Partie II : Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Annexe A : Délégation de Pouvoirs (Extrait)
Annexe B : Loi sur la protection des renseignements personnels, articles 8 et 9 (Extrait)
Annexe C : Rapport statistique - Loi sur la protection des renseignements personnels
La Loi sur la protection des renseignements personnels (Lois révisées du Canada, 1985, chapitre P-21) a été édictée le 1er juillet 1983. La Loi a récemment été révisée à la suite de l'octroi de la sanction royale à la Loi fédérale sur la responsabilité, le 12 décembre 2006. Certaines dispositions sont entrées en vigueur le 12 décembre 2006, et d'autres le 1er avril 2007 et le 1er septembre 2007.
La Loi sur la protection des renseignements personnels accorde aux personnes le droit de consulter les renseignements qui les concernent détenus par le gouvernement, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées. La Loi accorde également aux personnes le droit à des attentes raisonnables quant à la protection de leur vie privée, de même que le droit fondamental d'exercer un contrôle sur la collecte, l'utilisation et la communication de leurs renseignements personnels.
L'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels exige que le responsable de chaque institution du gouvernement fédéral élabore, en vue de le présenter au Parlement, un rapport annuel sur l'application de la Loi dans son institution au cours de chaque exercice.
Le présent rapport annuel donne un résumé de la façon dont a été gérée et administrée la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour l'exercice 2010-2011.
Mis sur pied en 1841 et initialement connu comme le Conseil des travaux, le Ministère a joué un rôle de premier plan dans la construction des canaux, des routes, des ponts, des édifices du Parlement, des bureaux de poste et des immeubles fédéraux dans tout le pays.
En 1993, le Ministère est devenu Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) grâce à la fusion d'Approvisionnements et Services Canada, Travaux publics Canada, de l'Agence des télécommunications gouvernementales (Communication Canada), et du Bureau de la traduction (Secrétariat d'État du Canada).
Adoptée en 1996, la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux a officiellement donné naissance au Ministère, en plus d'en définir les pouvoirs pour ce qui est des services qu'il offre. De plus, la Loi a désigné TPSGC comme l'organisme principal de services communs chargé de fournir aux ministères, aux conseils et aux organismes fédéraux des services à l'appui de leurs programmes.
À la suite de la décision du gouvernement d'examiner la façon dont les communications ministérielles sont offertes, depuis le 1er avril 2004, TPSGC assume certaines des fonctions de l'ancien Communication Canada.
Aujourd'hui, le Ministère est devenu un important organisme opérationnel du gouvernement, regroupant près de 14 000 employés dans la région de la capitale nationale et d'un bout à l'autre du Canada dans ces bureaux régionaux situés à Halifax, Montréal, Toronto, Edmonton et Vancouver, ainsi qu'aux États-Unis et en Europe.
Le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement, une organisation indépendante à vocation horizontale faisant partie du portefeuille du ministre de TPSGC, a été créé le 5 mai 2008, en tant qu'une des dernières étapes de la mise en œuvre de la Loi fédérale sur la responsabilité.
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada joue un rôle important dans les activités quotidiennes du gouvernement du Canada. Il est le principal banquier, comptable, acheteur central, fournisseur de services linguistiques, gestionnaire de biens immobiliers et instrument d'accès aux services en direct du gouvernement.
La vision de TPSGC est d'exceller dans les opérations gouvernementales en fournissant des services et des programmes de grande qualité qui répondent aux besoins des organisations fédérales et qui assurent une saine intendance au nom de la population canadienne.
La ministre est la receveure générale du Canada. Par conséquent, elle est responsable de la tenue des Comptes publics du Canada. Elle est aussi responsable de l'administration des services liés aux avantages sociaux, aux régimes de pensions et à la rémunération des fonctionnaires fédéraux.
L'objectif du Ministère consiste à gérer ses activités de façon à accroître la responsabilisation et à offrir des services à valeur ajoutée à ses clients. Pour ce faire, TPSGC :
Le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement examine les plaintes des fournisseurs ainsi que les pratiques d'approvisionnement des ministères et des organismes, et il formule des recommandations dans le but de les améliorer afin de s'assurer de maintenir et d'améliorer l'équité, l'ouverture et la transparence du processus d'approvisionnement.
L'architecture des activités de programmes (AAP) de TPSGC, approuvée par le Conseil du Trésor, contribue à l'atteinte du résultat stratégique du Ministère, à savoir fournir des services et des programmes centraux de grande qualité qui assurent une saine intendance au nom de la population canadienne et qui répondent aux besoins opérationnels des institutions fédérales et de leurs programmes. Voici les neuf activités de programme comprises dans l'AAP de TPSGC :
Nota : Bien qu'il s'agisse d'une activité de programme de TPSGC, le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement est tenu de fonctionner de manière impartiale et indépendante.
La Direction de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP) administre les dispositions de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi) pour TPSGC dont un organisme de service spécial, le Bureau de la traduction, et pour le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement.
Le directeur de l'AIPRP relève de la directrice générale du Secrétariat exécutif, qui relève elle-même de la sous-ministre adjointe de la Direction générale des services ministériels et des politiques stratégiques (SMA de la DGSMPS). La Direction de l'AIPRP compte jusqu'à 15 agents d'AIPRP et neuf experts-conseils répartis dans trois unités qui gèrent les demandes reçues au Ministère. Relevant du directeur de l'AIPRP, les unités étaient administrées par le gestionnaire, Réception et Administration, le gestionnaire, Opérations de l'AIPRP, et le chef, Politique sur la protection des renseignements personnels. Les deux premières équipes s'occupent des demandes, des consultations, des plaintes et des affaires judiciaires associées à l'AIPRP qui sont reçues par le Ministère, tandis que l'autre équipe se consacre aux questions touchant la politique sur la protection des renseignements personnels. Les fonctions administratives dela Direction de l'AIPRP sont exécutées par une adjointe administrative et jusqu'à cinq commis.
En vertu de l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la ministre est désignée comme la responsable de l'institution fédérale aux fins de l'administration de la Loi. En vertu de l'article 73, la ministre peut déléguer les pouvoirs, attributions ou fonctions que lui confère la Loi en signant un arrêté de délégation qui autorise un ou des cadres ou employés de l'institution qui occupent un poste de niveau approprié à exercer les pouvoirs, les attributions ou les fonctions mentionnés dans l'arrêté.
Au sein de TPSGC, l'instrument de délégation demeure fondé sur un processus centralisé entre la directrice générale du Secrétariat exécutif, laquelle relève de la SMA de la DGSMPS, ainsi que le directeur et les gestionnaires de la Direction de l'AIPRP, qui détiennent la pleine délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, à l'exception de l'alinéa 8(2)m). Certaines fonctions administratives sont aussi déléguées aux chefs de l'AIPRP afin d'accélérer le traitement des demandes.
L'instrument de délégation des pouvoirs a été révisé en 2010, afin de donner au SMA de la DGSMPS, à titre de chef de la direction générale chargé du programme d'AIPRP, les pleins pouvoirs en vertu de la Loi. Bien qu'ils soient déjà en cours, ces changements seront intégrés à l'instrument de délégation des pouvoirs de 2011-2012.
Un extrait de la Délégation de pouvoirs approuvée par le ministre de Travaux publics et Services gouvernementaux se trouve à l'Annexe A : Délégation de Pouvoirs (Extrait).
Le directeur de la Direction du contrôle du remboursement des chèques, située à Matane, au Québec, partage les pouvoirs administratifs en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi pource qui est de l'envoi de chèques originaux à des organismes d'enquêtes. Cette disposition permet une certaine souplesse administrative dans le traitement des demandes de chèques émis sous l'autorité de la receveure générale du Canada.
Les responsabilités qui incombent à la Direction de l'AIPRP sont les suivantes :
L'application de la Loi par la Direction de l'AIPRP est facilitée à l'échelle des directions générales, des secteurs ainsi que des bureaux régionaux de TPSGC. En effet, chaque direction générale compte un agent de liaison en matière d'AIPRP qui coordonne la collecte d'information et fournit des conseils aux gestionnaires de la direction générale au sujet de l'application de la Loi ainsi que des directives et des procédures ministérielles.
Les politiques et procédures ministérielles suivantes sont révisées en fonction de la nouvelle politique du SCT sur la protection des renseignements personnels et des directives applicables.
Les politiques ministérielles sont publiées sur le site intranet de TPSGC; elles peuvent donc être consultées par tous les employés.
La politique ministérielle 002 présente la Délégation de pouvoirs en matière de protection des renseignements personnels et les définitions, ainsi qu'une description des rôles et des responsabilités de tous les intervenants au sein de TPSGC. On a rédigé une annexe à la politique qui porte sur l'attribution administrative des pouvoirs ainsi que sur les procédures et lignes directrices ministérielles concernant la communication des renseignements personnels, conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les alinéas 8(2)j) et 8(2)m) de la Loi restent délégués parla ministre, conformément à l'article 73 de la Loi.
La politique ministérielle 014 présente des définitions et décrit les rôles et les responsabilités des employés en ce qui concerne la protection des renseignements personnels sur les lieux de travail.
Le Guide destiné aux agents de liaison de l'AIPRP à TPSGC présente l'intention et les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor sur la collecte, l'utilisation, la divulgation, la conservation et le retrait de renseignements personnels, de telle sorte que tous les employés sont au courant de leurs responsabilités à cet égard. Les employés sont notamment informés qu'ils doivent consigner toutes les utilisations et les divulgations de renseignements personnels et en rendre compte en documentant toutes les activités ayant trait à des renseignements personnels et en conservant les documents pertinents portant sur les dossiers ministériels officiels.
On a aussi avisé les centres de responsabilité de leur devoir de consulter la Direction de l'AIPRP avant de recueillir des renseignements personnels ainsi que lorsqu'il y a des questions concernant la conservation et le retrait de renseignements personnels.
Le Guide destiné aux agents de liaison de l'AIPRP est rédigé par la Direction de l'AIPRP et il est affiché sur le site intranet de TPSGC aux fins suivantes :
Afin de normaliser les procédures de travail suivies par le personnel, de faciliter la formation des nouveaux employés et de compléter le système de suivi électronique de l'AIPRP, la Direction de l'AIPRP a adopté un guide des procédures administratives pour les agents de l'AIPRP.
En raison des exigences associées à la « Composante de gestion 12 : Gestion de l'information » du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG), à l'élément de preuve 12.5 – Protection des renseignements personnels, TPSGC est tenu de démontrer qu'il respecte les exigences de la Loi et des règlements applicables, y compris qu'il fournit des rapports publics réguliers sur l'application de la Loi.
TPSGC est déterminé à pour suivre l'amélioration de ses principes fondamentaux de gestion et il se sert des résultats de l'évaluation du CRG comme base de référence. Reconnaissant que des travaux supplémentaires visant à améliorer son chapitre d'Info Source s' imposent et dans le but de maintenir la cote Vert obtenue dans l'évaluation de la ronde VII du CRG, TPSGC a élaboré un plan d'action lié au CRG pour améliorer la qualité du contenu ministériel.
Comme l'engagement soutenu des cadres supérieurs est indispensable à l'amélioration continue des progrès réalisés par le Ministère, un protocole d'entente entre la SMA de la DGSMPS et le sous-ministre a été rédigé afin d'assurer la mise en œuvre des activités du plan lié au CRG.
La Direction de l'AIPRP a continué de collaborer étroitement avec le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et les directions générales du Ministère pour faire en sorte que les fichiers de renseignements personnels (FRP) nouveaux ou révisés soient enregistrés et pour les inclure dans le chapitre d'Info Source sur TPSGC, y compris la transposition des FRP propres aux institutions en FRP ordinaires, comme l'a recommandé le SCT.
Bien que TPSGC n'ait pas fait l'objet d'une évaluation dans la ronde VIII du CRG, le SCT a été satisfait des améliorations apportées à la présentation de l'Info Source de 2010, mais a fait observé qu'il y avait matière à amélioration dans certains secteurs. Tout particulièrement, le Ministère doit examiner les versions traduites des FRP pour veiller à ce que les mêmes renseignements paraissent en anglais et en français. La mise à jour d'Info Source reste un travail en cours et TPSGC est résolu à examiner, à préciser et à améliorer de façon continue ce site, afin d'assurer que des révisions globales et complètes s'harmonisent aux exigences du SCT. Un bilan a eu lieu avec les coordonnateurs d'Info Source du Ministère, et la planification pour la présentation de 2011 a été entreprise, y compris la tenue d'une séance d'information.
Le programme de perfectionnement a été élaboré en 2006 et révisé en 2008-2009 afin de répondre, à court et à long terme, à la pénurie des professionnels de l'AIPRP au sein du Ministère par le recrutement d'employés nouveaux et actuels au niveau subalterne sur une période de trois ans. Le programme prévoit stimuler la loyauté de ces employés envers le Ministère et les préparer à combler les postes d'agents supérieurs de l'AIPRP (PM-04). Ce programme a aussi pour but de réduire les coûts liés au processus de dotation concurrentielle et, à long terme, au recours à des experts-conseils.
En 2010-2011, deux postes de niveau PM-02 et sept de niveau PM-01 ont été comblés dans le cadre du programme, les titulaires ayant été puisés dans les bassins de candidats qualifiés créés à la suite des processus annoncés dans les exercices précédents.
À mesure que les stagiaires en AIPRP seront promus au niveau supérieur, d'autres cadidats seront recrutés à partir des bassins dans le cadre du programme.
Le directeur général, Secrétariat exécutif, participe au comité interministériel des directeurs généraux sur l'AIPRP, dont l'objectif consiste à donner des conseils stratégiques au SCT sur la politique déterminante en matière d'AIPRP et sur les questions opérationnelles.
Le directeur de l'AIPRP a collaboré au Groupe de travail sur l'initiative de développement de la collectivité de l'AIPRP, chargé d'élaborer et de présenter des recommandations au comité des directeurs généraux sur des outils génériques pour la collectivité de l'AIPRP. En particulier, des modèles organisationnels, des descriptions d'emploi et des profils de compétences.
Le gestionnaire, Réception et Administration, est membre du Comité de gestion de l'information du Ministère (CGIM) qui sert de tribune pour les discussions stratégiques pan-ministérielles sur les questions liées à la gestion de l'information (GI). Cette tribune vise à assurer que les décisions du Ministère sur la GI sont entièrement compatibles avec les priorités ministérielles. Elle promouvoit également la collaboration entre les directions générales afin de veiller à l'harmonisation avec les stratégies de GI-TI et avec les priorités opérationnelles de TPSGC.
La Direction de l'AIPRP est aussi représentée au Groupe de travail des spécialistes de la gestion de l'information (GTSGI), créé en réponse à la Politique sur la gestion de l'information du SCT, entrée en vigueur le 1er juillet 2007. Le GTSGI est composé d'employés possédant une expertise fonctionnelle en GI et il est chargé de faire des recommandations au CGIM sur la gestion de l'information au Ministère, dans son domaine de compétence.
Au cours du dernier exercice, on a donné un aperçu de la protection des renseignements personnels dans le cadre des séances d'information générales sur l'AIPRP qui ont été données à 531 participants. Ces séances d'information sont décrites dans le rapport annuel de TPSGC sur la Loi sur l'accès à l'information.
De plus, 15 séances de formation et de sensibilisation sur la protection des renseignements personnels ont été offertes à 828 gestionnaires et employés dans les domaines suivants : Comptabilité, gestion bancaire et rémunération; Services ministériels et politique stratégique; Finances; Services de technologie de l'information; Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement.
La Direction de l'AIPRP doit être prévenue lorsque des renseignements personnels contenus dans un FRP sont utilisés ou communiqués aux fins aux quelles ils ont été recueillis ou compilés par le Ministère, mais que cet usage ne figure pas dans le répertoire des usages compatibles publié dans Info Source.
Entre janvier et mars 2009, on a dressé un inventaire des renseignements personnels détenus par le Ministère afin de s'assurer qu'ils sont décrits de façon appropriée et conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Au cours de l'exercice 2010-2011, la Direction de l'AIPRP a continué de travailler sur les FRP qui découlaient de cet exercice.
Les quinze FRP 1 nouveaux et modifiés suivants, qui sont propres à des institutions, ont été enregistrés auprès du SCT en 2010-2011 :
Le Ministère a aussi enregistré 3 nouveaux FRP ordinaires élaborés par le SCT :
TPSGC ne tient pas de fichiers inconsultables.
La politique ministérielle 061 (Gestion des formulaires) stipule que tous les formulaires nouveaux et révisés servant à recueillir des renseignements personnels doivent être examinés par le personnel de la Direction de l'AIPRP qui s'assure de leur conformité aux exigences imposées par les lois et les politiques. Au cours de l'exercice 2010-2011, dix formulaires ont été présentés aux fins d'examen.
Le Ministère a procédé à 18 communications de renseignements personnels à des organismes d'enquête en 2010-2011.
Une copie de toutes les demandes reçues en vertu de l'alinéa (2)e) ainsi qu'une consignation des renseignements communiqués en réponse à la demande sont conservées conformément au paragraphe 8(4) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Au cours de l'exercice 2010-2011, TPSGC a communiqué des renseignements personnels en vertu des alinéas 8(2)d) et f) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il n'y a eu aucune communication en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi.
Conformément au paragraphe 9(1) de la Loi, le Ministère conserve un relevé de toutes les utilisations ou des fins auxquelles les renseignements ont été communiqués par l'institution si ceux-ci ne figurent pas parmi les usages et les fins énumérés dans le FRP pertinent.
À titre de référence, un extrait de la Loi sur la protection de renseignements personnels (articles 8 et 9) se trouve à l'Annexe B : Loi sur la protection des renseignements personnels, articles 8 et 9 (Extrait).
Le Conseil du Trésor du Canada a approuvé la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), entrée en vigueur le 1er avril 2010. Les objectifs de la directive sont :
Une ÉFVP doit être effectuée pour un programme ou une activité lorsque :
Le cadre ministériel pour les ÉFVP prévoit le processus d'examen et d'approbation au sein de TPSGC, ainsi que les rôles et les responsabilités des intervenants. Les gestionnaires de projet respectent ce cadre, lorsqu'ils effectuent des ÉFVP.
Le personnel de la Direction de l'AIPRP donne des conseils et de l'aide aux gestionnaires de TPSGC tout au long du processus d'ÉFVP; il doit notamment examiner les ébauches et les versions définitives des rapports d'ÉFVP et assurer la liaison avec le Commissariat à la protection de la vie privée.
Lorsque le personnel de l'unité des Services juridiques de TPSGC examine des conditions contractuelles, il demande aux agents de négociation des marchés de communiquer avec la Direction de l'AIPRP pour savoir si une ÉFVP est nécessaire. À la Direction de l'AIPRP, on leur répond de vérifier auprès de leurs ministères clients et on donne le nom et le numéro de téléphone de la personne responsable de l'AIPRP dans ces ministères. La Direction de l'AIPRP de TPSGC indique aussi s'il est nécessaire d'inclure les dispositions sur la sécurité et la protection des renseignements personnels dans les documents sur les achats.
Des résumés des rapports d'ÉFVP produits par TPSGC sont publiés sur le site Internet du Ministère. Le site a pour but d'aider le public à comprendre la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les procédures ministérielles connexes.
Le tableau I donne le nombre d'évaluations effectuées au cours des trois derniers exercices.
Période de référence | ÉVVP | ÉFVPP | ||
---|---|---|---|---|
Entreprises | Terminées | Entreprises | Terminées | |
2008-2009 | 9 | 2 | 0 | 0 |
2009-2010 | 6 | 5 | 1 | 0 |
2010-2011 | 4 | 5 | 1 | 0 |
Les ÉFVP suivantes ont été entreprises en 2010-2011 :
Les ÉFVP suivantes ont été achevées et envoyées au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada au cours de l'exercice 2010-2011.
Lorsqu'on ne dispose pas encore des renseignements nécessaires pour réaliser une évaluation détaillée, on peut faire une EFVP préliminaires (ÉFVPP). Dans des cas exceptionnels, on peut aussi effectuer une ÉFVPP (plutôt qu'une EFVP complète) dans le cas où, après avoir examiné la politique et les lignes directrices et avoir obtenu l'avis d'un expert, le besoin d'une EFVP demeure incertain.
L'ÉFVPP suivante a été entreprise au cours de l'exercice 2010-2011.
Habituellement, à TPSGC, on traite les demandes de façon officielle lorsque les renseignements sont sensibles et pourraient faire l'objet d'une exclusion ou d'une exception aux termes des articles de 18 à 28, 69 et 70 de la Loi.
En 2010-2011, 109 demandes ont été présentées en vertu de la Loi sur la protection desrenseignements personnels. De ce nombre, 16 pour cent portaient sur les relations de travail, 15 pour cent sur la pension et la paye, 13 pour cent sur d'autres documents liés à l'emploi, 10 pour cent sur la dotation et 9 pour cent, sur les cotes de sécurité. Les autres demandes (37 pour cent) concernaient la correspondance et d'autres renseignements personnels sur les requérants.
Par rapport à l'exercice précédent, TPSGC a connu une augmentation de 40 pour cent du nombre total des demandes de renseignements personnels reçues. Le tableau II fournit des précisions.
Période de référence | Demandes en suspens | Demandes reçues | Demandes complétées | Demandes reportées |
---|---|---|---|---|
2008-2009 | 6 | 61 | 56 | 11 |
2009-2010 | 11 | 78 | 71 | 18 |
2010-2011 | 18 | 109 | 89 | 38 |
En plus des demandes de renseignements personnels, TPSGC a reçu, en 2010-2011, dix demandes de consultation privée, pour un total de 142 pages de documents. TPSGC a pris en moyenne 25 jours pour répondre à ces consultations. Ces demandes de consultation ne paraissent pas dans les tableaux statistiques de l'Annexe C : Rapport statistique - Loi sur la protection des renseignements personnels.
Parmi les 127 demandes en cours de traitement, 89 (70 pour cent) ont été réglées en 2010-2011. Les 38 demandes restantes (30 pour cent) ont été reportées au prochain exercice.
Des 89 demandes que le Ministère a pu régler, l'information a été communiquée, en tout ou en partie, en réponse à 54 demandes, soit 61 pour cent de l'ensemble des demandes. Les 89 demandes réglées représentent environ 12 000 pages de documents examinés et 8 000 pages communiquées.
Dans 25 des 89 cas réglés (28 pour cent), les requérants ont eu accès à tous les documents pertinents. Ce nombre correspond à une augmentation de 10 points de pourcentage par rapport au dernier exercice.
TPSGC avait l'obligation, en vertu des dispositions d'exemption et d'exclusion de la Loi sur la protection des renseignements personnels de donner accès à une partie des documents dans 29 des 89 cas réglés (33 pour cent). Cela représente une diminution de huit points de pourcentage par rapport à l'exercice précédent. Dans la plupart des cas, l'information non communiquée touchait des renseignements concernant d'autres individus.
Dans 3 des 89 demandes complétées (3 pour cent), TPSGC a été obligé, en vertu des dispositions d'exemption et d'exclusion de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de ne communiquer aucun renseignement.
Après un examen initial, 18 demandes (20 pour cent) n'ont pu être traitées par le Ministère. Dans tous les cas, le traitement de la demande s'est révélé impossible parce que le Ministère ne disposait d'aucun document pertinent lié à la demande.
Des demandes de renseignements personnels réglées, 13 (15 pour cent) ont finalement été considérées comme abandonnées. Une telle action peut se produire à n'importe quelle étape du traitement des demandes.
Une des 89 demandes réglées a été transmise à une autre institution fédérale en 2010-2011, avec le consentement du requérant.
Le droit d'une personne de consulter les renseignements personnels qui la concernent aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels est limité par un certain nombre d'exceptions énoncées dans les articles 18 à 28 de la Loi.
L'Annexe C : Rapport statistique - Loi sur la protection des renseignements personnels présente les motifs d'exception invoqués pour refuser l'accès. Par exemple, si cinq motifs d'exception différents ont été invoqués pour une demande, chacun est rattaché à un article pertinent, ce qui donne un total de cinq motifs d'exception. Si le même motif d'exception a été invoqué plusieurs fois pour la même demande, il n'est inscrit qu'une fois.
Comme l'Annexe C : Rapport statistique - Loi sur la protection des renseignements personnels l'indique, les renseignements concernant un autre individu (article 26 de la Loi) constituaient la plupart des motifs d'exception invoqués par le Ministère.
En vertu de l'article 69, la Loi ne s'applique pas aux documents publiés ou mis en vente, aux documents de bibliothèque ou de musée conservés uniquement à des fins de référence ou d'exposition pour le public, aux documents déposés à Bibliothèque et Archives du Canada ainsi qu'aux documents considérés comme des documents confidentiels du Conseil privé de la Reine en vertu de l'article 70 de la Loi.
Comme dans le cas des motifs d'exception, l'Annexe C : Rapport statistique - Loi sur la protection des renseignements personnels indique les motifs d'exclusion invoqués. Par exemple, si cinq motifs d'exclusion différents ont été invoqués pour une demande, chacun est rattaché à un article pertinent, pour un total de cinq. Si le même motif d'exclusion a été invoqué plusieurs fois pour la même demande, il n'est inscrit qu'une fois.
Les articles 69 et 70 n'ont été invoqués par TPSGC pour aucune demande de renseignements personnels au cours de l'exercice 2010-2011.
Des 89 demandes réglées au cours de l'exercice, 19 (21 pour cent) ont dû être prorogées en vertu de l'article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En raison de la nature du mandat de TPSGC, les documents demandés contenaient souvent de l'information de nature délicate d'un autre ministère. Par conséquent, dans douze cas, l'observation du délai initial aurait entravé de manière injustifiée le fonctionnement du Ministère. Pour les sept autres cas, il a fallu consulter d'autres ministères.
Dans les trente premiers jours, 58 demandes (65 pour cent) ont été réglées, alors que11 demandes (12 pourcent) l'ont été dans un délai de 31 à 60 jours, et 9 (10 pour cent) l'ont été entre 61 et 120 jours suivant la date deréception de la demande par le Ministère. Dans onze cas (12 pour cent), il a fallu plus de 120 jours pour traiter les demandes. En 2010-2011, les demandes de renseignements personnels ont été complétées en 71 jours en moyenne, ce qui est 45 jours de plus que le temps moyen pour les demandes complétées au cours de l'exercice précédent.
Aucune demande de traduction de renseignements d'une langue officielle à l'autre n'a été présentée.
Des 58 demandes à la suite des quelles on a communiqué de l'information, les demandeurs ont reçu des copies imprimées dans 54 cas et, dans les quatre autres cas, des documents électroniques.
Aucune demande n'a été reçue pour la correction des renseignements personnels ou pour qu'une mention soit ajoutée au dossier.
Les coûts salariaux liés aux questions touchant la protection des renseignements personnels se sont élevés à 235 280 $ et les frais de fonctionnement et d'entretien ont été de 182 569 $; le total s'élève donc à 417 849 $. Le nombre des équivalents temps plein utilisés était estimé à 3,06 pour l'exercice 2010-2011.
Le tableau III indique le nombre de plaintes adressées à la Commissaire à la protection dela vie privée du Canada ainsi que le nombre de demandes de révision judiciaire présentées à la Cour fédérale du Canada au cours des trois derniers exercices.
Période de référence | Plaintes | Demandes de révision judiciaire |
---|---|---|
2008-2009 | 0 | 0 |
2009-2010 | 7 | 0 |
2010-2011 | 2 | 0 |
Deux plaintes ont été présentées à la Commissaire à la protection de la vie privée du Canada au cours de l'exercice 2010-2011. L'une portait sur la prorogation du délai et l'autre sur le retard dans la réponse à la demande.
Des plaintes ayant fait l'objet d'une enquête, une n'était pas fondée, une a été réglée et, dans quatre autres cas, l'enquête était toujours en cours à la fin de l'exercice.
Aucune demande n'a été présentée à la Cour fédérale du Canada pour une révision judiciaire.
Veuillez noter que la version du 17 avril 2009 a été mise à jour en tenant compte des révisions suivantes :.
Ajout du pouvoir d'accepter et de donner quittance de garantie. Le Règlement sur la garantie à l'égard des dettes dues à Sa Majesté fournit au ministre compétent responsable du recouvrement ou de la perception d'une dette ou d'une obligation due ou payable à Sa Majesté ou d'une réclamation de Sa Majesté, l'autorité de recevoir une garantie à l'égard de la dette, de l'obligation ou de la réclamation. L'ajout consiste à aligner l'instrument de délégation de pouvoirs avec la directive du Conseil du Trésor sur la gestion des comptes débiteurs qui fournit au sous-ministre, au dirigeant principal des finances et au haut fonctionnaire nommé principal gestionnaire des comptes débiteurs par le sous-ministre, l'autorité d'obtenir des garanties pour les créances dues à Sa Majesté au nom du ministre.
Reconnaître les nouvelles fonctions ou leurs équivalences en tenant compte des structures ministérielles courantes au niveau national et régional.
Augmenter le pouvoir de l'Échelon 4 pour permettre aux gestionnaires de Gestion du matériel d'identifier les biens pour l'alinéation, la radiation et les prêts. Le pouvoir d'effectuer ces transactions est délégué seulement aux agents en Gestion du matériel, des Services ministériels ou des Services généraux régionaux, Gestion stratégique & Communications.
Élimination du pouvoir de modification des marchés de services d'entretien avec concurrence liés aux biens immobiliers établis par la Direction générale des approvisionnements.
Ajout ou changement à la "Table d'équivalence des fonctions" pour réfleter les fonctions nationales et régionales actuelles des Biens immobiliers.
Ajout ou changement aux "Tables des pouvoirs délégués en particulier" inclues dans les notes pour réfléter les fonctions nationales et régionales actuelles des Biens immobiliers.
Harmoniser les limites d'adjudication spéciales aux limites des pouvoirs d'approbation des marchés de services pour les échelons 2, 3 et 4.
Accroître les pouvoirs d'approbation des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement de l'Échelon 2 en tenant compte des limites relatives aux services de télécommunications non réglementés.
Apporter des modifications à la Table d'équivalence des fonctions pour le barème 3 afin de transférer le poste d'agent principal des marchés (Washington) de l'Échelon 2 à l'échelon 3.
Par la présente, nous délèguons les pouvoirs conférés au cabinet du ministre et du sous-ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux, selon les modalités définies dans les barèmes 1 à 4, la Table d'équivalence des fonctions correspondante et les Pouvoirs délégués en particulier, se trouvant dans les Notes des barèmes, y compris les pouvoirs délégués aux agents qui sont nommés dans des postes désignés à titre provisoire ou intérimaire, sous réserve des principes, des lignes directrices, des limites et des restrictions exposés dans le guide de Délégation des pouvoirs du Ministère et tout autre loi, règlement et politique applicable.
Explicitement, le présent document sert à déléguer les pouvoirs, délimités comme suit :
« Pouvoirs panministériels », « Table d'équivalence des fonctions » pour le barème 1 et les Pouvoirs délégués en particulier contenus dans les Notes du barème 1;
« Pouvoirs des Biens immobiliers », « Table d'équivalence des fonctions » pour le barème 2 et les Pouvoirs délégués en particulier contenus dans les Notes du barème 2;
« Pouvoirs des Approvisionnements en matière de services communs », « Table d'équivalence des fonctions » pour le barème 3 et les Pouvoirs délégués en particulier contenus dans les Notes du barème 3;
« Pouvoirs du receveur général du Canada ».
En outre, nous délèguons ces pouvoirs, étant explicitement convenu qu'ils ne doivent être utilisés :
Le Guide de délégation des pouvoirs du Ministère fait état des pouvoirs délégués à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et renferme des renseignements importants sur les conditions selon lesquelles nous délèguons ces pouvoirs.Tous les agents du Ministère qui interviennent en notre nom dans toutes les questions propres à ces pouvoirs délégués doivent prendre connaissance de la teneur de ce guide afin de s'assurer qu'ils connaissent parfaitement les conditions et les incidences de l'exercice de ces pouvoirs.
L'honorable Rona Ambrose, C.P., députée (Edmonton–Spruce Grove)
Ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux
François Guimont
Sous–ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux
Aliénation de biens | Radiation de biens | Prêt de biens | Approbation de projets : investiss. en technologie de l'information | Présentations au Conseil du Trésor | Modifications apportées à la Table d'équiv. des fonctions | Loi sur l'accès à l'information | |
---|---|---|---|---|---|---|---|
Plafond ministériel | Pouvoirs Complets | Pouvoirs Complets | Pouvoirs Complets | 5 M $ NOUVEAUX 10 M $ EXIST |
Pouvoirs Complets | Pouvoirs Complets | Pouvoirs Complets |
Échelons génériques | |||||||
Échelon 1 | Pouvoirs Complets Cf. notes |
Pouvoirs Complets | Pouvoirs Complets | Cf. notes | Cf. notes | Cf. notes | Cf. notes |
Échelon 2 | Pouvoirs Complets Cf. notes |
Pouvoirs Complets | Pouvoirs Complets | Cf. notes | |||
Échelon 3 | Pouvoirs Complets Cf. notes |
Pouvoirs Complets Cf. notes |
Pouvoirs Complets Cf. notes |
Cf. notes | |||
Échelon 4 | Pouvoirs Complets Cf. notes |
Pouvoirs Complets Cf. notes |
Pouvoirs Complets Cf. notes |
Cf. notes | |||
Renvois aux Notes du barème 1 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 |
Loi sur la protection des renseignmt personnels |
Utilisation des véhicules de l'État | Exemption des frais de stationnement | Attestation des copies conformes | Documents d'exonération et de de règlement | |
---|---|---|---|---|---|
Plafond ministériel | Pouvoirs Complets | Pouvoirs Complets | Pouvoirs Complets | Pouvoirs Complets | Pouvoirs Complets |
Échelons génériques | |||||
Échelon 1 | Cf. notes | Cf. notes | Cf. notes | Cf. notes | Cf. notes |
Échelon 2 | Cf. notes | Cf. notes | Cf. notes | ||
Échelon 3 | Cf. notes | Cf. notes | |||
Échelon 4 | Cf. notes | Cf. notes | |||
Renvois aux Notes du barème 1 | 57 | 58 | 59 | 60 | 61 |
Aliénation de biens | Radiation de biens | Prêt de biens | Approbation de projets : investiss. en technologie de l'information | Présentations au Conseil du Trésor | Modifications apportées à la Table d'équiv. des fonctions | Loi sur l'accès à l'information | |
---|---|---|---|---|---|---|---|
Plafond ministériel | Pouvoirs Complets | Pouvoirs Complets | Pouvoirs Complets | 5 M $ NOUVEAUX 10 M $ EXIST |
Pouvoirs Complets | Pouvoirs Complets | Pouvoirs Complets |
Échelon 1 | Pouvoirs Complets Cf. notes |
Pouvoirs Complets | Pouvoirs Complets | Cf. notes | Cf. notes | Cf. notes | Cf. notes |
50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 |
Loi sur la protection des renseignmt personnels |
Utilisation des véhicules de l'État | Exemption des frais de stationnement | Attestation des copies conformes | Documents d'exonération et de de règlement | |
---|---|---|---|---|---|
Plafond ministériel | Pouvoirs Complets | Pouvoirs Complets | Pouvoirs Complets | Pouvoirs Complets | Pouvoirs Complets |
Échelon 1 | Cf. notes | Cf. notes | Cf. notes | Cf. notes | Cf. notes |
57 | 58 | 59 | 60 | 61 |
Les colonnes 50 à 52 correspondent à des pouvoirs administratifs qui permettent aux gestionnaires de déterminer les biens à aliéner, à radier ou à prêter. Les pouvoirs qui permettent d'effectuer ces transactions ne sont délégués qu'aux agents de la gestion du matériel de la direction générale des services ministériels ou aux services généraux régionaux de gestion stratégique et communications.
Plafond ministériel : On entend par Pouvoirs Complets les pouvoirs permettant d'aliéner, de radier ou de prêter des biens dont le Ministère est responsable.
Échelon 1 : On entend par Pouvoirs Complets les pouvoirs permettant d'aliéner, de radier ou de prêter des biens dont le gestionnaire est responsable.
La colonne 53 correspond à une mesure particulière de contrôle des dépenses secondaires dans les achats de TI; ces pouvoirs sont délégués au sous-ministre (remplacement de systèmes existants) et au PDG et CE, DGSIT (investissement dans de nouveaux systèmes).
La colonne 54 correspond à une mesure de contrôle principale sur les dépenses qui débordent les limites des pouvoirs ministériels. Ces pouvoirs permettent de lancer une présentation au CT. Seuls le ministre et le sous-ministre peuvent approuver une présentation au Conseil du Trésor.
Les colonnes 55 à 61 sont des pouvoirs administratifs qui sont délégués à des fonctions dotées d'une responsabilité. L'exercice de ces pouvoirs doit également respecter les exigences et les limites des lois, des règlements et des politiques pertinents.
La Table qui suit précise, pour les quatre échelons, les fonctions auxquelles sont délégués des pouvoirs généraux par l'entremise du Barème.
Remarques
Échelon | Fonctions |
---|---|
Échelon 1 | Chef des finances Sous-ministre adjoint Sous-ministre adjoint délégué Président-directeur général Chef de l'exploitation Agent principal de gestion des risques Directeur général Directeur général associé Vice-président Directeur exécutif Conseiller spécial du sous-ministre Directeur général régional Directeur régional Directeur principal Directeur, Remboursement et contrôle des chèques Directeur exécutif de produits, gestion des produits Directeur de la prestation, gestion et prestation des services |
Échelon 2 | Directeur Sous–directeur |
Échelon 3 | Gestionnaire Conseiller en gestion financière Intégrateur des services de gestion des installations Responsable de la vérification interne Adjoint exécutif |
Échelon 4 | Chef |
[1] Seulement en ce qui a trait aux articles 7, 9, 25, 27 et 33; ainsi qu'aux paragraphes 8(1), 11(2) à 11(6), 19(1) et 24(1) de la Loi sur l'accès à l'information; A l'article 8 et aux paragraphes 6(1), 7(2)(3) des Règlements sur l'accès à l'information.
[2] Seulement en ce qui a trait à l'article 9 et au paragraphe 27(1) de la loi sur l'accès à l'information.
* À l'exception de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui porte sur les renseignements personnels à divulguer dans l'intérêt public.
(1) Seulement en ce qui à trait aux articles 14, 15 et 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels; et de l'article 9 du Règlement sur la protection des renseignements personnels.
(2) Seulement en ce qui a trait à l'article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
8. (1) Les renseignements personnels qui relèvent d'une institution fédérale ne peuvent être communiqués, à défaut du consentement de l'individu qu'ils concernent, que conformément au présent article.
(2) Sous réserve d'autres lois fédérales, la communication des renseignements personnels qui relèvent d'une institution fédérale est autorisée dans les cas suivants :
(3) Sous réserve des autres lois fédérales, les renseignements personnels qui relèvent de Bibliothèque et Archives du Canada et qui y ont été versés pour dépôt ou à des fins historiques par une institution fédérale peuvent être communiqués conformément aux règlements pour des travaux de recherche ou de statistique.
(4) Le responsable d'une institution fédérale conserve, pendant la période prévue par les règlements, une copie des demandes reçues par l'institution en vertu de l'alinéa (2)e) ainsi qu'une mention des renseignements communiqués et, sur demande, met cette copie et cette mention à la disposition du Commissaire à la protection de la vie privée.
9. (1) Le responsable d'une institution fédérale fait un relevé des cas d'usage, par son institution, de renseignements personnels versés dans un fichier de renseignements personnels, ainsi que des usages ou fins auxquels ils ont été communiqués par son institution si ceux-ci ne figurent pas parmi les usages et fins énumérés dans le répertoire prévu au paragraphe 11(1), en vertu du sous-alinéa 11(1)a) (iv) et du paragraphe 11(2); il joint le relevé aux renseignements personnels.
Institution : TRAVAUX PUBLICS ET SERVICES GOUVERNEMENTAUX CANADA
Période visée par le rapport : 01/04/2010 à 31/03/2011
Reçues pendant la période visée par le rapport : 109
En suspens depuis la période antérieure : 18
TOTAL : 127
Traitées pendant la période visée par le rapport : 89
Traitées pendant la période visée par le rapport : 38
TOTAL : 89
Exemptions | Nombres |
---|---|
S. Art. 18(2) |
0 |
S. Art. 19(1)(a) |
0 |
(b) | 0 |
(c) | 0 |
(d) | 0 |
S. Art. 20 |
0 |
S. Art. 21 |
2 |
S. Art. 22(1)(a) |
0 |
(b) | 0 |
(c) | 0 |
S. Art. 22(2) |
0 |
S. Art. 23(a) |
0 |
(b) | 0 |
S. Art. 24 |
0 |
S. Art. 25 |
0 |
S. Art. 26 |
30 |
S. Art. 27 |
3 |
S. Art. 28 |
0 |
Exclusions | Nombres |
---|---|
S. Art. 69(1)(a) |
0 |
(b) | 0 |
S. Art. 70(1)(a) |
0 |
(b) | 0 |
(c) | 0 |
(d) | 0 |
(e) | 0 |
(f) | 0 |
30 jours ou moins
TOTAL : 19
31 jours ou plus
TOTAL : 0
Traductions demandées : 0
Le Secrétariat du Conseil du Trésor surveille la conformité à la Politique sur l'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) (qui est entrée en vigueur le 2 mai 2002) et à la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (qui est entrée en vigueur le 1er avril 2010) par divers moyens. Les institutions sont donc tenues de déclarer les renseignements suivants pour cette période de déclaration. À noter que comme certaines institutions utilisent l’EFVP de base, tel que mentionné dans la Directive, avant la date limite de la mise en œuvre, elles ne seront pas tenues de présenter un rapport d’EFVP préliminaire.
d’évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée amorcées : ____1____
d’évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée achevées : ____0____
d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée amorcées : ____4____
d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée achevées : ____5____
d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée acheminées au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) : ____5____
De plus, les institutions sont tenues de déclarer ce qui suit :
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) n’a invoqué aucune des exceptions indiquées ci-dessous pendant la période d’établissement de rapports visée.
TPSGC n’a cité aucune des exclusions indiquées ci-dessous pendant la période d’établissement de rapports visée.
1FRP Légende :
PCU - Fichier central (Grand public); PCE - Fichier central (Employés).
PPU - Fichier spécifique (Grand public); PPE - Fichier spécifique (Employés).
PSU - Fichier ordinaire (Grand public); PSE - Fichier ordinaire (Employés). (Retournez à la note 1)