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Nouvelles de la Bibliothèque nationale |
Nancy Brodie,
Gestion des ressources en information
Contexte
La Bibliothèque nationale du Canada a mis l’accent sur les renseignements détenus par le gouvernement fédéral dans le cadre de son orientation stratégique au sein de l’environnement numérique. Un article précédent dans les Nouvelles de la Bibliothèque nationale 1 était centré sur les progrès accomplis dans la diffusion et l’accès par le public. Le présent article aborde les développements liés à la conservation et à l’accès à long terme.
Le problème
Les sites Internet et intranets du gouvernement sont gérés pour répondre à des objectifs de communication à court terme, en insistant très peu sur l’accès à long terme et la reddition de comptes. Dans certains cas, des documents sont largement accessibles dans Internet, même s’il existe une seule copie électronique. L’information du gouvernement disparaît au fur et à mesure que l’organisation et les priorités des ministères changent, que les anciennes versions de documents sont écrasées par de nouvelles versions et que des parties de sites Web sont retirées. Même un changement dans une adresse URL peut rendre un document ou la totalité d’un site Web inaccessible pour beaucoup d’utilisateurs. Il faut appliquer des pratiques de gestion de l’information dans Internet et les intranets.
Approche de la Bibliothèque nationale
La Bibliothèque nationale du Canada (BNC) reconnaît que les décisions prises au stade de la création d’un objet numérique sont très importantes pour sa conservation. Opérant au sein de l’administration fédérale, la BNC a l’occasion d’orienter et d’influencer ces décisions, car elle est un membre actif du Comité consultatif du Secrétariat du Conseil du Trésor sur Internet depuis 1995, et a beaucoup contribué au Guide d’Internet du gouvernement du Canada <http://canada.gc.ca/programs/guide/index.html>. Elle collabore avec les Archives nationales du Canada pour préciser les rôles des deux établissements, afin de s’assurer que la mémoire institutionnelle du gouvernement soit conservée, peu importe les moyens utilisés pour enregistrer ou diffuser l’information. La Bibliothèque nationale est membre actif du Forum sur la gestion de l’information, présidé par les Archives nationales du Canada et créé en janvier 1997 dans le but de réunir les gestionnaires du gouvernement qui partagent un intérêt commun pour la gestion efficace de l’information. L’ensemble de ces organismes gouvernementaux, de même que l’ensemble des bibliothèques, ont exprimé des préoccupations au sujet de la conservation et de l’accès à long terme à l’information électronique du gouvernement. Le but du Forum sur la gestion de l’information consiste à repérer les problèmes de gestion de l’information communs aux organismes gouvernementaux et à élaborer des solutions pratiques qui s’appliquent à l’ensemble de l’administration gouvernementale.
Orientation
Le Groupe de travail Internet/intranets du Forum sur la gestion de l’information a amorcé ses travaux à l’automne 1998 pour élaborer un ensemble de lignes directrices concernant la gestion des dossiers et des publications se trouvant dans le Web au sein des sites Internet et intranets fédéraux. L’Approche à la gestion des renseignements disponibles sur les réseaux Internet et intranets afin d’en assurer l’accès à long terme et la reddition de comptes et le Guide de mise en œuvre qui l’accompagne <http://www.imforumgi.gc.ca/> offrent une orientation à la fois aux bibliothécaires et aux gestionnaires des documents. L’Approche ne s’en remet pas à une distinction rigide entre les publications et les documents dans Internet ou les intranets, mais donne plutôt aux ministères fédéraux un cadre de gestion au sein duquel on peut gérer de l’information électronique diffusée en réseau. Cette initiative constitue une étape importante afin d’identifier les rôles et responsabilités respectifs des bibliothèques du gouvernement fédéral et des gestionnaires des documents dans l’environnement numérique.
Les organismes gouvernementaux sont responsables de l’information qu’ils créent et diffusent. Ils doivent gérer l’information qui témoigne de la conduite des activités gouvernementales (tenue des dossiers). Ils doivent également gérer l’information qui a une valeur à long terme pour le public, en maintenant son accessibilité. La tâche est énorme et les ressources sont limitées. Les ministères fédéraux sont incités à adopter une approche de gestion du risque et à évaluer le degré auquel la reddition de comptes est menacée. Les lignes directrices exposent des méthodes et des pratiques d’atténuation des niveaux actuels de risque. Le modèle de gestion du risque est basé sur des travaux effectués pour le compte du gouvernement des États-Unis par Charles McClure et Timothy Sprehe 2.
Les méthodes actuelles des bibliothèques font en sorte que l’imprimé et d’autres publications sur des supports physiques demeurent accessibles pour le public. Les lignes directrices étudient ces méthodes et la façon dont on peut les adopter pour les publications dans Internet. La Bibliothèque nationale, les bibliothèques ministérielles et les bibliothèques de dépôt ont toutes une responsabilité dans la gestion des publications électroniques en vue de fournir un accès continu. Les lignes directrices s’adressent à un public gouvernemental, mais elles peuvent également être appliquées par les bibliothèques de dépôt à l’extérieur du gouvernement.
Dépôt auprès de la Bibliothèque nationale
L’élaboration de ces lignes directrices a donné à la Bibliothèque nationale l’occasion d’éclaircir et de communiquer ses exigences concernant le dépôt des publications électroniques diffusées en réseau. Les documents sont conformes au document intitulé Politiques et directives relatives aux publications électroniques diffusées en réseau, 1998 de la BNC. <http://www.nlc-bnc.ca/pubs/irm/fneppg.htm>. Dans le cas de ces documents, les critères de sélection dans Politiques et directives ont été peaufinés par les membres du personnel d’Acquisitions et personnalisés pour un public gouvernemental. Les exigences techniques qui assurent que les documents sont faciles à transférer et fonctionneront sur d’autres serveurs en font également partie. À la fois les critères de sélection et les exigences techniques évoluent au fur et à mesure que la BNC acquiert de l’expérience dans l’acquisition des publications électroniques diffusées en réseau.
La bibliothèque électronique
Le concept de la bibliothèque électronique des publications ministérielles gérées par chaque bibliothèque ministérielle a été élaboré par des bibliothécaires fédéraux lors d’une série de réunions animées par la Bibliothèque nationale. La bibliothèque électronique est définie comme un dépôt électronique géré par une bibliothèque ministérielle, et offre l’accès bibliographique et en texte intégral à des publications électroniques destinées au personnel ministériel et au public. La bibliothèque électronique effectue la sélection, le contrôle bibliographique, le stockage électronique, la conservation, elle assure l’accès et offre le service. Le rôle proposé pour les bibliothèques ministérielles est conforme à la Politique sur la gestion des renseignements détenus par le gouvernement (GRDG). Les bibliothécaires fédéraux commencent à étudier la mise en œuvre de ce concept.
Développements futurs
Le degré et la complexité de l’utilisation d’Internet par le gouvernement vont croissant. Il est prévu que l’orientation offerte évoluera avec le temps. Entre-temps, à la fois l’Approche et le Guide de mise en œuvre proposent un large cadre d’élaboration de solutions particulières à des établissements, et aident le gouvernement, dans son ensemble, à gérer de façon efficace l’information diffusée en réseau à la fois pour l’accès à long terme et pour la reddition de comptes.
Dans le discours du Trône du 12 octobre 1999 (<http://www.pco-bcp.gc.ca/sft-ddt/>) le gouvernement s’est engagé à devenir un utilisateur modèle des technologies de l’information et d’Internet. « D’ici 2004, notre but consiste à être connu dans le monde entier comme le gouvernement le plus accessible, de façon électronique, pour ses citoyens, les Canadiens étant en mesure d’accéder à toute l’information gouvernementale et aux services en ligne au moment et à l’endroit de leur choix. » Les gestionnaires d’information de diverses disciplines au sein du gouvernement travaillent ardemment afin que les Canadiens soient en mesure d’accéder à l’information gouvernementale actuelle en ligne, qu’ils choisissent de le faire dans un avenir proche ou éloigné.
Pour plus de renseignements, veuillez communiquer avec
Nancy Brodie
Gestion des ressources en information
Bibliothèque nationale du Canada
395, rue Wellington
Ottawa (Ontario)
K1A 0N4
Téléphone : (613) 947-5887
Télécopieur : (613) 996-3573
CÉ : nancy.brodie@nlc-bnc.ca
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Notes
1 « La diffusion électronique de l’information du gouvernement ». Nouvelles de la Bibliothèque nationale, vol. 30, no 10 (octobre 1998), <http://www.nlc-bnc.ca/pubs/nl-news/1998/oct98f/3010-08f.htm>
2 Charles R. McClure et J. Timothy Sprehe, Analysis and Development of Model Quality Guidelines for Electronic Records Management on State and Federal Websites, janvier 1998, <http://istweb.syr.edu/~mcclure/nhprc/nhprc_title.html>.