Volume 24
Numéro 1
2003

[Table des matières]

Collecte et conservation des données démographiques, médicales et professionnelles dans des entreprises du Nord-Est de l'Ontario

Nancy Lightfoot, Jennifer Dumont, Michael Conlon, Rachelle Arbour-Gagnon, Tim Rico, Sharon Duhamel
et Randy Bissett

Résumé

Cette étude visait à déterminer si les entreprises du Nord-Est de l'Ontario collectaient et conservaient des données démographiques, médicales et professionnelles sur leurs employés, ainsi que des données sur les expositions professionnelles. C'est dans ce but que des questionnaires ont été envoyés par la poste à 434 entreprises du Nord-Est de l'Ontario comptant 50 employés ou plus et qu'un suivi téléphonique a été entrepris. Le taux de réponse s'est établi à 42,6 % (185/434). Plus de 97 % des entreprises ont déclaré collecter systématiquement les noms et prénoms de leurs employés, 13,5 % ont consigné les noms de jeune fille de leurs employées (contre 70,8 % qui ne les ont jamais notés), 85,4 % ont relevé les dates de naissance, 55,7 % ont recueilli des données sur le plus proche parent, 97,8 % ont obtenu l'adresse actuelle, 21,6 % ont conservé des renseignements sur les antécédents médicaux et 31,9 % ont enregistré les numéros d'assurance sociale. En outre, 79,5 % des entreprises ont recueilli systématiquement des informations sur les titres de poste. Les dates de début et de fin de chaque emploi ont été systématiquement collectées par 68,1 % des entreprises, alors que 70,3 % d'entre elles ont déclaré toujours prendre note de la zone d'affectation. Globalement, 64,9 % des entreprises ont recueilli des informations sur l'employeur précédent. Pour 72,1 % des entreprises, la législation influe sur la quantité d'informations collectées dans les dossiers des employés actuels. Treize pour cent des entreprises ont systématiquement recueilli des données sur les antécédents de tabagisme, dans les dossiers de médecine du travail, et 25,9 % ont mis en place un mécanisme de surveillance des expositions. Ce type d'informations peut être utile à la planification d'études dans le domaine de l'épidémiologie professionnelle.

Mots-clés : épidémiologie, santé au travail, surveillance

Introduction

Si l'on en croit l'acte constitutif de l'Association canadienne de recherche en santé au travail publié en février 2001, les Canadiens consacrent la majeure partie de leur vie adulte au travail. Par conséquent, les incapacités et les affections en rapport avec les activités professionnelles peuvent avoir un impact important, tant sur les individus que sur l'ensemble de la société canadienne¹. Cet acte constitutif précise également que Santé Canada évalue à plus de 44 milliards de dollars² les dépenses annuelles engagées pour compenser la perte de productivité attribuée aux invalidités de courte et de longue durées, ainsi qu'à la mortalité prématurée, et précise que près de la moitié de ces sommes est directement liée aux maladies et blessures en rapport avec le travail¹.

Il importe que les entreprises canadiennes connaissent les lois en matière de santé et de sécurité auxquelles elles sont assujetties, les questions liées à la collecte et à la conservation de données sur leurs employés, ainsi que sur la santé, la sécurité et les expositions professionnelles propres à leurs activités particulières. Ces informations peuvent être utiles aux initiatives de prévention et/ou de réduction des maladies et blessures, et aux procédures d'indemnisation. Elles peuvent aussi aider législateurs et décideurs à fixer des normes d'exposition au travail et des lignes directrices. Bien que l'évaluation rétrospective régulière des statistiques sur la santé et la sécurité à laquelle se livrent certaines entreprises, pour des besoins de conformité, tende à être privilégiée, la prévention des maladies et accidents du travail, ou à tout le moins la réduction et la minimisation de leur survenue au travail, devrait revêtir une importance capitale. Ce déplacement d'axe peut être bénéfique à l'échelle personnelle et familiale ainsi que pour la main-d'ouvre disponible, et pourrait avoir pour effet de réduire les prestations et les indemnités.

Les équipes d'épidémiologistes du travail peuvent être invitées à entreprendre différentes études appliquées, comme des études de surveillance ou à caractère étiologique. Même si les équipes peuvent recueillir des données originales, bien souvent leur capacité dépend étroitement de la qualité des données recueillies par l'entreprise, surtout si l'étude doit tenir compte de données historiques couvrant une période assez longue. Cette étude est étroitement calquée sur les enquêtes menées par Betts et Rushton au Royaume-Uni, puis dans la Communauté économique européenne^3-5. Les objectifs de cette étude volontaire et transversale étaient : 1) de déterminer le type d'informations sur les facteurs démographiques, les antécédents médicaux, les antécédents professionnels et la santé au travail recueillies par des entreprises du Nord-Est de l'Ontario comptant 50 employés et plus, 2) de déterminer pendant combien de temps ces entreprises conservaient ces informations et 3) de formuler des recommandations et des lignes directrices sur la collecte et à la conservation de ces données dans le Nord-Est de l'Ontario.

Méthodes

Cette étude concernait le Nord-Est de l'Ontario et plus particulièrement neuf divisions de recensement : Algoma, Cochrane, Témiskamingue, Nipissing, Parry Sound, Muskoka, Manitoulin, le district de Sudbury et la région de Sudbury. L'équipe a choisi de s'intéresser aux entreprises de 50 employés et plus pour éviter toute interaction avec de très petites entreprises, à la fois peu susceptibles et incapables de recueillir d'autres données que des données démographiques de base.

Le questionnaire s'est inspiré d'un questionnaire dont les droits d'auteur sont protégés, mis au point par Rushton et Betts dans le cadre d'une enquête sur les entreprises de la Communauté économique européenne; celle-ci s'inspirait pour sa part d'une enquête comparable menée au Royaume-Uni^3-5. Rushton a fourni des copies des sections utilisées dans l'enquête européenne. De légères modifications terminologiques y ont été apportées. Le questionnaire se divisait en trois grandes sections : dossiers du personnel, dossiers sur l'hygiène du travail ou les expositions et dossiers relatifs à la médecine du travail ou dossiers médicaux. Il fallait entre 20 et 30 minutes pour y répondre.

Le questionnaire abrégé, disponible en anglais et en français, se présentait sous la forme d'un livret et a été expédié aux présidents-directeurs généraux ou directeurs des 434 entreprises du Nord-Est de l'Ontario comptant 50 employés ou plus. Les noms et adresses des entreprises ont été achetés du Canadian Business Directory (annuaire des entreprises canadiennes)⁶.

Dans le cadre de cette étude, les chercheurs ont fait porter leur choix sur les entreprises de 50 employés et plus pour pouvoir étudier des entreprises de taille raisonnable dotées de comités mixtes sur la santé et la sécurité. En Ontario en effet, les comités mixtes sur la santé et la sécurité sont obligatoires :

• dans les entreprises qui emploient régulièrement 20 employés ou plus;
• sur les chantiers de construction qui emploient 20 employés ou plus et qui doivent durer trois mois ou plus; ou
• dans toute entreprise, autre qu'un chantier de construction, assujettie à un règlement relatif à une substance désignée, même si elle emploie moins de 20 employés;
• dans toute entreprise pour laquelle un ordre a été donné en vertu de l'article 33 de la Loi sur la santé et la sécurité au travail, Partie IV, Substances toxiques, même si celle-ci emploie régulièrement moins de 20 employés;
• dans toute entreprise ou chantier de construction à qui le ministre du Travail a donné l'ordre de créer un comité^7,8.

Il arrive parfois qu'un mécanisme autre que la formation d'un comité soit autorisé, sous réserve qu'il offre des avantages comparables en termes de santé et de sécurité^7,8. Dans certaines circonstances, le ministère du Travail peut également permettre la création d'un comité unique pour plusieurs entreprises^7,8.

Le questionnaire était accompagné d'instructions destinées à la personne la mieux placée pour y répondre. Les entreprises étaient libres de choisir la personne la mieux placée pour remplir les trois sections du questionnaire et devaient préciser le titre du poste de la personne chargée de remplir chaque section. Des enveloppes-réponses préaffranchies ont été fournies.

Pour que les personnes chargées des entrevues puissent préparer et venir à bout du nombre de questionnaires à expédier, 50 questionnaires environ ont été envoyés chaque semaine entre le 23 novembre 1999 et le 1^er février 2000. Le suivi téléphonique a été entrepris à toutes les deux semaines environ, pour se terminer au début de septembre 2000. Des numéros d'identification ont été consignés sur les questionnaires pour les besoins du suivi, mais les participants à l'étude avaient la garantie que leurs réponses resteraient strictement confidentielles, qu'elles allaient être examinées exclusivement par le personnel de l'étude, que les documents correspondants allaient ensuite être détruits et que les résultats de l'étude ne seraient rapportés que de manière globale.

Les questionnaires retournés ont été codés et les données, saisies dans un ordinateur, puis vérifiées. Après l'évaluation de la qualité des données, on a procédé au calcul des fréquences simples, des pourcentages, des tableaux croisés et aux tests t, avec le logiciel SPSS pour Windows version 9.0⁹.

Résultats

Les taux de réponse figurent au tableau 1. Le taux de réponse s'est établi à 42,6 %. Le taux de refus de participation à l'étude (proportion d'entreprises qui ont décliné toute participation à l'étude) s'est établi à 34,1 %. Si les refus, les questionnaires non retournés, les questionnaires perdus dans le courrier et les questionnaires retournés vierges sont considérés comme des refus de participer, le taux de refus est alors de 57,1 %. Le nombre médian d'employés déclarés par les entreprises qui ont répondu s'est établi à 120, dans une fourchette de 50 à 11 000.

Les secteurs industriels représentés dans l'étude figurent au tableau 2. La majorité (54,1 %) des entreprises considère qu'elles font partie de la catégorie «autre» ou divers. Les autres secteurs industriels représentés sont variés et tous les secteurs énumérés dans le questionnaire étaient représentés. Après la catégorie «autre», le secteur du transport et des communications représente le plus fort pourcentage d'entreprises (8,6 %), suivi par la distribution, l'hôtellerie, la restauration et les entreprises de réparation (8,1 %). Les autres industries de fabrication concernent 7,6 % des entreprises.

A. Informations sur le personnel ou sur les ressources humaines

La première section du questionnaire était consacrée aux informations sur le personnel ou les ressources humaines qui étaient recueillies par les entreprises et sur les services dans lesquels les dossiers correspondants étaient conservés. L'analyse des réponses multiples révèle que 75,1 % des entreprises conservent systématiquement les dossiers des employés dans les locaux du service du personnel ou des ressources humaines, 34,6 % dans les services qui s'occupent des salaires, de la rémunération ou des finances et 17,8 % dans divers autres services.

Les dossiers du personnel sont conservés sur support papier et électronique dans 65,2 % des cas, sur support papier seulement dans 36,4 % des cas, sur support électronique seulement dans 1,6 % des cas et sur d'autres types de support par 1,6 % des entreprises. Les répondants étaient invités à cocher toutes les réponses qui s'appliquaient à leur situation.

Les données démographiques systématiquement recueillies au moment de l'embauche des employés figurent au tableau 3. Dans le cas des données systématiquement recueillies, les pourcentages les plus élevés concernent les nom et prénom, adresse et code postal, suivis de la date de naissance et du sexe. Les catégories dans lesquelles les données démographiques ne sont jamais recueillies concernent l'origine ethnique et la nationalité, suivies du lieu de naissance et du nom de jeune fille.

Les données démographiques du tableau 3 sont mises à jour occasionnellement par 36,4 % des entreprises, chaque année par 19,6 % d'entre elles, jamais par 4,3 % et mensuellement par 1,6 %. Les réponses pouvaient englober plus d'une catégorie. La majorité des entreprises (42,4 %) mettent à jour ces informations sur la base d'autres critères (p.ex., si un changement l'exige, si ces changements sont portés à la connaissance de l'entreprise par les membres du personnel).

La répartition des données professionnelles recueillies de manière systématique pour les employés actuels figure également au tableau 3. Les données professionnelles suivantes sont toujours recueillies par plus de 75 % des entreprises qui ont répondu au sondage (par ordre décroissant) : salaire ou échelon salarial (classement), numéro d'identité du membre du personnel et titres de poste. La plupart des entreprises (70,3 %) consignent toujours la section, l'aire de travail, le service ou le groupe de travail; 68,1 % prennent systématiquement note des dates de début et de fin de chaque emploi, et 62,7 % recueillent toujours des informations sur le lieu de travail (installations ou usine). Des informations sur les employeurs précédents sont recueillies par 64,9 % des entreprises.

L'analyse des réponses multiples concernant les différents facteurs pouvant agir sur la quantité d'informations recueillies dans les dossiers du personnel révèle que les frais d'entreposage constituent un argument pour 75,4 % des répondants, l'administration de la paie pour 73,2 %, la législation pour 72,1 %, les exigences fiscales pour 65,0 % et différentes autres raisons (p.ex., conventions collectives, administration des avantages sociaux et préoccupations en matière de respect de la vie privée) pour 6,0 %; l'espace et les frais administratifs entrent en ligne de compte pour respectivement 4,9 % et 4,4 % des entreprises. Les politiques de l'entreprise ne constituent un argument que pour 2,7 % des répondants.

B. Conservation et stockage des données biographiques et des antécédents professionnels des anciens employés

Après le départ d'un employé donné, les dossiers dans lesquels sont versés ses données démographiques et ses antécédents professionnels sont conservés en moyenne 10,3 ans (écart type [ET] 8,94 ans), et la durée médiane de conservation des dossiers est de 7,0 ans, avec un minimum de 0 et un maximum de 50 ans (142 entreprises ont fourni une réponse numérique, 39 ont indiqué qu'elles conservaient ces renseignements indéfiniment et 4 n'ont pas répondu). Toutefois, il est regrettable que le nombre d'années d'existence des entreprises en question n'ait pas été établi.

Les dossiers des anciens employés sont conservés sur support papier par 65,7 % des entreprises qui ont répondu, sur support papier et électronique par 33,7 %, sur microfiche par 2,2 %, sur support électronique par 1,1 % et sur d'autres supports par 1,1 % d'entre elles. Les réponses pouvaient inclure plusieurs catégories.

La majorité des répondants (63,5 %) conservent systématiquement les dossiers des anciens employés dans les locaux des ressources humaines; 27,4 % les gardent dans différents autres services (p. ex., médecine du travail, administration, archives), 26,5 % de ces 50 entreprises les conservent via le service des finances et 2,2 %, via le service des retraites. Il était possible de cocher plusieurs réponses à cette question.

Le tableau 4 présente les informations versées au dossier des anciens employés. Il est intéressant de constater que 75 % des entreprises ou plus signalent toujours conserver en dossier les données suivantes (par ordre d'importance) : prénom, nom, code postal, dernière adresse connue, date de naissance et salaire ou échelon salarial (classement). Par contre, 50 % des entreprises interrogées ou plus précisent que les informations suivantes ne sont jamais conservées (par ordre d'importance) : origine ethnique, nationalité, lieu de naissance, nom de jeune fille et numéro d'assurance-maladie.

Parmi les facteurs qui agissent sur la durée de conservation des dossiers des employés, après leur départ, ce sont les politiques de l'entreprise qui recueillent le plus fort pourcentage (65,2 %), suivies des exigences fiscales (47,3 %), des lois sur la santé et la sécurité (36,5 %), des exigences relatives au régime de retraite (21,0 %), de l'espace (16,6 %), des exigences en matière d'assurance (15,5 %), des «autres» considérations (p. ex., 15,5 % pour d'autres législations), des frais d'entreposage (6,6 %) et des frais administratifs (1,1 %). Les répondants pouvaient fournir plusieurs réponses à cette question.

Enfin, parmi les différents facteurs qui agissent sur la quantité d'informations conservées au sujet des anciens employés, dans les catégories déjà décrites, les politiques de l'entreprise recueillent le plus fort pourcentage (70,7 %), suivies des exigences fiscales (42,5 %), des lois sur la santé et la sécurité (33,1 %), des exigences en matière de régime de retraite (21,5 %), des exigences en matière d'assurance (16,6 %), de l'espace (14,4 %), et des «autres» considérations (p.ex., 13,8 % pour la Loi sur les normes d'emploi), des frais d'entreposage (5,0 %) et des frais administratifs (2,8 %). Cette fois encore, les répondants étaient invités à cocher toutes les réponses applicables.

Le tableau 5 compare la collecte de données démographiques et professionnelles pour les employés actuels et les anciens employés. À l'exception de la date de naissance, les informations sur le proche parent, le salaire ou l'échelon salarial (classement), l'adresse, les titres des postes occupés et leur adresse, le lieu de travail, la zone de travail, le sexe et le nombre d'enfants des employés actuels sont recueillies de manière sensiblement plus fréquente (5 % ou plus) que pour les anciens employés.

C. Surveillance en milieu de travail

Globalement, 33,5 % (62) des entreprises ont indiqué offrir des services de médecine du travail sur place à leurs employés alors que 25,9 % (48) seulement exercent une surveillance des expositions et de l'hygiène du travail.

D. Dossiers sur l'hygiène du travail ou l'exposition

Les entreprises qui mesurent les expositions dans le cadre d'un programme d'hygiène du travail sont au nombre de 48 (25,9 %); 72,9 % de ces mesures concernent le bruit, 62,5 % les substances chimiques, 12,5 % les agents biologiques, 12,5 % les rayonnements ionisants, 6,3 % les particules et 4,2 % d'«autres» expositions (p.ex., qualité de l'air, poussières). Les réponses pouvaient être multiples.

L'analyse des réponses multiples révèle que les mesures effectuées dans le cadre des programmes d'hygiène du travail sont essentiellement motivées par ce qui suit : 1) pour se conformer aux exigences juridiques (81,3 %), 2) dans le cadre d'un plan de surveillance de l'entreprise (75,0 %) et 3) lorsque des problèmes surviennent (56,3 %).

Les principales mesures effectuées au titre de l'hygiène du travail concernent les travailleurs individuels (75,0 %), certains endroits (77,1 %), certains types d'emploi (70,8 %) et des tâches particulières (58,3 %). Il était possible de fournir plusieurs réponses à cette question.

La répartition des données concernant les expositions ou l'hygiène du travail recueillies par les entreprises figure au tableau 6. Sur les 48 entreprises concernées, 75 % ou plus révèlent que les données suivantes sont toujours recueillies : localisation des installations ou de l'usine, date de l'échantillon, agents mesurés et équipement personnel de sécurité; 45,8 % ne prennent jamais de mesures sur les conditions qui prévalent dans l'usine et sur les éléments qu'elle produit.

Les dossiers d'hygiène du travail et les informations sur l'historique de l'usine sont conservés en moyenne 16,6 ans (ET 13,3), avec une médiane de 10,0 ans et une fourchette de 2 à 40 ans (n = 48). Quatorze entreprises ont indiqué conserver indéfiniment les informations sur l'historique de l'usine et l'hygiène du travail. Nous n'avons malheureusement pas déterminé le nombre d'années d'existence des entreprises en question. L'analyse des réponses multiples révèle que les principaux facteurs influant sur la durée de conservation de ces données sont la législation en matière de santé et de sécurité (81,3 %) et les politiques de l'entreprise (68,8 %). De même, parmi les facteurs qui agissent sur la quantité d'informations sur l'hygiène qui sont conservées, la législation sur la santé et la sécurité de même que les politiques de l'entreprise se classent en tête dans respectivement 83,3 % et 68,8 % des cas.

E. Dossiers de médecine du travail ou dossiers médicaux

Des services de médecine du travail ou médicaux sur place existent dans 33,0 % (62/185) des entreprises. Le tableau 7 fournit la liste des informations médicales que recueillent ces entreprises. Les renseignements suivants sont toujours recueillis par 50 % ou plus des entreprises : antécédents médicaux (62,9 %), antécédents professionnels (58,1 %), tension artérielle (54,8 %), poids, vue et ouïe (tous à 53,2 %), taille et passe-temps (51,6 %). En outre, 72,6 % des entreprises ne recueillent jamais de données sur les antécédents en matière de reproduction et 61,3 % ne recueillent jamais d'informations sur la surveillance biologique.

Les facteurs qui agissent sur la quantité de données versées aux dossiers de médecine du travail ou médicaux des anciens employés sont les suivants : législation sur la santé et la sécurité (80,3 %), politiques de l'entreprise (67,2 %), exigences en matière d'assurance (18,0 %) et espace (8,2 %). Après qu'un employé a quitté son lieu de travail, les principaux facteurs qui agissent sur la durée de conservation de ses dossiers dans les archives de l'entreprise sont les suivants : législation sur la santé et la sécurité (75,0 %) et politiques de l'entreprise (63,3 %). Plusieurs catégories pouvaient être signalées dans les réponses concernant la quantité d'informations recueillies et la durée de leur conservation.

F. Quelques résultats en fonction des effectifs de l'entreprise

Pour savoir si certains résultats concernant les employés actuels variaient selon les effectifs des entreprises concernées, nous avons examiné certaines données démographiques et renseignements personnels pour les entreprises de 50 à 99 employés (petite entreprise), de 100 à 199 employés (entreprise moyenne) et de 200 employés et plus (grande entreprise). Ces divisions procèdent de la volonté de dégager des fréquences relativement stables selon les catégories et de se faire une idée plus précise sur les petites, moyennes et grandes entreprises du Nord-Est de l'Ontario.

Les résultats de ces analyses sont présentés au tableau 8; celui-ci révèle que parmi les informations toujours recueillies, le nom, le prénom et l'adresse actuelle y figurent presque toujours. Toutefois, dans chaque groupe d'entreprise, des améliorations sensibles pourraient être effectuées au titre de la collecte des données sur les noms de jeune fille et l'origine ethnique. La collecte de données sur le numéro d'assurance-maladie, le plus proche parent, l'état civil, les anciens lieux de travail, les sections/aires/services dans lesquels les employés ont travaillé, et les dates de début et de fin d'emploi. Certaines améliorations pourraient être apportées aux opérations de collecte de données sur les numéros d'identité des employés, les titres de poste et les échelons salariaux ou classement (renseignements qui sont systématiquement recueillis par 75 % à 98 % des entreprises).

L'examen du rapport entre la taille de l'entreprise et le type de support sur lequel les dossiers des employés actuels sont conservés (support papier et électronique) n'a pas permis de dégager de tendance particulière (61,3 %, n = 46, 57,1 %, n = 32 et 79,2 %, n = 42 respectivement pour les petites, moyennes et grandes entreprises). Le rapport entre d'une part la législation et la quantité des données recueillies sur les employés actuels et la taille de l'entreprise d'autre part, laisse entrevoir une légère tendance à la hausse (respectivement 67,6 %, n = 50; 67,9 %, n = 38; et 83,0 %, n = 44). Il en va de même pour les frais d'entreposage (68,9 %, n = 51; 69,6 %, n = 39; et 90,6 %, n = 48). Par contre, si l'on tient compte de l'administration des salaires, aucune tendance nette ne se dégage (74,3 %, n = 55; 67,9 %, n = 38; et 77,4 %, n = 41) et des résultats comparables s'observent pour les exigences fiscales (64,9 %, n = 48; 58,9 %, n = 33; et 71,7 %, n = 38). Toutes ces questions pouvaient donner lieu à de multiples réponses.

Aucune différence n'a été observée selon la taille de l'entreprise (médiane = 7,00 ans) au titre des durées médianes de conservation des données biographiques et des détails sur les antécédents professionnels des anciens employés.

Les entreprises ont été invitées à définir tous les facteurs qui agissaient sur la durée de conservation des dossiers des employés : respectivement 19,2 % (n = 14), 19,6 % (n = 11) et 9,6 % (n = 5) des répondants ont évoqué l'espace disponible; 24,7 % (n = 18), 48,2 % (n = 27) et 40,4 % (n = 21), la législation sur la santé et la sécurité; alors que les politiques de l'entreprise ne l'ont été que chez 67,1 % (n = 49), 57,1 % (n = 32) et 71,2 % (n = 37) d'entre eux respectivement.

Les pourcentages de petites, moyennes et grandes entreprises qui effectuent des mesures de l'exposition ou s'occupent d'hygiène du travail (n = 48) s'établissent respectivement à 13,5 %, 27,3 % et 44,2 %. Dans un même ordre d'idées, les pourcentages d'entreprises qui offrent des services médicaux ou de médecine du travail sur place aux membres de leur personnel (n = 62) sont, par taille d'entreprise, respectivement de 23,6 %, 32,7 % et 52,9 %.

Analyse

Le taux de réponse obtenu pour cette étude (42,6 %) est inférieur au taux qu'il aurait été souhaitable d'obtenir et pourrait compromettre la généralisabilité des résultats. Ce résultat n'est pas surprenant puisque la participation était strictement volontaire. Il se compare toutefois au taux de 46 % obtenu par Betts et Rushton dans la Communauté économique européenne³. À l'instar de Rushton et Betts⁴, il se peut que les non-répondants aient des pratiques de collecte et de conservation des renseignements de qualité inférieure à celles des entreprises qui ont pris part à l'étude.

Les entreprises du Nord-Est de l'Ontario qui ont participé à cette étude semblent recueillir systématiquement l'essentiel des données démographiques de base sur leurs employés actuels et leurs anciens employés (p. ex., nom, prénom, date de naissance et adresse actuelle) qui sont nécessaires aux études de cohortes, ainsi qu'aux études de cas-témoins et transversales concernant les milieux de travail. Puisque ces données sont fréquemment utilisées dans les opérations de couplage avec les données externes (comme différents événements de santé), dans les études d'épidémiologie professionnelle, il est rassurant de constater que les pratiques de consignation des données démographiques et biographiques concernant les employés actuels et passés affichent une certaine uniformité dans l'ensemble du Nord-Est de l'Ontario. Toutefois, des améliorations pourraient être apportées à la collecte de certaines données comme l'origine ethnique, la nationalité, le lieu de naissance, le nom de jeune fille et le numéro d'assurance-maladie, lequel est particulièrement utile aux opérations de couplage des dossiers ou des données et à la réduction des coûts qui y sont associés³.

Pour le personnel actuel, les informations sur les échelons salariaux (classement), les numéros d'identité des employés et les titres de poste sont relativement bien collectées, mais certaines améliorations pourraient être apportées à la collecte de données sur la localisation des installations ou de l'usine, la section, l'aire, le service ou le groupe de travail ainsi que sur les dates de début et de fin de chaque emploi. En outre et même si la durée d'existence des entreprises n'a pas été établie, ce qui constitue en soi une limite, le fait que les données sur les anciens employés et les antécédents professionnels ne soient pas conservées plus longtemps et que le principal mode de conservation soit sur support papier plutôt que sur support électronique, peut poser problème. Les renseignements sur les employés actuels et les anciens employés sont pour la plupart essentiels aux différentes études d'épidémiologie professionnelle et aux études portant sur un grand nombre de sujets; de plus, la saisie de ces données et la vérification de leur qualité peuvent mobiliser un temps considérable.

Il n'est pas surprenant que les données démographiques et professionnelles soient généralement mieux recueillies pour les employés actuels que pour les anciens employés. Étant donné l'importance de ces informations pour les études épidémiologiques, il s'agit là d'un domaine où une certaine sensibilisation s'impose.

Il n'y a rien d'étonnant par ailleurs à ce que seul un petit pourcentage d'entreprises signale recueillir des données sur les expositions et l'hygiène du travail, puisque la collecte de ce type de données ne revêt, pour certaines d'entre elles, aucun intérêt. Malheureusement, l'intérêt de ces données n'a pas été déterminé dans le cadre de cette étude. Toutefois, si l'on en croit les entreprises concernées, il apparaît que les informations sur l'endroit, la date de prélèvement des échantillons, les agents mesurés et l'équipement de protection individuelle sont relativement bien consignées, encore que la collecte de plusieurs autres données figurant dans le questionnaire (p. ex., conditions de l'usine et éléments produits, procédés en cause, assurance de la qualité et stratégie d'échantillonnage [pire éventualité, conformité], numéro d'échantillon unique et renseignements sur le travailleur) pourrait être améliorée. L'influence considérable de la législation sur la santé et la sécurité sur la quantité d'informations collectées et la durée de leur conservation est remarquable. De toute évidence, il serait également important d'insister sur le fait que le manque de précision et les erreurs de classification des expositions limitent l'identification des facteurs de risque⁵. Il serait également utile, pour les futures études, de déterminer dans quelle mesure les entreprises dans lesquelles les travailleurs sont exposés à des substances nocives ou parfois nocives ne recueillent pas ce type d'informations et les raisons liées à cette décision.

Rushton et Betts indiquent que certains organismes industriels et associations professionnelles sont en voie d'élaborer des lignes directrices en réponse aux préoccupations que suscitent la qualité (et l'existence même) des dossiers dans les entreprises et que ces lignes directrices pourraient influencer les futures méthodes en la matière. En outre, il sera important de déterminer l'adéquation des informations disponibles sur l'hygiène du travail en couplant un travailleur donné présentant un état de santé connu avec le moment, la durée, la fréquence et l'importance de l'exposition. Dans le Nord-Est de l'Ontario, il importe d'éduquer les entreprises en ce qui concerne la valeur de l'identificateur unique dans les études d'épidémiologie professionnelle.

Près du tiers des entreprises participantes ont signalé recueillir à l'interne des données en rapport avec la médecine du travail ou les dossiers médicaux, encore que cela puisse ne pas être intéressant pour certaines entreprises (l'intérêt n'a toutefois pas été évalué). Dans l'enquête qu'ils ont menée dans la Communauté économique européenne, Rushton et Betts ont indiqué que 26 % des entreprises offraient des services internes de médecine du travail⁴. Ce type d'informations n'a pas été bien consigné dans la présente étude, de telle sorte que les études épidémiologiques en cours devront se procurer ces informations par d'autres moyens, d'où la nécessité, à l'avenir, de réviser la façon de faire.

Les futures études de cet ordre pourraient orienter des questions spécifiques sur leur secteur d'intérêt (p. ex., sur les expositions professionnelles particulières relevées dans la région), ainsi que sur les données concernant les durées, les délais, les fréquences et l'importance des expositions. Ces études pourraient aussi évaluer si certaines entreprises entendent mener des études d'épidémiologie professionnelle et si elles ont besoin d'aide à ce chapitre. En plus d'employer des instruments quantitatifs, il pourrait être utile de mener des recherches qualitatives, à l'aide de groupes de consultation, auprès d'entreprises conformes et moins conformes, pour la collecte d'informations et les éventuelles interventions à caractère éducatif.

Il importe d'améliorer la collecte et la conservation des données biographiques, des données médicales, des renseignements sur les expositions professionnelles et enfin sur la médecine du travail dans le Nord-Est de l'Ontario, et de fixer des objectifs clairs en la matière. En outre, on devrait déterminer avec précision quelles sont les données qu'il faudrait collecter et conserver, et si celles-ci permettront de fournir un identificateur unique raisonnablement bon. La Commission économique européenne a organisé un atelier pour discuter de différentes questions au nombre desquelles figure ce qui suit :

• la définition d'un ensemble de données minimal à collecter et à conserver pour tous les employés;
• les méthodes adéquates et sûres de conservation;
• la sensibilisation de l'industrie à l'importance de la tenue des dossiers pour des raisons de santé et de sécurité;
• la participation d'organismes publics de santé et de sécurité, et d'organisations mixtes employeur-employés^3,4.

Moyennant financement, ces recommandations pourraient être adoptées dans le Nord-Est de l'Ontario, voire à l'échelle provinciale et nationale.

Betts and Rushton recommandent également ce qui suit :

• chacun des dossiers ne devrait traiter que d'un travailleur individuel afin de faciliter le couplage avec les données sur les expositions professionnelles et les effets sur la santé;
• les dossiers doivent être présentés dans un format accessible et sûr, qui se prête aux couplages;
• les données doivent être conservées par un organisme désigné ayant prévu un réseau de relève advenant la cessation de ses activités³.

De plus, nous recommandons que les données médicales ainsi que les données sur le personnel et les expositions professionnelles dans les entreprises soient saisies dans des bases de données compatibles et propices au couplage. Il est aussi important d'établir la complétude et la validité des données issues de ce type de sources secondaires⁴_, et de veiller à ce que les données consignées soient sûres et correctement stockées pour les futures recherches¹⁰.

En outre, la collecte volontaire des données risque de limiter leur utilisation dans les études d'épidémiologie professionnelle, la surveillance de l'épidémiologie professionnelle et la recherche étiologique étant rares et, même dans de tel cas, augmente le temps de traitement requis et le coût encouru. Il semble donc qu'il soit temps de rassembler les chercheurs du secteur public, les spécialistes de l'épidémiologie professionnelle, de l'hygiène et de la santé, ainsi que les décideurs ayant, au Canada, une représentation nationale, provinciale et locale pour approfondir ces questions. Ensemble, ils devraient s'interroger sur la mise au point de normes ou de lignes directrices pour la collecte, la conservation et la pertinence des données biographiques, professionnelles et médicales de base ainsi que des données sur les expositions professionnelles dans leur ensemble.

En outre, ces entités pourraient envisager la possibilité de créer des bases de données nationales de surveillance des facteurs d'exposition professionnelle et démographiques, et des dossiers de médecine du travail pour les employés, actuels et anciens, sous l'angle particulier de l'intérêt et des défis que soulève l'uniformité des informations consignées^11,12. Kauppinen et Toikkanen recommandent la mise au point d'un système de surveillance uniforme, évolutif et complet qui soit valide, à jour et facile à utiliser¹³. Il est encourageant de constater que les groupes européens et américains se sont consultés sur les éléments essentiels à intégrer aux bases de données professionnelles et sur la manière de promouvoir leur adoption dans les secteurs public et privé^4,14,15. Il serait utile de solliciter leur participation aux discussions que nous proposons d'entamer sur ce sujet au Canada. L'Hazard Surveillance Team du NIOSH (National Institute for Occupational Safety and Health) des États-Unis recommande pour l'heure la tenue d'une nouvelle enquête nationale pour mettre à jour les informations sur la répartition des risques en matière de santé et de sécurité, et les expositions correspondantes, dans les entreprises réglementées¹⁶.

Il est essentiel que l'importance de collecter et de conserver des données biographiques ainsi que des renseignements sur les expositions professionnelles et la santé, et de veiller à la confidentialité de ces données retienne davantage l'attention des entreprises, des chercheurs, des pouvoirs publics et des décideurs dans le Nord-Est de l'Ontario, ainsi qu'à l'échelle provinciale et nationale. À défaut d'informations de ce type, la santé et la surveillance des expositions dans le cadre d'études sur l'épidémiologie professionnelle et l'étiologie des maladies du travail seront extrêmement limitées, beaucoup plus fastidieuses et coûteuses, du point de vue de l'entreprise et de la santé humaine. Kauppinen et Toikkanen insistent sur la nécessité d'analyser régulièrement les informations sur la surveillance des milieux de travail, de confier ces analyses à des personnes compétentes, et d'accompagner ces opérations d'un suivi et de mesures adéquats. Ces initiatives pourraient bien figurer parmi les plus efficaces en matière de prévention et de promotion de la santé au travail¹³.

Même si certaines entreprises pourraient craindre la participation de consultants externes et le partage des connaissances que l'on pourra recueillir sur leurs activités, les économies que la prévention, la réduction et/ou la détection précoce des maladies et des blessures ne manqueront pas de générer, et partant, la diminution des indemnités à verser à ce chapitre, devraient les convaincre.

Remerciements

Nous remercions la Northern Cancer Research Foundation de l'aide qu'elle nous a apportée pour cette recherche. Nous remercions aussi Hasan Merali de son concours éditorial.

Références

1. Acte constitutif de l'Association canadienne de recherche en santé au travail. Founding Statement, document non publié, 12 février 2001, <www.workhealth.ca>.

2. Moore R, Mao Y, Zhang J, Clarke K. Le fardeau économique de la maladie au Canada, 1993, Ottawa, Santé Canada, 1993.

3. Betts D, Rushton L. The feasibility of conducting occupational epidemiology in the UK, Occup Med 1998, 48:433-39.

4. Rushton L, Betts D. Collection of data for occupational epidemiologic-research - results from a survey of European industry, Scand J Work Environ Health 2000, 26:317-21.

5. Rushton L, Betts DS. Exposure information in European industry: implications for future occupational research, Appl Occup Environ Hyg 2001, 16:178-81.

6. Canadian business directory, Montréal, Infotel Canada, 1999.

7. Loi sur la santé et la sécurité au travail. Toronto, ministère du Travail, Imprimeur de la Reine pour l'Ontario, 2002.

8. Ministère du Travail de l'Ontario. Guide de la Loi sur la santé et la sécurité au travail, Toronto, Imprimeur de la Reine pour l'Ontario, 2002.

9. SPSS 9.0 users manual. Chicago, SPSS Incorporated, 1998.

10. Embree VC, Enarson DA, Hertzman C. Historical employment records as data bases for occupational disease research - a case study, Can J Public Health 1989, 80:50-3.

11. Teschke K, Barroetavena MC. Occupational cancer in Canada: what do we know?, Can Med Assoc J 1992, 147:1501-07.

12. Stamm R. MEGA-database: one million data since 1972, Appl Occup Environ Hyg 2001, 16:159-63.

13. Kauppinen T, Toikkanen J. Health and hazard surveillance - needs and perspectives, Scand J Work Environ Health 1999, 25 (suppl. 4):61-7.

14. Rajan R, Aylesburg R, Cason B, et al. et le Working Group on Exposure Registers in Europe. Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail : bases de données sur le travail. A proposal for core information for workplace exposure measurements on chemical agents. Luxembourg, Office des publications officielles des communautés européennes, 1996.

15. Lippmann M, Gomez MR, Rawle GM. Data elements for occupational exposure databases: guidelines and recommendations for airborne hazards and noise, Appl Occup Environ Hyg 1996, 11:1294-1311.

16. Boiano JM, Hull RD. Development of a national occupational exposure survey and database associated with NIOSH hazard surveillance initiatives, Appl Occup Environ Hyg 2001, 16:128-34.

Coordonnées des auteurs

Nancy Lightfoot, Centre régional de cancérologie du Nord-Est de l'Ontario, Sudbury (Ontario), Canada et Département de sociologie et d'anthropologie et de l'école d'infirmières de l'Université Laurentienne, Sudbury (Ontario), Canada et Department of Public Health Sciences, Université de Toronto (Ontario), Canada

Jennifer Dumont, Michael Conlon, Rachelle Arbour-Gagnon, Tim Rico, Sharon Duhamel, et Randy Bissett, Centre régional de cancérologie du Nord-Est de l'Ontario, Sudbury (Ontario), Canada

Correspondance : D^re Nancy Lightfoot, Unité de recherche en épidémiologie, Centre régional de cancérologie du Nord-Est de l'Ontario, 41 rue Ramsey Lake, Sudbury (Ontario), Canada P3E 5J1; télécopieur : (705) 675-8067; courriel : nlightfoot@neorcc.on.ca

[Précédente][Table des matières] [Prochaine]