Mise en service

• Politique de mise en service
• Application
• Documents techniques
• Contexte
• Demandes de renseignements
• Documents connexes

Voici un guide pour la mise en service des biens immobiliers fédéraux.

Application

La mise en service s'applique à l'ensemble des ouvrages bâtis par TPSGC ou pour ce ministère, dont les nouveaux travaux de construction, les travaux de rénovation et/ou les travaux d'aménagement réalisés dans les locaux loués à bail, les immeubles appartenant à l'État ou les installations gérées dans le cadre des autres formes de prestation de services (AFPS) par les employés de TPSGC ou leurs mandataires, lorsqu'on fait appel directement ou indirectement à leurs services dans le cadre d'accords indépendants.

Documents techniques

Le Manuel de mise en service de TPSGC - CP.1 définit les produits livrables de mise en service et donne des orientations sur l'application de la mise en service dans tous les projets immobiliers de TPSGC. Il fournit aussi des exemples de documents typiques exigés pour les produits livrables de mise en service. Il considère la mise en service comme une partie intégrante du Système national de gestion de projet et offre une méthode claire et uniforme pour la mise en service à chacun des membres de l'équipe de projet. Il aidera les membres de l'équipe de projet et le personnel du ministère client qui représente les intérêts de l'occupant à appliquer les principes de la mise en service tels qu'ils sont décrits dans le manuel.

En plus du Manuel de mise en service de TPSGC, il existe diverses lignes directrices sur la mise en service (CP.3 à CP.13)¹. Ces lignes directrices fournissent des renseignements sur la manière d'exercer les activités de mise en service, et établissent une norme ministérielle sur la rédaction des documents de mise en service. Voici quelques exemples de ces lignes directrices :

• Guide d'élaboration du plan de mise en service
• Guide de rédaction des manuels de gestion des bâtiments
• Guide de rédaction des plans de formation
• Guide de rédaction des rapports de mise en service
• Guide de rédaction des énoncés de mise en service

Il est important d'utiliser ces lignes directrices conjointement avec le Manuel de mise en service dans la mise en oeuvre des projets immobiliers.

La mise en service à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Dans cet article, on décrit les principales caractéristiques de la mise en service telles qu'elles ont été adoptées à TPSGC. On expose brièvement l'évolution de la mise en service et des questions comme les raisons, les risques, les coûts des devis, les rôles et les responsabilités, les fonctions du gestionnaire de la mise en service, de l'ingénieur de la mise en service et du mandataire responsable de la mise en service, ainsi que les préoccupations et les défis à relever pour ce qui est du fonctionnement et de l'entretien.

• La mise en service à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Formation nationale sur la mise en service

Cet exposé vise à former les gestionnaires de projet, les gestionnaires immobiliers, les gestionnaires de la mise en service et les concepteurs. Il porte sur les rôles et les responsabilités des principaux intervenants dans la mise en service des projets, le processus s'y rapportant et les réalisations attendues à cet égard. Le document a été élaboré par Paul Sra et Ed Durant des services de génie mécanique et de génie de la maintenance, ainsi que Mike Cavan, gestionnaire de la mise en service, RCN.

• Formation nationale sur la mise en service, 2006

Contexte

En 1977, la Section de mise en service des bâtiments a été créée au sein de la Division de l'entretien des installations de l'ancienne Direction générale de l'administration immobilière de Travaux publics Canada - maintenant appelé Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Cette Section de mise en service des bâtiments a reconnu la nécessité d'une intervention hâtive dans le Système de réalisation de projets (SRP), mais elle a rencontré deux grands obstacles. Il y avait, de sa part, un manque d'expérience pratique de la mise en service et, de la part des spécialistes en conception, une certaine réticence à modifier le statu quo.

En 1987, le Groupe de travail sur la mise en service des bâtiments a été constitué au sein de ce qu'on appelait alors la Direction générale des services d'architecture et de génie (SAG) de l'Administration centrale. Ce groupe comprenait des représentants de la Division de l'entretien des installations. Il avait pour mandat de définir clairement la mise en service, d'en établir les objectifs et d'énoncer les exigences techniques en ce qui concerne les systèmes de mécanique et d'électricité des bâtiments qui devaient faire partie des énoncés de projet. Le groupe de travail était déterminé à adopter une approche « transparente » vis-à-vis de la mise en service. Au nombre des recherches faites dans ce domaine, le groupe de travail s'est penché sur des documents de base et des pratiques en cours aux États-Unis (ASHRAE), au Royaume-Uni et en Australie. En examinant les pratiques en cours au Canada, il est apparu évident au groupe de travail que la mise en service, telle qu'elle est définie dans le Système de réalisation de projets (SRP) en six phases de TPSGC, était rarement appliquée. L'une des raisons de cette lacune était que le principe de la responsabilité et de l'obligation de rendre compte en matière de mise en service n'avait pas été clairement défini.

En février 1989, le groupe de travail a produit une série d'ébauches sur la mise en service. En 1991, ces documents ont été peaufinés, élargis pour englober toutes les disciplines et fusionnés en un seul manuel, le Manuel de mise en service pour la réalisation des projets, produit en 1993.

En 2000, le Comité national de mise en service a été créé. Parmi les membres, il y avait des représentants des SAG et des SGBI, et les directeurs ou gestionnaires de ces groupes en étaient des coprésidents. Le mandat de ce comité visait notamment à :

• Examiner, améliorer et mettre à jour les documents de mise en service.
• Élaborer de nouvelles pratiques de mise en service.
• Créer, entretenir et mettre à jour une base de données sur la mise en service.
• Promouvoir la mise en service au sein de TPSGC.
• Préparer de la documentation sur les « leçons tirées ».
• Organiser des ateliers annuels sur la mise en service.
• Recevoir, évaluer et partager l'information et les expériences avec les régions.

Grâce aux travaux de ce comité, d'autres améliorations ont été apportées au manuel pour le rendre encore plus facile à consulter pour les gestionnaires de projet, les gestionnaires de mise en service et les autres intervenants. Le Manuel de mise en service comprend maintenant deux parties :

• Manuel de mise en service de TPSGC - CP.1 : ce document définit clairement les produits livrables de mise en service ainsi que les rôles et les responsabilités des membres clés de l'équipe de projet, et donne des orientations sur l'application de la mise en service dans tous les projets immobiliers de TPSGC. Le document traite aussi des exigences de la Politique de mise en service et contient des sujets de première importance pour le gestionnaire de projet de TPSGC et le chef de projet. Le manuel peut être cité comme source de référence dans ce site.
• Lignes directrices sur la mise en service de TPSGC : ce document contient les autres documents nécessaires et s'adresse particulièrement aux concepteurs internes, aux experts-conseils et sous-experts-conseils ainsi qu'aux gestionnaires de mise en service. Les lignes directrices (CP.3 à CP.13) fournissent des renseignements sur le plan de mise en service; les manuels de gestion des bâtiments; les plans de formation; l'exploitation et l'entretien des installations; les rapports de mise en service; l'élaboration et l'utilisation des listes de contrôle; l'élaboration et l'utilisation des formulaires de rapport et des schémas; la rédaction des énoncés de mise en service; l'élaboration et l'utilisation des devis génériques de mise en service; et la politique concernant l'entretien des installations.

Le Manuel de mise en service de TPSGC et les Lignes directrices sur la mise en service de TPSGC ont été structurés de façon que chaque région puisse les adapter en fonction de ses exigences particulières puisqu'il est reconnu que chaque région a sa propre façon d'aborder la mise en service et que ces différences auront des effets sur la manière dont chacune utilisera le Manuel. Il est proposé que chaque région choisisse dans les Lignes directrices sur la mise en service de TPSGC les éléments qui conviennent le mieux à ses exigences de façon que chacune puisse réaliser des projets d'une qualité acceptable pour le client.

Il est également reconnu que la structure organisationnelle de chaque région est unique et susceptible de changer. Le Manuel de mise en service de TPSGC (CP.1) a, par conséquent, été rédigé en fonction des activités de mise en service, et il n'est pas fondé sur les structures organisationnelles hiérarchisées des régions de TPSGC.

Il est proposé que chaque région conclue sa propre entente de partenariat entre les directions générales pertinentes de TPSGC en ce qui concerne les responsabilités et rôles respectifs tout au cours du processus de mise en service afin de refléter la structure organisationnelle distinctive de chaque région. Cette façon de faire aidera aussi à promouvoir la mise en service comme un outil d'amélioration de la satisfaction du client.

En outre, des listes de contrôle génériques de l'installation/du démarrage et des formulaires de rapport de vérification de rendement (VR) et d'information sur les produits (IP) ont été élaborés et éprouvés à l'usage sur un certain nombre de projets. Il y a un processus d'examen qui est en cours pour en améliorer le format et le contenu. Il s'agit d'un long processus qui fera partie des projets futurs.

Partenariat entre les directions générales de TPSGC

Le rôle de TPSGC dans la mise en service et dans la production du Manuel de mise en service et des Lignes directrices qui s'y rattachent a toujours été parfaitement reconnu par toutes les directions générales de TPSGC.

Les Ressources d'architecture et de génie continueront d'assumer un leadership national dans le domaine de la mise en service, tandis que les SGBI continueront d'assurer la gestion des activités de mise en service requises dans le cadre des projets spécifiques.

Il est également reconnu que TPSGC, par l'entremise de son Équipe de vérification de la qualité de conception, a un rôle très important à jouer dans l'établissement des critères de conception ainsi que des intentions, des hypothèses et des solutions de conception visant à répondre à ces critères. Une mise en service réussie requiert une combinaison du savoir-faire en conception des Ressources d'architecture et de génie et de l'expertise opérationnelle du gestionnaire de mise en service du Service d'entretien et d'assurance opérationnelle (EAO) dans le SCN et du gestionnaire de mise en service de la Gestion de l'entretien dans les régions.

Demandes de renseignements

Pour des activités régionales de mise en service spécifiques à un projet ou pour les demandes de renseignements techniques à caractère général portant sur la mise en service des bâtiments fédéraux, veuillez contacter SNGP.NPMS@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Documents connexes

Exemples

• TPSGC Lignes directrices sur la mise en service CP. 11 : Modèle d'énoncé de mise en service (aussi trouvé dans l'annexe A du Manuel de mise en service) (Accès à la documentation interne)

Trousse à outils

• Centre canadien d'hygiène et de sécurité au travail 
• Institut de recherche en construction
• Mise en service et ressources pour le fonctionnement et l'entretien  (disponible en anglais seulement)
• Centre canadien des codes
• Protection contre les incendies et planification des mesures d'urgence 
• National Institute of Standards and Technology  (disponible en anglais seulement)
• NFPA Codes - Biblioweb  (disponible en anglais seulement)

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¹ Pour obtenir une copie de ce document, veuillez contacter SNGP.NPMS@tpsgc-pwgsc.gc.ca. (Retour au 1)