Nouvelles fonctions du portail des Services en direct de sécurité industrielle
Communiqué : 27 mars 2017
Le 8 avril 2017, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) lancera deux nouvelles fonctions des Services en direct de sécurité industrielle (SEDSI) du Programme de la sécurité des contrats.
Les deux fonctions ont pour but de diminuer le nombre de soumissions papier au programme et de fournir des options efficaces et utiles aux utilisateurs du SEDSI.
Nouvelles fonctions
Dans le cadre du processus de filtrage de sécurité du personnel, le demandeur doit consentir à une vérification de ses renseignements personnels. Par la suite, l'agent de sécurité d'entreprise (ASE) ou l'agent de sécurité d'entreprise remplaçant (ASER) et le demandeur signent le formulaire de filtrage de sécurité du Secrétariat du Conseil du trésor pour confirmer l'exactitude des renseignements fournis.
Le Programme de sécurité des contrats améliore la prestation de ses services en rationalisant ce processus en lançant deux nouvelles fonctions :
- Option de signature électronique
- Champ de textes en ligne supplémentaires
Avantages des nouvelles fonctions
L'ASE/ASER qui utilise le Service de filtrage de sécurité du personnel du SEDSI pour présenter électroniquement des demandes de filtrage constatera les avantages suivants :
- le nombre d'échanges par courriel et télécopieur et par copie papier au Programme sera réduit
- un service efficace et utile
- vous contribuez à l'approvisionnement écologique en réduisant la quantité de documents papiers
Dès que ces nouvelles fonctions seront lancées le 8 avril 2017, les demandeurs et leurs ASE/ASER verront une mise à jour du site web en visitant la page Guide de l'agent de sécurité d'entreprise sur la façon de remplir et présenter les formulaires d'enquête de sécurité sur le personnel.
Option de signature électronique
Une personne demandant un filtrage de sécurité du personnel par le portail SEDSI peut désormais se servir de l'option de signature électronique pour consentir à la vérification de ses renseignements personnels. Lorsque l’option de signature électronique est sélectionnée, il n'est donc plus nécessaire d'envoyer des copies papier des formulaires de filtrage de sécurité au Programme de sécurité des contrats.
Comment utiliser l'option de signature électronique du portail services en direct de sécurité industrielle
Pour profiter de cette nouvelle fonction, l'agent de sécurité d'entreprise ou l'agent remplaçant de sécurité d'entreprise ainsi que le demandeur doivent choisir l'option de signature électronique. Par exemple, lorsque l'ASE ou l'ASER reçoit un formulaire de demande dûment rempli et signé électroniquement d'un demandeur, l'agent de sécurité doit s'assurer que l'option de signature électronique (option de signature numérique) a été choisie. Si la demande de vérification du demandeur nécessite deux formulaires (TBS/SCT 320-23 et 330-60), l'ASE/l'ASER et le demandeur doivent signer électroniquement les deux formulaires.
Remarque
Pour que l'option de signature électronique fonctionne, le demandeur et l'ASE/l'ASER doivent signer électroniquement les formulaires de demande de filtrage du personnel approprié.
S'il manque une signature électronique lors de la soumission au programme d'une demande de vérification de sécurité, la demande ne sera pas traitée comme ayant été « signé-é ». Le programme communiquera avec l'ASE/l'ASER en lui demandant une copie papier des documents soumis.
Choisir de ne pas utiliser l'option de signature électronique
Si l'ASE/l'ASER ou le demandeur décide de ne pas signer électroniquement un formulaire de filtrage de sécurité du personnel, l'ASE/ASER devra continuer :
- d'imprimer et de signer toutes les copies papier originales des formulaires du demandeur
- de soumettre les copies papier originales des formulaires au Programme de la sécurité des contrats par courriel ou par courrier
- communiquez avec le Programme de sécurité des contrats pour des renseignements concernant l'envoi des formulaires
Champs de textes en ligne supplémentaires
Le programme ne nécessite plus que les utilisateurs des Services en direct de sécurité industrielle (SEDSI) fournissent sous pli séparé (par courriel, télécopieur ou courrier) des renseignements supplémentaires pour une demande de filtrage de sécurité. Avec la nouvelle fonction, les utilisateurs des SEDSI sont obligés de soumettre ces renseignements électroniquement.
Exemples de renseignements supplémentaires à présenter électroniquement
Le demandeur peut :
- avoir besoin d'expliquer pourquoi il ne connaît pas l'adresse d'un proche parent
- avoir un parent qu'il voit peu et qu'il ne peut contacter
- avoir vécu à une autre adresse dans un autre pays qui n'utilise pas les codes postaux
- avoir travaillé dans une ville, mais vécu dans une autre simultanément
Remarque
Il faut continuer d'envoyer sous pli séparé une copie papier des documents que le Programme de sécurité des contrats exige comme preuve que la personne soit née à l'extérieur du Canada (ou qu'elle soit née au Canada) tout en détenant la double citoyenneté.
Les renseignements des clients restent sécurisés
Le Programme de la sécurité des contrats assure la confidentialité des renseignements des clients et la sécurité de leurs transactions. Tous les renseignements fournis par l'agent de sécurité d'entreprise sont protégés et utilisés conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Politique sur la protection de la vie privée du Secrétariat du Conseil du trésor.
Pour protéger les renseignements personnels de ses clients, le Programme de la sécurité des contrats chiffre les renseignements, ce qui permet de les transmettre et de les vérifier en toute sécurité. Par ailleurs, des pare-feu protègent les systèmes informatiques et la base de données internes du Programme. Ces mesures réduisent au minimum le risque de modification ou de consultation des renseignements transmis.
Inscription au portail des Services en direct de sécurité industrielle
Un ASE/ASER dont l'organisation est inscrite auprès du Programme de sécurité des contrats peut faire une demande d'accès au portail des Services en direct de sécurité ministérielle (SEDSI). Les inscrits au SEDSI peuvent accéder aux nouvelles fonctions du SDFSP dès qu'elles deviennent disponibles.
- Courriel :
- TPSGC.SSISEDSISensibilisation-ISSOLISSOutreach.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca
Contactez-nous
Pour en savoir plus sur les nouvelles fonctions ou le Programme de sécurité des contrats, vous pouvez :
- envoyer un courriel à : TPSGC.dgspsctransformation-dobcsptransformation.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca
- communiquer avec le Programme de sécurité des contrats
Renseignements supplémentaires
Pour en savoir plus sur le processus de filtrage de sécurité du Programme de sécurité des contrats : Présentation d'une demande d'enquête de sécurité pour votre personnel.