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TPSGC > Services de TPSGC > Achats et ventes > Guide des approvisionnements > Chapitre 8 - Gestion des contrats

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Chapitre 8 - Gestion des contrats

Table des matières


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8.1 Aperçu

(2010-01-11)

  1. La gestion des contrats est le processus qui consiste à gérer de façon systématique et efficace l'établissement, l'exécution et l'administration des contrats afin d'optimiser le rendement financier et le rendement opérationnel, et de réduire les risques inhérents. La gestion des contrats couvre le cycle de vie d'un contrat auquel participent plusieurs intervenants, y compris, mais non exclusivement, l'agent de négociation des contrats, le ministère client et le fournisseur.
  2. Partie importante de la gestion des contrats, l'administration des contrats comprend les activités exécutées après l'attribution d'un contrat, afin de s'assurer que les dossiers sont tenus de manière appropriée et que l'entrepreneur se conforme aux exigences du contrat.
  3. Élément essentiel du processus d'achat, la gestion des contrats permet de protéger les intérêts du Canada tout en veillant à ce que les fournisseurs soient traités de manière équitable. Elle se divise en quatre phases distinctes :
    1. phase précontractuelle (planification);
    2. phase contractuelle (demande de soumissions et attribution du contrat);
    3. administration du contrat (après l'attribution du contrat);
    4. phase post-contractuelle (clôture, garantie et vérification);

    Le chapitre 2 et le chapitre 3 portent sur la phase précontractuelle. On ne saurait trop insister sur l'importance de l'intervention des agents de négociation des contrats dès le début de cette phase, car elle donne le ton au reste des activités du cycle de vie du contrat.

  4. La planification des détails concernant la façon dont un contrat sera géré doit commencer lors de la formulation du besoin, lequel définit les critères associés à ce que l'entrepreneur doit faire, les moyens de surveillance du rendement et les normes utilisées. Ces renseignements, ainsi que les autres procédures de gestion du contrat, doivent être indiqués dans la demande de soumissions afin de permettre aux soumissionnaires de déterminer ce que l'on attend d'eux, de planifier les activités requises et d'inclure les coûts dans leurs soumissions.
  5. La phase contractuelle est traitée du chapitre 4 au chapitre 7. La responsabilité liée aux éléments de la phase contractuelle incombe généralement à l'agent de négociation des contrats, bien que les ministères clients soient responsables de certains éléments voir (l'Annexe 1.2).
  6. En général, le niveau d'effort requis pour gérer les contrats variera selon la valeur et la complexité du marché. Les contrats simples ou de faible valeur peuvent exiger une gestion minimale seulement, alors que les contrats plus complexes nécessitent un suivi continu tant par le client que par l'agent de négociation des contrats. Une équipe formée des clients et des agents de négociation des contrats pourrait s'occuper des projets importants, dans lesquels les rôles et les responsabilités sont bien définis.

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8.5 Administration des contrats

(2010-01-11)

  1. Tant le ministère client que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) doivent se charger de l'administration des contrats. Il est important que le client et l'agent de négociation des contrats comprennent et s'entendent sur les personnes qui doivent gérer et administrer les différents aspects du contrat.
  2. Les agents de négociation des contrats devraient être informés des sanctions qui peuvent être prises contre leur institution ou contre eux-mêmes. Selon l'article 12.1.3 de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT), celui-ci peut exiger que des sanctions soient imposées au ministère ou à certains agents lorsque les pratiques contractuelles ou l'administration des contrats ne sont pas acceptables.
  3. Les agents de négociation des contrats devraient établir et tenir à jour les documents portant sur chaque aspect du contrat, à la fois pour consigner les mesures prises et pour protéger les intérêts du Canada dans la cadre du contrat. Les dossiers fourniront une mémoire organisationnelle des activités et des événements, et devraient notamment comprendre, s'il y a lieu, les éléments suivants :
    1. les documents de planification des achats;
    2. la demande et toutes les modifications apportées;
    3. les documents de soumissions;
    4. le plan d'évaluation des soumissions et les documents résultant de cette évaluation;
    5. les avis d'experts et de professionnels;
    6. les documents relatifs à l'identification, à l'évaluation et à l'atténuation des risques;
    7. les considérations environnementales, les impacts et leur atténuation;
    8. la correspondance avec les clients;
    9. les conditions du contrat;
    10. les modifications au contrat;
    11. le calendrier des travaux, y compris les étapes et les livrables;
    12. les calendriers des paiements, les factures et les paiements;
    13. d'autres documents de correspondance (par écrit ou les courriels);
    14. les comptes rendus des discussions téléphoniques;
    15. les comptes rendus officiels des réunions, y compris les procès-verbaux;
    16. les comptes rendus des décisions;
    17. les garanties;
    18. les rapports de gestion, y compris les rapports de vérification;
    19. les documents relatifs à la clôture du contrat.
  4. Des renseignements supplémentaires sur les considérations environnementales sont fournis dans les Lignes directrices concernant l'intégration des facteurs de performance environnementale dans le processus d'approvisionnement du gouvernement fédéral, à la section 4, Gestion des contrats, à la section 5, Utilisation, exploitation et entretien, et à la section 6, Aliénation.
  5. Pour les directives sur l'organisation des dossiers, voir l'Annexe 8.1.

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8.10 Administration des contrats de services

(2010-01-11)

  1. L'article 16 de la Politique sur les marchés du CT établit la politique concernant les contrats de services. L'article 16.11.3 mentionne que :

    « L'autorité contractante devrait nommer un agent d'approvisionnement et l'autorité technique devrait nommer un agent de projet (lequel peut être la même personne) pour assumer la responsabilité de la surveillance du travail de la façon suivante :

    1. en recevant périodiquement des rapports financiers et des rapports du consultant ou du professionnel;
    2. en assistant avec le consultant ou le professionnel à des réunions d'examen des progrès accomplis;
    3. en examinant les travaux en cours pour assurer leur conformité avec les dispositions du marché;
    4. en surveillant le travail sous l'angle des délais, des ressources, des coûts et de la qualité, à l'aide d'un plan de travail préétabli et accepté de part et d'autre;
    5. en modifiant le marché pour répondre à l'évolution des circonstances, par l'insertion de nouvelles exigences, d'un nouvel ordonnancement des tâches et de nouvelles dispositions en matière de paiement;
    6. en effectuant des vérifications techniques et financières;
    7. en acceptant ou en approuvant le travail à diverses étapes intermédiaires ainsi qu'à son achèvement;
    8. en attestant tous les paiements et en assurant le suivi nécessaire pour que les paiements soient effectués à temps.

    Ces responsabilités devraient être réparties entre les autorités avant la passation du contrat. »


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8.15 Exécution du contrat

(2010-01-11)

  1. La gestion d'un contrat comprend un grand nombre d'activités qui visent à assurer l'exécution du contrat. Des événements peuvent parfois bouleverser ou gêner l'exécution d'un contrat. Par exemple, un entrepreneur peut manquer à ses obligations contractuelles, les conditions du contrat peuvent faire l'objet de différends, ou il peut s'avérer nécessaire d'apporter des modifications au contrat après son attribution.
  2. Lorsque l'exécution satisfaisante d'un contrat est compromise, les agents de négociation des contrats devraient prendre les mesures nécessaires pour servir et protéger les intérêts du Canada. Les différends contractuels devraient être réglés équitablement et aussi promptement que possible. Les agents de négociation des contrats devraient voir à ce que les dossiers soient complets et à jour, pour fournir un relevé exact des mesures prises.

8.20 Obligations du Canada

(2010-01-11)

Dans le cadre de la gestion d'un contrat, les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que le Canada se conforme de manière rigoureuse à toutes ses obligations. Le non-respect de ces obligations pourrait entraîner l'annulation d'un cautionnement. Lorsque la responsabilité incombe au ministère client, l'agent de négociation des contrats devrait s'assurer que le client connaît ces obligations.

8.25 Paiements contractuels

(2010-01-11)

Les travaux exécutés ou les biens reçus en vertu d'un contrat doivent être payés conformément à la politique du gouvernement sur le paiement des comptes, soit un règlement dans les 30 jours. La période de paiement est calculée à partir de la date de réception des biens ou des services, dans des conditions acceptables, aux lieux de destination indiqués dans le contrat, ou de la date de réception de la facture présentée de manière appropriée, le délai le plus long étant retenu.


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8.30 Paiements progressifs

(2010-01-11)

  1. Les paiements progressifs doivent être établis en fonction des étapes. Un système de surveillance de l'état d'avancement du projet devrait être en place pour indiquer quand les travaux ont été exécutés. Ces paiements doivent comprendre les documents pertinents, lesquels seront versés au dossier.
  2. Lorsqu'il n'est pas approprié de verser des paiements progressifs en fonction des étapes, les paiements peuvent alors être effectués à des moments déterminés pendant la période du contrat.

8.35 Demandes de paiement progressif et facturation

(2010-01-11)

  1. Aucun paiement (autre qu'un paiement progressif) ne peut être effectué en vertu d'un contrat à moins qu'une personne autorisée par le ministre concerné atteste que :
    1. les travaux ont été exécutés;
    2. les biens ont été fournis ou que les services ont été rendus, selon le cas;
    3. le prix facturé est conforme au contrat ou, s'il n'est pas précisé dans le contrat, que ce prix est raisonnable.
  2. Lorsqu'un paiement doit être versé avant la fin des travaux, la livraison des biens ou la prestation des services, il doit l'être conformément au contrat.
  3. Les demandes de paiement progressif sont normalement envoyées, par l'entremise de l'agent de négociation des contrats, au client qui en assure la vérification et autorise le paiement. Les agents de négociation des contrats qui traitent les demandes de paiement doivent agir promptement. Le paiement arrive normalement à échéance 30 jours après la facturation ou la réception des biens, le délai le plus long étant retenu. Les secteurs ou régions doivent fixer des normes d'exécution acceptables afin de laisser assez de temps pour l'attestation de la demande par un représentant autorisé du client.
  4. Les demandes de paiement progressif doivent se faire à l'aide du formulaire PWGSC-TPSGC 1111 (Version PDF - 135Ko), Demande de paiement progressif, dûment rempli, qui exige une attestation des dépenses contractuelles.
  5. Généralement, l'entrepreneur envoie ses factures directement au client. Une copie doit également être envoyée à l'agent de négociation des contrats et conservée au dossier.
  6. Les factures qui comprennent des articles non reçus ne sont pas exigibles tant que tous les articles ne sont pas reçus. Si un entrepreneur souhaite le paiement d'une livraison partielle, il doit présenter, en autant que les conditions du contrat le permettent, une facture révisée.
  7. Les clients doivent aviser les entrepreneurs de toute erreur ou omission dans une facture ou dans les pièces justificatives, au plus tard 15 jours suivant la date de réception. Dans les 15 jours suivant sa réception, les clients devraient retourner à l'entrepreneur toute facture qui n'est pas conforme aux modalités du contrat afin que ce dernier en présente une nouvelle.

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8.40 Demande de rajustement du taux de change

(2010-01-11)

Pour les contrats visés par la disposition de rajustement du taux de change, le facteur de conversion (initial) indiqué à la colonne 3 du formulaire PWGSC-TPSGC 9411 (Version PDF - 103Ko), Demande de rajustement du taux de change, fixera le taux de conversion utilisé dans le calcul des demandes de rajustement, conformément aux critères indiqués aux clauses C3015C (paiement sur livraison), C3020C (paiements d'étape) ou C3030C (paiement progressif) du guide Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA). Ce facteur de conversion (initial) sera normalement le même que de la Banque du Canada à la date limite de présentation des soumissions, ou toute autre date précisée dans le contrat. (Voir l'article 5.45.5).

8.45 Intérêts

(2010-01-11)

  1. Les intérêts simples seront payés automatiquement sur toute somme en souffrance, à la condition que le Canada soit responsable du retard. Les conditions générales du guide des CCUA se fondent sur cette politique.  Le montant des intérêts sera indiqué séparément sur le talon du chèque ou sur le bordereau de paiement.
  2. Les intérêts seront calculés à partir du lendemain de la date d'échéance jusqu'au jour précédant la date d'émission du paiement. Toutefois, les intérêts ne seront pas payés tant que les paiements prévus dans le contrat n'auront pas été effectués.
  3. Les intérêts sont calculés selon la formule suivante :

    Intérêts =Montant dû x ([taux d'escompte du jour + 3 %] x [nombre de jours d'intérêts payables/365])

  4. Les dispositions relatives aux paiements d'intérêts sur les comptes en souffrance prévus dans les conditions générales doivent être respectées scrupuleusement, sauf dans des circonstances spéciales, lorsque le besoin du client et les dispositions du contrat prévoient une période de paiement plus longue que 30 jours, par exemple, pour des évaluations exhaustives, des inspections ou des mises à l'essai.

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8.50 Heures supplémentaires

(2010-01-11)

  1. Lorsque, en vertu d'un contrat, un entrepreneur doit faire des heures supplémentaires, le Canada peut en assumer les frais sous forme de primes d'heures supplémentaires. Le Canada acceptera les frais supplémentaires suivant les circonstances et la cause des travaux. Les travaux exécutés pour le Canada en vertu du contrat ne devraient pas entraîner de frais pour les heures supplémentaires plus élevés que ceux qui s'appliqueraient pour des travaux commerciaux semblables.
  2. Les frais de rémunération des heures supplémentaires prévues qui sont inclus dans le compte des frais généraux de l'entrepreneur et s'appliquant aux contrats sont admissibles si un nombre d'heures supplémentaires correspondant a été consacré aux contrats.
  3. Les frais de rémunération des heures supplémentaires imprévues effectuées en vertu de contrats précis sont admissibles seulement si ces heures supplémentaires ont été faites parce que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ou le client demandait la livraison plus rapide, l'augmentation des quantités à livrer ou pour d'autres raisons provenant du client et lorsqu'il en résulte des avantages évidents pour le Canada.
  4. S'il s'avère nécessaire de faire des heures supplémentaires imprévues, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer que les dispositions appropriées concernant l'autorisation, ainsi que les taux et montants plafonds soient inclus dans le contrat.
  5. L'agent de négociation des contrats doit consulter l'analyste des coûts pour vérifier si l'entrepreneur impute les frais de rémunération des heures supplémentaires au compte des frais généraux ou aux frais directs pour le contrat en question.
  6. Lorsqu'il décide d'autoriser des heures supplémentaires imprévues, l'agent de négociation des contrats doit :
    1. consulter le client afin de déterminer si cette autorisation et le besoin d'heures supplémentaires apporteront des avantages au Canada;
    2. s'assurer que des fonds soient disponibles pour rembourser l'entrepreneur;
    3. déterminer le nombre d'heures supplémentaires et le montant global à autoriser;
    4. déterminer quels pouvoirs devraient être délégués, le cas échéant, au représentant du client;
    5. s'assurer que le contrat contienne des dispositions en vue de réclamer des heures supplémentaires ainsi que pour l'autorisation et le paiement des heures supplémentaires à l'entrepreneur;
    6. s'assurer que le dossier d'achat documente clairement tous les éléments de la décision autorisant les heures supplémentaires.

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8.55 Demande de versement supplémentaire

(2010-01-11)

  1. De temps à autre, les entrepreneurs présentent des demandes d'augmentation de prix des contrats à prix ferme, par suite de modifications découlant de mesures prises par le Canada. Un contrat à prix ferme ne peut pas être modifié en vue d'une révision à la hausse sans l'approbation préalable du Conseil du Trésor (CT), à moins que le contrat ne contienne une clause d'indexation justifiant le rajustement demandé ou que les conditions du contrat le permettent.
  2. On devrait obtenir l'opinion des Services juridiques afin de déterminer si les coûts supplémentaires peuvent être considérés comme une modification au contrat ou comme un paiement « à titre gracieux ».
  3. L'approbation du CT est nécessaire pour toutes les demandes d'indemnisation, quel qu'en soit le montant. En règle générale, le CT n'approuvera pas les demandes de versement supplémentaire découlant uniquement des causes suivantes :
    1. augmentation des coûts de la main-d'œuvre et des matériaux;
    2. modification des tarifs de fret;
    3. révision des taux de change;
    4. retard occasionné par l'entrepreneur;
    5. erreur de la part de l'entrepreneur;
    6. autre difficulté dont l'entrepreneur n'a pas tenu compte, mais qu'il aurait dû prévoir.
  4. Le CT a accordé aux administrateurs généraux le pouvoir d'effectuer des paiements « à titre gracieux », et de désigner des fonctionnaires pour agir en leur nom. Voir la Politique sur les réclamations et paiements à titre gracieux du CT.

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8.60 Services de non-résidents – conditions d'entrée

(2010-01-11)

  1. Dans le cadre d'exécution d'un contrat, un entrepreneur peut souhaiter utiliser les services d'un employé non-résident sur une base temporaire. Il incombe à Immigration Canada de déterminer l'admissibilité du non-résident.
  2. Les ressortissants américains peuvent demander un permis de travail au point d'entrée. Les ressortissants de tous les autres pays doivent obtenir une autorisation avant leur arrivée au point d'entrée. Pour obtenir les documents requis et les autorisations nécessaires, le requérant doit se mettre en rapport avec l'ambassade ou le consulat du Canada le plus proche.
  3. Les citoyens canadiens résidant à l'extérieur du Canada ont toujours le droit de travailler au Canada.
  4. Lorsque des services d'urgence sont requis, le ministère client (ou Travaux publics et Services gouvernementaux Canada) doit fournir à l'entrepreneur un avis écrit indiquant les particularités de l'urgence. Dans certains cas, ces renseignements peuvent être fournis par téléphone aux responsables compétents de l'immigration.

8.65 Transfert de fonds

(2010-01-11)

  1. Les agents de négociation des contrats peuvent recevoir des états de compte ou des documents d'entrepreneurs, de banques, d'autres institutions financières ou d'autres sources indiquant que des personnes ou des sociétés, autres que l'entrepreneur, prétendent avoir le droit de recevoir des sommes d'argent en vertu d'un contrat avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ou la Corporation commerciale canadienne (CCC).
  2. Les paiements à des personnes autres que celles désignées dans le contrat seront effectués uniquement dans les cas de faillite, de nomination d'un séquestre-gérant ou de délégation en vertu de la partie VII de la Loi sur la gestion des finances publiques.
  3. Cela ne comprend pas les cas où l'entrepreneur a une dette envers le Canada pour des arriérés d'impôt, et que l'Agence du revenu du Canada a obtenu l'approbation du Conseil du Trésor (CT) de percevoir l'impôt à payer; ou a demandé une retenue pour les impôts payables au Canada.
  4. Si les demandes ont trait à une faillite ou à une situation d'insolvabilité, voir l'article 8.120.
  5. Sur réception d'un avis de transfert de fonds en vertu d'un contrat, accompagné d'une demande de payer le cessionnaire de la dette de l'État, l'agent de négociation des contrats devrait immédiatement communiquer avec la Division des normes de paiement, au numéro de téléphone 819-956-2885, ou par courriel à : dlpsd.lddnp@tpsgc-pwgsc.gc.ca pour obtenir des renseignements sur le traitement d'une cession de la dette de l'État.

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8.65.1 Réception et dépôt de l'argent reçu

(2010-01-11)

  1. Lorsque les agents de négociation des contrats reçoivent de l'argent directement des entrepreneurs à la suite d'une demande particulière présentée par le Canada, conformément à l'instrument de politiques « Politique sur les dépôts » du Conseil du Trésor, l'argent doit être envoyé au service de comptabilité du ministère le plus tôt possible, accompagné d'une note explicative, dont des copies seront transmises au client ainsi qu'au Groupe chargé de la vérification des coûts (GVC). La note explicative devrait contenir les renseignements suivants :
    1. une courte explication de la raison pourquoi l'argent est payé;
    2. le nom du client;
    3. le numéro du dossier ou de série du contrat de TPSGC;
    4. le nom et le numéro de téléphone de l'agent de négociation des contrats.
  2. Dans la région de la capitale nationale (RCN), l'argent doit être envoyé à l'adresse suivante :
    Direction générale des finances
    Travaux publics et Services gouvernement aux Canada
    Portage III, 12B1
    Gatineau (Québec) K1A 0S5
  3. À l'extérieur de la RCN, l'argent doit être envoyé au bureau du directeur régional de TPSGC concerné.

8.65.5 Décharge de la garantie financière du contrat

(2010-01-11)

  1. Selon les modalités, les cautionnements viennent automatiquement à échéance lorsque l'entrepreneur a rempli toutes ses obligations en vertu du contrat. Lorsque le contrat est terminé, on doit annuler les cautionnements.
  2. Si un contrat pour lequel une garantie (une obligation garantie par le gouvernement, une lettre de change ou une lettre de crédit de soutien irrévocable) a été déposée est réalisé ou résilié pour une raison qui ne dépend pas de l'entrepreneur, la garantie est remise à l'entrepreneur. L'agent de négociation des contrats doit demander à la Direction générale des finances d'obtenir un chèque correspondant au montant indiqué dans la lettre de change plus les intérêts accumulés, ou demander de veiller à ce que les cautionnements, les lettres de crédit ou autres titres négociables soient remboursés.

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8.65.10 Réclamations financières par le Canada

(2010-01-11)

  1. Les activités contractuelles peuvent donner lieu à deux catégories générales de réclamations par le Canada, soit :
    1. les paiements et réclamations en trop, ayant pu être constatés au cours d'une vérification;
    2. les différends d'ordre juridique, p. ex., la résiliation pour manquement, la faillite (uniquement lorsque le montant dû est effectivement connu et définitif).

      Nota : Ces réclamations ne peuvent être faites qu'après la fin du contrat.

  2. Si la dette envers le Canada découle d'une activité contractuelle, ce sont les secteurs et les régions qui doivent, avec l'aide des Services juridiques, au besoin, déterminer la responsabilité et le montant de la dette.
  3. Il existe des procédures spéciales à suivre lorsqu'il y a présomption de profits exagérément élevés tirés d'un contrat passé en vertu de la Loi sur la production de défense ou de tout contrat autre que concurrentiel à prix ferme. Voir l'Annexe 8.5 pour obtenir les détails de ces procédures.
  4. L'agent de négociation des contrats doit se mettre en rapport avec l'entrepreneur afin d'en venir à une entente sur le montant  final de la dette. Une fois ce montant établi, l'agent de négociation des contrats doit, conformément à la Politique sur les marchés du CT, aviser officiellement le client d'établir un compte débiteur. Ceci fait, le client doit alors en aviser TPSGC et prendre des mesures de recouvrement.
  5. De nombreux organismes ont un rôle à jouer pour donner suite à ce genre de réclamation du Canada.
    1. L'agent de négociation des contrats est responsable des tâches suivantes :
      1. examiner l'admissibilité des montants réclamés à l'entrepreneur;
      2. donner suite aux observations notées pendant une vérification, au besoin;
      3. communiquer avec le ministère client concernant le montant final de la réclamation; et
      4. informer rapidement le Groupe de vérification des coûts (GVC) des règlements convenus.
    2. Services de vérification Canada (SVC) prépare les rapports de vérification pour des contrats particuliers.
    3. Les Services juridiques sont responsables :
      1. de déterminer les risques éventuels et la responsabilité assumés par le Canada à la suite des réclamations déposées contre l'entrepreneur;
      2. d'aviser l'entrepreneur, lorsque l'agent de négociation des contrats le demande, de la réclamation du Canada au moyen d'une mise en demeure officielle;
      3. d'intenter une action en justice contre l'entrepreneur.
    4. L'Office des technologies industrielles d'Industrie Canada (IC) est responsable :
      1. d'assurer le suivi en ce qui concerne le règlement de toutes les réserves et questions en matière de vérification soulevées par SVC, à l'exception des questions de vérification qui font appel à une interprétation des Principes des coûts contractuels 1031-2, et qui relèvent de TPSGC; et
      2. de résoudre les problèmes et les litiges concernant les ententes conjointes entre la Corporation commerciale canadienne et Industrie Canada.

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8.65.15 Mesures de garanties financières en matière de modifications

(2010-01-11)

  1. Avant d'autoriser tout changement matériel des conditions du contrat, les agents de négociation des contrats devraient, pour s'assurer qu'ils n'annulent pas les obligations en matière de garantie, obtenir le consentement de la compagnie de cautionnement.

    « Changement matériel » signifie tout changement apporté au contrat à l'exception d'un changement qui, à première vue et sans autre explication ou examen, est manifestement à l'avantage de la caution. Des exemples de changements qui nécessitent l'approbation de la compagnie de cautionnement sont : le changement du prix du contrat; le changement de la portée des travaux; la révision des dates d'achèvement ou de livraison précisées dans le contrat; et le changement des échéances de paiement. »

  2. Lorsque le changement doit s'effectuer au moyen d'une modification de contrat, un exemplaire du projet de modification doit être envoyé à la compagnie de cautionnement en vue d'obtenir son consentement. Lorsque le contrat contient une disposition prévoyant des modifications de conception ou techniques dans certaines limites, il n'est pas nécessaire d'obtenir le consentement préalable de la compagnie de cautionnement. Dans ce cas, il suffit de tenir la compagnie au courant de la situation. Si on doit modifier ces limites, il est nécessaire d'obtenir le consentement de la compagnie de cautionnement.
  3. Si le prix contractuel est augmenté, il est préférable d'augmenter le montant de la garantie en fonction du nouveau prix. La valeur nominale d'une lettre de soutien de contrat peut être augmentée ou réduite proportionnellement aux changements pouvant survenir quant au risque. La valeur nominale peut être changée par une modification à la lettre de crédit. Sinon, la lettre de crédit peut comporter une disposition expresse prévoyant la variation de la valeur selon des sommes précises ou déterminables, soit en fixant des dates précises à cet égard, soit sur présentation de la documentation prévue à cette fin, par exemple d'un certificat provisoire d'achèvement. Le cas échéant, une nouvelle lettre de crédit devrait être reçue avant la modification du contrat.
  4. Si le montant du dépôt de garantie excède le montant requis compte tenu de la modification du prix contractuel, l'excédent doit être remboursé à l'entrepreneur (voir l'article 8.155.1.)  La valeur nominale d'une lettre de soutien de contrat peut être réduite proportionnellement aux changements pouvant survenir quant au risque. La valeur nominale peut être changée par une modification à la lettre de crédit. Sinon, la lettre de crédit peut comporter une disposition expresse prévoyant la variation de la valeur selon des sommes précises ou déterminables, soit en fixant des dates précises à cet égard, soit sur présentation de la documentation prévue à cette fin, par exemple d'un certificat provisoire d'achèvement.

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8.70 Facteurs liés à l'administration des contrats

8.70.1 Exigences en matière de sécurité industrielle

(2010-01-11)

Le ministère client doit s'assurer que l'entrepreneur possède une cote de sécurité valable pendant toute la durée du contrat. Il doit veiller à ce que toutes les personnes accédant aux lieux de travail possèdent la cote de sécurité appropriée. Au moment de l'attribution du contrat, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer que le ministère client connaît la situation de l'organisation en matière de sécurité. L'agent de négociation des contrats doit également informer le ministère client de tous les changements apportés aux statuts sécuritaires durant la période du contrat, qui sont signalés par la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC).

8.70.5 Modification des contrats

(2010-01-11)

  1. Les modifications de contrat servent à supprimer, modifier ou ajouter officiellement de nouvelles conditions au contrat original. La nécessité d'apporter une modification peut découler de négociations qui se poursuivent, de changements dans les besoins ou de la nécessité de réagir à des circonstances imprévues. Les modifications de contrat devraient tenir compte des meilleurs intérêts du Canada. Elles sont soumises à l'approbation des deux parties au contrat.
  2. La forme de la modification suivra la forme du contrat original. La modification devrait préciser, en se servant de clauses complètes, tout ajout ou toute modification ou suppression.
  3. Une seule modification peut renfermer de nombreux changements.
  4. Pour réduire les frais d'administration, les agents de négociation des contrats et les ministères clients devraient regrouper le plus de changements possibles dans une même modification. Par exemple, divers changements ou modifications ou altérations de conception peuvent faire l'objet d'une même modification.
  5. Les modifications doivent être distribuées à la même échelle que le contrat original.

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8.70.10 Approbation des modifications de contrat

(2010-01-11)

  1. Les modifications qui apportent des changements importants au contrat doivent être approuvées par le niveau d'approbation compétent, sauf pour les options qui constituent des changements approuvés au préalable ou prévus dans des autorisations existantes.
  2. Pour plus de renseignements sur les diverses demandes de modifications et les niveaux d'approbation compétents, voir le chapitre 6.

8.70.15 Exercice des options

(2010-01-11)

  1. Avant d'exercer une option contractuelle, les agents de négociation des contrats doivent d'abord vérifier que cette option a été approuvée au préalable. Sinon, il est nécessaire d'obtenir l'approbation auprès de l'autorité compétente avant de modifier le contrat.
  2. Avant d'exercer une option, l'agent de négociation des contrats devrait vérifier que les prix liés à cette option sont toujours justes et raisonnables. Il peut s'avérer nécessaire de négocier un prix plus bas lorsque les prix du marché pour les biens et services concernés ont fortement diminué depuis l'attribution du contrat.

8.70.20 Administration des contrats comportant des autorisations de tâches

(2010-01-11)

  1. Les paragraphes suivants insistent sur certains aspects de l'administration des autorisations de tâches. Voir l'Annexe 3.3 pour la description de ce type de contrat et des processus qui y sont associés.
  2. Pour chaque contrat comportant un processus d'autorisation de tâches, on doit conserver un relevé détaillé et à jour de toutes les autorisations de tâches. L'entrepreneur ou le ministère client est responsable de créer et de tenir ce relevé, selon ce qui a été établi en consultation avec le ministère client durant l'étape de planification de l'approvisionnement. Ce relevé peut comprendre entre autres :
    1. le nombre de tâches;
    2. le titre ou une brève description de chaque tâche;
    3. les montants engagés ou dépensés pour chaque tâche;
    4. les dates de début et de fin de chaque tâche;
    5. l'état actuel de chaque tâche;
    6. les sommes totales engagées ou dépensées à ce jour pour l'ensemble des tâches;
    7. la limite des dépenses prévue au contrat pour toutes les tâches.
  3. Avant d'autoriser une tâche, l'organisation responsable d'autoriser l'entrepreneur à effectuer une tâche (normalement le client) doit s'assurer que :
    1. la tâche peut être terminée avant ou à la date d'expiration du contrat comportant des autorisations de tâches. Sinon, l'autorisation de tâches ne peut être accordée avant que l'agent de négociation des contrats n'ait modifié la période du contrat,
    2. l'autorisation de tâches n'entraînera pas le dépassement des limites du contrat en raison de la valeur cumulative des autorisations de tâches.
  4. Lorsqu'une tâche est terminée, le montant engagé à cette fin peut être réduit afin de refléter les dépenses réelles, et ces changements doivent figurer dans le relevé des autorisations de tâches.

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8.70.25 Modification ou altération de conception

(2010-01-11)

  1. Si le contrat ne prévoit aucune disposition de modification ou altération de conception, on ne peut amorcer la procédure qu'après avoir reçu du client un document d'autorisation et l'avoir inclus dans le contrat. On doit autoriser et mettre de côté des fonds suffisants en vue des modifications. Si des fonds supplémentaires sont nécessaires, il faut faire une demande de modification.
  2. Chaque demande de modification ou altération de conception doit être approuvée par le responsable technique ou le chargé de projet et, tel qu'il est indiqué au contrat, par l'agent de négociation des contrats.
  3. Si possible, une modification de conception nécessitant un rajustement de prix devrait être négociée avant que les changements soient effectués.
  4. Les modifications ou altérations de conception peuvent entraîner des rajustements à la hausse ou à la baisse, ou encore ne provoquer aucun rajustement des coûts du contrat.  Après que le client a donné son approbation, l'agent de négociation des contrats a la responsabilité de négocier promptement les rajustements de prix, et de s'assurer que ces modifications figurent dans le prix global du contrat.
  5. Le formulaire PWGSC-TPSGC 9038 (Version PDF 504Ko), Modification/Écart par rapport au modèle, devrait refléter les altérations et les changements prévus.
  6. On doit dresser une liste du matériel devenu excédentaire à la suite d'une modification ou altération de conception et en rendre compte à l'agent de négociation des contrats.

8.70.25.1 Procédure visant la modification ou altération de conception

(2010-01-11)

Voici un exemple de la procédure visant la modification ou altération de conception :

  1. Lorsqu'il s'avère nécessaire de faire, temporairement ou non, un écart par rapport aux données techniques dans le contrat, le responsable technique, le chargé de projet ou l'entrepreneur peut présenter une demande pour apporter une modification ou altération de conception.
  2. L'entrepreneur peut amorcer le processus visant la modification ou altération de conception en remplissant la partie 1 du formulaire PWGSC-TPSGC 9038 (Version PDF 504Ko) en indiquant un prix plafond (sujet à négociation) pour la modification, puis en faisant parvenir trois exemplaires du document au responsable technique ou au chargé de projet et un exemplaire à l'agent de négociation des contrats. Le cas échéant, on doit présenter des copies des données techniques connexes.
  3. Un sous-traitant doit présenter le formulaire par l'entremise de l'entrepreneur, lequel s'assurera auparavant que tous les renseignements nécessaires y figurent.
  4. Le responsable technique ou le chargé de projet, qui est le seul habilité à refuser une approbation, examinera la demande de modification ou altération de conception, l'approuvera et l'enverra à l'agent de négociation des contrats, ou la refusera et la retournera à l'entrepreneur.
  5. Le responsable technique ou le chargé de projet peut amorcer le processus en envoyant à l'entrepreneur cinq exemplaires du formulaire. Après avoir fourni les renseignements contractuels exigés, l'entrepreneur gardera un exemplaire du document, en transmettra trois exemplaires au responsable technique ou au chargé de projet et un à l'agent de négociation des contrats.
  6. Lorsque la modification concerne un équipement ou des fournitures fournis dans le cadre de plusieurs contrats, un formulaire est requis pour chaque contrat, à moins que le responsable technique ou le chargé de projet n'ait autorisé de manière précise l'utilisation du même formulaire pour tous les contrats attribués à un même entrepreneur. Dans tous les cas, toutes les références au contrat devraient figurer sur le formulaire, notamment le numéro de dossier et le numéro de série attribués par l'agent de négociation des contrats.
  7. L'agent de négociation des contrats :
    1. si possible, négociera un prix ferme ou une autre méthode d'établissement des prix compatible avec la base de paiement stipulée dans le contrat;
    2. donnera l'autorisation contractuelle pour la modification ou altération de conception;
    3. signera le formulaire et enverra un exemplaire à l'entrepreneur et un exemplaire au responsable technique ou au chargé de projet. Sur réception, l'entrepreneur procédera à la modification.
  8. L'entrepreneur devrait envoyer au responsable technique ou au chargé de projet les demandes de renseignements concernant la procédure visant la modification/écart par rapport au modèle. L'agent de négociation des contrats, le responsable technique ou le chargé de projet fournira des copies vierges du formulaire à l'entrepreneur, qui les remettra aux sous-traitants.

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8.70.30 Prêts de matériel du ministère de la Défense nationale

(2010-01-11)

  1. Lorsqu'un contrat ne prévoit pas de prêt de matériel du ministère de la Défense nationale (MDN), l'entrepreneur peut quand même en demander un.
  2. Ces demandes doivent être envoyées au Directeur - Surplus, ventes, artefacts et prêts (DSVAP) du MDN.
  3. Le matériel devra être retourné :
    1. lorsque le matériel n'est plus nécessaire;
    2. lorsque les réparations dépassent les capacités de l'entrepreneur;
    3. lorsque le DSVAP du MDN rappelle le matériel,
    4. à l'achèvement du contrat.
  4. L'entrepreneur doit retourner le matériel, suivant les instructions du DSVAP du MDN, et lui demander par écrit des instructions sur ce qu'il faut faire avec les articles à retourner. La demande doit comprendre une description des articles, le numéro d'identification ou de nomenclature de l'OTAN, l'état des articles, ainsi que le numéro de la convention de prêt.
  5. Le DSVAP du MDN donnera des instructions sur ce qu'il faut faire avec les articles et informera tous les intéressés. L'entrepreneur doit organiser le retour des articles demandés et confirmer cette intervention en renvoyant une copie signée de « l'avis d'expédition » au DSVAP du MDN.
  6. À sa discrétion, le représentant de l'assurance de la qualité des Forces canadiennes effectuera une inspection et retournera le matériel prêté par le MDN.
  7. L'entrepreneur doit signaler au DSVAP du MDN, par écrit, toute perte, tout endommagement ou toute destruction de matériel prêté par le MDN. Le DSVAP devra s'entendre avec l'entrepreneur à cet égard.

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8.70.35 Retour de l'outillage spécial de production et matériel spécial d'essai

(2010-01-11)

  1. Les entrepreneurs doivent transmettre au DSVAP du MDN un préavis écrit, au moins 60 jours avant la date où les biens de production ne seront plus nécessaires. Le préavis doit indiquer le numéro de série du contrat ou de la convention de prêt en vertu duquel (de laquelle) les biens de production étaient détenus, l'emplacement de l'équipement, une description brève mais adéquate des biens de production excédentaires ainsi que la valeur estimative totale, le cas échéant.
  2. Une décision de conserver des biens de production pour un usage ultérieur doit se fonder sur une analyse coûts-avantages qui présente une estimation des coûts d'entreposage et de transport occasionnés, de la durée de l'entreposage, des coûts de remise à neuf ou de modification susceptibles d'être requis pour réactiver les biens, y compris les frais d'installation ou de montage, le cas échéant, et le reste de l'usage opérationnel ou de la durée de l'équipement.
  3. Le DSVAP du MDN fera connaître à l'entrepreneur la meilleure méthode de conservation et d'entreposage des biens. Il organisera le transfert des biens de production à un autre entrepreneur ou à un entrepôt, ou préparera la documentation appropriée, en déclarant les articles excédentaires, et l'enverra au Centre de distribution des biens de la Couronne.

8.75 Administration des offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement

8.75.1 Rapport pour les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement

(2010-01-11)

  1. Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que le fournisseur satisfait à toutes les exigences en matière de rapport précisées dans l'offre à commandes et l'arrangement en matière d'approvisionnement, selon le cas. Généralement, les fournisseurs doivent présenter un rapport trimestriel portant sur les activités liées aux commandes subséquentes et les contrats. Ces rapports peuvent contenir, entre autres, les renseignements suivants :
    1. le numéro de l'offre à commandes et de l'arrangement en matière d'approvisionnement;
    2. le nom du fournisseur;
    3. la période visée par le rapport;
    4. le numéro de la commande subséquente et du contrat pour chaque commande subséquente et contrat, y compris les modifications;
    5. le ministère client;
    6. l'autorité contractante;
    7. la date de la commande subséquente et du contrat;
    8. la période de la commande subséquente et du contrat;
    9. les articles acquis et les services fournis;
    10. la valeur de la commande subséquente et du contrat, la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée incluse, selon le cas.
  2. Chaque offre à commandes et arrangement en matière d'approvisionnement devrait définir clairement les exigences en matière de rapports que doit observer le fournisseur, selon le cas, et doit indiquer le délai de présentation des rapports après la fin de la période visée. À cet effet, les agents de négociation des contrats doivent utiliser la clause M7010C du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat dans leur offre à commandes et la clause S0010C dans leur arrangement en matière d'approvisionnement.
  3. Exigences en matière de rapports à l'intention des ministères clients

    Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que les ministères clients satisfassent à toutes les exigences en matière de rapports comme utilisateurs identifiés de l'offre à commandes et de l'arrangement en matière d'approvisionnement, selon le cas, de façon opportune. On peut demander aux ministères clients de fournir des rapports plus détaillés que ceux exigés des fournisseurs, et de fournir des renseignements en ce qui concerne la demande de soumissions, les réponses des fournisseurs et le choix du ou des soumissionnaires retenus. Ces rapports fournissent aux agents de négociation des contrats de l'information très utile sur l'efficacité de ces méthodes d'approvisionnement.


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8.75.5 Révisions des offres à commandes

(2010-08-16)

  1. Les offres à commandes ne sont pas des contrats, elles ne peuvent donc pas être modifiées ou cédées.
  2. Généralement, les offres à commandes comportent une disposition selon laquelle un offrant doit donner un préavis écrit de 30 jours pour faire connaître son intention de retirer son offre à commandes. L'agent de négociation des contrats émet alors une « Révision à l'autorisation de passer une offre à commandes et des commandes subséquentes » pour informer tous les utilisateurs désignés et l'offrant de la date d'entrée en vigueur du retrait. Les commandes subséquentes passées à l'offrant avant cette date étant exécutoires selon la loi, l'offrant doit donc les exécuter.
  3. L'agent de négociation des contrats peut émettre une « Révision à l'autorisation de passer une offre à commandes et des commandes subséquentes » pour des motifs tels, la prolongation de l'offre à commandes ou de la mise à jour des instructions supplémentaires pertinentes dans l'offre à commandes.
  4. Un offrant peut réviser son offre à commandes dans les limites établies dans le processus de soumissions de demandes d'offres à commandes. L'agent de négociation des contrats émettrait ensuite la « Révision à l'autorisation de passer une offre à commandes et des commandes subséquentes » afin de refléter les révisions appropriées.

8.75.10 Gestion de la méthode de sélection proportionnelle

(2010-01-11)

  1. Lorsqu'une méthode de sélection proportionnelle sert à choisir un entrepreneur parmi des offres à commandes multiples, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer que les utilisateurs identifiés connaissent l'obligation d'attribuer une commande subséquente, conformément à la répartition prédéterminée des travaux établie dans l'offre à commandes.
  2. L'offrant qui est le plus éloigné par rapport au pourcentage idéal associé aux travaux répartis aux autres offrants sera sélectionné pour la prochaine commande subséquente. Le pourcentage idéal est indiqué dans l'offre à commandes. Une feuille de calcul électronique constitue une méthode acceptable pour effectuer le suivi des commandes subséquentes et du total cumulatif de chaque offrant.
  3. Pour plus de renseignements sur la méthode de classement dans les cas d'offres à commandes multiples, voir l'article 4.10.20.5.

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8.80 Relations employeur-employé

(2010-01-11)

  1. Le ministère client est responsable de s'assurer qu'il ne s'établit pas de relation d'employeur-employé pendant l'exécution d'un contrat.
  2. L'agent de négociation des contrats doit s'assurer que les descriptions des travaux ou des changements apportés aux travaux ne sont pas susceptibles de créer une relation employeur-employé. Pour plus de renseignements sur les relations employeur-employé, voir l'article 2.55.

8.85 Sous-traitance

(2010-01-11)

  1. Comme l'indiquent les conditions générales (p. ex., 2030) du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) faisant partie intégrante du contrat, un entrepreneur doit, avant de recourir à la sous-traitance, demander le consentement de l'agent de négociation des contrats, à l'aide du formulaire PWGSC-TPSGC 1137-1 (Version PDF 120 Ko) (Aide sur les formats de fichier) Ce lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à Publiservice, le site extranet du gouvernement du Canada., Demande d'autorisation de sous-traiter. Dans un tel cas, l'entrepreneur doit attester que le contrat de sous-traitance proposé est assujetti aux mêmes conditions que le contrat. L'agent de négociation des contrats ne donnera son consentement que s'il est satisfait du sous-traitant et du contrat de sous-traitance proposé.
  2. L'entrepreneur est entièrement responsable des risques découlant de tout écart au contrat.
  3. L'attribution d'un contrat de sous-traitance ne libère l'entrepreneur d'aucune responsabilité prévue au contrat ou n'impose au Canada aucune responsabilité relativement au sous-traitant.

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8.90 Cession d'un contrat

(2010-01-11)

  1. Lorsqu'un entrepreneur cède un contrat, la responsabilité de l'exécution est transférée à une tierce partie. Toutefois, la cession d'un contrat ne doit libérer l'entrepreneur initial d'aucune de ses obligations en vertu du contrat ou imposer de responsabilité au Canada envers le cessionnaire.
  2. Pour protéger les intérêts du Canada, le transfert au cessionnaire des responsabilités et des droits en vertu du contrat initial s'effectuera de manière à ce que l'entrepreneur initial soit, en dernier ressort, responsable de l'exécution du contrat.

    Une façon acceptable de protéger les intérêts du Canada est d'obtenir de l'entrepreneur initial une garantie d'exécution dans l'éventualité où le cessionnaire manquerait à ses obligations.

  3. L'agent de négociation des contrats doit, avec la collaboration de la Direction de la sécurité industrielle canadienne, s'assurer que le cessionnaire répond à toutes les exigences en matière de sécurité stipulées dans le contrat.
  4. Conformément aux conditions générales du guide des CCUA, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) doit donner son autorisation écrite avant toute cession d'un contrat. Toutes les propositions de cession appuyées par un agent de négociation des contrats doivent être soumises pour examen à l'analyste des coûts et, par la suite, s'il y a lieu, aux Services juridiques pour la rédaction des documents juridiques nécessaires.
  5. L'agent de négociation des contrats transmettra l'accord de cession au pouvoir de signature compétent de TPSGC, ainsi que les motifs de la cession, le nombre et la valeur des contrats dont il s'agit et la situation financière du cessionnaire.
  6. Pour les contrats conclus par la Corporation commerciale canadienne (CCC), une copie de l'accord de cession approuvé devrait être transmise au Groupe chargé de la vérification des coûts, afin de mettre à jour les données relatives à la situation financière du fournisseur, ou au vice-président du CCC concerné.

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8.95 Garantie financière et difficultés de l'entrepreneur

(2010-01-11)

Si le contrat contient une garantie financière, et que l'agent de négociation des contrats constate qu'un entrepreneur pourrait avoir de la difficulté à exécuter adéquatement le contrat, alors la compagnie de cautionnement devrait en être informée immédiatement.

8.100 Compagnies de cautionnement

(2010-01-11)

Lorsqu'une compagnie de cautionnement ne respecte pas ses obligations, on doit soumettre la question aux Services juridiques qui prendront les mesures qui s'imposent, et au bureau du Secrétaire général qui doit informer le Conseil du Trésor.

8.105 Protection des biens du Canada

(2010-01-11)

  1. Lorsqu'un entrepreneur néglige de rembourser les dettes qu'il a contractées, les sous-traitants ou les fournisseurs peuvent exercer un droit de rétention sur les biens dont le Canada a acquis la propriété en contrepartie d'un paiement total ou partiel. On devrait prendre des mesures pour protéger les intérêts du Canada.
  2. Cette mesure n'est pas nécessaire pour les contrats de services, et elle n'est généralement pas rentable dans le cas des contrats de biens dont la valeur est inférieure à 25 000 $.
  3. Lorsqu'un entrepreneur a déposé une garantie conformément à l'article 427 de la Loi sur les banques, on doit obtenir de la banque une renonciation à sa priorité pour le titre de propriété du Canada sur les biens. L'agent de négociation des contrats doit consulter les Services juridiques.
  4. Si l'entrepreneur fait appel aux services d'une autre banque et qu'il ne peut obtenir une nouvelle renonciation, ou s'il néglige de divulguer la garantie, le droit du Canada peut être modifié.
  5. Pour protéger les intérêts du Canada contre les entrepreneurs insolvables ou en faillite, l'agent de négociation des contrats doit obtenir une renonciation lorsqu'une banque ou une autre institution financière détient un privilège sur les biens de l'entrepreneur. S'il ne peut obtenir une renonciation, il doit consulter les Services juridiques, l'analyste des coûts et le Groupe chargé de la vérification des coûts (GVC) afin de déterminer si la solvabilité de l'entrepreneur justifie la résiliation de ses obligations contractuelles relatives aux privilèges des banques.
  6. Pour éviter d'assujettir les biens à un privilège, l'agent de négociation des contrats doit vérifier si l'entrepreneur a respecté les obligations contractuelles en ce qui a trait au paiement de ses employés, des sous-traitants et de ses fournisseurs.
  7. L'agent de négociation des contrats devrait examiner rapidement tous les avis concernant des factures ou des salaires impayés ou les retards inacceptables quant au paiement de ceux-ci; et effectuer une analyse financière au besoin, en collaboration avec l'analyste des coûts.
  8. La fréquence, la portée et l'étendue des vérifications ainsi que leur exécution sont déterminées par l'agent de négociation des contrats, en fonction du rapport coûts-avantages, de la capacité de paiement, de la cote de crédit et de la situation financière de l'entrepreneur.
  9. Lorsque l'analyse financière fait état de problèmes potentiellement graves, on doit présenter un rapport au GVC, qui en distribuera des exemplaires à tous les secteurs ou régions responsables des achats. Ceux-ci doivent dresser des listes des contrats ouverts passés avec l'entrepreneur visé, indiquer la valeur des contrats et les dates prévues de livraison, et faire parvenir ces listes au GVC.
  10. Le GVC décide si une vérification discrétionnaire doit être effectuée, et détermine la portée et l'étendue de cette vérification.

    Les secteurs ou régions doivent passer de nouveaux contrats avec l'entrepreneur en prenant les précautions nécessaires et en fournissant les justifications appropriées.

  11. La vérification discrétionnaire est effectuée par des spécialistes autorisés par le GVC. Ce dernier est le seul à pouvoir demander la vérification discrétionnaire, qui est effectuée le plus rapidement possible afin de réduire au minimum les risques éventuels pour le Canada.
  12. Si les risques éventuels pour le Canada sont égaux ou supérieurs à 2 000 000 $ au total, on doit normalement effectuer une vérification discrétionnaire. On évalue ainsi la protection assurée par les dépôts de garantie (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change ou les lettres de crédit de soutien irrévocables), les cautionnements d'exécution, les cautionnements pour salaires et matériaux ou l'enregistrement établi ou prévu.
  13. Si les risques éventuels pour le Canada sont inférieurs à 2 000 000 $, le GVC déterminera, en collaboration avec les secteurs ou régions concernés, si l'on doit effectuer une vérification discrétionnaire après avoir pris en compte les dispositions de garantie financière ou l'enregistrement.
  14. Lorsque l'on relève, dans le cadre de la vérification, une violation par l'entrepreneur de l'obligation contractuelle de payer promptement ses employés, sous-traitants ou fournisseurs, le GVC fera parvenir un avis écrit aux secteurs ou régions et aux agents financiers principaux touchés par le contrat en défaut.

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8.110 Enregistrement d'un avis d'intérêt à l'égard des biens

(2010-01-11)

  1. Dans toutes les provinces, à l'exception du Québec, le Canada peut enregistrer un avis d'intérêt à l'égard des biens afin de se protéger contre les droits de rétention possible. Les exigences d'enregistrement varient d'une province à une autre. L'agent de négociation des contrats doit consulter les Services juridiques.
  2. En pratique, cette mesure ne s'applique qu'aux contrats de grande valeur en raison de la complexité que comporte une telle démarche.

8.120 Faillite, mise sous séquestre, insolvabilité

(2010-01-11)

  1. L'agent de négociation des contrats doit consulter les Services juridiques dans les cas suivants :
    1. l'entrepreneur propose un règlement alors qu'il est en situation de mise sous séquestre, de faillite ou d'insolvabilité;
    2. le contrat est protégé par des cautionnements et d'autres garanties; ou
    3. l'entrepreneur a déposé une garantie auprès d'une banque en vertu de l'article 427 de la Loi sur les banques.
  2. Lorsqu'il reçoit un avis de faillite, de mise sous séquestre ou d'insolvabilité ou qu'il constate ces situations, l'agent de négociation des contrats doit :
    1. informer le directeur concerné;
    2. élaborer un plan d'achèvement des travaux, en collaboration avec le client; et
    3. aviser le GVC et les Services juridiques.
  3. Lorsqu'un entrepreneur a déclaré officiellement faillite, l'agent de négociation des contrats doit, en collaboration avec les Services juridiques, défendre les droits du Canada, notamment :
    1. exécuter les garanties contractuelles;
    2. prouver le titre de propriété du Canada sur les biens que possède l'entrepreneur;
    3. assurer le versement en priorité des paiements aux créanciers qui ne détiennent pas de garantie, lorsque le Canada est dans la même situation; ou
    4. compenser les dettes contractées envers l'entrepreneur par les dettes envers le Canada.
  4. Après une faillite ou une mise sous séquestre, les sommes dues à l'entrepreneur doivent être versées au syndic de faillite ou au séquestre-gérant, selon le cas.

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8.125 Biens et services non conformes au contrat

(2010-01-11)

Le client est responsable d'informer l'entrepreneur, conformément au contrat, si les biens ou les services ne sont pas conformes au contrat. Si le client néglige d'informer l'entrepreneur, cela pourrait affecter les autres demandes présentées par le Canada.

8.130 Respect des délais

(2010-01-11)

  1. Conformément aux conditions générales du guide des CCUA, le respect des délais est un élément essentiel du contrat. Si un entrepreneur ne respecte pas les délais de livraison des biens ou des services, l'agent de négociation des contrats devrait en vérifier la cause, de concert avec le client et les Services juridiques. Si le retard est attribuable à des facteurs hors du contrôle de l'entrepreneur ou qui ne sont pas le résultat d'une défaillance ou d'une négligence de sa part, l'agent de négociation des contrats doit prolonger l'échéance d'une période équivalente au retard. Les retards justifiables sont décrits dans les conditions générales. Dans toutes autres circonstances, l'entrepreneur est tenu responsable du retard. Si l'entrepreneur ne respecte pas ses obligations contractuelles, l'agent de négociation des contrats peut, sous réserve d'un avis écrit transmis à l'entrepreneur, résilier le contrat en totalité ou en partie.
  2. Lorsque l'échéance doit être reportée en raison de retards hors du contrôle de l'entrepreneur et que le contrat est garanti par des cautionnements, l'agent de négociation des contrats doit :
    1. informer la compagnie de cautionnement et obtenir son accord avant de prolonger le délai d'exécution; et
    2. informer la compagnie de cautionnement et obtenir son accord avant de rajuster le prix du contrat en fonction des travaux supplémentaires, le cas échéant.

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8.135 Résiliations

(2010-01-11)

Pour déterminer le type de résiliation applicable, voir les articles 8.135.5, 8.135.15 et 8.135.20. Pour ce qui est des clauses de résiliation, voir la sous-section 5-J du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA).

8.135.1 Suspension des travaux – Ordre d'arrêt des travaux

(2010-01-11)

Lorsqu'un client désire suspendre les travaux prévus au contrat plutôt que d'annuler le contrat, la clause J0500C ou J0502C du guide des CCUA doit être utilisée. La suspension des travaux permet au client d'examiner la situation actuelle du contrat avant de déterminer quel type de résiliation s'applique (y compris la résiliation pour manquement). Lorsqu'un client désire rétablir un contrat après l'émission d'un ordre d'arrêt des travaux, ce dernier doit être annulé (voir la clause J0501C). Dans ce cas, il peut être nécessaire de modifier les conditions d'exécution et(ou) le prix du contrat. L'agent de négociation des contrats est responsable de déterminer la validité de toutes les demandes relatives aux coûts supplémentaires que peut présenter l'entrepreneur. Les modifications qui visent à couvrir le paiement de ces frais doivent être approuvées conformément aux pouvoirs d'approbation et de signature des modifications de contrat. (Voir l'Annexe 8.3 pour une description détaillée du processus de résiliation pour des raisons de commodité.)

8.135.5 Résiliation pour raisons de commodité par le Canada

(2010-01-11)

  1. Le Canada peut occasionnellement résilier un contrat pour des raisons de commodité, conformément aux dispositions des conditions générales applicables au contrat. Pour obtenir une description détaillée du processus de résiliation, voir l'Annexe 8.3. Cette résiliation peut se faire en raison du contingentement de fonds, de l'arrêt d'un programme gouvernemental ou pour d'autres raisons qui font que l'achat du bien ou du service n'est plus nécessaire. Pour préserver l'intégrité du processus de la demande de soumissions, le Canada peut aussi résilier un contrat pour des raisons de commodité s'il estime que le contrat a été attribué par erreur à un soumissionnaire autre que le soumissionnaire le moins disant. Les clauses relatives aux avis de résiliation pour raisons de commodité figurent à la sous-section 5-J du guide des CCUA (voir les clauses J0001C, J0002C, J0003C, J0006C).
  2. La résiliation pour raisons de commodité s'applique :
    1. lorsque le client en a fait la demande;
    2. lorsqu'un contrat ne peut être résilié pour manquement parce que l'entrepreneur n'est pas en défaut; et
    3. lorsqu'une résiliation par consentement mutuel ne serait pas plus avantageuse pour le Canada.

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8.135.10 Participation de l'agent des réclamations liées aux résiliations

(2010-01-11)

L'agent des réclamations liées aux résiliations (ARR) du Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique (SPRIGS), devrait procéder immédiatement au règlement des demandes relatives à des contrats résiliés en totalité ou en partie pour des raisons de commodité. Par conséquent, l'agent de négociation des contrats devrait communiquer avec l'ARR dès que l'avis de résiliation pour raisons de commodité (voir les clauses J0001C, J0002C, J0003C, J0006C du guide des CCUA) est émis, et devrait fournir à l'ARR une copie de l'avis. Le numéro de téléphone de l'ARR est le 819-934-1382.

8.135.15 Résiliation pour manquement

(2010-01-11)

La résiliation pour manquement s'applique lorsque l'entrepreneur manque à l'une des obligations prévues au contrat, normalement en raison de non-exécution des travaux ou du non-respect des dates de livraisons. L'article « Manquement de la part de l'entrepreneur » dans les conditions générales du guide des CCUA fait état des critères qui s'appliquent à la résiliation pour manquement. Pour plus de renseignements sur la résiliation pour manquement, voir l'Annexe 8.4.

8.135.20 Résiliation par consentement mutuel

(2010-01-11)

  1. En de rares occasions, soit lorsque le client a demandé la résiliation totale ou partielle d'un contrat, l'entrepreneur a engagé peu ou pas de frais, il renonce à présenter une demande de règlement et la question peut être réglée sans frais pour le Canada, les deux parties peuvent convenir de résilier le contrat sans demande de règlement ou pénalité.
  2. La résiliation par consentement mutuel ne s'applique pas lorsque le Canada a intérêt à résilier un contrat pour manquement ou lorsque l'entrepreneur réclame des coûts supplémentaires, à la suite de la réduction ou de l'annulation d'une partie ou de la totalité du contrat.
  3. Lorsqu'il reçoit d'un client une demande de résiliation par consentement mutuel, l'agent de négociation des contrats devrait demander à l'entrepreneur de confirmer qu'aucune demande de règlement n'a été présentée, et il devrait porter la question devant les Services juridiques conformément à l'article 8.135.35.
  4. Étant donné qu'il n'y a pas de demande de règlement, l'ARR n'intervient pas dans ce processus.

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8.135.25 Demande de résiliation par l'entrepreneur

(2010-01-11)

Lorsqu'un entrepreneur présente une demande de résiliation en raison de pertes prévues dans l'exécution du contrat, on refusera cette demande et on informera plutôt l'entrepreneur qu'il doit respecter ses obligations prévues au contrat. L'entrepreneur peut, à la fin du contrat, demander un « paiement supplémentaire » relativement aux coûts additionnels engagés ou aux pertes subies, lorsque le Canada est responsable de ces coûts supplémentaires ou de ces pertes. (Voir l'article 8.135.1.)

Si l'entrepreneur refuse de respecter ses obligations contractuelles, le contrat doit être résilié pour manquement.

8.135.30 Mesures de garanties financières en matière de résiliation

(2010-01-11)

  1. Si l'exécution d'un contrat est garantie par un dépôt (une obligation garantie par le gouvernement, une lettre de change ou une lettre de crédit de soutien irrévocable), on ne peut le résilier sans consulter au préalable les Services juridiques.
  2. Si le contrat est garanti par des cautionnements, il ne doit pas être résilié car cela pourrait résilier le contrat établi avec la compagnie de cautionnement. Lorsqu'un entrepreneur ne peut exécuter un contrat ou qu'une demande de règlement est reçue relativement au non-paiement de la main-d'œuvre ou du matériel, et qu'un cautionnement est établi, l'agent de négociation des contrats doit informer immédiatement la compagnie de cautionnement par écrit, et lui demander que des mesures correctives soient apportées. L'agent de négociation des contrats ne doit pas entreprendre de négociation avec l'entrepreneur ou le demandeur.

8.135.35 Participation des Services juridiques dans les cas de résiliation

(2010-01-11)

  1. Les types de résiliation suivants ne peuvent être émis sans avoir obtenu un avis juridique écrit :
    1. toutes les résiliations pour manquement;
    2. les résiliations par consentement mutuel;
    3. les résiliations pour raisons de commodité.
  2. Afin d'obtenir l'avis des Services juridiques, l'agent de négociation des contrats devrait présenter le dossier d'achat, accompagné d'un index chronologique des documents relatifs à la demande de résiliation et d'une courte note faisant état du motif de la résiliation. En se fondant sur cette information, les Services juridiques donneront leur avis et recommanderont une méthode de résiliation appropriée.

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8.135.40 Modification des listes des fournisseurs

(2010-01-11)

Les résiliations de contrats par le Canada pour des raisons de commodité ne devraient pas entraîner la modification des listes des fournisseurs, mais les résiliations par consentement mutuel peuvent susciter des changements sur ces listes. La résiliation pour manquement entraîne habituellement la radiation ou la suspension de l'entrepreneur de la liste des fournisseurs.

8.135.45 Bureaux de TPSGC à l'étranger

(2010-01-11)

Les procédures de résiliation des contrats attribués par les bureaux de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à l'étranger peuvent différer de celles pour les contrats attribués au Canada; par conséquent, elles servent seulement de guide général.

8.135.50 Pouvoir de signature

(2010-01-11)

Les ordres d'arrêt des travaux et les avis de résiliation doivent être approuvés et signés par un agent de négociation des contrats qui détient le pouvoir de signature requis pour la valeur totale du contrat au moment de sa résiliation.

8.140 Différends

(2010-01-11)

  1. Les différends doivent être réglés rapidement. Toutes les parties doivent remplir leurs obligations contractuelles. Il est essentiel de tenir des dossiers sur les différends, à des fins de clarification, de vérification ou de résiliation.
  2. Il est recommandé de consulter les Services juridiques afin de s'assurer que les intérêts du Canada sont protégés.
  3. Si l'agent de négociation des contrats ne peut régler un différend relatif à un contrat, le problème devrait être porté à l'attention de son supérieur immédiat.
  4. Lorsqu'un différend relatif à un contrat de biens et de services ne peut être réglé rapidement par la négociation, l'entrepreneur devrait être avisé par écrit de la possibilité de présenter une demande officielle au Conseil de règlement des contrats. Cette demande doit être transmise par écrit au gestionnaire, Gestion des conflits contractuels (GCC) à la Direction générale de la surveillance.
  5. Lorsqu'un différend relatif à un contrat d'architecture et de génie, de construction, d'entretien immobilier et de location ne peut être réglé rapidement par la négociation, l'entrepreneur ou l'expert-conseil devrait être informé par écrit de la possibilité de présenter une demande officielle au Conseil consultatif de règlement des différends contractuels. Cette demande doit être présentée par écrit au gestionnaire de la GCC.

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8.140.1 Résolution des différends contractuels

(2010-01-11)

  1. Qu'elles proviennent des entrepreneurs ou des agents de négociation des contrats, toutes les demandes concernant les solutions de résolution des différends devraient être adressées au gestionnaire de la GCC, Direction générale de la surveillance.
  2. Le Bureau de la GCC offre diverses solutions pour gérer les conflits et résoudre les différends, que ce soit des conseils ou des services d'encadrement, ou divers processus tels que la discussion, la négociation et la médiation. Les parties doivent tenter de régler le différend par la discussion et la négociation avant de faire appel à des moyens plus officiels. Lorsque la discussion et la négociation ne donnent pas de résultats satisfaisants, les parties peuvent décider de recourir à la médiation. La médiation est un processus volontaire auquel les deux parties doivent accepter de participer.
  3. Le Bureau de la GCC offre, à toute personne qui en fait la demande, des conseils et de l'aide sur les questions qui relèvent de ses compétences et tiendra de courtes séances d'information ou de formation sur le processus de règlement des différends. L'expertise acquise grâce aux leçons apprises à la suite de cas précédents peut être utile au règlement des différends.
  4. Si les parties n'arrivent pas à résoudre le différend par la médiation ou si elles considèrent que celle-ci n'est pas appropriée, le Bureau de la GCC offre également les services de deux conseils d'arbitrage, les décisions auxquelles le fournisseur n'est pas tenu de se conformer, soient :
    1. le Conseil de règlement des contrats, qui s'occupe des différends relatifs aux contrats de biens et de services, et
    2. le Conseil consultatif de règlement des différends contractuels, qui s'occupe des différends relatifs aux contrats de biens immobiliers.
  5. Voir ci-dessous une description sommaire de ces deux processus.

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8.145 Conseil de règlement des contrats

(2010-01-11)

  1. Le processus offert par le Conseil de règlement des contrats (CRC) est indépendant et conçu pour régler rapidement les différends relatifs à des contrats de biens et de services, lorsque la discussion, la négociation ou la médiation n'a pas été fructueuse ou n'est pas appropriée. Ce processus d'arbitrage pour la résolution des différends est simple et non exécutoire pour les entrepreneurs. Il donne à la fois à l'entrepreneur et au Canada la possibilité que tant la demande que la réponse soient examinées de manière indépendante.
  2. À la suite de cet examen, CRC prendra une décision à laquelle l'entrepreneur n'est pas tenu de se conformer. Ainsi, si l'entrepreneur rejette la décision du CRC, ses droits légitimes ne sont pas compromis.

8.145.1 Conseil de règlement des contrats - procédures

(2010-01-11)

  1. Lorsqu'un différend relatif à un contrat de biens et de services ne peut être réglé par la discussion, la négociation ou la médiation, l'entrepreneur peut présenter une demande d'examen au CRC. Cette demande est adressée par écrit au gestionnaire de la Gestion des conflits contractuels, Direction générale de la surveillance.
  2. Bien que l'entrepreneur puisse présenter sa demande pendant ou après l'exécution du contrat, de façon générale, une demande de règlement ne doit pas être présentée au CRC tant que les travaux ne sont pas achevés, étant donné que dans presque tous les cas, il faut procéder à une vérification de l'ensemble du contrat. La portée et la nature du processus d'examen du CRC est à la discrétion de son président (c.-à-d. s'il convient de tenir une audience du CRC ou si le cas est suffisamment clair pour une consultation sans réunion).
  3. Le Bureau de la Gestion des conflits contractuels (GCC) informera l'entrepreneur, l'agent de négociation des contrats et le président du CRC de la réception de la demande. On demandera à l'agent de négociation des contrats de préparer la présentation du Canada au CRC.
  4. La présentation du Canada, signée au niveau du directeur, doit contenir une recommandation de règlement ainsi qu'une confirmation selon laquelle les fonds sont disponibles aux fins de ce règlement.
  5. Le président du CRC informera l'entrepreneur par écrit de la date à laquelle la présentation de l'agent de négociation des contrats a été reçue et, au besoin, organisera une rencontre avec les participants.
  6. Selon la complexité du différend, l'entrepreneur a la possibilité de se présenter devant le CRC ou d'envoyer un représentant de son entreprise. Il peut également être représenté par un conseiller juridique. Cette possibilité s'applique également à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et au client en ce qui concerne les données ou les documents à l'appui ou à l'encontre de la demande de l'entrepreneur.

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8.145.5 Réunions du Conseil de règlement des contrats - réunions

(2010-01-11)

  1. Le président du CRC est responsable de s'assurer à ce que tous les participants aux réunions connaissent bien le rôle et les responsabilités du CRC et sa façon de procéder. Il déterminera également le temps nécessaire pour discuter à fond de la demande de règlement.
  2. Toutes les copies des demandes de règlement envoyées au CRC, des données, des notes et des documents de travail du CRC sont réservées exclusivement aux membres du CRC, au sous-ministre adjoint (SMA) de la Direction générale de la surveillance, au sous-ministre et au ministre de TPSGC.
  3. Le gestionnaire de la GCC gère le processus du CRC au nom du SMA de la Direction générale de la surveillance et du président du CRC.
  4. En général, le CRC au complet n'est convoqué que pour examiner les demandes complexes de plus de 100 000 $. À ces réunions participent le président du CRC, un ou plusieurs experts-conseils du secteur privé, un représentant indépendant du responsable du projet ainsi que le conseiller juridique du CRC. Pour les demandes de 100 000 $ et moins, l'examen est généralement effectué de façon plus informelle, sans la présence d'experts-conseils du secteur privé et les coûts que cela occasionne.
  5. Une fois les délibérations terminées, les conclusions et recommandations finales en ce qui concerne le règlement sont inscrites au procès-verbal.

8.145.10 Conseil de règlement des contrats – offre de règlement

(2010-01-11)

  1. Lorsque le président du CRC décide qu'une offre de règlement doit être présentée, le CRC informera officiellement l'entrepreneur du montant recommandé et tentera d'obtenir son approbation écrite. Une copie de la lettre d'offre du CRC à l'entrepreneur sera envoyée au client et au secteur ou à la région pour information.
  2. Si le montant du règlement dépasse le pouvoir d'approbation ministériel, on informera l'entrepreneur que le règlement sera soumis au Conseil du Trésor (CT) pour approbation. L'agent de négociation des contrats préparera la présentation pertinente et l'enverra au gestionnaire de la GCC, aux fins d'examen, avant son acheminement pour la présentation au CT.
  3. Lorsque le paiement recommandé a été approuvé, le président du CRC préparera, en collaboration avec les Services juridiques, un accord de règlement et de quittance qui doit comporter une clause de consentement et de quittance approuvée par les Services juridiques.
  4. On doit remettre une copie de l'accord de règlement et de quittance à toutes les parties intéressées.

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8.145.15 Conseil de règlement des contrats – refus du règlement

(2010-01-11)

Si l'entrepreneur n'est pas d'accord avec la décision du CRC, il peut entreprendre des procédures judiciaires contre le Canada.

8.150 Conseil consultatif de règlement des différends contractuels

(2010-01-11)

  1. Le processus offert par le Conseil consultatif de règlement des différends contractuels (CCRDC) est indépendant et conçu pour régler rapidement les différends relatifs à des contrats d'architecture et de génie, de construction, d'entretien des immeubles et de location. On a recours au CCRDC lorsque la discussion, la négociation ou la médiation n'a pas été fructueuse ou n'est pas appropriée. Il offre aux entrepreneurs un processus simple et non contraignant d'arbitrage des différends, qui comprend la sélection par les deux parties d'un arbitre du secteur privé. Il donne à la fois à l'entrepreneur et au Canada la possibilité que tant la demande que la réponse soient examinées de manière indépendante.
  2. À la suite de cet examen, le CCRDC prendra une décision à laquelle l'entrepreneur n'est pas tenu de se conformer. Ainsi, si l'entrepreneur rejette la décision du CCRDC, ses droits légitimes ne sont pas compromis.

8.150.1 Conseil consultatif de règlement des différends contractuels - procédures

(2010-01-11)

  1. Lorsqu'un différend relatif à un contrat d'architecture et de génie, de construction, d'entretien des immeubles ou de location ne peut être réglé par la discussion, la négociation ou la médiation, l'entrepreneur ou l'agent de négociation des contrats peut demander par écrit la convocation du CCRDC. Cette demande est adressée, par écrit, au gestionnaire, Gestion des conflits contractuels (GCC), Direction générale de la surveillance.
  2. Les procédures détaillées et les règles d'arbitrage du CCRDC figurent dans la sous-section 5-R du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA), et font partie intégrante des contrats des biens immobiliers.
  3. En résumé :
    1. Chaque partie peut soumettre un différend à l'arbitrage selon les mesures autorisées en vertu du contrat, en envoyant un avis écrit à l'autre partie, conformément aux exigences du contrat. L'avis doit contenir une brève description du contrat, un énoncé de la question ou des questions faisant l'objet du différend, et une demande de présentation du différend au CCRDC aux fins d'arbitrage. Une copie de l'avis doit être envoyée au gestionnaire de la GCC, Direction générale de la surveillance, en même temps que l'avis est signifié à l'autre partie.
    2. À titre de coordonnateur, le gestionnaire de la GCC désignera un arbitre du secteur privé ou un tribunal compétent agréé par les deux parties. Le CCRDC sera composé d'une ou de plusieurs personnes qui ont une expérience liée au sujet du différend et sont indépendantes par rapport aux deux parties.
    3. En vue d'obtenir une résolution rapide du différend, le temps alloué pour chaque étape est indiqué dans le guide des CCUA.
    4. Les communications entre les parties et le CCRDC suivront le même processus et seront effectuées de la même manière (oralement ou par écrit) avec chacune des parties.
    5. Chaque partie préparera et fournira un énoncé convenu des faits, et présentera les preuves en appui à sa demande ou à sa défense. Tous les documents fournis par l'une des parties doivent être mis à la disposition de l'autre partie.
    6. Le guide des CCUA contient les dispositions relatives au traitement des questions de manquement, conformément aux règles établies.
    7. À moins que les parties en décide autrement, le CCRDC rendra sa décision au plus tard 30 jours après la fin des audiences d'arbitrage, à moins que la période accordée ne soit prolongée par le CCRDC à l'aide d'un avis écrit à chaque partie, pour des raisons de maladie ou d'un autre motif indépendant de la volonté de CCRDC.

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8.150.5 Conseil consultatif de règlement des différends contractuels – refus du règlement

(2010-01-11)

Si l'entrepreneur n'est pas d'accord avec la décision du CCRDC, il peut entreprendre des procédures judiciaires contre le Canada.

8.155 Paiements finals

  1. Avant de traiter la demande finale aux fins de paiement, il faut vérifier l'acceptabilité et l'exactitude du temps enregistré. Les constatations de ces vérifications doivent être consignées au dossier d'achat.
  2. L'agent de négociation des contrats, ou une autre personne qualifiée désignée par la région ou le secteur concerné, devrait effectuer le contrôle du temps en vue de l'acceptation.
  3. Le contrôle du temps pour vérifier l'exactitude de l'enregistrement devrait être effectué par des employés compétents de la division ou section des finances de la direction intéressée, ou par d'autres employés compétents avec l'autorisation préalable du directeur qui est également responsable de l'établissement des normes de vérification en ce qui a trait à l'exactitude de l'enregistrement.

8.155.1 Remboursements des profits excédentaires

(2010-01-11)

À la suite d'une vérification, ou pour diverses autres raisons, il peut être déterminé qu'un entrepreneur ait tiré d'un contrat des profits exagérément élevés. Un entrepreneur peut, dans ce cas, désirer retourner les profits excédentaires au ministère. L'Annexe 8.5 énonce les procédures spéciales à suivre dans ces situations.

8.160 Normes des états des coûts pour les contrats à frais remboursables

(2010-01-11)

  1. Conformément au contrat, l'entrepreneur sera payé les coûts raisonnablement et dûment engagés pour l'exécution des travaux. Une fois tous les travaux terminés en vertu de tous les contrats à frais remboursables qui respectent le plafond des coûts, l'agent de négociation des contrats doit verser au dossier d'achat une attestation selon laquelle le montant final versé représente un prix raisonnable. Cette attestation devrait être fondée sur les conclusions de la vérification des coûts, le cas échéant.
  2. Après tous les rapprochements, le prix final convenu est alors confirmé dans la modification de contrat, habituellement désigné sous le nom de « étape finale de la modification des coûts », laquelle rajuste le prix contractuel total afin qu'il reflète le prix final. Cette modification devrait également faire mention qu'aucune autre demande ne peut être présentée par après.
  3. Les dispositions concernant la vérification qui figurent dans les contrats conclus avec des fournisseurs canadiens pour des contrats d'une valeur de 50 000 $ et plus prévoit l'établissement des coûts réels engagés en vue de déterminer le coût final des contrats à frais remboursables et d'établir si le prix est raisonnable.
  4. Tous les contrats à frais remboursables exigent un état des coûts après l'exécution du contrat. Tous les contrats pluriannuels à frais remboursables, à l'exception des contrats de services de réparation et de révision, comportent une disposition obligatoire de fournir un état annuel des coûts.

Remarque : Pour les contrats de services de réparation et de révision, l'état annuel des coûts est fait à la discrétion de l'agent de négociation des contrats et de l'organisme de vérification.


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8.165 Vérification des coûts

(2010-01-11)

  1. Après consultation avec le Groupe de vérification des coûts (GVC) du Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique, l'agent de négociation des contrats choisit les contrats à frais remboursables devant faire l'objet d'une vérification, en respectant ce qui suit :
    1. tous les contrats liés aux grands projets de l'État; et
    2. lorsqu'il est évident qu'il y aura un paiement en trop important.
  2. Dans le cas des contrats choisis pour faire l'objet d'une vérification, les secteurs ou régions remettront au GVC une copie du document contractuel et des copies de tous les états de coûts reçus.
  3. L'agent de négociation des contrats recevra une copie du rapport de vérification, ainsi qu'un formulaire d'avis de vérification préparé par le GVC donnant le détail des paiements en trop ou les commentaires qui doivent être approuvés.
  4. L'agent de négociation des contrats établira un prix final avec l'entrepreneur d'après les conclusions de la vérification. On s'efforcera d'établir ce prix dans les 90 jours suivant la réception du rapport de vérification. L'agent de négociation des contrats fait connaître au GVC les modalités du règlement et les décisions prises par rapport à toutes les questions soulevées lors de la vérification du contrat.
  5. Lorsque l'entrepreneur a accepté le prix final, l'agent de négociation des contrats doit confirmer que le prix facturé est raisonnable et conformément au contrat.

8.165.1 Divergences d'opinion ou d'interprétation

(2010-01-11)

À l'occasion, il peut y avoir des divergences d'opinion ou d'interprétation entre l'agent de négociation des contrats et le vérificateur au sujet de la légitimité des conclusions de la vérification. Le directeur concerné devrait résoudre ces divergences d'opinion ou d'interprétation en collaboration avec le directeur du Secrétariat de l'intégrité du programme des approvisionnements, avant la fermeture du dossier par le Groupe de vérification des coûts.


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8.175 Fin et clôture du contrat

(2010-01-11)

  1. La présente section comprend des renseignements sur les activités de la fin du contrat visant à s'assurer que toutes les conditions requises ont été satisfaites. Les activités suivantes devraient en faire partie :
    1. vérifier si le produit ou les travaux ont été réalisés de manière satisfaisante;
    2. s'assurer que l'entrepreneur a été payé;
    3. commencer la clôture administrative du projet;
    4. s'assurer que les dossiers sont conservés dans le dossier du projet.
  2. Les agents de négociation des contrats devraient s'assurer à ce que les dossiers d'achat soient documentés comme il se doit.

8.180 Politique sur le rendement des fournisseurs

8.180.1 Introduction

(2010-01-11)

La Politique sur le rendement des fournisseurs vise à améliorer le service offert aux clients, en évitant que des problèmes se produisent avec les fournisseurs. Bien qu'il soit impossible d'éviter totalement les rendements médiocres, le rendement des fournisseurs peut être amélioré en adoptant des mesures pertinentes en cas d'inexécution.

8.180.5 Principes

(2010-01-11)

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a le pouvoir et la responsabilité de prendre les mesures raisonnables pour s'assurer que les entrepreneurs avec qui il fait affaire remplissent leurs obligations. Dans le cadre de sa politique visant à établir un processus d'achat ouvert, juste et honnête, le Ministère a, autant que tout autre acheteur sur le marché, le droit d'évaluer le rendement d'un fournisseur. Il peut, en se fondant sur le rendement antérieur d'un fournisseur, prendre des mesures afin d'éviter tout problème éventuel. Le pouvoir discrétionnaire permettant de prendre ces mesures doit être exercé de façon juste et raisonnable dans le cadre de cette politique. Toute mesure prise doit correspondre logiquement à la nature et à la gravité du problème connexe.


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8.180.10 Définitions

(2010-01-11)

  1. Rendement insatisfaisant : un contrat mal exécuté par un fournisseur.

    Bien que l'on puisse constater des cas mineurs de rendement insatisfaisant, en principe, on n'adopte des mesures à l'endroit d'un fournisseur que dans les cas majeurs de rendement insatisfaisant, dans le cadre d'un contrat ou lorsque le fournisseur fournit un rendement insatisfaisant de façon chronique.

  2. Fournisseur : les sous-traitants, les propriétaires, les administrateurs, les dirigeants, les employés, les agents, la société mère ou une filiale d'un fournisseur qui pourraient être tenus responsables du rendement insatisfaisant d'un fournisseur.

    Bien que des personnes distinctes de l'entrepreneur puissent être considérées comme des « fournisseurs » conformément à cette politique, on ne peut prendre des mesures à leur endroit que lorsqu'on leur a signalé que leur rendement est insatisfaisant, qu'on leur a fait connaître les mesures projetées et qu'on leur a donné la même occasion de réagir que celle que l'on offre à un entrepreneur.

  3. Mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) : toute condition ou restriction imposée à un fournisseur, à la suite de l'évaluation de sa fiabilité par TPSGC, limitant sa capacité de passer des contrats avec TPSGC. On peut prendre des mesures correctives du rendement d'un fournisseur en général, ou seulement en ce qui a trait à certains biens ou services. Les trois types de mesures, i.e. radiation, suspension et conditions, sont définis et décrits à l'article 8.180.15.10 b).

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8.180.15 Processus

8.180.15.1 Surveillance

(2010-01-11)

  1. Les agents de négociation des contrats devraient mettre en application les modalités du contrat toutes les fois que cela est possible. Un même incident peut nécessiter l'application des mesures correctives permises en vertu du contrat, en plus de l'imposition d'une MCRF. L'agent de négociation des contrats inscrira dans le dossier contractuel les faits pouvant constituer des cas de rendement insatisfaisant d'un fournisseur.
  2. Lorsqu'un simple avis de rendement insatisfaisant au fournisseur rend exécutoire les modalités du contrat, tant le dossier contractuel que celui du fournisseur devraient en faire état, en établissant les faits qui le justifient. L'intention de l'agent de négociation des contrats d'entreprendre une mesure pour imposer une MCRF ne justifie pas qu'on néglige de faire respecter les modalités du contrat.
  3. Le directeur compétent doit approuver l'inscription d'un rendement insatisfaisant au dossier du fournisseur dans le Système de gestion de l'information sur les fournisseurs (SGIF). La mention du rendement insatisfaisant dans le SGIF sera accompagnée du numéro de contrat, de l'objet du contrat, de la nature du rendement insatisfaisant, des mesures correctives adoptées par le fournisseur, de leurs conséquences, de l'état du problème ou de la solution apportée.
  4. Le directeur compétent doit informer le fournisseur de chaque cas de rendement insatisfaisant; le fournisseur dispose d'un délai de dix jours pour réagir avant que la mention figure dans le SGIF.
  5. Chaque fois qu'une mention de rendement insatisfaisant est entrée dans le SGIF, il faut en informer le fournisseur, lequel peut ne pas être l'entrepreneur, qui est responsable de l'inexécution du contrat par l'entrepreneur, et l'informer que TPSGC tiendra compte du rendement antérieur dans ses rapports éventuels avec les fournisseurs.
  6. Le fournisseur peut donner suite à l'avis dans lequel le directeur l'informe de son intention de noter, dans le SGIF, le cas de rendement insatisfaisant. Le directeur tiendra compte de l'avis exprimé par le fournisseur pour décider s'il faut ou non enregistrer cette information.
  7. Si un fournisseur offre un rendement exceptionnel, il faut également le noter, puisque cela peut s'avérer utile à l'évaluation globale de son rendement si l'on devait songer à prendre des mesures correctives à son endroit. Les mentions relatives au rendement sont généralement conservées dans le SGIF pendant sept ans. Passé ce délai, le fournisseur peut demander que les mentions soient enlevées. Après plus de sept ans, le rendement, satisfaisant ou insatisfaisant, n'est généralement pas pertinent dans les décisions à adopter relativement à l'imposition d'une mesure corrective.
  8. Étant donné que la Politique sur le rendement des fournisseurs se limite au rendement insatisfaisant, soit l'inexécution du contrat, l'agent de négociation des contrats devrait s'assurer que les contrats attribués prévoient tous les aspects du rendement dont il voudrait tenir compte dans l'évaluation du rendement du fournisseur en vertu d'un contrat.

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8.180.15.5 Enquête en prévision de mesures correctives du rendement d'un fournisseur

(2010-01-11)

  1. On devrait songer à prendre des mesures correctives officielles dans les cas où il est évident qu'en continuant ses relations contractuelles avec un fournisseur, le Canada court un risque plus élevé que ce qui est acceptable. Cette recommandation peut s'appliquer à un cas grave de rendement insatisfaisant en vertu d'un contrat ou à un rendement insatisfaisant chronique. Les secteurs et les régions peuvent également établir des normes générales ou liées à un produit dont on tiendra compte pour imposer des mesures correctives du rendement d'un fournisseur. (Voir l'article 8.180.30.)
  2. En faisant une enquête sur la possibilité de prendre ou non des mesures correctives, le secteur ou la région :
    1. examinera attentivement le ou les dossiers contractuels ainsi que le dossier du fournisseur en général;
    2. informera les autres secteurs ou régions et consultera ceux ou celles qui s'intéressent en particulier à la question;
    3. consultera les clients qui s'intéressent particulièrement à la question, à titre d'acheteurs importants des produits ou des services du fournisseur ou d'auteurs des plaintes;
    4. consultera les Services juridiques relativement aux éléments de preuve qu'il faudrait réunir et au processus qu'il conviendrait d'utiliser dans un souci de justice, à la lumière de toutes les circonstances.
  3. Tous les éléments de l'enquête, comme la décision prise ultérieurement, devraient être consignés intégralement, et la disposition doit être entrée dans le dossier du fournisseur dans le Système de gestion de l'information sur les fournisseurs (SGIF).

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8.180.15.10 Décision sur la prise de mesures correctives du rendement du fournisseur

(2010-01-11)

  1. La décision d'imposer une mesure corrective du rendement du fournisseur (MCRF) devrait être prise, lorsque, en se basant sur les antécédents du fournisseur, une personne avisée agissant pour son propre compte cesserait de faire affaire avec ce fournisseur ou ne continuerait pas de traiter avec lui sans lui imposer des conditions particulières.
  2. Les trois types de MCRF sont définis comme suit :
    1. la radiation est le refus de TPSGC de faire affaire avec un fournisseur pour une durée déterminée ou pour un certain nombre d'opérations d'achat pertinentes. On ferait appel à cette mesure en cas de problèmes à caractère criminel ou dans le cas d'un rendement insatisfaisant démontrant qu'un fournisseur fait preuve de mauvaise foi dans l'exécution de ses diverses obligations. Dans ce dernier cas, il ne serait pas réaliste de le rétablir comme fournisseur, même s'il satisfaisait à certaines conditions. Généralement, la période de radiation ne dépasserait pas trois ans.
    2. la suspension est le refus de TPSGC de faire affaire avec un fournisseur en attendant le résultat d'une enquête portant sur des cas graves ou nombreux de rendement insatisfaisant, ou jusqu'à ce qu'il respecte les conditions définies pour être rétabli à ce titre, par exemple la correction d'un problème. La suspension serait imposée lorsque le fait de faire affaire avec un fournisseur avant la fin d'une enquête ou avant qu'il modifie ses activités représenterait un risque trop élevé que le fournisseur ne s'acquitte pas de ses obligations dans des contrats ultérieurs.
    3. les conditions peuvent être imposées à des fournisseurs qui veulent faire affaire avec TPSGC. Des conditions pourraient être imposées en cas de problèmes pouvant être évités par des mesures moins sévères que le refus de faire affaire avec un fournisseur.

    Dans le cadre d'une MCRF, le fournisseur peut également être soumis à une période d'essai au terme de la mesure. En pareil cas, si le fournisseur fait à nouveau preuve de rendement insatisfaisant, la mesure pourrait être prorogée ou une autre mesure pourrait être prise.

  3. En faisant une enquête pour savoir s'il faut imposer une MCRF, on doit réfléchir à la mesure dans laquelle cette MCRF s'appliquera aux différents éléments de l'entreprise du fournisseur et aux organismes connexes. Étant donné que cette politique vise à éviter que des problèmes se produisent avec les fournisseurs, le champ d'application de la MCRF dépendra de la nature et de l'origine du rendement insatisfaisant pour lequel on envisage de prendre une MCRF.
  4. Exemples :
    1. Lorsque le rendement insatisfaisant s'explique par la malhonnêteté de la haute direction de l'entreprise du fournisseur, il serait sans doute pertinent d'imposer la MCRF à l'ensemble de l'entreprise.
    2. Lorsque le rendement insatisfaisant a trait à des problèmes de qualité des produits dans l'une des gammes de produits du fournisseur, dans les cas où ce dernier n'a pas délibérément manqué à son engagement de réaliser un produit convenable, il serait sans doute plus pertinent de recourir à une MCRF limitée à la gamme de produits à l'origine des problèmes.
    3. Lorsque le rendement insatisfaisant s'explique par des problèmes de sécurité qui résultent d'une politique adoptée par la société mère pour une filiale, il pourrait être pertinent, à la condition de le signifier au moyen d'un avis en bonne et due forme, d'imposer une MCRF contre la société mère et toutes les filiales dans lesquelles des problèmes de sécurité comparables pourraient surgir.
  5. Si, sur la foi d'une enquête, le directeur général est d'avis qu'il faut prendre l'une de ces mesures, le secteur ou la région doit alors faire connaître au fournisseur la MCRF qui lui est imposée, de même que les raisons la justifiant. Il doit de plus donner au fournisseur une occasion raisonnable (y compris un délai raisonnable) de réagir.
  6. Ce qui constitue une « occasion raisonnable » de réagir varie selon les cas. Il peut s'agir aussi bien d'un échange de correspondance que de rencontres formelles. On donnera au fournisseur l'accès aux documents relatifs à son rendement selon les mêmes principes qui s'appliqueraient si l'on mettait ces documents à sa disposition dans le cadre d'un différend contractuel. Lorsqu'on se demande s'il faut remettre un document particulier au fournisseur, il ne faudrait pas oublier qu'en l'absence de ce document, le fournisseur ne serait peut-être pas en mesure de donner suite aux allégations déposées contre lui, et qu'il pourrait ainsi contester avec succès, devant les tribunaux, une décision ultérieure imposant une MCRF.
  7. Le dossier contenant la décision d'imposer une MCRF et l'avis au fournisseur doivent tous deux comprendre, en plus du type de mesure imposé, les éléments suivants :
    1. la liste des cas de rendement insatisfaisant qui justifient la MCRF proposée, suffisamment détaillée pour les préciser;
    2. les raisons pour lesquelles le dossier de rendement du fournisseur justifie la MCRF proposée;
    3. les achats pour lesquels le fournisseur est déclaré non admissible de soumissionner ou de contracter, c'est-à-dire si la MCRF aura une portée générale (qu'elle touchera tous les aspects des opérations du fournisseur) ou qu'elle sera limitée à un produit, à une division géographique ou autre, à un type de contrat (prévoyant par exemple des livraisons urgentes) ou en fonction d'un autre facteur;
    4. quand et comment la MCRF prendra fin;
    5. si le fournisseur sera soumis à une période officielle d'essai à la fin de la MCRF, et le nom de la personne qui déterminera si les conditions de l'essai ont été respectées ou non;
    6. dans le cas où une MCRF peut prendre fin lorsque le fournisseur satisfait aux conditions, le nom de la personne qui décidera si celles-ci ont été respectées.
  8. Si, après avoir tenu compte de la réaction du fournisseur, le directeur général est toujours d'avis que la MCRF proposée ou une mesure moins sévère se révèle nécessaire, la mesure sera imposée. Si, après avoir pris connaissance de la réaction du fournisseur, on veut imposer une mesure plus sévère que celle proposée à l'origine, il faut en informer le fournisseur et lui donner l'occasion raisonnable de réagir à ce changement.

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8.180.15.15 Révision

(2010-01-11)

Sauf lorsqu'un programme de secteur est approuvé (voir l'article 8.180.30), le sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements (SMA/DGA) examinera toutes les décisions concernant l'imposition d'une MCRF, ainsi que les autres démarches effectuées par le fournisseur, et pourra décider de modifier la décision prise. Si le SMA/DGA prévoit imposer une MCRF plus sévère, le fournisseur doit en être informé et avoir une occasion raisonnable de réagir à ce changement.

8.180.15.20 Mise à exécution

(2010-01-11)

  1. Lorsqu'une MCRF est imposée à un fournisseur, le SMA/DGA (ou le directeur général concerné, dans le cas d'un programme de secteur) fera connaître la décision au fournisseur. Les secteurs, les régions et les clients que la question intéresse particulièrement seront également informés.
  2. Un avis avisant qu'un fournisseur est soumis à une MCRF peut être affiché dans le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement. Cet avis, qui comprend les renseignements sur la mesure mais non les motifs, peut continuer à être diffusé pendant toute la durée d'application de la mesure.
  3. Un fournisseur radié ou suspendu ne peut présenter de soumission ni obtenir de contrats pour certains types d'achat. Un fournisseur est déclaré non admissible s'il est assujetti à des conditions qu'il ne peut pas respecter pour cet achat en particulier.
  4. Le nom du fournisseur radié ou suspendu sera supprimé des listes de fournisseurs correspondantes, des systèmes automatisés de rotation des fournisseurs et des offres à commandes. Les soumissions reçues par des fournisseurs dont le privilège de faire affaire avec TPSGC a été radié ou suspendu ne seront pas évaluées. Les soumissions reçues par un fournisseur radié ou suspendu en partie ne seront pas évaluées si elles ont trait à des approvisionnements pour lesquels il a été radié ou suspendu. Lorsqu'un fournisseur est assujetti à des conditions spéciales, toute soumission présentée par ce fournisseur qui ne se conforme pas aux conditions imposées ne sera pas évaluée.
  5. Bien qu'elles n'aient pas d'incidence sur les contrats déjà attribués, les MCRF influent sur les modifications. Lorsque la MCRF imposée à un fournisseur aurait été pertinente si elle avait été en vigueur au moment de l'attribution du contrat ou qu'elle est pertinente à l'objet de la modification, cette modification doit alors être approuvée par le directeur général concerné, à titre de dérogation à la MCRF. Seul le Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique, qui est responsable de la mise à jour de l'information sur les MCRF (y compris le retrait de l'avis lorsque la MCRF prend fin), peut entrer dans le Système de gestion de l'information sur les fournisseurs les renseignements sur une MCRF. Quiconque a accès à l'Environnement automatisé de l'acheteur (EAA) peut consulter ces renseignements.
  6. Lorsqu'une mesure prend fin, le secteur ou la région qui l'a imposée doit prévenir le fournisseur sans tarder.

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8.180.20 Suspension en cas d'urgence

(2010-01-11)

Lorsqu'un problème avec un fournisseur est particulièrement grave (qu'il est question par exemple de négligence ou d'inconduite délibérée de la part du fournisseur, ou qu'il y a des répercussions sur la santé ou la sécurité), le sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements (SMA/DGA) peut, sur les conseils d'un directeur général, imposer sur-le-champ une suspension avant de procéder à une enquête complète. La suspension restera en vigueur jusqu'à ce qu'on prenne des mesures pour éliminer tous les risques inacceptables pour le Canada ou le public. On préviendra aussitôt le fournisseur et on lui donnera l'occasion de réagir comme on le ferait s'il s'agissait de l'imposition d'une MCRF.

8.180.25 Dérogation

(2010-01-11)

En cas d'urgence, un directeur général peut permettre de déroger à la MCRF. En pareil cas, il convient de prendre les précautions nécessaires pour protéger le Canada. Le motif de la dérogation doit être noté dans le dossier contractuel et celui du fournisseur. Le fait qu'un fournisseur visé par une MCRF soit le soumissionnaire le moins-disant ne justifie pas une dérogation.

8.180.30 Programmes de secteurs ou de régions

(2010-01-11)

  1. Un secteur ou une région peuvent créer un programme permettant d'évaluer le rendement des fournisseurs et de déterminer les mesures appropriées applicables dans ce secteur ou cette région. Si ce programme est approuvé par le SMA/DGA, il n'est pas nécessaire que ce dernier étudie chaque cas. La décision peut être prise par les personnes à qui ce pouvoir a été délégué dans le cadre du programme.
  2. Les normes de rendement et les mesures imposables devraient être établies en fonction du produit ou du service, et il conviendrait de consulter les autres secteurs du ministère pouvant être touchés par le programme proposé. On éviterait ainsi que les normes diffèrent d'un secteur ou d'une région à une autre pour les mêmes produits ou services. Une fois qu'il est établi, le programme est administré par le secteur ou la région, conformément aux dispositions de la Politique sur le rendement du fournisseur.

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Annexe 8.1 : Lignes directrices sur l'organisation et composition des dossiers

(2010-01-11)

  1. Aperçu
    1. Ces lignes directrices visent à aider le personnel des achats à organiser les dossiers d'achat. L'utilisation de méthodes de classement logiques permet de profiter d'une approche mieux organisée en matière d'approvisionnement et de s'assurer que toute personne appelée à examiner les dossiers sera en mesure de repérer des documents avec un minimum d'efforts. L'importance d'utiliser des techniques de classement appropriées est plus évidente lorsque, par exemple, il est nécessaire de fournir rapidement des renseignements, que ce soit pour une vérification, une demande d'accès à l'information, une plainte auprès du Tribunal canadien du commerce extérieur, ou lorsqu'un agent de négociation des contrats prend en charge un dossier et veut déterminer l'état du processus d'achat, etc.
    2. De façon générale, les documents devraient être classés par ordre chronologique. Un format pour l'organisation des dossiers est proposé ci-dessous. La liste des documents n'est pas exhaustive et est sujet à l'opinion professionnelle des agents de négociation des contrats. Tous les documents peuvent ne pas s'appliquer à toutes les situations. De plus, l'organisation des dossiers et les documents exigés peuvent variés selon les procédures et lignes directrices suivies par les régions et secteurs.
  2. Documents proposés pour la couverture gauche du dossier :
    1. la demande et les modifications de la demande;
    2. la version finale de l'énoncé des travaux et tout document qui modifie le besoin, soit les modifications de conception approuvées, etc.;
    3. la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS);
    4. la description détaillée du Comité de la stratégie des approvisionnements (CSA);
    5. le compte rendu de décision du CSA;
    6. la liste de vérification des demandes de soumissions, dûment signée;
    7. l'original du plan d'achat dûment signé;
    8. l'original du formulaire Planification et approbation préalable des contrats (PAPC) dûment signé;
    9. l'avis de projet de marché (APP);
    10. le Préavis d'adjudication de contrat (PAC);
    11. la demande de contrat approuvée/le sommaire du contrat approuvé;
    12. la demande de modification de contrat approuvée/le sommaire des modifications de contrat approuvées;
    13. les documents originaux des présentations au CT et des autorisations du CT, dûment signés;
    14. l'original du contrat signé/l'original du document de modification du contrat, dûment signé;
    15. la copie signée du contrat/la copie signée de l'accusé de réception du document de modification du contrat (copies signées par l'entrepreneur);
    16. les lettres d'autorisation;
    17. les accords juridiques officiels;
    18. les avis officiels (en matière de résiliation);
    19. les copies des notes des titulaires par intérim de pouvoirs compétents;
    20. le résumé d'approvisionnement;
    21. le Relevé des résumés et de dossiers partiels (PWGSC-TPSGC 1015) (Version PDF 65 Ko) (Aide sur les formats de fichier) Ce lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à Publiservice, le site extranet du gouvernement du Canada.;
    22. les copies des  dossiers d'extraits de contrats et des modifications de contrats;
    23. la Demande de fonds supplémentaires (PWGSC-TPSGC 329) (Version PDF 65 Ko) (Aide sur les formats de fichier) Ce lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à Publiservice, le site extranet du gouvernement du Canada..

    Pour les dossiers de la Corporation commerciale canadienne : CCC 747 et la modification de CCC74.

  3. Documents proposés pour la couverture droite du dossier :
    1. l'accusé de réception de la demande;
    2. la demande de distribution de données techniques;
    3. l'index des dossiers (s'il y a plus d'un volume);
    4. la demande de soumissions initiale, ainsi que les mises à jour ou les modifications;
    5. les lettres d'intérêt;
    6. les procès-verbaux des conférences des soumissionnaires;
    7. les questions et réponses des soumissionnaires;
    8. les soumissions reçues (elles peuvent aussi être placées dans un volume distinct);
    9. l'évaluation des soumissions, y compris les feuilles de calculs;
    10. le rapport d'évaluation technique;
    11. le rapport d'évaluation financière;
    12. l'attestation des prix;
    13. la justification des prix;
    14. l'analyse des coûts de transport;
    15. les avis juridiques;
    16. les avis des responsables des politiques;
    17. la documentation sur les considérations environnementales, les impacts et l'atténuation des impacts;
    18. les commentaires formulés à la suite d'examens de l'assurance de la qualité;
    19. les avis d'adjudication de contrats;
    20. la correspondance du fournisseur;
    21. la correspondance du ministère client;
    22. les courriels pertinents;
    23. les notes au dossier (voir ci-dessous).

REMARQUE :

Les dossiers d'achat devraient raconter une histoire du début à la fin, et les notes au dossier représentent une partie importante de ce processus. Les notes au dossier peuvent fournir un historique du dossier, expliquer les problèmes rencontrés; et servir de rappel aux agents de négociation des contrats.

Les notes au dossier devraient être lisibles, claires, complètes et concises. Elles devraient indiquer l'objet et le contenu des discussions, les mesures prises, la date, le nom de la personne et le nom de l'entreprise ou du ministère client, le numéro de téléphone, et le nom de la personne qui rédige la note.

L'utilisation de feuillets autoadhésifs, de feuillets de message téléphonique, de petits bouts de papier, etc., devrait être évitée puisqu'il peut être facile de les perdre ou de ne pas en tenir compte.


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Annexe 8.2 : Indicateurs pour la détection rapide des problèmes en matière de gestion des contrats

(2010-01-11)

La présence des facteurs suivants dans le cadre d'un achat particulier indique que le dossier pourrait poser certains problèmes. Ces facteurs mériteraient un examen et une réflexion plus approfondis et, dans certains cas, justifieraient un renvoi à des niveaux décisionnels plus élevés.

  1. Avant l'attribution du contrat
    1. Indicateurs pour la détection rapide des problèmes dans le cadre du besoin :
      1. la demande a été reportée plusieurs fois;
      2. la réception d'une demande pour un achat distinct alors qu'un instrument d'achat (tel qu'une offre à commandes) existe déjà;
      3. les demandes urgentes qui ne justifient pas de façon satisfaisante le caractère d'urgence;
      4. les situations qui peuvent donner lieu à l'établissement d'une relation employeur-employé;
      5. les besoins de type « fournisseur unique » ou « aucun succédané », sans justification satisfaisante;
      6. les contrats passés avec d'anciens fonctionnaires ne respectant pas les lignes directrices;
      7. une description des travaux ou du besoin vague ou manquant de clarté;
      8. la présence d'indices qui donnent à penser qu'un accord est déjà conclu;
      9. les besoins complexes ou innovateurs qui demandent l'élaboration de nouvelles méthodes;
      10. les travaux déjà entrepris pour lesquels une confirmation et une opération antidatée sont nécessaires;
      11. les échéanciers irréalistes;
      12. le manque de réceptivité de l'entrepreneur durant les négociations;
      13. des indices du fractionnement du besoin;
      14. la faible capacité financière de l'entrepreneur.
    2. Indicateurs pour la détection rapide de dossiers sensibles :
      1. les besoins de nature délicate susceptibles d'intéresser différents intervenants ou groupes d'intérêt;
      2. les besoins dont la visibilité est très importante, en particulier ceux qui suscitent l'intérêt des médias;
      3. des besoins de nature litigieuse pouvant entraîner une concurrence agressive.
  2. Après l'attribution du contrat
    1. Indicateurs pour la détection rapide des problèmes sur les plans de l'exécution et de la gestion :
      1. des modifications dont le nombre ou la valeur sont inhabituels en l'absence de justification claire;
      2. des activités de sous-traitance imprévues ou qui manquent de transparence;
      3. l'exclusion de TPSGC des réunions entre l'entrepreneur et le ministère client;
      4. des échéances non respectées, des rapports non remis ou des réunions manquées;
      5. une qualité d'exécution ou des livrables inférieurs aux attentes;
      6. une réclamation excessive au titre de la garantie;
      7. des services de maintenance excessifs;
      8. des factures pour des articles non pertinents;
      9. un roulement fréquent et inexpliqué du personnel de l'entrepreneur;
      10. une demande de modifications dépassant l'étendue des travaux;
      11. des difficultés et des différends liés à la résolution de problèmes.
    2. Indicateurs pour la détection rapide des problèmes sur le plan financier :
      1. les coûts du contrat ne correspondent pas aux prévisions;
      2. des factures en souffrance et des réclamations en suspens;
      3. des pratiques de facturation médiocres et irrégulières;
      4. la réticence à présenter des copies des réclamations ou des factures;
      5. la réticence à fournir des informations financières justificatives;
      6. la difficulté à mener des vérifications;
      7. les indices qui donnent à penser que les pratiques commerciales dérogent aux politiques.

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Annexe 8.3 : Processus de résiliation pour des raisons de commodité

(2010-01-11)

  1. Aperçu
    1. Le Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique (SPRIGS) a été désigné pour fournir les services de règlement en cas de résiliation, par le Canada, de contrats de biens et de services pour des raisons de commodité. Il s'occupe également des réclamations associées aux contrats des États-Unis (É.-U.) et de la Corporation commerciale canadienne (CCC) résiliés pour des raisons de commodité par le gouvernement des É.-U. Pour les résiliations de contrats des É.-U. et de la CCC, le directeur général du SPRIGS s'assure du respect des fonctions de règlement concernant l'attestation et la résiliation afin que le tout soit conforme à la lettre d'entente entre le Département de la défense (DoD) des É.-U. et le ministère de la Défense nationale (voir les articles 225.870-6 www (Disponible en anglais seulement) et 249.7000 www (Disponible en anglais seulement) des Defense Federal Acquisition Regulation Supplements des É.-U. Le directeur général du SPRIGS est également responsable des demandes présentées par le gouvernement des É.-U. concernant la vérification de contrats ou de contrats de sous-traitance que ce gouvernement a attribués directement à des fournisseurs canadiens, et résiliés pour raisons de commodité.
    2. L'agent de négociation des contrats et l'agent des réclamations liées aux résiliations (ARR) sont responsables des fonctions qui suivent en matière de résiliation :
      Fonctions des contrats Agent de négociation des contrats Agent des réclamations liées aux résiliations
      Émettre les ordres d'arrêt des travaux et les avis de résiliation X  
      Gérer la partie non exécutée du contrat X  
      Évaluer les demandes de l'entrepreneur relatives à une augmentation de prix pour la partie non exécutée du contrat   X
      Présenter une demande de règlement à l'entrepreneur et lui faire parvenir les formulaires pertinents X  
      Aider l'entrepreneur à préparer une demande de règlement   X
      S'assurer de la conformité de la demande de règlement   X
      Déterminer s'il est nécessaire d'effectuer une vérification   X
      Définir les exigences de vérification et prendre les dispositions nécessaires   X
      Prendre les dispositions en vue d'une vérification des stocks et de la sélection par le client X  
      Négocier le règlement final avec l'entrepreneur   X
      Préparer le document de règlement et de quittance   X
      Répartir le surplus d'inventaire X  
      Faire parvenir le document de règlement et de quittance à l'entrepreneur pour autorisation   X
      Obtenir les factures de l'entrepreneur   X
      Acheminer les factures au ministère client X  
      Distribuer le document de règlement et de quittance X  
    3. À l'occasion, le client peut demander un rapport d'étape avant de décider d'annuler un contrat. Dans ce cas, il doit informer TPSGC de son intention de réduire ou d'annuler un contrat en lui faisant parvenir un « avis d'intention d'annuler » par téléphone ou par écrit. Le client aura habituellement besoin de la totalité ou d'une partie des renseignements suivants avant de résilier définitivement un contrat :
      1. la quantité de fournitures produites en vertu du contrat;
      2. la quantité de fournitures en cours de production;
      3. la valeur des matières premières et(ou) des composantes acquises par l'entrepreneur afin d'exécuter un contrat en particulier;
      4. la situation relative à l'équipement et à l'outillage, particulièrement si l'entrepreneur a dû acquérir de l'outillage pour exécuter le contrat;
      5. la situation des contrats de sous-traitance;
      6. la façon la plus économique de résilier le contrat; et
      7. le montant approximatif des demandes de résiliation, si celui-ci est disponible.
    4. L'agent de négociation des contrats doit demander immédiatement à l'entrepreneur les renseignements requis et s'assurer que l'entrepreneur les lui fait parvenir le plus rapidement possible. Lorsqu'il a reçu les renseignements, l'agent de négociation des contrats les fera parvenir au client, accompagnés des recommandations. Habituellement, la première demande du client visera à annuler la totalité ou une partie d'un contrat, auquel cas, l'agent de négociation des contrats devrait émettre immédiatement un ordre d'arrêt des travaux. Un ordre d'arrêt des travaux est une mesure de protection afin de s'assurer que les travaux sont arrêtés et d'écarter la possibilité que l'entrepreneur continue de générer des coûts. Pour résilier le contrat, un ordre d'arrêt des travaux doit être suivi de l'émission d'un avis de résiliation.
  2. Ordre d'arrêt des travaux – avis de résiliation

    Lorsque l'agent de négociation des contrats reçoit du client des instructions initiales écrites en vue d'une résiliation partielle ou totale par le Canada d'un contrat pour raisons de commodité (voir l'article 8.135.5), il devrait émettre immédiatement un ordre d'arrêt des travaux pour aviser l'entrepreneur « d'arrêter les travaux » (voir les clauses J0500C et J0502C du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat [CCUA]). L'avis de résiliation (voir les clauses J0001C, J0002C, J0003C, J0006C) ne peut pas être émis avant la réception de la modification de la demande officielle et avant qu'on ait obtenu un avis juridique. L'agent de négociation des contrats doit également communiquer avec l'agent des réclamations liées aux résiliations (ARR) et lui fournir une copie de l'avis de résiliation.

  3. Aucune demande de règlement

    Lorsqu'un entrepreneur informe l'agent de négociation des contrats qu'il ne présentera pas de demande de règlement à la suite d'un avis de résiliation, l'agent de négociation des contrats doit annuler les crédits relatifs aux articles faisant l'objet de la résiliation. Étant donné qu'il n'y a pas de demande de règlement, l'ARR n'intervient pas dans ce processus.

  4. Décision du client
    1. Le client est responsable de décider à quelle étape le contrat devrait être résilié en totalité ou en partie. Les modifications officielles à la demande, corroborant la décision de résiliation, doivent être fournies le plus rapidement possible.
    2. L'agent de négociation des contrats ne doit pas émettre un avis de confirmation de la résiliation pour raisons de commodité avant d'avoir reçu la modification de la demande du client.
    3. L'agent de négociation des contrats devrait s'assurer que les crédits affectés à la modification de la demande sont suffisants pour couvrir les coûts de demande de règlement et les coûts résultant de l'arrêt des travaux par l'entrepreneur. Cela comprend les frais relatifs à l'établissement de la demande de règlement, à la répartition et l'emballage, à l'entreposage sécuritaire ou aux stocks résiduels du matériel, des pièces, des outils, de l'équipement, etc., avant de les aliéner.
  5. Avis de résiliation
    1. Dès qu'il reçoit la modification de la demande, l'agent de négociation des contrats préparera l'avis de résiliation totale ou partielle en utilisant les clauses de la sous-section 5-J du guide des CCUA et, sur l'avis des Services juridiques, l'enverra à l'entrepreneur.
    2. Après l'émission de l'avis de confirmation de la résiliation totale ou partielle, l'agent de négociation des contrats doit en faire parvenir immédiatement une copie à l'ARR.

      Afin d'éviter des coûts supplémentaires pour le Canada et des problèmes pour l'entrepreneur, un avis de résiliation doit être émis le plus rapidement possible, en complément de l'ordre d'arrêt des travaux.

  6. Rajustement des crédits

    Les crédits engagés dans le contrat ne doivent pas être rajustés lorsque l'avis de résiliation est émis. Les crédits affectés au contrat sont rajustés uniquement après qu'une offre de règlement a été présentée à l'entrepreneur.

    Les crédits doivent être rajustés par l'ARR au moment de la préparation du document de règlement et de quittance qui doit être approuvé et signé par le directeur général du SPRIGS.

  7. Rajustement du prix de la partie non exécutée du contrat

    Lorsqu'un entrepreneur demande d'augmenter le coût ou le prix unitaire de la partie non exécutée d'un contrat, il doit faire parvenir sa demande à l'ARR, qui doit l'évaluer avant de conclure une entente à cet effet avec l'entrepreneur.

  8. Dossier de résiliation
    1. Dans le cas des contrats simples et entièrement résiliés, l'agent de négociation des contrats doit transférer le dossier d'achat complet à l'ARR, si une demande est faite.
    2. Dans le cas des achats complexes ou des résiliations partielles qui comportent une partie non exécutée en vigueur, l'agent de négociation des contrats doit préparer un dossier comprenant des copies du contrat, des modifications, des spécifications, des prix détaillés, des documents, de la correspondance et tout autre renseignement relatif à la résiliation, et il doit le faire parvenir à l'ARR.
  9. Information de l'entrepreneur
    1. Si une demande est faite, l'agent de négociation des contrats doit faire parvenir à l'entrepreneur principal deux jeux de formulaires de demande de règlement suite à une résiliation, émis par TPSGC, ainsi que le Manuel des dispositions à prendre lors d'une résiliation de contrat.
    2. On peut obtenir les formulaires auprès de l'ARR. Chaque jeu de formulaires comprend ce qui suit :
      • SGPA-1 - Proposition de règlement pour les contrats à forfait
      • SGPA-1A - Liste de stocks A pour les stocks de métaux semi-produits
      • SGPA-1B - Liste de stocks B pour les stocks de matières premières, de produits finis, de pièces achetées, de matériel d'usine, de composants finis, et ainsi de suite.
      • SGPA-1C - Liste de stocks C pour les produits semi-finis
      • SGPA-1D - Liste de stocks D pour les outils et l'équipement d'essai spéciaux
      • SGPA-2 - Liste de renseignements comptables
      • SGPA-3 - Demande de paiement partiel
    3. La lettre à l'intention de l'entrepreneur doit comprendre les directives suivantes :

      « Si des sous-traitants sont touchés par la présente résiliation, veuillez nous mentionner le nombre de sous-traitants qui devront remplir le formulaire de demande de résiliation. Veuillez remplir toutes les sections de la demande en fournissant le plus de détails possible. Après avoir obtenu la signature de l'autorité responsable, veuillez retourner l'original et une (1) copie du formulaire au bureau.

      Vous devez par la présente faire parvenir votre demande de règlement dûment remplie dans une période de deux mois à partir de la date de la présente lettre. Pour vous aider à respecter cette échéance, nous vous fournirons avec plaisir les conseils et les explications nécessaires afin que votre entreprise puisse prendre les mesures appropriées et que les formulaires contiennent les renseignements pertinents.

      Veuillez noter que toutes les communications et tous les documents relatifs à votre demande doivent être adressés à : ___________. (Insérer le nom et l'adresse de l'agent de négociation des contrats compétent.) »

    4. Lorsque les formulaires de demande de résiliation ont été envoyés, on doit communiquer par téléphone avec l'entrepreneur pour s'assurer qu'il les a reçus et qu'il prend les mesures nécessaires pour présenter une demande de règlement. Si l'entrepreneur a des questions sur la présentation de la demande de règlement ou sur les procédures de règlement par suite de la résiliation du contrat, l'agent de négociation des contrats peut lui conseiller de s'adresser directement à l'ARR. L'entrepreneur doit renvoyer l'original et une copie des formulaires dûment remplis et signés à l'agent de négociation des contrats. Dès réception, on enverra une copie de la demande de règlement de l'entrepreneur à l'ARR, qui sera alors responsable du dossier.
  10. Vérification des demandes de règlement
    1. Sur réception d'une demande de règlement, l'ARR détermine s'il faut procéder à une évaluation. S'il conclut que c'est nécessaire, il établit le cadre de référence de la vérification et veille à ce qu'elle soit effectuée par Services de vérification Canada.
    2. Lorsqu'une vérification est effectuée, l'ARR examine les coûts signalés par le vérificateur et rapproche la demande de règlement de l'entrepreneur, le rapport du vérificateur et le Rapport de vérification des stocks (formulaire SGPA-50). Les répercussions sur les coûts de tout rajustement d'inventaire doivent être discutées avec le vérificateur et l'entrepreneur.
  11. Stocks
    1. Si la demande de règlement découlant d'une résiliation porte sur un surplus de stocks, l'agent de négociation des contrats doit envoyer au client des copies des listes d'inventaire faisant l'objet d'une résiliation pour que le client lui donne des instructions sur la façon de disposer des stocks, c'est-à-dire :
      1. prévoir la vérification et l'envoi de l'ensemble ou d'une partie des stocks à une personne désignée par le client. Les frais d'emballage, d'acheminement, de transport, etc., sont des coûts découlant de la résiliation qui s'ajoutent à la demande de règlement de l'entrepreneur;

        La vérification des stocks doit être prévue par l'agent de négociation des contrats en collaboration avec le responsable de l'inspection du client, et on doit remettre une copie du Rapport de vérification des stocks à l'ARR, de façon à ce que l'offre de règlement soit rajustée pour tenir compte des écarts dans les stocks.

      2. prévoir l'aliénation des stocks résiduels par le Centre de distribution des biens de la Couronne (CDBC). Dans ce cas, l'agent de négociation des contrats devrait préparer le formulaire PWGSC-TPSGC 11001 (Version PDF - 221 KB) Ce lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à Publiservice, le site extranet du gouvernement du Canada., Rapport de surplus (matériel et équipement).
    2. Le Rapport de surplus doit être signé par le directeur général ou le directeur concerné pour certifier : que les stocks sont raisonnables par rapport aux exigences touchant la partie résiliée du contrat; que, de par leur nature, les biens ne peuvent être utilisés dans le cadre d'un autre contrat de TPSGC; et que, par conséquent, on recommande d'en disposer. L'agent de négociation des contrats enverra au CDBC le Rapport de surplus dûment signé.
    3. En temps et lieu, l'agent de négociation des contrats recevra un certificat de dernier inventaire (CDI) du CDBC, signé par l'inspecteur ou l'évaluateur du CDBC et l'entrepreneur.

      En signant le CDI, l'entrepreneur accepte que les stocks soient éliminés et, du même coup, il accepte de les conserver et d'en être responsable au nom du CDBC pendant quatre-vingt-dix (90) jours, sans frais. Lorsqu'il reçoit le CDI, l'agent de négociation des contrats n'est plus responsable des stocks résiduels. Le produit de la vente des stocks résiduels est versé au nom du client, au Trésor ou aux fonds renouvelables, selon le cas.

  12. Offre de règlement
    1. Sur réception du rapport de vérification, l'ARR prépare l'offre de règlement proposée, par laquelle il informe l'entrepreneur du montant du règlement qu'il recommandera au directeur général du Secteur de la politique, risque, intégrité et gestion stratégique (SPRIGS) aux fins d'approbation.
    2. Si l'entrepreneur accepte l'offre de règlement, l'ARR remplit le formulaire PWGSC-TPSGC Règlement et quittance, qu'il soumet aux Services juridiques pour examen, au DG/SPRIGS pour approbation et signature, et à l'entrepreneur pour exécution. Lorsque l'accusé de réception par écrit de l'entrepreneur est reçu, l'original est placé dans le dossier du SPRIGS et une copie est envoyée à l'agent de négociation des contrats pour le dossier d'achat.
    3. Si l'entrepreneur refuse l'offre de règlement, l'ARR lui demande de soumettre sa demande directement au directeur du Conseil de règlement des différends contractuels (CRDC), par écrit, afin que celle-ci soit traitée conformément aux procédures du CRDC en matière de litige (voir l'article 8.165.1).
  13. Demandes de résiliation de contrat

    Le paiement partiel ou le paiement final d'un contrat résilié en tout ou en partie par le Canada pour des raisons de commodité est approuvé et signé par le DG/SPRIGS, l'ARR verse l'original du document dûment rempli au dossier du SPRIGS et prend les arrangements nécessaires pour le versement du règlement approuvé.


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Annexe 8.4 : Résiliation pour manquement

(2010-01-11)

  1. La décision de résilier un contrat pour manquement ne devrait être prise qu'après avoir envisagé toutes les autres solutions possibles. Dans tous les cas, on doit obtenir l'avis des Services juridiques dès le début du processus pour s'assurer que toute mesure envisagée n'est pas préjudiciable à la position juridique du Canada, et que la résiliation est exécutoire.
  2. Le défaut d'agir peut être préjudiciable aux intérêts du Canada.

    Si un contrat est garanti par des cautionnements, la résiliation du contrat peut modifier le lien contractuel avec la société de cautionnement.

  3. Le Canada peut résilier un contrat en tout ou en partie pour manquement si :
    1. L'entrepreneur ne fait pas avancer les travaux, ce qui compromet l'exécution du contrat.
      1. L'agent de négociation des contrats peut accorder par écrit à l'entrepreneur un délai raisonnable de dix jours, en général, pour corriger la situation. Si le délai doit être plus long, l'agent de négociation des contrats peut demander à l'entrepreneur de lui fournir la preuve, dans les dix jours, qu'il envisage de prendre des mesures correctives.
      2. Si l'entrepreneur ne corrige pas la situation, l'agent de négociation des contrats peut, sous réserve des restrictions de la clause de non-exécution, entreprendre les démarches en vue de résilier le contrat pour manquement.
    2. L'entrepreneur ne respecte pas une des autres dispositions du contrat.

      Si l'entrepreneur ne corrige pas la situation dans les dix jours suivant la réception d'un avis de l'agent de négociation des contrats, ce dernier peut, sous réserve des dispositions de la clause de non-exécution, prendre les mesures nécessaires pour résilier le contrat en tout ou en partie pour manquement.

    3. L'entrepreneur ne livre pas les biens ou ne rend pas les services dans les délais stipulés dans le contrat.
      1. Si les retards ne sont pas justifiés, le Canada peut résilier le contrat immédiatement, sans égard à la durée du retard. Cela inclut le droit d'accepter ou de refuser les biens qui ont été envoyés, mais pas encore livrés. De plus, si l'entrepreneur livre les biens dans les délais prescrits, mais que ces biens sont défectueux, ou s'il fournit des services de façon inadéquate et ne peut prendre de mesures correctives dans les délais prescrits, le Canada peut résilier le contrat pour manquement.
      2. Lorsqu'un agent de négociation des contrats envisage la possibilité de résilier un contrat pour non-respect des délais, l'entrepreneur doit en être avisé aussitôt que possible après l'inexécution. Le défaut d'agir pourrait être préjudiciable pour le Canada.
      3. Lorsque l'on a toutes les raisons de croire que la livraison sera faite, même si elle est en retard, il peut être souhaitable de négocier une prolongation du délai avec le client. Si le délai est prolongé, il peut être approprié de réduire le prix du contrat.

      Cette situation se présenterait si la livraison était retardée davantage par la résiliation et l'attribution du contrat à une autre entreprise.

    4. L'entrepreneur fait faillite ou devient insolvable.

      Sur réception d'un avis de faillite ou d'insolvabilité, il faudrait suivre les procédures de règlement énoncées en 8.155.

Mesures de recouvrement des pertes ou des dommages

  1. Après la résiliation, l'agent de négociation des contrats détermine le montant réel des pertes ou des dommages subis par le Canada ou les évalue le plus exactement possible et établit la répartition des montants à récupérer auprès de l'entrepreneur.

    L'évaluation des pertes ou dommages doit comprendre tout montant que le Canada devra débourser en sus du prix contractuel pour se procurer les biens ou les services auprès d'un autre fournisseur.

  2. L'agent de négociation des contrats doit remettre les demandes de règlement aux Services juridiques dans le cas de contrats garantis par un dépôt (une obligation garantie par le gouvernement, une lettre de change ou une lettre de crédit de soutien irrévocable) ou lorsque le Canada a une demande de règlement à l'égard d'un entrepreneur en ce qui concerne des travaux pour lesquels l'entrepreneur a une demande de règlement à l'égard du Canada.
  3. Dans tous les autres cas, l'agent de négociation des contrats tente de négocier un règlement. Lorsqu'il est impossible de négocier un règlement satisfaisant, la demande de règlement est remise aux Services juridiques, qui prendront les mesures nécessaires.
  4. Lorsqu'un entrepreneur accepte le règlement proposé, la recommandation relative à la récupération des fonds est soumise au Groupe de vérification des coûts (GVC) ou, dans le cas des contrats de la Corporation commerciale canadienne (CCC), au directeur, Administration des finances et des ressources (AFR). Le GVC, ou le directeur de l'AFR, envoie une facture à l'entrepreneur en vue de recouvrer les fonds.
  5. Si le paiement n'est pas reçu dans les soixante (60) jours suivant l'émission de la facture, le GVC, ou le directeur de l'AFR, informe l'agent de négociation des contrats de prendre les mesures nécessaires auprès de l'entrepreneur. Lorsque les procédures de suivi normales ne portent pas fruit, on remet le dossier entre les mains des Services juridiques.
  6. Les demandes de règlement doivent demeurer dans les dossiers du ministère jusqu'à ce que le montant total ait été versé ou jusqu'à ce qu'on en autorise le retrait.

Paiement en vertu de cautionnements

Lorsqu'un cautionnement est en vigueur, les paiements sont effectués comme suit :

  1. Cautionnement d'exécution : Lorsque le contrat a été exécuté à la satisfaction du Canada, on peut verser à la compagnie de cautionnement tous les montants auxquels l'entrepreneur a droit en vertu du contrat.
  2. Cautionnement de paiement : La compagnie de cautionnement n'est pas remboursée pour le paiement aux créanciers à l'aide des fonds détenus par le Canada jusqu'à ce que les travaux soient achevés et que la compagnie de cautionnement se soit entièrement dégagée de ses obligations en vertu du cautionnement.

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Annexe 8.5 : Remboursement, par les entrepreneurs, de bénéfices excédentaires réalisés sur les contrats de TPSGC

(2010-01-11)

  1. Toutes les informations provenant de quelque source que ce soit indiquant que des bénéfices exagérément élevés ont été réalisés dans le cadre d'un contrat attribué en vertu de la Loi sur la production de la défense ou d'un contrat autre qu'un contrat concurrentiel à prix ferme attribué en vertu de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux devraient être examinées en collaboration avec le directeur du Secrétariat de l'intégrité du programme des approvisionnements (SIPA).
  2. Remboursements négociés :
    1. D'ordinaire, la première étape du processus de négociation d'un remboursement consiste, pour l'agent de négociation des contrats et le SIPA, à étudier les preuves disponibles pour décider si l'on peut recommander l'approbation des bénéfices réalisés par l'entrepreneur ou si ces derniers dépassent un niveau que l'on peut considérer comme juste et raisonnable. Si les preuves sont incomplètes ou non concluantes, il s'agira de décider s'il faut inviter l'entrepreneur à expliquer sa position ou bien demander à Services de vérification Canada de procéder à une vérification plus approfondie. Une fois toutes les preuves nécessaires recueillies, il faudra de procéder à un dernier examen pour déterminer quel sera le montant du remboursement éventuel et le mode de paiement.
    2. Pour que les fournisseurs soient traités de la même façon dans l'ensemble de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), le Groupe de vérification des coûts (GVC) remettra aux membres du Comité de révision des vérifications de contrats le plan d'action proposé par l'agent de négociation des contrats lorsqu'une vérification a permis de constater qu'un entrepreneur avait réalisé des bénéfices supérieurs à la limite admise. Tout commentaire et toute préoccupation touchant le plan d'action doivent être transmis au GVC dans un délai de dix (10) jours ouvrables. Le GVC rassemblera tous les commentaires reçus et les acheminera à l'autorité contractante principale, pour examen.
    3. Dans certains cas, il faudra soit se faire rembourser des bénéfices excédentaires en défalquant le montant de créances alors exigibles pour l'entrepreneur, soit en obtenir un remboursement partiel par affectation de remboursements d'impôt sur le revenu. Néanmoins, l'entrepreneur est normalement censé régler le plein montant par chèque. Si cette façon de procéder risque de lui causer des inconvénients majeurs, on peut envisager de lui accorder des délais de paiement plus longs.
    4. Le montant convenu du remboursement et les modalités de son règlement seront indiqués dans une lettre adressée à l'entrepreneur, laquelle doit être approuvée par les Services juridiques et signée par le responsable du secteur ou de la région. Des copies de cette lettre doivent être envoyées au directeur du Secrétariat de l'intégrité du programme des approvisionnements (SIPA).
    5. À l'issue de règlement, il peut être souhaitable de libérer l'entrepreneur de toute autre obligation en détaillant, dans un accord officiel, les contrats auxquels s'applique le règlement. Les Services juridiques devraient se charger de la préparation de cet accord.
    6. Les chèques émis par l'entrepreneur doivent être établis à l'ordre du Receveur général et expédiés par la poste à l'agent de négociation des contrats qui les transmettra au GVC; ce dernier les enverra au Chef des services financiers du client.
  3. Remboursements volontaires :
    1. Lorsqu'un entrepreneur avise l'agent de négociation des contrats qu'il souhaiterait rembourser des bénéfices excédentaires ou envoie volontairement un chèque de remboursement à cet effet, l'agent de négociation des contrats doit demander un relevé
      1. récapitulant les bénéfices excédentaires réalisés par contrats,
      2. expliquant les principales raisons de l'excédent et donnant le détail du calcul du montant.
    2. En attendant que soient analysés les renseignements fournis par l'entrepreneur et les détails du cas, il faut transmettre aussitôt, au directeur du SIPA, les chèques reçus et y joindre, si possible, une ventilation du remboursement se rapportant aux contrats en cause. Le directeur du SIPA fera alors parvenir les chèques au Chef des services financiers du client.
    3. L'ampleur de l'examen à effectuer dans chaque cas dépendra :
      1. de la valeur des contrats visés et du montant global des contrats attribués à l'entrepreneur;
      2. des explications fournies par l'entrepreneur à propos de la méthode de calcul du remboursement;
      3. de la capacité avérée de l'entrepreneur de collecter et d'interpréter les données sur les coûts conformément aux Principes de coûts contractuels 1031-2, le cas échéant.
    4. En cas de doute quant à l'exactitude des calculs de l'entrepreneur ou à la possibilité d'autres bénéfices excédentaires non déclarés, il faut alors procéder à une enquête en règle.
    5. Le secteur ou la région concerné et le directeur du SIPA s'entendront sur la décision finale et la communiqueront au Chef des services financiers du ministère client concerné.
  4. Remboursements par des sous-traitants

    La procédure ci-dessus s'applique aux remboursements provenant de sous-traitants. Toutefois, TPSGC devra également tenir l'entrepreneur principal au courant de ses négociations avec le sous-traitant et dans certains cas, traiter de préférence avec le sous-traitant par l'intermédiaire de l'entrepreneur principal. Si le remboursement découle d'une disposition contractuelle liant l'entrepreneur principal et le sous-traitant, c'est à l'entrepreneur principal que le remboursement incombe. Si le remboursement est imputable à des circonstances non prévues dans les arrangements contractuels existant entre le sous-traitant et l'entrepreneur principal, il doit être effectué par TPSGC et ne pas engendrer d'avantages financiers pour l'entrepreneur principal.

  5. Affectation de remboursements d'impôt sur le revenu
    1. Au cas où il désire effectuer un remboursement partiel en utilisant le produit d'un remboursement d'impôt sur le revenu revendiqué, le secteur ou la région intéressé doivent s'arranger pour obtenir un document autorisant volontairement l'application du remboursement d'impôt sur le revenu, document qui sera libellé comme suit :

      « Receveur général du Canada
      Ottawa, Ontario

      (Entreprise) ________ de la ville de _________ située dans la province de ______________ autorise et demande, par la présente, que les montants, qui lui sont actuellement payables, ou le deviendront ultérieurement, par l'Agence du revenu du Canada, soient déduits de la dette d'une valeur de _________ $ qu'elle a, au titre de __________, envers Sa Majesté la Reine du Chef du Canada. »

    2. Dans le cas d'une société, la direction doit porter son sceau et la signature de ses fondés de pouvoir. Le formulaire, qui doit être un document distinct et ne pas faire partie intégrante d'une lettre, doit être alors transmis par le secteur ou la région au directeur général des Finances et des Services ministériels, pour être traité conformément aux procédures habituelles du gouvernement. Il n'est pas nécessaire d'obtenir une autorisation du Conseil du Trésor.
    3. Que l'affectation soit volontaire ou qu'elle soit effectuée conformément à l'article 155 (Déduction et compensation) de la Loi sur la gestion des finances publiques, le secteur des Finances est responsable d'en aviser l'Agence du revenu du Canada (ARC). C'est le secteur des Finances qui décide de la façon dont les fonds sont transférés de l'ARC à TPSGC ou au ministère de la Défense nationale (dans le cas de remboursements imputables à ses propres crédits). Néanmoins, le transfert doit se faire soit au moyen d'un chèque du Receveur général, soit par le truchement d'une pièce de journal interministérielle. Quelle que soit la méthode, l'avis de transfert sera communiqué au secteur ou à la région intéressés qui le transmettra au directeur général des Finances.

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Date de modification : 2010-09-24

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