Lignes directrices sur les achats

Table des matières

• 1. Renseignements généraux
  • 1.1 Seuil
  • 1.2 SEAOG
• 2. Définition du besoin
  • 2.1 Énoncé des travaux
  • 2.2 Durée du projet
  • 2.3 Droits de propriété intellectuelle
  • 2.4 Conditions générales services professionnels complexité moyenne
  • 2.5 Sécurité
• 3. Sélection des fournisseurs éventuels
  • 3.1 Recherches effectuées dans SP en ligne
  • 3.2 Résultats de recherche
• 4. Besoins concurrentiels par rapport aux besoins non concurrentiels
  • 4.1 Besoins non assujettis aux accords sur le commerce
  • 4.2 Besoins évalués à moins de 25 000 $
  • 4.3 Besoins évalués à 25 000 $ ou plus
• 5. Préparation de la soumission
  • 5.1 Responsable technique ou chargé de projet
  • 5.2 Autorité contractante
  • 5.3 Période de soumission
  • 5.4 Produits livrables
  • 5.5 Critères d'évaluation
  • 5.6 Méthodologie d'évaluation
  • 5.7 Équipe d'évaluation
  • 5.8 Méthode de paiement
• 6. Évaluation des propositions
  • 6.1 Personnes proposées
  • 6.2 Autre ressource
  • 6.3 Personnel supplémentaire
  • 6.4 Évaluation des critères obligatoires
  • 6.5 Évaluation des critères cotés
  • 6.6 Rapport d'évaluation
  • 6.7 Réalisation d'un examen de l'évaluation
• 7. Sélection de la proposition retenue
  • 7.1 Classement des propositions
  • 7.2 Vérification des tarifs quotidiens
• 8. Négociations
  • 8.1 Propositions
  • 8.2 Frais supplémentaires
• 9. Nouvelle demande de soumissions
  • 9.1 Aucune soumission présentée
  • 9.2 Aucune soumission recevable reçue
  • 9.3 Lancement d'une nouvelle demande de soumissions
  • 9.4 Annuler une soumission
• 10. Préparation du contrat
  • 10.1 Valeur du contrat
  • 10.2 Durée du contrat
  • 10.3 Ressources chargées d'exécuter les travaux
  • 10.4 Tâches et activités
  • 10.5 Base de paiement
  • 10.6 Méthode de paiement
  • 10.7 Sécurité
• 11. Avis de regret
• 12. Comptes rendus
• 13. Modifications au contrat
  • 13.1 Généralités
  • 13.2 Date
  • 13.3 Changement de la valeur du contrat
  • 13.4 Remplaçants ou ressource(s) supplémentaire(s)
  • 13.5 Modifications apportées à l'EDT
  • 13.6 Changements à la durée du contrat
  • 13.7 Changements à la date de début du contrat
  • 13.8 Modification du nom d'un fournisseur
  • 13.9 Transfert de contrat
  • 13.10 Fusion d'entreprises
  • 13.11 Changement aux modalités de paiement
• 14. Autre
  • 14.1 Fractionnement des contrats
  • 14.2 Contrats de suivi
  • 14.3 Contrats portant sur les mêmes travaux
• Formation sur l'approvisionnement recommandée aux fonctionnaires

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Les présentes lignes directrices établissent la norme opérationnelle des exigences d'achat traitées au moyen des Services professionnels en ligne (SP en ligne). La norme comporte des exigences, indiquées par les mots « doit » ou « doivent », et des mesures de protection recommandées, indiquées par les mots « devrait » ou « devraient »."

1. Renseignements généraux

1.1 Seuil

Le seuil des achats effectués au moyen des SP en ligne est de 78 500 $ (en date du 2012-01-01), incluant la taxe sur les produits et services (TPS), la taxe de vente harmonisée (TVH) et les frais de déplacement et de subsistance (le cas échéant). Ce seuil s'applique à la valeur totale du besoin relatif au projet et comprend la valeur totale de tous les contrats attribués (relatifs au projet) ainsi que la valeur regroupée de toutes les modifications subséquentes aux contrats.

Remarque : Dans le présent document, la valeur d'un contrat, d'une modification ou d'un besoin comprend la TPS ou la TVH et les frais de déplacement et de subsistance (le cas échéant).

1.2 SEAOG

SEAOG ne s'applique pas aux SP en ligne. Par conséquent, il n'est pas nécessaire de publier d'avis de projet de marché (APM) ni de préavis d'adjudication de contrat (PAC) par l'entremise de SEAOG

2. Définition du besoin

2.1 Énoncé des travaux

En conformité avec l'article 16 de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT), l'Énoncé des travaux (EDT) ou la description des besoins doit énumérer avec précision les travaux à exécuter, les objectifs à atteindre et les délais à respecter. L'EDT doit indiquer les étapes précises des travaux, leur ordre d'exécution et la place de chacune par rapport au projet global, ainsi que les liens qui existent entre elles. La nature des travaux, leur ampleur et leur complexité détermineront le niveau de détail requis.

On doit établir un EDT ou une description des besoins pour tous les achats, peu importe leur valeur. L'EDT ou la description des besoins doit être établi avant la recherche sur les SP en ligne, puisqu'il sert à définir les critères de recherche (y compris les compétences exigées, les exigences linguistiques ou les questions de sécurité) de cette dernière. L'EDT ou la définition des besoins doit à tout le moins décrire clairement :

1. les travaux à exécuter;
2. les tâches particulières à remplir, s'il y a lieu;
3. les produits livrables;
4. la date d'échéance pour chaque produit livrable, s'il y a lieu;
5. la date d'achèvement des travaux prévus au contrat.

Une copie de l'EDT ou de la description des besoins doit être versée au dossier contractuel.

Remarque : Faire appel à un fournisseur/à une ressource pour élaborer un EDT ou une demande de propositions (DP) et attribuer un contrat subséquemment à ce fournisseur/cette ressource constitue un conflit d'intérêts et une infraction au Code de conduite pour l'approvisionnement, selon lequel la passation des marchés doit être équitable et transparente.

Pour de plus amples informations au sujet du Code de conduite pour l'approvisionnement, visitez le site Web de TPSGC.

2.2 Durée du projet

On doit préciser la « durée du projet » ou le « calendrier des travaux » pour le besoin. On doit également indiquer les dates d'échéance auxquelles doivent être présentés les produits livrables ou doit être terminée toute phase des travaux.

Sans égard aux exigences particulières du ministère ou de l'organisme en matière d'approbation, la durée des projets seulement (et non l'achat), lorsqu'elle doit dépasser cent jours ouvrables, doit être approuvée par un directeur ou une personne d'un échelon supérieur. Cette exigence ne modifie en rien l'échelon du fondé de pouvoir habilité à signer le contrat en question compte tenu du montant de ce dernier.

Remarque : Les projets représentant plus de cent jours de travail pour une seule personne risquent d'occasionner une relation d'employeur à employé. Par conséquent, la haute direction doit être informée de ces projets.

Pour de plus amples informations au sujet des relations d'employeur à employé, visitez le site Web du Conseil du Trésor.

2.3 Droits de propriété intellectuelle

L'autorité contractante doit veiller, s'il y a lieu, au respect de la politique du Conseil du Trésor sur les droits de propriété intellectuelle. Cette politique stipule notamment ce qui suit :

« L'objectif principal des marchés d'acquisition de l'État consiste à recevoir les produits livrables aux termes des contrats et de pouvoir utiliser ceux-ci, ainsi que toute propriété intellectuelle en découlant, aux fins des activités du gouvernement du Canada  ».

La Politique des marchés du gouvernement du Canada précise en outre que, dans le contexte des achats, les responsables doivent obtenir le meilleur rapport qualité-prix et optimiser les intérêts de l'État et du peuple canadien. Pour respecter cet engagement, le gouvernement du Canada a pris des dispositions particulières pour que le processus d'approvisionnement intègre les objectifs de développement social et économique.

La commercialisation de la propriété intellectuelle par le secteur privé afin de créer des emplois et de favoriser la croissance économique constitue l'un des objectifs socio économiques particuliers visé par le gouvernement, par l'entremise des marchés d'acquisition de l'État. La politique révisée sur le Titre de propriété intellectuelle découlant des marchés d'acquisition de l'État établit un cadre permettant à l'entrepreneur de conserver la propriété intellectuelle issue de tels marchés d'acquisition. La politique permet également de veiller à maintenir la capacité de l'État d'utiliser les produits livrables prévus au contrat et les droits de propriété intellectuelle connexes dans le cadre des activités pangouvernementales, y compris les futurs marchés et approvisionnements, et de protéger l'intérêt du grand public.

Pour de plus amples informations au sujet de la propriété intellectuelle, visitez le site Web du Conseil du Trésor.

2.4 Conditions générales services professionnels complexité moyenne

Les dispositions ci-dessous doivent figurer dans tous les documents de demande de soumissions et documents contractuels découlant de l'utilisation de l'outil des SP en ligne :

Les « Conditions générales services professionnels complexité moyenne » et les « Conditions générales supplémentaires » qui s'appliquent au présent besoin de même que les « Clauses d'application générale » de l'Entente de partenariat commercial feront partie de la présente la demande de soumissions.

Remarque : Ces clauses doivent figurer dans ces documents, que le ministère ou l'organisme utilise les modèles de documents des SP en ligne ou ses propres modèles.

2.5 Sécurité

En vertu de la Norme sur la sécurité du personnel du CT, lorsqu'un marché est attribué pour une période de plus de six mois, les personnes qui auront régulièrement accès aux locaux du gouvernement doivent, à tout le moins, faire l'objet d'une vérification de fiabilité. De plus, dans le cadre des besoins pour lesquels la ressource aura accès à des renseignements et/ou des biens de nature délicate, cette dernière doit faire l'objet du filtrage de sécurité approprié ou détenir l'attestation de sécurité voulue.

Si une cote de sécurité particulière est requise, on doit obtenir, auprès de l'agent de sécurité de l'unité (ASU) ministérielle de l'autorité contractante, les renseignements suivants par écrit, en prenant soin de verser les documents connexes au dossier contractuel :

• l'entreprise agissant à titre de répondant pour l'attestation de sécurité;
• le niveau d'autorisation de sécurité;
• la date d'échéance (de préférence) ou de délivrance de l'attestation de sécurité.

L'autorité contractante devra fournir à l'ASU ministérielle les renseignements suivants :

• le prénom et le nom de la ressource;
• la date de naissance;
• le numéro de l'attestation de sécurité (s'il est disponible).

Si l'autorité contractante n'a pas les coordonnées de son ASU ministérielle, elle peut communiquer avec le service d'assistance de la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) par téléphone au 613-948-4176, ou par courriel à l'adresse suivante : ncr.dsici@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Remarque : La DSIC n'accepte que les demandes de renseignements sur les attestations de sécurité provenant de l'ASU ministérielle.

Pour de plus amples informations sur la norme opérationnelle et certaines procédures techniques relatives à la sécurité du personnel, visitez site Web du Conseil du Trésor.

3. Sélection des fournisseurs

3.1 Recherches effectuées dans SP en ligne

Les critères de recherche dans les SP en ligne (exigences relatives à l'expérience, à la sécurité, à la langue, aux compétences, etc.) doivent se rapporter au type, à l'envergure et à la complexité des travaux à exécuter (décrits dans l'EDT) dans la mesure du possible, en se fondant sur les catégories et les compétences disponibles dans le système SP en ligne.

Les critères de recherche ne doivent pas être choisis de manière à restreindre indûment la concurrence. Plus particulièrement, il n'est pas permis d'inclure les critères de recherche n'ayant pas trait au besoin en vue d'obtenir le nom d'un seul candidat.

Remarques :

1. a. L'exécution d'une recherche « concurrentielle » au moyen des SP en ligne ne constitue pas forcément un achat concurrentiel. Pour qu'un achat soit considéré comme concurrentiel le nom de deux fournisseurs ou plus, qui seront invités à déposer une offre, doit s'afficher dans les résultats de recherche. Si plus de deux noms de fournisseurs s'affichent, au moins trois fournisseurs proposant des ressources aux tarifs quotidiens les plus bas doivent être invités à déposer une offre. Par exemple, si votre recherche vous permet d'obtenir le nom de huit différents fournisseurs et que chacun d'entre eux propose une ressource au même tarif quotidien, vous ne pouvez pas choisir au hasard les fournisseurs invités à déposer une offre. Vous devez inviter les trois premiers fournisseurs de manière séquentielle, ou dans l'ordre dans lequel leur nom s'affiche dans les résultats de recherche. Si vous souhaitez inviter le cinquième fournisseur, vous devez tout d'abord inviter les quatre premiers à déposer une offre.

   La seule exception à cette règle est si l'un des fournisseurs propose plusieurs ressources au même tarif quotidien, auquel cas vous êtes tenu d'inviter uniquement la première ressource désignée pour ce fournisseur particulier. Vous pouvez ensuite passer au nom du fournisseur suivant s'affichant dans les résultats de recherche.

2. Une recherche concurrentielle effectuée au moyen des SP en ligne, qui permet d'obtenir le nom d'une seule ressource répondant aux critères de recherche, peut justifier la décision d'établir un besoin non concurrentiel (en plus des justifications écrites versées au dossier contractuel). Plus particulièrement, une recherche dans le cadre de laquelle on obtient le nom d'un seul candidat répondant aux exigences du Règlement sur les marchés de l'État 6(d) (c.-à-d. une seule personne ou entreprise est en mesure d'exécuter les travaux).
3. Lorsqu'elle effectue une recherche concurrentielle, l'autorité contractante doit indiquer le plus grand nombre d'années d'expérience jugées nécessaires pour le besoin dans ses critères de recherche. Par exemple, si, pour exécuter les tâches décrites dans un EDT donné, le fournisseur doit posséder trois ans d'expérience en gestion de projet, cinq ans en transformation des affaires et dix ans en gestion des risques, alors la recherche devrait être effectuée en fonction d'une expérience de dix ans.

Nous vous rappelons que les utilisateurs des ministères fédéraux qui donnent accès à cette base de données à des personnes qui ne sont pas des employés fédéraux, mais qui travaillent dans des bureaux du gouvernement contreviennent au Protocole des opérations des SP en ligne.

3.2 Résultats de recherche

Au moment de la sélection des fournisseurs éventuels, l'autorité contractante ne doit pas outrepasser un ou plusieurs fournisseurs en mesure de fournir des ressources à un tarif quotidien équivalent ou inférieur pour accorder la préférence à un fournisseur proposant un tarif quotidien supérieur, puisque cela est considéré comme une entrave à la concurrence.

Par exemple, si une recherche effectuée dans les SP en ligne permet d'obtenir le nom de dix (10) ressources dans dix (10) catégories et que l'autorité contractante souhaite inviter la ressource classée au huitième rang à déposer une offre, elle doit également inviter les ressources classées du premier au septième rang.

Dans des circonstances exceptionnelles, l'autorité contractante pourra décider de ne pas inviter un ou plusieurs des fournisseurs les moins-disants et inviter un ou plusieurs des fournisseurs proposant des tarifs quotidiens plus élevés. Puisque cela contrevient à la concurrence et à la politique du CT, une justification détaillée devrait être rédigée et versée au dossier contractuel.

La décision d'outrepasser une ressource d'une entreprise donnée doit être fondée sur le rendement particulier de cette ressource par le passé, documenté par écrit, faisant craindre que l'attribution d'un contrat à cette dernière comporterait des risques élevés d'inexécution. Voici quelques exemples :

1. de la résiliation d'un ou de plusieurs contrats pour inexécution;
2. du non-respect des délais dans le cadre de contrats antérieurs;
3. d'un piètre rendement ou d'un rendement insatisfaisant dans le cadre de contrats antérieurs.

Dans tous les cas, les preuves objectives à l'appui de l'un ou l'autre des motifs invoqués ci dessus doivent être documentées et versées au dossier contractuel.

Les résultats d'une recherche effectuée au moyen des SP en ligne, que l'on prévoit utiliser dans le cadre d'un processus d'approvisionnement, doivent être imprimés et versés au dossier contractuel, et ce pour les besoins concurrentiels et non concurrentiels.

Remarque :

1. On doit confirmer que toutes les ressources qui exécuteront le travail visé par toute modification ou tout contrat établi dans le cadre des SP en ligne sont bel et bien inscrites parmi les ressources du fournisseur dans les SP en ligne, et ce, avant que le contrat ne soit attribué ou la modification établie. Une copie de la confirmation d'inscription obtenue au moyen des résultats de recherche doit être imprimée et versée au dossier contractuel.
2. Les fournisseurs peuvent modifier en tout temps leurs tarifs quotidiens qui figurent dans le système. Par conséquent, si votre recherche a été effectuée plusieurs jours avant l'émission du document d'invitation à soumissionner, il est recommandé d'effectuer la recherche de nouveau à la date d'émission du document d'invitation à soumissionner. Si vous effectuez une nouvelle recherche, une copie des résultats de cette recherche doit être imprimée et versée au dossier contractuel.

Pour de plus amples informations au sujet des exigences de recherche des SP en ligne pour des ressources particulières, voir les sections 6.2 Autre ressource, 6.3 Personnel supplémentaire et 13.4 Remplaçants ou ressource(s) supplémentaire(s) des présentes.

4. Besoins concurrentiels par rapport aux besoins non concurrentiels

4.1 Besoins non assujettis aux accords sur le commerce

Pour les besoins qui ne sont pas assujettis à l'un ou l'autre des accords sur le commerce (ACI, ALENA, AMP OMC, etc.), on doit lancer un processus concurrentiel, sauf dans l'une des quatre circonstances énoncées dans le Règlement sur les marchés de l'État, précisées ci-dessous :

1. les cas d'extrême urgence où un retard serait préjudiciable à l'intérêt public;
2. le montant estimatif de la dépense est inférieur à 25 000 $.
3. les cas où la nature du marché est telle qu'un appel d'offres ne servirait pas l'intérêt public;
4. les travaux ne peuvent être exécutés que par une seule personne ou entreprise.

En conformité avec l'Avis sur la politique des marchés 2007-4, en date du 2007-09-20, le recours à l'une ou à l'autre des quatre dérogations à l'obligation de faire appel à la concurrence prévues au Règlement concernant les marchés de l'État (y compris le deuxième cas indiqué ci-dessus) devrait être pleinement justifié par l'autorité contractante, et les documents appropriés devraient être versés au dossier contractuel.

4.2 Besoins évalués à moins de 25 000 $

Si la valeur estimative du besoin est inférieure à 25 000 $ et qu'il n'y a pas d'appel à la concurrence, les motifs invoqués ne doivent pas être fondés uniquement sur le fait que la valeur du besoin est de moins de 25 000 $ (sauf si la recherche effectuée au moyen des SP en ligne n'a permis d'obtenir qu'un seul nom de fournisseur). On doit aussi indiquer les motifs justifiant la sélection d'un fournisseur et d'une ressource en particulier, ce qui s'avère particulièrement important lorsqu'il est évident qu'une recherche effectuée au moyen des SP en ligne, en précisant les compétences énoncés dans l'EDT, aurait permis d'obtenir le nom de plusieurs ressources et fournisseurs éventuels.

Remarque :

1. Même si elle ne demande pas de soumissions, l'autorité contractante doit tout de même exiger du fournisseur proposé qu'il présente une proposition. Le fournisseur doit à tout le moins indiquer dans sa proposition le nom de la ou des ressources proposées, le ou les tarifs quotidiens applicables et la date d'achèvement des différentes tâches de même que fournir tout autre renseignement se rapportant aux travaux à exécuter. Sa proposition doit être versée au dossier contractuel.
2. Les motifs justifiant la sélection d'une ressource ou d'un fournisseur en particulier ne doivent pas être fondés uniquement sur le fait que votre ministère à déjà passé des contrats avec le fournisseur ou la ressource, ou parce que ce fournisseur ou cette ressource possède l'expérience du travail dans votre ministère.

4.3 Besoins évalués à 25 000 $ ou plus

Si la valeur estimative du besoin est de 25 000 $ ou plus et qu'il n'y a pas d'appel à la concurrence, on doit en exposer les motifs par écrit et les verser au dossier contractuel, en plus des motifs de sélection d'un fournisseur ou d'une ressource en particulier.

S'il vous plaît voir le Règlement sur les marchés

Remarque :

1. Même si elle ne demande pas de soumissions, l'autorité contractante doit tout de même exiger du fournisseur proposé qu'il présente une proposition. Le fournisseur doit à tout le moins indiquer dans sa proposition le nom de la ou des ressources proposées, le ou les tarifs quotidiens applicables et la date d'achèvement des différentes tâches de même que fournir tout autre renseignement se rapportant aux travaux à exécuter. Sa proposition doit être versée au dossier contractuel.
2. Les motifs justifiant la sélection d'une ressource ou d'un fournisseur en particulier ne doivent pas être fondés uniquement sur le fait que votre ministère à déjà passé des contrats avec le fournisseur ou la ressource, ou parce que ce fournisseur ou cette ressource possède l'expérience du travail dans votre ministère.

5. Préparation de la soumission

5.1 Responsable technique ou chargé de projet

Le responsable technique ou le chargé de projet est la personne chargée de toutes les questions relatives au contenu technique des travaux exigés conformément au contrat. On doit discuter avec cette personne de tous les changements proposés à la portée des travaux. Cependant, tout changement ne peut être confirmé qu'en émettant un addenda écrit à la demande de soumissions, lequel sera transmis à tous les soumissionnaires, ou une modification au contrat établie par l'autorité contractante, selon le cas.

5.2 Autorité contractante

L'autorité contractante est la personne responsable de toutes les questions relatives à l'achat et de toutes les questions contractuelles découlant de tout contrat attribué.

5.3 Période de soumission

La période de soumission pour les demandes de soumissions transmises aux soumissionnaires par voie électronique (par télécopieur ou courriel) est de cinq (5) jours ouvrables. Dans le cas des documents transmis par la poste, le délai de soumission doit être d'au moins dix (10) jours ouvrables.

Remarque : La documentation confirmant l'identité des destinataires des demandes de soumissions, la méthode et la date de transmission, doivent figurer au dossier contractuel.

5.4 Produits livrables

Tous les produits livrables devraient être indiqués, y compris la présentation et les dates de livraison requises, ainsi que les réunions nécessaires, les rapports d'étape, les données ou les documents à fournir et les délais pertinents, s'il y a lieu.

L'indication des exigences sur les plans de la présentation et des dates de livraison facilitera l'inspection à une date ultérieure visant à déterminer si le fournisseur a répondu aux besoins dans les délais prévus.

5.5 Critères d'évaluation

Les critères d'évaluation et le guide de cotation connexe servant à l'évaluation des propositions doivent être clairement énoncés dans la demande de soumissions. Ils doivent permettre à l'équipe d'évaluation de mesurer la compétence des ressources proposées ainsi que la valeur de la proposition du soumissionnaire, de façon juste et impartiale.

Tous les critères doivent être liés à l'Énoncé des besoins (EDT et compétences indiquées dans la recherche effectuée au moyen des SP en ligne) et être décrits clairement afin d'éviter qu'ils soient interprétés très différemment par chacun des membres de l'équipe d'évaluation. Tous les critères doivent garantir un traitement équitable des soumissionnaires.

a) Critères d'évaluation obligatoires

Les critères d'évaluation obligatoires précisent les exigences minimales essentielles à l'exécution efficace des travaux. Chaque critère d'évaluation doit permettre à l'évaluateur de déterminer la conformité au moyen d'éléments éliminatoires (réussite/échec). Les soumissionnaires devront satisfaire à chacun de ces critères pour que leur proposition soit prise en considération. Si des critères obligatoires sont utilisés dans le cadre de l'évaluation de la proposition, l'autorité contractante :

1. doit veiller à la pertinence des critères précisés par rapport aux travaux décrits dans l'EDT et aux compétences indiquées dans la recherche effectuée au moyen des SP en ligne;
2. doit veiller, dans la mesure du possible, à ce que chacun des critères soit objectif et décrit clairement.

b) Critères d'évaluation cotés

Les critères d'évaluation cotés permettent d'évaluer divers éléments de la partie technique de la proposition sur les plans de la qualité ou de la quantité, afin de pouvoir déterminer le mérite relatif de chaque soumission. Lorsque des critères cotés sont utilisés dans l'évaluation de la partie technique de la proposition, l'autorité contractante :

1. doit veiller à la pertinence des critères précisés par rapport aux travaux décrits dans l'EDT et aux compétences indiquées dans la recherche effectuée au moyen des SP en ligne;
2. doit veiller, dans la mesure du possible, à ce que chacun des critères soit objectif, décrit clairement et qu'il puisse être mesuré par l'équipe d'évaluation. Lorsque les critères comportent des qualificatifs (p. ex., « important ») ou autres expressions (p. ex., « avoir de l'expérience de […] »), il faut en exposer clairement le sens et indiquer comment ils seront calculés mathématiquement;
3. doit s'assurer que la note maximale attribuée pour un critère est raisonnable par rapport aux autres critères et à la note totale maximale;
4. ne doit pas contredire les critères obligatoires;
5. doit faire preuve de circonspection lorsqu'elle établit une note minimale pour un critère donné puisqu'une note minimale élevée pourra être considérée comme restrictive. Le fondement pour chaque note minimale requise pour un critère devrait être consigné au dossier contractuel ;
6. doit indiquer une note totale minimale. Elle doit toutefois faire preuve de circonspection lorsqu'elle établit une note totale minimale puisqu'une note minimale élevée pourra être considérée comme restrictive. Les raisons justifiant la note totale minimale accordée doivent être consignées au dossier contractuel.

Pour de plus amples informations au sujet des Lignes directrices de base pour le processus d'évaluation des propositions et les méthodes de sélection des entrepreneurs, visitez le site Web de TPSGC.

5.6 Méthode d'évaluation

Conformément à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, « l'objectif des marchés publics est de permettre l'acquisition de biens et de services et l'exécution de travaux de construction d'une manière qui contribue à accroître l'accès, la concurrence et l'équité, qui optimise les ressources ou, s'il y a lieu, qui assure l'équilibre entre les intérêts de l'État et ceux du peuple canadien. »

La méthode d'évaluation décrite dans le document de demande de soumissions sert à déterminer quelle est la proposition la plus rentable pour l'État. Voici deux exemples de méthodes d'évaluation qui satisfont aux exigences de la politique du CT.

a) Méthode du prix le plus bas

À partir de la liste des propositions qui satisfont aux exigences obligatoires, c'est le soumissionnaire qui offre le plus bas prix qui est retenu.

b) Méthode du plus bas prix par point

Pour toutes les propositions qui satisfont aux exigences obligatoires, chaque membre de l'équipe d'évaluation attribue des points pour chacun des critères cotés par point indiqués dans le document de demande de soumissions. Généralement, les propositions doivent obtenir une note minimale donnée pour être prises en considération. Les propositions qui n'obtiennent pas la note minimale requise sont rejetées. Pour déterminer le prix par point, on divise le prix soumissionné dans les propositions qui ont obtenu la note minimale requise par le nombre de points assignés. Le soumissionnaire qui a proposé le plus bas prix par point se voit attribuer le contrat.

Dans le document de demande de soumissions, l'autorité contractante doit fournir un exemple expliquant comment le prix par point est calculé et comment la soumission offrant le plus bas prix par point sera retenue. Si elle établit une note minimale par critère, une note totale minimale ou les deux, l'autorité contractante devrait fournir un ou des exemples illustrant comment ces exigences seront appliquées.

Remarque : Si une méthode d'évaluation autre que celles qui sont décrites ci-dessus est appliquée, on doit expliquer par écrit en quoi la méthode choisie respecte la Politique sur les marchés du CT.

Pour de plus amples informations au sujet des Lignes directrices de base pour le processus d'évaluation des propositions et les méthodes de sélection des entrepreneurs, visitez le site Web de TPSGC.

5.7 Équipe d'évaluation

Une équipe formée d'au moins trois (3) personnes qui, de préférence, possèdent des compétences et de l'expérience se prêtant à la nature du besoin, devrait évaluer les propositions. Cette équipe doit appliquer les critères d'évaluation précisés dans le document de demande de soumissions. Dans la mesure du possible, l'autorité contractante ne doit pas faire partie de l'équipe d'évaluation, en vue de maintenir l'impartialité.

5.8 Modalités de paiement

Dans le document de demande de soumissions, on doit indiquer les modalités de paiement prévues. Les modalités privilégiées consistent à effectuer le paiement après réception des biens livrables spécifiés dans le document de demande de soumissions. D'autres modalités peuvent être envisagées, notamment les paiements progressifs ou les paiements anticipés. L'autorité contractante ne devrait prévoir des paiements progressifs ou anticipés que lorsque toutes les conditions énoncées au paragraphe 12.2.4 de la Politique sur les marchés du CT s'appliquent.

Remarque : Pour de plus amples informations à ce sujet, voir la section 10.4 Tâches et activités des présentes.

6. Évaluation des propositions

6.1 Personnes proposées

Dans toutes les propositions reçues, que ce soit en régime concurrentiel ou non concurrentiel, le nom de chaque ressource proposée ainsi que le tarif quotidien correspondant doivent être indiqués clairement.

Remarque : L'inscription aux SP en ligne de toutes les ressources proposées doit être confirmée, de même que celle de l'entreprise qui propose les services, et ce, avant l'attribution du contrat.

6.2 Autre ressource

« Autre personne »s'entend d'une ressource proposée dans une soumission qui est différente de celle qui figurait dans les résultats de la recherche initiale sur les SP en ligne. Si un soumissionnaire offre les services d'une autre ressource dans sa proposition, cette ressource pourra être retenue dans la mesure où :

• elle était inscrite parmi les ressources du fournisseur dans les SP en ligne;
• le tarif quotidien proposé pour le remplaçant doit être :
  • égal ou inférieur au tarif quotidien indiqué pour le remplaçant dans les SP en ligne;
  • égal ou inférieur au tarif quotidien indiqué pour la ressource proposée initialement dans le document de demande de soumissions.

Remarque :

1. Toutes les ressources proposées doivent être évaluées en fonction des exigences établies dans le document de demande de soumissions.
2. b. concurrentiels, dans la mesure où :
   • une recherche effectuée au moyen des SP en ligne pour un besoin concurrentiel a été effectuée en utilisant des critères de recherche qui concordent avec l'EDT, de sorte que le nom d'une seule ressource a été obtenu;
   • la stratégie d'approvisionnement était fondée sur le fait que l'autorité contractante a invoqué la quatrième exception à l'obligation de lancer un appel d'offres (c.-à-d. une seule personne ou entreprise est en mesure d'exécuter les travaux prévus au contrat), précisée à la partie 1, article 6(d) du Règlement sur les marchés de l'État.
3. Il n'est plus nécessaire que la ressource nommée dans le document d'invitation à soumissionner transmis à une entreprise soit prise en considération avant toute autre ressource. À titre d'exemple, auparavant, si le document d'invitation à soumissionner stipulait que les services de Jean Untel, de l'entreprise ABC, étaient requis et que l'entreprise ABC proposait les services de Sylvie Unetelle, alors celle-ci ne pouvait être prise en considération, sauf si :
   • toutes les autres soumissions présentées, dans lesquelles étaient proposées les ressources nommées dans le document de demande de soumissions, étaient considérées irrecevables;
   • aucune autre soumission n'était présentée;
   • dans toutes les autres soumissions présentées, on proposait également une autre ressource (voir définition plus haut).

Désormais, toutes les propositions pourront être prises en considération, peu importe si la ressource nommée dans le document d'invitation à soumissionner initial transmis au soumissionnaire ou une autre ressource (voir la définition plus haut) est proposée. Il convient de rappeler à l'autorité contractante que les règles concernant la proposition d'autres ressources (énoncées plus haut) s'appliquent.

6.3 Personnel supplémentaire

Compte tenu de la nature des tâches décrites dans l'EDT, il se peut que les services de plus d'une ressource soient nécessaires pour les exécuter. De même, il peut arriver que des fournisseurs éventuels déterminent que les travaux décrits dans le document de demande de soumissions seraient exécutés le plus efficacement s'ils l'étaient par plus d'une ressource.

L'autorité contractante peut prendre en considération les soumissions dans lesquelles sont proposées plusieurs ressources, dans la mesure :

• le nom d'au moins une des ressources proposées figurait dans les résultats de la recherche initiale sur les SP en ligne;
• chaque ressource supplémentaire était inscrite parmi les ressources du fournisseur dans les SP en ligne;
• le tarif quotidien proposé pour chaque ressource supplémentaire doit être :
  • égal ou inférieur au tarif quotidien indiqué pour la ressource supplémentaire dans les SP en ligne
  • égal ou inférieur au tarif quotidien indiqué pour la ressource proposée initialement dans le document de demande de soumissions.

6.4 Évaluation des critères obligatoires

La première étape de l'évaluation consiste à déterminer quelles sont les propositions qui satisfont aux critères obligatoires énoncés dans le document de demande de soumissions. Si, dans sa proposition, un entrepreneur propose des ressources en plus de celles qui sont expressément nommées dans le document de demande de soumissions, il faut évaluer toutes les ressources proposées pour déterminer si elles satisfont aux critères obligatoires. Les propositions ne répondant pas à tous les critères obligatoires doivent être jugées irrecevables et rejetées d'emblée, en prenant soin de consigner les raisons invoquées dans le dossier contractuel.

Remarque : Lorsqu'une seule proposition est présentée à la suite d'un appel à la concurrence, on doit tout de même évaluer cette proposition pour déterminer si elle satisfait à toutes les exigences obligatoires. Si les exigences obligatoires ne sont pas toutes satisfaites, la proposition sera considérée comme irrecevable et le besoin fera l'objet d'un nouvel appel à la concurrence.

6.5 Évaluation des critères cotés

Toutes les propositions satisfaisant aux exigences obligatoires doivent être évaluées et on leur attribuera des points en fonction des critères cotés précisés dans la demande de soumissions. Si, dans sa proposition, un entrepreneur propose des ressources en plus de celles qui sont expressément nommées dans le document de demande de soumissions, il faut évaluer toutes les ressources proposées en conformité avec les exigences cotées.

Remarque : Lorsqu'une seule proposition est présentée à la suite d'un appel à la concurrence, on doit tout de même évaluer cette proposition et lui attribuer des points si une note minimale a été établie pour qu'une proposition soit considérée comme recevable. Si la proposition n'obtient pas la note minimale requise, elle sera alors considérée comme irrecevable et le besoin devra faire l'objet d'un nouvel appel à la concurrence.

6.6 Rapport d'évaluation

Une fois l'évaluation terminée, un rapport signé et daté doit être soumis pour chaque proposition présentée (et pour chaque ressource proposée, s'il y a lieu) à l'autorité contractante, qui fait état des résultats de l'évaluation des critères obligatoires, des points précis attribués à chaque critère, du fondement des points attribués à chaque critère et de tout autre observation pertinente. Tous les rapports, incluant tout sommaire préparé par l'autorité contractante doit être versé au dossier contractuel.

Remarque : Si l'on doit modifier un rapport d'évaluation individuel pour corriger une erreur relevée par l'évaluateur ou l'autorité contractante, il est recommandé de faire corriger et parapher le rapport par l'évaluateur.

6.7 Réalisation d'un examen de l'évaluation

L'autorité contractante doit examiner chaque rapport d'évaluation et résoudre tout problème (erreurs mathématiques, écarts importants entre les points attribués par des membres de l'équipe d'évaluation pour un critère donné, etc.).

7. Sélection de la proposition retenue

7.1 Classement des propositions

Une fois l'évaluation technique terminée, on doit classer toutes les propositions recevables sur le plan technique, de la plus basse à la plus élevée, selon les critères de sélection énoncés dans le document de demande de soumissions.

7.2 Vérification des tarifs quotidiens

Le tarif quotidien offert pour TOUTES les ressources proposées par le fournisseur doit être vérifié pour déterminer s'il est égal ou inférieur au tarif quotidien figurant dans les SP en ligne pour cette ressource, comme en attestent les résultats de recherche obtenus au moyen des SP en ligne qui ont été versés au dossier contractuel.

Le tarif quotidien pour la ressource proposée dans les résultats de la recherche initiale sur les SP en ligne doit être égal ou inférieur à celui qui figurait dans ces résultats. Si le tarif quotidien proposé est supérieur à ce tarif, alors l'autorité contractante doit déterminer à quel moment il a changé. Si le tarif quotidien a augmenté après la recherche initiale dans les SP en ligne mais avant la présentation de la proposition, alors c'est le tarif le plus élevé qui s'applique. S'il a augmenté après la présentation de la proposition, le soumissionnaire doit modifier sa proposition pour qu'elle corresponde au tarif journalier le plus bas. Dans le cadre d'un appel d'offres, de telles négociations peuvent être entamées uniquement avec le soumissionnaire ayant présenté la proposition comportant le prix le plus bas. Les négociations des tarifs journaliers susceptibles d'influencer le classement des soumissions ne devraient pas être entreprises.

8. Négociations

8.1 Propositions

Une fois l'évaluation technique terminée et la proposition retenue, des négociations peuvent être menées. Si une seule proposition recevable est reçue en réponse à la demande de soumissions, l'autorité contractante peut, si elle considère qu'elle obtient une juste valeur, attribuer le contrat au soumissionnaire ayant déposé la seule proposition recevable sans négocier. Si l'autorité contractante considère que la seule proposition recevable reçue n'offre pas une juste valeur, elle devrait négocier avec l'entrepreneur éventuel afin d'obtenir une juste valeur ou lancer une nouvelle demande de soumissions. Si les négociations ne permettent pas d'obtenir une juste valeur, alors le besoin doit faire l'objet d'une nouvelle demande de soumissions.

8.2 Frais supplémentaires

Les prix offerts dans les propositions peuvent inclure des frais supplémentaires. Il peut s'agir de frais de déplacement et de subsistance, de frais de traduction, etc. L'autorité contractante doit déterminer si ces frais se rapportent aux travaux exigés. Les frais qui ne se rapportent pas aux travaux à exécuter ou qui devraient être déjà prévus dans le tarif journalier facturés devraient être exclus du contrat. Des exemples de frais supplémentaires sont fournis ci-dessous.

a) Frais de déplacement et de subsistance

Si les travaux exigent de la ressource proposée qu'elle se déplace dans une autre ville pour assister à des réunions ou à des conférences, mener des entrevues, effectuer des recherches etc., alors on peut prévoir un montant approximatif à titre de frais de déplacement et de subsistance.

Toutefois, on ne doit PAS prévoir ces dépenses si le fournisseur doit se déplacer entre le lieu des travaux et ses installations à l'intérieur d'une même ville. Ces frais font partie des frais généraux, qui sont prévus dans le tarif journalier. Il faut négocier pour supprimer ces frais.

Pour de plus amples informations au sujet des frais de déplacement et de subsistance, visitez site Web du Conseil du Trésor.

b) Frais administratifs

On ne doit PAS prévoir de dépenses administratives (ce qui comprend les frais d'interurbain, d'envoi de documents par télécopieur, de messagerie et de photocopie, etc.). Ces dépenses font partie des frais généraux, qui sont prévus dans le tarif quotidien.

c) Frais de traduction

Lorsque les travaux comprennent manifestement la traduction dans une autre langue des documents rédigés (généralement de l'anglais au français), on peut prévoir ces dépenses.

9. Nouvelle demande de soumissions

9.1 Aucune soumission présentée

Si aucune soumission n'est présentée à la suite de l'appel à la concurrence, l'autorité contractante doit communiquer avec chaque entreprise invitée pour en connaître les raisons. Selon les commentaires recueillis, l'autorité contractante doit envisager de revoir l'un quelconque ou la totalité des éléments suivants :

1. certaines particularités de l'EDT, par exemple la durée du contrat, les dates d'échéance pour les produits livrables, etc.;
2. les critères d'évaluation (obligatoires et cotés);
3. les critères de sélection;
4. tout autre aspect du document de demande de soumissions.

9.2 Aucune soumission recevable reçue

Si, après évaluation de toutes les soumissions reçues à la suite de l'appel à la concurrence, aucune n'est déclarée recevable, l'autorité contractante doit en déterminer les raisons. De plus, l'autorité contractante doit communiquer avec chaque entreprise invitée à soumissionner mais qui n'a pas présenté de proposition pour en connaître les raisons.

À la lumière de ce qui précède, l'autorité contractante doit envisager de revoir l'un quelconque ou la totalité des éléments suivants :

1. certaines particularités de l'EDT, par exemple la durée du contrat, les dates d'échéance pour les produits livrables, etc.;
2. les critères d'évaluation (obligatoires et cotés);
3. les critères de sélection;
4. tout autre aspect du document de demande de soumissions.

9.3 Lancement d'une nouvelle demande de soumissions

Si, après évaluation de toutes les soumissions reçues à la suite de l'appel à la concurrence, aucune n'est déclarée recevable, l'autorité contractante doit en déterminer les raisons. De plus, l'autorité contractante doit communiquer avec chaque entreprise invitée à soumissionner mais qui n'a pas présenté de proposition pour en connaître les raisons.

À la lumière de ce qui précède, l'autorité contractante doit envisager de revoir l'un quelconque ou la totalité des éléments suivants.

Les changements apportés au document d'appel d'offres, à l'EDT ou aux deux ne doivent PAS avoir pour effet de restreindre la concurrence ni de favoriser un soumissionnaire éventuel par rapport à un autre.

9.4 Annuler une soumission

Si, pendant la période de soumission ou à tout moment avant l'attribution du contrat, l'autorité contractante décide d'annuler une invitation à soumissionner, les motifs de l'annulation doivent être documentés et versés au dossier contractuel.

10. Préparation du contrat

10.1 Valeur du contrat

Le contrat doit stipuler le prix total du contrat, y compris la TPS ou TVH, selon le cas, et les frais de déplacement et de subsistance, s'il y a lieu.

Remarque : Il convient de rappeler que la valeur totale de tous les contrats attribués à l'égard d'un besoin, incluant les modifications et les taxes applicables, ne peut dépasser le seuil établi pour les SP en ligne, indiqué à l'article 1.1 Seuil du présent document.

10.2 Durée du contrat

Le contrat doit indiquer, à tout le moins, la date d'achèvement des travaux ou la date de fin du projet.

Remarque : La date à laquelle un contrat entre en vigueur est la date à laquelle l'autorité contractante a signé le contrat (à moins d'instructions contraires dans le contrat ou selon la lettre d'autorisation). La période du contrat indiquée ne peut débuter avant la date où le contrat a été signé par l'autorité contractante (ou suivant toute autre indication).

10.3 Ressources chargées d'exécuter les travaux

Dans le contrat, on doit nommer chacune des ressources qui exécuteront les travaux prévus au contrat, à défaut de quoi l'entrepreneur pourrait légalement les remplacer par des personnes aux tarifs moindres ou des ressources autres que celles qui ont été désignées dans la proposition, sans autorisation préalable.

Par exemple, supposons que dans sa proposition initiale le fournisseur offre Paul Côté à 1 000 $ par jour. Si le nom de Paul Côté n'apparaît pas en tant que tel dans le contrat, alors le fournisseur pourrait le remplacer par Pierre Morin, qui coûte 300 $ par jour. Puisque, dans le contrat, on ne précise pas le nom de la ressource qui doit exécuter les travaux (généralement, le contrat stipule seulement que le fournisseur, l'entreprise ABC, exécutera les travaux à un tarif de 1 000 $ par jour), l'autorité contractante sera tout de même contrainte d'accorder au fournisseur un tarif de 1 000 $ par jour.

Remarque : Le tarif quotidien pour chacune des ressources doit être indiqué dans le contrat et doit correspondre à la proposition présentée par le fournisseur.

10.4 Tâches et activités

Toute modification ou tout ajout aux tâches ou aux activités décrites dans l'EDT, proposé par le fournisseur doit être indiqué au contrat sauf s'il y existe une preuve au dossier que les modifications proposées n'ont pas été intégrées au contrat à la suite de négociations.

Les étapes ou les dates cibles proposées par le fournisseur doivent être indiquées dans le contrat.

10.5 Base de paiement

La Base de paiement permet de définir la rémunération qui sera versée au fournisseur pour les services offerts. Le contrat doit prévoir une Base de paiement pour être considéré comme ayant une valeur juridique. Les contrats des SP en ligne peuvent prévoir trois types de base de paiement :

1. On paiera l'entrepreneur selon un tarif quotidien ferme tout compris de [préciser le tarif] pour les services fournis conformément à l'EDT reproduit dans les présentes, TPS ou TVH en sus.
2. On paiera l'entrepreneur selon un tarif quotidien ferme tout compris de [préciser le tarif], au besoin, pour les services fournis conformément à l'EDT reproduit dans les présentes, TPS ou TVH en sus.
3. À condition de remplir de façon satisfaisante toutes ses obligations en vertu du présent contrat, l'entrepreneur se verra payer un prix ferme de ___________ $, TPS ou TVH en sus.

10.6 Méthode de paiement

Le document contractuel doit stipuler les modalités de paiement. Les modalités de paiement prévues au contrat ne peuvent être modifiées une fois que celui-ci a été attribué.

a) Paiement unique

Un paiement unique s'entend d'un paiement intégral après avoir effectué tous les travaux et toutes les livraisons prévues au contrat.

b) Paiements progressifs

Un paiement progressif est une somme versée conformément aux modalités d'un contrat après l'exécution de la partie du contrat pour laquelle elle est versée, mais avant l'exécution complète du contrat. Les paiements progressifs devraient être fondés sur des étapes préétablies.

c) Paiements anticipés

Un paiement anticipé est une somme versée en vertu des modalités d'un contrat, par Sa Majesté ou pour son compte, relativement à une partie d'un marché avant l'exécution de celle-ci.

En vertu du paragraphe 12.2.3 de la Politique sur les marchés du CT :

« Les paiements anticipés ne devraient être envisagés que dans des circonstances spéciales, c'est à dire lorsqu'ils sont jugés essentiels pour les objectifs du programme. Les entrepreneurs devraient financer leurs travaux en puisant dans leurs propres réserves ou en recourant au financement commercial, compte tenu des paiements qu'ils prévoient recevoir de l'autorité contractante pour l'exécution intégrale ou partielle des travaux. Les autorités contractantes sont invitées à examiner les coûts de financement et d'intérêt pour l'État, de même que la méthode de recouvrement, lorsqu'elles négocient des paiements anticipés et à évaluer les coûts en question lorsqu'elles comparent plusieurs options. »

10.7 Sécurité

Lorsqu'un contrat exige de chaque ressource qu'elle détienne une cote de sécurité donnée, les renseignements suivants sur chaque ressource doivent être vérifiés et versés au dossier :

1. cote de sécurité actuelle
2. la date d'échéance de l'attestation de sécurité.

Le dossier contractuel doit contenir des preuves objectives, par exemple un courriel ou une télécopie provenant de la direction générale responsable de la sécurité à TPSGC ou dans le ministère ou l'organisme de l'autorité contractante, fournissant les renseignements ci dessus. Ces preuves doivent être recueillies AVANT l'attribution du contrat.

Remarque : Pour de plus amples informations à ce sujet, voir l'article 2.5 Sécurité des présentes.

11. Avis de regret

L'autorité contractante doit informer les soumissionnaires/fournisseurs non retenus le plus rapidement possible après l'attribution du contrat.

L'avis de regret doit fournir les renseignements suivants :

1. le nom du fournisseur retenu;
2. la valeur totale du contrat
3. le pointage total (note technique et note financière) attribué à la proposition retenue;
4. le pointage total (note technique et note financière) attribué à la proposition non retenue;
5. Motif(s) de non-acceptation de la proposition soumise.

L'avis doit également inclure l'offre de présentation d'un compte rendu à la demande du soumissionnaire non retenu. Les avis de regret ne doivent être envoyés qu'une fois le contrat attribué.

12. Comptes rendus

Des comptes rendus devraient être présentés aux soumissionnaires non retenus sur demande, mais seulement après l'attribution du contrat. Au cours de ce compte rendu, on donnera un aperçu des raisons pour lesquelles la soumission n'a pas été retenue, en faisant référence aux critères d'évaluation. De plus, les soumissionnaires non retenus doivent être informés des mécanismes de recours dont ils disposent si, malgré l'information qui leur est fournie, ils ne sont toujours pas satisfaits de la manière dont s'est déroulé le processus.

Remarque : Il faut toutefois veiller à ne pas divulguer de renseignements confidentiels ayant trait à d'autres soumissions.

Les comptes rendus ne doivent PAS avoir lieu tant que le contrat n'a pas été attribué et accepté par le soumissionnaire retenu. Haut de la page.

13. Modifications au contrat

13.1 Généralités

Les raisons expliquant la modification d'un contrat devraient être consignées au dossier contractuel.

Remarque : Il convient de souligner que l'établissement de nombreuses modifications à un contrat pourrait dénoter une mauvaise planification du besoin, ce qui contreviendrait à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (article 12.9).

13.2 Date

La date à laquelle la modification entre en vigueur doit précéder la date d'échéance du contrat. La date de modification d'un contrat, sur le plan juridique, correspond à la date à laquelle les deux parties (l'autorité contractante et le représentant autorisé de l'entrepreneur) ont signé et daté la modification. Les modifications au contrat n'ayant pas été signées et datées par les deux parties AVANT la date d'échéance du contrat ne sont PAS valables.

13.3 Changement de la valeur du contrat

1. Pour les contrats non concurrentiels d'une valeur initiale inférieure à 25 000 $, le montant total de toutes les modifications ne peut pas dépasser 50 p. 100 de la valeur initiale du contrat ni porter le montant du contrat à plus de 25 000 $.
2. Pour les contrats non concurrentiels d'une valeur initiale supérieure à 25 000 $, le montant total de toutes les modifications ne doit pas dépasser 50 p. 100 de la valeur initiale du contrat ni porter le montant du contrat à plus de 78 500 $.
3. Pour les contrats concurrentiels, le montant total de toutes les modifications ne doit pas dépasser 50 p. 100 de la valeur initiale du contrat ni porter le montant du contrat à plus de 78 500 $.

Par exemple, si le besoin initial a fait l'objet d'un appel d'offres et que le contrat était évalué à 20 000 $, la valeur du contrat peut être modifiée jusqu'à concurrence de 10 000 $ pour une valeur révisée s'élevant à 30 000 $.

La limite de 25 000 $ ne s'applique qu'aux contrats à fournisseur unique.

Dans tous les cas, les raisons expliquant l'augmentation de la valeur du contrat devraient être consignées et versées au dossier contractuel.

Remarque : Il convient de rappeler que la valeur totale de tous les contrats attribués à l'égard d'un besoin, incluant les modifications et les taxes applicables, ne peut dépasser le seuil établi pour les SP en ligne, indiqué à l'article 1.1 Seuil des présentes.

13.4 Remplaçants ou ressource(s) supplémentaire(s)

Si, après l'attribution du contrat, le fournisseur propose des ressources autres que celles qui sont désignées dans le contrat ou supplémentaires à celles-ci, il doit fournir les renseignements suivants, par écrit, qui seront versés au dossier contractuel pour chaque ressource supplémentaire ou remplaçant proposé

• les raisons expliquant pourquoi une autre ressource ou un remplaçant est proposé;
• dans le cas des besoins concurrentiels, des preuves objectives à l'intention de l'autorité contractante démontrant que chaque autre ressource ou remplaçant proposé satisfait aux exigences obligatoires ou cotées énoncées dans le document initial de demande de soumissions;
• des renseignements démontrant que l'autre ressource ou le remplaçant proposé possède des compétences égales ou supérieures à celles de la ressource prévue initialement dans le contrat.

Pour chaque remplaçant ou ressource supplémentaire, l'autorité contractante doit veiller à ce que :

• la ressource possède des compétences égales ou supérieures à celles des ressources prévues initialement dans le contrat;
• la ressource satisfait à toutes les exigences obligatoires et cotées précisées dans la demande de soumissions initiale;
• elle était inscrite parmi les ressources du fournisseur dans les SP en ligne;
• le tarif quotidien proposé pour chaque remplaçant ou ressource supplémentaire doit être :
  • égal ou inférieur au tarif quotidien indiqué pour le remplaçant ou la ressource supplémentaire dans les SP en ligne;
  • égal ou inférieur au tarif quotidien indiqué pour la ressource proposée initialement dans le document de demande de soumissions.

On doit faire preuve de circonspection avant d'accepter un remplaçant, particulièrement lorsque un ou plusieurs soumissionnaires éventuels ont refusé de soumissionner faute de personnel disponible.

Les renseignements décrits ci-dessus devront être versés au dossier contractuel.

Remarque : La candidature d'un remplaçant pourrait ne pas être envisagée dans le cadre de besoins non concurrentiels, dans la mesure où :

1. une recherche effectuée au moyen des SP en ligne pour un besoin concurrentiel a été effectuée en utilisant des critères de recherche qui concordent avec l'EDT, de sorte que le nom d'une seule ressource a été obtenu; ou
2. la stratégie d'approvisionnement était fondée sur le fait que l'autorité contractante a invoqué la quatrième exception à l'obligation de lancer un appel d'offres (c.-à-d. une seule personne ou entreprise est en mesure d'exécuter les travaux prévus au contrat), précisée à la partie 1, article 6(d) du Règlement sur les marchés de l'État.

13.5 Modifications apportées à l'EDT

Les modifications aux contrats nécessitant des changements importants à l'EDT initial doivent être justifiées et ces renseignements, versés au dossier contractuel. Notamment, on doit expliquer pourquoi la demande de soumissions initiale n'a pas été relancée, le cas échéant.

13.6 Changements à la durée du contrat

Les motifs justifiant la prolongation du contrat, peu importe le nombre de jours en cause, doivent être consignés et versés au dossier contractuel. L'autorité contractante doit penser à obtenir une compensation dans le cas où ce dernier est en faute.

La prolongation de la durée du contrat au-delà du seuil des cent jours ouvrables doit être approuvée par un directeur ou une personne d'un échelon supérieur. L'approbation, par écrit, doit être versée au dossier contractuel. Cette exigence ne modifie en rien l'échelon du fondé de pouvoir habilité à signer le contrat en question compte tenu du montant de ce dernier.

Remarque : Les projets représentant plus de cent jours de travail pour une seule ressource risquent d'occasionner une relation employeur employé. Par conséquent, la haute direction doit être informée de ces projets.

Pour de plus amples informations au sujet de la relation d'employeur à employé, visitez le site Web du Conseil du Trésor.

13.7 Changements à la date de début du contrat

L'autorité contractante doit examiner avec soin les conséquences éventuelles de tout report de la date de début d'un projet, particulièrement dans le cas d'un achat en régime de concurrence. Elle doit déterminer si certains soumissionnaires éventuels n'ont pas présenté de proposition faute de personnel disponible à la date initiale spécifiée. Le cas échéant, on doit envisager de soumettre le besoin à une nouvelle demande de soumissions.

Les raisons expliquant le changement de date de début du contrat doivent être consignées au dossier contractuel.

13.8 Modification du nom d'un fournisseur

Lorsqu'un fournisseur signale que le nom de son organisation a changé, il doit confirmer le nouveau nom par écrit et préciser les raisons de ce changement. Si le changement de nom découle de la création d'une nouvelle personne morale, l'autorité contractante doit consulter ses conseillers juridiques pour déterminer la marche à suivre pour effectuer ce changement.

Si le changement ne découle pas de la création d'une nouvelle personne morale, alors une modification au contrat peut suffire. L'autorité contractante doit consulter ses conseillers juridiques pour confirmer la marche à suivre pour effectuer ce changement.

Toutes les démarches suivies pour régler cette situation doivent être consignées et versées au dossier contractuel.

13.9 Transfert de contrat

Si un fournisseur souhaite céder un ou plusieurs contrats à une autre personne morale, il doit effectuer un transfert de contrat. L'autorité contractante doit consulter ses conseillers juridiques pour déterminer la marche à suivre pour effectuer ce transfert.

Toutes les démarches suivies pour régler cette situation doivent être consignées et versées au dossier contractuel.

13.10 Fusion d'entreprises

Une fusion donne généralement lieu à la création d'une nouvelle personne morale. Dans ces cas, un transfert de contrat entre le fournisseur initial et la nouvelle entreprise peut s'avérer nécessaire. L'autorité contractante doit consulter ses conseillers juridiques pour déterminer la marche à suivre pour effectuer ce transfert.

Toutes les démarches suivies pour régler cette situation doivent être consignées et versées au dossier contractuel.

13.11 Changement aux modalités de paiement

Il est INTERDIT de modifier les modalités de paiement.

14. Autre

14.1 Fractionnement des contrats

Le fractionnement des contrats se définit comme étant la subdivision d'un projet ou d'une tâche en plusieurs phases ou contrats pour éviter de dépasser les limites applicables aux SP en ligne. Le fractionnement de contrats constitue une violation du Règlement sur les marchés de l'État.

Voici des exemples de pratiques qui pourraient être considérées comme des cas de fractionnement de contrats :

1. l'attribution de plusieurs contrats au même fournisseur/à la même ressource, simultanément ou à intervalles réguliers, assortis d'un EDT qui correspond ou semble correspondre à différentes phases d'un projet de plus grande envergure;
2. l'attribution de contrats à différents fournisseurs pour les mêmes travaux.

   L'autorité contractante doit s'abstenir de fractionner des contrats, ou des modifications apportées à des contrats, pour se soustraire à l'obligation d'obtenir soit l'approbation exigée par la loi ou en vertu de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT), soit l'approbation des cadres compétents du ministère ou de l'organisme. De plus, elle doit s'abstenir de fractionner des contrats pour contourner les obligations prévues par les accords internationaux sur le commerce ou se soustraire aux politiques d'approvisionnement du gouvernement fédéral;

3. l'attribution de contrats pour la même ressource auprès d'un autre fournisseur pour les mêmes travaux.

14.2 Contrats de suivi

Cette pratique consiste à attribuer un nouveau contrat pour obtenir les services d'une ressource en particulier peu après l'échéance d'un autre contrat, attribué pour la même ressource et assorti d'un EDT identique ou presque identique à celui du contrat initial.

14.3 Contrats portant sur les mêmes travaux

L'autorité contractante devrait envisager d'attribuer un seul contrat s'échelonnant sur plusieurs années lorsqu'il apparaît évident que le même besoin surgit périodiquement pendant un ou plusieurs exercices.

Formation sur l'approvisionnement recommandée aux fonctionnaires

Cours en classe :

• École de la fonction publique du Canada - Cours de base 1  : Introduction aux acquisitions (M718)
• École de la fonction publique du Canada - Élaboration d'un énoncé de travail et des critères d'évaluation (M711)

Cours en direct :

• École de la fonction publique du Canada - Cours de base 1 : Aperçu des acquisitions (C235)