Chapitre 7 - Attribution de contrats et émission d'offres à commandes et d'arrangements en matière d'approvisionnement

Table des matières

• 7.1 Aperçu
• 7.5 Attribution de contrats
• 7.10 Émission d'offres à commandes et d'arrangements en matière d'approvisionnement
  • 7.10.1 Offres à commandes
  • 7.10.5 Arrangements en matière d'approvisionnement
• 7.15 Entité juridique
• 7.20 Lettre d'intention
• 7.25 Lettres d'autorisation
• 7.30 Rapports sur les achats et publication des avis d'attribution de contrats
• 7.35 Avis aux soumissionnaires, offrants, fournisseurs non retenus
• 7.40 Comptes rendus à l'intention des soumissionnaires, offrants, fournisseurs non retenus
• 7.45 Divulgation des renseignements
• 7.50 Garanties de soumission et garanties contractuelles
• 7.55 Exigences en matière de sécurité industrielle
• 7.60 Considérations environnementales
• 7.65 Divulgation proactive
• 7.70 Procédures de codification
• Annexe 7.1
  • Appendice A : Lettre de regret adressée aux soumissionnaires, offrants ou fournisseurs non retenus – soumission, offre ou arrangement recevable
  • Appendice B : Lettre de regret adressée au soumissionnaire, offrant ou fournisseur non retenu – soumission, offre ou arrangement non recevable

7.1 Aperçu

(2010-01-11)

1. Le présent chapitre décrit le processus d'attribution d'un contrat à un soumissionnaire retenu, ainsi que le processus d'autorisation du recours à une offre à commandes ou à un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) établi avec un offrant ou un fournisseur retenu. Il contient également des instructions générales sur la divulgation de renseignements sur les résultats de la demande de soumissions.
2. Avant l'attribution ou l'émission du document, l'agent de négociation des contrats doit vérifier si les éléments suivants ont été dûment traités :
   1. les exigences en matière de sécurité industrielle (voir 3.55 et 5.15);
   2. les mesures correctives du rendement du fournisseur (voir 8.180);
   3. la capacité financière ou la garantie financière du fournisseur (voir 5.60);
   4. l'attribution ou l'émission a été faite conformément à l'approbation obtenue et à toute exception aux pouvoirs d'approbation internes (voir l'article 1.1. de l'Annexe 6.4.1).

7.5 Attribution de contrats

(2010-01-11)

1. Un contrat peut être attribué à n'importe quel moment, après la date de clôture des soumissions et l'exécution de l'évaluation, et avant la date d'expiration de la période de validité des soumissions. Le type de contrat dépendra du genre de demandes de soumissions émises.
2. Une « commande d'achat » sera émise une fois que les prix auront été reçus, soit à la suite d'une demande de prix ou d'un achat par téléphone. Si les demandes sont faites par téléphone, le fournisseur doit confirmer, par écrit, les modalités de la commande d'achat.
3. Un document qui porte la mention « Nous acceptons votre soumission/proposition » sera émis pour toute soumission ou proposition demandée, et lorsque la soumission ou la proposition acceptée a été reçue par écrit. Ce genre de document est utilisé lorsque le contrat représente fidèlement les conditions proposées ou acceptées par écrit par le soumissionnaire retenu. Le document devrait faire référence à la soumission ainsi qu'à ses modifications.

   Nota : Les contrats de construction sont attribués à la suite d'un processus de soumission et d'acceptation. Le soumissionnaire présente la soumission et le formulaire d'acceptation dûment rempli, et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) lui transmet un document d'acceptation.

4. Un document portant la mention « Vous êtes invité à » est émis lorsque le contrat proposé peut comporter une condition non convenue par écrit par le soumissionnaire retenu. Ce type de contrat correspond à une contre-offre de la part de TPSGC, et il doit être accepté par le soumissionnaire retenu, par écrit, pour constituer un contrat juridiquement valable.

   Nota : Les documents qui portent la mention « Vous êtes invités à » et, dans certains cas, les commandes d'achats, ne sont pas des contrats, mais uniquement des offres faites par TPSGC à des entrepreneurs éventuels. Bien qu'il n'y ait pas de contrat au sens de la loi, ces offres constituent habituellement une confirmation que l'agent de négociation des contrats comprend les conditions qui sont acceptables pour le soumissionnaire retenu. Si le soumissionnaire retenu n'accepte pas l'offre de TPSGC ou qu'il y propose des modifications au contrat, il faut s'adresser aux Services juridiques.

5. Accords officiels. Les agents de négociation des contrats doivent consulter les Services juridiques lorsqu'ils envisagent la possibilité de passer ce genre de contrat.

7.10 Émission d'offres à commandes et d'arrangements en matière d'approvisionnement

(2010-01-11)

Après que le processus de la demande d'offres à commandes (DOC) ou de la demande d'arrangements en matière d'approvisionnement (DAMA) est initié, un document d'autorisation est émis qui confère aux agents de négociation des contrats et aux ministères clients, s'il y a lieu, le droit d'avoir recours le document d'achat. Pour de plus amples renseignements sur l'utilisation de ces documents d'achat, voir les articles 3.5, 3.15, 4.10.20 et 4.10.25.

7.10.1 Offres à commandes

(2010-08-16)

1. Le document d'autorisation pour établir des offres à commandes, intitulé « Autorisation de passer des commandes subséquentes à une offre à commandes », peut prendre différentes formes :
   1. une « offre à commandes principale et nationale (OCPN) », qui est généralement émise à l'intention de tous les ministères. Les agents de négociation des contrats de TPSGC et les ministères clients sont tous autorisés à passer des commandes subséquentes;
   2. une « offre à commandes individuelle et ministérielle (OCIM) », qui est généralement émise à l'intention d'un seul client. Seuls les agents de négociation des contrats de TPSGC sont autorisés à passer des commandes. Il existe toutefois une exception à cette règle : les OCIM portant sur l'achat de logiciels, dont la structure est semblable aux OCPN, autorisent les clients à passer eux-mêmes des commandes subséquentes;
   3. une « offre à commandes individuelle et nationale (OCIN) », qui est généralement émise à l'intention d'un seul client. Les agents de négociation des contrats de TPSGC et les ministères clients sont autorisés à passer des commandes subséquentes;
   4. une « offre à commandes principale et régionale (OCPR) », qui est généralement émise à l'intention de plusieurs clients à l'intérieur d'une région géographique précise; et
   5. une « offre à commandes individuelle et régionale (OCIR) », qui est généralement émise à l'intention d'un seul client à l'intérieur d'une région géographique précise.
2. Les commandes subséquentes doivent être passées selon les procédures énoncées dans l'offre à commandes et, dans le cas d'offres à commandes multiples, conformément à la méthode de commande subséquente décrite dans toutes les offres à commandes citées en référence. La valeur des commandes subséquentes ne peut pas être supérieure à la limite contractuelle établie dans l'offre à commandes. Pour de plus amples renseignements sur la limite admissible des commandes subséquentes, voir l'article 4.10.20.1(a).
3. En passant une commande subséquente à une offre à commandes, l'utilisateur désigné confirme qu'il accepte l'offre. L'offre à commandes (l'offre) et la commande subséquente (l'acceptation) constituent un contrat exécutoire entre le Canada et l'offrant. Le formulaire PWGSC-TPSGC 942 (version PDF 405Ko) (Aide sur les formats de fichier) est le document uniformisé utilisé par les utilisateurs désignés pour passer des commandes subséquentes à une offre à commandes. Par contre, le formulaire PWGSC-TPSGC 945 (version PDF 346Ko) (Aide sur les formats de fichier) est utilisé pour passer des commandes subséquentes à plusieurs offres à commandes.

7.10.5 Arrangements en matière d'approvisionnement

(2010-01-11)

1. L'autorisation de recourir à un arrangement en matière d'approvisionnement sera sous forme d'un document d'arrangement en matière d'approvisionnement émis à l'intention de tous les ministères clients. Les ministères clients peuvent être autorisés ou non à attribuer des contrats ou à émettre des demandes de soumissions. S'ils sont autorisés à le faire, ils attribueront des contrats en vertu des pouvoirs qui leurs sont délégués, selon les autorisations financières qui leurs sont accordées. Dans le cas des contrats que les ministères clients ne sont pas autorisés à passer, TPSGC agira en qualité d'autorité contractante.
2. Les contrats subséquents doivent être attribués conformément aux procédures, et aux limites contractuelles, établies dans l'arrangement en matière d'approvisionnement.

7.15 Entité juridique

(2010-01-11)

1. Peu importe le type de document d'approvisionnement utilisé, l'agent de négociation des contrats doit veiller à ce que le document soit établi avec un fournisseur qui est une entité juridique ayant la capacité juridique nécessaire pour conclure le contrat, et que le nom légal du fournisseur soit utilisé.
2. La possession d'un numéro d'entreprise – approvisionnement (NEA) n'est pas l'équivalent de posséder la capacité juridique de conclure un contrat. L'agent de négociation des contrats doit s'assurer que le fournisseur possède la capacité juridique de conclure un contrat.
3. Par exemple, un contrat ne peut pas être attribué à une division d'une société, puisqu'il ne s'agit pas d'une entité juridique. Il est possible que les noms des fournisseurs soient abrégés dans les listes informatisées de fournisseurs. Dans certains cas, une entité juridique (une société à dénomination numérique, par exemple) utilisera un nom commercial dans ses opérations courantes. Dans de tels cas, l'appellation légale (soit la dénomination numérique de la société) doit être utilisée, mais elle pourrait être suivie de la mention « exploitée également sous le nom de ________ (insérer le nom commercial). »

7.20 Lettre d'intention

(2010-01-11)

1. Lorsque la livraison de biens ou la prestation de services en temps opportun pourrait être compromise par de longues négociations, une lettre d'intention autorise le commencement des travaux avant l'attribution du contrat. Cette lettre est un engagement obligatoire à passer un contrat avec un fournisseur désigné.
2. Les lettres d'intention peuvent seulement être utilisées dans des circonstances exceptionnelles, et elles ne doivent être émises qu'avec l'approbation préalable du sous-ministre (SM).
3. La lettre d'intention est émise à la suite de l'approbation, du SM des conditions déjà convenues avec l'entrepreneur proposé, mais avant l'approbation de toutes les modalités du contrat proposé.
4. Les lettres d'intention sont rédigées par les Services juridiques, en collaboration avec l'agent de négociation des contrats.
5. Aucun engagement contractuel ne peut être pris à titre de première étape d'un achat qui pourrait nécessiter l'approbation du Conseil du Trésor.
6. La lettre d'intention doit décrire exactement les travaux autorisés, préciser le maximum des engagements du Canada, exprimés en termes de dépenses engagées par l'entrepreneur, et préciser les modalités de paiement. Le numéro de série qui sera attribué au contrat subséquent doit être indiqué dans la lettre d'intention.
7. Après l'approbation par le SM, la lettre d'intention originale doit être signée par le pouvoir de signature du contrat compétent, et distribuée de la même manière qu'un contrat.
8. Une fois que toutes les modalités du contrat proposé sont négociées, le document d'approbation du contrat sera soumis aux fins d'examen et d'approbation aux niveaux appropriés.
9. L'agent de négociation des contrats doit préciser clairement dans le contrat que les travaux autorisés dans la lettre d'intention ne doivent pas être réalisés une deuxième fois.

7.25 Lettres d'autorisation

(2010-01-11)

Des lettres d'autorisation peuvent être émises après l'approbation finale du document d'approbation du contrat, pourvu que l'entrepreneur proposé connaisse et accepte toutes les modalités pertinentes du contrat proposé. Ces lettres d'autorisation doivent être approuvées par les titulaires des pouvoirs de signature compétents. Le contrat doit être envoyé à l'entrepreneur peu de temps après l'émission de la lettre d'autorisation.

7.30 Rapports sur les achats et publication des avis d'attribution de contrats

(2010-08-16)

1. Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que les rapports sur les achats soient exacts, puisque l'information qu'ils contiennent est utilisée dans les rapports ci-dessous. Ces rapports doivent satisfaire des obligations légales, les politiques et les exigences de la haute direction et du Parlement. La documentation comprend :
   1. les avis d'attribution diffusés par le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG);
   2. les « Rapports sur les acquisitions », publiés annuellement et applicables à l'ensemble du gouvernement;
   3. la base de données des « contrats octroyés » de Achats et ventes;
   4. les rapports des marchés www assujettis aux ententes sur les revendications territoriales globales;
   5. les rapports relatifs à la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones www;
   6. le champ d'application des accords commerciaux.
2. Pour tous les achats publiés et les contrats attribués par l'entremise de l'environnement automatisé de l'acheteur (EAA), les avis d'attribution sont générés automatiquement par l'entremise de l'EAA et publié par le SEAOG une fois que l'agent de négociation des contrats émet le sommaire de l'approvisionnement. Si la case « Sécurité nationale » est cochée dans le sommaire, alors l'avis d'attribution ne sera pas publié. Pour de plus amples renseignements sur la façon de remplir le sommaire de l'approvisionnement, consulter le Livre bleu de l'EAA (Version PDF 5Ko) (Aide sur les formats de fichier) .

   Nota : Lorsque l'achat n'est pas publié pour des raisons de sécurité nationale ou pour toute autre raison, les agents de négociation des contrats doivent tout de même créer un avis d'attribution, au besoin, à l'aide de l'outil de création d'avis en direct sur le site du SEAOG.

3. Pour les achats assujettis aux accords commerciaux internationaux, un avis d'attribution doit être publié par l'entremise du SEAOG dans les 72 jours suivant l'attribution du contrat. Bien qu'il n'y ait pas de période minimum requise en vertu de l'Accord sur le commerce intérieur (ACI), la limite de 72 jours s'applique pour des raisons d'uniformité.
4. Les renseignements suivants sont également affichés dans le site Web de Achats et ventes lorsque l'agent de négociation des contrats émet le sommaire d'approvisionnement de l'EAA ou encore la feuille de codage électronique pour les achats non publiés par le SEAOG, selon le cas :
   1. les contrats de biens et de services achetés par TPSGC pour lui-même et autres ministères et organismes;
   2. les commandes subséquentes aux OCIM;
   3. les offres à commandes (valeur estimative totale) émises par TPSGC.
5. Les renseignements suivants ne sont pas affichés sur le site web de Achats et ventes :
   1. les contrats de biens et de services achetés par d'autres ministères, organismes et sociétés d'État;
   2. les contrats visés par une exception relative à la sécurité nationale, dans les cas où un avis d'attribution ne peut pas être publié;
   3. les commandes subséquentes à la plupart des offres à commandes établies par les ministères clients;
   4. les contrats émis par la Direction générale des services d'infotechnologie.

7.35 Avis aux soumissionnaires,
offrants, fournisseurs non retenus

(2010-01-11)

Les agents de négociation des contrats devraient informer les soumissionnaires, les offrants ou les fournisseurs qu'ils n'ont pas été retenus dès que possible après l'attribution du contrat ou l'émission d'une offre à commandes (OC) ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement. Des exemples de lettres de regret sont fournis à l'Annexe 7.1.

7.40 Comptes rendus à l'intention des soumissionnaires, offrants, fournisseurs non retenus

(2010-08-16)

1. Il faudrait informer les soumissionnaires, les offrants ou les fournisseurs qu'ils seront avisés des résultats de la demande de soumissions après l'attribution du marché (sur demande). Chaque demande de soumissions devrait comporter un avis informant les soumissionnaires, les offrants ou les fournisseurs qu'ils peuvent demander des renseignements sur les résultats de la demande ou sur l'évaluation de leur soumission.
2. Les comptes rendus peuvent fournir des conseils aux soumissionnaires, offrants ou fournisseurs sur la manière d'améliorer leurs soumissions en vue de marchés ultérieurs. Les renseignements fournis devraient donc être suffisants pour permettre aux soumissionnaires, offrants ou fournisseurs de bien comprendre les raisons du rejet de leur soumission ou offre, et possiblement les aider à répondre à de futures demandes de soumissions. Les comptes rendus démontrent également aux soumissionnaires, offrants ou fournisseurs que le processus de marchés publics du gouvernement fédéral est juste, ouvert et transparent. Grâce aux comptes rendus, les agents de négociation des contrats peuvent également améliorer les prochaines demandes de soumissions en étudiant les commentaires formulés par les soumissionnaires, les offrants ou les fournisseurs.
3. Les soumissionnaires, les offrants ou les fournisseurs devraient demander des comptes rendus dans les 15 jours ouvrables suivant la réception des résultats du processus de demandes de soumissions. Il faut rendre les renseignements accessibles aux soumissionnaires, offrants ou fournisseurs non retenus le plus tôt possible, mais seulement après l'attribution d'un contrat ou l'émission d'une OC ou d'un AMA. L'agent de négociation des contrats devrait s'efforcer de communiquer cette information dans les 10 jours ouvrables de la date de réception de la demande. Il faut faire preuve de prudence en communiquant ces renseignements afin de protéger les renseignements confidentiels relatifs à d'autres soumissions, offres ou arrangements. La divulgation de renseignements relatifs à d'autres soumissions, offres ou arrangements par les agents de négociation des contrats doit être conforme à l'information portant sur le sujet décrite à l'article 7.45. Les agents de négociation des contrats devraient conserver un dossier des renseignements fournis dans le compte rendu, ce qui comprend notamment le procès-verbal d'une réunion avec les soumissionnaires, les offrants ou les fournisseurs ou tout commentaire de ces derniers.
4. Les comptes rendus peuvent être communiqués de trois façons :
   1. par écrit,
   2. par téléphone,
   3. en personne.
5. L'agent de négociation de contrats devrait utiliser la méthode qui correspond le mieux à la complexité et à la valeur de l'achat; toutefois, l'agent de négociation des contrats devrait fournir au moins un compte rendu par écrit, ce dernier pouvant être accompagné d'une lettre de regret. Le compte rendu rédigé par l'agent de négociation des contrats devrait renseigner le soumissionnaire, l'offrant ou le fournisseur sur les personnes-ressources pouvant être jointes pour obtenir de plus amples renseignements. Si un soumissionnaire, un offrant ou un fournisseur demande de l'information supplémentaire, l'agent de négociation des contrats devrait utiliser la méthode la plus efficace pour fournir cette information, que ce soit par écrit, par téléphone ou en personne. Il devrait également tenir compte de toute préférence du soumissionnaire, de l'offrant ou du fournisseur à cet égard ainsi que d'autres facteurs comme la complexité et la valeur de l'achat.
6. Un compte rendu devrait comprendre :
   1. le nom du soumissionnaire, de l'offrant ou du fournisseur retenu;
   2. la valeur du contrat attribué ou de l'OC ou de l'AMA émis;
   3. le résultat global de l'évaluation du soumissionnaire, de l'offrant ou du fournisseur retenu;
   4. un résumé des raisons pour lesquelles le soumissionnaire, l'offrant ou le fournisseur n'a pas été retenu, en renvoyant aux critères d'évaluation et à la méthode de sélection;
   5. s'il y a lieu, des données très générales sur les avantages de l'offre ou de la soumission retenue, en veillant à ne pas divulguer de renseignements commerciaux confidentiels.
7. Si les soumissionnaires, les offrants ou les fournisseurs le demandent, les agents de négociation des contrats devraient fournir les données générales suivantes concernant les organismes judiciaires ou quasi judiciaires auxquelles s'adresser en cas de contestation. Pour tout achat, un fournisseur peut avoir recours à l'un des moyens suivants s'il désire contester un processus d'achat :
   1. Le Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE) : La question de savoir si le TCCE a ou n'a pas la compétence pour un besoin particulier dépendra des facteurs tels que l'institution fédérale chargée de l'achat, la valeur estimative de l'achat, ainsi que de la nature des biens, des services ou des services de construction dont il est question.

      De plus amples renseignements peuvent être obtenus en visitant le site Web du TCCE et la page Web « Comment déposer une plainte de marchés publics ».

   2. Le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA) : Si la valeur de l'achat est inférieur au seuil minimal établit en vertu de l'Accord sur le commerce intérieur, le BOA peut avoir juridiction à procéder à un examen.

      De plus amples renseignements peuvent être obtenus en visitant le site Web du BOA et la page Web « Déposer une plainte ».

   3. Demande de révision judiciaire par la Cour fédérale : Visiter le site Web de la Cour d'appel fédérale et la page Web « Information pour plaideurs ».
   4. Une action devant une cour supérieure provinciale ou devant la Cour fédérale : Chaque province a sa propre cour supérieure.

   NOTA :
   Les fournisseurs peuvent consulter un avocat afin de déterminer la méthode de contestation appropriée.

   Les fournisseurs doivent savoir qu'il existe des dates d'échéance strictes en ce qui a trait aux contestations relatives aux soumissions, et les périodes varieront selon l'endroit où les contestations auront lieu.

8. Un compte rendu écrit prend souvent la forme d'une lettre de regret envoyée à chaque soumissionnaire, offrant ou fournisseur non retenu. Si une lettre de regret sert de compte rendu pour satisfaire toute obligation d'accords commerciaux, l'agent de négociation des contrats doit invoquer les dispositions particulières des accords commerciaux applicables. L'information qui devra être fournie pour satisfaire à cette obligation dépend des circonstances.
9. Si on a eu recours au surveillant de l'équité au cours du processus d'évaluation, l'agent de négociation de contrats doit alors l'aviser et demander qu'il soit présent lors de tous les comptes rendus communiqués par téléphone ou en personne.
10. Si un conseiller juridique accompagne le fournisseur durant le compte rendu communiqué par téléphone ou en personne, l'agent de négociation des contrats est tenu d'en informer les Services juridiques et de discuter de leur participation lors du compte rendu.

7.45 Divulgation des renseignements

(2010-01-11)

1. Les agents de négociation des contrats peuvent communiquer de façon systématique les renseignements suivants après l'attribution d'un contrat ou l'émission d'une offre à commandes ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement :
   1. pour toutes les demandes de biens et de services, le nom du soumissionnaire, de l'offrant ou du fournisseur retenu et non retenus, qu'elles aient été déclarées recevables ou non, ainsi que le prix global évalué du soumissionnaire, de l'offrant ou du fournisseur retenu et le pointage final, s'il y a lieu. Puisque les renseignements relatifs aux soumissionnaires, offrants ou fournisseurs qui sont des individus pourraient être exclus en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les demandes d'information à leur sujet devraient être envoyées au Bureau de l'accès à l'information et de protection des renseignements personnels, comme cela est indiqué en 7.45(b);
   2. pour toutes les demandes de biens et de services assujetties au dépouillement public, les renseignements qui ont été divulgués lors du dépouillement public des soumissions, comme le nom de chaque soumissionnaire et le montant total de leur soumission;
   3. les renseignements relatifs aux prix unitaires et les taux de main-d'œuvre contenus dans les offres à commandes (voir les instructions à l'article 7.45(c)).
2. Les demandes de renseignements énumérées ci-dessous portant sur les soumissions, les contrats, les offres à commandes ou les arrangements en matière d'approvisionnement devraient être transmises au Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels :
   1. le nom des soumissionnaires ou des offrants qui sont des individus et le contenu de leur soumission ou de leur offre, y compris les prix, car cette information pourrait être exclue en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
   2. les copies des soumissions ou des offres, y compris les catalogues, les manuels et les listes de prix;
   3. les copies de contrats, de commandes d'achat ou d'offres à commandes, y compris les catalogues, les manuels et les guides d'achat publiés par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC);
   4. les renseignements relatifs aux soumissions et aux contrats lorsqu'il s'agit de besoins classifiés;
   5. les renseignements contenus dans les soumissions, les offres ou les arrangements annulés ou remplacés par des soumissions ou des offres ultérieures;
   6. les renseignements relatifs aux prix unitaires, lorsqu'il s'agit de contrats et de commandes d'achat portant sur des biens et des services, ou sur la construction;
   7. tout autre renseignement non visé par l'alinéa a) ci-dessus.

   Tout renseignement non transmis au Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels devrait d'abord faire l'objet de discussions avec les Services juridiques.

3. Afin d'assurer l'uniformité des renseignements qui sont diffusé au grand public, TPSGC divulguera de façon systématique les prix unitaires et les taux de main-d'œuvre qui sont indiqués dans les offres à commandes portant sur des biens et des services. Les offrants doivent être informés de l'intention de TPSGC de divulguer les prix unitaires et les taux de main-d'œuvre contenus dans les offres retenues au cas d'une offre à commandes subséquente. Les conditions générales 2005 du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) comprennent une disposition du même genre.

   Il peut se présenter des situations où les dispositions relatives à la divulgation d'information, telles que décrites ci-haut, ne peuvent être appliquées. De telles situations doivent être traitées au cas par cas et nécessiteront l'approbation du gestionnaire ou d'une autorité supérieure, selon l'autorité d'approbation, avant d'émettre la DOC ou la DAMA.

7.50 Garanties de soumission et garanties contractuelles

(2010-01-11)

1. Les cautionnements viennent automatiquement à échéance et doivent être détruits à la fin de la période pour laquelle ils ont été exigés. Les dépôts de garantie (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change ou les lettres de crédit de soutien irrévocables) doivent être retournés aux soumissionnaires. Pour s'acquitter de toutes ses obligations, le soumissionnaire doit retourner les lettres de crédit à l'émetteur.
2. L'expiration des cautionnements ou le retour des dépôts de garantie (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change ou les lettres de crédit de soutien irrévocables) doit avoir lieu de la façon suivante pour tous les besoins, sauf dans le cas des services de construction :
   1. pour tous les soumissionnaires, à la fin de la période de validité de la soumission, telle qu'elle a été établie au départ ou telle qu'elle a été prolongée;
   2. dans le cas des soumissionnaires non retenus, il est essentiel d'aviser ces derniers ou de renvoyer leur dépôt de garantie dans les plus brefs délais, immédiatement après l'attribution du contrat, afin de ne pas limiter leur capacité de présenter de nouvelles soumissions;
   3. pour le soumissionnaire retenu, si aucune garantie contractuelle n'est exigée, immédiatement après l'attribution du contrat ou, si une garantie contractuelle est exigée, une fois que la garantie contractuelle a été reçue; et
   4. si une garantie contractuelle est exigée, le contrat doit être attribué avant l'échéance de la garantie de soumission, s'il y a lieu, mais pas avant que la garantie contractuelle ait été reçue.
3. L'expiration des cautionnements ou le retour des dépôts de garantie (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change ou les lettres de crédit de soutien irrévocables) relatifs aux besoins de services de construction doit avoir lieu dès que possible après :
   1. la date de fermeture de la demande de soumissions, pour un soumissionnaire dont la soumission est non-conforme;
   2. la révision administrative des soumissions, pour les soumissionnaires dont la soumission est conforme et classée du quatrième au dernier rang dans l'échelle de classement;
   3. l'attribution du contrat, pour les soumissionnaires dont la soumission est retenue et classée au deuxième et troisième rang dans l'échelle de classement;
   4. la réception de la garantie contractuelle du soumissionnaire retenu; ou
   5. l'annulation de la demande de soumissions, pour tous les soumissionnaires.
   6. Si une ou plusieurs soumissions classées du troisième au premier rang sont retirées ou rejetées, pour quelque raison que ce soit, le Canada se réserve le droit de retenir la garantie de soumission du soumissionnaire conforme occupant le rang suivant dans le classement afin de retenir la garantie de soumission d'au moins trois soumissions valides et conformes.
4. Dans le cas des besoins de services de construction, si une garantie contractuelle est exigée, la garantie doit être reçue dans les 14 jours suivant l'attribution du contrat et avant que la garantie de soumission ne soit échue.

7.55 Exigences en matière de sécurité industrielle

(2010-01-11)

1. Avant l'attribution du contrat, l'agent de négociation des contrats doit vérifier auprès de la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) si l'entrepreneur proposé satisfait aux exigences en matière de sécurité. Pour de plus amples renseignements, voir l'article 5.15.
2. Lorsque le besoin comporte des exigences relatives à la sécurité, les agents de négociation des contrats doivent inclure la mention suivante à la première page du contrat, de l'offre à commandes ou de l'arrangement en matière d'approvisionnement :
   • « LE PRÉSENT DOCUMENT COMPORTE UNE EXIGENCE RELATIVE À LA SÉCURITÉ ».
3. Si le contrat, l'offre à commandes ou l'arrangement en matière d'approvisionnement comporte des exigences en matière de sécurité, l'agent de négociation des contrats doit faire parvenir une copie du contrat, de l'offre à commandes ou de l'arrangement en matière d'approvisionnement, et toute modification ou révision, à la DSIC dans les deux jours ouvrables qui suivent l'émission du document. Les agents de négociation des contrats peuvent faire parvenir une version PDF du document par courriel à « SSICONTRATS.ISSCONTRACTS@tpsgc-pwgsc.gc.ca  ». Dans le cas des achats traités par l'environnement automatisé de l'acheteur (EAA), une copie du contrat est automatiquement transmise à la DSIC.
4. Les agents de négociation des contrats doivent être conscients des mesures additionnelles liées à la destruction de documents de nature délicate (protégés ou classifiés) du gouvernement et gérer les risques qui s'y rattachent. La Norme technique sur la sécurité définit les procédures et la politique de TPSGC concernant la destruction de documents classifiés. Les agents de négociation des contrats devraient respecter la norme provisoire concernant les niveaux de classification des déchiqueteuses et remplir le formulaire ARC 0203 (version PDF 48Ko) (Aide sur les formats de fichier), Demande d'élimination des documents non enregistrés, pour la destruction de documents de nature délicate.

   Il est possible de dépasser la limite établie pour TPSGC lorsque l'on administre des contrats de destruction pour le compte d'autres ministères clients, selon l'évaluation de la menace et des risques du client. Si tel est le cas, le client peut élaboré un guide de sécurité pour servir d'instructions complémentaires, et doit le joindre à la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS).

En ce qui concerne l'information classifiée venant de pays étrangers, consulter la DSIC avant de procéder à la destruction.

7.60 Considérations environnementales

(2010-01-11)

Des renseignements sur les considérations environnementales se trouvent aux articles 3.4 Attribution des contrats et 3.5 Clauses d'exécution des contrats des Lignes directrices concernant l'intégration de facteurs de performance environnementale dans le processus d'approvisionnement du gouvernement fédéral.

7.65 Divulgation proactive

(2010-01-11)

Les ministères clients doivent présenter des rapports trimestriels sur les contrats attribués d'une valeur supérieure à 10 000 $. Les agents de négociation des contrats devraient fournir l'information requise aux clients dans des délais raisonnables. Pour de plus amples renseignements à cet égard, consulter la page de Divulgation proactive qui se trouve sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor.

7.70 Procédures de codification

(2010-01-11)

1. Pour répondre aux besoins de la haute direction et du Parlement en matière de renseignements, il est nécessaire d'obtenir des données statistiques sur les activités contractuelles de TPSGC. Les agents de négociation des contrats ont la responsabilité de s'assurer de la saisie complète et exacte de toutes les données relatives aux contrats.
2. Les agents de négociation des contrats doivent suivre les procédures de codification énoncées dans le Guide de référence sur le codage des contrats .

Annexe 7.1 : Modèles de lettres de regret

Appendice A : Lettre de regret adressée aux soumissionnaires, offrants ou fournisseurs non retenus – soumission, offre ou arrangement recevable

Remarque à l'agent de négociation des contrats : Étant donné que la méthodologie d'évaluation diffère pour chaque achat, la lettre devra être modifiée selon les besoins individuels. La lettre a été rédigée en supposant que le soumissionnaire, l'offrant ou le fournisseur, bien que non retenu, sa soumission, offre ou arrangement a toutefois été déclaré recevable puisqu'il a satisfait à toutes les exigences obligatoires. Les agents de négociation des contrats devraient utiliser l'autre lettre de regret  figurant à l'Appendix B si la soumission, l'offre ou l'arrangement a été déclaré non recevable.

___________ (inscrire l'adresse du ministère)

______________ (inscrire la date)

______________ (inscrire le nom et l'adresse du fournisseur)

À l'attention de : _____________ (inscrire le nom du destinataire)

Monsieur/Madame ____________ (insérer le nom du destinataire),

Objet : Numéro de soumission _____________

Merci de votre ___________ (insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement ») présenté(e) en réponse à notre demande de ____________ (inscrire une courte description des biens ou des services).

Nous tenons à vous informer qu'un(e) __________ (insérer « contrat », « offre à commandes (OC) » ou « arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) ») ne vous sera pas __________ (insérer « attribué(e) » ou « émis(e) ») dans le cadre du présent besoin. Un(e) __________ (insérer « contrat », « OC » ou « AMA ») a été _________ (insérer « attribué(e) » ou « émis(e) ») pour __________ (insérer « la soumission » ou « l'offre » ou « l'arrangement ») présenté(e) par ___________ (inscrire le nom du soumissionnaire, de l'offrant ou du fournisseur retenu) en réponse à la demande de soumissions précitée. Le montant ________ (insérer « du contrat », « de l'OC » ou « de l'AMA ») attribué(e) ou émis(e) est de ____________ (inscrire la valeur du contrat attribué ou de l'OC ou de l'AMA émis(e)), excluant la taxe sur les produits et services ou la taxe sur la vente harmonisée, selon le cas.

Bien que votre __________ (insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement ») ait été déclaré(e) conforme aux exigences obligatoires de la demande de soumissions, elle ne s'est pas classée au premier rang en fonction de la méthodologie d'évaluation décrite dans la demande de soumissions.

À titre d'information et pour vous aider à répondre à de futures demandes de soumissions, je vous informe que votre _________ (insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement ») a été évalué(e) de la façon suivante, comparativement à __________ (insérer « la soumission » ou « l'offre » ou « l'arrangement ») retenu(e) :

Comparaison	Points techniques	Points financiers
________ (insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement ») retenu(e)
Votre _______ (insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement »)

Je désire vous remercier d'avoir présenté votre ___________ (insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement ») et de l'intérêt que vous avez manifesté pour être fournisseur du gouvernement du Canada. Je vous sais gré de votre participation et j'espère que vous continuerez de répondre aux demandes de soumissions de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements sur l'évaluation de votre _________ (insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement »), n'hésitez pas à communiquer avec moi.

____________ (insérer le nom de l'autorité contractante)
Autorité contractante

Téléphone : ____-____-______
Courriel : _________@tpsgc-pwgsc.gc.ca

c.c. _________ (insérer les noms des personnes devant recevoir une copie)

Appendice B : Lettre de regret adressée au soumissionnaire, offrant ou fournisseur non retenu – soumission, offre ou arrangement non recevable

Remarque à l'agent de négociation des contrats : Étant donné que la méthodologie d'évaluation diffère pour chaque achat, la lettre devra être modifiée selon les besoins individuels. La lettre a été rédigée en supposant que la soumission, l'offre ou l'arrangement a été déclaré non recevable puisqu'il n'a pas satisfait à une ou plusieurs des exigences obligatoires. Les agents de négociation des contrats devraient utiliser l'autre lettre de regret figurant à l'Appendice A si la soumission, l'offre ou l'arrangement a été déclaré recevable, mais n'a pas été classé au premier rang.

_________ (insérer la date)

____________ (insérer l'adresse du ministère)

____________ (insérer le nom et l'adresse du fournisseur)

Monsieur/Madame ___________ (insérer le nom du destinataire)

Objet : Numéro de soumission _________

Merci de votre _________ (insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement ») présenté(e) en réponse à notre demande de _____________ (insérer une courte description des biens ou des services).

Nous tenons à vous informer qu'un(e) ________ (insérer « contrat », « offre à commandes (OC) » ou « arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) » ne vous sera pas _________ (insérer « attribué(e) » ou « émis(e) ») dans le cadre du présent besoin. ________ (insérer « Un contrat » ou « Une OC » ou « Un AMA ») a été _______ (insérer « attribué(e) » ou « émis(e) ») pour _________ (insérer « la soumission » ou « l'offre » ou « l'arrangement ») présenté(e) par _________ (insérer le nom du soumissionnaire, de l'offrant ou du fournisseur retenu) en réponse à la demande de soumissions précitée. Le montant ________ (insérer « du contrat » ou « de l'OC » ou « de l'AMA ») est de ________ $ (insérer la valeur du contrat, de l'OC ou de l'AMA attribué/émis(e)), excluant la taxe sur les produits et services et la taxe sur la vente harmonisée, selon le cas.

Comme l'indiquait la demande de soumissions, _________ (insérer « la soumission » ou « l'offre » ou « l'arrangement ») devait être conforme à toutes et à chacune des exigences obligatoires. Malheureusement, l'équipe d'évaluation a conclu que votre ________ (insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement ») ne répondait pas à toutes les exigences obligatoires de la demande de soumissions, incluant celles qui suivent :

_______________ (Insérer la description des éléments non conformes)

Afin de vous fournir des données sur les caractéristiques et les avantages relatifs de __________ (insérer « la soumission » ou « l'OC » ou « l'AMA ») retenu(e), je vous informe que __________ (insérer « la soumission » ou « l'OC » ou « l'AMA » ou « l'arrangement » retenu(e) a satisfait à toutes les conditions obligatoires de la demande de soumissions et a obtenu le résultat requis pour les critères cotés par point (insérer le tableau ci-dessous, si applicable), comme suit :

Comparaison	Points techniques	Points financiers
________ (insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement ») retenu(e)
Votre _______ (insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement »)

Instruction à l'agent de négociation des contrats :

1. Si vous n'avez pas attribué de pointage à la soumission ou l'offre parce qu'elle a été rejetée tôt dans le processus, ajoutez la phrase suivante (i.e. Votre______) et supprimez la seconde rangée du tableau qui précède (i.e. Votre _____).
2. Si vous fournissez au soumissionnaire, à l'offrant ou au fournisseur non retenu les points obtenus, supprimez la phrase suivante (i.e. Votre______)

Votre ________ (insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement ») ayant été déclaré(e) non recevable, elle a été rejeté(e) et le Canada n'a pas procédé à la poursuite de son évaluation et, par conséquent, n'a pas déterminé les points techniques pour votre _________ (insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement »).

Je désire vous remercier d'avoir présenté votre _________ (insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement ») et de l'intérêt que vous avez manifesté pour être fournisseur du gouvernement du Canada. Je vous sais gré de votre participation et j'espère que vous continuerez à répondre aux projets de marché de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements sur l'évaluation de votre ____________ (insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement »), n'hésitez pas à communiquer avec moi.

_______________ (insérer le nom de l'autorité contractante)

Téléphone : ______ _____-______
Courriel : _______@tpsgc-pwgsc.gc.ca

c.c. : __________ (insérer les noms des personnes devant recevoir une copie)

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