SNAC Cadre de référence concernant la structure de gouvernance

Objet du cadre de référence

1. Le présent cadre de référence vise à établir la structure de gouvernance pour la surveillance et la coordination du Plan à sept volets du gouvernement, en réponse au rapport du printemps 2012 du vérificateur général sur le remplacement des avions de combat du Canada, appelé ci-après le plan d'action du Secrétariat national d'approvisionnement en chasseurs (SNAC). Après la réalisation du plan d'action du SNAC, le Comité de gouvernance formé de sous-ministres (CGSM) présentera ses conclusions aux ministres afin d'appuyer les décisions du gouvernement sur la manière de faire progresser le remplacement de la flotte des CF­18.

Objectif du snac

2. L'objectif du plan d'action du SNAC est de voir à ce que l'Aviation royale du Canada (ARC) achète les chasseurs dont elle a besoin pour accomplir les missions que lui confie le gouvernement et à ce que le Parlement et la population canadienne aient confiance en l'ouverture et en la transparence du processus d'acquisition qui servira à remplacer la flotte des CF­18.

Aperçu de la structure de gouvernance

3. Le principal organisme décisionnel pour la surveillance et la coordination du plan d'action du SNAC est un CGSM, présidé par le SM de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Les principaux membres de ce comité sont les SM de TPSGC, du ministère de la Défense nationale (MDN) et d'Industrie Canada (IC).  Les décisions du CGSM relèvent des principaux membres. Le Bureau du Conseil privé (BCP), le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), le ministère des Finances et le conseiller national pour la sécurité auprès du premier ministre sont des membres d'office. Le CGSM comprendra également deux membres indépendants de l'extérieur de la fonction publique. Les membres d'office et les membres indépendants agiront à titre d'observateurs du plan d'action et le mettront à l'essai pour informer la prise de décision du CGSM. On demandera également au personnel militaire principal de donner de l'information et de contribuer aux travaux du CGSM.

4. Les travaux du Comité seront soutenus par un comité directeur interministériel (CDI) à l'échelle des sous-ministres adjoints (SMA), chargé de la gestion et de la mise en œuvre des décisions prises par le Comité de gouvernance et d'autres questions pouvant être soulevées pendant la mise en œuvre du plan d'action du Secrétariat national d'approvisionnement en chasseurs. TPSGC mettra sur pied un secrétariat interministériel à plein temps ainsi que des équipes de projet, au besoin. L'annexe A du présent document renferme un complément d'information, notamment sur les rôles et les responsabilités de chacun de ces groupes de gouvernance.

Rôles et responsabilités des ministères

5. En vertu de la Loi sur la production de défense (LPD), la ministre de TPSGC est responsable, à l'égard du Parlement, d'administrer la LPD. Elle a le pouvoir exclusif de faire l'acquisition, notamment par achat, du matériel de défense et de construire les ouvrages de défense que requiert le MDN. À ce titre, la ministre de TPSGC est aussi responsable de l'acquisition du matériel de défense, des contrats subséquents et des accords, y compris la planification, les invitations à soumissionner, les négociations, l'adjudication de marchés, la gestion et les prises de décision connexes afin de veiller à ce que les activités d'approvisionnement soient exécutées conformément aux lois, aux règlements, aux politiques, aux procédures et aux directives applicables. De plus, TPSGC est le principal ministère chargé des activités de coordination du Secrétariat national d'approvisionnement des chasseurs.

6. Le ministre de la Défense nationale est responsable, à l'égard du Parlement, de mener le programme des services canadiens de défense, en conformité avec la Loi sur la défense nationale (LDN). Il agit en tant que responsable technique et chef de projet pour l'acquisition du matériel de défense. Pour remplir ce mandat, le ministre de la Défense nationale est chargé de déterminer les besoins en défense, de planifier et d'exécuter les activités de gestion de projet, et de donner des conseils spécialisés, de l'aide et d'autres services à TPSGC pendant la mise en œuvre du processus d'acquisition. Par ces activités, le MDN soutiendra la structure de gouvernance détaillée dans le présent document et exposée dans le plan d'action.

7. Il incombe au ministre d'Industrie Canada de continuer à déterminer, pour l'industrie canadienne, des occasions de participer à la chaîne d'approvisionnement mondiale du programme des avions d'attaque interarmées et, pour le Canada, de tirer profit d'autres avantages éventuels en matière de soutien, de mise à l'essai et de formation. Industrie Canada signale les possibilités de participation offertes aux entreprises canadiennes et mises à profit par celles-ci. En réalisant ces tâches, IC soutiendra la structure de gouvernance détaillée dans le présent document et exposée dans le Plan d'action.

Transparence et impartialité

8. Le recours à des tiers non gouvernementaux indépendants permettra d'améliorer l'ouverture, l'impartialité et la transparence de la structure de gouvernance comme suit :

• le CGSM comprendra deux membres indépendants de l'extérieur de la fonction publique;
• le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) commandera un examen indépendant des hypothèses et des coûts éventuels du projet d'acquisition et de soutien du F-35 par le MDN¹, dont les résultats seront rendus publics;
• le CGSM et le CDI pourront demander à des tiers indépendants d'autres conseils et examens. 

Rapports au parlement et au public

9. Dans le cadre du plan d'action du Secrétariat national d'approvisionnement en chasseurs, les travaux de celui-ci et des divers comités qui y participent doivent reposer sur la transparence et l'ouverture pour informer le public de manière adéquate. Par conséquent,

• le Comité de gouvernance approuvera les rapports adressés au Parlement;
• TPSGC, par l'intermédiaire du Secrétariat, définira un protocole que devra approuver le CDI et le CGSM pour répondre aux objectifs de communications ouvertes, éclairées et transparentes sur les activités liées au plan d'action du Secrétariat national d'approvisionnement en chasseurs;
• le Secrétariat veillera à la création et à la tenue d'un site Web réservé à cet effet. Il s'assurera de coordonner l'approche visant l'affichage, sur les sites Web ministériels, des renseignements concernant le Secrétariat national d'approvisionnement en chasseurs.

Diligence raisonnable

10. Le CGSM, le CDI, le Secrétariat ainsi que le SCT, le ministère des Finances et le BCP uniront leurs efforts pour que la diligence raisonnable soit appliquée tout au long de la mise en œuvre du plan d'action du Secrétariat national d'approvisionnement en chasseurs, comme suit :

• communication de mises à jour annuelles vérifiées de manière indépendante sur l'établissement des coûts relatifs au programme des avions d'attaque interarmées;
• les résultats de l'examen indépendant commandé par le SCT contribueront à déterminer un cadre d'établissement des coûts cohérent qui servira à rendre compte des estimations de coûts du projet;
• le Conseil du Trésor s'assurera aussi de l'application de la diligence raisonnable relativement à la politique sur les marchés, grâce aux présentations conjointes du MDN et de TPSGC pour le responsable du projet et l'autorité contractante;
• une validation de l'ensemble des étapes effectuées à ce jour dans le cadre du processus d'acquisition sera réalisée et vérifiée de manière indépendante.
• Cette validation comprend le processus d'acquisition pour les deux premières phases et les six étapes énoncées dans le rapport du Vérificateur Général :
  • Phase d'identification :  Détermination des insuffisances en matière de capacité
  • Phase  d'analyse des options :  Définition des besoins opérationnels; Estimation du coût total pour toute la vie utile du projet; Évaluation des risques; Analyse des options; Proposition d'une stratégie d'achat.

Secrétariat

11. Le Secrétariat est chargé de la coordination de la mise en œuvre du plan d'action du gouvernement, dont il est question à l'annexe B jointe aux présentes.

Adhésion

12. Un directeur exécutif (DE) de TPSGC, responsable de la coordination générale de la mise en œuvre du plan d'action du Secrétariat national d'approvisionnement en chasseurs, dirigera le Secrétariat. Les autres membres du Secrétariat proviendront de TPSGC, du MDN, d'IC et autres ministères. Ces membres sont responsables, devant le DE, de la mise en œuvre du plan d'action du Secrétariat national d'approvisionnement en chasseurs. Ils relèvent de leur ministère respectif pour ce qui est des exigences ministérielles relatives à ce même plan d'action.

13. Les relations de travail entre les membres du Secrétariat se fondent sur la coopération. Le DE aura autorité sur les employés détachés de tous les autres ministères. On l'informera des problèmes signalés par les autres ministères, problèmes qui pourraient influer sur le plan d'action.

Prochaines étapes

14. Après la réalisation du plan d'action du Secrétariat national d'approvisionnement en chasseurs, le Comité de gouvernance formé de sous-ministres (CGSM) présentera ses conclusions aux ministres afin d'appuyer les décisions du gouvernement sur la manière de faire progresser le remplacement de la flotte des CF­18.

Modifications

15. Il est convenu que le présent cadre de référence peut être modifié au besoin, avec le consentement des principaux membres du CGSM : Michelle d'Auray, Sous ministre, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada; Michael Martin, Sous–ministre délégué, Ministère de la Défense nationale; John Knubley, Sous ministre, Industrie Canada.

Annexe A

Comité de gouvernance formé de sous-ministres (CGSM)

A1. Le CGSM est responsable :

1. de la coordination interministérielle de la mise en œuvre du plan d'action du gouvernement présenté à l'annexe B du présent document, y compris la présentation aux ministres des conclusions qui en découlent;
2. b. de la surveillance et de la diligence raisonnable, y compris, sans s'y limiter, les domaines liés à l'établissement des coûts, le processus d'acquisition et les retombées industrielles issues du projet.

A2. Le Comité doit :

1. veiller à la transparence et fournir aux ministres des comptes rendus et des renseignements connexes, au besoin;
2. surveiller, examiner et approuver la préparation des documents à présenter aux ministres aux fins de discussion et de décision, ainsi qu'au Parlement.

A3. Les réunions du Comité se tiendront au besoin, mais généralement au moins une fois tous les deux mois. Les principaux membres prendront leurs décisions d'un commun accord et selon le contexte de leurs responsabilités ministérielles, comme le précisent les paragraphes 5, 6 et 7 du présent cadre de référence. Les principaux membres ou le SMA du même ministère doivent être présents pour les points qui exigent une décision du Comité.

Comité directeur interministériel (CDI) à l'échelle des SMA

A4. Le Comité directeur interministériel (CDI) à l'échelle des SMA relève du CGSM.

A5. Le CDI sera formé de représentants principaux à l'échelon des SMA (ou l'équivalent) des principaux ministères intervenants, selon la décision du sous-ministre de ces ministères. Les représentants des ministères ou des organismes suivants seront les membres principaux du CDI :

1. TPSGC (présidence);
2. MDN;
3. IC.

A6. Le CDI peut aussi comprendre des membres d'office d'un niveau équivalent représentant le ministère des Finances, le SCT, le BCP et tout autre organisme ou entité qui fourniront des conseils et de l'expertise pour aider les membres principaux à prendre des décisions.

A7. Le CDI est chargé :

1. a. d'assurer la gestion efficace et efficiente du plan d'action du Secrétariat national d'approvisionnement en chasseurs, conformément à la portée approuvée par le gouvernement;
2. d'examiner les risques et la stratégie d'atténuation connexe déterminés par le Secrétariat;
3. de fournir des mises à jour et de faire des recommandations au CGSM, au besoin.

A8. Les réunions du CDI se tiendront au besoin, au cours de la mise en œuvre du plan d'action du SNAC (mais généralement au moins une fois par mois).

Secrétariat

A9. La structure organisationnelle du Secrétariat sera examinée régulièrement pour évaluer les besoins visant la mise en œuvre du plan d'action du Secrétariat national d'approvisionnement en chasseurs. Les postes seront pourvus conformément aux exigences du plan d'action, à mesure que progresse son application.

A10. Voici les principales tâches du Secrétariat dans le cadre du plan d'action du SNAC :

1. examiner, surveiller et coordonner la mise en œuvre du plan d'action, comme le décrit l'annexe B du présent document;
2. veiller à ce qu'une validation de l'ensemble des étapes effectuées à ce jour dans le cadre du processus d'acquisition soit réalisée et vérifiée de manière indépendante;
3. élaborer des plans de mise en œuvre du plan d'action du SNAC à court terme, à moyen terme et à long terme;
4. informer le CDI sur l'évolution de la situation à l'égard de la mise en œuvre de ces plans, en soulignant les risques, les problèmes ou les changements éventuels, pour les plans, qui pourraient influer sur l'atteinte des objectifs du plan d'action;
5. fournir au CDI des mises à jour régulières;
6. chaque ministère demeurera responsable de ses activités de communication, que coordonnera le Secrétariat; TPSGC, par l'intermédiaire du Secrétariat, définira un protocole que devra approuver le CDI et le CGSM pour répondre aux objectifs de communications ouvertes, éclairées et transparentes sur les activités liées au plan d'action du Secrétariat national d'approvisionnement en chasseurs;
7. surveiller l'environnement et les développements internationaux, participer au besoin et informer le CDI et le CGSM, au besoin;
8. assurer une coordination efficace des activités des ministères qui participent à la mise en œuvre de l'orientation gouvernementale du plan d'action du Secrétariat national d'approvisionnement en chasseurs;
9. soumettre au CDI, aux fins de résolution, les questions interministérielles que le Secrétariat ne peut résoudre;
10. fournir le soutien suivant au CGSM et au CDI :
    • coordonner et rédiger les procès-verbaux des réunions du CGSM et du CDI;
    • surveiller et gérer les principaux risques décelés par le CGSM et le CDI;
    • préparer des mises à jour régulières à l'intention des ministères et du Parlement, ou contribuer à leur préparation, à l'égard des divers éléments et phases propres à la mise en œuvre du plan d'action;
    • préparer divers rapports ou contribuer à leur préparation, notamment les rapports destinés au Parlement, au besoin.

A11. Tout au long de la mise en œuvre du plan d'action du Secrétariat national d'approvisionnement en chasseurs, on prévoit que les relations entre le Secrétariat et les divers ministères se fonderont sur une communication ouverte et interactive et l'établissement de rapports relativement à l'état de mise en œuvre et de l'évolution des principaux jalons.

A12. Le Secrétariat peut former des groupes de travail chargés de tâches particulières.

Autre

A13. La correspondance écrite portant sur le SNAC et tous les autres rapports afférents provenant de TPSGC, du MDN ou d'IC qui pourraient avoir une incidence sur le plan d'action du Secrétariat en question ou sur son rôle de coordination doivent lui être transmis. Le Secrétariat veillera à ce que tous les autres membres de la structure de gouvernance obtiennent des copies des rapports dont le sujet pourrait les concerner.

A14. Un accord de recouvrement des coûts de fonctionnement du Secrétariat sera négocié entre TPSGC et le MDN.

A15. Dans la mesure du possible, le personnel du Secrétariat devra être logé dans les mêmes locaux. Les installations doivent être suffisamment sécuritaires pour faciliter le traitement de documents contenant des renseignements de nature délicate ou classifiés ou l'exécution d'activités de nature délicate ou classifiées.

A16. Il est convenu que TPSGC demeurera responsable du fonctionnement du secrétariat interministériel.

Annexe B

Plan d'action

B1. En réponse au rapport du printemps 2012 du vérificateur général sur le remplacement des avions de combat du Canada, le gouvernement a annoncé, le 3 avril 2012, le plan d'action suivant afin de tenir compte des observations et de la recommandation du vérificateur général :

1. L'enveloppe de financement allouée pour l'acquisition des F-35 sera bloquée;
2. Le gouvernement du Canada établira immédiatement un nouveau secrétariat du F-35 au sein du ministère des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Le Secrétariat assumera le principal rôle de coordination pendant que le gouvernement agit pour remplacer la flotte des CF-18 du Canada; un comité de sous-ministres sera constitué afin d'assurer la supervision du Secrétariat du F-35;
3. Le ministère de la Défense nationale, par le biais du Secrétariat du F-35, donnera des mises à jour annuelles au Parlement. Ces mises à jour seront déposées au plus tard 60 jours après la réception des prévisions de coûts annuelles du bureau du programme de l'avion de combat interarmées, et ce, dès 2012. Le ministère de la Défense nationale donnera aussi, par le biais du Secrétariat et au besoin, des breffages techniques sur l'échéancier des performances et les coûts;
4. Le ministère de la Défense nationale continuera d'évaluer les options permettant de maintenir en puissance la capacité des Forces canadiennes en matière d'avions de chasse, loin dans le XXIe siècle;
5. Avant l'approbation du projet, le Secrétariat du Conseil du Trésor commandera en premier un examen indépendant des hypothèses du projet du MDN pour l'acquisition et le maintien ainsi que des coûts potentiels du F-35, et ledit examen sera rendu public;
6. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada examinera également les coûts d'acquisition et de maintien du F-35, et il veillera à ce qu'il y ait un respect intégral des politiques d'approvisionnement, et ce, avant l'approbation du projet;
7. Industrie Canada, par le biais du Secrétariat du F-35, continuera de trouver des occasions pour que l'industrie canadienne participe à la chaîne d'approvisionnement mondiale du programme d'avions de combat interarmées F-35, d'autres retombées potentielles pour le Canada en matière de maintien en puissance, d'essais et de formation. Le Ministère donnera des mises à jour au Parlement pour lui expliquer les avantages.

¹ Prendre note qu'en seront exclues les hypothèses sur l'acquisition et le soutien, formulées par le bureau du programme de l'avion de combat interarmées. (Retour à la note 1)