Cadre d'évaluation

Introduction

En 2006, le Bureau de la vérificatrice générale (BVG) a vérifié les mécanismes mis en place par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour assurer le contrôle des divers outils d'approvisionnement qu'il met à la disposition des ministères et des organismes fédéraux. À la suite des résultats de cette vérification, le BVG a indiqué que TPSGC doit veiller à ce que les utilisateurs de l'outil SP en ligne :

• Respectent la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor;
• Ne se servent pas de cet outil pour contourner les obligations du Canada en vertu des divers accords commerciaux.

Pour être en mesure de se conformer aux exigences du BVG, un processus d'évaluation de l'outil d'approvisionnement SP en ligne a été élaboré.

En 2011, le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement a procédé à un examen de SP en ligne, y compris l'évaluation du processus utilisé pour assurer la conformité aux politiques en matière de passation de marchés. Le rapport, publié en décembre 2011, a réaffirmé le besoin et les avantages d'un processus d'évaluation. Le rapport peut être consulté.

Objectif

Travaux publics et des Services gouvernementaux du Canada (TPSGC) s'engage à améliorer l'intégrité, la transparence et l'efficacité du processus de passation des marchés du gouvernement, en offrant son aide aux ministères du gouvernement fédéral. Afin d'atteindre cet objectif, on a élaboré le Cadre d'évaluation des Services professionnels (SP) auxquels doivent se conformer les utilisateurs ministériels dans le cadre des modalités que les utilisateurs des SP en ligne doivent respecter. Pour honorer cet engagement, TPSGC se réserve le droit d'effectuer des examens périodiques au hasard de l'usage de l'outil des SP en ligne par les utilisateurs ministériels.

Exigences en matière d'évaluation

Les évaluations seront fondées sur les exigences définies dans le Protocole des opérations à l'intention des utilisateurs ministériels, avec toutes leurs modifications successives. Les utilisateurs ministériels seront avisés qu'une évaluation doit être faite, et ils devront procéder à ce qui suit :

• fournir les renseignements nécessaires sur les activités contractuelles pour que TPSGC puisse déterminer les contrats qui seront évalués; 
• fournir une copie des renseignements requis pour procéder à l'évaluation.

Une fois l'évaluation terminée, une copie du rapport portant sur chaque contrat évalué ainsi qu'un sommaire des constatations seront fournis à l'utilisateur ministériel et à son gestionnaire. Une période sera accordée au gestionnaire d'utilisateurs ministériels pour contester les constatations formulées dans le rapport d'évaluation. Veuillez vous reporter à la section intitulée « appels » pour obtenir des précisions. Un sommaire des constatations de l'évaluation sera également fourni aux cadres supérieurs du ministère ou de l'organisme ayant fait l'objet de l'évaluation, afin de favoriser les discussions avec TPSGC.

En outre, un sommaire des constations de l'évaluation de tous les ministères et organismes sera remis au Comité directeur des services professionnels. Ces sommaires pourraient servir à améliorer l'outil d'achat automatisé ainsi que la formation qui est offerte relativement à son utilisation.

Non-respect du Cadre d'évaluation

Tout non-respect des exigences en matière d'évaluation, dans les délais prescrits par le représentant de la Division des services en ligne (DSL) de TPSGC, entraînera la suspension du compte individuel de l'utilisateur ministériel des SP en ligne. Si l'utilisateur continue de ne pas respecter les exigences en matière d'évaluation précisées ci-dessus, dans les délais prescrits par le représentant de la DSL de TPSGC, le compte individuel de l'utilisateur ministériel des SP en ligne sera supprimé.

Suspension - Par suspension, on entend la désactivation temporaire du compte d'un utilisateur ministériel des SP en ligne, qui sera incapable d'effectuer des recherches à l'aide de l'application SP en ligne.

Suppression - Par suppression, on entend la désactivation permanente du compte d'un utilisateur ministériel des SP en ligne, y compris la suppression des renseignements sur le compte de l'utilisateur ministériel des SP en ligne dans la base de données des SP à la date de la suppression.

Réactivation du compte supprimé

Il faut présenter par écrit les demandes de réactivation de comptes supprimés. TPSGC examinera les raisons justifiant la suppression du compte, et confirmera, par écrit, les exigences et les conditions relatives à la réactivation. Lorsque TPSGC juge que toutes les mesures correctives nécessaires ont été mises en œuvre, que toutes les exigences relativement à la participation au système SP en ligne sont satisfaites et que toutes les conditions de réactivation ont été respectées, le compte supprimé sera réactivé.

Processus d'appel

Le gestionnaire de l'utilisateur ministériel peut en appeler des constatations de l'évaluation. Il doit déposer un appel par écrit, et y inclure les motifs justifiant cet appel, ainsi que toute preuve objective appuyant cet appel. Pour être jugé recevable, l'appel doit être fait dans les 60 jours suivant la date de la suspension ou de la suppression du compte.

L'appelant présentera, par écrit, ses arguments et ses preuves au chef d'équipe de la DSL. Le gestionnaire examinera les renseignements reçus et, s'il y a lieu, fera une enquête relativement à la plainte. Le gestionnaire peut effectuer l'enquête ou en charger le chef d'équipe, l'équipe d'évaluation, la DSL ou un autre agent de la DSL qui n'est pas responsable de l'évaluation initiale. Le gestionnaire informera l'appelant, par écrit, de la décision dans les 30 jours suivant la réception de la plainte.

Définitions

Non-conformité majeure – Liée aux politiques

Un cas de non-conformité est observé lorsque les mesures qui ont été prises ou qui n'ont pas été prises par les utilisateurs des ministères fédéraux ont entrainé le non-respect de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT). Par exemple, un utilisateur des ministères fédéraux utilise les services professionnels (SP) en ligne pour passer un contrat à fournisseur unique d'une valeur supérieure à 25 000 $ (mais inférieure au seuil de l’ALENA) et ne documente pas laquelle des trois exceptions (comme décrit dans la Politique sur les marchés du CT) à l'utilisation d’un processus d'approvisionnement concurrentiel a été invoquée et pourquoi.

Non-conformité majeure – Liée aux procédures

Une violation des règles régissant l’utilisation des SP en ligne, qui pourrait avoir une incidence sur l’intégrité du processus d’approvisionnement. Par exemple, un utilisateur des ministères fédéraux ne verse pas une copie de la proposition soumise par un fournisseur au dossier contractuel.

Non-conformité mineure

Un cas de non-conformité ne répondant pas aux critères de non-conformité majeure. Par exemple, un utilisateur des ministères fédéraux publie une modification du contrat et ne documente pas la justification de cette modification dans le dossier contractuel.

Observation

Des observations peuvent être soulevées lorsque :

Les ressources disponibles sont insuffisantes pour mener les recherches nécessaires afin de déterminer la conformité; ou

Une non-conformité majeure (liée aux politiques ou aux procédures) a été soulevée en raison de renseignements manquants qui empêchent l'évaluateur de déterminer la conformité d'un élément d'évaluation connexe. Par exemple, un utilisateur des ministères fédéraux ne verse pas une copie de la recherche dans les SP en ligne au dossier contractuel. La conclusion serait qu'il s'agit d'un cas de non-conformité majeur (liée aux politiques). Puisque la recherche dans les SP en ligne n'a pas été versée au dossier, l'évaluateur ne peut pas déterminer si le tarif journalier pour la personne proposée par le soumissionnaire retenu est égal ou inférieur au tarif quotidien affiché dans le système des SP en ligne à la date à laquelle le document d'invitation à soumissionner a été publié.