Feuille de route pour les projets relatifs aux locaux

Étapes de début et d'identification de projet

• Introduction
• Phase de définition
• Phase de lancement
• Phase de la faisabilité
• Phase de l'analyse
• Phase de la clôture de l'identification

Introduction

Cette feuille de route décrit les activités et les tâches principales nécessaires à la gestion de tous les projets relatifs aux locaux, du tout début jusqu'à la fin de l'étape d'identification (incluant les immeubles loués et ceux appartenant à l'État). Le but n'est pas de détailler les activités d'une solution en particulier, mais plutôt de fournir un aperçu général des activités à partir du moment où un besoin est identifié jusqu'au dépôt d'un Rapport d'analyse des investissements (RAI) proposant une solution. Cette feuille de route sert de guide à ceux qui jouent le rôle de gestionnaire des locaux, de chef de projet ou de gestionnaire de projet. Des liens pertinents sont indiqués pour les renseignements particuliers sur les secteurs d'activité, les processus et les modèles à utiliser.

Les procédures du Système national de gestion de projet (SNGP) s'appliquent à tous les projets relatifs aux locaux dont la superficie est supérieure à 3 000 m² locatifs (régions) ou à 5 000 m² locatifs (Secteur de la capitale nationale et Cité parlementaire). Pour les projets sous ces limites, les principes du SNGP s'appliquent, mais l'ampleur du travail et l'étendue de la documentation varient en fonction de divers facteurs dont le type, l'envergure, la complexité et la nature délicate du projet. Pour les petits projets, voir l'Énoncé de principes pour les projets relatifs aux biens < 1 M $ / projets relatifs aux locaux < 3 000 m² locatifs (régions) ou à 5 000 m² locatifs (Secteur de la capitale nationale et Cité parlementaire).

Phase de définition

Objectif

L'objectif de la phase de définition consiste à procurer une tribune afin d'étudier en détail les propositions pour les biens immobiliers afin de s'assurer que les projets proposés respectent les stratégies du portefeuille de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et y répondent le plus efficacement possible.

Description des travaux

Cette phase consiste en une évaluation rigoureuse des projets proposés pour s'assurer que les propositions (incluant les opportunités) sont évaluées selon des critères bien établis, afin de permettre d'arriver à une décision de procéder ou non avec le projet.

Intrants

• Énoncé du problème. Les besoins ou l'opportunité peuvent être propres au client ou se fonder sur le portefeuille ou encore sur le bien.
• Stratégies de programme actuelles / existantes (par exemple, plans des clients, Stratégie d'investissement nationale, Stratégie d'investissement régionale, Stratégie d'investissement locale, Plan de gestion des immeubles, Rapport sur l'état des immeubles, Stratégie relative à la demande de locaux des clients).

Activités et tâches

1. Définir l'énoncé
   1. Dresser la liste des intervenants et l'examiner.
   2. Consulter les intervenants et documenter les besoins, les problèmes ou les opportunités.
   3. Examiner les besoins du client / du bien et déterminer si un projet devrait être lancé et s'il est conforme aux stratégies de programme existantes, à la stratégie de gestion des locaux du client et aux priorités gouvernementales générales. (Questionnaire sur les besoins en locaux du client)
   4. Examiner les incidences et les avantages éventuels, et cerner les risques.
   5. Réaliser ou mettre à jour l'Évaluation de la complexité et des risques des projets.
2. Résumer la décision
   1. Déterminer la source de financement qui fournira les capitaux de lancement pour les activités préalables à la planification, jusqu'à l'élaboration de l'approbation préliminaire de projet (APP) ou de l'approbation de projet de location (APL).
   2. Obtenir l'approbation de l'évaluation initiale du risque et des éléments déclencheurs possibles.
   3. Remplir la liste de vérification de la phase de définition.

Extrants

• Questionnaire signé sur les besoins en locaux du client.
• Description générale de la nature des besoins, des problèmes ou des opportunités.
• Évaluation de la conformité de la proposition aux stratégies de programme existantes connexes.
• Liste de vérification remplie

Produits livrables

• Énoncé des exigences (EE) avec l'Énoncé des besoins des locataires en pièce jointe.
• Évaluation de la complexité et des risques des projets (optionnel)

Point de vérification :

Approbation de l'énoncé des exigences (AEE)

Phase de lancement

Objectif

Il s'agit d'analyser l'Énoncé des exigences pour établir une description initiale des objectifs du projet et des enjeux connexes, en donnant suffisamment de précisions pour permettre une évaluation préliminaire de la façon d'aborder le projet par rapport aux objectifs de TPSGC (c.-à-d. sa nécessité, sa priorité et le niveau de ressources appropriées pour passer à la phase suivante).

Description des travaux

La phase de lancement comprend deux grandes activités : 1. le lancement du projet (soit l'activité de l'administration initiale du projet) et 2. l'évaluation de la viabilité (l'activité qui consiste à évaluer les possibilités du projet).

Intrants

• Questionnaire signé sur les besoins en locaux du client.
• Énoncé des exigences approuvé.
• Énoncé des besoins des locataires.
• Autres paramètres du projet déjà connus (soit les besoins des clients).
• Liste de vérification remplie

Activités et tâches

1. Lancement du projet
   1. Désigner les ressources humaines qui composeront l' équipe du projet.
   2. Créer la structure des dossiers du projet.
   3. Créer le projet dans SIGMA à l'aide d'éléments d'organigramme technique de projet (OTP).
   4. Vérifier auprès du bureau national/régional des services géomatiques afin de connaître la disponibilité des plans et devis.
   5. Créer le Plan préliminaire de projet (PPP).
2. Évaluation de la viabilité
   1. Développer l'énoncé des besoins des clients.
   2. Évaluer la nécessité de préparer le Programme fonctionnel.
   3. Commencer à remplir le Formulaire de surveillance de la conformité.
   4. Évaluer l'impact sur l'enveloppe d'espace du client, déterminer les exigences particulières et confirmer l'engagement du client envers le financement, s'il y a lieu.
   5. Définir les limites géographiques des nouveaux besoins en matière de locaux.
   6. Définir les paramètres du projet.
   7. Examiner le Rapport d'évaluation de l'immeuble existant aux fins de conformité (niveau 1).
   8. Créer l'arrêté de projet.
   9. Mettre à jour le plan préliminaire de projet.
   10. Remplir la liste de vérification de la phase de lancement.

Extrants

• Arrêté de projet préliminaire.
• Rapport d'évaluation de l'immeuble existant, aux fins de conformité (niveau 1).
• Liste de vérification remplie.

Produit livrable

• Plan préliminaire de projet (PPP)

Point de vérification :

Approbation du plan préliminaire de projet (APPP)

Phase de la faisabilité

Objectif

Développer les besoins du projet ainsi qu'un éventail de solutions qui satisfont à ces besoins. Le rapport de faisabilité fournit la base d'information qui servira ensuite, durant la phase d'analyse, à évaluer les solutions et à déterminer la solution optimale du projet. L'importance des détails qu'il renferme dépend de la nature, de la complexité et des points épineux du projet.

Description des travaux

Cette phase vise à permettre d'évaluer le potentiel de succès du projet, de même qu'à analyser les éléments proposés du projet pour s'assurer qu'ils constituent, dans l'ensemble, un avant-projet viable opérationnellement. La phase de la faisabilité comprend deux grandes activités : 1. le parachèvement des besoins du projet (l'activité qui consiste à confirmer la problématique par la vérification des renseignements antérieurs et la collecte de données plus détaillées sur les besoins) et 2. la détermination de solutions viables.

Intrants

• Plan préliminaire de projet approuvé.
• Arrêté de projet préliminaire.
• Rapport d'évaluation de l'immeuble existant aux fins de conformité (niveau 1).
• Liste de vérification remplie.

Activités et tâches

1. Parachèvement des besoins du projet
   1. Évaluer le rendement actuel de l'immeuble s'il y a lieu (loué ou appartenant à l'État).
   2. Compléter l'évaluation de l'état de l'immeuble aux fins de conformité avec les dernières normes en matière de location (évaluation des baux et des immeubles appartenant à l'État).
   3. Valider et mettre au point les paramètres du projet.
   4. Évaluer la conformité à la Mise à jour annuelle des niveaux de référence (MJANR).
   5. Préparer le Programme fonctionnel.
   6. Parachever les besoins en locaux.
2. Détermination de solutions viables
   1. Vérifier la disponibilité des locaux dans le répertoire des locaux de TPSGC.
   2. Déterminer les options d'acquisition par bail selon le Cadre et processus pour la location de biens immobiliers de TPSGC. 
   3. Définir les options et établir un calendrier et une évaluation des risques de chaque option viable.
   4. Produire le Rapport de faisabilité (RF).
   5. Mettre à jour les paramètres critiques du plan de projet.
   6. Remplir la liste de vérification de la phase de faisabilité.

Extrants

• Évaluation de l'état de l'immeuble.
• Programme fonctionnel (si nécessaire).
• Besoins en locaux déterminés (appartenant à l'État ou acquisition par bail, selon le cas).
• Plan de projet avec paramètres à jour.
• Liste de vérification remplie.

Produit livrable

• Rapport de faisabilité (RF)

Point de vérification :

Approbation du rapport de faisabilité (ARF) - Pour des projets relatifs aux locaux qui sont dans les limites d'approbation ministérielles, l'approbation du rapport de faisabilité peut être obtenue conjointement avec le rapport d'analyse des investissements (RAI). Cette exigence subsiste pour garantir l'analyse des options et assurer une consultation avec les intervenants participant au projet.

Phase de l'analyse

Objectif

Il s'agit d'examiner en profondeur et d'évaluer les options viables relevées à la phase de faisabilité pour arriver à la solution optimale qui satisfera aux besoins du client et respectera les contraintes du projet. La solution proposée et les autres options viables, avec l'évaluation des coûts respectifs, les échéanciers, les risques, et les critères de contrôle et d'évaluation, seront présentés dans le Rapport d'analyse des investissements (RAI) afin d'obtenir l'autorisation de la direction et le financement nécessaire par le biais de l'approbation préliminaire de projet (APP), pour les projets portant sur des locaux loués existants, ou pour une approbation de projet de location (APL) lorsqu'une acquisition par bail ou un renouvellement de bail est nécessaire. Le niveau de travail à consacrer à cette phase dépend de la nature, de la complexité et des points épineux du projet.

Description des travaux

La phase de l'analyse comprend deux grandes activités : 1. l'analyse de l'information (soit l'activité qui consiste à valider toute la documentation afférente) et 2. rédiger les documents d'approbation selon le type de projet (l'activité qui consiste à préparer un Rapport d'analyse des investissements et les documents de présentation aux fins de l'approbation préliminaire de projet (APP) ou de l'approbation de projet de location (APL)).

Intrants

• Évaluation de l'état de l'immeuble.
• Programme fonctionnel (si nécessaire).
• Besoins en locaux déterminés.
• Rapport de faisabilité approuvé.
• Plan de projet avec paramètres à jour.
• Liste de vérification remplie.

Activités et tâches

1. Analyse de l'information
   1. Valider les données du rapport de faisabilité.
   2. Réunir et examiner toute la documentation disponible sur le projet.
   3. Effectuer une étude de marché afin d'établir la disponibilité des locaux (s'il y a lieu).
   4. Établir une estimation indicative des coûts basée sur les options d'approvisionnement déterminées.
   5. Effectuer une analyse de marché afin d'établir les taux de location.
   6. Réviser et confirmer le calendrier et les risques pour chaque option.
   7. Analyser les options.
   8. Recommander la solution optimale.
   9. Déceler toute non-conformité relativement aux Normes d'aménagement et obtenir l'approbation s'il y a lieu.
      Remarque — La détermination des cas de non-conformité doit se faire tout au long du projet et peut commencer durant la phase de lancement.
2. Rédiger les documents d'approbation selon le type de projet
   1. Obtenir la confirmation du financement pour les coûts du client liés aux locaux (s'il y a lieu).
   2. Achever l'arrêté de projet (pas nécessaire s'il ne s'agit pas d'aménagement).
   3. Reconfirmer ou mettre à jour l'Évaluation de la complexité et des risques des projets
   4. Préparer le RAI (Rapport d'analyse des investissements).
   5. Si la valeur du projet dépasse la délégation de pouvoirs de dépenser du Ministère, rédiger les documents de présentation au CT pour l'APP ou l'APL.
      Remarque — Si la recommandation du RAI est la location, il est utile d'obtenir également l'approbation du contrat de location (ACL)
   6. Si l'option proposée dans le RAI est de négocier avec un fournisseur exclusif, rédiger une note d'information.
   7. Mettre à jour les paramètres critiques du plan de projet.
   8. Remplir la liste de vérification de la phase d'analyse.

Extrants

• La décision du sous-ministre adjoint (SMA) concernant la demande de non-conformité aux normes en matière d'aménagement, s'il y a lieu.
• Rapport de faisabilité validé.
• Résultats de l'étude de marché.
• Rapport de l'analyse de marché.
• Arrêté de projet signé.
• Documents d'approbation pour l'APP ou l'APL achevés.
• Documents de présentation au CT établis, si besoin est.
• Notes d'information rédigées pour la négociation à fournisseur exclusif, s'il y a lieu.
• Plan de projet avec paramètres à jour.
• Liste de vérification remplie.

Produits livrables

• RAI (Rapport d'analyse des investissements) (présentation au CT, s'il y a lieu) et les notes d'information (s'il s'agit d'une location à fournisseur exclusif).
• Évaluation de la complexité et des risques des projets

Point de vérification

Approbation préliminaire de projet (APP) ou Approbation de projet de location (APL)

Phase de la clôture de l'identification

Objectif

L'objectif de la phase de la clôture de l'identification consiste à s'assurer qu'on a procédé à des évaluations, à un échange dans le transfert et à des activités de clôture administrative adéquates et qu'on a établi des rapports appropriés pour permettre de réunir suffisamment de détails sur l'orientation, afin d'enchaîner sans interruption avec l'étape de la réalisation.

Description des travaux

La dernière phase de l'étape d'identification permet de rédiger le résumé de tous les faits importants, de recenser tous les problèmes liés à la qualité et de procéder à la clôture de l'étape finale.

Intrants

• La décision du SMA concernant la demande de non-conformité aux normes en matière d'aménagement, s'il y a lieu.
• Rapport de faisabilité validé.
• Arrêté de projet signé.
• Rapport d'analyse des investissements (RAI) approuvé.
• APP/APL/ACL (présentation au CT, s'il y a lieu) et les notes d'information (s'il s'agit d'une location à fournisseur exclusif).
• Plan de projet avec paramètres à jour.
• Liste de vérification remplie.

Activités et tâches

1. Activités de clôture de l'étape
   1. Réunir les commentaires de l'équipe et des clients et rédiger les leçons apprises.
   2. Vérifier que les dossiers du projet sont complets.
   3. Remplir le Document de clôture de l'identification (DCI).

Extrants

• Rétroaction obtenue.
• Dossiers complets du projet.
• Plan de projet complété.
• Leçons apprises.

Produit livrable

• Document de clôture de l'identification (DCI).

Enchaîner avec la feuille de route appropriée de l'étape de réalisation :

• Feuille de route pour les projets de location - Étape de réalisation
• Feuille de route pour les projets de conception-soumission-construction - Étape de réalisation