Feuille de route pour la conception-soumission-construction

Étape de réalisation

• Introduction
• Phase de la planification
• Phase de la conception
• Phase de la mise en œuvre
• Phase de la clôture de la réalisation

Introduction

Cette feuille de route pour les projets de conception-soumission-construction décrit les activités et les tâches principales nécessaires à la réalisation des projets de construction. La méthode de réalisation conception-soumission-construction comprend la planification et la conception de l'architecture et de la conception technique par des experts-conseils ou par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), et l'emploi d'un entrepreneur pour mettre sur pied le projet selon le plan. La coordination contractuelle de la conception et de la construction est la responsabilité de TPSGC.

Cette feuille de route n'a pas pour but de traiter en détail des activités reliées au processus conception-soumission-construction, mais plutôt de fournir un aperçu général des activités de l'étape de réalisation de projet à partir de l'obtention d'une approbation préliminaire de projet jusqu'à la conclusion de la phase de clôture de l'identification. Pour la marche à suivre durant ces étapes préliminaires, voir :

• Feuille de route pour les projets relatifs aux locaux – Étapes de début et d'identification de projet.
• Feuille de route pour les projets relatifs aux biens – Étapes de début et d'identification de projet.

Cette feuille de route sert de guide à ceux qui jouent le rôle de gestionnaire des locaux, de chef de projet ou de gestionnaire de projet. Des liens pertinents sont indiqués pour les renseignements particuliers sur les secteurs d'activité, les processus et les modèles à utiliser.

Les procédures du Système national de gestion de projet (SNGP) s'appliquent à tous les projets relatifs aux locaux dont la superficie est supérieure à 3 000 m² locatifs (régions) ou à 5 000 m² locatifs (Secteur de la capitale nationale et Cité parlementaire), et aux projets relatif aux biens d'une valeur totale supérieure à 1 M $ (incluant la TPS ou la TVH, mais excluant les coûts liés aux clients). Pour les projets sous ces limites, les principes du SNGP s'appliquent, mais l'ampleur du travail et l'étendue de la documentation varient en fonction de divers facteurs dont le type, l'envergure, la complexité et la nature délicate du projet. Pour les petits projets, voir les principes de la méthodologie du SNGP.

Phase de la planification

Objectif

L'objectif de la phase de la planification consiste à confirmer la qualité et l'intégralité de l'information existante sur le projet afin d'élaborer et d'organiser la stratégie de réalisation du projet.

Description des travaux

Au cours de cette phase, tous les paramètres précédents du projet sont validés et un accord pour la réalisation est conclu ou confirmé de nouveau entre le chef de projet et le gestionnaire de projet.

Intrants

• Document de clôture de l'identification.
• Approbation préliminaire de projet.
• Rapport de faisabilité approuvé (RFA).
• Rapport d'analyse des investissements (RAI) approuvé.
• Programme fonctionnel (si nécessaire).
• Besoins en locaux.
• Plan de projet de l'étape d'identification avec paramètres à jour.
• Arrêté de projet.
• Liste de vérification remplie.
• Autres paramètres du projet déjà connus.

Activités et tâches

1. Lancement de l'étape
   1. Compléter l'équipe de projet.
   2. Mettre à jour le Programme fonctionnel, si nécessaire.
   3. Créer plan de gestion de projet.
   4. Créer ou mettre à jour l'arrêté de projet.
   5. Mettre à jour la structure du dossier du projet (codes financiers, confirmation des fonds, et autres).
2. Définition de la réalisation du projet
   1. Confirmer le programme fonctionnel et technique.
   2. Rédiger composantes de l'énoncé de projet.
   3. Définir la portée des travaux de l'expert-conseil.
   4. Remplir la liste de vérification de la phase de planification.

Extrants

• Arrêté de projet à jour.
• Programme fonctionnel et technique terminé.
• Énoncé de projet.
• Portée des travaux de l'expert-conseil.
• Liste de vérification remplie.

Produits livrables

• Plan de gestion de projet (PGP)

Point de vérification

Approbation du plan de gestion de projet (APGP)

Phase de la conception

Objectif

Attribuer tous les contrats d'expertise-conseil pertinents aux soumissionnaires les plus compétents et mettre au point l'avant-projet proposé pour en faire une version de conception détaillée et définitive des spécifications requises. En raison de la conception finale, il faut généralement modifier les projections préliminaires pour ce qui est du temps, des coûts, de la qualité, et peut-être même de la portée des travaux. On compile tous les documents établis pour constituer le point de départ de la présentation pour l'approbation définitive du projet (ADP). Cette approbation est requise pour procéder à la mise en œuvre de la construction.

Description des travaux

L'acquisition des ressources nécessaires ouvre la voie à la conception détaillée, ainsi qu'à l'établissement et à la mise au point du devis. Durant cette étape, il est essentiel de procéder à des examens, de réunir les approbations et d'évaluer les risques. On demande l'approbation définitive du projet après avoir établi et réuni tous les plans détaillés pour la réalisation du projet.

Intrants

• Approbation du plan de gestion de projet.
• Arrêté de projet à jour.
• Programme fonctionnel et technique terminé.
• Énoncé de projet.
• Portée des travaux de l'expert-conseil.
• Liste de vérification remplie.

Activités et tâches

1. Acquisition des services d'experts-conseils
   1. Préparer la demande de propositions (Méthodes d'approvisionnement).
   2. Lancer l'évaluation des experts-conseils (Réalisation du processus d'approvisionnement).
   3. Attribuer le contrat (Composition du Comité d'évaluation des services d'experts-conseils).
2. Élaboration de la conception
   1. Terminer l'analyse des exigences du projet.
   2. Effectuer la conception aux fins d'approbation du client.
   3. Effectuer le plan de disposition du mobilier et obtenir l'approbation du client (s'il y a lieu).
   4. Rédiger les documents d'approvisionnement portant sur l'ameublement, l'équipement et les systèmes (s'il y a lieu).
   5. Vérifier pour la non-conformité aux normes en matière d'immeubles de base et aux Normes d'aménagement et obtenir l'approbation selon le cas.
3. Préparer aux fins d'approbation
   1. Achever les estimations de coût et les échéanciers.
   2. Reconfirmer ou mettre à jour l'Évaluation de la complexité et des risques des projets
   3. Mettre à jour le Rapport d'analyse des investissements.
   4. Mettre à jour les paramètres critiques du plan de projet.
   5. Remplir la liste de vérification de la phase de conception.

Extrants

• La décision du sous-ministre adjoint concernant les demandes de non-conformité relativement aux Normes en matière d'immeubles de base et d'aménagement, s'il y a lieu.
• Attribution du contrat concernant les services d'expertise-conseil.
• Estimation des coûts.
• Signatures du client sur les documents de conception (conception, avant-projet sommaire, étagement vertical, surfaces d'étage, ameublement, déménagements, câblage, sécurité et autres).
• RAI révisé et présentation au CT, au besoin.
• Plan de projet avec paramètres à jour.
• Liste de vérification remplie.

Produits livrables

• Documents d'approbation pour l'Approbation définitive de projet (ADP).
• Évaluation de la complexité et des risques des projets confirmée ou mise à jour

Point de vérification

Approbation définitive de projet (ADP).

Phase de la mise en œuvre

Objectif

Il s'agit de réaliser un produit final de qualité acceptable qui répond aux besoins du client.

Description des travaux

C'est à la phase de mise en œuvre qu'on met en branle tous les plans et les stratégies connexes. C'est alors que commencent les activités relatives à la construction (ou les travaux "concrets").

Intrants

• La décision du SMA concernant la demande de non-conformité aux Normes en matière d'immeubles de base et d'aménagement, s'il y a lieu.
• Attribution du contrat concernant les services d'expertise-conseil.
• Estimation des coûts.
• Signatures du client sur les documents de conception (conception, avant-projet sommaire, étagement vertical, surfaces d'étage, ameublement, déménagements, câblage, sécurité et autres).
• RAI révisé et présentation au CT, au besoin.
• Plan de projet avec paramètres à jour.
• Liste de vérification remplie.

Activités et tâches

1. Finalisation de la conception et acquisition des services de construction
   1. Achever les documents de conception et de construction (Examiner et accepter les documents de conception et de construction de l'expert-conseil).
   2. Finaliser la conception.
   3. Compiler le dossier de l'appel d'offres des services de construction (Procédures relatives aux services de construction).
   4. Lancer l'appel d'offres et procéder à l'évaluation (Réalisation du processus d'approvisionnement).
   5. Attribuer le contrat de construction.
2. Construction
   1. Administrer le contrat de construction (Administration du marché).
   2. Vérifier la conformité aux Normes en matière d'immeubles de base et Normes d'aménagement, et obtenir l'approbation selon le cas.
   3. Assurer la mise en service pendant la construction (Manuel de mise en service).
3. Acceptation des travaux
   1. Mettre à l'essai le rendement fonctionnel (Manuel de mise en service).
   2. Compiler les documents sur la mise en service.
   3. Réunir tous les documents de l'ouvrage fini.
   4. Veiller à la formation et à la distribution des manuels et guides.
   5. Délivrer le Certificat d'achèvement substantiel (provisoire).
   6. Retourner les garanties contractuelles (y compris les retenues).
   7. Transférer les lieux au gestionnaire immobilier.
   8. Installation du client dans les locaux.
   9. Mettre à jour les paramètres critiques du plan de projet.
   10. Remplir la liste de vérification de la phase de mise en œuvre.

Extrants

• La décision du SMA concernant la demande de non-conformité aux Normes en matière d'immeubles de base et d'aménagement, s'il y a lieu.
• Contrats ratifiés.
• Certificat d'achèvement substantiel signé (transfert des produits livrables).
• Rapport de mise en service complété, manuels d'exploitation et d'entretien et documentation sur l'ouvrage fini.
• Lieux transférés au gestionnaire immobilier.
• Plan de projet avec paramètres à jour.
• Liste de vérification remplie.

Produit livrable

• Transfert du produit livrable(TPL) (Certificat d'achèvement substantiel - provisoire)

Point de vérification

Approbation du transfert (AT)

Phase de la clôture de la réalisation

Objectif

Afin d'améliorer le rendement des projets et la satisfaction des clients dans l'ensemble, on consigne par écrit et on évalue, par rapport à des critères de rendement préétablis, le rendement des produits et des processus. Le processus de l'amélioration continue est indispensable à l'amélioration générale de la réalisation des projets à TPSGC. Si on doit faire appel au processus de l'amélioration continue, c'est parce qu'il reprend les éléments positifs et les éléments négatifs des projets.

Description des travaux

La phase de clôture représente la phase finale du projet; on peut même affirmer qu'elle en constitue l'étape la plus importante. En plus de donner à l'équipe l'occasion de faire toutes les dernières mises au point, elle permet d'évaluer rigoureusement tous les aspects du projet. Cette évaluation porte sur tous les objectifs de rendement qui ont été atteints, dépassés ou non respectés. De plus, le processus de l'amélioration continue constitue une méthode très utile pour mettre en évidence les succès remportés et les lacunes constatées pendant toute la durée du projet. Les documents ainsi établis permettent d'apporter des améliorations systémiques à la façon de réaliser des projets semblables à l'avenir. La phase de clôture comprend deux grandes activités : 1. la clôture des contrats (l'activité qui consiste à analyser et à évaluer tous les aspects du rendement et de la conformité du produit final en ce qui concerne le matériel, l'installation ou les services particuliers fournis) et 2. la clôture du projet (l'activité qui consiste à réunir et à évaluer les données sur le rendement du projet).

Intrants

• La décision du SMA concernant la demande de non-conformité aux Normes en matière d'immeubles de base et d'aménagement, s'il y a lieu.
• Contrats ratifiés.
• Certificat d'achèvement substantiel (provisoire) signé.
• Rapport de mise en service complété, manuels d'exploitation et d'entretien et documentation sur l'ouvrage fini.
• Lieux transférés au gestionnaire immobilier.
• Plan de projet avec paramètres à jour.
• Liste de vérification remplie.

Activités et tâches

1. Clôture des contrats
   1. Effectuer l'inspection postérieure à l'occupation.
   2. Délivrer le Certificat d'achèvement (définitif).
   3. Exercer les activités relatives à la garantie.
   4. Finaliser le(s) contrat(s) (Clôture du marché).
2. Clôture du projet
   1. Mesurer la superficie finale.
   2. S'assurer de la mise en œuvre de l'accord d'occupation.
   3. Réunir les commentaires des utilisateurs et rédiger les leçons apprises.
   4. Envoyer les dessins conformes à l'exécution au groupe de géomatique régional afin qu'ils mettent à jour les plans actuels.
   5. Exercer les activités administratives de clôture des marchés de construction.
   6. Remplir le document de clôture.
   7. Parachever la consignation finale des documents.

Extrants

• Certificat d'achèvement (définitif).
• Documents d'archives définitifs.
• Rapport d'évaluation des experts-conseils.
• Rapport d'inspection postérieure à l'occupation.
• Mesure finale de la superficie.
• Plan de projet complété.
• Leçons apprises.

Produit livrable

• Document de clôture (DC).

Point de vérification

• Approbation du document de clôture (ADC).