Protocole des opérations

1. Description du système
2. Paramètres du système
3. Protocole d'exploitation à l'intention des fournisseurs
4. Protocole d'exploitation à l'intention des utilisateurs ministériels
5. Protocole d'exploitation à l'intention du Représentant du DSL de TPSGC
6. Protocole d'exploitation à l'intention des Représentants des SP en ligne
7. Maintenance du système

Description du système

L'application Services professionnels en ligne (SP en ligne) est un outil d'approvisionnement électronique qui permet aux fournisseurs de partout au Canada de se qualifier dans une base de données utilisée par les ministères et les organismes fédéraux pour répertorier les fournisseurs pré-qualifier susceptibles de répondre à leurs besoins en matière de services professionnels, conformément aux seuils établis dans l'ALENA.

L'application SP en ligne, qui a été mise au point par la Direction générale des services d'info-technologie (DGSIT) et par la Direction des initiatives d'affaires liées à des services professionnels (DIASP), qui relève du Secteur de la gestion de l'approvisionnement en services et en technologies (SGAST), de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), comporte trois modules principaux :

• le module du fournisseur;
• le module du client; et
• le module de mise à jour (à l'intention des administrateurs de système de la DIASP uniquement).

Le module du fournisseur permet aux fournisseurs de partout au Canada de s'inscrire à l'application SP en ligne et de mettre à jour leurs données. Les fournisseurs ne peuvent y consulter que leurs propres données. Par ailleurs, ils peuvent obtenir de l'information statistique sur les taux entrés dans la base de données pour les aider à prendre des décisions quant aux tarifs qu'ils proposent.

Le module du client comporte un composant de recherche et un composant de rédaction de documents. Le composant de recherche permet aux utilisateurs ministériels de produire une liste de fournisseurs pré-qualifiés. Le composant de rédaction de documents, quant à lui, leur permet de créer une demande de propositions, un contrat ou une modification. Le module du client n'est pas accessible aux fournisseurs.

Le module de mise à jour n'est accessible qu'à l'administrateur de système et aux administrateurs de la base de données de TPSGC. Il leur permet de créer des comptes, d'effectuer des évaluations, d'activer ou de supprimer des comptes et d'ajouter des catégories ou des compétences.

Nota : Un mot de passe est nécessaire pour accéder au module exigé.

Paramètres du système

SP en ligne :

• L'application SP en ligne respecte les seuils établis dans l'ALENA et son usage est réservé aux entreprises canadiennes. Les marchés passés avec des entreprises américaines doivent être traités conformément à la procédure de gestion du matériel propre à chaque ministère.
• Les renseignements contenus dans l'application SP en ligne sont la propriété exclusive des personnes et des entreprises qui les ont fournis. La divulgation de ces renseignements sans leur permission est interdite par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Seuls les employés du gouvernement fédéral ont accès à l'information contenue dans l'application SP en ligne. Dans des cas exceptionnels, après consultation avec le conseiller juridique, ces renseignements peuvent être partagés avec des tiers, pourvu que ces derniers signent un accord de non-divulgation.

Protocole d'exploitation à l'intention des fournisseurs

Selon l'EPC, les fournisseurs sont responsables de l'information relative à leur compte tel qu'identifié ci-dessous:

1. doit suivre le processus d'inscription décrite précédemment;
2. convient que le contenu de l'EPC et le protocole d'exploitation sont non négociables;
3. convient qu'avant de pouvoir lui procurer un nom d'utilisateur et un mot de passe temporaire, TPSGC doit évaluer son dossier, puis accepter sa demande;
4. convient qu'il lui incombe de choisir un représentant autorisé (RAF), à qui TPSGC attribuera un nom d'utilisateur et un mot de passe temporaire;
5. convient qu'il lui incombe d'entrer et de tenir à jour ses renseignements dans l'application;
6. ne doit introduire dans l'application que des informations sur les experts-conseils dont il a obtenu le consentement par écrit (nom, taux et compétences particulières);
7. accepte de proposer des taux plafonds journaliers tout inclus (tout inclus comprend les coûts de déplacement) et peuvent être sujet à la négociation de haut en bas par les utilisateurs ministériel;
8. convient que, à la date d'adjudication du marché, les taux ne doivent pas être supérieurs aux taux affichés dans l'application SP en ligne à cette date;
9. convient qu'il incombe à lui seul de consulter les « Bulletins d'information » pour se tenir au fait des changements apportés aux politiques ou à l'application;
10. peut consulter un guide d'utilisateur (guide étape par étape pour fournisseurs) accessible à partir de la page Information pour les fournisseurs du site Web de l'application SP en ligne;
11. convient qu'il incombe à lui seul de changer son mot de passe temporaire, et ce, dès qu'il l'obtient de TPSGC;
12. convient qu'il incombe à lui seul de protéger le nom d'utilisateur et le mot de passe, et de restreindre l'accès à l'application SP en ligne à son représentant autorisé (RAF);
13. convient que les experts-conseils peuvent s'inscrire comme fournisseurs individuels ou avec d'autres fournisseurs dans l'application SP en ligne;
14. accepte d'envoyer un avis écrit au représentant des SP en ligne de TPSGC pour l'informer de tout changement relatif au représentant autorisé du fournisseur (RAF). Un nouveau nom d'utilisateur et un mot de passe temporaire seront créés pour le nouveau RAF, et le compte du RAF précédent sera désactivé. Ici encore, le nouveau RAF doit changer son mot de passe temporaire;
15. convient qu'un seul compte de représentant autorisé (RAF) sera créé ou activé pour chaque fournisseur;
16. accepte d'envoyer un avis écrit au représentant des SP en ligne de TPSGC pour l'informer de tout changement relatif au nom de l'entreprise (y compris l'adresse et les numéros pour vous contactez); de plus, le fournisseur convient de faire parvenir cet avis à tous les ministères fédéraux avec lesquels il a passé des marchés.
17. Accepte qu'ils ne seront pas donnés l'accès au module du client et au module de mise à jour.

Protocole d'exploitation à l'intention des utilisateurs ministériels

Dans l'accord à la méthode d'approvisionnement de SP en ligne, ci-dessous se trouve une liste des responsabilités pour l'utilisateur ministériel:

1. doit obtenir les approbations requises de son ministère pour pouvoir utiliser l'application;
2. convient que l'inscription à l'application SP en ligne est terminée lorsque le formulaire d'inscription a été rempli, examiné et accepté par le représentant des SP en ligne de TPSGC, approbation du directeur a été obtenu et que la formation a été fournie par le représentant régional des SP en ligne de TPSGC;
3. passera des marchés en vertu des pouvoirs conférés aux ministres concernés;
4. approuvera et signera des contrats conformément à son niveau de pouvoir délégué. Si un contrat dépasse son niveau de pouvoir, il s'adressera à une personne ayant le niveau de pouvoir requis;
5. peut utiliser les modèles (disponible sur le site web) ou des systèmes maison pour créer des documents contractuels;
6. convient que les besoins traités à l'aide de l'application SP en ligne sont régis par le Règlement sur les marchés de l'État, les lignes directrices du Conseil du Trésor et les directives ministérielles internes en matière d'approvisionnement;
7. convient que malgré les conditions dans le paragraphe f. ci-dessus, les conditions traitées par les SP en lignes sont sujettes aux conditions définies dans le document des Lignes directrices sur les achats;
8. convient que l'utilisation de l'application SP en ligne fera l'objet d'évaluation par le spécialiste en approvisionnement des SP en ligne, conformément au cadre d'évaluation, et qu'une utilisation inappropriée peut entraîner la désactivation du compte de l'utilisateur concerné;
9. convient de répondre aux demandes de renseignements concernant son ministère reçues par l'entremise du bureau chargé d'appliquer la Loi sur l'accès à l'information;
10. Convient que le manque de respecter les limites décrites dans le protocole d'opération ou le manque de se conformer au cadre d'évaluation aura comme conséquence la suspension ou la suppression du compte des SP en ligne.
11. convient qu'il est seul responsable de l'administration et du règlement des différends suscités par un contrat établi au moyen de l'application SP en ligne;
12. convient qu'il incombe à lui seul de consulter les « Bulletins d'information » publiés sur le site Web de l'application SP en ligne pour se tenir au fait des changements apportés aux politiques ou à l'application;
13. peut consulter le guide d'utilisateur (Guide étape par étape pour l'utilisateur ministériel) accessible à partir de la page Information pour les ministères fédéraux;
14. convient qu'il incombe à lui seul de changer son mot de passe, et ce, dès qu'il l'obtient du représentant des SP en ligne de TPSGC.
15. convient qu'il incombe à lui seul de protéger son nom d'utilisateur et son mot de passe, et de restreindre l'accès à l'application SP en ligne aux personnes autorisées;
16. convient que, en tant qu'utilisateur ministériel de l'application SP en ligne, il ne donnera pas accès à l'application SP en ligne à des personnes qui ne sont pas des employés fédéraux, mais qui travaillent dans des bureaux du gouvernement;
17. convient qu'il ne pourra pas accéder au module du fournisseur ni au module de mise à jour de l'application SP en ligne.

Protocole d'exploitation à l'intention du Représentant du DSL de TPSGC

Le représentant de la DSD de TPSGC - SP en ligne :

1. est chargé de tenir à jour le cadre d'évaluation;
2. est chargé de modifier les procédures d'évaluation, au besoin;
3. procède d'abord à l'évaluation des comptes fournisseurs sur réception de plaintes de la part des ministères;
4. documente ses évaluations au moyen d'enregistrements à jour, sur papier et dans une base de données;
5. signale au chef d'équipe, en cas de nécessité absolue, toute utilisation inappropriée flagrante ou grave de l'application SP en ligne par un utilisateur ministériel ou par un fournisseur.

Protocole d'exploitation à l'intention des Représentant des SP en ligne

Le représentant des SP en ligne - SP en ligne:

1. aide les fournisseurs à se pré-qualifier;
2. pré-qualifier les fournisseurs et crée leur compte;
3. crée les comptes des utilisateurs ministériels;
4. assure la formation des utilisateurs ministériels RCN;
5. offre des services de soutien aux utilisateurs ministériels et aux fournisseurs;
6. gère les politiques et les procédures dans l'application SP en ligne, y compris les renseignements publiés sur le site Web de l'application;
7. est responsable de la gestion de l'outil d'approvisionnement SP en ligne ainsi que de la prestation de conseils et de directives en matière d'approvisionnement;
8. se réserve le droit de désactiver le compte d'un utilisateur qui se serait servi de l'application de manière inappropriée;
9. engagera l'archivage des données une fois par année.

Note : La DASIT demeure propriétaire de l'application SP en ligne au nom de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Maintenance du système

Tel que convenu, TPSGC effectue tous les dimanches matin, de 8 h à 8 h 30, la maintenance des serveurs et des systèmes. Par conséquent, les fournisseurs et les utilisateurs ministériels pourraient avoir de la difficulté à accéder à l'application SP en ligne pendant cette période.

Sauf en cas d'urgence, un avis sera publié à la rubrique « Bulletins d'information » pour informer les utilisateurs des périodes de maintenance planifiées qui pourraient se prolonger au-delà de la période précitée.