loi sur l'accès à l'information ne tiennent pas compte de ces demandes de consultation, qui constituent 30 p. 100 de la charge de travail totale de la Direction de l'AIPRP.

Le tableau III présente les ministères qui ont consulté TPSGC le plus souvent en 2008-2009.

Tableau III
Consultations interministérielles
Ministère d'origine Nombre de demandes reçues % Nombre moyen de pages examinées
Défense nationale 89 35 8 533
Environnement Canada 11 5 1 981
Gendarmerie royale du Canada 11 5 671
Autres institutions fédérales 133 55 13 733
Total 245 100 % 24 958
3.3.2 Examen non officiel des documents

Afin d'aider le Ministère à communiquer de l'information au public de façon proactive, la Direction de l'AIPRP fournit un service d'examen informel des documents. Bien qu'il n'en soit pas fait mention dans les tableaux statistiques à l'annexe B : Rapport statistique - Loi sur l'accès à l'information, la Direction de l'AIPRP a reçu, en 2008-2009, 11 demandes d'examen informel de documents, pour un total d'environ 1 500 pages.


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3.4 Disposition à l'égard des demandes réglées

Des 732 demandes en traitement, 611 (83 p. 100) ont été réglées au cours de l'exercice 2008-2009. Les 121 autres demandes (17 p. 100) ont été reportées à l'exercice suivant. Ce report de 121 demandes représente une réduction de 27 demandes (18 p. 100) en comparaison à l'année financière précédente.

En ce qui concerne les 611 demandes que le Ministère a pu régler, l'information a été communiquée en tout ou en partie dans 451 cas (74 p. 100).Les 611 demandes réglées représentent environ 422 000 pages de documents, et plus de 187 356 pages divulguées.

3.4.1 Communication totale

Dans 113 des 611 demandes réglées (18 p. 100), les requérants ont eu accès à tous les documents pertinents, ce qui représente une augmentation de six pour cent par rapport à l'exercice précédent.

3.4.2 Communication partielle

TPSGC a été tenu, en vertu des dispositions d'exemption et d'exclusion de la Loi sur l'accès à l'information, d'accorder aux requérants un accès partiel dans 338 autres cas des 611 demandes réglées (55 p. 100). Cela représente une diminution de un pour cent par rapport à l'exercice précédent. Le plus souvent, l'information non divulguée concernait des renseignements de tiers.

3.4.3 Aucune communication (exception/exclusion en totalité)

Dans 30 des 611 demandes réglées (5 p. 100), TPSGC a été tenu, en vertu des dispositions d'exemption et d'exclusion de la Loi sur l'accès à l'information, de ne communiquer aucun renseignement. Cela représente une augmentation de un pour cent par rapport à l'exercice précédent.

3.4.4 Transmission

Des 611 demandes réglées, 11 (2 p. 100) concernaient des documents ne relevant pas du Ministère. Après un examen initial, ces demandes ont été transmises à l'institution fédérale concernée, conformément à l'article 8 de la Loi.

3.4.5 Traitement impossible

Après un examen initial, 71 demandes (12 p. 100) n'ont pu être traitées par le Ministère. Dans tous les cas, le traitement s'est révélé impossible parce que le Ministère ne disposait d'aucun document ayant trait à la demande.

3.4.6 Abandon de la demande par le requérant

Des demandes réglées, 48 demandes (8 p. 100) ont été considérées comme ayant été abandonnées par les requérants. Une telle mesure peut être prise à toute étape du traitement des demandes et elle est souvent le résultat d'un défaut de paiement des frais pour la demande ou pour les recherches et la préparation.

3.4.7 Traitement non officiel

Aucune des demandes reçues en 2008-2009 n'a été traitée de façon informelle.


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3.5 Motifs d'exception invoqués

Les articles 13 à 24 de la Loi portent sur les exceptions qui visent à protéger des renseignements concernant un segment particulier du public ou des intérêts privés, et l'article 26 de la Loi est une exception d'ordre administratif liée à la publication de l'information.

TPSGC reçoit une quantité considérable de renseignements de tiers de nature commerciale, technique et financière et, comme au cours des années précédentes, la plupart des demandes reçues ont porté sur des documents contenant des renseignements de tiers. Bien qu'une très grande partie de ces renseignements soient de nature délicate, TPSGC a entrepris de divulguer le plus de renseignements possible, conformément à l'esprit de la Loi sur l'accès à l'information et aux dispositions relatives aux prélèvements de l'article 25 de la Loi.

L'annexe B : Rapport statistique - Loi sur l'accès à l'information indique les motifs d'exception invoqués pour refuser l'accès. Par exemple, si cinq motifs d'exception différents ont été invoqués pour une demande, chacun est rattaché à un article pertinent, ce qui donne un total de cinq motifs d'exception. Si le même motif d'exception a été invoqué plusieurs fois pour la même demande, il n'est compté qu'une fois.

Comme l'annexe B : Rapport statistique - Loi sur l'accès à l'information l'indique, les renseignements personnels (paragraphe 19(1)) et les avis (paragraphe 21(1)), ainsi que les renseignements de tiers (alinéas 21(1)b) et c)) constituaient la grande majorité des exceptions invoquées par le Ministère.

3.6 Motifs d'exclusion invoqués

En vertu de l'article 68, la Loi ne s'applique pas aux documents publiés ou mis en vente, aux documents de bibliothèque ou de musée conservés uniquement à des fins de référence ou d'exposition pour le public, aux documents déposés à Bibliothèque et Archives du Canada, ainsi qu'aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine en vertu de l'article 69 de la Loi.

L'annexe B indique le genre d'exclusions invoquées. Par exemple, si cinq motifs d'exclusion différents ont été invoqués pour une demande, chacun est rattaché à un article pertinent, ce qui donne un total de cinq motifs d'exclusion. Si le même motif d'exclusion a été invoqué plusieurs fois pour la même demande, il n'est indiqué qu'une fois.

Au cours de l'exercice 2008-2009, on a invoqué des motifs d'exclusion, conformément aux articles 68 et 69 de la Loi, pour 49 demandes réglées (8 p. 100).

3.7 Prorogations de délai

Des 584 demandes reçues au cours de l'exercice, 289 ont dû être prorogées en vertu de l'article 9 de la Loi. En raison de la nature du mandat de TPSGC, les documents demandés contenaient souvent des renseignements commerciaux et/ou sensibles du gouvernement. Pour cette raison, le délai de plusieurs demandes s'est vu prorogé, conformément aux alinéas 9(1)b) et/ou c) de la Loi, afin d'entreprendre les consultations nécessaires auprès des ministères clients et des tiers avant de communiquer les renseignements. Alors qu'on prévoyait qu'il fallait en moyenne une prorogation de délai de 127 jours, le temps moyen de traitement de toutes les demandes reçues a été de 92 jours.


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3.8 Délais de traitement

En dépit de la complexité des demandes et du volume constant des demandes d'accès et des consultations, 287 des 611 demandes officielles (47 p. 100) ont été réglées dans le délai initial de 30 jours, ce qui constitue une amélioration de neuf pour cent par rapport à l'exercice précédent.

3.9 Traduction

Aucune demande de traduction de renseignements d'une langue officielle à l'autre n'a été présentée.

3.10 Mode de consultation

Des 451 demandes où l'information a été communiquée, les requérants ont reçu des copies de l'information demandée dans 448 des cas. Il y a eu deux demandes où les requérants ont eu accès à l'information demandée grâce à deux sources, c'est-à-dire en partie dans les documents qui leur ont été remis et en partie par une consultation sur place, et une demande où le requérant n'a eu accès à l'information que par une consultation sur place. Les données de la présente section ne concernent que les demandes pour lesquelles on a fourni l'information en totalité ou en partie; elles ne tiennent donc pas compte des demandes abandonnées, etc.

Dans la plupart des cas (68 p. 100), on a répondu aux demandes en remettant des photocopies de documents, tandis que dans 32 p. 100 des cas, les requérants ont reçu des copies électroniques. Quelle qu'ait été la méthode d'accès, et il en était ainsi de la consultation sur place, la Direction de l'AIPRP a offert le choix au requérant.

3.11 Frais

La Loi sur l'accès à l'information autorise la perception de frais pour certaines activités liées au traitement des demandes présentées officiellement en vertu de la Loi. En plus des frais de 5 $ exigés pour le traitement d'une demande, d'autres frais peuvent s'appliquer pour la recherche de divers documents, leur préparation et leur reproduction. Les frais en vigueur sont indiqués dans le Règlement sur l'accès à l'information.

Aucuns frais ne sont perçus pour l'examen de documents, les frais généraux et l'expédition. En outre, conformément à l'article 11 de la Loi, aucuns frais ne sont facturés pour les cinq premières heures consacrées à la recherche d'un document ou au prélèvement de la partie communicable.

On constate une diminution constante du total des frais exigés pour la recherche et la reproduction de documents. Ceci est attribuable à l'augmentation des communications faites sur support électronique. TPSGC exige des droits de reproduction pour l'information fournie sur papier mais aucuns frais si la même information est fournie sur disque compact ou sur disquette. La décision de renoncer à des frais est prise conformément à la politique de TPSGC sur les frais liés aux demandes d'accès à l'information.

Les frais perçus au cours de la période visée par le rapport s'élevaient à 6 084,60 $ et ceux auxquels on a renoncé en vertu du paragraphe 11(6) de la Loi, à 4 727,70 $. On évalue à moins de un pour cent du coût total du Programme d'accès à l'information les frais perçus pendant l'année.

Le système de cartes de débit ou de crédit de l'AIPRP continue d'être utilisé pour acquitter les frais relatifs à l'AIPRP au moyen des cartes de crédit populaires et d'Interac.


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3.12 Coûts

On estime que les coûts salariaux liés au Programme d'accès à l'information ont totalisé 1 217 770 $ (40 p. 100 du budget de la Direction de l'AIPRP) pour l'exercice 2008-2009. On estime que les équivalents à temps plein étaient au nombre de 16,18 en 2008-2009.

Les frais de fonctionnement et d'entretien, y compris les services d'experts-conseils et d'entretien du réseau local secret et du système « APCM », se sont élevés à 1 866 219 $.

4. Plaintes et demandes de révision judiciaire

Le tableau IV indique le nombre de plaintes adressées au Commissariat à l'information du Canada et le nombre de demandes de révision judiciaire présentées à la Cour fédérale du Canada, dont TPSGC a été informé au cours des trois derniers exercices.

Tableau IV
Plaintes et demandes de révision judiciaire
Période de référence Plaintes Demandes de révision judiciaire
2006-2007 44 6
2007-2008 44 3
2008-2009 66 5
4.1 Plaintes adressées au Commissariat à l'information du Canada

Grâce à une initiative du Commissariat à l'information du Canada visant à régler un important arriéré de plaintes en attente d'une enquête, le nombre de nouvelles plaintes reçues par TPSGC a augmenté depuis le dernier exercice. En tout, le Ministère a été informé, en 2008-2009, de 66 plaintes qui ont fait l'objet d'enquêtes, dont 14 avaient été reçues par le Commissariat à l'information du Canada au cours des exercices précédents.

Des 66 nouvelles plaintes, 29 (44 p. 100) concernaient la prorogation des délais et 25 (38 p. 100) avaient trait aux renseignements retenus en vertu de la Loi. Des autres plaintes, 12 (18 p. 100) avaient trait au traitement des demandes ou portaient sur des renseignements manquants.

Des plaintes reçues, 21 ont été réglées à la satisfaction du requérant, 9 n'étaient pas justifiées, 17 ont été abandonnées, 2 plaintes n'étaient pas bien fondées et 26 plaintes étaient toujours en cours d'enquête à la fin de l'exercice.


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4.2 Demandes de révision judiciaire

Un requérant peut exercer un recours en révision devant la Cour de la décision de TPSGC de refuser la communication d'un document demandé en vertu de la Loi, si une plainte a été déposée devant le Commissaire à l'information au sujet de ce refus, et ce, dans les quarante-cinq jours suivant le compte rendu du Commissaire.

De plus, un tiers peut exercer un recours en révision devant la Cour de la décision de communiquer des renseignements, si le tiers croit que l'information devrait être protégée.

4.2.1 Demandes de révision judiciaire présentées en 2008-2009

En 2008-2009, cinq demandes d'accès à l'information ont donné lieu à la présentation de demandes de révision judiciaire à la Cour fédérale du Canada; quatre d'entre elles concernaient des renseignements de tiers.

Numéro de dossier de la Cour fédérale T-606-08 : L'entreprise Brainhunter (Ottawa) Inc. a demandé une révision judiciaire de la décision de TPSGC de divulguer des détails de sa proposition visant à fournir des services professionnels en technologie de l'information. Brainhunter (Ottawa) Inc. demande à la Cour d'ignorer le principe législatif de prélèvement et de protéger toutes les 500 pages du document en vertu des paragraphes 19(1) et 20(1) de la Loi. La Cour devrait instruire la cause le 2 novembre 2009.

Numéro de dossier de la Cour fédérale T-367-09 : L'entreprise Provincial Airlines Limited a demandé une révision judiciaire de la décision de TPSGC de divulguer les détails d'un rapport préparé par la société conseils Deloitte & Touche pour la Direction de la sécurité industrielle de TPSGC. Selon Provincial Airlines Limited, les documents ne devraient pas être divulgués en vertu des paragraphes 15(1), 16(2) et 20(1) de la Loi. Des affidavits ont été échangés.

Numéro de dossier de la Cour fédérale T-474-09 : Le requérant a demandé une révision judiciaire de la décision de TPSGC de prélever de l'information contenue dans des documents en vertu du paragraphe 19(1) de la Loi. Le requérant considère que selon l'alinéa 3j) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le niveau d'éducation d'un fonctionnaire ne constitue pas un renseignement personnel. Des affidavits ont été échangés.

Numéro de dossier de la Cour fédérale T-762-09 : L'entreprise Lunctus Geomatics Corp. a demandé une révision judiciaire de la décision de TPSGC de divulguer des détails de sa proposition pour la prestation de services d'exploitation et d'entretien pour les services de la station-satellite (composante au sol) du Service canadien de télédétection. Selon Lunctus Geomatics Corp., certaines parties du document ne devraient pas être communiquées en vertu du paragraphe 20(1) de la Loi. Des affidavits ont été échangés.

Numéro de dossier de la Cour fédérale T-1201-09 : L'entreprise Adga Group Consultants Inc. a demandé une révision judiciaire de la décision de TPSGC de divulguer des détails de leurs propositions visant la prestation de services professionnels de technologie de l'information. Selon Adga Group Consultants Inc., les documents ne devraient pas être divulgués en vertu du paragraphe 20(1) de la Loi, étant donné que l'information a été obtenue aux termes de la Loi sur la protection de défense.


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4.2.2 Demandes de révision judiciaire présentées au cours d'exercices précédents

Des deux demandes de révision judiciaire présentées au cours d'exercices précédents, une a été réglée au cours de l'année et une autre était toujours en suspens à la fin de l'exercice.

Numéro de dossier de la Cour fédérale T-222-07 : L'entreprise Bombardier Aerospace Defence Services Inc. s'est opposée à la décision de communiquer des parties de la principale entente sur le programme Entraînement en vol de l'OTAN au Canada. L'entreprise considère que d'autres renseignements devraient être protégés en vertu des alinéas 20(1)b), c) d) de la Loi. Le 2 avril 2008, la demande a été annulée sans frais à la suite de négociations fructueuses entre les deux parties.

Numéro de dossier de la Cour fédérale T-459-08 : TPG Technology Consulting Ltd. a demandé une révision de la décision de TPSGC de protéger la totalité des documents en vertu des alinéas 18 d) et 21(1)b) et d) de la Loi. Les documents avaient trait à l'évaluation technique des propositions soumises en réponse à la demande de propositions pour des services techniques et des services d'ingénierie de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (réf. EN869-04047/A). Des affidavits ont été échangés.


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Annexe B : Rapport statistique - Loi sur l'accès à l'information

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Aide avec les médias substituts

lnstitution : TRAVAUX PUBLICS ET SERVICES GOUVERNEMENTAUX CANADA
Période visée par le rapport : 01/04/2008 à 31/03/2009
Médias : 84
Secteur universitaire : 2
Secteur commercial : 255
Organisme : 35
Public : 208

I. Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Reçues pendant la période visée par le rapport : 584
En suspens depuis la période antérieure : 148
TOTAL : 732
Traitées pendant la période visée par le rapport : 611
Reportées : 121

II. Disposition à l'égard des demandes traitées

  1. Communication totale : 113
  2. Commuinication partielle : 338
  3. Aucune communication (exclusion) : 13
  4. Aucune communication (exemption) : 17
  5. Transmission : 11
  6. Traitement impossible : 71
  7. Abandon de la demande : 48
  8. Traitement non officiel : 0

TOTAL : 611


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III. Exemptions invoquées

ExemptionsNombres
S.
Art. 13(1)(a) 		11
(b) 0
(c) 0
(d) 2
S.
Art. 14		 3
S.
Art. 15(1) Relations intern.		 6
Défense 16
Activités subversives 0
S.
Art. 16(1)(a)		 2
(b) 0
(c) 3
(d) 0
S.
Art. 16(2)		 15
S.
Art. 16(3)		 0
S.
Art. 17		 3
S.
Art. 18(a)		 5
S.
Art. 18(b) 		35
(c) 0
(d) 26
S.
Art. 19(1) 		282
S.
Art. 20(1)(a)		 2
(b) 188
(c) 187
(d) 20
S.
Art. 21(1)(a)		 61
(b) 65
(c) 35
(d) 24
S.
Art. 22		 5
S.
Art. 23		 62
S.
Art. 24		 162
S.
Art. 26		 2

IV. Exclusions citées

ExclusionsNombres
S.
Art. 68(a) 		4
(b) 0
(c) 0
S.
Art. 69(1)(a)		 14
(b) 0
S.
Art. 69(1)(c)		 3
(d) 5
(e) 30
(f) 0
(g) 44

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V. Délai de traitement

  • 30 jours ou moins : 287
  • De 31 à 60 jours : 43
  • De 61 à 120 jours : 146
  • 121 jours et plus : 135

VI. Prorogations des délais

  • 30 jours ou moins
    • Recherche : 12
    • Consultation : 3
    • Tiers : 1
      TOTAL : 16
  • 31 jours ou plus
    • Recherche : 26
    • Consultation : 155
    • Tiers : 202
      TOTAL : 383

VII. Traductions

Traductions demandées : 0

  • Traductions préparées
    • De l'anglais au français : 0
    • Du français à l'anglais : 0

VIII. Méthode de communication

  • Copies de l'original : 448
  • Examen de l'original : 1
  • Copies et examen : 2

IX. Frais

Frais nets perçus
  • Frais de la demande : 2 205,00 $
  • Reproduction : 2 522,40 $
  • Recherche : 844,80 $
  • Préparation : 0,00 $
  • Traitement informatique : 512,40 $
  • TOTAL : 6 084,60 $
Dispense de frais
  • 25 $ ou moins : 1 608,00 $ - Nombre de fois : 299
  • De plus de 25 $ : 3 119,70 $ - Nombre de fois : 17

X. Coûts

Financiers (raisons)
  • Traitement : 1 217 770 $
  • Administration (fonctionnement et maintien) : 1 866 219 $
  • TOTAL : 3 083 989 $
Années-personnes utilisées (raisons)
  • Années-personnes (nombre décimal) : 16.18

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Exigences en matière de rapports supplémentaires - Loi sur l'accès à l'information

En plus des exigences relatives à l'établissement de rapports dont on traite au formulaire TBS/SCT 350-62, « Rapport concernant la Loi sur l'accès à l'information », les institutions sont tenues de déclarer ce qui suit, en utilisant le présent formulaire :

Partie III – Exceptions invoquées

Article 13

Paragraphe 13(e) ________0_______

Article 14

Paragraphes 14(a) ________1___________

14(b) ________2_________

Partie IV – Exclusions citées

Paragraphe 69.1 (1) ________0_______

Date de modification : 2012-06-18

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