Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Symbole du gouvernement du Canada
Passer au contenu | Passer aux liens institutionnels

Liens de la barre de menu commune

Accueil > Responsabilité et Transparence > AIPRP > Loi sur la protection des renseignements personnels - rapport annuel 2010-2011

Liens institutionnels

Loi sur la protection des renseignements personnels - rapport annuel 2010-2011

Table des matières

Avant-propos

Partie I - Contexte

  1. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Partie II : Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

  1. Organisation de la Direction de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels
  2. Sommaire des activités et faits saillants
  3. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
  4. Rapport statistique - Interprétation et explication des tendances
  5. Plaintes et demandes de révision judiciaire

Annexe A : Délégation de Pouvoirs (Extrait)

Annexe B : Loi sur la protection des renseignements personnels, articles 8 et 9 (Extrait)

Annexe C : Rapport statistique - Loi sur la protection des renseignements personnels


Haut de la page

Avant-propos

La Loi sur la protection des renseignements personnels (Lois révisées du Canada, 1985, chapitre P-21) a été édictée le 1er juillet 1983. La Loi a récemment été révisée à la suite de l'octroi de la sanction royale à la Loi fédérale sur la responsabilité, le 12 décembre 2006. Certaines dispositions sont entrées en vigueur le 12 décembre 2006, et d'autres le 1er avril 2007 et le 1er septembre 2007.

La Loi sur la protection des renseignements personnels accorde aux personnes le droit de consulter les renseignements qui les concernent détenus par le gouvernement, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées. La Loi accorde également aux personnes le droit à des attentes raisonnables quant à la protection de leur vie privée, de même que le droit fondamental d'exercer un contrôle sur la collecte, l'utilisation et la communication de leurs renseignements personnels.

L'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels exige que le responsable de chaque institution du gouvernement fédéral élabore, en vue de le présenter au Parlement, un rapport annuel sur l'application de la Loi dans son institution au cours de chaque exercice.

Le présent rapport annuel donne un résumé de la façon dont a été gérée et administrée la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour l'exercice 2010-2011.


Haut de la page

Partie I - Contexte

1. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

1.1 Historique

Mis sur pied en 1841 et initialement connu comme le Conseil des travaux, le Ministère a joué un rôle de premier plan dans la construction des canaux, des routes, des ponts, des édifices du Parlement, des bureaux de poste et des immeubles fédéraux dans tout le pays.

En 1993, le Ministère est devenu Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) grâce à la fusion d'Approvisionnements et Services Canada, Travaux publics Canada, de l'Agence des télécommunications gouvernementales (Communication Canada), et du Bureau de la traduction (Secrétariat d'État du Canada).

Adoptée en 1996, la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux a officiellement donné naissance au Ministère, en plus d'en définir les pouvoirs pour ce qui est des services qu'il offre. De plus, la Loi a désigné TPSGC comme l'organisme principal de services communs chargé de fournir aux ministères, aux conseils et aux organismes fédéraux des services à l'appui de leurs programmes.

À la suite de la décision du gouvernement d'examiner la façon dont les communications ministérielles sont offertes, depuis le 1er avril 2004, TPSGC assume certaines des fonctions de l'ancien Communication Canada.

Aujourd'hui, le Ministère est devenu un important organisme opérationnel du gouvernement, regroupant près de 14 000 employés dans la région de la capitale nationale et d'un bout à l'autre du Canada dans ces bureaux régionaux situés à Halifax, Montréal, Toronto, Edmonton et Vancouver, ainsi qu'aux États-Unis et en Europe.

Le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement, une organisation indépendante à vocation horizontale faisant partie du portefeuille du ministre de TPSGC, a été créé le 5 mai 2008, en tant qu'une des dernières étapes de la mise en œuvre de la Loi fédérale sur la responsabilité.

1.2 Raison d'être et responsabilités

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada joue un rôle important dans les activités quotidiennes du gouvernement du Canada. Il est le principal banquier, comptable, acheteur central, fournisseur de services linguistiques, gestionnaire de biens immobiliers et instrument d'accès aux services en direct du gouvernement.

La vision de TPSGC est d'exceller dans les opérations gouvernementales en fournissant des services et des programmes de grande qualité qui répondent aux besoins des organisations fédérales et qui assurent une saine intendance au nom de la population canadienne.

La ministre est la receveure générale du Canada. Par conséquent, elle est responsable de la tenue des Comptes publics du Canada. Elle est aussi responsable de l'administration des services liés aux avantages sociaux, aux régimes de pensions et à la rémunération des fonctionnaires fédéraux.

L'objectif du Ministère consiste à gérer ses activités de façon à accroître la responsabilisation et à offrir des services à valeur ajoutée à ses clients. Pour ce faire, TPSGC :

  • injecte, par l'entremise des marchés publics, plus de 14 milliards de dollars par année dans l'économie canadienne;
  • émet plus de 14,5 millions de paiements fédéraux de rémunération et de pension à la population canadienne;
  • fournit des locaux aux parlementaires et à plus de 255 000 fonctionnaires fédéraux dans quelque 1 800 emplacements partout au Canada;
  • fournit chaque année des services de traduction et d'interprétation pour plus de 1 800 sessions parlementaires ainsi que pour 1,7 million de pages de texte pour le compte d'autres organisations fédérales;
  • traite, à titre de receveure générale du Canada, des mouvements de trésorerie représentant plus de 1,99 billion de dollars.

Le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement examine les plaintes des fournisseurs ainsi que les pratiques d'approvisionnement des ministères et des organismes, et il formule des recommandations dans le but de les améliorer afin de s'assurer de maintenir et d'améliorer l'équité, l'ouverture et la transparence du processus d'approvisionnement.

1.3 Résultat stratégique et architecture des activités de programmes

L'architecture des activités de programmes (AAP) de TPSGC, approuvée par le Conseil du Trésor, contribue à l'atteinte du résultat stratégique du Ministère, à savoir fournir des services et des programmes centraux de grande qualité qui assurent une saine intendance au nom de la population canadienne et qui répondent aux besoins opérationnels des institutions fédérales et de leurs programmes. Voici les neuf activités de programme comprises dans l'AAP de TPSGC :

  • Approvisionnements;
  • Gestion des locaux et des biens immobiliers;
  • Receveure générale du Canada;
  • Services d'infrastructure des technologies de l'information;
    Administration de la paye et des pensions fédérales;
  • Gestion et services linguistiques;
  • Programmes et services spécialisés;
  • Ombudsman de l'approvisionnement;
  • Services intégrés.

Nota : Bien qu'il s'agisse d'une activité de programme de TPSGC, le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement est tenu de fonctionner de manière impartiale et indépendante.


Haut de la page

Partie II : Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

1. Organisation de la Direction de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels

La Direction de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP) administre les dispositions de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi) pour TPSGC dont un organisme de service spécial, le Bureau de la traduction, et pour le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement.

Le directeur de l'AIPRP relève de la directrice générale du Secrétariat exécutif, qui relève elle-même de la sous-ministre adjointe de la Direction générale des services ministériels et des politiques stratégiques (SMA de la DGSMPS). La Direction de l'AIPRP compte jusqu'à 15 agents d'AIPRP et neuf experts-conseils répartis dans trois unités qui gèrent les demandes reçues au Ministère. Relevant du directeur de l'AIPRP, les unités étaient administrées par le gestionnaire, Réception et Administration, le gestionnaire, Opérations de l'AIPRP, et le chef, Politique sur la protection des renseignements personnels. Les deux premières équipes s'occupent des demandes, des consultations, des plaintes et des affaires judiciaires associées à l'AIPRP qui sont reçues par le Ministère, tandis que l'autre équipe se consacre aux questions touchant la politique sur la protection des renseignements personnels. Les fonctions administratives dela Direction de l'AIPRP sont exécutées par une adjointe administrative et jusqu'à cinq commis.

1.1 Instruments de délégation

En vertu de l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la ministre est désignée comme la responsable de l'institution fédérale aux fins de l'administration de la Loi. En vertu de l'article 73, la ministre peut déléguer les pouvoirs, attributions ou fonctions que lui confère la Loi en signant un arrêté de délégation qui autorise un ou des cadres ou employés de l'institution qui occupent un poste de niveau approprié à exercer les pouvoirs, les attributions ou les fonctions mentionnés dans l'arrêté.

Au sein de TPSGC, l'instrument de délégation demeure fondé sur un processus centralisé entre la directrice générale du Secrétariat exécutif, laquelle relève de la SMA de la DGSMPS, ainsi que le directeur et les gestionnaires de la Direction de l'AIPRP, qui détiennent la pleine délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, à l'exception de l'alinéa 8(2)m). Certaines fonctions administratives sont aussi déléguées aux chefs de l'AIPRP afin d'accélérer le traitement des demandes.

L'instrument de délégation des pouvoirs a été révisé en 2010, afin de donner au SMA de la DGSMPS, à titre de chef de la direction générale chargé du programme d'AIPRP, les pleins pouvoirs en vertu de la Loi. Bien qu'ils soient déjà en cours, ces changements seront intégrés à l'instrument de délégation des pouvoirs de 2011-2012.

Un extrait de la Délégation de pouvoirs approuvée par le ministre de Travaux publics et Services gouvernementaux se trouve à l'Annexe A : Délégation de Pouvoirs (Extrait).

Le directeur de la Direction du contrôle du remboursement des chèques, située à Matane, au Québec, partage les pouvoirs administratifs en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi pource qui est de l'envoi de chèques originaux à des organismes d'enquêtes. Cette disposition permet une certaine souplesse administrative dans le traitement des demandes de chèques émis sous l'autorité de la receveure générale du Canada.


Haut de la page
1.2 Responsabilités de la Direction de l'AIPRP

Les responsabilités qui incombent à la Direction de l'AIPRP sont les suivantes :

  • gérer toutes les activités de TPSGC qui ont trait à l'application de la Loi ainsi que durèglement, des directives et des lignes directrices pertinentes;
  • élaborer, préparer et publier des politiques, des procédures, des normes et des lignes directrices ministérielles en matière de protection des renseignements personnels;
  • préparer et donner des séances d'information aux gestionnaires et aux employés de TPSGC pour s'assurer qu'ils respectent les obligations que leur imposent la Loi et sonrèglement;
  • examiner les politiques, procédures et ententes ministérielles pour s'assurer qu'elles sont conformes aux dispositions de la Loi et recommander des modifications;
  • défendre les décisions de l'institution relativement à l'administration de la Loi dans le cadre des enquêtes menées par le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada et des procédures judiciaires à la Cour fédérale du Canada et à la Cour suprême du Canada;
  • collaborer avec les directions générales ministérielles afin de s'assurer que les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) sont complétées et que des fichiers de renseignements personnels (FRP) sont établis pour les activités ou les programmes nouveaux ou considérablement modifiés, et enregistrer les FRP nouveaux ou modifiés auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT).
  • coordonner et approuver la mise à jour annuelle des descriptions de l'organisation de TPSGC et de ses fonds de renseignements en prévision de leur inclusion dans le document Info Source du SCT;
  • présenter un rapport annuel au Parlement, conformément à l'article 72 de la Loi et aux instructions publiées aux termes de l'alinéa 71(1)e) de la Loi;
  • exercer la fonction de porte-parole du Ministère dans les rapports avec le SCT, le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada ainsi que d'autres ministères et organismes gouvernementaux;
  • prévenir le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada de toute initiativeou de toute question qui touche la Loi sur la protection des renseignements personnels ou une de ses dispositions, ou qui risque d'entraver la protection de la vie privée des Canadiens, et ce, suffisamment tôt pour permettre au Commissaire de vérifier et d'examiner les problèmes en question. Sont visés par cette exigence :
    • les nouveaux programmes de couplage des données; une copie de l'évaluation ministérielle du programme doit être envoyée au Commissaire au moins 60 jours avant sa mise en œuvre;
    • l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels d'une manière correspondant aux motifs pour lesquels l'information a été obtenue ou compilée, lorsque cette utilisation n'est pas indiquée dans Info Source;
    • l'élaboration de lois ou de règlements ayant une incidence sur la protection des renseignements personnels, avant que les documents soient soumis pour approbation au gouverneur en conseil, ou, lorsque cela s'applique, avant l'approbation des règlements ministériels;
    • la divulgation pour des raisons d'intérêt public, en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, avant la communication ou, si cela se révèle impossible, au moment de la communication;
    • les EFVP , à un moment jugé raisonnable avant la mise en œuvre de l'initiative, du programme ou du service;
    • toute infraction ou violation soupçonnée ou réelle impliquant des renseignements personnels.

L'application de la Loi par la Direction de l'AIPRP est facilitée à l'échelle des directions générales, des secteurs ainsi que des bureaux régionaux de TPSGC. En effet, chaque direction générale compte un agent de liaison en matière d'AIPRP qui coordonne la collecte d'information et fournit des conseils aux gestionnaires de la direction générale au sujet de l'application de la Loi ainsi que des directives et des procédures ministérielles.


Haut de la page
1.3 Politiques et procédures

Les politiques et procédures ministérielles suivantes sont révisées en fonction de la nouvelle politique du SCT sur la protection des renseignements personnels et des directives applicables.

1.3.1 Politiques ministérielles

Les politiques ministérielles sont publiées sur le site intranet de TPSGC; elles peuvent donc être consultées par tous les employés.

La politique ministérielle 002 présente la Délégation de pouvoirs en matière de protection des renseignements personnels et les définitions, ainsi qu'une description des rôles et des responsabilités de tous les intervenants au sein de TPSGC. On a rédigé une annexe à la politique qui porte sur l'attribution administrative des pouvoirs ainsi que sur les procédures et lignes directrices ministérielles concernant la communication des renseignements personnels, conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les alinéas 8(2)j) et 8(2)m) de la Loi restent délégués parla ministre, conformément à l'article 73 de la Loi.

La politique ministérielle 014 présente des définitions et décrit les rôles et les responsabilités des employés en ce qui concerne la protection des renseignements personnels sur les lieux de travail.

1.3.2 Guide destiné aux agents de liaison de l'AIPRP

Le Guide destiné aux agents de liaison de l'AIPRP à TPSGC présente l'intention et les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor sur la collecte, l'utilisation, la divulgation, la conservation et le retrait de renseignements personnels, de telle sorte que tous les employés sont au courant de leurs responsabilités à cet égard. Les employés sont notamment informés qu'ils doivent consigner toutes les utilisations et les divulgations de renseignements personnels et en rendre compte en documentant toutes les activités ayant trait à des renseignements personnels et en conservant les documents pertinents portant sur les dossiers ministériels officiels.

On a aussi avisé les centres de responsabilité de leur devoir de consulter la Direction de l'AIPRP avant de recueillir des renseignements personnels ainsi que lorsqu'il y a des questions concernant la conservation et le retrait de renseignements personnels.

Le Guide destiné aux agents de liaison de l'AIPRP est rédigé par la Direction de l'AIPRP et il est affiché sur le site intranet de TPSGC aux fins suivantes :

  • faire connaître la Loi sur la protection des renseignements personnels et son règlement d'application aux agents de liaison de l'AIPRP en poste dans tout le Ministère;
  • exposer les rôles et responsabilités de tous les intervenants en matière d'AIPRP à TPSGC;
  • établir des normes et des lignes directrices nationales pour le traitement centralisé des demandes.
1.3.3 Procédures administratives de la Direction de l'AIPRP

Afin de normaliser les procédures de travail suivies par le personnel, de faciliter la formation des nouveaux employés et de compléter le système de suivi électronique de l'AIPRP, la Direction de l'AIPRP a adopté un guide des procédures administratives pour les agents de l'AIPRP.


Haut de la page

2. Sommaire des activités et faits saillants

2.1 Plan d'action lié au Cadre de responsabilisation de gestion

En raison des exigences associées à la « Composante de gestion 12 : Gestion de l'information » du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG), à l'élément de preuve 12.5 – Protection des renseignements personnels, TPSGC est tenu de démontrer qu'il respecte les exigences de la Loi et des règlements applicables, y compris qu'il fournit des rapports publics réguliers sur l'application de la Loi.

TPSGC est déterminé à pour suivre l'amélioration de ses principes fondamentaux de gestion et il se sert des résultats de l'évaluation du CRG comme base de référence. Reconnaissant que des travaux supplémentaires visant à améliorer son chapitre d'Info Source s' imposent et dans le but de maintenir la cote Vert obtenue dans l'évaluation de la ronde VII du CRG, TPSGC a élaboré un plan d'action lié au CRG pour améliorer la qualité du contenu ministériel.

Comme l'engagement soutenu des cadres supérieurs est indispensable à l'amélioration continue des progrès réalisés par le Ministère, un protocole d'entente entre la SMA de la DGSMPS et le sous-ministre a été rédigé afin d'assurer la mise en œuvre des activités du plan lié au CRG.

La Direction de l'AIPRP a continué de collaborer étroitement avec le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et les directions générales du Ministère pour faire en sorte que les fichiers de renseignements personnels (FRP) nouveaux ou révisés soient enregistrés et pour les inclure dans le chapitre d'Info Source sur TPSGC, y compris la transposition des FRP propres aux institutions en FRP ordinaires, comme l'a recommandé le SCT.

Bien que TPSGC n'ait pas fait l'objet d'une évaluation dans la ronde VIII du CRG, le SCT a été satisfait des améliorations apportées à la présentation de l'Info Source de 2010, mais a fait observé qu'il y avait matière à amélioration dans certains secteurs. Tout particulièrement, le Ministère doit examiner les versions traduites des FRP pour veiller à ce que les mêmes renseignements paraissent en anglais et en français. La mise à jour d'Info Source reste un travail en cours et TPSGC est résolu à examiner, à préciser et à améliorer de façon continue ce site, afin d'assurer que des révisions globales et complètes s'harmonisent aux exigences du SCT. Un bilan a eu lieu avec les coordonnateurs d'Info Source du Ministère, et la planification pour la présentation de 2011 a été entreprise, y compris la tenue d'une séance d'information.


Haut de la page
2.2 Programme de perfectionnement des agents de l'AIPRP

Le programme de perfectionnement a été élaboré en 2006 et révisé en 2008-2009 afin de répondre, à court et à long terme, à la pénurie des professionnels de l'AIPRP au sein du Ministère par le recrutement d'employés nouveaux et actuels au niveau subalterne sur une période de trois ans. Le programme prévoit stimuler la loyauté de ces employés envers le Ministère et les préparer à combler les postes d'agents supérieurs de l'AIPRP (PM-04). Ce programme a aussi pour but de réduire les coûts liés au processus de dotation concurrentielle et, à long terme, au recours à des experts-conseils.

En 2010-2011, deux postes de niveau PM-02 et sept de niveau PM-01 ont été comblés dans le cadre du programme, les titulaires ayant été puisés dans les bassins de candidats qualifiés créés à la suite des processus annoncés dans les exercices précédents.

À mesure que les stagiaires en AIPRP seront promus au niveau supérieur, d'autres cadidats seront recrutés à partir des bassins dans le cadre du programme.

2.3 Comités

Le directeur général, Secrétariat exécutif, participe au comité interministériel des directeurs généraux sur l'AIPRP, dont l'objectif consiste à donner des conseils stratégiques au SCT sur la politique déterminante en matière d'AIPRP et sur les questions opérationnelles.

Le directeur de l'AIPRP a collaboré au Groupe de travail sur l'initiative de développement de la collectivité de l'AIPRP, chargé d'élaborer et de présenter des recommandations au comité des directeurs généraux sur des outils génériques pour la collectivité de l'AIPRP. En particulier, des modèles organisationnels, des descriptions d'emploi et des profils de compétences.

Le gestionnaire, Réception et Administration, est membre du Comité de gestion de l'information du Ministère (CGIM) qui sert de tribune pour les discussions stratégiques pan-ministérielles sur les questions liées à la gestion de l'information (GI). Cette tribune vise à assurer que les décisions du Ministère sur la GI sont entièrement compatibles avec les priorités ministérielles. Elle promouvoit également la collaboration entre les directions générales afin de veiller à l'harmonisation avec les stratégies de GI-TI et avec les priorités opérationnelles de TPSGC.

La Direction de l'AIPRP est aussi représentée au Groupe de travail des spécialistes de la gestion de l'information (GTSGI), créé en réponse à la Politique sur la gestion de l'information du SCT, entrée en vigueur le 1er juillet 2007. Le GTSGI est composé d'employés possédant une expertise fonctionnelle en GI et il est chargé de faire des recommandations au CGIM sur la gestion de l'information au Ministère, dans son domaine de compétence.

2.4 Séances d'information

Au cours du dernier exercice, on a donné un aperçu de la protection des renseignements personnels dans le cadre des séances d'information générales sur l'AIPRP qui ont été données à 531 participants. Ces séances d'information sont décrites dans le rapport annuel de TPSGC sur la Loi sur l'accès à l'information.

De plus, 15 séances de formation et de sensibilisation sur la protection des renseignements personnels ont été offertes à 828 gestionnaires et employés dans les domaines suivants : Comptabilité, gestion bancaire et rémunération; Services ministériels et politique stratégique; Finances; Services de technologie de l'information; Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement.


Haut de la page
2.5 Collecte, utilisation et communication de renseignements personnels
2.5.1 Fichiers de renseignements personnels

La Direction de l'AIPRP doit être prévenue lorsque des renseignements personnels contenus dans un FRP sont utilisés ou communiqués aux fins aux quelles ils ont été recueillis ou compilés par le Ministère, mais que cet usage ne figure pas dans le répertoire des usages compatibles publié dans Info Source.

Entre janvier et mars 2009, on a dressé un inventaire des renseignements personnels détenus par le Ministère afin de s'assurer qu'ils sont décrits de façon appropriée et conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Au cours de l'exercice 2010-2011, la Direction de l'AIPRP a continué de travailler sur les FRP qui découlaient de cet exercice.

Les quinze FRP 1 nouveaux et modifiés suivants, qui sont propres à des institutions, ont été enregistrés auprès du SCT en 2010-2011 :

  • TPSGC PPU 001 - Examen, résolution et amélioration des questions liées à l'approvisionnement - Plaintes
  • TPSGC PPU 006 - Propriétaires d'habitations fédérales et loués
  • TPSGC PPU 026 - Renseignements sur les acheteurs - Biens excédentaires
  • TPSGC PPU 071 - Données d'inscription des fournisseurs
  • TPSGC PPU 165 - Solution de gestion des mots de passe libre-service
  • TPSGC PPU 195 - Programme de certification - Gestion des achats et du matériel
  • TPSGC PPU 210 - Expertise comptable
  • TPSGC PCU 606 - Services de gestion d'enregistrement des justificatifs en ligne internes et externes
  • TPSGC PCU 701 - Locataires d'habitations fédérales et loués
  • TPSGC PCU 703 - Employés fédéraux, pensionnés et survivants - Renseignements sur l'assurance
  • TPSGC PCU 707 - Service des annuaires
  • TPSGC PCU 709 - Solutions d'imagerie documentaire
  • TPSGC PCU 712 - Paiements du receveur général
  • TPSGC PCU 715 - Fichier central
  • TPSGC PCU 717 - Dépôts du receveur général

Le Ministère a aussi enregistré 3 nouveaux FRP ordinaires élaborés par le SCT :

  • TPSGC POU 940 - Cartes d'achat
  • TPSGC POU 941 - Vérification interne
  • TPSGC POU 942 - Évaluation

Haut de la page
2.5.2 Fichiers inconsultables

TPSGC ne tient pas de fichiers inconsultables.

2.5.3 Formulaires ministériels

La politique ministérielle 061 (Gestion des formulaires) stipule que tous les formulaires nouveaux et révisés servant à recueillir des renseignements personnels doivent être examinés par le personnel de la Direction de l'AIPRP qui s'assure de leur conformité aux exigences imposées par les lois et les politiques. Au cours de l'exercice 2010-2011, dix formulaires ont été présentés aux fins d'examen.

2.5.4 Communication en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi

Le Ministère a procédé à 18 communications de renseignements personnels à des organismes d'enquête en 2010-2011.

Une copie de toutes les demandes reçues en vertu de l'alinéa (2)e) ainsi qu'une consignation des renseignements communiqués en réponse à la demande sont conservées conformément au paragraphe 8(4) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

2.5.5 Communication en vertu d'autres alinéas du paragraphe 8(2) de la Loi

Au cours de l'exercice 2010-2011, TPSGC a communiqué des renseignements personnels en vertu des alinéas 8(2)d) et f) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il n'y a eu aucune communication en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi.

Conformément au paragraphe 9(1) de la Loi, le Ministère conserve un relevé de toutes les utilisations ou des fins auxquelles les renseignements ont été communiqués par l'institution si ceux-ci ne figurent pas parmi les usages et les fins énumérés dans le FRP pertinent.

À titre de référence, un extrait de la Loi sur la protection de renseignements personnels (articles 8 et 9) se trouve à l'Annexe B : Loi sur la protection des renseignements personnels, articles 8 et 9 (Extrait).


Haut de la page

3. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Le Conseil du Trésor du Canada a approuvé la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), entrée en vigueur le 1er avril 2010. Les objectifs de la directive sont :

  • fournir, aux institutions fédérales, des directives sur la façon d'effectuer des EFVP pour des activités ou programmes nouveaux ou ayant subi des modifications importantes nécessitant la création, la collecte ou le traitement de renseignements personnels;
  • assurer, grâce à la tenue d'EFVP, une solide gestion et la prise de décisions judicieuses ainsi qu'un examen prudent des risques liés à la vie privée dans le contexte de la création, de la collecte ou du traitement de renseignements personnels, dans le cadre d'activités ou de programmes gouvernementaux.

Une ÉFVP doit être effectuée pour un programme ou une activité lorsque :

  • des renseignements personnels sont utilisés ou que l'on prévoit utiliser dans le cadre d'un processus décisionnel touchant directement un individu;
  • des modifications importantes aux programmes ou aux activités déjà en place qui comportent des renseignements personnels qui sont utilisés ou que l'on prévoit utiliser à des fins administratives;
  • la sous-traitance ou le transfert du programme ou de l'activité à un autre palier de gouvernement ou au secteur privé et que cette sous-traitance ou ce transfert constitue une modification importante au programme ou à l'activité.

Le cadre ministériel pour les ÉFVP prévoit le processus d'examen et d'approbation au sein de TPSGC, ainsi que les rôles et les responsabilités des intervenants. Les gestionnaires de projet respectent ce cadre, lorsqu'ils effectuent des ÉFVP.

Le personnel de la Direction de l'AIPRP donne des conseils et de l'aide aux gestionnaires de TPSGC tout au long du processus d'ÉFVP; il doit notamment examiner les ébauches et les versions définitives des rapports d'ÉFVP et assurer la liaison avec le Commissariat à la protection de la vie privée.

Lorsque le personnel de l'unité des Services juridiques de TPSGC examine des conditions contractuelles, il demande aux agents de négociation des marchés de communiquer avec la Direction de l'AIPRP pour savoir si une ÉFVP est nécessaire. À la Direction de l'AIPRP, on leur répond de vérifier auprès de leurs ministères clients et on donne le nom et le numéro de téléphone de la personne responsable de l'AIPRP dans ces ministères. La Direction de l'AIPRP de TPSGC indique aussi s'il est nécessaire d'inclure les dispositions sur la sécurité et la protection des renseignements personnels dans les documents sur les achats.

Des résumés des rapports d'ÉFVP produits par TPSGC sont publiés sur le site Internet du Ministère. Le site a pour but d'aider le public à comprendre la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les procédures ministérielles connexes.

Le tableau I donne le nombre d'évaluations effectuées au cours des trois derniers exercices.

Tableau 
ÉFVP et ÉFVP préliminaires (ÉFVPP)
Période de référence ÉVVP ÉFVPP
Entreprises Terminées Entreprises Terminées
2008-2009 9 2 0 0
2009-2010 6 5 1 0
2010-2011 4 5 1 0

Haut de la page
3.1 ÉFVP entreprises

Les ÉFVP suivantes ont été entreprises en 2010-2011 :

  • Programme Clé d'accès
  • Partage des données sur les pensions avec RHDCC
  • Projet de modernisation des services et des systèmes de pensions - Version 2.0
  • Solution hébergée du Système d'information sur les ressources humaines
3.2 ÉFVP terminées

Les ÉFVP suivantes ont été achevées et envoyées au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada au cours de l'exercice 2010-2011.

  • Programme Clé d'accès - Les Services communs d'enregistrement en place de la Voie de communication protégée, couramment désignés par le terme « ePass », se sont transformés en une nouvelle offre de services appelée « Clé d'accès », qui assure des services d'authentification pour identifier les personnes et les entreprises dans leurs rapports avec les programmes en ligne du gouvernement du Canada. Les justificatifs des laissez-passer électroniques appartenant aux personnes ont migré vers Clé d'accès sans coupure et leur permettent de continuer d'échanger, de façon sécurisée et privée, des données avec les sites Web protégés du gouvernement du Canada. L'analyse des ÉFVP a cerné des secteurs de risques élevés qui ont été atténués par la mise en œuvre des recommandations décrites dans un plan d'action mis à exécution dans un effort de collaboration entre TPSGC et Bell Canada. Le résumé de l'ÉFVP a été rédigé pour publication sur le site Web de l'AIPRP.
  • Programme d'accréditation de la collectivité de l'approvisionnement et de la gestion du matériel du gouvernement fédéral - Ce programme permet aux spécialistes d'obtenir un titre professionnel reconnaissant leur niveau de qualification. Pour obtenir un tel titre, les spécialistes doivent répondre aux exigences du programme en matière de formation, d'expérience et de connaissances définies dans la norme de l'Office des normes générales du Canada ONGC-192.1-2005, Compétences des membres de la collectivité des approvisionnements, de la gestion du matériel et des biens immobiliers du gouvernement fédéral. Les risques liés à la vie privée qui ont été cernés au cours de l'analyse de l'ÉFVP ont été jugés faibles. Le résumé de l'ÉFVP au site Web.
  • Partage de données entre la Direction des marchandises contrôlées (DMC) et le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) - La DMC a signé un protocole d'entente sur le partage de données avec le SCRS pour la réalisation d'évaluations de sécurité auprès des travailleurs temporaires et des visiteurs étrangers qui peuvent avoir accès à des marchandises contrôlées au Canada. Une EFVP a été entreprise en vue d'évaluer les répercussions, sur le plan de la protection des renseignements personnels, du partage de données entre la DMC et le SCRS. Les risques liés à la vie privée à cet égard ont été évalués et jugés faibles. Le résumé de l'EFVP a été rédigé pour publication sur le site Web de l'AIPRP.
  • Partage des rapports de la Division de l'analyse des renseignements de sécurité (DARS) entre la DMC et le SCRS - La DMC a établi deux rapports fondés sur le travail de la DARS en ce qui concerne les visites liées aux marchandises contrôlées effectuées à des entreprises canadiennes par des visiteurs et des travailleurs temporaires étrangers. Ces rapports ont fait appel aux renseignements d'analyse recueillis au cours du processus d'évaluation de sécurité, conformément à la demande des entreprises canadiennes qui détiennent ces marchandises contrôlées et des visiteurs étrangers et/ou des travailleurs temporaires étrangers. L'analyse de l'EFVP du partage unique de ces rapports de la DARS avec le SCRS a fait état de quelques risques liés à la vie privée, qui ont été jugés faibles. Le résumé de l'EFVP a été rédigé pour publication sur le site Web de l'AIPRP.
  • Recours au numéro d'assurance sociale (NAS) comme identificateur de fichier pour l'administration des régimes de pensions de la fonction publique (FP), des Forces canadiennes (FC) et de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) - Pour se conformer aux exigences légales des régimes de pensions de la FP, des FC et de la GRC, il faut un identificateur de fichier afin que les administrateurs de régime puissent partager des renseignements personnels limités entre eux. En tant que seul identificateur commun aux trois régimes, le NAS sert à confirmer et à calculer le service antérieur, quand prend fin un emploi visé par un régime et qu'il passe à l'un des deux autres régimes. Une EFVP pluri-institutionnelle a été dirigée par le Secteur des pensions et avantages sociaux du SCT, avec l'apport des administrateurs de régime de pension (TPSGC, MDN et GRC) et leur bureau respectif de l'AIPRP. L'EFVP n'a pas cerné de nouveaux risques liés à la vie privée, autres que ceux découlant des mesures administratives nécessaires pour mettre à jour les fichiers de renseignements personnels et les énoncés de confidentialité sur les formulaires applicables, et pour officialiser une accord de partage entre les trois administrateurs de régime de pension.
3.3 ÉFVP préliminaires

Lorsqu'on ne dispose pas encore des renseignements nécessaires pour réaliser une évaluation détaillée, on peut faire une EFVP préliminaires (ÉFVPP). Dans des cas exceptionnels, on peut aussi effectuer une ÉFVPP (plutôt qu'une EFVP complète) dans le cas où, après avoir examiné la politique et les lignes directrices et avoir obtenu l'avis d'un expert, le besoin d'une EFVP demeure incertain.

L'ÉFVPP suivante a été entreprise au cours de l'exercice 2010-2011.

  • Services de réseaux vocaux

Haut de la page

4. Rapport statistique : Interprétation et explication des tendances

4.1 Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Habituellement, à TPSGC, on traite les demandes de façon officielle lorsque les renseignements sont sensibles et pourraient faire l'objet d'une exclusion ou d'une exception aux termes des articles de 18 à 28, 69 et 70 de la Loi.

En 2010-2011, 109 demandes ont été présentées en vertu de la Loi sur la protection desrenseignements personnels. De ce nombre, 16 pour cent portaient sur les relations de travail, 15 pour cent sur la pension et la paye, 13 pour cent sur d'autres documents liés à l'emploi, 10 pour cent sur la dotation et 9 pour cent, sur les cotes de sécurité. Les autres demandes (37 pour cent) concernaient la correspondance et d'autres renseignements personnels sur les requérants.

Par rapport à l'exercice précédent, TPSGC a connu une augmentation de 40 pour cent du nombre total des demandes de renseignements personnels reçues. Le tableau II fournit des précisions.

Tableau II
Tendances dans le traitement des demandes de renseignements personnels
Période de référence Demandes en suspens Demandes reçues Demandes complétées Demandes reportées
2008-2009 6 61 56 11
2009-2010 11 78 71 18
2010-2011 18 109 89 38
4.1.1 Consultations interministérielles

En plus des demandes de renseignements personnels, TPSGC a reçu, en 2010-2011, dix demandes de consultation privée, pour un total de 142 pages de documents. TPSGC a pris en moyenne 25 jours pour répondre à ces consultations. Ces demandes de consultation ne paraissent pas dans les tableaux statistiques de l'Annexe C : Rapport statistique - Loi sur la protection des renseignements personnels.


Haut de la page
4.2 Disposition à l'égard des demandes réglées

Parmi les 127 demandes en cours de traitement, 89 (70 pour cent) ont été réglées en 2010-2011. Les 38 demandes restantes (30 pour cent) ont été reportées au prochain exercice.

Des 89 demandes que le Ministère a pu régler, l'information a été communiquée, en tout ou en partie, en réponse à 54 demandes, soit 61 pour cent de l'ensemble des demandes. Les 89 demandes réglées représentent environ 12 000 pages de documents examinés et 8 000 pages communiquées.

4.2.1 Communication totale

Dans 25 des 89 cas réglés (28 pour cent), les requérants ont eu accès à tous les documents pertinents. Ce nombre correspond à une augmentation de 10 points de pourcentage par rapport au dernier exercice.

4.2.2 Communication partielle

TPSGC avait l'obligation, en vertu des dispositions d'exemption et d'exclusion de la Loi sur la protection des renseignements personnels de donner accès à une partie des documents dans 29 des 89 cas réglés (33 pour cent). Cela représente une diminution de huit points de pourcentage par rapport à l'exercice précédent. Dans la plupart des cas, l'information non communiquée touchait des renseignements concernant d'autres individus.

4.2.3 Aucune communication (exception ou exclusion en totalité)

Dans 3 des 89 demandes complétées (3 pour cent), TPSGC a été obligé, en vertu des dispositions d'exemption et d'exclusion de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de ne communiquer aucun renseignement.

4.2.4 Traitement impossible

Après un examen initial, 18 demandes (20 pour cent) n'ont pu être traitées par le Ministère. Dans tous les cas, le traitement de la demande s'est révélé impossible parce que le Ministère ne disposait d'aucun document pertinent lié à la demande.

4.2.5 Abandon de la demande par le requérant

Des demandes de renseignements personnels réglées, 13 (15 pour cent) ont finalement été considérées comme abandonnées. Une telle action peut se produire à n'importe quelle étape du traitement des demandes.

4.2.6 Transmission de la demande

Une des 89 demandes réglées a été transmise à une autre institution fédérale en 2010-2011, avec le consentement du requérant.


Haut de la page
4.3 Motifs d'exception invoqués

Le droit d'une personne de consulter les renseignements personnels qui la concernent aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels est limité par un certain nombre d'exceptions énoncées dans les articles 18 à 28 de la Loi.

L'Annexe C : Rapport statistique - Loi sur la protection des renseignements personnels présente les motifs d'exception invoqués pour refuser l'accès. Par exemple, si cinq motifs d'exception différents ont été invoqués pour une demande, chacun est rattaché à un article pertinent, ce qui donne un total de cinq motifs d'exception. Si le même motif d'exception a été invoqué plusieurs fois pour la même demande, il n'est inscrit qu'une fois.

Comme l'Annexe C : Rapport statistique - Loi sur la protection des renseignements personnels l'indique, les renseignements concernant un autre individu (article 26 de la Loi) constituaient la plupart des motifs d'exception invoqués par le Ministère.

4.4 Motifs d'exclusion invoqués

En vertu de l'article 69, la Loi ne s'applique pas aux documents publiés ou mis en vente, aux documents de bibliothèque ou de musée conservés uniquement à des fins de référence ou d'exposition pour le public, aux documents déposés à Bibliothèque et Archives du Canada ainsi qu'aux documents considérés comme des documents confidentiels du Conseil privé de la Reine en vertu de l'article 70 de la Loi.

Comme dans le cas des motifs d'exception, l'Annexe C : Rapport statistique - Loi sur la protection des renseignements personnels indique les motifs d'exclusion invoqués. Par exemple, si cinq motifs d'exclusion différents ont été invoqués pour une demande, chacun est rattaché à un article pertinent, pour un total de cinq. Si le même motif d'exclusion a été invoqué plusieurs fois pour la même demande, il n'est inscrit qu'une fois.

Les articles 69 et 70 n'ont été invoqués par TPSGC pour aucune demande de renseignements personnels au cours de l'exercice 2010-2011.

4.5 Prorogations de délai

Des 89 demandes réglées au cours de l'exercice, 19 (21 pour cent) ont dû être prorogées en vertu de l'article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En raison de la nature du mandat de TPSGC, les documents demandés contenaient souvent de l'information de nature délicate d'un autre ministère. Par conséquent, dans douze cas, l'observation du délai initial aurait entravé de manière injustifiée le fonctionnement du Ministère. Pour les sept autres cas, il a fallu consulter d'autres ministères.

4.6 Délais de traitement

Dans les trente premiers jours, 58 demandes (65 pour cent) ont été réglées, alors que11 demandes (12 pourcent) l'ont été dans un délai de 31 à 60 jours, et 9 (10 pour cent) l'ont été entre 61 et 120 jours suivant la date deréception de la demande par le Ministère. Dans onze cas (12 pour cent), il a fallu plus de 120 jours pour traiter les demandes. En 2010-2011, les demandes de renseignements personnels ont été complétées en 71 jours en moyenne, ce qui est 45 jours de plus que le temps moyen pour les demandes complétées au cours de l'exercice précédent.


Haut de la page
4.7 Traduction

Aucune demande de traduction de renseignements d'une langue officielle à l'autre n'a été présentée.

4.8 Mode de consultation

Des 58 demandes à la suite des quelles on a communiqué de l'information, les demandeurs ont reçu des copies imprimées dans 54 cas et, dans les quatre autres cas, des documents électroniques.

4.9 Corrections et mentions

Aucune demande n'a été reçue pour la correction des renseignements personnels ou pour qu'une mention soit ajoutée au dossier.

4.10 Coûts

Les coûts salariaux liés aux questions touchant la protection des renseignements personnels se sont élevés à 235 280 $ et les frais de fonctionnement et d'entretien ont été de 182 569 $; le total s'élève donc à 417 849 $. Le nombre des équivalents temps plein utilisés était estimé à 3,06 pour l'exercice 2010-2011.

5. Plaintes et demandes de révision judiciaire

Le tableau III indique le nombre de plaintes adressées à la Commissaire à la protection dela vie privée du Canada ainsi que le nombre de demandes de révision judiciaire présentées à la Cour fédérale du Canada au cours des trois derniers exercices.

Tableau III
Plaintes et demandes de révision judiciaire
Période de référence Plaintes Demandes de révision judiciaire
2008-2009 0 0
2009-2010 7 0
2010-2011 2 0
5.1 Plaintes adressées au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Deux plaintes ont été présentées à la Commissaire à la protection de la vie privée du Canada au cours de l'exercice 2010-2011. L'une portait sur la prorogation du délai et l'autre sur le retard dans la réponse à la demande.

Des plaintes ayant fait l'objet d'une enquête, une n'était pas fondée, une a été réglée et, dans quatre autres cas, l'enquête était toujours en cours à la fin de l'exercice.

5.2 Demandes de révision judiciaire

Aucune demande n'a été présentée à la Cour fédérale du Canada pour une révision judiciaire.


Haut de la page

Annexe A : Délégation de Pouvoirs (Extrait)

Version PDF 37K o
Aide avec les médias substituts

Veuillez noter que la version du 17 avril 2009 a été mise à jour en tenant compte des révisions suivantes :.

Changements au barème 1

Ajout du pouvoir d'accepter et de donner quittance de garantie. Le Règlement sur la garantie à l'égard des dettes dues à Sa Majesté fournit au ministre compétent responsable du recouvrement ou de la perception d'une dette ou d'une obligation due ou payable à Sa Majesté ou d'une réclamation de Sa Majesté, l'autorité de recevoir une garantie à l'égard de la dette, de l'obligation ou de la réclamation. L'ajout consiste à aligner l'instrument de délégation de pouvoirs avec la directive du Conseil du Trésor sur la gestion des comptes débiteurs qui fournit au sous-ministre, au dirigeant principal des finances et au haut fonctionnaire nommé principal gestionnaire des comptes débiteurs par le sous-ministre, l'autorité d'obtenir des garanties pour les créances dues à Sa Majesté au nom du ministre.

Reconnaître les nouvelles fonctions ou leurs équivalences en tenant compte des structures ministérielles courantes au niveau national et régional.

Augmenter le pouvoir de l'Échelon 4 pour permettre aux gestionnaires de Gestion du matériel d'identifier les biens pour l'alinéation, la radiation et les prêts. Le pouvoir d'effectuer ces transactions est délégué seulement aux agents en Gestion du matériel, des Services ministériels ou des Services généraux régionaux, Gestion stratégique & Communications.

Changements au barème 2

Élimination du pouvoir de modification des marchés de services d'entretien avec concurrence liés aux biens immobiliers établis par la Direction générale des approvisionnements.

Ajout ou changement à la "Table d'équivalence des fonctions" pour réfleter les fonctions nationales et régionales actuelles des Biens immobiliers.

Ajout ou changement aux "Tables des pouvoirs délégués en particulier" inclues dans les notes pour réfléter les fonctions nationales et régionales actuelles des Biens immobiliers.

Changements au barème 3

Harmoniser les limites d'adjudication spéciales aux limites des pouvoirs d'approbation des marchés de services pour les échelons 2, 3 et 4.

Accroître les pouvoirs d'approbation des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement de l'Échelon 2 en tenant compte des limites relatives aux services de télécommunications non réglementés.

Apporter des modifications à la Table d'équivalence des fonctions pour le barème 3 afin de transférer le poste d'agent principal des marchés (Washington) de l'Échelon 2 à l'échelon 3.

Délégation des pouvoirs du ministre et du sous-ministre

Par la présente, nous délèguons les pouvoirs conférés au cabinet du ministre et du sous-ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux, selon les modalités définies dans les barèmes 1 à 4, la Table d'équivalence des fonctions correspondante et les Pouvoirs délégués en particulier, se trouvant dans les Notes des barèmes, y compris les pouvoirs délégués aux agents qui sont nommés dans des postes désignés à titre provisoire ou intérimaire, sous réserve des principes, des lignes directrices, des limites et des restrictions exposés dans le guide de Délégation des pouvoirs du Ministère et tout autre loi, règlement et politique applicable.

Explicitement, le présent document sert à déléguer les pouvoirs, délimités comme suit :

Barème 1

« Pouvoirs panministériels », « Table d'équivalence des fonctions » pour le barème 1 et les Pouvoirs délégués en particulier contenus dans les Notes du barème 1;

barème 2

« Pouvoirs des Biens immobiliers », « Table d'équivalence des fonctions » pour le barème 2 et les Pouvoirs délégués en particulier contenus dans les Notes du barème 2;

barème 3

« Pouvoirs des Approvisionnements en matière de services communs », « Table d'équivalence des fonctions » pour le barème 3 et les Pouvoirs délégués en particulier contenus dans les Notes du barème 3;

barème 4

« Pouvoirs du receveur général du Canada ».

En outre, nous délèguons ces pouvoirs, étant explicitement convenu qu'ils ne doivent être utilisés :

  • que s'ils sont proportionnels au niveau de responsabilité attribué à la fonction et qu'ils doivent être exercés pour s'acquitter des obligations de cette fonction, telles qu'elles sont décrites dans les plans opérationnels du Ministère;
  • que pour réaliser des objectifs ministériels, dans le cadre de la mission du Ministère;
  • que pour fournir des services communs à d'autres ministères, afin de réaliser les objectifs des clients.

Le Guide de délégation des pouvoirs du Ministère fait état des pouvoirs délégués à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et renferme des renseignements importants sur les conditions selon lesquelles nous délèguons ces pouvoirs.Tous les agents du Ministère qui interviennent en notre nom dans toutes les questions propres à ces pouvoirs délégués doivent prendre connaissance de la teneur de ce guide afin de s'assurer qu'ils connaissent parfaitement les conditions et les incidences de l'exercice de ces pouvoirs.

L'honorable Rona Ambrose, C.P., députée (Edmonton–Spruce Grove)
Ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux

François Guimont
Sous–ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux

Pouvoirs administratifs – Approbations
  Aliénation de biens Radiation de biens Prêt de biens Approbation de projets : investiss. en technologie de l'information Présentations au Conseil du Trésor Modifications apportées à la Table d'équiv. des fonctions Loi sur l'accès à l'information
Plafond ministériel Pouvoirs Complets Pouvoirs Complets Pouvoirs Complets 5 M $ NOUVEAUX
10 M $ EXIST		 Pouvoirs Complets Pouvoirs Complets Pouvoirs Complets
Échelons génériques
Échelon 1 Pouvoirs Complets
Cf. notes		 Pouvoirs Complets Pouvoirs Complets Cf. notes Cf. notes Cf. notes Cf. notes
Échelon 2 Pouvoirs Complets
Cf. notes		 Pouvoirs Complets Pouvoirs Complets       Cf. notes
Échelon 3 Pouvoirs Complets
Cf. notes		 Pouvoirs Complets
Cf. notes		 Pouvoirs Complets
Cf. notes		       Cf. notes
Échelon 4 Pouvoirs Complets
Cf. notes		 Pouvoirs Complets
Cf. notes		 Pouvoirs Complets
Cf. notes		       Cf. notes
Renvois aux Notes du barème 1 50 51 52 53 54 55 56
Pouvoirs administratifs – Approbations
  Loi sur la protection des renseignmt
personnels		 Utilisation des véhicules de l'État Exemption des frais de stationnement Attestation des copies conformes Documents d'exonération et de de règlement
Plafond ministériel Pouvoirs Complets Pouvoirs Complets Pouvoirs Complets Pouvoirs Complets Pouvoirs Complets
Échelons génériques
Échelon 1 Cf. notes Cf. notes Cf. notes Cf. notes Cf. notes
Échelon 2 Cf. notes Cf. notes     Cf. notes
Échelon 3 Cf. notes Cf. notes      
Échelon 4 Cf. notes Cf. notes      
Renvois aux Notes du barème 1 57 58 59 60 61

Information supplémentaire – barème 1

  Aliénation de biens Radiation de biens Prêt de biens Approbation de projets : investiss. en technologie de l'information Présentations au Conseil du Trésor Modifications apportées à la Table d'équiv. des fonctions Loi sur l'accès à l'information
Plafond ministériel Pouvoirs Complets Pouvoirs Complets Pouvoirs Complets 5 M $ NOUVEAUX
10 M $ EXIST		 Pouvoirs Complets Pouvoirs Complets Pouvoirs Complets
Échelon 1 Pouvoirs Complets
Cf. notes		 Pouvoirs Complets Pouvoirs Complets Cf. notes Cf. notes Cf. notes Cf. notes
  50 51 52 53 54 55 56
  Loi sur la protection des renseignmt
personnels		 Utilisation des véhicules de l'État Exemption des frais de stationnement Attestation des copies conformes Documents d'exonération et de de règlement
Plafond ministériel Pouvoirs Complets Pouvoirs Complets Pouvoirs Complets Pouvoirs Complets Pouvoirs Complets
Échelon 1 Cf. notes Cf. notes Cf. notes Cf. notes Cf. notes
  57 58 59 60 61

Les colonnes 50 à 52 correspondent à des pouvoirs administratifs qui permettent aux gestionnaires de déterminer les biens à aliéner, à radier ou à prêter. Les pouvoirs qui permettent d'effectuer ces transactions ne sont délégués qu'aux agents de la gestion du matériel de la direction générale des services ministériels ou aux services généraux régionaux de gestion stratégique et communications.

Plafond ministériel  : On entend par Pouvoirs Complets les pouvoirs permettant d'aliéner, de radier ou de prêter des biens dont le Ministère est responsable.

Échelon 1 : On entend par Pouvoirs Complets les pouvoirs permettant d'aliéner, de radier ou de prêter des biens dont le gestionnaire est responsable.

La colonne 53 correspond à une mesure particulière de contrôle des dépenses secondaires dans les achats de TI; ces pouvoirs sont délégués au sous-ministre (remplacement de systèmes existants) et au PDG et CE, DGSIT (investissement dans de nouveaux systèmes).

La colonne 54 correspond à une mesure de contrôle principale sur les dépenses qui débordent les limites des pouvoirs ministériels. Ces pouvoirs permettent de lancer une présentation au CT. Seuls le ministre et le sous-ministre peuvent approuver une présentation au Conseil du Trésor.

Les colonnes 55 à 61 sont des pouvoirs administratifs qui sont délégués à des fonctions dotées d'une responsabilité. L'exercice de ces pouvoirs doit également respecter les exigences et les limites des lois, des règlements et des politiques pertinents.

POUVOIRS PANMINISTÉRIELS – barème 1

Table d'équivalence des fonctions pour le barème 1

La Table qui suit précise, pour les quatre échelons, les fonctions auxquelles sont délégués des pouvoirs généraux par l'entremise du Barème.

Remarques

  1. À moins d'indication contraire dans les lois, les règlements et les politiques, le sous-ministre et le sous-ministre délégué possèdent des pouvoirs délégués complets;
  2. pour toutes les autres fonctions non énumérées dans la Table qui suit, les fonctions équivalentes reconnues par le chef des finances produisent leurs effets.
Échelon Fonctions
Échelon 1 Chef des finances
Sous-ministre adjoint
Sous-ministre adjoint délégué
Président-directeur général
Chef de l'exploitation
Agent principal de gestion des risques
Directeur général
Directeur général associé
Vice-président
Directeur exécutif
Conseiller spécial du sous-ministre
Directeur général régional
Directeur régional
Directeur principal
Directeur, Remboursement et contrôle des chèques
Directeur exécutif de produits, gestion des produits
Directeur de la prestation, gestion et prestation des services
Échelon 2 Directeur
Sous–directeur
Échelon 3 Gestionnaire
Conseiller en gestion financière
Intégrateur des services de gestion des installations
Responsable de la vérification interne
Adjoint exécutif
Échelon 4

Chef
Chef de groupe
Dirigeant principal
Dirigeant principal de section
Chef d'équipe
Superviseur
Superviseur d'unité
Administrateur
Agent principal
Agent
Chef de projet
Conseiller principal
Conseiller
Analyste principal
Analyste
Mandataire
Coordonnateur
Ingénieur
Spécialiste
Technologue
Inspecteur
Opérateur
Architecte
Concepteur
Auxiliaire
Hydrogéologue
Arpenteur-géomètre
Surintendant
Spécialiste de la planification
Cartographe
Contremaître
Technicien
Magasinier
Formateur
Conseiller
Estimateur
Évaluateur
Concepteur de panneaux de signalisation
Appareilleur
Commis aux achats

Colonne 56 – Loi sur l'accès à l'information
Pouvoirs délégués en particulier

  • Échelon 1 – Directeur général, Secrétariat exécutif – Pouvoirs complets
  • Échelon 2 – Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels – Pouvoirs complets
  • Échelon 3 – Gestionnaire, Gestion du risque et de la qualité – Pouvoirs complets
  • Échelon 4 – Chef, Accès à l'information et protection des renseignements personnels – Pouvoirs complets[1]
  • Échelon 4 – Agent principal, Accès à l'information et protection des renseignements personnels – Pouvoirs complets[2]

[1] Seulement en ce qui a trait aux articles 7, 9, 25, 27 et 33; ainsi qu'aux paragraphes 8(1), 11(2) à 11(6), 19(1) et 24(1) de la Loi sur l'accès à l'information; A l'article 8 et aux paragraphes 6(1), 7(2)(3) des Règlements sur l'accès à l'information.

[2] Seulement en ce qui a trait à l'article 9 et au paragraphe 27(1) de la loi sur l'accès à l'information.

Colonne 57 – Loi sur la protection des renseignements personnels
Délégation de pouvoirs particuliers

  • Échelon 1 – Directeur général, Secrétariat exécutif – Pouvoirs complets
  • Échelon 2 – Directeur, Accès à l'information et protection desrenseignements personnels – Pouvoirs complets*
  • Échelon 3 – Gestionnaire, Gestion du risque et de la qualité – Pouvoirs complets*
  • Échelon 4 – Chef, Accès à l'information et protection des renseignements personnels – Pouvoirs complets(1)
  • Échelon 4 – Agent principal, Accès à l'information et protection des renseignements personnels – Pouvoirs complets(2)

* À l'exception de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui porte sur les renseignements personnels à divulguer dans l'intérêt public.

(1) Seulement en ce qui à trait aux articles 14, 15 et 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels; et de l'article 9 du Règlement sur la protection des renseignements personnels.

(2) Seulement en ce qui a trait à l'article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.


Haut de la page

Annexe B : Loi sur la protection des renseignements personnels, articles 8 et 9 (Extrait)

Communication des renseignements personnels

8. (1) Les renseignements personnels qui relèvent d'une institution fédérale ne peuvent être communiqués, à défaut du consentement de l'individu qu'ils concernent, que conformément au présent article.

Cas d'autorisation

(2) Sous réserve d'autres lois fédérales, la communication des renseignements personnels qui relèvent d'une institution fédérale est autorisée dans les cas suivants :

  • (a) communication aux fins auxquelles ils ont été recueillis ou préparés par l'institution ou pour les usages qui sont compatibles avec ces fins;
  • (b) communication aux fins qui sont conformes avec les lois fédérales ou ceux de leurs règlements qui autorisent cette communication;
  • (c) communication exigée par subpoena, mandat ou ordonnance d'un tribunal, d'une personne ou d'un organisme ayant le pouvoir de contraindre à la production de renseignements ou exigée par des règles de procédure se rapportant à la production de renseignements;
  • (d) communication au procureur général du Canada pour usage dans des poursuites judiciaires intéressant la Couronne du chef du Canada ou le gouvernement fédéral;
  • (e) communication à un organisme d'enquête déterminé par règlement et qui en fait la demande par écrit, en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d'enquêtes licites, pourvu que la demande précise les fins auxquelles les renseignements sont destinés et la nature des renseignements demandés;
  • (f) communication aux termes d'accords ou d'ententes conclus d'une part entre le gouvernement du Canada ou l'un de ses organismes et, d'autre part, le gouvernement d'une province ou d'un État étranger, une organisation internationale d'États ou de gouvernements, le conseil de la première nation de Westbank, le conseil de la première nation participante - au sens du paragraphe 2(1) de la Loi sur la compétence des premières nations en matière d'éducation en Colombie-Britannique - ou l'un de leurs organismes, en vue de l'application des lois ou pour la tenue d'enquêtes licites;
  • (g) communication à un parlementaire fédéral en vue d'aider l'individu concerné par les renseignements à résoudre un problème;
  • (h) communication pour vérification interne au personnel de l'institution ou pour vérification comptable au bureau du contrôleur général ou à toute personne ou tout organisme déterminé par règlement;
  • (i) communication à Bibliothèque et Archives du Canada pour dépôt;
  • (j) communication à toute personne ou à tout organisme, pour des travaux de recherche ou de statistique, pourvu que soient réalisées les deux conditions suivantes :
    • (i) le responsable de l'institution est convaincu que les fins auxquelles les renseignements sont communiqués ne peuvent être normalement atteintes que si les renseignements sont donnés sous une forme qui permette d'identifier l'individu qu'ils concernent,
    • (ii) la personne ou l'organisme s'engagent par écrit auprès du responsable de l'institution à s'abstenir de toute communication ultérieure des renseignements tant que leur forme risque vraisemblablement de permettre l'identification de l'individu qu'ils concernent;
  • (k) communication à tout gouvernement autochtone, association d'autochtones, bande d'Indiens, institution fédérale ou subdivision de celle-ci, ou à leur représentant, en vue de l'établissement des droits des peuples autochtones ou du règlement de leurs griefs;
  • (l) communication à toute institution fédérale en vue de joindre un débiteur ou un créancier de Sa Majesté du chef du Canada et de recouvrer ou d'acquitter la créance;
  • (m) communication à toute autre fin dans les cas où, de l'avis du responsable de l'institution :
    • (i) des raisons d'intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée,
    • (ii) l'individu concerné en tirerait un avantage certain.

Communications par Bibliothèque et Archives du Canada

(3) Sous réserve des autres lois fédérales, les renseignements personnels qui relèvent de Bibliothèque et Archives du Canada et qui y ont été versés pour dépôt ou à des fins historiques par une institution fédérale peuvent être communiqués conformément aux règlements pour des travaux de recherche ou de statistique.

Copie des demandes faites en vertu de l'alinéa (2)e)

(4) Le responsable d'une institution fédérale conserve, pendant la période prévue par les règlements, une copie des demandes reçues par l'institution en vertu de l'alinéa (2)e) ainsi qu'une mention des renseignements communiqués et, sur demande, met cette copie et cette mention à la disposition du Commissaire à la protection de la vie privée.

Relevé des cas d'usage

9. (1) Le responsable d'une institution fédérale fait un relevé des cas d'usage, par son institution, de renseignements personnels versés dans un fichier de renseignements personnels, ainsi que des usages ou fins auxquels ils ont été communiqués par son institution si ceux-ci ne figurent pas parmi les usages et fins énumérés dans le répertoire prévu au paragraphe 11(1), en vertu du sous-alinéa 11(1)a) (iv) et du paragraphe 11(2); il joint le relevé aux renseignements personnels.


Haut de la page

Annexe C : Rapport statistique - Loi sur la protection des renseignements personnels

Version PDF 23K o
Aide avec les médias substituts

Institution : TRAVAUX PUBLICS ET SERVICES GOUVERNEMENTAUX CANADA
Période visée par le rapport : 01/04/2010 à 31/03/2011

I. Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Reçues pendant la période visée par le rapport : 109
En suspens depuis la période antérieure : 18
TOTAL : 127
Traitées pendant la période visée par le rapport : 89
Traitées pendant la période visée par le rapport : 38

II. Disposition à l'égard des demandes traitées

  1. Communication totale : 25
  2. Communication partielle : 29
  3. Aucune communication (exclusion) : 0
  4. Aucune communication (exemption) : 3
  5. Traitement impossible : 18
  6. Abandon de la demande : 13
  7. Transmission : 1

TOTAL : 89


Haut de la page

III. Exemptions invoquées

Exemptions Nombres
S.
Art. 18(2) 		0
S.
Art. 19(1)(a) 		0
(b) 0
(c) 0
(d) 0
S.
Art. 20		 0
S.
Art. 21		 2
S.
Art. 22(1)(a)		 0
(b) 0
(c) 0
S.
Art. 22(2)		 0
S.
Art. 23(a)		 0
(b) 0
S.
Art. 24		 0
S.
Art. 25		 0
S.
Art. 26		 30
S.
Art. 27		 3
S.
Art. 28		 0

IV. Exclusions citées

Exclusions Nombres
S.
Art. 69(1)(a) 		0
(b) 0
S.
Art. 70(1)(a)		 0
(b) 0
(c) 0
(d) 0
(e) 0
(f) 0

V. Délai de traitement

  • 30 jours ou moins : 58
  • De 31 à 60 jours : 11
  • De 61 à 120 jours : 9
  • 121 jours et plus : 11

Haut de la page

VI. Prorogations des délais

30 jours ou moins

  • Interruption des opérations : 12
  • Consultation : 7
  • Traduction : 0

TOTAL : 19

31 jours ou plus

  • Interruption des opérations : 0
  • Consultation : 0
  • Traduction : 0

TOTAL : 0

VII. Traduction

Traductions demandées : 0

  • Traductions préparées
    • De l'anglais au français : 0
    • Du français à l'anglais : 0

VIII. Méthode de communication

  • Copies de l'original : 54
  • Examen de l'original : 0
  • Copies et examen : 0

IX. Corrections et mention

  • Corrections demandées : 0
  • Corrections effectuées : 0
  • Mention annexée : 0

X. Coûts

Financiers (raisons)
  • Traitement : 235 280 $
  • Administration (fonctionnement et maintien) : 182 569 $
  • TOTAL : 417 849 $
Années-personnes utilisées (raisons)
  • Années-personnes (nombre décimal) : 3.06

Haut de la page

Exigences en matière d’établissement de rapports supplémentaire - Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Secrétariat du Conseil du Trésor surveille la conformité à la Politique sur l'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) (qui est entrée en vigueur le 2 mai 2002) et à la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (qui est entrée en vigueur le 1er avril 2010) par divers moyens. Les institutions sont donc tenues de déclarer les renseignements suivants pour cette période de déclaration. À noter que comme certaines institutions utilisent l’EFVP de base, tel que mentionné dans la Directive, avant la date limite de la mise en œuvre, elles ne seront pas tenues de présenter un rapport d’EFVP préliminaire.

Veuillez indiquer le nombre :

d’évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée amorcées : ____1____

d’évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée achevées : ____0____

d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée amorcées : ____4____

d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée achevées : ____5____

d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée acheminées au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) : ____5____

De plus, les institutions sont tenues de déclarer ce qui suit :

Partie III – Exceptions invoquées

  • Paragraphe 22.3 : ___2___

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) n’a invoqué aucune des exceptions indiquées ci-dessous pendant la période d’établissement de rapports visée.

  • paragraphe 19(1)(e)
  • paragraphe 19(1)(f)
  • paragraphe 22.1
  • paragraphe 22.2

Partie IV – Exclusions citées

TPSGC n’a cité aucune des exclusions indiquées ci-dessous pendant la période d’établissement de rapports visée.

  • paragraphe 69.1
  • paragraphe 70.1

1FRP Légende :
PCU - Fichier central (Grand public); PCE - Fichier central (Employés).
PPU - Fichier spécifique (Grand public); PPE - Fichier spécifique (Employés).
PSU - Fichier ordinaire (Grand public); PSE - Fichier ordinaire (Employés). (Retournez à la note 1)

Date de modification : 2012-06-18

Haut de la page
Avis importants