Étape

Activités et résultats

Communiquer avec l’analyste de la Direction des opérations du Bureau du Conseil privé chargé des orientations de votre ministère.

Consulter sans tarder pour définir la proposition et discuter de l’échéancier.

Communiquer avec le service ministériel des affaires du Cabinet.

Le service ministériel des affaires du Cabinet fournit :

• des conseils sur la marche à suivre et les exigences du ministère;
• de l’information sur les exigences du Bureau du Conseil privé;
• des exemplaires du document Mémoire au Cabinet : Guide du rédacteur (http://www.pco-bcp.gc.ca/
  default.asp?Language=F&
  page=publications&sub=mc&doc=mc_f.htm);
• de l’aide pour l’élaboration des orientations et objectifs.

Voir aussi la section E de Mémoire au Cabinet : Guide du rédacteur, les Lignes directrices sur le bon gouvernement et le Calendrier d’élaboration du MC.

Communiquer avec le service des affaires parlementaires de votre ministère.

L’informer que l’élaboration d’un mémoire au Cabinet proposant une mesure législative a été amorcée.

Communiquer avec les analystes du Secrétariat du Conseil du Trésor et du ministère des Finances responsables des orientations de votre ministère.

Il est bon de procéder à une consultation sans tarder pour déterminer si la proposition :

• nécessite un rajustement des dépenses existantes;
• nécessite de nouvelles dépenses;
• a des incidences sur le passif éventuel de l'État;
• nécessite des rajustements importants aux programmes existants;
• a des incidences sur les sociétés d’État;
• a des incidences sur les langues officielles ou les relations syndicales-patronales.

Vérifier la Liste de contrôle pour l’élaboration des instructions de rédaction devant figurer dans le mémoire au Cabinet, les Lignes directrices sur le bon gouvernement et le Calendrier d’élaboration du MC.

La liste de contrôle met en lumière une gamme de questions à examiner le plus tôt possible à l’étape de l’élaboration des orientations et des objectifs.

Rédiger le mémoire au Cabinet.

Pour des conseils détaillés, consulter le service ministériel des affaires du Cabinet et se reporter au document Mémoire au Cabinet : Guide du rédacteur.

Établir les instructions de rédaction.

Les instructions de rédaction doivent être établies par une équipe d’agents bien au courant, qui seront également disposés à fournir des instructions détaillées aux légistes lors de la phase de rédaction du projet de loi. L’équipe doit compter un représentant du service juridique ministériel (SJM). Pour des renseignements détaillés, voir la Liste de contrôle pour l’élaboration des instructions de rédaction.

Solliciter les approbations internes nécessaires, dont celle du ministre (selon les usages ministériels).

Ce processus nécessite généralement la préparation de documents d’information.

Faire traduire le mémoire au Cabinet (selon les usages ministériels).

Il faut donner aux traducteurs le temps et l’information dont ils ont besoin pour établir une traduction fidèle. La traduction doit toujours être revue par les responsables des orientations et des objectifs.

Organiser la réunion interministérielle et distribuer l’ébauche du mémoire au Cabinet aux ministères qui assisteront à la réunion.

Distribuer le projet à tous les ministères dont le ministre siège au comité d’orientation saisi du mémoire au Cabinet, ainsi qu’aux autres ministères qui pourraient être touchés par la proposition. Inclure également les analystes compétents du BCP, du SCT et du ministère des Finances. Il est important de donner aux ministères suffisamment de temps pour se familiariser avec le projet de mémoire au Cabinet avant la tenue des réunions interministérielles. Voir aussi la section E de Mémoire au Cabinet : Guide du rédacteur.

Tenir une réunion interministérielle, présidée par la haute direction.

L’objet est d’informer les autres ministères des détails de la proposition, de connaître leurs positions (afin d’en tenir compte dans le mémoire au Cabinet) et de régler les problèmes.

Mettre la dernière main au mémoire au Cabinet (notamment la traduction) et le soumettre à l’approbation du ministre, conformément aux usages du ministère.

Faire parvenir au ministre les documents d’information, notamment les résultats des consultations interministérielles. Vérifier que le mémoire au Cabinet est conforme aux exigences de contenu et de présentation du BCP exprimées dans le document Mémoire au Cabinet : Guide du rédacteur.

Envoyer au Service des dossiers du Cabinet du BCP deux exemplaires du mémoire au Cabinet signé, ainsi que la version électronique sur disquette.

Préparer la documentation de présentation que le ministre utilisera à la réunion du Cabinet et aux réunions des comités du Cabinet.

Il peut s’agir d’un jeu de diapositives, d’une série de points à discuter, de documents d’information supplémentaires expliquant les prévisions quant aux positions des autres ministres, ainsi que de jeux de questions et réponses.

Distribution du mémoire aux autres ministères par le Service des dossiers du Cabinet du BCP.

L’analyste du BCP prépare des notes documentaires à l’intention du président du comité d’orientation compétent.

Ces notes documentaires sont destinées à l’usage exclusif du président du comité et des ministres du BCP (premier ministre, vice-premier ministre, ministre des Affaires intergouvernementales, leader du gouvernement à la Chambre des communes et leader du gouvernement au Sénat. (http://www.pco-bcp.gc.ca/
default.asp?Language=F&Page=ministers).

Examen du mémoire au Cabinet et des instructions de rédaction par le comité d’orientation du Cabinet et diffusion du rapport (RC) en résultant par le Service des dossiers du Cabinet du BCP.

Dès que le comité du Cabinet s’est prononcé sur la proposition, un rapport est rédigé par le secrétariat du comité et diffusé par le Service des dossiers du Cabinet. Il est fondé sur la décision prise par le comité concernant les « Recommandations ministérielles » (RM) et les annexes du MC (telles les instructions de rédaction). Le secrétariat qui rédige le RC peut consulter le ministère d’origine, ainsi que tout autre ministère intéressé pour s’assurer que la formulation du RC est conforme aux décisions des ministres. Voir aussi la section A de Mémoire au Cabinet : Guide du rédacteur.

Approbation par le Cabinet du RC et des instructions de rédaction/diffusion du Rapport de décision (RD) par le Service des dossiers du Cabinet du BCP.

Le Cabinet plénier examine le RC et les instructions de rédaction en annexe. Le RC et le mémoire au Cabinet sont les documents sur lesquels se fonde la discussion du Cabinet. Si celui-ci accepte le rapport du comité, sa décision est communiquée à titre de Rapport de décision (RD). Voir aussi Mémoire au Cabinet : Guide du rédacteur.

Semaines précédant les séances du Comité du Cabinet

Lundi

Mardi

Mercredi

Jeudi

Vendredi

6 semaines (au plus tard) :

Avis du ministère parrain

Le ministère parrain avise le BCP qu’il lui enverra une ébauche de MC la semaine suivante. Examen des délais; inventaire des liens horizontaux et des ministères clés devant participer à l’élaboration du MC.

5 semaines :

Au moins 72 heures avant la réunion pour étudier le MC

Première ébauche soumise informellement aux ministères clés pour première réaction.

Réunion avec les représentants des ministères clés pour examen de l’ébauche.

4 semaines :

Au moins 72 heures avant la réunion pour étudier le MC

Deuxième ébauche soumise à l’examen de la communauté interministérielle.

3 semaines :

Réunion interministérielle

Réunion interministé-rielle

(au moins 21 jours avant la séance du CC)

2 semaines :

Dernières étapes de la rédaction

Troisième ébauche soumise à l’examen de la communauté interministérielle.

Au besoin, réunion interministérielle générale ou rencontre des représentants des ministères clés.

1 semaine :

Remise des versions française et anglaise du MC au BCP