Faire affaire avec la Colline

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) s’est engagé à fournir ses services de façon à répondre aux normes éthiques les plus élevées. Une partie de cet engagement consiste à veiller à ce que les processus d’approvisionnement soient ouverts, équitables et transparents, et à ce qu’ils permettent d’offrir le meilleur rapport qualité-prix. Le processus d’appel d’offres concurrentiel de TPSGC est conçu précisément pour offrir le meilleur rapport qualité-prix à l’État en assurant le meilleur prix pour un produit de qualité. TPSGC remplit cet engagement dans le cadre des projets importants de restauration des édifices du Parlement qu’il réalise.

• Rapport du printemps 2010 de la vérificatrice générale du Canada
• Prix de reconnaissance
• Partage de la responsabilité
• Préqualification
• Modifications des soumissions
• Appel d’offres ou demande de propositions
• Ouverture des soumissions
• Assurance pour l’État et les contribuables
• Surveillant de l’équité

Tous les contrats importants se rapportant à la restauration des édifices du Parlement ont été attribués dans le cadre d’un processus d’approvisionnement ouvert et transparent, et ils continueront de l’être. En fait, la plupart des contrats de construction importants ont été attribués dans le cadre d’un processus concurrentiel en deux étapes, lequel est utilisé lors de projets complexes sur le plan technique comme la restauration des édifices du Parlement. La première étape correspond au processus de préqualification et la deuxième étape au processus d’appel d’offres.

Rapport du printemps 2010 de la vérificatrice générale du Canada

Dans son rapport sur la réhabilitation des édifices du Parlement qui a été publié au printemps 2010, la vérificatrice générale du Canada a attribué des notes élevées à TPSGC pour la gestion de projets et la prestation de services. La vérification portait sur certaines des activités de gestion de projets de l’édifice de l’Ouest et de la Bibliothèque du Parlement, et après un examen approfondi, elle n’a recommandé aucune amélioration à apporter. En juin, Mme Fraser a déclaré devant le Comité permanent des comptes publics : « Comme il est indiqué dans le rapport, nos principales préoccupations ne portaient pas sur la gestion de projet. En fait, les commentaires sont très positifs à ce sujet. »

L’une des grandes réalisations de TPSGC sur la Colline du Parlement est la réhabilitation de la Bibliothèque du Parlement. Cet édifice a également été mentionné dans le rapport de la vérificatrice générale et a reçu de nombreux prix. « Entre 2002 et 2006, la Bibliothèque du Parlement a été le premier édifice du Parlement en plus de 40 ans à subir une réhabilitation majeure. De nombreux prix lui ont été décernés pour les travaux remarquables qui y ont été réalisés. […] Nous avons constaté que, dans la mesure du possible, le savoir faire acquis dans la rénovation, la réhabilitation et la modernisation de la Bibliothèque du Parlement est utilisé pour la planification du projet de l’édifice de l’Ouest. »

Prix de reconnaissance

En plus de la Bibliothèque du Parlement, qui est reconnue mondialement comme une réussite importante et qui a reçu de nombreux prix, les travaux réalisés par TPSGC sur la Colline du Parlement dans le cadre d’autres projets importants ont également été reconnus, notamment le plan et la vision à long terme pour la Cité parlementaire, un plan d’urbanisme qui a été primé, la tour Sud-Est de l’édifice de l’Ouest, qui a reçu le prix 2010 de préservation d’un édifice fédéral du patrimoine de l’Association canadienne des experts conseils en patrimoine, et le projet du 125, rue Sparks (projet de déménagement de la Bibliothèque du Parlement), reconnu par l’Ordre des architectes de l’Ontario et qui a remporté le prix de conservation architecturale de la Ville d’Ottawa.

Partage de la responsabilité

Au cours du processus d’approvisionnement, il y a un partage précis des rôles et des responsabilités entre le responsable du projet et l’autorité contractante. Ce partage constitue un mécanisme de vérification qui empêche tout conflit d’intérêts possible. Le responsable du projet gérant l’exécution du projet établit les détails techniques contenus dans le dossier contractuel et les critères d’évaluation. Le responsable du projet s’occupe donc de la définition et de la mise en œuvre du projet et des exigences.

L’autorité contractante ne participe pas du tout à l’exécution du projet : elle prépare le dossier contractuel et examine les critères d’évaluation, et elle approuve et gère le processus d’approvisionnement. L’autorité contractante assume donc un rôle indépendant en matière d’examen, d’approbation et de surveillance.

Concrètement, les professionnels des domaines de l’architecture et du génie, qui gèrent l’exécution du projet, élaborent les critères techniques contenus dans les documents d’approvisionnement. Ces critères techniques sont ensuite passés en revue et approuvés par une autorité contractante distincte, qui veille à ce que les critères soient équitables, ouverts et transparents. L’autorité contractante est également responsable de la surveillance du processus d’approvisionnement dans son ensemble.

Par exemple, toutes les modifications que l’on demande d’apporter à des demandes de soumissions sont évaluées selon le mérite technique par le responsable du projet, puis examinées et approuvées par l’autorité contractante en fonction de quatre critères décrits plus bas. Ce processus d’examen et d’approbation est exécuté indépendamment de l’équipe de réalisation du projet afin d’éviter tout conflit d’intérêts apparent et de veiller à ce qu’un organisme indépendant s’assure que le processus demeure équitable, ouvert et transparent.

Cette séparation essentielle des responsabilités a également lieu lors de l’évaluation des soumissions de l’industrie. Les experts techniques, qui tirent profit de l’expertise des secteurs public et privé, évaluent les soumissions de l’industrie en fonction de critères objectifs, transparents et prédéterminés. L’autorité contractante doit encore une fois assurer une fonction de surveillance lors de l’examen, à titre d’autorité chargée de l’approbation, des recommandations formulées par le responsable du projet.

Préqualification

Dans un processus concurrentiel en deux étapes, comme celui qui est utilisé pour la plupart des contrats de construction sur la Colline du Parlement, la première étape (préqualification) s’adresse à l’ensemble de l’industrie. Dans le cadre de ce processus, TPSGC publie une lettre d’intérêt à l’intention de l’industrie. Il s’agit essentiellement d’un aperçu du projet technique. Cette lettre sert de lettre d’appel à l’intention de l’industrie afin que des entreprises manifestent de l’intérêt à l’égard du projet à venir et qu’elles présentent leur dossier de présentation.

L’objectif de l’étape de la préqualification des soumissionnaires consiste à faire en sorte que les entreprises qui présentent des soumissions aient parfaitement compris les exigences du gouvernement et qu’elles aient démontré qu’elles possédaient l’expertise et l’expérience nécessaires pour mener à bien le projet. Cette étape ne vise pas à restreindre le processus concurrentiel aux grandes entreprises ou à celles qui sont considérées comme les meilleures. Elle vise plutôt à établir le plus grand bassin possible d’entreprises qui ont déjà mené à bien des projets semblables.

En ce qui concerne l’établissement du plus grand bassin possible, TPSGC demande fréquemment aux soumissionnaires qui ont fourni des renseignements jugés incomplets ou imprécis dans leurs réponses initiales aux demandes d’expression d’intérêt et de qualification de fournir des renseignements supplémentaires.

TPSGC établit un équilibre entre le besoin de compétence et de concurrence dans le processus d’appel d’offres public, et il invite toutes les entreprises qui démontrent qu’elles possèdent l’expertise et l’expérience nécessaires à présenter une soumission concernant le projet. L’objectif de cet équilibre consiste à offrir le meilleur rapport qualité-prix aux contribuables.

Le processus de préqualification permet également à l’industrie de demander, de façon ouverte et transparente, que les critères ou les normes du gouvernement soient modifiés.

Modifications des soumissions

Il est courant, au cours de l’étape de préqualification, que TPSGC et l’industrie communiquent par l’intermédiaire des voies hiérarchiques. L’industrie peut demander que les critères soient modifiés et que les dates limites soient reportées, alors que le gouvernement du Canada peut demander que l’industrie lui fournisse des documents ou des renseignements supplémentaires.

Par exemple, il est relativement courant que le gouvernement du Canada modifie les critères de ses demandes de soumissions à l’intention de l’industrie. Le gouvernement consulte parfois les représentants de l’industrie avant de leur envoyer une lettre d’intérêt, principalement pour les grands projets d’acquisition. Par conséquent, la période de préqualification constitue une occasion officielle, ouverte, équitable et transparente de connaître la capacité de l’industrie à répondre aux exigences du gouvernement.

TPSGC s’engage à ce que les critères et les exigences soient clairs et équitables, ainsi qu’à promouvoir une concurrence transparente et ouverte. Ainsi, lorsque l’industrie fait des demandes raisonnables dans le but d’améliorer ou de préciser les critères d’une façon qui favorise une concurrence transparente et ouverte, sans nuire à la capacité du gouvernement du Canada d’atteindre les objectifs de son projet, TPSGC doit tenir compte de ces demandes et apporter les modifications appropriées.

La réponse de TPSGC aux demandes de l’industrie est fondée sur quatre critères :

1. Nature équitable et raisonnable – La demande est-elle équitable et raisonnable, et son approbation nuirait-elle à la capacité du gouvernement à atteindre les objectifs de son projet?
2. Cadre stratégique et pratiques antérieures – La demande soutient-elle le cadre stratégique de TPSGC, et a-t-on approuvé des demandes semblables dans le passé?
3. Concurrence – L’approbation de la demande réduirait-elle ou augmenterait-elle la concurrence?
4. Aspect juridique – L’approbation de la demande ferait-elle augmenter ou diminuer les risques juridiques qui pèsent sur le Ministère?

Toute modification des critères est diffusée ouvertement et appliquée uniformément à tous les soumissionnaires.

Appel d’offres ou demande de propositions

Une fois qu’une liste d’entreprises préqualifiées est établie, une invitation à présenter une soumission, dans le cadre d’un appel d’offres ou d’une demande de propositions, est envoyée à ces entreprises.

Lorsque les entreprises sont en mesure de fournir des propositions de prix fermes, c’est-à-dire lorsque les dessins et les spécifications complets peuvent être fournis, un appel d’offres est lancé. Les offres reçues des soumissionnaires sont ouvertes publiquement, et le soumissionnaire retenu est celui qui a déposé la soumission conforme la plus basse.

L’appel d’offres envoyé aux entreprises préqualifiées indique clairement que le projet sera attribué à l’entreprise ayant présenté la soumission recevable la plus basse. Par conséquent, si l’entreprise qui présente la soumission la plus basse respecte le prix qu’elle a proposé et qu’elle répond également aux autres préalables, comme fournir un cautionnement de soumission et un cautionnement d’exécution, la politique gouvernementale exige que le contrat soit attribué à cette entreprise.

Pour d’autres invitations à soumissionner, comme pour l’acquisition de services de gestion des travaux de construction dans le cadre duquel les documents contractuels sont axés sur le rendement plutôt que sur des spécifications détaillées, TPSGC émettra une demande de propositions à l’intention des soumissionnaires préqualifiés. Dans le cadre de ce processus, les soumissions comprendront une proposition technique et une proposition de prix. Les propositions techniques seront évaluées et notées conformément aux critères énoncés dans la DP. Une fois l’évaluation terminée et les notes et la conformité de chaque proposition technique confirmées, les propositions de prix des soumissionnaires conformes seront ouvertes. La sélection du soumissionnaire retenu dans le cadre d’un processus de DP est fondé sur une l’approche du meilleur rapport qualité-prix, qui tient compte de la qualité de la proposition technique ainsi que de la proposition de prix.

Pendant le processus d’appel d’offres ou de demande de propositions, l’industrie a la possibilité de demander des précisions sur les documents contractuels. Selon le nombre de précisions demandées ou la complexité des demandes de précisions, TPSGC peut proroger la date de clôture des soumissions si l’on estime que les entreprises n’ont pas eu assez de temps pour présenter des soumissions recevables ou si du temps supplémentaire est nécessaire après que des éclaircissements aient été donnés. Il s’agit d’un processus normalisé. Tous les soumissionnaires sont mis au courant des prorogations de délai et des questions et réponses, et ce, de façon juste et transparente.

Ouverture des soumissions

Afin de garantir que la présentation et l’ouverture des soumissions sont entièrement gérées de façon équitable, ouverte et transparente, ni le responsable du projet ni l’autorité contractante ne participent à la réception et à l’ouverture des soumissions. Une unité distincte de TPSGC appelée Unité de réception des soumissions est chargée de gérer la réception et l’ouverture de toutes les soumissions. Les offres reçues en réponse à un appel d’offres seront ouvertes publiquement par l’Unité de réception des soumissions à la date limite de présentation des soumissions.

Assurance pour l’État et les contribuables

Avant d’attribuer un important contrat de construction visant la Colline du Parlement, TPSGC demande à l’entreprise de fournir une garantie contractuelle au moyen d’instruments financiers tels qu’un cautionnement d’exécution et un cautionnement pour la main-d’œuvre et les matériaux. Cette façon de faire garantit que les exigences contractuelles seront satisfaites au prix initial prévu au contrat, et ce, même si l’entreprise à qui le contrat a été attribué est incapable de réaliser le projet aux termes des clauses contractuelles. En bref, il s’agit d’une forme d’assurance de projet qui protège les contribuables des coûts supplémentaires engagés en raison de l’incapacité d’un entrepreneur à réaliser les travaux.

Surveillant de l’équité

La Direction générale de la Cité parlementaire fait appel aux services du Programme de surveillance de l'équité pour les activités d'approvisionnement liées à la restauration de la Colline du Parlement. L'information connexe à ce programme et les rapports de surveillance de l'équité sont disponibles à l'adresse suivante : Programme de surveillance de l'équité du Ministère.