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TPSGC > Services de TPSGC > Achats et ventes > Guide des approvisionnements > Chapitre 4 - Processus de demandes de soumissions

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Chapitre 4 - Processus de demandes de soumissions

Table des matières


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4.1 Introduction

(2010-01-11)

Le présent chapitre décrit les demandes préalables à la demande de soumissions, diverses méthodes de demandes de soumissions et différents outils de sélection des fournisseurs. Il contient également des renseignements sur la façon de préparer et d'émettre une demande de soumissions. Enfin, les agents de négociation des contrats trouveront des renseignements sur les processus de clôture, la réception des soumissions, ainsi que la modification et le retrait des soumissions, des offres ou des arrangements. Les agents de négociation des contrats sont priés de prendre note, dans la mesure du possible, que le Canada recherche des demandes de soumissions concurrentielles.

4.5 Demandes préalables à la demande de soumissions

(2010-01-11)

Avant d'émettre une demande de soumissions officielle, on peut lancer des invitations à fournir des renseignements comme des demandes de prix et de disponibilité (P et D), des demandes de renseignements ou des lettres d'intérêt.

4.5.1 Demandes de prix et de disponibilité

(2010-01-11)

Une demande de prix et de disponibilité (P et D) est une demande adressée aux fournisseurs pour obtenir des renseignements concernant les prix estimés et la disponibilité de biens ou de services précis. Elle est utilisée lorsque ces renseignements sont exigés par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ou par un ministère client pour la planification des programmes ou à des fins budgétaires. La demande de P et D peut être adressée directement aux fournisseurs sélectionnés, ou être affichée publiquement sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG). Les demandes de P et D doivent indiquer clairement que la demande ne constitue pas une demande de soumissions et qu'elle ne présente aucun engagement quant aux achats ou aux contrats futurs.


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4.5.5 Demande de renseignements ou lettre d'intérêt

(2010-01-11)

  1. La demande de renseignements (DR) ou la lettre d'intérêt (LI) est utilisée lorsque des renseignements et des commentaires détaillés sont exigés des fournisseurs. Il se pourrait que ces demandes décrivent un besoin éventuel et demandent aux fournisseurs de démontrer leur capacité de satisfaire ce besoin et de fournir des idées et des suggestions sur la façon dont la demande de soumissions éventuelle pourrait être structurée. Les réponses serviront à aider le ministère client et TPSGC à finaliser leurs plans pour répondre au besoin et établir des objectifs et des résultats réalisables. En général, les DR ou les LI seraient affichées sur le SEAOG afin d'obtenir des réponses d'un large public. Si une liste de fournisseurs doit être utilisée, la DR ou la LI ne peut être envoyée qu'aux fournisseurs figurant sur la liste. Les DR et les LI doivent indiquer clairement qu'elles ne sont pas des demandes de soumissions et qu'elles ne comportent aucun engagement quant aux achats ou aux contrats futurs.
  2. Les DR et les LI précisent le besoin éventuel du ministère client et ses objectifs opérationnels.
  3. Les principaux objectifs de la DR ou de la LI sont comme suit :
    1. donner suffisamment de temps aux fournisseurs pour :
      1. évaluer et commenter le bien-fondé et la clarté des exigences telles qu'elles sont définies;
      2. proposer des suggestions concernant les solutions de rechange possibles qui répondraient aux exigences, comme les solutions qui réduisent au minimum les répercussions sur l'environnement;
      3. faire des observations sur la stratégie d'approvisionnement, sur la base de paiement préliminaire et sur le calendrier des projets; et
      4. fournir des commentaires sur l'ébauche de la demande de soumissions lorsque cette dernière est jointe à la DR ou à la LI;
    2. fournir des renseignements pour aider le ministère client à :
      1. déterminer s'il y a lieu d'aller de l'avant avec les exigences ou les stratégies tel que prévu, et si oui, poursuivre l'élaboration de la planification interne et l'approbation des documents qui pourraient déboucher sur une demande de soumissions;
      2. améliorer la stratégie d'approvisionnement, la structure du projet, l'estimation des coûts, les calendriers, la définition des exigences et d'autres volets de ce besoin;
      3. devenir un acheteur mieux avisé grâce à une meilleure connaissance des biens et services offerts par l'industrie dans le domaine d'intérêt; et
      4. évaluer les concepts de solutions de rechange possibles qui répondraient aux exigences, comme les solutions à privilégier du point de vue environnemental.

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4.10 Méthodes de demandes de soumissions

(2010-01-11)

Diverses méthodes de demandes de soumissions peuvent être utilisées selon les caractéristiques du besoin.

4.10.1 Demande de prix

(2010-01-11)

  1. Une demande de prix peut être utilisée en vue de solliciter des soumissions pour des biens et des services commerciaux d'une valeur de moins de 25 000 $ (achat de faible valeur), incluant toutes les taxes applicables, auprès d'un ou de plusieurs fournisseurs.
  2. Le besoin en vertu du contrat doit être bien défini pour permettre l'évaluation et la comparaison des soumissions en fonction du prix et de la livraison et que l'attribution du contrat puisse être déterminée selon la soumission la plus basse qui satisfait aux exigences. En raison de son caractère abrégé, une demande de prix peut ne pas comprendre toutes les modalités qui seront utilisées pour former un contrat.
  3. Les demandes de prix ne sont pas affichées publiquement. Si une date et une heure précises sont établies pour la réception des propositions de prix, les agents de négociation des contrats peuvent demander aux soumissionnaires de les leur soumettre directement.

4.10.5 Achat par téléphone

(2010-01-11)

L'achat par téléphone constitue une forme de demande de prix lors des invitations à soumissionner d'un ou de plusieurs fournisseurs, verbalement (en personne) ou par téléphone, afin de répondre à des besoins d'une valeur de moins de 25 000 $, incluant toutes les taxes applicables. Il n'est pas nécessaire de demander au soumissionnaire de confirmer par écrit les soumissions reçues par téléphone; toutefois, l'agent de négociation des contrats doit noter, dans le dossier d'achat, les détails de la soumission reçue par téléphone. S'il y est autorisé, l'agent de négociation des contrats peut conclure un contrat verbal par téléphone (et passer une commande). La commande doit être confirmée par écrit par l'émission du document contractuel pertinent, dont une copie doit être fournie à l'entrepreneur. (Voir le chapitre 7).


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4.10.10 Appel d'offres

(2010-01-11)

  1. L'appel d'offres est utilisé lorsque la sélection est fondée sur le prix le plus bas. Un appel d'offres devrait être utilisé lorsque tous les critères suivants sont respectés :
    1. deux fournisseurs et plus sont considérés en mesure de satisfaire au besoin;
    2. le besoin est suffisamment défini pour permettre l'évaluation des soumissions en fonction des critères clairement établis;
    3. les conditions du marché sont telles que les soumissions peuvent être présentées sur une base de tarification commune;
    4. on a l'intention d'accepter la soumission recevable la plus basse sans négocier; et
    5. l'évaluation des soumissions ne tiendra pas compte des considérations relatives aux facteurs coûts liés au produit, aux ressources, à l'exploitation et aux imprévus ou des considérations socio-économiques autres que l'équité en matière d'emploi.
  2. L'appel d'offres peut être émis pour solliciter des soumissions au moyen d'une annonce publique sur le SEAOG, d'une invitation directe à des fournisseurs sélectionnés au moyen d'une liste de fournisseurs si cela est permis, ou d'une invitation à un fournisseur unique si les conditions du processus non concurrentiel ont été remplies.
  3. L'appel d'offres peut faire l'objet d'un dépouillement public. On devrait envisager le dépouillement public pour tous les appels d'offres dont la valeur estimative est supérieure à 25 000 $. Si les circonstances le justifient, les appels d'offres pour des besoins d'une valeur inférieure à 25 000 $ peuvent aussi être dépouillés publiquement. On devrait envisager le dépouillement public de toute soumission lorsque l'attribution du contrat aura une grande visibilité.

4.10.15 Demande de soumissions

(2010-01-11)

  1. Une demande de soumissions peut être utilisée pour les besoins de faible valeur et de complexité moyenne et élevée, et lorsque la sélection des soumissionnaires est fondée sur le prix ou sur le meilleur rapport qualité-prix. Les instructions uniformisées 2003 et 2004 du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat doivent être utilisées dans les demandes de soumissions pour les biens et(ou) les services. Les modèles 2T-LDV1, 2T-MED1 et 2T-HIGH1 doivent être utilisés lorsqu'on établit une demande de soumissions soumise aux procédures décrites dans le document 2T-PROC1.
  2. La demande de propositions (DP) est une forme de demandes de soumissions visant les besoins complexes, et est utilisée lorsque la sélection des soumissionnaires est fondée sur le meilleur rapport qualité plutôt que sur le prix seulement. On devrait avoir recours à la DP lorsque, en raison de la nature du besoin, les fournisseurs sont invités à proposer une solution à un problème, un besoin ou un objectif, et que le choix de l'entrepreneur repose sur l'efficacité de la solution proposée.
  3. Les soumissions doivent être évaluées et le fournisseur retenu doit être choisi conformément à certains critères et méthodes précisés dans la demande de soumissions.
  4. Une demande de soumissions peut être émise pour solliciter des soumissions au moyen d'une annonce publique sur le SEAOG, d'une invitation directe aux fournisseurs sélectionnés au moyen d'une liste de fournisseurs si cela est permis, ou d'une invitation à un fournisseur unique si les conditions du processus non concurrentiel ont été remplies.
  5. Les réponses à la demande de soumissions peuvent donner lieu à des négociations préalables à l'attribution du contrat lorsque la demande de soumissions précise le droit de négocier conformément aux accords commerciaux internationaux.
  6. Souvent, la préparation des soumissions coûte cher aux fournisseurs. Pour maintenir ces coûts le plus bas possible tout en assurant un libre accès aux fournisseurs éventuels, on devrait émettre des demandes de soumissions en deux étapes.
    1. à la première étape, on demande aux fournisseurs d'envoyer une lettre d'intérêt avec leurs qualifications qui serviront à établir une liste restreinte de fournisseurs. À la seconde étape, on demande aux fournisseurs inscrits sur cette liste de présenter des soumissions détaillées;
    2. les fournisseurs qui ne figurent pas sur la liste restreinte peuvent quand même obtenir la demande de soumissions et présenter des soumissions.
  7. Un processus semblable peut être approprié lorsqu'on a identifié un grand nombre de fournisseurs éventuels. Lorsqu'ils réalisent un processus d'approvisionnement en deux étapes, les agents de négociation des contrats doivent suivre la procédure exigée dans le cadre de l'Accord de libre-échange nord-américain (ALENA) et de l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC) pour les demandes de soumissions sélectives.
  8. Une demande de soumissions doit contenir, au minimum, les renseignements suivants :
    1. une définition claire du besoin;
    2. les instructions à l'intention des soumissionnaires;
    3. les instructions pour la préparation des soumissions;
    4. les procédures d'évaluation clairement définies;
    5. les exigences relatives aux attestations;
    6. les exigences en matière de sécurité et financières;
    7. validité de la soumission;
    8. les clauses du contrat subséquent;
    9. les instructions informant les fournisseurs qu'ils peuvent demander des renseignements sur les résultats de la DP et sur l'évaluation de leur soumission. (Voir l'article 7.40 pour les renseignements à inclure dans les comptes rendus.).

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4.10.20 Demande d'offres à commandes

(2010-01-11)

  1. La demande d'offres à commandes (DOC) est utilisée pour solliciter des offres dans le cadre des méthodes d'approvisionnement par offre à commandes. Pour plus de renseignements sur l'application des offres à commandes, consulter l'article 3.40.
  2. Une DOC peut être utilisée pour solliciter des offres au moyen d'une annonce publique sur le SEAOG, d'une invitation directe à des fournisseurs sélectionnés au moyen d'une liste de fournisseurs si cela est permis, ou d'une invitation à un fournisseur unique si les conditions du processus non concurrentiel ont été remplies.
  3. La DOC doit contenir des instructions sur l'utilisation et le but de l'offre à commandes proposée, et sur les restrictions qui y sont rattachées. Les instructions uniformisées 2006 (besoins concurrentiels) et 2007 (besoins non concurrentiels) et les conditions générales 2005 du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) sont conçues expressément pour les offres à commandes, et elles doivent être incorporées par renvoi dans chaque DOC. Le modèle 2T-RFSO1 doit être utilisé lorsqu'on établit une DOC soumise aux procédures décrites dans le document 2T-PROC2.
  4. Une DOC devrait contenir, au minimum, les renseignements suivants :
    1. une définition claire du besoin et la période durant laquelle on peut passer les commandes subséquentes;
    2. l'information sur le nombre d'offres à commandes dont on veut autoriser l'utilisation;
    3. les instructions pour la préparation des offres;
    4. les critères d'évaluation précis;
    5. des procédures d'évaluation et une méthode de sélection clairement définies;
    6. les instructions informant les offrants qu'ils peuvent demander des renseignements sur les résultats de la DOC et sur l'évaluation de leur offre. (Voir l'article 7.40 pour les renseignements à inclure dans les comptes rendus.);
    7. la méthode précise de classement, le cas échéant;
    8. un processus de commande subséquente clairement défini, y compris la méthode d'attribution des tâches pour les offres à commandes multiples;
    9. l'avis aux offrants en ce qui concerne la divulgation de leurs prix unitaires (voir les conditions générales 2005 du guide des CCUA);
    10. les conditions applicables à la DOC;
    11. les conditions applicables à l'offre à commandes;
    12. les clauses du contrat subséquent applicables aux commandes subséquentes;
    13. une estimation du volume des biens ou des services à commander, dans la mesure du possible.

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4.10.20.1 Procédures d'offre à commandes

(2010-01-11)

  1. Limites des commandes subséquentes : Les agents de négociation des contrats établiront les limites des commandes subséquentes dans le document d'offre à commandes pour le ministère client tel que défini dans l'offre à commandes, selon le cas. Pour les offres à commandes de biens, de services ou de construction, les agents de négociation des contrats peuvent établir la limite maximale des commandes subséquentes en utilisant comme guide l'annexe C de la Directive du Conseil du Trésor (CT) sur les marchés. Celle-ci établit la limite en dollars pour la passation de contrats pour les biens, les services et pour la construction, au-dessus de laquelle les ministères doivent demander l'approbation du CT pour conclure le contrat.
  2. Limitation financière : L'établissement d'une limitation des dépenses dans les offres à commandes est facultative. L'agent de négociation des contrats déterminera s'il y a lieu d'inclure une limite selon le type d'offre à commandes (principale ou individuelle), de même que le degré de contrôle sur les dépenses totales et les besoins du ministère client. La clause M4506C du guide des CCUA peut s'appliquer.
  3. Codage dans l'Environnement automatisé de l'acheteur (EAA) : Bien que la limitation des dépenses dans les offres à commandes soit facultative, l'agent de négociation des contrats doit enregistrer la dépense ou la valeur estimative de toutes les offres à commandes à l'« écran de création d'offres à commandes » dans l'EAA. On ne peut pas indiquer la somme de 0.00 $ ou de 1.00 $ comme valeur du document dans le Résumé d'approvisionnement de l'EAA.
  4. L'exigence formulée ci-dessus pour le codage ne s'applique pas aux offres à commandes individuelles et ministérielles (OCIM), puisque les renseignements financiers sur les OCIM sont enregistrés à la date à laquelle les agents de négociation des contrats effectuent les commandes subséquentes. Afin d'éviter la double comptabilisation, les agents de négociation des contrats doivent donc entrer 0.00 $ à l'« écran de création d'offres à commandes » dans l'EAA comme dépense ou valeur estimative de l'OCIM et, pour chaque commande individuelle subséquente, la valeur réelle de la commande subséquente.
  5. Utilisateurs désignés : Les utilisateurs désignés qui sont autorisés à passer des commandes subséquentes aux offres à commandes pourraient comprendre les ministères fédéraux, les organismes ou les sociétés d'État mentionnés à l'annexe I, l'annexe I.1, l'annexe II et l'annexe III de la Loi sur la gestion des finances publiques. Voir l'article 6 de la partie 6B du modèle 2T-RFSO1 du guide des CCUA.
  6. Établissement de rapports pour les offres à commandes : Le responsable des offres à commandes peut indiquer dans l'offre à commandes que l'offrant, ou le ministère client selon le cas, est demandé à établir des rapports. L'offre à commandes devrait indiquer le délai prescrit dans lequel chaque rapport doit être soumis après la période d'établissement de rapports. Voir la clause M7010C du guide des CCU. Voir également l'article 8.75.1 pour plus de renseignements sur l'établissement de rapports.

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4.10.20.5 Classement et méthode pour les offres à commandes multiples

(2010-01-11)

  1. Si l'on autorise l'utilisation de plusieurs offres à commandes lorsqu'on a tout lieu de croire qu'un seul fournisseur ne serait pas en mesure de répondre à la demande dans le cadre des activités opérationnelles, il faut clairement définir dans la DOC les méthodes de classement et les procédures pour les commandes subséquentes afin que les fournisseurs en prennent connaissance dans la préparation de leur offre. Les deux modèles de méthode de classement sont décrits ci-après :
    1. principe du droit de premier refus :

      Selon les procédures pour les commandes subséquentes, lorsqu'un bien est défini, le l'utilisateur désigné doit contacter l'offrant qui est classé au premier rang pour savoir s'il peut répondre au besoin. Si l'offrant qui est classé au premier rang peut répondre au besoin, une commande subséquente sera passée suite à son offre à commandes. S'il ne peut pas répondre au besoin, l'utilisateur désigné contactera l'offrant qui est classé au deuxième rang. L'utilisateur désigné reprendra ce processus jusqu'à ce qu'un offrant confirme qu'il peut répondre au besoin de la commande subséquente. Autrement dit, les commandes subséquentes sont passées en fonction du principe du « droit de premier refus ». Lorsque l'offrant qui est classé au premier rang ne peut répondre au besoin, l'utilisateur désigné doit bien documenter son dossier.

    2. répartition proportionnelle :

      Les procédures pour les commandes subséquentes obligent à passer les commandes subséquentes proportionnellement, de sorte que l'offrant qui est classé au premier rang reçoive le plus important volume des travaux préétabli; que l'offrant qui est classé au deuxième rang reçoive le deuxième plus important volume des travaux préétabli, etc. (par exemple, 50 p.100 du volume des travaux attribué à l'offre à commande classée au premier rang, 30 p.100 à l'offre classée au deuxième rang et 20 p.100 à l'offre classée au troisième rang). On doit décrire dans la DOC cette répartition préétablie du volume des travaux pour que les offrants intéressés en prennent connaissance dans la préparation de leur offre. C'est également ce que l'on appelle le « meilleur rapport qualité-prix collectif ». L'offre à commandes classée au premier rang représente le meilleur rapport qualité-prix pour le Canada, et l'offrant a droit au plus important volume des travaux. Il faut donner à l'offrant qui est classé en premier rang un avantage notable dans la répartition du volume des travaux prévu (par exemple, 20 p.100 ou plus que la deuxième offre) et, de même pour les autres offrants. Il appartient à l'agent de négociation des contrats de définir ce qui constitue un avantage notable; cette notion peut varier selon les groupes de biens ou de services ou de l'analyse de rentabilisation.

  2. Dans les deux cas exposés ci-dessus, les agents de négociation des contrats devraient indiquer clairement, dans la DOC, le nombre prévu d'offres à commandes dont on devrait autoriser l'utilisation. Si l'on veut autoriser l'utilisation d'offres à commandes multiples, la DOC devrait indiquer le principe selon lequel les commandes subséquentes seront passées, soit par droit de premier refus, répartition proportionnelle ou autre. Si des commandes subséquentes à des offres à commandes doivent être passées selon le principe de la répartition proportionnelle, la répartition (par exemple, 50 p.100, 30 p.100 et 20 p.100) doit être indiquée dans la DOC.
  3. En outre, lorsqu'on a l'intention d'autoriser l'utilisation d'offres à commandes multiples, les agents de négociation des contrats peuvent prévoir une condition selon laquelle, seules seront considérées les offres à commandes qui accusent, par exemple, un écart de moins de 10 p. 100 par rapport à l'offre la plus avantageuse pour ce qui est du prix. La méthode de calcul utilisée devrait être décrite explicitement.

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4.10.20.10 Formulaires d'offre à commandes

(2010-01-11)

Les formulaires suivants sont utilisés pour les commandes subséquentes à une offre à commandes et disponibles par l'entremise du site Web de TPSGC Catalogue de formulaires Ce lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à Publiservice, le site extranet du gouvernement du Canada. :

Numéro du formulaire Titre du formulaire
PWGSC-TPSGC 942 (Version PDF 405 Ko) (Aide sur les formats de fichier) Ce lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à Publiservice, le site extranet du gouvernement du Canada. Commande subséquente à une offre à commandes
PWGSC-TPGSC 942-2 (Version PDF 405 Ko) (Aide sur les formats de fichier) Ce lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à Publiservice, le site extranet du gouvernement du Canada. Commande subséquente à une offre à commandes (livraison multiple)
PWGSC-TPSGC 944 (Version PDF 346 Ko) (Aide sur les formats de fichier) Ce lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à Publiservice, le site extranet du gouvernement du Canada. Commande subséquente à plusieurs offres à commandes (Disponible en anglais seulement)
PWGSC-TPSGC 8251 (Version PDF 328 Ko) (Aide sur les formats de fichier) Ce lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à Publiservice, le site extranet du gouvernement du Canada. Commande subséquente à une offre à commandes pour du personnel temporaire
PWGSC-TPSGC 7169-1 (Version PDF 593 Ko) (Aide sur les formats de fichier) Ce lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à Publiservice, le site extranet du gouvernement du Canada. Commande subséquente à une offre permanente de services de gardiennage
PWGSC-TPSGC 191 (Version PDF 18 Ko) (Aide sur les formats de fichier) Ce lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à Publiservice, le site extranet du gouvernement du Canada. Demande de carte d'achat (MasterCard)1, qu'on peut également utiliser pour faire une commande subséquente à une offre à commandes, tout comme les autres méthodes figurant dans l'offre à commandes2.

4.10.25 Demande d'arrangements en matière d'approvisionnement

(2010-01-11)

  1. La demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA) est utilisée en vue de demander des arrangements de la part des fournisseurs pour l'établissement d'arrangements en matière d'approvisionnement. Pour plus de renseignements sur l'application des arrangements en matière d'approvisionnement, consulter l'article 3.45.
  2. Les instructions uniformisées 2008, les conditions générales 2020 et le modèle 2T-RFSA1 du guide CCUA doivent être utilisés pour établir une DAMA. Pour plus de renseignements, consulter les procédures décrites dans le document 2T-PROC3.
  3. Une DAMA doit contenir, au minimum, les renseignements suivants :
    1. une définition claire du besoin;
    2. les instructions à l'intention des fournisseurs;
    3. les instructions pour la préparation des arrangements;
    4. les procédures d'évaluation et la méthode de sélection clairement définies pour l'établissement de la liste des fournisseurs qualifiés;
    5. les exigences relatives aux attestations;
    6. les conditions pertinentes à l'arrangement en matière d'approvisionnement, y compris les modalités de la demande de soumissions;
    7. les clauses du contrat subséquent applicables à tout contrat subséquent à chaque demande de soumissions;
    8. les instructions informant les fournisseurs qu'ils peuvent demander des renseignements sur les résultats de la DAMA et sur l'évaluation de leur offre. (Voir l'article 7.40 pour les renseignements à inclure dans les comptes rendus).
  4. La liste des fournisseurs qualifiés résultant d'une DAMA est considérée comme une liste de fournisseurs dans le cadre d'accords commerciaux internationaux.

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4.10.25.1 Procédures d'arrangement en matière d'approvisionnement

(2010-08-16)

  1. Avant l'établissement d'un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA), l'agent de négociation des contrats élabore et émet une DAMA, qui permet de sélectionner un groupe convenable de fournisseurs en fonction des critères d'évaluation énoncés. Au même moment, les exigences en matière de sécurité industrielle (c.-à.-d. la sécurité du personnel, des installations et de la technologie de l'information) devraient être définies, lorsque tous les ministères clients qui auront recours à l'AMA sont visés par un ou tous ces aspects relatifs à la sécurité.
  2. Les formulaires suivants doivent être utilisés par les ministères clients pour la première page de la demande de soumissions et la première page du contrat subséquent :

    PWGSC-TPSGC 9400-3, (Version PDF 192 Ko) (Aide sur les formats de fichier) Ce lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à Publiservice, le site extranet du gouvernement du Canada. Demande de soumissions
    PWGSC-TPSGC 9400-4, (Version PDF 411 Ko) (Aide sur les formats de fichier) Ce lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à Publiservice, le site extranet du gouvernement du Canada. Contrat

  3. Les agents de négociation des contrats établiront les limites des contrats dans le document d'arrangement en matière d'approvisionnement pour les utilisateurs désignés dans l'arrangement, selon le cas. Pour les arrangements en matière d'approvisionnement de biens, de services ou de construction, les agents de négociation des contrats peuvent établir la limite maximale des contrats en utilisant comme guide l'annexe C de la Directive du Conseil du Trésor (CT) sur les marchés. Cette dernière établit la limite en dollars dans la passation de contrats pour les biens, les services et la construction au-dessus de laquelle les ministères doivent demander l'approbation du CT pour conclure le contrat.
  4. Il n'existe pas de contrat selon la loi entre le Canada et le fournisseur tant qu'un contrat n'est pas attribué en remplissant le formulaire PWGSC-TPSGC 9400-4.
  5. Établissement des rapports pour les arrangements en matière d'approvisionnement : Le responsable des arrangements en matière d'approvisionnement peut indiquer dans l'arrangement en matière d'approvisionnement que le fournisseur, ou le ministère client, selon le cas, est demandé à établir des rapports. L'AMA devrait indiquer le délai prescrit dans lequel chaque rapport doit être soumis après la période d'établissement de rapports. Voir la clause S0010C du guide des CCUA. Voir également l'article 8.75.1 pour plus de renseignements sur l'établissement des rapports.
  6. Viabilité financière : Les responsables des arrangements en matière d'approvisionnement devraient prendre note que, puisque l'énoncé des travaux ou le besoin ne peut pas être établi d'avance, seul un examen préliminaire de la viabilité financière des fournisseurs sera réalisé afin de pré-qualifier ceux-ci. Voir la clause S0030T du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat. Voir également le paragraphe 5.60.1 pour plus de détails sur la capacité financière.

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4.10.25.5 Accords commerciaux internationaux et utilisation des arrangements en matière d'approvisionnement

(2010-01-11)

Pour les demandes de soumissions et les contrats proposés en vertu d'un arrangement en matière d'approvisionnement, les éléments suivants s'appliquent :

  1. Lorsque la valeur estimative d'un contrat proposé dans le cadre de l'arrangement en matière d'approvisionnement est inférieure au seuil établi par l'Accord de libre-échange nord-américain (ALENA) ou l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale sur le commerce (AMP-OMC), ces accords ne s'appliquent pas.
  2. Lorsque la valeur estimative d'un contrat proposé dans le cadre de l'arrangement en matière d'approvisionnement est supérieure au seuil établi par l'ALENA ou l'AMP-OMC, l'ALENA et(ou) l'AMP-OMC s'applique à la demande de soumissions.
  3. Lorsque l'ALENA ou l'AMP-OMC s'applique à la demande de soumissions dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement, un avis de projet de marchés (APM) doit être affiché sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG), et l'on doit donner aux fournisseurs au moins 40 jours civils pour soumissionner. De plus, le fournisseur qui demande de participer à la demande de soumissions dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement peut demander à être qualifié. Le cas échéant, le fournisseur doit être inclus dans l'arrangement en matière d'approvisionnement dans un délai raisonnable. Après la clôture des soumissions, l'agent de négociation des contrats ne doit toutefois pas retarder le processus d'attribution du contrat afin de permettre à un fournisseur de suivre le processus de qualification.

4.10.25.10 Processus continu de qualification

(2010-08-16)

Conformément aux accords commerciaux internationaux, une liste des fournisseurs qualifiés a été établie et son existence doit être révélée et publiée par l'entremise d'une invitation à se qualifier, au moins une fois l'an sur le SEAOG. Cette invitation à se qualifier doit contenir les conditions que les fournisseurs doivent remplir pour se qualifier. Ces fournisseurs doivent être permis de présenter une demande de qualification n'importe quand.


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4.10.25.15 Accord sur le commerce intérieur et utilisation des arrangements en matière d'approvisionnement

(2010-01-11)

Lorsque la valeur estimative d'un contrat proposé dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement est supérieure au seuil établi par l'ACI, ce dernier s'applique à la demande de soumissions. Autrement, l'ACI ne s'applique pas au contrat proposé.

Lorsque l'ACI s'applique à la demande de soumissions dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement, l'ACI permet l'utilisation des listes de fournisseurs sans publication d'un APM à condition que tous les fournisseurs figurant sur la liste de fournisseurs soient invités à soumissionner et qu'ils puissent demander à être qualifiés en tout temps. Selon la politique de TPSGC, on doit donner aux fournisseurs au moins 15 jours civils pour soumissionner.

4.10.25.20 Processus continu de qualification

(2010-08-16)

Conformément à l'Accord sur le commerce intérieur (ACI), une liste des fournisseurs qualifiés a été établie et son existence doit être révélée et publiée par l'entremise d'une invitation à se qualifier, au moins une fois l'an sur le SEAOG ou dans les journaux prédéterminés. Cette invitation à se qualifier doit contenir les conditions que les fournisseurs doivent remplir pour se qualifier. Ces fournisseurs doivent être permis de présenter une demande de qualification n'importe quand.


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4.10.30 Outils de sélection de services professionnels

(2010-01-11)

Les outils de sélection de services professionnels qui peuvent aider les ministères clients à combler leurs besoins sont les suivants :

  1. Les services d'aide temporaire (SAT) sont habituellement utilisés :
    1. lorsqu'un fonctionnaire est absent de façon temporaire;
    2. lorsqu'il y a une augmentation temporaire de la charge de travail et que le personnel affecté ne suffit pas pour satisfaire aux exigences;
    3. pour pourvoir des postes vacants durant les procédures de dotation.

      Les SAT sont un outil qui aide les ministères fédéraux de la région de la capitale nationale à acquérir des services d'aide temporaire dont la valeur est inférieure au seuil établi par l'Accord de libre-échange nord-américain (ALENA), incluant toutes les modifications subséquentes et la taxe sur les produits et services. Voici certaines sources :

      1. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) émet des offres à commandes principales et régionales (OCPR) en vue de disposer d'un personnel qualifié pour des affectations temporaires.
      2. Les bureaux régionaux de TPSGC demandent et autorisent des OCPR pour les services d'aide temporaire. Les agents de négociation des contrats doivent tenir les ministères clients au courant des processus et procédures de passation de contrats, et des définitions des catégories en ce qui a trait aux services d'aide temporaire.
      3. Il existe un réseau d'agents de négociation des contrats de services d'aide temporaire, guidés par la Direction de l'acquisition des services professionnels, Secteur de la gestion de l'approvisionnement en services et en technologies.
      4. Pour plus de renseignements, communiquer avec la personne-ressource identifiée sur le site Web du Système pour les services d'aide temporaire (système en ligne).
  2. Les Services professionnels en ligne est un outil d'approvisionnement électronique qui permet aux ministères et organismes fédéraux d'acquérir des services professionnels dont la valeur est inférieure au seuil établi par l'ALENA.
  3. Le système SELECT renferme les données sur les entreprises approuvées dans les domaines de la construction, de l'architecture et du génie, ainsi que de l'entretien et de l'expertise-conseil connexes. Le système SELECT est utilisé par TPSGC pour inviter les fournisseurs à soumissionner dans le secteur des biens immobiliers pour des services d'experts-conseils dont la valeur est inférieure au seuil établi par l'ALENA, et pour des services de construction dont la valeur est inférieure au seuil établi par l'ACI.
  4. L'arrangement en matière d'approvisionnement pour le soutien en service (AA pour le SES) est actuellement limité à un arrangement en matière d'approvisionnement pour les services professionnels liés à la Gestion des ressources humaines, à la Gestion organisationnelle et à la Gestion de projets.

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4.15 Préparation des documents de demandes de soumissions

(2010-01-11)

  1. Les documents de demandes de soumissions doivent être préparés de façon à refléter la stratégie d'acquisition approuvée.
  2. Les agents de négociation des contrats doivent agir avec une diligence raisonnable afin d'identifier des conflits d'intérêts possibles, ce qui peut être fait en demandant au ministère client si une personne qui n'est pas un employé du Canada participe ou participera à la préparation du besoin, de l'énoncé des travaux ou du besoin et des critères d'évaluation, ainsi qu'à l'évaluation. Les agents de négociation des contrats peuvent également envisager de demander si des employés ou d'anciens fonctionnaires ont des relations personnelles ou professionnelles qui pourraient inciter les fournisseurs à soulever des questions de favoritisme. S'il existe un conflit d'intérêts possible, certaines mesures doivent être prises conformément à l'alinéa 4.45(c) relatif aux anciens fonctionnaires. Les agents de négociation des contrats devraient consulter la clause relative aux conflits d'intérêts dans les instructions uniformisées du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA).

4.15.1 Documents uniformisés d'approvisionnement ministériels

(2010-08-16)

  1. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) s'est engagé à promouvoir une présentation uniforme pour les documents d'approvisionnement en uniformisant la terminologie, en simplifiant le libellé des contrats, en utilisant un langage clair et en s'assurant d'une plus grande cohérence et meilleure uniformité.
  2. TPSGC a mis en place les documents uniformisés d'approvisionnement ministériel qui comprennent les instructions uniformisées, les conditions générales et les modèles de demandes de soumissions, de demandes d'offres à commandes (DOC) et de demandes d'arrangements en matière d'approvisionnement (DAMA), à l'intention de ses agents de négociation des contrats pour l'achat de biens, de services ou les deux (à l'exclusion des travaux de construction et des services d'architecture et de génie).
  3. Sous réserve des procédures applicables à l'utilisation des modèles contenus dans le guide des CCUA, les agents de négociation des contrats doivent utiliser les modèles de demandes de soumissions et de contrats subséquents pour les besoins concurrentiels et non concurrentiels de faible valeur (2T-LDV1), de complexité moyenne (2T-MED1) et plus complexes (2T-HIGH1), et les modèles de DOC (2T-RFSO1) et de DAMA (2T-RFSA1) pour les achats de biens, de services ou les deux. Afin de maintenir l'uniformité dans la présentation des documents d'approvisionnement de TPSGC, les agents de négociation des contrats ne doivent ni modifier, ni changer l'ordre ou le contenu de ces modèles, sauf lorsque cela est indiqué. Le cas échéant, les agents de négociation des contrats devraient obtenir de leur superviseur le modèle uniformisé le plus récent utilisé dans leur secteur respectif qui a été adapté à des exigences spécifiques conformément aux modèles uniformisés. Les directions qui ont besoin d'aide pour élaborer des documents selon ces modèles doivent communiquer avec la Division des outils relatifs au processus d'approvisionnement du Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique, par courriel à : outilsapprov.proctools@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
  4. Les procédures 2T-PROC1, 2T-PROC2 et 2T-PROC3 expliquent aux agents de négociation des contrats la façon d'utiliser les modèles précités. Elles sont disponibles à la section 2 du guide des CCUA et sur le site Web Documents uniformisés d'approvisionnement ministériel.
  5. La plupart des achats de biens ou de services doivent être effectués selon les conditions générales et les conditions générales supplémentaires reproduites dans le guide des CCUA. La nature et la complexité de l'approvisionnement dictent les conditions à utiliser. Ces dernières figurent à l'Annexe 4.1.
  6. L'Attribution des marchés immobiliers utilise ses propres modèles uniformisés pour les travaux de construction ainsi que les services d'architecture et de génie.
  7. Les pages de couverture des demandes de soumissions générées par l'Environnement automatisé de l'acheteur (EAA) doivent être utilisées pour les demandes de soumissions émises par TPSGC (qu'elles soient émises par l'EAA ou affichées manuellement sur le SEAOG). L'émission de demandes de soumissions qui n'utilisent pas les pages de couverture générées par l'EAA doit être approuvée par le gestionnaire. La date de clôture doit être indiquée sur la page couverture des demandes de soumissions.
  8. Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que les instructions concernant la présentation des soumissions ainsi que la date et l'heure de clôture des soumissions pour chaque demande de soumissions sont clairement indiquées dans les documents d'approvisionnement. Les agents de négociation des contrats doivent également s'assurer que la date de clôture de la soumission, qui apparaît sur l'avis de projet de marchés, correspond à celle de la demande de soumission.

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4.15.5 Achats écologiques

(2010-01-11)

  1. Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer de l'optimisation des ressources pour le Canada. Dans ce contexte, l'optimisation des ressources comprend la prise en considération de plusieurs facteurs comme les coûts, le rendement, la disponibilité, la qualité et la performance environnementale.
  2. Les agents de négociation des contrats doivent tenir compte de l'achat écologique dans la préparation des documents de demandes de soumissions et des contrats subséquents, y compris les demandes d'offres à commandes et les demandes d'arrangements en matière d'approvisionnement, afin de s'assurer que les facteurs environnementaux sont pris en considération le cas échéant. Ils doivent également consulter les équipes appropriées de biens et de services en ce qui a trait aux plans d'achats écologiques. Les facteurs environnementaux relatifs à des biens et services précis peuvent ensuite être utilisés dans le cadre de l'approvisionnement. Les agents de négociation des contrats devraient tenir compte des objectifs ministériels en matière d'achats écologiques et de l'expérience des autres ministères sur la question.
  3. Jusqu'à ce que des clauses et conditions uniformisées sur les facteurs de performance environnementale aient été élaborées centralement, les agents de négociations des contrats devraient les élaborer, au besoin, pour appuyer l'inclusion d'exigences en matière de performance environnementale, tout en se rappelant qu'elles devront être approuvées par les Services juridiques.
  4. Les agents de négociation des contrats peuvent consulter l'Annexe 2.2 pour une liste des facteurs dont il faut tenir compte dans l'élaboration de la demande de soumissions, ainsi que de la Liste de contrôle des achats écologiques faisant partie de la Trousse de sensibilisation à l'environnement.
  5. Pour plus de renseignements, consulter l'Élaboration de spécifications pour les achats écologiques faisant partie de la Trousse de sensibilisation à l'environnement, et la section 3.2, Sélection en fonction des compétences techniques des Lignes directrices concernant l'intégration des facteurs de performance environnementale dans le processus d'approvisionnement du gouvernement fédéral.
  6. Les agents de négociation des contrats peuvent contacter l'Équipe d'approvisionnement écologique du Bureau du renouvellement des achats, par courriel à : AchatsEcologiques.GreenProcurement@tpsgc-pwgsc.gc.ca, afin d'obtenir de l'aide en ce qui a trait aux facteurs de performance environnementale à intégrer dans leurs documents de demandes de soumissions.

4.15.10 Méthodes pour répondre à une demande de soumissions

(2010-01-11)

  1. La méthode et l'endroit de réception de la soumission doivent être indiqués dans la demande de soumissions.
  2. Les méthodes suivantes peuvent être utilisées pour répondre à une demande de soumissions :
    1. par écrit et soumise au Module de réception des soumissions désigné, quelle que soit la valeur;
    2. par écrit et soumise directement à l'agent de négociation des contrats : les besoins d'une valeur inférieur à 25 000 $, incluant toutes les taxes applicables;
    3. verbalement, par téléphone
      1. les besoins d'une valeur inférieure à 25 000 $, incluant toutes les taxes applicables;
      2. quelle que soit la valeur du besoin, s'il s'agit d'un cas d'extrême urgence documenté (l'approbation du directeur est obligatoire);
    4. par transmission électronique (CD ou facsimilé) et soumises au Module de réception des soumissions désigné.
  3. Lorsque la transmission électronique des réponses n'est pas acceptable, la demande de soumissions doit l'indiquer clairement, et cette exigence doit figurer dans l'avis de projet de marchés.

4.15.15 Données techniques

(2010-07-30)

  1. Pour des données techniques qui ne sont pas propriété de TPSGC, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer que le gouvernement obtienne le droit de distribuer et d'utiliser ces données techniques.
  2. En ce qui concerne les besoins du MDN, il faut utiliser le formulaire PWGSC-TPSGC 1065, Demande de distribution de données techniques. L'agent de négociation des contrats doit faire parvenir le formulaire rempli par télécopieur, courrier électronique à la Direction - Opérations de la chaîne d'approvisionnement (DOCA 4-7) Imprimerie nationale, 45 Boul Sacré-Coeur, Gatineau le plus tôt possible afin d'assurer que les données sont disponibles au moment du lancement de la demande de soumissions.
  3. TPSGC ne fournira pas aux soumissionnaires éventuels des données qui sont habituellement disponibles dans le cours normal des affaires.

    Comme données techniques, on pense notamment aux normes de l'Association canadienne de normalisation (ACNOR), la Society of Automotive Engineers (SAE), la National Electrical Manufacturers' Association (NEMA), et aux normes des Laboratoires des assureurs du Canada (ULC) et de l'Office des normes générales du Canada (ONGC).


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4.20 Obligations en matière de langues officielles dans l'approvisionnement

(2010-08-16)

  1. TPSGC doit se conformer à la Loi sur les langues officielles et au Règlement sur les langues officielles. La règle fondamentale est que le public, au Canada, a le droit de communiquer avec les institutions fédérales, le siège social ou l'administration centrale, ou tout bureau situé dans la région de la capitale nationale ou partout ailleurs où il y a une demande et d'en recevoir les services dans l'une ou l'autre des deux langues officielles. En ce qui a trait à l'approvisionnement, cela signifie généralement qu'un fournisseur peut recevoir des documents de demandes de soumissions et soumissionner dans l'une ou l'autre langue officielle.
  2. L'appendice F, Langues officielles, de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, fournit les paramètres en matière de langues officielles qui s'appliquent aux ministères et organismes fédéraux soumis au Règlement sur les marchés de l'État.
  3. Lorsque l'approvisionnement se fait à l'échelle nationale ou provient d'un bureau ayant l'obligation de servir le public dans les deux langues officielles en vertu de la Loi et du Règlement, tous les documents usuels ou normalisés doivent être fournis dans les deux langues officielles. Cette exigence s'applique aussi aux avis publics, aux énoncés de conditions, aux formulaires de base, aux demandes de soumissions, aux normes, aux descriptions d'articles et aux contrats.
  4. Dans des cas exceptionnels, lorsqu'un bureau bilingue peut démontrer que les documents seront demandés dans une langue seulement ou qu'il est légalement ou techniquement impossible de fournir les documents non normalisés comme les devis descriptifs dans les deux langues, ces documents peuvent être publiés dans une langue seulement. Lorsque cela se produit, la raison pour laquelle les documents ne seront pas publiés dans les deux langues officielles doit être clairement documentée au dossier.
  5. Une telle décision exige d'être justifiée au préalable. Voici quelques arguments acceptables :
    1. une entreprise exigeant que les documents ne soient qu'unilingues; et
    2. un approvisionnement en deux étapes, pour lequel les soumissionnaires qui participent à la deuxième étape ont tous fait savoir que leur langue de travail est l'anglais ou le français, et NON les deux.
  6. Le fait que l'on n'ait jamais demandé auparavant les documents dans la deuxième langue officielle ne constitue PAS une justification acceptable. Si, par la suite, un fournisseur demande des documents dans la deuxième langue officielle, le ministère client doit en être averti immédiatement et il doit fournir une traduction du document dans les plus brefs délais. Le processus de soumission doit être interrompu pendant la traduction des documents et la date de clôture des demandes de soumissions doit être prolongée en conséquence. Le demandeur doit disposer d'un délai suffisant, après avoir reçu les documents traduits, pour préparer une soumission en bonne et due forme à partir de ces documents. Cela peut exiger une prolongation additionnelle de la date de clôture afin d'offrir à chacun les mêmes chances.
  7. Lorsque l'approvisionnement ne se fait pas à l'échelle nationale ou lorsqu'un bureau d'une institution fédérale n'a pas d'obligations en matière linguistique (p. ex. bureaux unilingues), les documents de demandes de soumissions peuvent être rédigés uniquement dans la langue officielle de la majorité de la population concernée. Si un bureau unilingue prévoit une importante demande de services (documents, etc.) dans l'autre langue officielle par rapport à un approvisionnement en particulier, il peut envisager de transférer le dossier à un bureau bilingue avant la publication de l'avis de projet de marchés (APM), afin que des services bilingues soient offerts.
  8. Une autre raison qui pourrait justifier la non publication d'une demande de soumissions bilingue est lorsque le titulaire d'un droit d'auteur, d'une marque de commerce, d'un brevet ou d'une licence refuse de faire traduire la demande de soumissions. Dans ce cas, l'APM doit indiquer que les documents seront fournis de façon unilingue seulement en y indiquant clairement la raison, information jugée utile aux fournisseurs. L'APM pourrait préciser : « À cause de restrictions liées au droit d'auteur, le document « X » n'est disponible qu'en français ou en anglais. »
  9. Les fournisseurs qui agissent pour le compte d'un ministère ou d'un organisme dans un endroit où ce ministère ou organisme devrait fournir des services ou communications au public dans les deux langues officielles doivent également les fournir dans les deux langues officielles. Cela signifie que les conditions doivent être incluses dans l'énoncé des travaux afin de garantir que, lorsque le public comprend les deux collectivités de langue officielle, le fournisseur observent les dispositions de la Loi et du Règlement sur les services au public et, le cas échéant, les politiques du Conseil du Trésor.
  10. Bien que le Secrétariat du Conseil du Trésor exige que les contrats soient disponibles dans les deux langues officielles, les Services juridiques de TPSGC indiquent qu'une seule version devrait être signée, soit celle choisie par l'entrepreneur.

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4.25 Le besoin

(2010-01-11)

  1. Le besoin pourrait prendre la forme d'exigences techniques pour l'approvisionnement en biens ou d'un énoncé des travaux pour l'approvisionnement en services. Les besoins doivent être définis et les spécifications et les estimés établis avant les soumissions et(ou) les offres soient émises et avant l'attribution du contrat, afin de garantir un traitement équitable pour tous les fournisseurs éventuels. Les fournisseurs intéressés ou compétents doivent pouvoir trouver autant de détails que possible dans les spécifications.
  2. Pour plus de renseignements sur la préparation du besoin, les agents de négociation des contrats devraient consulter le chapitre 2.

4.30 Instructions générales pour la préparation d'une demande de soumissions

4.30.1 Besoin et énoncé des travaux

(2010-01-11)

Le besoin doit être clairement identifié, les produits livrables et le calendrier de livraison doivent être définis et les tâches doivent être incluses dans l'énoncé des travaux.

4.30.5 Liste de vérification de la demande de soumissions

(2010-08-16)

  1. Pour les besoins d'une valeur inférieure à 25 000 $, les agents de négociation des contrats devraient consulter la liste de vérification de la demande de soumissions PWGSC-TPSGC 515 lorsqu'ils préparent la demande afin de s'assurer que tous les éléments applicables sont compris.
  2. Pour les besoin concurrentiels et non concurrentiels dépassant 25 000 $, les agents de négociation de contrats doivent remplir la liste de vérification de la demande de soumissions PWGSC-TPSGC 515 et la joindre au document d'approbation.

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4.30.10 Sécurité industrielle dans le cadre de contrats

(2010-01-11)

  1. Pour les besoins qui exigent une vérification de sécurité d'organisation ou de personnel, le ministère client doit préparer la liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) et la fournir directement ou par l'intermédiaire de l'agent de négociation des contrats à la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC). La responsabilité de DSIC est :
    1. d'examiner la LVERS et les pièces jointes qui renferment des dispositions en matière de sécurité, comme l'énoncé des travaux pour vérifier si elles sont exactes et complètes, et si les signatures autorisées y sont apposées;
    2. pour les contrats internationaux éventuels, de s'assurer que les pays participants aient le bon protocole d'entente, les bons arrangements et les bonnes ententes avec le Canada en matière de sécurité industrielle (voir l'article 4.30.25). Si l'on s'attend à ce que des fournisseurs établis à l'étranger soumissionnent, il faut fournir à la DSIC une liste des pays d'origine concernés, et cette dernière fournira les clauses appropriées relatives aux fournisseurs établis à l'étranger;
    3. de signer la LVERS en tant que le responsable contractuel de la sécurité, et fournir à l'agent de négociation des contrats les clauses applicables relatives à la sécurité;
    4. de fournir à l'agent de négociation des contrats des renseignements quant au statut sécuritaire détenu par chaque soumissionnaire, entrepreneur ou offrant éventuel, selon le cas;
    5. de fournir aux soumissionnaires, entrepreneurs ou offrants établis au Canada les instructions sur la préparation et la transmission des renseignements ou biens de nature classifiée ou protégée. Les renseignements et les biens de nature protégée doivent être acheminés à la Section du contrôle des documents (SCD).
  2. La LVERS signée doit comprendre les signatures suivantes :
    1. le chargé de projet de l'organisme doit signer le formulaire pour indiquer que la LVERS reflète adéquatement les exigences relatives à la sécurité du besoin;
    2. le responsable de la sécurité de l'organisme doit également signer le formulaire pour indiquer que la LVERS reflète adéquatement les exigences relatives à la sécurité industrielle du besoin. Si les deux signatures précitées ne sont pas apposées, la DSIC ne traitera pas la LVERS et ne fournira pas les clauses applicables;
    3. l'agent de négociation des contrats doit apposer sa signature dans le bloc-signature 16, « Agent d'approvisionnement », pour indiquer que tous les renseignements au dossier relatifs aux exigences en matière de sécurité industrielle ont été fournis à la DSIC pour examen, et confirmer son intention de joindre la LVERS dûment remplie au contrat (et à la demande de soumissions), selon le cas. L'agent de négociation des contrats ne doit pas signer la LVERS avant que la DSIC ait confirmé que l'entrepreneur proposé satisfait aux exigences en matière de sécurité;
    4. la DSIC appose sa signature comme il est indiqué en a) ci-dessus.
  3. Les ministères clients peuvent fournir l'exemplaire papier du formulaire LVERS TBS/SCT 350-103 (Version PDF 383 Ko) (Aide sur les formats de fichier) ou utiliser la E-LVERS (Version PDF 758 Ko) (Aide sur les formats de fichier) Ce lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à Publiservice, le site extranet du gouvernement du Canada..
  4. Si un besoin est annulé, l'agent de négociation des contrats doit informer immédiatement la DSIC afin que le dossier puisse être fermé de façon appropriée.
  5. Les agents de négociation des contrats ne peuvent pas réutiliser les clauses approuvées antérieurement, sauf dans le cadre des processus ou des instruments qui ont été approuvés par la DSIC.

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4.30.15 Sécurité industrielle dans le cadre des demandes de soumissions

(2010-01-11)

  1. Lorsqu'il existe des exigences relatives à la sécurité industrielle, la section de l'évaluation ou la section des exigences en matière de sécurité des documents de demandes de soumissions doit clairement indiquer si les exigences relatives à la sécurité doivent être satisfaites avant la clôture de la demande de soumissions ou avant l'attribution du contrat. L'agent de négociation des contrats devrait connaître tous les délais nécessaires pour la délivrance des autorisations de sécurité exigées, et savoir si le document de demandes de soumissions renfermera des conditions ou un délai que les fournisseurs devront respecter pour l'obtention de l'autorisation de sécurité exigée, après la date de clôture des demandes de soumissions. Le choix de ces délais ne doit pas établir une discrimination injuste entre les fournisseurs éventuels.
  2. La LVERS dûment remplie doit être jointe en annexe à la demande de soumissions, mais la page signature peut toutefois être omise.
  3. Les agents de négociation des contrats devraient préciser dans leur demande de soumissions si les fournisseurs doivent inclure des renseignements dans leur soumission qui permettent de mettre en œuvre le processus de vérification de la sécurité ou le processus d'autorisation de sécurité. Les agents de négociation des contrats peuvent communiquer avec la DSIC pour obtenir de l'aide afin de déterminer la meilleure approche.

4.30.20 Sécurité industrielle dans les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement

(2010-01-11)

  1. Lorsque l'agent de négociation des contrats et le ministère client ont déterminé qu'il est approprié d'utiliser une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement pour les besoins comprenant une exigence en matière de sécurité industrielle, les demandes de soumissions devraient préciser la cote minimale de sécurité exigée, ainsi que les circonstances où une cote plus élevée serait exigée. Les instructions à l'intention des utilisateurs doivent être claires quant à la façon de déterminer le niveau de sécurité qui s'applique aux contrats subséquents. Elles doivent également confirmer que le fournisseur doit satisfaire à cette exigence par l'entremise de la DSIC.
  2. Une fois que l'étape de la demande de soumissions est terminée, l'agent de négociation des contrats doit remettre à la DSIC une copie de la demande d'offres à commandes ou de la demande d'arrangements en matière d'approvisionnement, ainsi qu'une liste des fournisseurs proposés afin que la DSIC puisse confirmer que les fournisseurs choisis satisfont aux exigences minimales en matière de sécurité précisées dans l'arrangement ou le contrat.
  3. Les commandes et les contrats subséquents, qui comprennent des exigences en matière de sécurité, doivent préciser l'exigence applicable en matière de sécurité, et la LVERS pertinente doit être jointe en annexe à la commande ou au contrat.
  4. Une copie de ces commandes et de ces contrats doit être envoyée à la DSIC. Il n'est pas nécessaire d'envoyer le document « d'autorisation de l'utilisation » à la DSIC.

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4.30.25 Sécurité industrielle dans le cadre des contrats internationaux

(2010-01-11)

  1. Pour les contrats avec les fournisseurs établis à l'étranger, l'agent de négociation des contrats doit informer la DSIC du pays d'origine de chaque fournisseur établi à l'étranger intéressé à participer à l'activité d'approvisionnement. La DSIC vérifiera ensuite si un protocole d'entente de sécurité industrielle a été mis en place auprès du pays étranger pertinent. Dans l'affirmative, les clauses équivalentes appropriées en matière de sécurité seront fournies à l'agent de négociation des contrats.
  2. Les renseignements ou biens de nature protégée ou classifiée, destinés à l'extérieur du Canada, doivent passer par la Section du contrôle des documents (SCD) de la DSIC, qui les transmettra ensuite au destinataire. La SCD s'occupera de la transmission et de la réception ultérieures par l'intermédiaire de réseaux sécuritaires approuvés.
  3. L'agent de négociation des contrats doit présenter l'énoncé des travaux à la DSIC pour examen de tout libellé de sécurité, afin d'en garantir la conformité avec les modalités de l'accord bilatéral.

4.30.30 Participation, contrôle et influence de l'étranger

(2010-01-11)

  1. Une évaluation de participation, contrôle et influence de l'étranger (PCIE) doit être effectuée dans tous les cas où une tierce personne, une entreprise étrangère ou un gouvernement étranger est présumé exercer une influence suffisante sur une installation canadienne à un tel point qu'une tierce personne, entreprise ou gouvernement peut avoir accès sans autorisation à des renseignements relatifs à la sécurité qui sont de nature extrêmement délicate (INFOSEC). Une évaluation PCIE est une détermination par voie administrative de la nature et la portée de l'influence étrangère sur la gestion ou les opérations de l'entreprise concernée.
  2. Les besoins nécessitant la divulgation possible de renseignements INFOSEC de nature extrêmement délicate, une catégorie spéciale de renseignements CLASSIFIÉS relatifs à la sécurité électronique des télécommunications (COMSEC), peuvent faire l'objet d'une évaluation PCIE par la DSIC. Les recommandations relatives à une évaluation PCIE seront ensuite présentées à la direction de l'approvisionnement appropriée et, s'il y a lieu, au Secrétariat du Comité d'examen des acquisitions de la Direction générale des approvisionnements.
  3. Les fournisseurs doivent être informés des exigences relatives aux évaluations PCIE dans les demandes de soumissions; cependant, des documents dûment remplis des fournisseurs ne devraient être demandés qu'après que le processus d'évaluation des soumissions a permis de déterminer quel fournisseur se verra attribuer un contrat. Le matériel exigé d'un fournisseur pour cette évaluation est souvent volumineux et demande beaucoup de temps à préparer.
  4. Les agents de négociation des contrats doivent fournir deux copies de la demande d'évaluation PCIE pour le ou les fournisseurs retenus à la DSIC. La vérification de la PCIE et l'attestation de sécurité d'installation requise pour le fournisseur éventuel établi au Canada ou aux États-Unis doivent être obtenues de la DSIC avant l'attribution du contrat.

    Toute irrégularité notée par les agents de négociation des contrats quant au respect des conditions d'accès de l'INFOSEC par l'entrepreneur comportant des renseignements INFOSEC de nature extrêmement délicate doit être immédiatement signalée au directeur de la DSIC.


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4.30.35 Ententes sur les revendications territoriales globales

(2010-01-11)

Pour plus de renseignements sur les ententes sur les revendications territoriales globales, consulter l'article 9.35.

4.30.40 Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones

(2010-01-11)

Pour plus de renseignements sur la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones, consulter l'article 9.40.

4.30.45 Instructions uniformisées, clauses et conditions

(2010-01-11)

Les instructions uniformisées, clauses et conditions du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) publié par TPSGC peuvent être ajoutées dans les demandes de soumissions pour répondre aux besoins particuliers de biens et de services. Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer qu'il n'y a aucune incohérence avec les conditions générales applicables.

4.30.45.1 Produits équivalents

(2010-01-11)

  1. Lorsqu'il n'y a pas d'autre solution que de préciser un produit manufacturé particulier, la clause B3000T du guide des CCUA relative aux produits équivalents devrait, dans la mesure du possible, être incluse dans la demande de soumissions. Avant d'émettre la demande de soumissions, l'agent de négociation des contrats devrait communiquer avec le ministère client afin de discuter de la possibilité d'utiliser des produits équivalents et des critères de rendement obligatoires relatifs à l'article précis qui doivent être inclus dans la demande de soumissions afin d'assurer une évaluation adéquate de l'équivalence du produit de remplacement. Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que toutes les mentions de la marque, du modèle ou du numéro de pièce d'un fabricant figurant dans la demande de soumissions sont suivies des mots « ou l'équivalent ».
  2. Pour les marchés assujettis à l'Accord de libre-échange nord-américain (ALENA), à l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC) ou à l'Accord sur le commerce intérieur (ACI), on doit prévoir une disposition relative au produit équivalent. Les agents de négociation des contrats doivent tenir compte des déclarations d'équivalence des fournisseurs, et prévoir une façon de déterminer si les produits proposés sont, en effet, équivalents.

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4.30.45.5 Aucun produit de remplacement

(2010-01-11)

Lorsqu'une marque, un modèle ou un numéro de pièce du fabricant est indiqué dans la description d'un article et qu'aucun produit de remplacement ne sera considéré dans la demande de soumissions, la clause B4024T du guide des CCUA devrait être utilisée. Cette clause ne doit pas être utilisée dans les demandes de soumissions qui sont assujettis à l'ALENA ou à l'AMP-OMC.

4.30.45.10 Soumissions et(ou) offres portant sur plusieurs articles

(2010-08-16)

  1. Un besoin peut porter sur un regroupement d'articles ou sur des articles individuels ou une combinaison des deux. S'il s'agit d'un besoin portant sur un regroupement d'articles, on fera appel à un fournisseur unique pour combler le besoin en entier. On a recours au besoin portant sur des articles individuels, par exemple pour obtenir de meilleurs prix pour certains produits ou pour fournir une couverture complète lorsqu'un seul fournisseur ne peut combler le besoin en entier.
  2. L'évaluation des soumissions et(ou) des offres portant sur plusieurs articles devrait être régie par la rentabilité.
  3. Les économies générées par le fractionnement du besoin en plusieurs contrats devraient être comparées aux coûts additionnels associés à l'attribution de plusieurs contrats ou à l'émission de plusieurs offres à commandes :
    1. les coûts pour TPSGC, c.-à-d. les coûts de l'attribution, de l'administration et de la conclusion des contrats;
    2. les coûts pour le ministère client, c.-à-d. la facturation et l'inspection supplémentaires, et les autres coûts administratifs connexes;
    3. les coûts pour l'entrepreneur, c.-à-d. les frais de transport, le prix unitaire.
  4. Les secteurs ou régions devraient fixer leurs propres primes pour les coûts dont il est fait état aux alinéas (i) et (ii) ci-dessus.
  5. Les économies qui pourraient découler de l'attribution de plusieurs contrats doivent également être évaluées par rapport aux désavantages possibles, tels que :
    1. la différence en ce qui a trait aux délais de livraison des articles provenant de fournisseurs différents;
    2. la compatibilité des articles provenant de fournisseurs différents; et
    3. le service ou l'entretien des articles après livraison.
  6. Alors que les instructions uniformisées des soumissions et des offres prévoient leur acceptation « en tout ou en partie », il est parfois approprié de souligner l'option d'attribuer un contrat ou d'émettre une offre à commandes, soit sur une méthode globale ou individuelle. Les clauses A0272T pour les demandes de soumissions et M0032T pour les demandes d'offres à commandes (DOC) du Guide des CCUA doivent être utilisées lorsqu'on fait usage de l'une ou l'autre des méthodes.

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4.30.45.15 Conférence des soumissionnaires et visites des lieux

(2010-08-16)

  1. Lorsqu'une réunion des soumissionnaires ou une visite des lieux est prévue :
    1. L'avis de projet de marchés (APM) et les documents de demandes de soumissions doivent clairement énoncer que l'on tiendra une conférence des soumissionnaires à participation facultative ou une visite facultative ou obligatoire des lieux, et en indiquera le lieu, la date et l'heure.
    2. La réunion doit être fixée à une date qui :
      1. donnera aux fournisseurs suffisamment de temps pour obtenir et examiner la demande de soumissions; et
      2. permettra la préparation et la distribution du procès-verbal suffisamment tôt pour que les fournisseurs puissent préparer et soumettre leur soumission, offre ou arrangement avant la date de clôture de la demande de soumissions.
    3. Si une visite obligatoire des lieux est prévue, l'APM et les documents de demandes de soumissions doivent clairement indiquer :
      1. que la visite est obligatoire; et
      2. que le fait de ne pas y participer aura pour conséquence que la soumission sera jugée non recevable.
    4. Si une visite des lieux ou une conférence des soumissionnaires à participation facultative est prévue :
      1. l'APM et les documents de demandes de soumissions doivent indiquer que la participation des fournisseurs est facultative; et
      2. les fournisseurs qui n'y participent pas peuvent tout de même présenter une soumission.
  2. Pour préciser le lieu, l'heure et les modalités administratives de la conférence des soumissionnaires ou de la visite des lieux dans la demande de soumissions, les clauses A9083T, A9038T ou A9040T du guide des CCUA peuvent être utilisées respectivement pour une conférence des soumissionnaires, une visite facultative ou obligatoire des lieux. Les agents de négociation des contrats devraient demander dans la soumission que les fournisseurs indiquent par écrit, avant la date de la réunion, le nom des personnes qui seront présentes et une liste des points que ces personnes considèrent discuter.
  3. La conférence des soumissionnaires se tient normalement au bureau de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) qui émet la demande de soumissions, ou à un autre endroit que ce bureau aura choisi. Bien que la conférence des soumissionnaires fasse normalement l'objet d'une seule réunion, la portée de la demande peut exiger la tenue de plusieurs conférences régionales à l'échelle du pays.
  4. L'agent de négociation des contrats doit préparer et distribuer, avant la tenue de la conférence, un ordre du jour avec les points à discuter, y compris les questions soulevées par les fournisseurs. TPSGC présidera toutes les conférences des soumissionnaires et préparera un procès-verbal qui mentionnera toute précision ou modification apportée aux spécifications et qui risque de modifier le besoin. On attend des ministères clients qu'ils assistent à la conférence et puissent répondre aux questions portant sur le besoin.
  5. Le procès-verbal doit être distribué à tous les fournisseurs qui ont demandé les documents de demandes de soumissions, et à tous ceux qui ont été invités à soumissionner, suffisamment à l'avance pour leur permettre de préparer et présenter leur soumission avant la date de clôture de la demande de soumissions. Toutes les précisions ou les modifications apportées à la demande de soumissions découlant de la conférence des soumissionnaires seront incorporées par une modification de la demande de soumissions. Les fournisseurs qui ne participent pas pourront quand même présenter une soumission, une offre ou un arrangement. Le procès-verbal devrait être mis à la disposition de tous les participants à la conférence des soumissionnaires.
  6. Lorsque c'est possible, on devrait envisager d'utiliser divers moyens techniques qui permettraient aux fournisseurs de participer directement ou indirectement aux conférences, comme la vidéoconférence, la téléconférence ou la diffusion WEB. Des enregistrements vidéo ou audio de la conférence pourraient être fournis à ceux qui n'ont pu y assister. Toutefois, il ne faudrait pas permettre à un fournisseur d'enregistrer la conférence à ses propres fins.
  7. Les visites des lieux doivent être organisées de concert avec le ministère client. L'agent de négociation des contrats devrait participer à toutes les visites des lieux. Même s'il n'existe pas de procès-verbal officiel, le ministère client doit être avisé qu'il est tenu d'informer TPSGC de toute précision, ou modification apportée aux spécifications, à la suite de la visite des lieux. On doit alors modifier la demande de soumissions initiale conformément à ces changements ou précisions.
  8. On doit remettre une copie des modifications à la demande de soumissions à tous les fournisseurs qui ont déjà reçu un document de demandes de soumissions, ou à tous ceux qui ont été invités à soumissionner.

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4.30.45.20 Propriété intellectuelle

(2010-01-11)

  1. Selon la politique du gouvernement du Canada, tous les renseignements originaux (tels que définis dans les conditions applicables au contrat) que l'entrepreneur crée dans l'exécution du contrat appartiennent à l'entrepreneur, ce qui est toutefois soumis à certaines exceptions établies à l'article 6 de la Politique sur le titre de propriété intellectuelle découlant des marchés d'acquisition de l'État du Conseil du Trésor (CT).
  2. Les ministères clients devraient justifier pleinement toutes les demandes de conserver le droit de la propriété intellectuelle, comme il est prévu dans la politique, sauf en cas de droit d'auteur non lié à des logiciels, où la pratique de TPSGC est d'établir comme norme la conservation par le Canada du droit de propriété.
  3. La demande de soumissions devrait indiquer clairement aux fournisseurs le droit de toute propriété intellectuelle, tel que déterminé par le ministère client. Les clauses du guide des CCUA peuvent être utilisées en conjonction avec les conditions générales et les conditions générales supplémentaires pour satisfaire aux exigences du ministère client. Voir l'Annexe 4.2.

4.30.50 Taxes et droits de douane

(2010-01-11)

Pour plus de renseignements sur les taxes et les droits de douane, consulter les annexes 4.3, 4.4 et 4.5.

4.30.55 Législation du travail de l'Ontario

(2010-01-11)

Les demandes de soumissions pour des services de conciergerie, d'alimentation et de sécurité doivent comprendre la clause A0075T du guide des CCUA lorsque de l'information visant chaque employé d'un fournisseur antérieur doit être fournie à d'autres fournisseurs, conformément à la législation du travail de l'Ontario. Voir l'article 4.70.105 et l'Annexe 4.6.


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4.35 Critères d'évaluation

(2010-07-30)

Tous les critères d'évaluation, ainsi que leur importance et leur pondération relatives, doivent être énoncés clairement dans le document de demandes de soumissions. Le cas échéant, la demande de soumissions doit également mentionner si des solutions de rechange seront envisagées et dans quelles conditions. De plus, lorsqu'on décide d'exiger une condition, il faut déterminer si elle est applicable lors de l'attribution du contrat ou de la présentation de la soumission. Par exemple, un certificat d'assurance peut ne pas être disponible au moment de la présentation puisqu'il ne peut être émis qu'à l'attribution d'un contrat. Dans ce cas, l'exigence d'un certificat d'assurance peut être plus appropriée.

4.35.1 Critères obligatoires

(2010-01-11)

Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que les exigences obligatoires sont réellement des exigences essentielles, puisqu'on ne peut pas déroger à une seule exigence obligatoire lorsque confronté à une soumission, une offre ou un arrangement qui serait autrement recevable. Les agents de négociation des contrats devraient discuter de ces exigences avec les ministères clients, puisque la majeure partie des exigences obligatoires sont définies, en règle générale, par le ministère client. Les critères d'évaluation obligatoires précisent les exigences minimales essentielles à l'exécution efficace des travaux. Les agents de négociation des contrats doivent réduire au minimum le nombre de critères obligatoires afin de favoriser l'envoi de soumissions, offres ou arrangements recevables. Les critères obligatoires doivent être clairement énoncés dans le document de demandes de soumissions et peuvent comprendre ce qui suit :

  1. les permis et licences nécessaires;
  2. les caractéristiques de rendement minimal de l'équipement;
  3. les dates et les conditions de livraison;
  4. l'expérience ou les compétences essentielles minimales du personnel proposé;
  5. les limites budgétaires.

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4.35.5 Critères cotés

(2010-01-11)

  1. Seuls les soumissions, les offres ou les arrangements qui satisfont aux critères obligatoires seront cotés par points, le cas échéant. Les critères cotés servent à évaluer divers éléments de la soumission, l'offre ou l'arrangement technique pour faire ressortir le mérite relatif de chaque soumission, offre ou arrangements. Le document de demandes de soumissions précise le maximum de points pouvant être obtenus pour chaque critère.
  2. Lorsque l'on utilise la cotation numérique, une soumission, une offre ou un arrangement doit obtenir dans son ensemble un nombre minimal de points pour être considéré comme recevable, et doit souvent obtenir un nombre minimal de points par rapport à certains critères. Les documents de demandes de soumissions doivent clairement énoncer les seuils minimaux et indiquer que ces minimums sont obligatoires. En pondérant chaque critère, l'agent de négociation des contrats et le ministère client doivent s'assurer qu'un nombre global élevé de points accumulés pour des critères mineurs ne masque pas un faible total de points relativement à des critères majeurs.
  3. Lorsque l'évaluation des connaissances et de l'expérience est importante, les agents de négociation des contrats doivent préciser dans les documents de demandes de soumissions la façon dont les connaissances et l'expérience seront évaluées. Dans le cas des coentreprises, par exemple, il s'agit de préciser l'expérience qui sera évaluée, c'est-à-dire celle d'un membre de la coentreprise seulement ou le regroupement des expériences de tous les membres.

4.40 Processus d'évaluation et méthode de sélection

(2010-01-11)

  1. Le processus d'évaluation et la méthode de sélection (c.-à-d. prix le plus bas, le meilleur rapport qualité-prix, etc.) doivent être clairement décrits dans les documents de demandes de soumissions.
  2. Pour la méthode de sélection, les agents de négociation des contrats doivent utiliser les clauses du guide des CCUA; par exemple, les clauses A0031T, A0034T, A0035T, A0036T, A0069T, M0031T, M0034T, M0035T, M0069T, S1001T, S1002T, etc.
  3. Le Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE) a déterminé que même si les fournisseurs connaissent la pratique normale du ministère pour l'attribution des contrats au fournisseur le moins-disant, cela ne dégage pas le ministère de l'obligation d'énoncer sa méthode de sélection dans la demande de soumissions. Si le ministère a l'intention de compter sur les politiques publiques, elles doivent être incorporées dans la demande de soumissions.
  4. Pour plus de renseignements sur les procédures d'évaluation, consulter le chapitre 5.

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4.45 Attestations

(2010-01-11)

Une exigence en matière d'attestations peut être incorporée dans le document de demandes de soumissions. Lorsque des attestations sont exigées, les fournisseurs doivent les fournir afin d'obtenir un contrat, une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement. Le Canada déclarera une soumission, une offre ou un arrangement non recevable si l'attestation n'est pas remplie et fournie comme demandé. Le Canada pourra vérifier l'authenticité des attestations fournies pendant la période d'évaluation (avant l'attribution d'un contrat ou l'émission d'une offre à commandes ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement) ou après l'attribution d'un contrat ou l'émission d'une offre à commandes ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement.

  1. Dans certains cas, les attestations sont exigées avant l'attribution d'un contrat ou l'émission d'une offre à commandes ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement. Dans d'autres cas, les attestations sont exigées à la clôture de la demande de soumissions. Certaines attestations courantes sont fournies ci-dessous.
  2. Programme de contrats fédéraux (voir l'Annexe 5.1).
    1. Le Programme de contrats fédéraux (PCF) s'applique aux entrepreneurs, aux employeurs qui, régis par le gouvernement provincial, reçoivent des contrats de biens et services d'une valeur de 200 000 $ et plus.
    2. Pour les besoins d'une valeur de 200 000 $ et plus, incluant toutes les taxes applicables, les années d'option et les marchés réservés, à l'exception des besoins exclus en vertu de l'alinéa 2.d), e) et f) de l'Annexe 5.1, les agents de négociation des contrats doivent inclure les clauses du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) A3030T ou M2000T ou S3030T, selon le cas, dans leur soumission. En vertu du PCF, certains fournisseurs, y compris un fournisseur membre d'une coentreprise, soumissionnant pour des contrats du gouvernement fédéral d'une valeur de 200 000 $ et plus, incluant toutes les taxes applicables, doivent s'engager officiellement à mettre en œuvre un programme d'équité en matière d'emploi. Si le soumissionnaire, l'offrant ou le fournisseur ou dans le cas d'une coentreprise, un membre de la coentreprise, est assujetti au PCF, une preuve de son engagement doit être fournie avant l'attribution du contrat. Les fournisseurs qui ont été déclarés entrepreneurs non admissibles par Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) n'ont plus le droit d'obtenir des contrats du gouvernement au-delà du seuil prévu par le Règlement sur les marchés de l'État (RME) pour les demandes de soumissions. Les fournisseurs peuvent être déclarés entrepreneurs non admissibles soit parce que RHDCC a constaté leur non-conformité ou qu'ils se sont retirés volontairement du PCF pour une raison autre que la réduction de leur effectif à moins de 100 employés. Toute soumission, offre, ou tout arrangement présenté par un entrepreneur non admissible, y compris une soumission, une offre ou un arrangement présenté par une coentreprise dont un membre est un entrepreneur non admissible, sera déclaré non recevable. Si les fournisseurs continuent de détenir un numéro d'attestation valide, ou s'ils n'ont pas obtenu de numéro auparavant, ils doivent soumettre une attestation d'engagement initiale. Si une vérification de l'attestation d'engagement révèle une fausse déclaration de la part de l'entrepreneur, le contrat peut être résilié pour manquement. (Voir la clause A3015C.)
    3. Pour les besoins d'une valeur de plus de 25 000 $ et de moins de 200 000 $, incluant toutes les taxes applicables, les agents de négociation de contrats doivent inclure la clause A3031T ou M2002T ou S3031T du guide des CCUA, selon le cas, dans leur soumission. Les fournisseurs qui sont assujettis au PCP et qui ont été déclarés entrepreneurs non admissibles par RHDCC n'ont plus le droit d'obtenir des contrats du gouvernement au-delà du seuil prévu pour les demandes de soumissions, comme le précise le RME. Le soumissionnaire, offrant ou fournisseur ou dans le cas d'une coentreprise, le membre de la coentreprise, doit attester sa situation relativement au PCF. Les fournisseurs peuvent être déclarés entrepreneurs non admissibles soit parce que RHDCC a constaté leur non-conformité ou qu'ils se sont retirés volontairement du PCF pour une raison autre que la réduction de leur effectif à moins de 100 employés. Toute soumission, offre ou tout arrangement présenté par un entrepreneur non admissible, y compris une soumission, offre ou arrangement présenté par une coentreprise dont un membre est un entrepreneur non admissible, sera déclaré non recevable. Si une vérification de l'attestation d'engagement révèle une fausse déclaration de la part de l'entrepreneur, le contrat peut être résilié pour manquement. (Voir la clause A3015C.)
  3. Ancien fonctionnaire
    1. Les anciens fonctionnaires doivent se conformer à la Loi sur les conflits d'intérêts. Il s'agit là d'une modalité qu'on retrouve dans toutes les conditions générales, et qui doit faire partie de toutes les demandes de soumissions.
    2. Pour les contrats de services, les clauses A3025T, A3026T, M3025T, M3026T et S3025T du guide des CCUA, selon le cas, doivent être utilisées dans toutes les demandes de soumissions afin de garantir le respect des politiques relatives aux anciens fonctionnaires. Les fournisseurs doivent s'identifier comme étant d'anciens fonctionnaires, le cas échéant, et mettre à la disposition du Canada tout détail sur la situation relativement aux montants de l'indemnité de départ volontaire et aux équivalents en temps, au paiement de pension et à leur statut de propriétaire.
    3. Les anciens fonctionnaires doivent présenter l'attestation exigée avant l'attribution du contrat ou l'émission de l'offre à commandes ou de l'arrangement en matière d'approvisionnement. Le Canada déclarera une soumission, une offre ou un arrangement non recevable si l'attestation n'est pas remplie et fournie comme demandé.
    4. Cette attestation constituera une condition préalable à l'attribution du contrat, par opposition aux exigences obligatoires pour les besoins de l'évaluation.
    5. Toutes les attestations que les fournisseurs remettent au Canada peuvent faire l'objet d'une vérification par le Canada au cours de la période d'évaluation (avant l'attribution d'un contrat) et après l'attribution d'un contrat, pour en assurer la conformité. Pour plus de renseignements sur les définitions et les pouvoirs exceptionnels d'attribution des contrats, consulter le chapitre 3 et le chapitre 6.
  4. Contenu canadien
    1. Lorsque la Politique relative au contenu canadien s'applique à un besoin, la clause appropriée d'attestation de contenu canadien du guide des CCUA doit être incorporée dans la demande de soumissions. Ces clauses précisent le type de demandes de soumissions (limitées, ouvertes ou limitées conditionnellement).
    2. La clause A3050T du guide des CCUA, qui définit le contenu canadien, doit également être incorporée dans la demande de soumissions. Voir le chapitre 3.
  5. Attestation des prix et attestation des taux
    1. Une attestation des prix ou une attestation des taux est exigée pour tous les contrats négociés à prix ferme et à taux fixe basé sur le temps, d'une valeur de 50 000 $ et plus, pour l'achat de biens et(ou) de services commerciaux ou non commerciaux.
    2. Clauses d'attestation des prix :
      1. C0001T : pour l'achat de biens et(ou) de services commerciaux auprès de fournisseurs établis à l'étranger;
      2. C0002T : pour l'achat de biens et(ou) de services commerciaux, autres que les produits pétroliers, auprès de fournisseurs établis au Canada autres que les agences et les détaillants;
      3. C0003T : pour l'achat de biens et(ou) de services non commerciaux auprès de fournisseurs établis;
      4. C0004T : pour l'achat de biens et(ou) de services commerciaux auprès d'agences et de détaillants canadiens, y compris les filiales de fabricants établis à l'étranger;
      5. C0006T : pour l'achat de produits pétroliers.
    3. Clauses d'attestation des taux :
      1. C0600T : pour l'achat de biens et(ou) de services commerciaux auprès de fournisseurs établis au Canada; et
      2. C0601T : pour l'achat de biens et(ou) de services non commerciaux auprès de fournisseurs établis au Canada.

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4.50 Garantie financière

(2010-01-11)

  1. Une garantie financière peut être exigée d'un fournisseur afin de :
    1. protéger le Canada contre des pertes éventuelles au cas où un fournisseur ne conclurait pas un contrat (garantie financière de soumission);
    2. s'assurer qu'un entrepreneur remplisse les obligations qui lui sont imposées en vertu d'un contrat (garantie financière contractuelle); ou
    3. protéger les sous-traitants et les fournisseurs de matériel (cautionnement de paiement).
  2. La garantie financière peut être un dépôt de garantie (une obligation garantie par le gouvernement, une lettre de change ou une lettre de crédit de soutien irrévocable ou un cautionnement).
  3. La décision d'obtenir une garantie financière pour des demandes de soumissions concurrentielles doit être prise avant d'émettre la demande de soumission, et cette dernière doit énoncer clairement ce qui est obligatoire.
  4. Les fournisseurs ont le droit de décider de la forme de garantie financière qu'ils fourniront. Voir les clauses E0004T et E0007C du guide des CCUA.
  5. La valeur des obligations garanties par le gouvernement équivaudra à leur valeur actuelle.
  6. Le Conseil du Trésor dispose d'une liste à jour des compagnies d'assurance dont les cautionnements peuvent être acceptés par le gouvernement à titre de garantie.
  7. Les agents de négociation des contrats devraient consulter le chapitre 3 pour obtenir des renseignements sur la gestion des risques, et le chapitre 7 pour obtenir des renseignements sur le traitement des garanties de soumission et de contrat.

4.50.1 Formulaires de cautionnement

(2010-01-11)

Les formulaires de cautionnement sont les suivants :

  1. PWGSC-TPSGC 504, Cautionnement de soumission;
  2. PWGSC-TPSGC 505, Cautionnement d'exécution;
  3. PWGSC-TPSGC 506, Cautionnement pour le paiement de la main-d'œuvre et des matériaux.

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4.50.5 Garantie financière de soumission

(2010-01-11)

  1. La décision d'obtenir une garantie financière de soumission devrait tenir compte des éléments suivants :
    1. la mesure dans laquelle il est possible d'effectuer une préqualification des soumissionnaires;
    2. le type de travaux et les pratiques commerciales courantes;
    3. la possibilité de tentatives de désistement;
    4. les conséquences du refus ou de l'incapacité du soumissionnaire de conclure un contrat.
  2. La garantie financière de soumission est le montant minimum requis pour s'assurer que le soumissionnaire conclut le contrat. La clause E0004T du guide des CCUA doit être utilisée en conjonction avec la clause E0008T si une garantie financière de soumission est exigée. Lorsqu'on utilise la clause E0004T pour exiger une garantie financière de soumission et qu'une garantie financière de contrat est exigée conformément au contrat subséquent, elle doit être utilisée en conjonction avec la clause E0003T. Lorsqu'on utilise la clause E0004T pour exiger une garantie financière de soumission, mais qu'aucune garantie financière de contrat n'est exigée, la clause E0009T doit être utilisée.
  3. Si la valeur estimative du contrat est de 250 000 $ et moins, la garantie ne devrait pas dépasser 10 p. 100 du prix de la soumission. Dans le cas d'achats de valeur supérieure, l'agent de négociation des contrats fixera le pourcentage.
  4. Toute lettre de crédit reçue par le Canada doit comporter une date d'expiration appropriée. La lettre de crédit ne devrait pas expirer en même temps que la période de risque qu'elle couvre. Par exemple, la date d'expiration précisée dans la lettre de crédit ne devrait pas être la même que celle qui est prévue pour l'attribution du contrat. Plutôt, la date d'expiration devrait être fixée de manière à prévoir un délai d'exécution suffisant par rapport à la date prévue d'attribution du contrat, pour faire en sorte que l'agent de négociation des contrats soit en mesure d'établir que le soumissionnaire s'est acquitté des obligations prévues par la lettre de crédit. En effet, si le soumissionnaire ne remplit pas ses obligations, l'agent de négociation des contrats doit disposer de suffisamment de temps pour préparer et présenter la demande de paiement requise en vertu de la lettre de crédit.
  5. Afin de prévenir les problèmes liés à l'obtention, à une date ultérieure, de la garantie contractuelle exigée (s'il y a lieu), la demande de soumissions doit préciser que si l'entrepreneur ne fournit pas la garantie contractuelle exigée dans le délai prescrit, il perdra le dépôt (une obligation garantie par le gouvernement, une lettre de change, une lettre de crédit de soutien irrévocable) versé à titre de garantie de soumission, ou encore des demandes de paiements tirés sur la lettre de crédit de soutien seront effectuées. Le montant confisqué n'excédera pas la différence entre le prix de la soumission et le montant du contrat conclu par le Canada. Cette disposition figure également dans le formulaire PWGSC-TPSGC 504.
  6. Sauf si les seules garanties acceptables sont les dépôts de garantie (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change et les lettres de crédit de soutien irrévocables), la demande de soumissions doit comprendre une liste des compagnies d'assurance (appendice L de la Politique du Conseil du Trésor sur les marchés) dont les cautionnements peuvent être acceptés par le gouvernement à titre de garantie, ainsi que le formulaire de cautionnement pertinent. Les changements apportés aux formulaires de cautionnement doivent être approuvés par les Services juridiques.
  7. Pour les procédures relatives au traitement de la garantie de soumission, voir l'Annexe 5.2. L'agent de négociation des contrats doit donner des instructions au module de réception des soumissions désigné sur la façon de traiter les garanties de soumissions reçues.

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4.50.10 Garantie financière de contrat

(2010-01-11)

  1. Dans le cas du soumissionnaire retenu, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer que l'entrepreneur n'est pas déchargé de la garantie de soumissions avant que l'entrepreneur ne fournisse la garantie financière de contrat exigée. La décision d'obtenir une garantie financière de contrat et le montant de la garantie exigée devrait être prise en tenant compte des éléments suivants :
    1. le type de travaux et les pratiques commerciales courantes;
    2. les conséquences du défaut ou de l'incapacité de l'entrepreneur de remplir ses obligations contractuelles;
    3. les coûts liés à l'obtention d'une garantie, par rapport au degré de risque en cause.
  2. Pour les contrats de construction d'une valeur estimative de 100 000 $ et plus, on doit obtenir une garantie financière de contrat.
  3. Les décisions quant à la nécessité d'exiger une garantie financière et à l'établissement du montant de cette dernière doivent être prises compte tenu des circonstances particulières du marché. Certaines entreprises peuvent éprouver de la difficulté à fournir certains types de garanties; les agents de négociation des contrats doivent donc en tenir compte et établir des exigences contractuelles raisonnables sur ce chapitre. Dans certains cas, il n'est pas nécessaire d'exiger de garanties avant l'exécution des travaux; des retenues sur les sommes à verser peuvent suffire. Le Conseil du Trésor recommande de ne pas exiger de garantie financière tant que la valeur estimative du contrat ne dépasse pas 100 000 $. Toutefois, les questions relatives à la nature du besoin sont habituellement plus importantes que la valeur.
  4. Lorsqu'ils décident d'obtenir une garantie contractuelle, les agents de négociation des contrats doivent le préciser dans les documents de demandes de soumissions. Lorsque l'entrepreneur doit fournir une garantie financière de contrat après l'attribution du contrat, la clause E0007C du guide des CCUA doit être utilisée en conjonction avec les clauses E0004T et E0008C. Lorsque le fournisseur retenu doit fournir un dépôt de garantie à titre de garantie financière de contrat, la clause E0005C doit être utilisée en conjonction avec la clause E0008C.

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4.55 Marchandises contrôlées

(2010-01-11)

Lorsqu'un besoin est soumis au Programme des marchandises contrôlées, ce qui suit s'applique :

  1. Il est interdit de remettre des marchandises contrôlées à des personnes non inscrites au Programme des marchandises contrôlées (PMC), ou qui en sont exemptées ou exclues. Pour plus de renseignements sur les marchandises contrôlées, visiter le site Web de la Direction des marchandises contrôlées.
  2. La clause A9130T du guide des CCUA doit être incorporée dans les demandes de soumissions lorsqu'il est question de produire des marchandises contrôlées ou d'y avoir accès.
  3. Lorsque la demande de soumissions porte sur des marchandises contrôlées, seules ces marchandises contrôlées (*p. ex., des dessins ou un énoncé des travaux) ne peuvent pas être remises à des personnes non inscrites au PMC, ou qui en sont exemptées ou exclues. Le reste des articles est traité de la manière habituelle.

    Remarque : Les dessins ou les énoncés des travaux ne constituent pas tous des marchandises contrôlées même s'ils se rapportent à des marchandises contrôlées.

  4. Les personnes inscrites sont énumérées sur le site Web de la Direction des marchandises contrôlées (DMC). (Remarque : Les données figurant dans la liste sont fournies à titre indicatif seulement.) Cette liste est mise à jour quotidiennement, en fonction des renseignements fournis par les personnes inscrites. Le Canada ne peut pas garantir l'exhaustivité des données qui figurent dans la liste, puisque certaines personnes inscrites ont demandé de ne pas y figurer. Si vous ne trouvez pas une personne inscrite à l'aide du moteur de recherche, communiquer avec la DMC par téléphone au 1-866-368-4646 ou par courriel a dmc-cgd@tpsgc-pwgsc.gc.ca pour vérification supplémentaire. Une fois que l'agent de négociation des contrats a vérifié si la personne demandant les renseignements sur les marchandises contrôlées est inscrite, les documents de demandes de soumissions, les dessins, l'énoncé des travaux, etc. portant sur des marchandises contrôlées peuvent être remis à cette personne avec les mesures de sauvegarde qui s'imposent pour empêcher que des personnes non autorisées y aient accès.
  5. Un permis d'exportation en vue d'expédier un jeu de documents techniques contrôlés est requis pour tous les pays, sauf, dans la plupart des cas, pour les États-Unis. L'agent de négociation des contrats doit tout d'abord déterminer si le jeu de documents techniques renferme effectivement des renseignements contrôlés. La Direction des contrôles à l'exportation du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAEIC) est l'autorité ultime qui est en mesure de faire cette détermination. Il y a lieu de déterminer si le fournisseur a accès ou non, au Canada, à des marchandises contrôlées conformément à la Loi sur la production de défense.
  6. En règle générale, si le jeu de documents techniques contient des renseignements techniques ayant trait au « développement, à la production ou à l'utilisation » d'un article contrôlé conformément à la Liste des marchandises d'exportation contrôlées du MAEIC (la plupart des articles du Groupe 2; l'article 5504 du Groupe 5, et tous les articles du Groupe 6), alors le jeu des documents techniques constitue également un article contrôlé. Voir également la version abrégée, publiée par la DMC, des articles contrôlés. Si l'on prévoit utiliser le jeu de documents techniques uniquement pour la demande de soumissions, il ne constitue probablement pas un article contrôlé. Pour tout renseignement à ce sujet, les agents de négociation des contrats devraient communiquer avec la Direction des contrôles à l'exportation, MAEIC, au 613-996-2387.
  7. Les mesures de sécurité à prendre pour transférer des marchandises contrôlées dépendront du type de marchandises et de leur taille. Les mesures de protection doivent être choisies de façon à éviter que les marchandises contrôlées fassent l'objet d'un examen ou d'un transfert non autorisé par une personne qui n'est pas inscrite au PMC, ou qui en est exemptée ou exclue et de façon à ce que l'on puisse constater facilement tout accès interdit. Les mesures à prendre sont les suivantes :
    1. utiliser deux enveloppes, des indicateurs d'infraction et des conteneurs avec des indicateurs d'infraction;
    2. indiquer l'adresse de l'expéditeur sur les conteneurs de transfert;
    3. consigner la façon dont la marchandise contrôlée est transférée;
    4. déterminer la fiabilité du service postal ou du service de messagerie;
    5. expédier les marchandises contrôlées par courrier de première classe ou par courrier recommandé, ou en utilisant un service postal ou de messagerie fiable qui fournit une preuve d'expédition, un suivi pendant l'expédition et une attestation de livraison;
    6. consigner la marchandise contrôlée qui est transférée, le nom de la personne qui la transfère, ainsi que le nom et l'adresse de la personne à qui elle a été transférée;
    7. vérifier le colis et le matériel de cachetage à la réception, et signaler tout signe d'altération.

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4.60 Frais de transport

(2010-01-11)

  1. Pour la plupart des besoins évalués à 25 000 $ et plus, incluant la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée (TPS/TVH), dont le point de livraison est connu, les prix soumis dans les soumissions ou offres doivent être franco à bord (FAB) destination.
  2. Pour les besoins dont les points de livraison ne sont pas connus, les prix soumis dans les soumissions ou offres devraient être FAB origine uniquement. Voir le glossaire « Incoterms » www (Disponible en anglais seulement).
  3. Lorsque les Incoterms sont utilisés, les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que les fournisseurs comprennent bien la différence entre les acronymes utilisés, notamment ceux qui font appel aux mêmes lettres : FAB dans Incoterms signifie franco à bord et non fret à bord.
  4. Pour plus de renseignements sur les frais de transport et les clauses applicables du guide des CCUA à utiliser pour les besoins en biens, consulter l'article 4.70.100.

4.65 Fluctuations du taux de change

(2010-01-11)

  1. Le risque de change inhérent à l'achat de matériel, de composants et de produits à l'extérieur du Canada est, en règle générale, considéré comme un risque commercial normal. Néanmoins, parfois, il n'est pas approprié pour les fournisseurs d'assumer le risque relié aux fluctuations monétaires.
  2. Un exemple de risque extrême posé par la fluctuation du taux de change, par opposition à un risque commercial normal, serait une situation où les cours varieraient de 5 p. 100 sur une période de deux mois, de manière imprévisible.
  3. Les facteurs qu'il convient de considérer sont, entre autres :
    1. la durée du contrat ou les délais de livraison;
    2. l'expérience et les connaissances acquises lors d'achats semblables;
    3. la valeur et le type de produits.
  4. Les procédures traitant du rajustement du taux de change s'appliquent à tous les achats, à l'exception de ce qui suit :
    1. les achats conclus avec les régions de l'Europe et de Washington;
    2. achats de la Corporation commerciale canadienne;
    3. des achats par téléphone;
    4. des contrats, et parties de contrats, à frais remboursables.
  5. La demande de soumissions doit indiquer si les dispositions relatives à la fluctuation du taux de change sont incluses comme une option pour le fournisseur, et expliquer clairement comment ces dispositions seront appliquées. La demande de soumissions doit alors indiquer les méthodes pour déterminer le facteur de conversion initial (taux) et le facteur de conversion qui doivent être utilisés au moment de la demande. Par exemple, le facteur de conversion initial est généralement « le cours à midi tel que publié par la Banque du Canada à la date de clôture de la demande de soumissions ».
  6. Lorsque les fournisseurs sont offerts l'option d'une protection contre le risque de fluctuation du taux de change, la clause C3010T du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) doit être incluse dans la demande de soumissions. Cette clause peut être utilisée en conjonction avec la clause C3015C, C3020C, C3025C ou C3030C, selon le cas.
  7. Si les fournisseurs mentionnent dans la demande de soumissions qu'ils acceptent la protection contre la fluctuation du taux de change, la soumission ou l'offre doit alors clairement indiquer, pour chaque article, le montant en monnaie étrangère.
  8. Les fournisseurs peuvent utiliser le formulaire PWGSC-TPSGC 9411 afin d'indiquer la valeur du montant en monnaie étrangère. L'agent de négociation des contrats complètera la colonne 3 en ajoutant le facteur de conversion initial qui sera le cours à midi tel que publié par la Banque du Canada en vigueur à la date de clôture de la demande de soumissions ou toute autre date indiquée dans la demande de soumissions. Ce facteur de conversion sera stipulé dans le contrat subséquent et sera utilisé pour déterminer le montant de toute demande de rajustement.
  9. Lorsqu'on ne prévoit pas que la fluctuation du taux de change posera un problème et qu'on n'a pas l'intention d'offrir une protection contre ce risque, la clause C3011T du guide des CCUA doit être utilisée dans la demande de soumissions afin d'indiquer clairement aux fournisseurs qu'aucune demande de rajustement du taux de change ne sera considérée, et qu'une telle demande rendra la soumission ou l'offre non recevable.

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4.70 Conditions du contrat subséquent

4.70.1 Exigences relatives à la sécurité

(2010-01-11)

Pour plus de renseignements sur la sécurité industrielle et les clauses du contrat, consulter l'article 4.30.10.

4.70.5 Conditions générales

(2010-01-11)

  1. Les conditions générales du guide des CCUA décrivent les droits et les obligations du gouvernement et des entrepreneurs dans divers types de situations contractuelles. Les agents de négociation des contrats doivent déterminer quelles conditions générales s'appliquent à un besoin précis. On doit avoir recours à un seul ensemble de conditions générales pour un besoin. Des conditions supplémentaires, qui ne sont pas couvertes dans les conditions générales choisies, peuvent être ajoutées au document d'approvisionnement; toutefois, les agents de négociation des contrats doivent s'assurer qu'il n'existe aucune contradiction, incohérence ou redondance dans les clauses disponibles dans les modèles, dans les instructions uniformisées et les conditions générales. Pour toute condition supplémentaire, les agents de négociation des contrats devraient consulter les Services juridiques.
  2. Les conditions générales sont incorporées par renvoi dans le document d'approvisionnement. Les remarques comprises dans les conditions générales fournissent des instructions sur leur application.
  3. Pour plus de renseignements sur les conditions générales et leur utilisation, consulter l'Annexe 4.1.

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4.70.5.1 Garantie

(2010-01-11)

  1. Dans un contrat de vente de biens, toute déclaration de fait ou toute promesse faite par le fournisseur à l'égard des biens constitue une garantie expresse. Les dispositions visant les garanties prévues dans les conditions générales n'annulent ni ne restreignent de quelque manière que ce soit l'application des autres garanties pertinentes qui sont, en règle générale, implicites ou prévues par la loi.
  2. Voici des exemples de telles garanties pertinentes, prévues implicitement par la loi :
    1. les biens doivent convenir à l'utilisation prévue; ou
    2. la qualité marchande des biens.
  3. Ces garanties sont prévues implicitement dans la plupart des contrats de vente de biens en vertu de la Loi sur la convention relative aux contrats de vente internationale de marchandises, une version qui existe dans toutes les provinces et tous les territoires du Canada, sauf au Québec. Au Québec, la garantie prévue au Code civil vise le titre de propriété et la qualité, laquelle comprend également les vices cachés.
  4. L'agent de négociation des contrats peut négocier une augmentation de la durée d'application de la garantie dans un contrat, le client devant consentir à cette modification ainsi qu'aux coûts s'y rapportant. Ce changement de la durée de la garantie devrait être inclus dans le document d'approbation du contrat.
  5. Toutes les demandes de dérogation à la pleine capacité juridique du Canada, d'exonération de responsabilité, de limitation de la responsabilité de l'entrepreneur, ou de diminuer la durée d'application d'une garantie doivent être étudiées par les Services juridiques et faire partie intégrante du document d'approbation du contrat, en plus d'être acceptables pour le ministère client.
  6. Il peut être nécessaire d'envisager une garantie plus étendue que celle qui est prévue dans les dispositions relatives à la garantie figurant dans les conditions générales du guide des CCUA afin de tenir compte des « vices symptomatiques » ou des « défectuosités épidémiques ».
  7. Il s'agit de situations où les mêmes défauts ou des défauts similaires ont été relevés dans le cas de plusieurs articles finis identiques, ou des composants de ceux-ci, et où on peut raisonnablement présumer que ces mêmes défauts se manifesteront dans l'ensemble des articles de cette nature déjà livrés ou devant être livrés.
  8. Lorsque le ministère client demande l'inclusion d'une garantie de ce type, ou que TPSGC la juge souhaitable, l'agent de négociation des contrats, de concert avec le ministère client, doit fixer l'étendue et la nature de la garantie en question et demander aux Services juridiques de rédiger une disposition à cet égard. Dans le cas de contrats négociés à prix ferme, l'agent de négociation des contrats doit obtenir l'approbation du ministère client relativement au coût estimatif de cette garantie.
  9. Les conditions générales prévoient que les entrepreneurs doivent exécuter les travaux relatifs à la garantie à leurs frais. Les interprétations suivantes s'appliquent :
    1. dans le cas de contrats à prix ferme attribués par suite d'une demande de soumissions concurrentielle, lorsque le processus d'achat n'autorise pas d'ajustement des prix proposés, les coûts engagés au titre de l'exécution d'une garantie sont assumées par l'entrepreneur;
    2. dans le cas de contrats négociés à prix ferme, lorsqu'une réserve est envisagée pour exécuter les travaux relatifs à la garantie au moment de la négociation du prix, le montant à inclure dans le prix ferme doit être raisonnable et approuvé expressément. Des précisions à l'appui doivent être fournies dans l'état des coûts présenté dans le document d'approbation du contrat;
    3. dans le cas de contrats négociés à prix ferme régis par la Loi sur la production de défense, l'entrepreneur doit attester que le prix est établi en fonction des coûts calculés, conformément aux Principes des coûts contractuels 1031-2 qui n'autorisent aucune augmentation des réserves destinées aux travaux garantis. Les dépenses engagées pour l'exécution des travaux et la correction/l'ajustement/le remplacement de produits sous garantie ne sont donc pas comprises dans le prix du contrat, car une provision pour ces dépenses a déjà été incluse dans le prix certifié;
    4. dans le cas de contrats à frais remboursables, l'entrepreneur n'est pas autorisé à inclure une réserve pour éventualités de garantie comme élément de coût. Si l'entrepreneur est tenu de faire une réparation quelconque en vertu des dispositions relatives à la garantie, l'agent de négociation des contrats peut autoriser le remboursement des seuls coûts raisonnables directement engagés pour la main-d'œuvre et le matériel. Aucune indemnité n'est prévue pour les frais généraux ou le profit;
    5. si l'agent de négociation des contrats est d'avis que des coûts de garantie raisonnables peuvent être prévus, une clause appropriée, approuvée par les Services juridiques et autorisant ces coûts, doit être incluse dans le contrat. Le contrat devrait comporter un article distinct prévoyant une indemnité pour les frais, avec un maximum de dépenses estimatives pouvant ou non être fixé.

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4.70.10 Conditions générales supplémentaires

(2010-01-11)

  1. Les agents de négociation des contrats doivent déterminer quelles conditions générales supplémentaires du guide des CCUA s'appliquent à un besoin particulier. Les conditions générales supplémentaires doivent être utilisées en conjonction avec un ensemble de conditions générales du guide des CCUA. Elles ont pour objectif d'étayer et de préciser certains points dans un domaine déterminé.
  2. Les conditions générales supplémentaires sont incorporées par renvoi dans le document d'approvisionnement. Les remarques comprises dans chaque ensemble de conditions générales supplémentaires fournissent des instructions quant à leur application.
  3. Pour plus de renseignements sur l'utilisation des conditions générales supplémentaires, consulter l'Annexe 4.1 et le guide des CCUA.

4.70.15 Durée du contrat et des options

(2010-01-11)

La période du contrat ou la date de livraison doit être indiquée, selon le cas. La clause A9022C du guide des CCUA peut être utilisée dans les contrats de services. Si le contrat prévoit des périodes d'option, utiliser en conjonction avec la clause A9009C.

4.70.20 Base de paiement

(2010-01-11)

  1. Les bases de paiement suivantes peuvent être utilisées; elles sont présentées en ordre descendant selon la préférence :
    1. prix ferme;
    2. prix ferme sujet à l'indexation des prix;
    3. frais remboursables avec tarif horaire fixe;
    4. frais remboursables avec prime d'encouragement;
    5. frais remboursables avec tarif fixe;
    6. frais remboursables avec tarif fondé sur les coûts réels;
    7. frais remboursables sans tarif.
  2. La base de paiement doit tenir compte du type de produit, de la durée du contrat et de la clarté de la définition du besoin. On peut utiliser plusieurs bases de paiement dans un même contrat.

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4.70.20.1 Prix ferme

(2010-01-11)

  1. On entend par prix ferme un prix non rajusté pour l'exécution du contrat, en totalité ou en partie. Du fait que l'entrepreneur doit assumer tous les coûts au-delà ou en deçà du prix ferme, ce type de base de paiement l'incitera à contrôler ses coûts afin de réaliser le maximum de bénéfices. En outre, cette méthode est la moins lourde du point de vue administratif pour les deux parties. Voir la clause C0207C du guide des CCUA.
  2. Utiliser cette base de paiement pour des achats de biens disponibles dans le commerce ou de services quantifiables lorsque :
    1. l'entrepreneur a déjà fabriqué le bien ou fourni les services demandés, ou encore des biens ou services similaires, et a suffisamment d'expérience pour permettre d'établir un énoncé des travaux réalistes à partir de spécifications précises;
    2. il sera possible d'établir le prix rattaché à l'énoncé des travaux en ce qui a trait à la main-d'œuvre et aux matériaux requis;
    3. une estimation réaliste des prix des matériaux, des coûts de main-d'œuvre et des frais généraux qui s'appliqueront durant la période du contrat peut être faite.
  3. Après négociation d'une base de paiement à prix ferme pour un besoin non concurrentiel, l'entrepreneur doit soumettre à nouveau une soumission de prix reflétant l'entente conclue.
  4. Une clause de contrôle discrétionnaire peut également être incluse dans le contrat, selon le cas, sous réserve de la réception d'une attestation de prix conformément aux clauses C0002T ou C0004T ou C0006T du guide des CCUA.

4.70.20.5 Indexation des prix dans les contrats à prix ferme

(2010-01-11)

  1. Il n'est pas toujours possible d'obtenir une estimation réaliste du prix des matériaux, du coût de la main-d'œuvre et des frais généraux, renseignements qui sont nécessaires pour la négociation d'une base de paiement à prix ferme. Dans ce cas, il sera peut-être nécessaire de négocier les dispositions de rajustement des prix qui permettront la révision du prix de base ferme dans certains cas.
  2. Lorsque les conditions du marché sont instables, un ou plusieurs éléments du coût d'un bien ou d'un service peuvent être soumis à d'importantes fluctuations de prix, de sorte que ni l'acheteur ni le fournisseur ne seront disposés à accepter un contrat à prix fixe ou à prix ferme pendant une longue période de temps. L'ajout d'un rajustement des prix et(ou) d'un redressement en devises étrangères dans le contrat vise à éliminer ces risques pour l'entrepreneur, puisqu'ils sont hors de son contrôle. Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que les ministères clients obtiennent du CT l'approbation du rajustement des prix et(ou) du redressement en devises étrangères ainsi que des modèles financiers avant l'ajout des clauses dans les documents de demandes de soumissions.
  3. Le rajustement des prix ne devrait normalement pas être inclus dans les contrats dont les calendriers de livraison sont inférieurs à 12 mois, ou dont la valeur est inférieure à 100 000 $.
  4. Il existe un certain nombre de mesures possibles :
    1. reporter l'achat;
    2. utiliser des produits de remplacement disponibles;
    3. présenter à l'avance des renseignements sur les besoins aux entrepreneurs éventuels, de manière à permettre à ces derniers de mieux surveiller leurs coûts grâce à une planification préalable et de tirer pleinement profit, dans des circonstances appropriées, des marchés à terme de marchandises;
    4. réduire la période des contrats à terme ou des quantités commandées dans le cadre de contrats de production;
    5. augmenter les taux de production afin de comprimer la durée des contrats;
    6. réduire les délais de nature administrative dans le processus d'achat (demande de soumissions, décision d'attribution, attribution du contrat et autorisation d'entreprendre les travaux), tout en tenant compte des délais requis en vertu de l'Accord de libre-échange nord-américain et de l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce;
    7. l'achat distinct de l'élément soumis à des conditions instables dans l'industrie de la construction. Cette technique est connue sous le nom de pré-soumission;
    8. isoler, aux fins de l'établissement du coût des travaux, l'élément soumis à des conditions instables, et le rajustement du prix à la hausse et à la baisse pour ce seul élément, suivant une formule prédéterminée fiable, comme un indice économique établi.
  5. Lorsqu'un processus de soumission concurrentiel est utilisé, les dispositions de rajustement des prix proposées doivent être considérées dans l'évaluation de la soumission. Dans tous les autres cas, les dispositions de rajustement des prix doivent être acceptées au moment de la négociation du prix contractuel initial ou de celui de l'année de base.
  6. Lorsqu'il est nécessaire de prévoir le rajustement des salaires ou des prix, pour un ou plusieurs des éléments du coût d'un bien ou d'un service, afin de protéger l'entrepreneur et le gouvernement de fluctuations économiques importantes, les dispositions de rajustement des prix peuvent être utilisées dans les contrats à prix ferme et dans les contrats qui comportent, dans leur base de paiement, des éléments dont le prix est ferme.
  7. Le rajustement des prix fermes d'un contrat n'est autorisé que si une telle éventualité est prévue au contrat.

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4.70.20.10 Frais remboursables avec taux fixe basé sur le temps

(2010-01-11)

  1. Lorsqu'un taux fixe basé sur le temps est appliqué, l'entrepreneur est payé pour les heures réelles consacrées à l'exécution des travaux, lesquelles font l'objet d'une vérification par le gouvernement. Le montant versé pour ces heures de travail est calculé selon un taux fixe basé sur le temps déterminé à l'avance. Le taux fixe basé sur le temps comprend généralement un taux pour la main-d'œuvre directe, des frais généraux et un profit. Voir les clauses C0212C et C0214C du guide des CCUA.
  2. On utilise cette base de paiement dans les cas suivants :
    1. lorsqu'il n'est pas possible de prévoir la durée ni l'étendue des travaux, mais il est possible d'établir, dans des limites raisonnables, les taux pour la main-d'œuvre directe et les frais généraux qui s'appliqueront pendant la période du contrat;
    2. lorsqu'on a prévu suffisamment de mécanismes de contrôle pour faire en sorte que l'entrepreneur n'utilise pas des méthodes de travail inefficaces ou peu économiques.
  3. Les contrats ou les parties de contrats à taux fixe basé sur le temps peuvent comporter un prix plafond. L'établissement d'un prix plafond oblige l'entrepreneur à terminer les travaux demandés sans paiement supplémentaire, que les coûts réels engagés soient supérieurs ou non au prix plafond. Si l'on décide de fixer un prix plafond, les parties doivent absolument s'entendre sur les travaux à exécuter. La clause C6000C du guide des CCUA doit être utilisée dans les contrats à prix plafond lorsqu'il est nécessaire d'empêcher l'entrepreneur d'apporter des modifications ou d'exécuter des travaux additionnels sans l'approbation préalable de l'agent de négociation des contrats.
  4. Avant de décider de fixer un prix plafond dans un contrat à taux fixe basé sur le temps, l'agent de négociation des contrats devrait déterminer si un contrat à prix ferme ne serait pas plus avantageux.
  5. Lorsque les contrats ou les parties de contrats avec une base de paiement à taux fixe basé sur le temps ne comportent pas de prix plafond, il faut inclure une clause limitant les dépenses dans le contrat, soit la clause C6001C du guide des CCUA.
  6. Après la négociation d'un taux fixe basé sur le temps, l'entrepreneur doit soumettre à nouveau une soumission de prix reflétant l'entente conclue et fournir une attestation des taux.
  7. Les contrôles du temps, les attestations des taux et les vérifications discrétionnaires des comptes doivent être prévus dans le contrat.

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4.70.20.15 Frais remboursables avec prime d'encouragement

(2010-01-11)

  1. Dans le cas d'une base de paiement à frais remboursables avec prime d'encouragement, l'entrepreneur est remboursé pour les coûts engagés dans l'exécution des travaux, déterminés à la suite d'une vérification par le gouvernement, plus un tarif rajusté selon le rapport entre le total des coûts réels admissibles et les coûts qui avaient été prévus.
  2. Cette base de paiement doit être utilisée lorsqu'il n'est pas justifié d'avoir recours à une base de paiement à prix ferme, et que les biens ou les services demandés sont de telle nature que la prise en charge des coûts par l'entrepreneur l'incitera à assurer un contrôle efficace de ces coûts et à surveiller l'exécution des travaux.
  3. Lorsque l'on utilise une base de paiement à frais remboursables avec prime d'encouragement, il faut négocier à l'avance un coût cible, un tarif cible, un tarif maximum et une formule de rajustement du tarif.
  4. Le coût cible devrait être équivalent aux coûts estimatifs d'exécution des travaux, calculés conformément aux Principes des coûts contractuels 1031-2, en partant du principe que l'entrepreneur maintiendra son niveau d'efficacité actuel.
  5. Le tarif cible est fondé sur le coût cible et le tarif maximum ne devrait pas être supérieur au montant établi conformément aux procédures de calcul du profit.
  6. La formule permet d'augmenter le tarif au-delà du tarif cible jusqu'au tarif maximum, fondé sur le partage, entre l'entrepreneur et le Canada, de toute réduction des coûts admissibles réels en dessous du tarif cible, ainsi que de diminuer le tarif en dessous du tarif cible, fondé sur le partage, entre l'entrepreneur et le Canada, de toute augmentation des coûts admissibles réels au-delà du tarif cible.
  7. Les contrats ou les parties de contrats comportant ce type de base de paiement ne devraient pas comporter de prix plafond, lequel exige que les parties s'entendent sur les travaux à exécuter, allant ainsi à l'encontre de la raison pour laquelle on a eu recours, en premier lieu, à cette base de paiement, c.-à-d. que l'entrepreneur n'est pas en mesure de soumettre un énoncé réaliste des travaux.
  8. Pour les contrats ou les parties de contrats comportant ce type de base de paiement, sans prix plafond, il faut inclure une clause limitant les dépenses dans le contrat, soit la clause C6001C du guide des CCUA.

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4.70.20.20 Frais remboursables avec tarif fixe

(2010-01-11)

  1. L'entrepreneur est remboursé les coûts réels engagés pour l'exécution des travaux, déterminés à la suite d'une vérification par le gouvernement, plus un tarif fixe établi à l'avance. Ce tarif ne varie pas selon les coûts réels engagés, mais peut être renégocié dans certaines circonstances. Voir la clause C0202C du guide des CCUA.
  2. On doit utiliser cette base de paiement lorsque les circonstances ne permettent pas d'utiliser un prix ferme ni un taux fixe basé sur le temps, et lorsque les économies qui pourraient résulter de l'utilisation d'une prime d'encouragement seraient considérablement réduites, étant donné la complexité administrative de ce type de contrat.
  3. Le montant du tarif fixe, fondé sur les coûts estimatifs prévus, ne devrait pas être supérieur au montant admissible du profit. Si les deux parties ne peuvent s'entendre sur le montant des coûts prévus, lequel sert à établir le tarif fixe, on utilisera alors des chiffres repères. Les chiffres repères sont deux niveaux des coûts estimatifs, dont l'un est plus élevé et l'autre moins élevé que le montant qui a été utilisé pour calculer le tarif fixe, à partir desquels le tarif fixe sera renégocié.
  4. Les contrats et les parties de contrats comportant ce type de base de paiement peuvent également comporter un prix plafond. Dans ces cas, l'entrepreneur est tenu d'exécuter les travaux demandés sans exiger de paiement supplémentaire, que les coûts réels dépassent ou non le prix plafond.
  5. S'il est possible de définir de façon précise les travaux demandés et que si les parties s'entendent sur le coût estimatif des travaux et peuvent fixer un prix plafond, il y a peut-être lieu d'avoir recours à une autre base de paiement qui permettrait une répartition plus équitable des risques et des responsabilités entre l'entrepreneur et le Canada.
  6. Pour les contrats ou les parties de contrats comportant ce type de base de paiement, sans prix plafond, il faut inclure une clause limitant les dépenses dans le contrat, soit la clause C6001C du guide des CCUA.

4.70.20.25 Frais remboursables avec tarif fondé sur les coûts réels

(2010-01-11)

  1. Dans le cas d'une base de paiement à frais remboursables avec tarif fondé sur les coûts réels, l'entrepreneur est remboursé les coûts engagés dans l'exécution des travaux, déterminés à la suite d'une vérification par le gouvernement, plus un tarif fondé sur les coûts réels engagés. Voir la clause C0205C du guide des CCUA.
  2. Ce type de base de paiement ne doit être utilisé que lorsqu'il est impossible d'en utiliser un autre.
  3. Le montant du tarif, fondé sur les coûts réels engagés, déterminés à la suite d'une vérification par le gouvernement, ne doit pas être supérieur au montant admissible de profit.
  4. Les prix plafonds ne s'appliquent pas lorsque l'on utilise cette base de paiement.
  5. Pour les contrats ou les parties de contrats comportant ce type de base de paiement, qui ne prévoient pas de prix plafond, il faut inclure une clause limitant les dépenses dans le contrat, soit la clause C6001C du guide des CCUA.

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4.70.20.30 Frais remboursables sans tarif

(2010-01-11)

  1. Dans le cas d'une base de paiement à frais remboursables sans tarif, l'entrepreneur ne sera remboursé que les coûts réels engagés, déterminés à la suite d'une vérification par le gouvernement. Voir la clause C0201C du guide des CCUA.
  2. Sauf dans le cas de contrats qui comprennent de l'aide à fournir à l'entrepreneur, on utilise rarement cette base de paiement. On ne peut s'attendre à ce que les entrepreneurs acceptent un contrat qui ne comporte aucun profit pour la fabrication de biens ou la prestation de services.
  3. Le cas échéant, on pourra fixer un prix plafond que paiera le Canada pour l'achèvement des travaux prévus.
  4. Pour les contrats ou les parties de contrats comportant ce type de base de paiement, lequel ne comporte pas un prix plafond, il faut inclure une clause limitant les dépenses dans le contrat, soit la clause C6001C du guide des CCUA.

4.70.20.35 Contrats à frais remboursables - vérification

(2010-01-11)

  1. Les contrats à frais remboursables ou les contrats avec des éléments de remboursement des coûts nécessitent une attention particulière, du fait que le prix n'est pas précisé dans le contrat, mais est confirmé après l'exécution des travaux. Tous les contrats à frais remboursables doivent contenir une clause indiquant que les coûts engagés feront l'objet d'une vérification par TPSGC. Voir la clause C0205C du guide des CCUA.
  2. Pour tous les contrats à frais remboursables d'une valeur de 50 000 $ et plus attribués à des fournisseurs canadiens, l'agent de négociation des contrats doit, à la fin de l'exécution des travaux, attester par écrit dans le dossier que le montant final versé constitue un prix raisonnable.
  3. Cette attestation peut être fondée sur les résultats d'une vérification formelle ou informelle. La vérification permet d'attester que le prix est raisonnable.
  4. Tous les contrats dans lesquels figurent des éléments de remboursement des coûts doivent comprendre une clause appropriée relative à la base de paiement (voir les clauses C0201C, C0202C, C0203C et C0205C.)
  5. Tous les contrats à frais remboursables doivent également comprendre la clause C0300C, qui prévoit que l'entrepreneur doit soumettre un état des coûts à l'agent de négociation des contrats à la fin du contrat, ou annuellement pour les contrats pluriannuels qui couvrent plus d'une année financière d'un entrepreneur.
  6. L'exigence relative à l'état des coûts doit faire partie des exigences obligatoires du contrat. Dans le cas des contrats de services de réparation et de révision, l'agent de négociation des contrats ou l'organisme de vérification peut décider si un état des coûts est nécessaire. La clause C0307C touchant les contrats de services de réparation et de révision doit être utilisée.

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4.70.20.40 Coûts et profit

(2010-01-11)

Les agents de négociation des contrats doivent consulter les procédures énoncées au chapitre 10 lorsqu'un contrat doit être attribué sur une base non concurrentielle ou lorsque, une fois le processus concurrentiel terminé, il faudra négocier les prix avec le fournisseur retenu.

4.70.20.45 Retenue de 15 p. 100 sur les contrats de services attribués à des non résidents

(2010-01-11)

  1. La Loi de l'impôt sur le revenu et le Règlement de l'impôt sur le revenu exigent que les ministères clients, au nom desquels un contrat de services fournis au Canada a été attribué par TPSGC à un entrepreneur non résident, retiennent 15 p. 100 du paiement des honoraires, commissions ou autres paiements versés à des particuliers non résidents, à des sociétés en nom collectif ou à des sociétés, autrement que durant un emploi continu et régulier. Il incombe aux ministères clients : de retenir 15 p. 100 de toute somme payable, en remplacement d'impôt; de verser ce montant à l'Agence du revenu du Canada (ARC) et de déclarer les montants payés et retenus à l'ARC. Les conditions générales du guide des CCUA comprennent une disposition relative à la retenue de 15 p. 100 du versement. Comme l'explique le paragraphe (e) ci-dessous, il est possible d'obtenir une exonération ou une réduction du montant de la retenue exigée.

    La retenue de 15 p. 100 du versement ne représente pas un impôt ferme, mais plutôt un paiement partiel à valoir sur l'obligation fiscale globale de l'entrepreneur non résident envers le Canada.

  2. Les paiements pour un emploi continu au Canada, versés à des particuliers non résidents, ne sont pas soumis à la retenue de 15 p. 100, mais sont soumis aux retenues d'impôt sur la même base que celle qui s'applique aux résidents.
  3. La retenue prévue au paragraphe 105 (1) du Règlement de l'impôt sur le revenu ne s'applique pas aux frais de voyage suivants :

    « Frais de voyage raisonnables

    • 24. L'ARC prévoit une exception administrative à la retenue, en cas de frais de voyage raisonnables. Les frais de repas remboursés à un non-résident, jusqu'à concurrence de 45 $CAN par personne et par jour, et les frais de logement, jusqu'à concurrence de 100 $CAN par personne et par jour, ne sont pas assujettis à la retenue prévue à l'article 105 du Règlement, et le payeur n'est pas tenu de conserver de pièces justificatives.
    • 25. Les frais de voyage raisonnables dépassant les montants ci-dessus, appuyés par des pièces justificatives conservées par le payeur et payés directement à des tiers pour le compte d'un non-résident, ou remboursés à un non-résident, ne sont pas non plus assujettis à la retenue prévue à l'article 105 du Règlement.
    • 26. Ces frais se limitent aux dépenses encourues pour le transport, le logement et les repas. Ces montants doivent être déclarés sur un feuillet de renseignements T4A-NR (voir numéros 41 et 42), à titre de frais de déplacement, mais ils ne doivent pas être inclus dans le revenu brut figurant sur ce feuillet de renseignements. »

      Agence du revenu du Canada
      Circulaire d'information en matière d'impôt sur le revenu 75-6R2

  4. Si un contrat prévoit que des services doivent être fournis dans plus d'un pays, y compris le Canada, on doit effectuer une ventilation du prix du contrat. Seule la partie du paiement correspondant aux services rendus au Canada sera soumise à une retenue de 15 p. 100. (Les ministères clients devraient consulter les sections 32 à 34 de la Circulaire d'information en matière d'impôt sur le revenu IC75-6R2).
  5. Bien que la plupart des conventions fiscales entre le Canada et les autres pays prévoient certains allégements des impôts canadiens, le Canada ne renonce normalement pas à son droit de retenir de l'impôt conformément aux dispositions de l'article 153 de la Loi de l'impôt sur le revenu et du paragraphe 105 (1) du Règlement de l'impôt sur le revenu. Dans le cas où l'entrepreneur non résident peut prouver convenablement, en se fondant sur la protection accordée par une convention, que la retenue normalement exigée dépasse l'obligation fiscale globale, ou que la retenue cause des difficultés indues à l'entrepreneur, l'ARC pourra autoriser le payeur à la réduire, conformément au paragraphe 105 (1) du Règlement. Les dispositions traitant des demandes de réduction relatives à la retenue sont énoncées aux annexes A et B de la Circulaire d'information en matière d'impôt sur le revenu 75-6R2, ainsi que dans le document de l'ARC suivant : T4061 - NR4 - Retenue d'impôt des non-résidents, versements et déclaration-2008. Les demandes d'exonération ou de réduction du montant de la retenue exigée ne seront pas acceptées, à moins que les retenues à la source ne soient versées à l'ARC.
  6. Si on leur demande des renseignements au sujet de la retenue, les agents de négociation des contrats peuvent suggérer aux ministères clients et aux fournisseurs de consulter la Circulaire d'information en matière d'impôt sur le revenu de l'ARC 75-6R2 ou de communiquer avec la ligne d'aide de l'ARC.

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4.70.20.50 Types de rajustement des prix

(2010-01-11)

  1. La formule de rajustement des prix doit prévoir la révision à la hausse et à la baisse du prix de base ferme, ainsi qu'un prix plafond ou une limitation des dépenses. Elle doit indiquer, le cas échéant, la méthode d'ajustement des salaires ou des prix en fonction de la situation économique retenue, l'élément dont le prix de base est ferme, ainsi que la période de référence visée.
  2. Le calcul de la formule de rajustement devrait être compatible avec la méthode de comptabilité des coûts/prix de revient utilisée pour établir le prix de base ferme. On pourra ainsi mesurer plus exactement l'écart par rapport au prix de base ferme.
  3. Les différentes clauses portant sur le rajustement des prix sont dans la sous-section 5-C du guide des CCUA. La méthode de rajustement des prix utilisée devrait être la plus simple et la mieux adaptée pour fournir la protection nécessaire aux deux parties, avec un minimum de formalités administratives, et elle doit répondre aux exigences en matière d'importance relative et de qualité concrète.

    On peut obtenir l'avis d'un analyste des coûts lorsqu'on établit des dispositions importantes ou majeures relatives au rajustement des prix ou pour la mise en application d'une disposition en utilisant une formule comptable.

  4. Le rajustement des prix de biens et services commerciaux devrait être fait en fonction des augmentations et des diminutions d'un prix de base ou de référence ferme, convenu à l'avance et affiché. Si le contrat initial ou le prix de base ferme tient compte d'un facteur d'actualisation pour le prix courant initial ou actuel, ce même facteur doit également s'appliquer au prix rajusté, à moins d'indication contraire dans le contrat.
  5. Statistique Canada publie divers rapports qui fournissent des renseignements sur les changements apportés aux indices des prix, aux coûts du matériel et de la main-d'œuvre. Le ministère de la Main-d'œuvre fait de même aux États-Unis. Des sondages effectués auprès du secteur privé peuvent également servir.
  6. Les rajustements en fonction des coûts réels de la main-d'œuvre et du matériel se fondent sur les augmentations et les diminutions que l'entrepreneur a constatées relativement aux éléments marqués d'un prix de base ferme.
  7. L'utilisation de cette méthode de rajustement se limite aux situations impondérables, qui échappent au contrôle de l'entrepreneur, et n'est possible que si le système comptable de ce dernier lui permet de compiler régulièrement, au cours de l'exécution du contrat, toutes les données financières pertinentes pour le rajustement des prix.
  8. Une convention collective intervenue entre une entreprise et ses employés peut être considérée, pour l'entreprise intéressée, comme un indice économique acceptable du taux de la main-d'œuvre, si cette convention prévoit sensiblement les mêmes variations de taux qui prévalent dans ce secteur d'activité particulier.

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4.70.25 Incitatifs d'exécution du contrat

(2010-01-11)

  1. On entend par exécution du contrat la réalisation ou l'accomplissement des travaux exigés en vertu d'un contrat.
  2. Au besoin, le contrat peut comprendre divers mécanismes pour favoriser son exécution en temps opportun, tels que :
    1. la garantie financière de contrat;
      1. les dépôts de garantie (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change ou les lettres de crédit de soutien irrévocables) fournis par l'entrepreneur et que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) peut encaisser pour compléter l'obligation d'un entrepreneur; ou
      2. les cautionnements d'exécution, lesquels sont un type de cautionnement utilisé pour assurer l'exécution du contrat.
    2. les retenues, c'est-à-dire mettre de côté une somme pour assurer l'exécution du contrat en temps opportun.

      Les dispositions habituelles prévoyant des retenues seront incorporées aux contrats en incluant la clause H1003C du guide des CCUA;

    3. les clauses de dommages-intérêts fixés à l'avance qui permettent au Canada de récupérer une perte ou un taux de perte prédéterminé découlant de la non-livraison, sans qu'il soit nécessaire de justifier les dommages réels encourus.
  3. Dans les cas où l'incorporation d'une clause de dommages-intérêts fixés à l'avance est jugée pertinente, l'agent de négociation des contrats doit incorporer des dispositions semblables en incluant la clause D0024C du guide des CCUA dans le contrat.
  4. Il faudra faire en sorte que le taux d'évaluation des dommages-intérêts fixés à l'avance soit raisonnable. Les dommages probables devraient être établis en tenant compte des circonstances propres à chacun des marchés. Le contrat doit préciser les plafonds établis pour le recouvrement des dommages-intérêts à l'avance. Ces plafonds ou maximums peuvent être énoncés selon l'une des façons suivantes :
    1. en précisant un montant fixe à payer dès qu'il y a retard. Cette méthode sera utilisée lorsqu'il est prévu que le contrat sera résilié aussitôt qu'il y a retard et que les biens et services seront obtenus auprès d'un autre fournisseur. Le coût du réapprovisionnement doit être compris dans le montant global fixe;
    2. en précisant un taux d'évaluation des dommages. Ce taux par jour civil de retard ne doit pas dépasser un pourcentage convenu du prix contractuel. Cette méthode sera utilisée s'il est prévu qu'un avis de retard sera délivré à l'entrepreneur, dès qu'il y a retard, pour lui demander de remédier à la situation dans un délai déterminé. Le coût du réapprovisionnement ne doit pas entrer dans le calcul des dommages-intérêts à l'avance fixés, puisqu'il sera possible de réclamer séparément le montant en question si le contrat est résilié et que les biens ou services sont obtenus auprès d'un autre fournisseur.
  5. Par souci d'uniformité, le montant ou plafond global ne devrait pas excéder 10 p. 100 du prix contractuel. Des prix plafonds supérieurs à 10 p. 100 peuvent être fixés lorsque les circonstances particulières d'un achat donné le justifient, sous réserve du pouvoir d'approbation du contrat.
  6. Des incitatifs sont versés lorsque la base de tarification prévoit une valeur accrue pour le Canada.
  7. Ce type d'incitatifs (pour livraison avant la date prévue permettant de faire des économies, un rendement accru, ou une garantie supplémentaire ou d'autres avantages) ne devrait être envisagé que dans le cas des marchés importants, comportant des échéances de livraison très longues, lorsque de tels paiements peuvent inciter l'entrepreneur à faire des efforts spéciaux pour effectuer la livraison plus tôt que prévu, et lorsque le ministère client est d'accord en raison des économies substantielles réalisables et des autres avantages.

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4.70.30 Méthode de paiement

(2010-01-11)

La méthode de paiement est la façon dont le Canada paiera pour les travaux exécutés ou les biens livrés, comme tous les arriérés (de préférence), à l'avance, à la livraison d'un lot ou d'articles individuels. Les différents types de méthodes de paiement sont décrits ci-dessous.

4.70.30.1 Période normale de paiement et intérêts sur les comptes en souffrance

(2010-01-11)

Le Canada paie pour les travaux exécutés ou les biens reçus en vertu du contrat, conformément à la période normale de paiement de 30 jours du Canada telle qu'établie dans les conditions générales. Ces dernières reflètent également la politique du Canada consistant à payer automatiquement des intérêts aux entrepreneurs lorsqu'un compte est en souffrance et que le Canada est responsable du retard. Lorsque l'on traite avec des entreprises de services publics réglementées par le gouvernement fédéral ou provincial, les conditions de paiement des intérêts doivent être conformes à celles approuvées par les organismes de réglementation compétents. Les dispositions relatives aux paiements d'intérêts sur les comptes en souffrance prévus dans les conditions générales doivent être respectées scrupuleusement, sauf dans des circonstances spéciales, lorsque le besoin du ministère client prévoit une période de paiement plus longue que 30 jours, par exemple, pour des évaluations exhaustives, des inspections ou des mises à l'essai de produits. Dans ces cas, les conditions générales peuvent être modifiées, sous réserve d'une consultation avec les Services juridiques.

4.70.30.5 Détermination de la méthode de paiement

(2010-01-11)

La méthode de paiement la mieux adaptée doit être déterminée selon l'achat visé. Voici certains des facteurs dont il faut tenir compte :

  1. Les risques possibles pour le Canada, en cas d'insolvabilité, d'annulation éventuelle des travaux ou de défaut d'exécution des travaux. Les facteurs à prendre en compte comprennent les suivants :
    1. Un paiement anticipé peut-il être protégé par des garanties sans condition ou par des cautionnements d'exécution consentis par des institutions financières ou par des filiales ou des sociétés mères jouissant d'une bonne réputation financière?
    2. Quelles sont la possibilité de commercialisation et la valeur de revente des travaux en cours dont le Canada a acquis le titre par le versement de paiements progressifs? L'écart entre ces paiements et la valeur de revente des stocks peut constituer une mesure des risques auxquels le Canada s'expose.
  2. Financement de coûts estimatifs : Étant donné que les paiements progressifs ou les paiements anticipés constituent un coût réel ou théorique pour le Canada, ce coût devrait être calculé pour chacune des options disponibles. On applique le taux d'intérêt préférentiel des banques à charte communiqué de temps à autre par le directeur, Direction de la comptabilité analytique et judiciaire, au financement net cumulatif (c.-à-d. le décaissement cumulatif effectué par le Canada, moins la valeur cumulée des articles livrés en vertu du contrat), en utilisant des hypothèses raisonnables sur l'avancement des travaux et sur les livraisons d'articles.
  3. La réduction éventuelle du prix contractuel grâce aux différentes méthodes de paiement.
  4. Étant donné que les paiements progressifs ou les paiements anticipés réduisent le besoin d'emprunt de l'entrepreneur, ou l'importance des capitaux propres devant réaliser un revenu, la diminution des prix devrait profiter au Canada. La réduction des prix varie en fonction des différentes méthodes de paiement et de l'attrait que chacune exerce sur l'entrepreneur.
  5. Les circonstances financières qui peuvent avoir une incidence sur la capacité du ministère client de financer les diverses options.

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4.70.30.10 Types de méthode de paiement

(2010-01-11)

  1. Il existe un certain nombre de façons d'effectuer des paiements. Le paiement des travaux exécutés ou des biens livrés peut être effectué en un seul paiement, en paiements multiples ou en paiements progressifs.
    1. Paiement unique : Lorsqu'un seul paiement sera fait quand tous les travaux seront terminés et livrés, la clause H1000C du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) peut être utilisée dans les contrats pour des biens et des services (à l'exception des contrats de construction et de services publics).
    2. Paiements multiples : Lorsqu'un paiement sera fait pour chaque livraison complétée, clause H1001C du guide des CCUA peut être utilisée dans les contrats pour des biens (à l'exception des contrats de construction et de services publics).
    3. Paiements progressifs et paiements anticipés : Dans tous les cas, on ne peut effectuer un paiement pendant l'exercice en cours pour un contrat qui ne commencera pas avant le prochain exercice financier. L'exigence selon laquelle des paiements sont versés seulement pour les biens et services reçus dans l'exercice en cours pourrait entraîner une modification de la méthode de paiement en ce qui concerne les biens et services dont la période de livraison ou de services rendus chevauche plusieurs exercices financiers. Précisément, il pourrait s'avérer nécessaire de prévoir le versement de paiements multiples à un moment précis durant la période du contrat.
  2. Les paiements progressifs ou paiements anticipés peuvent être envisagés seulement si toutes les conditions suivantes sont remplies :
    1. une garantie adéquate de paiement est fournie;
    2. le Canada reçoit une contrepartie correspondant au montant du paiement;
    3. le ministère client dispose des capitaux nécessaires au financement; et
    4. un des critères suivants est rempli :
      1. Le Canada en tire un avantage économique qui est nettement supérieur aux coûts du financement associés aux paiements progressifs ou aux paiements anticipés.
      2. L'entrepreneur risque de subir un préjudice ou de ne pouvoir assurer le financement qu'avec difficulté ou qu'à des taux considérés peu économiques par rapport aux taux préférentiels des banques à charte.
      3. La valeur du contrat semble dépasser la capacité financière évaluée de l'entrepreneur.
      4. Il s'agit d'un contrat de longue durée pour l'exécution du contrat; ou qu'il est pratique courante d'exiger des paiements progressifs ou des paiements anticipés de l'acheteur dans l'industrie ou le secteur d'activité concerné. Cependant, les paiements ne peuvent s'appliquer qu'à des biens et services reçus au cours du même exercice financier. Les fonds doivent être dépensés au cours de l'exercice financier pour lequel ils ont été attribués et ne peuvent être reportés au moyen de paiements anticipés.
      5. S'il s'agit d'abonnements ou de primes d'assurance, qui souvent couvrent une période d'un an ne commençant pas nécessairement le 1er avril, les paiements doivent se limiter à des biens ou services rendus pendant l'exercice financier en cours ou le suivant. Par exemple, un abonnement à une publication payé en février 2009 ne peut s'appliquer à une période au-delà de mars 2010.
      6. S'il s'agit de contrats pluriannuels requérant des avances permanentes, les agents de négociation des contrats doivent négocier le paiement d'une série d'avances distinctes s'appliquant à chaque exercice financier. Un versement peut alors être fait pour un contrat d'entretien couvrant la période de février à mars 2009, et un autre versement pour la période d'avril 2009 à mars 2010.
      7. Dans des situations exceptionnelles telles que l'achat d'armes ou la prestation de services aux termes d'une garantie prolongée, lorsque le fournisseur exige des versements immédiats couvrant plus d'un exercice financier, les agents de négociation des contrats doivent décider cas par cas si le paiement anticipé est la seule solution et s'il peut être justifié. Ces cas devraient être extrêmement rares.
  3. Considérations particulières pour les achats effectués dans d'autres pays :
    1. dans le cas des achats effectués aux États-Unis, les paiements progressifs ou autres acomptes peuvent avoir un impact sur l'application des taxes, reliée à la date et à l'endroit où le droit de propriété est transféré au Canada. On devrait consulter les Services juridiques afin que les modalités du contrat offrent une protection adéquate contre le paiement superflu de taxes;
    2. dans le cas des achats effectués dans d'autres pays, lorsque des paiements progressifs ou autres acomptes sont accordés, on doit s'assurer que l'application des taxes de vente ou d'utilisation ou de toute autre forme de taxes soit reliée à la date et à l'endroit où le droit de propriété est transféré au Canada. Le cas échéant, il faut consulter les Services juridiques.

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4.70.30.15 Paiements progressifs

(2010-01-11)

  1. Dans le cas d'un paiement progressif, les conditions générales 2010A, 2029, 2030, 2035 et 2040 du guide des CCUA prévoient que le droit de propriété du matériel ou des travaux en cours sera transféré au Canada dès le versement du paiement en question.
  2. Lorsqu'un paiement progressif est prévu, on précise les étapes, le cas échéant, de manière à établir une corrélation mesurable entre le versement des paiements et la progression réelle du contrat. Des critères techniques ou d'autres moyens de mesurer l'exécution du contrat peuvent servir à établir les étapes. Les paiements d'étape constituent une forme de paiement progressif et sont traités dans le cadre de la politique sur les paiements progressifs. Le montant versé à chaque étape devrait être négocié avant l'attribution du contrat; On peut avoir recours à la clause H3009C du guide des CCUA lorsque des paiements progressifs par étape seront versés conformément à un calendrier des étapes établi en présentant le formulaire PWGSC-TPSGC 1111, et le montant réclamé est soumis à une retenue. Lorsque le montant réclamé n'est pas soumis à une retenue, on peut utiliser la clause H3010C. L'une ou l'autre clause peut être utilisée en conjonction avec la clause H3022C, H3024C ou H4012C.
  3. Lorsqu'il est impossible, en raison de la nature du contrat, de prévoir les paiements progressifs à verser aux diverses étapes, des paiements progressifs peuvent être versés à des dates prédéterminées (méthode de paiement à terme), ou être établis en fonction des coûts réels engagés pour l'achat de matériel et l'achèvement partiel des travaux ainsi que le certifient l'entreprise et les inspecteurs du gouvernement. Lorsque des paiements progressifs seront versés en fonction des coûts engagés en présentant le formulaire de demande de paiement progressif PWGSC-TPSGC 1111, la clause H1003C peut être utilisée en conjonction avec la clause H3022C ou H3024C, le cas échéant. La clause H1003C peut également être utilisée en conjonction avec la clause H4500C dans tous les contrats de biens avec un entrepreneur canadien lorsque des paiements anticipés ou progressifs seront faits. Lorsque le paiement sera fait mensuellement pour les travaux exécutés en vertu des contrats de services, la clause H1008C peut être utilisée. Dans les contrats de services d'entretien facturés de façon mensuelle, bimensuelle ou trimestrielle, la clause H3020C peut être utilisée. Dans les offres à commandes portant sur des services aériens nolisés de biens et de personnes, la clause H3018C peut être utilisée.
  4. Une combinaison de paiements progressifs versés en fonction des étapes ou des dépenses engagées peuvent être utilisés à différents moments pendant le contrat. Cette méthode peut servir, par exemple, à couvrir les coûts engagés au cours des premières étapes d'un achat important, au moment où il est encore difficile d'établir des étapes, alors que les paiements établis en fonction de règles précises de mesure de l'exécution des travaux seraient effectués plus tard, à des étapes plus faciles à déterminer.
  5. S'il n'est pas possible de verser des paiements progressifs en fonction des étapes ou des dépenses engagées, on peut se servir, avec circonspection, de la méthode de paiement à terme. La condition préalable à l'emploi de cette méthode est l'existence d'un système de surveillance et de contrôle de l'état d'avancement du projet qui fournisse à l'agent de négociation des contrats des indicateurs sûrs de la valeur réelle des travaux accomplis lorsqu'un paiement est exigible. Sauf pour les contrats de location et de services, la méthode de paiement à terme doit être approuvée par un directeur ou un niveau supérieur.

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4.70.30.20 Paiements anticipés

(2010-01-11)

  1. Les lignes directrices du CT précisent que seules des circonstances extraordinaires justifient le recours aux paiements anticipés.
    1. Contrats de services : Dans le cas d'un contrat de services d'une valeur supérieure à 25 000 $, tout paiement anticipé devrait être protégé par un type quelconque de garantie consentie par une tierce partie jouissant d'une situation financière solide. Une garantie de cette nature prend habituellement la forme d'un cautionnement de garantie consenti par une filiale ou une société mère ou encore par une institution financière, ou d'une lettre de crédit irrévocable consentie par une banque canadienne. La garantie devrait également prévoir la récupération par le Canada du solde non utilisé du paiement anticipé, plus les intérêts, en cas d'annulation des travaux ou d'une résiliation quelconque du contrat pour des raisons de commodité. D'autres types de garantie peuvent être discutés avec un analyste des coûts.
    2. La décision de ne pas insister sur les garanties exige que l'on ait un bon dossier d'affaires.
    3. Dans le cas des contrats de services d'une valeur inférieure à 25 000 $, on peut décider de ne pas exiger une garantie lorsque l'agent de négociation des contrats certifie que l'entrepreneur a déjà œuvré dans un secteur d'activité donné et y jouit d'une bonne réputation, et que les dossiers de TPSGC ne font pas mention de problèmes financiers ou de problèmes de rendement importants survenus dans le cadre de marchés conclus avec l'entrepreneur.
  2. Considérations liées à l'escompte : Pour tous les contrats, sauf les contrats de publicité, le paiement peut être versé avant la date d'échéance lorsque l'entrepreneur offre un escompte pour paiement anticipé et que l'escompte compense au moins le coût que représente pour le Canada le versement de ce paiement anticipé. Les escomptes pour paiement anticipé ne seront pas pris en considération lors de l'évaluation des soumissions/des offres.
  3. Considérations particulières pour les achats à l'étranger : Dans le cas des achats effectués auprès du gouvernement des États-Unis (É.-U.) dans le cadre du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger (FMS), des paiements anticipés doivent être versés, conformément à la loi des É.-U., avant que ne débute la livraison des biens et services à un entrepreneur établi à l'étranger. Dans ce cas précis, le Conseil du Trésor a approuvé les conditions uniformisées rattachées aux ventes FMS effectuées par le gouvernement des É.-U. Tout changement aux conditions uniformisées doit faire l'objet d'une présentation au Conseil du Trésor aux fins d'approbation.

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4.70.30.25 Retenues

(2010-01-11)

  1. Pour tous les contrats où des paiements progressifs sont prévus, on doit faire des retenues afin d'éviter les paiements en trop et d'inciter l'entrepreneur à terminer les travaux. Néanmoins, pour les contrats avec paiements d'étape, l'agent de négociation des contrats peut, à sa discrétion, exiger une retenue.
  2. Les restrictions suivantes s'appliquent aux contrats avec des paiements progressifs :
    1. Prix ferme avec paiements d'étape :

      Total des coûts admissibles : jusqu'à 100 p. 100 des paiements d'étape convenus
      Achats faisant l'objet d'avances à justifier : nul
      Taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée : nul
      Profit : nul

    2. Prix ferme avec paiements progressifs en fonction du coût négocié3 :

      Total des coûts admissibles : jusqu'à 90 p. 100
      Achats faisant l'objet d'avances à justifier : nul
      Taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée : si elle est exigible
      Profit : au prorata

    3. Frais remboursables :

      Total des coûts admissibles : jusqu'à 90 p. 100
      Achats faisant l'objet d'avances à justifier : 100 p. 100
      Taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée : si elle est exigible
      Profit : au prorata

    4. Taux fixe basé sur le temps :

      Total des coûts admissibles : jusqu'à 90 p. 100
      Achats faisant l'objet d'avances à justifier : 100 p. 100
      Taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée : si elle est exigible
      Profit : au prorata

    5. Prix à négocier
      1. Les taux/prix négociés l'année précédente servent de taux provisoires pour la nouvelle année4 :

        Total des coûts admissibles : jusqu'à 100 p. 100
        Achats faisant l'objet d'avances à justifier : 100 p. 100
        Taxe sur les produits et services/Taxe de vente harmonisée : si elle est exigible
        Bénéfices : au prorata

      2. Tous les autres contrats3 :

        Total des coûts admissibles : jusqu'à 75 p. 100
        Achats faisant l'objet d'avances à justifier : 100 p. 100
        Taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée : si elle est exigible
        Profit : au prorata

  3. Ces restrictions comportent des exceptions dont on peut tenir compte, à savoir :
    1. lorsqu'il existe des pratiques commerciales établies justifiant ces exceptions peuvent être démontrées;
    2. dans le cas d'organisations qui ne touchent ni profit ni honoraires; ou
    3. lorsque d'autres méthodes de protection financière sont utilisées, par exemple, des dépôts de garantie (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change ou les lettres de crédit de soutien irrévocables) ou des cautionnements.
  4. Le moment auquel décider de la méthode de paiement à adopter dépend de la méthode de la demande de soumissions utilisée :
    1. pour un appel d'offres, la méthode de paiement appropriée doit être choisie avant que les documents de demandes de soumissions ne soient distribués, et incluse dans l'appel d'offres (voir la clause H1003C du guide des CCUA.) Les coûts du financement ne constituent pas un facteur d'évaluation;
    2. pour les demandes de soumissions concurrentielles, la demande de soumissions doit clairement indiquer que toute exigence précisée par le fournisseur relativement à des paiements progressifs ou des paiements anticipés constituera un critère d'évaluation (la clause H1003C du guide des CCUA pourrait être nécessaire.) Au moment de l'évaluation des soumissions ou des offres, il sera tenu compte des coûts assurés par le Canada pour les paiements progressifs ou les paiements anticipés, ainsi que des risques inhérents à la méthode de paiement retenue et de la disponibilité des fonds.
  5. Cette façon de déterminer les coûts peut être écartée si tous les fournisseurs qui ont déposé une soumission recevable ont demandé que soient retenues à leur égard une méthode et des modalités de paiement identiques (p. ex. des paiements progressifs en fonction des coûts engagés, ainsi que des calendriers de récupération pratiquement identiques).

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4.70.35 Vérification

(2010-01-11)

  1. La vérification fait partie intégrante du processus de planification de l'achat. Les conditions générales 2029, 2010A, 2010B et 2010C du guide des CCUA renferment une clause permettant au gouvernement de vérifier le montant réclamé. Les conditions générales 2030, 2035 et 2040 renferment une clause permettant aux représentants autorisés du Canada de procéder à des examens et à des vérifications des comptes et des dossiers de l'entrepreneur.
  2. Il existe certaines circonstances où les contrats doivent comporter des dispositions particulières en ce qui a trait à la vérification. Les dispositions supplémentaires en matière de vérification sont le plus souvent associées au besoin d'ajouter au contrat des clauses d'attestation des prix, de contrôle du temps et (ou) des taux.

4.70.35.1 Contrats à prix ferme - attestation des prix et vérification discrétionnaire des comptes

(2010-01-11)

  1. L'entrepreneur doit présenter une attestation des prix dans tous les contrats non concurrentiels à prix ferme dont la valeur est inférieure à 50 000 $, qu'il s'agisse de l'achat de biens et de services commerciaux ou non commerciaux. Pour chacun de ces contrats, on doit aussi inclure une clause de vérification discrétionnaire des comptes.
  2. Ceci s'applique à tous les contrats semblables attribués par TPSGC aussi bien que par la Corporation commerciale canadienne (CCC) au nom du Département de la défense des États-Unis (DoD) et de la National Aeronautics and Space Administration (NASA), à l'exception des contrats dont le prix est calculé en fonction de tarifs établis par des organismes de réglementation publique et qui ne font pas l'objet de négociations par TPSGC.

4.70.35.5 Contrats à frais remboursables - attestation et vérification

(2010-01-11)

  1. Dans le cas de contrats à frais remboursables, le prix n'est pas précisé dans le contrat mais sera plutôt établi à la fin des travaux. Par conséquent, en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, il est nécessaire que l'autorité pertinente atteste que le prix est raisonnable en se basant sur les coûts réels engagés tels qu'ils sont relevés après l'exécution des travaux. Dans tous les contrats à frais remboursables d'une valeur supérieure à 50 000 $, la mention à l'effet que les coûts engagés doivent être déterminés par une vérification effectuée par le gouvernement n'a comme but que de servir de base à une telle attestation, à savoir que le prix est effectivement raisonnable.
  2. Les contrats comprenant des éléments de remboursement des coûts doivent comprendre une clause de vérification appropriée. Le terme « remboursement des coûts » comprend les bases de paiement suivantes : coût réel; coût plus honoraires fixes; coût avec prime d'encouragement; prix cible/prix plafond/coût cible.
  3. À la fin d'un contrat prévoyant un élément de remboursement des coûts, l'entrepreneur devra soumettre un état des coûts à l'agent de négociation des contrats. L'exigence relative à l'état des coûts doit faire partie des exigences obligatoires du contrat, sauf pour les contrats de réparation et de révision où cette exigence est facultative. (Voir la clause C0300C du guide des CCUA.)

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4.70.35.10 Contrats à tarif fixe basé sur le temps - contrôle du temps

(2010-01-11)

  1. Le temps facturé et l'exactitude du système d'enregistrement du temps de l'entrepreneur peuvent faire l'objet d'une vérification par le Canada, avant ou après que l'entrepreneur ait été payé, conformément aux modalités du contrat, qu'il s'agisse d'un contrat concurrentiel ou non concurrentiel et sans égard à sa valeur. Toutefois, l'ampleur de la vérification effectuée doit être en rapport avec la valeur du contrat. (Voir la clause C0711C du guide des CCUA.)
  2. Ceci s'applique à tous les contrats de ce genre, sauf ceux qui portent sur la prestation de services d'aide temporaire et la location de matériel.
  3. Dès qu'un contrat à taux fixe basé sur le temps est terminé, l'entrepreneur doit soumettre une facture faisant état du temps réel consacré à l'exécution du contrat. De plus, la clause C0710C ou C0711C du guide des CCUA doit être utilisée afin de vérifier le temps facturé et le système d'enregistrement du temps de l'entrepreneur.

4.70.40 Clauses sur la vérification discrétionnaire des comptes

(2010-01-11)

Les agents de négociation des contrats doivent inclure dans les contrats la clause applicable de vérification discrétionnaire des comptes suivante du guide des CCUA :

C0100C :
pour les biens ou les services commerciaux lorsque la clause d'attestation des prix C0002T, C0004T ou C0006T est utilisée; ou lorsque la clause d'attestation des taux C0600T est utilisée;
C0101C :
pour les biens ou les services non commerciaux lorsque la clause d'attestation des prix C0003T est utilisée; ou lorsque la clause d'attestation des taux C0601T est utilisée.

4.70.45 Clauses sur la vérification du temps

(2010-01-11)

Les agents de négociation des contrats doivent inclure dans les contrats la clause applicable de vérification du temps suivante du guide des CCUA :

C0710C :
pour les contrats à taux fixe basé sur le temps pour les services et le matériel;
C0711C :
pour les contrats à taux fixe basé sur le temps pour la vérification du temps facturé et de l'exactitude du système d'enregistrement. On ne doit pas utiliser cette clause lorsque la clause C0705C est utilisée.

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4.70.50 Instructions relatives à la facturation

(2010-01-11)

  1. Les conditions générales du guide des CCUA comprennent des conditions relatives à la présentation des factures, et les modèles relatifs aux achats comprennent des instructions de facturation.
  2. La clause H5001C du guide des CCUA doit être utilisé dans les contrats pour les biens et les services lorsque l'entrepreneur doit soumettre des factures conformément à tous les renseignements exigés en vertu de l'article « Présentation des factures » des conditions générales pertinentes, et les factures seront soumises lorsque tous les travaux décrits dans la facture auront été complétés.
  3. Lorsqu'on propose les paiements partiels ou les paiements anticipés, la clause appropriée du guide des CCUA doit être incluse dans le contrat. Si le formulaire de demande de paiement partiel PWGSC-TPSGC 1111 est exigé pour effectuer les paiements partiels ou les paiements d'étape et que des pièces à l'appui doivent être présentées, la clause H3022C peut être utilisée. D'autre part, la clause H3024C peut être utilisée lorsqu'il n'est pas exigé de joindre des pièces à l'appui à la demande. Dans les contrats pour des services d'entretien facturés mensuellement, bimensuellement ou trimestriellement, la clause H3020C peut être utilisée.

4.70.55 Paiement effectué par carte d'achat

(2010-01-11)

  1. Les factures des entrepreneurs peuvent être réglées au moyen de la Carte d'achat du Gouvernement du Canada (carte de crédit) au lieu des chèques. Toutefois, les entrepreneurs ne sont pas obligés d'accepter des cartes de crédit comme moyen de paiement, à moins que ce ne soit stipulé clairement dans le contrat ou l'offre à commandes. Dans certains cas, un paiement anticipé fait par carte de crédit peut encore entraîner des économies pour l'entrepreneur.
  2. L'utilisation ou non de cartes de crédit pour régler les factures des entrepreneurs or pour payer au point de vente est une décision de la gestion de la trésorerie qui incombe au ministère client. Lorsqu'on prévoit que le ministère client se servira de la carte de crédit pour régler les factures, le contrat doit en faire état (voir les causes H3027T et H3027C du guide des CCUA.) Lorsqu'il est prévu que le ministère client peut utiliser la carte de crédit pour payer au point de vente dans le cadre d'une offre à commandes, voir la clause qui est incluse dans le modèle 2T-RFSO1 du guide des CCUA.

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4.70.60 Attestations

(2010-01-11)

Lorsque le fournisseur fournit des attestations dans sa soumission, son offre ou son arrangement, ces attestations pourront faire l'objet d'une vérification par le Canada pendant toute la période du contrat, de l'offre ou de l'arrangement. En cas de manquement à toute déclaration de la part de l'entrepreneur, de l'offrant ou du fournisseur ou si on constate que les attestations qu'il a fournies comprennent de fausses déclarations, faites sciemment ou non, le Canada peut résilier le contrat pour manquement, mettre de côté l'offre à commandes ou l'arrangement en matière d'approvisionnement et retirer le fournisseur de la liste des fournisseurs qualifiés. Pour la clause relative aux attestations, consulter les documents du guide des CCUA suivants : 2T-MED1, 2T-HIGH1, 2T-RFSO1 et 2T-RFSA1.

4.70.65 Contrats et matériel de défense

(2010-01-11)

  1. Tout contrat qui constitue un « contrat de défense », selon la définition dans la Loi sur la production de défense (LPD), doit comprendre la clause A9006C du guide des CCUA.
  2. Un contrat attribué au nom du ministère de la Défense nationale (MDN) n'est pas nécessairement un contrat de défense. Par exemple, un contrat portant sur des biens utilisés dans le cadre des activités quotidiennes du MDN ne constitue pas un contrat de défense. De plus, il est possible qu'un contrat de défense soit attribué au nom d'un ministère autre que le MDN. Le ministère client, en qualité de responsable technique, déterminera si un besoin précis conduira à l'attribution d'un contrat de défense, conformément aux dispositions de la LPD.
  3. La clause C2611C du guide des CCUA doit être incluse dans toutes les demandes de soumissions et les contrats portant sur du matériel de défense évalué à 250 000 $ et plus, qui comportent l'importation de matériel de défense et qui exigent que l'entrepreneur soit l'importateur. Cette clause stipule que l'entrepreneur sera responsable de voir à la remise des droits de douane à l'importation ou au paiement de ces mêmes droits et de demander un remboursement à l'Agence du revenu du Canada (ARC). On doit utiliser la clause C2610C du guide des CCUA lorsque le MDN est l'importateur. Le MDN est responsable de demander à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, en temps opportun, l'attestation exigée en vertu du Tarif des douanes.
  4. Selon l'ARC, le « matériel de défense » n'inclut que les biens spécifiés, servant ou pouvant servir, directement ou indirectement à la défense du Canada. Les biens achetés pour les opérations quotidiennes du MDN ne sont pas admissibles.

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4.70.70 Services - résidents non permanents

(2010-01-11)

  1. La Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés et le règlement connexe établissent les conditions en vertu desquelles les résidents non permanents obtiennent un permis d'emploi avant d'être autorisés à séjourner au Canada en vue d'occuper un emploi temporaire. Cela comprend le séjour temporaire en vue d'exécuter les travaux en vertu d'un contrat du gouvernement fédéral.
  2. Pour l'approvisionnement de biens et de services qui peuvent nécessiter des services au Canada rendus par des résidents non permanents, les clauses pertinentes du guide des CCUA suivantes doivent être incluses :
    1. A2000C lorsque le contrat sera conclu avec un fournisseur établi au Canada;
    2. A2001C lorsque le contrat sera conclu avec un fournisseur établi à l'étranger.

4.70.75 Assurance

(2010-01-11)

  1. Pour les exigences particulières en matière d'assurance dans le cadre d'un besoin, la clause G1001C du guide des CCUA peut être utilisée dans le contrat. D'autre part, lorsqu'aucune exigence en matière d'assurance ne s'applique à un besoin particulier, la clause G1005C peut être utilisée dans le contrat.
  2. Les agents de négociation des contrats doivent insérer les clauses d'assurance applicables contenues dans la sous-section 5-G du guide des CCUA. Pour plus de renseignements, voir l'Annexe 4.7 pour les clauses d'assurance, l'Annexe 4.8 pour l'assurance des véhicules loués par le gouvernement ou lui appartenant, et l'Annexe 4.9 pour l'assurance du matériel loué par le gouvernement ou lui appartenant. Consulter également le site Web de la Gestion des risques Ce lien est disponible seulement pour les clients qui ont accès à La Source, de TPSGC intranet.. Pour tout renseignement supplémentaire sur l'assurance, les agents de négociation des contrats peuvent communiquer avec les Services consultatifs de gestion des risques de TPSGC par courriel à : rcnscgra.ncrrmias@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

4.70.80 Garantie financière contractuelle

(2010-01-11)

  1. Lorsqu'ils décident d'obtenir une garantie financière contractuelle, les agents de négociation des contrats doivent le préciser dans les documents de demandes de soumissions. La clause E0007C du guide des CCUA doit être utilisée en conjonction avec les clauses E0004T et E0008C lorsque l'entrepreneur doit fournir une garantie financière contractuelle après l'attribution du contrat. La clause E0005C doit être utilisée en conjonction avec la clause E0008C lorsque le fournisseur retenu doit fournir un dépôt de sécurité à titre de garantie financière contractuelle.
  2. Toute lettre de crédit reçue par le Canada doit comporter une date d'expiration appropriée. La lettre de crédit ne devrait pas expirer en même temps que la période de risque qu'elle couvre. Par exemple, la date d'expiration précisée dans la lettre de crédit ne devrait pas être la même que celle qui est prévue pour l'achèvement des travaux. La date d'expiration devrait être fixée de manière à prévoir un délai d'exécution suffisant par rapport à la date prévue d'achèvement des travaux, pour faire en sorte que l'agent de négociation des contrats soit en mesure d'établir que l'entrepreneur s'est acquitté des obligations prévues par la lettre de crédit. Si l'entrepreneur ne remplit pas ses obligations, l'agent de négociation des contrats doit disposer de suffisamment de temps pour préparer et présenter la demande de paiement requise en vertu de la lettre de crédit.
  3. Lorsqu'une garantie financière sous forme de cautionnement d'exécution est exigée dans le contrat, on doit utiliser la clause E5000C.
  4. Lorsqu'une garantie financière sous forme de cautionnement pour le paiement de la main-d'œuvre et des matériaux est exigée, la clause E8000C doit être utilisée.

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4.70.85 Marchandises contrôlées

(2010-01-11)

Lorsque le programme des marchandises contrôlées s'applique à un besoin, la clause A9131C du guide des CCUA doit être utilisée dans les contrats afin d'informer l'entrepreneur de ses obligations dans le cadre de ce programme. Lorsqu'il s'agit d'un contrat pour le ministère de la Défense nationale, la clause B4060C doit être utilisée dans le contrat.

4.70.90 Limitation de la responsabilité

(2010-01-11)

Lorsqu'une limitation de la responsabilité s'applique à un besoin, les clauses relatives à la limitation de la responsabilité du guide des CCUA peuvent être incluses dans le contrat.

  1. Pour les besoins de gestion de l'information ou de technologie de l'information (GI-TI) dans le cadre desquels le Conseil du Trésor a accordé une autorisation spéciale de répartition du risque, la clause N0000C du guide des CCUA doit être utilisée uniquement dans le cas des contrats de GI-TI. On doit déterminer le montant en dollars correspondant au groupe des biens et services approprié (habituellement « le prix du contrat au moment où les dommages ont été causés » ou un montant en dollars prédéterminé établi par le groupe des biens et services), ou le montant convenu avec les Services consultatifs de gestion des risques (SCGR).
  2. Pour limiter la responsabilité de l'entrepreneur envers le Canada, sans limiter la responsabilité de chaque partie en ce qui concerne les réclamations de tiers, la clause N0001C doit être utilisée. De façon générale, cette clause serait utilisée lorsqu'un groupe de biens et services existe (autres que ceux qui se rapportent à la GI-TI ou aux services de satellite, qui ont leurs clauses particulières) ou après qu'une évaluation aura permis de déterminer le risque auquel le Canada est exposé et la protection requise. La limitation de la responsabilité de l'entrepreneur devrait constituer une exception aux conditions standards utilisées dans la pratique courante. Lorsqu'on décide de limiter la responsabilité d'un entrepreneur envers le Canada, les agents de négociation des contrats, avec le concours des ministères clients, doivent être en mesure de démontrer que les risques associés au contrat ont été analysés et que la limitation de la responsabilité permet de protéger adéquatement le Canada. On doit prendre cette décision avant d'émettre la demande de soumissions ou, dans le cas de contrats non concurrentiels, avant le début des négociations. On doit déterminer le montant en dollars correspondant au groupe des biens et services approprié, ou le montant convenu avec les SCGR.
  3. Pour limiter la responsabilité d'un entrepreneur envers le Canada et exiger de l'entrepreneur qu'il indemnise le Canada à l'égard des réclamations de tiers, la clause N0002C doit être utilisée. La limitation de la responsabilité de l'entrepreneur devrait constituer une exception aux conditions standards utilisées dans la pratique courante. Lorsqu'on décide de limiter la responsabilité d'un entrepreneur envers le Canada, les agents de négociation des contrats, avec le concours des ministères clients, doivent être en mesure de démontrer que les risques relatifs au contrat ont été analysés et que la limitation de la responsabilité permet de protéger adéquatement le Canada. On doit prendre cette décision avant d'émettre la demande de soumissions ou, dans le cas de contrats non concurrentiels, avant le début des négociations. On doit déterminer le montant en dollars correspondant au groupe des biens et services approprié, ou le montant convenu avec les SCGR.
  4. Les clauses N0001C et N0002C sont similaires car elles créent toutes les deux une limitation de la responsabilité de l'entrepreneur pour les dommages causés au Canada. Cependant, les deux clauses traitent la responsabilité de l'entrepreneur pour des réclamations de tiers de différentes façons. La clause N0001C prévoit essentiellement que les parties consentent à ce que la responsabilité pour les dommages aux tiers soit déterminée selon les lois applicables au contrat. Cette clause prévoit également que si le Canada doit payer les dommages causés par l'entrepreneur aux tiers à cause d'une responsabilité conjointe et solidaire, l'entrepreneur doit rembourser ce montant au Canada. En bref, selon la clause N0001C, chaque partie est responsable pour tous les dommages qu'elle cause aux tiers. La clause N0002C pour sa part prévoit que l'entrepreneur doit indemniser le Canada contre toutes les réclamations de tiers qui sont reliées au contrat.
  5. Pour limiter la responsabilité d'un entrepreneur envers le Canada en ce qui concerne les réclamations de première et de tierces parties, la clause N0003C doit être utilisée. La limitation de la responsabilité de l'entrepreneur devrait constituer une exception aux conditions standards utilisées dans la pratique courante. Par ailleurs, on devrait éviter à tout prix de limiter la responsabilité de l'entrepreneur envers le Canada en ce qui concerne les réclamations de tiers, étant donné que cela pourrait constituer un risque énorme pour le Canada. On ne peut limiter la responsabilité civile d'un entrepreneur que dans de très rares cas, principalement dans le cas de contrats non concurrentiels. Lorsqu'on décide de limiter la responsabilité d'un entrepreneur envers le Canada, les agents de négociation des contrats, avec le concours des ministères clients, doivent être en mesure de démontrer que les risques associés au contrat ont été analysés et que la limitation de la responsabilité permet de protéger adéquatement le Canada ou, lorsqu'une part importante des risques est transférée au Canada, que les approbations nécessaires ont été obtenues. On devrait prendre cette décision avant le début des négociations. On doit déterminer le montant en dollars correspondant au groupe des biens et services approprié, ou le montant convenu avec les SCGR.
  6. Pour les besoins en services de satellite dans le cadre desquels le Conseil du Trésor a accordé une autorisation spéciale de répartition du risque, la clause N0008C doit être utilisée. On doit déterminer le montant en dollars correspondant en consultation avec les SCGR, ou conformément aux groupes des biens et services approuvés par les SCGR.
  7. Pour plus de renseignements sur la gestion des risques, consulter le chapitre 3.

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4.70.95 Justes salaires

(2010-01-11)

  1. Entrepreneurs en construction faisant affaire avec le gouvernement fédéral doivent payer leurs employés au moins aux taux minimums établis par le gouvernement fédéral dans tout le Canada et indiqués dans la ou les échelles de justes salaires applicables. L'échelle de justes salaires s'appliquera à la région où est exécuté le travail, la majeure partie du travail ou la partie la plus importante du travail.
  2. Pour les besoins devant faire l'objet de justes salaires, les agents de négociation des contrats doivent inclure la clause R2940D du guide des CCUA dans leurs documents. La clause exige que l'entrepreneur principal paie ses employés au moins aux taux de salaire minimaux qui ont été fixés par l'autorité fédérale pertinente. L'entrepreneur est également tenu de transférer cet engagement à ses sous-traitants. La clause prévoit le droit de faire une vérification afin d'assurer le respect des conditions de travail et de l'échelle des taux de salaires.
  3. Lorsque les taux de salaire proposés sont inférieurs aux taux figurant dans l'échelle publiée par l'autorité fédérale appropriée, les agents de négociation des contrats devraient, avant l'attribution du contrat ou l'émission de l'offre à commandes ou de l'arrangement, faire preuve de diligence raisonnable :
    1. en contestant la validité des taux de salaire proposés,
    2. en demandant au fournisseur de confirmer son intention de se conformer à la politique et aux règlements et d'expliquer comment il entend le faire,
    3. en donnant au fournisseur la possibilité de retirer (et non de corriger) sa soumission, son offre ou son arrangement.

4.70.100 Information sur les frais de transport

(2010-08-16)

  1. Toute demande de biens évaluée à 25 000 $ et plus, incluant la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée selon le cas, comportant des frais de transport dépassant 7 500 $, doit être soumise à la Direction de la gestion du transport, sauf en ce qui concerne :
    1. les besoins de réparation et de révision, de développement, de services d'ingénierie, d'études techniques et d'outillage;
    2. l'aide à l'immobilisation;
    3. la construction complète de navires et d'aéronefs;
    4. les contrats pour lesquels les ministères clients maintiennent le contrôle, en tout ou en partie, de la livraison;
    5. les contrats portant sur des denrées périssables;
    6. les achats effectués auprès de fournisseurs canadiens au nom d'un gouvernement ou d'un organisme étranger, à moins que ce gouvernement ou cet organisme ne demande une assistance;
    7. les offres à commandes, lorsque les quantités et la destination des commandes sont inconnues;
    8. les achats d'aliments et d'engrais en vrac faits dans le cadre d'un programme d'aide extérieure;
    9. les besoins portant sur des articles multiples pouvant nécessiter l'attribution de plusieurs contrats et dont les frais de transport particuliers ne peuvent être facilement établis;
    10. les contrats portant sur des systèmes complets dont les multiples composants sont susceptibles d'être expédiés de sources et d'endroits différents et pour lesquels il est impossible d'établir un coût FAB origine;
    11. les contrats de service;
    12. les achats assujettis à l'Accord de libre-échange nord-américain ou à l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce, à moins que l'on ait recours à un processus non concurrentiel en vertu de l'une des raisons figurant dans l'accord et servant à justifier l'appel d'offres limité.
  2. Le terme Incoterms 2000 « FCA franco transporteur (… lieu convenu) » doit être utilisé dans tous les contrats du ministère de la Défense nationale (MDN) attribués à des fournisseurs uniques, dans tous les contrats de réparation et de révision lorsque le transport ne fait pas partie de la soumission concurrentielle, et dans tous les contrats de vente de matériel militaire des États-Unis à l'étranger (et non pour tous les contrats passés avec les États-Unis). Le MDN gérera la logistique interne (la coordination, l'organisation et le paiement de tous les frais de transport à l'arrivée) de ces contrats. Pour ces contrats, l'entrepreneur doit livrer les biens « FCA franco transporteur », et le lieu convenu sera toujours l'établissement de l'entrepreneur, à moins d'avis contraire du MDN. L'agent de négociation des contrats doit inclure dans le contrat la clause sur le transport D0035C ou D0037C du guide des CCUA. Ces clauses obligent l'entrepreneur à s'adresser au MDN pour obtenir des instructions d'expédition et connaître la marche à suivre.
  3. Si l'entrepreneur n'est pas situé au Canada et que les biens doivent être importés au Canada par le MDN, l'agent de négociation des contrats doit inclure la clause C2608C et, s'il y a lieu, la clause C2610C. Si les biens doivent être importés au Canada par l'entrepreneur, inclure la clause C2611C, s'il y a lieu.
  4. Pour aider les agents de négociation des contrats à déterminer quelle clause relative à l'expédition s'applique à leur contrat, voici la liste des clauses et leur application :
    1. Contrats du MDN :
      1. D0035C : pour les entrepreneurs établis à l'étranger et les contrats de vente de matériel militaire des États-Unis à l'étranger (les clauses C2608C et C2610C peuvent s'appliquer);
      2. D0037C : pour les entrepreneurs canadiens;
      3. D4001C : pour livraison FAB destination.
    2. Tous les autres ministères du gouvernement :
      1. D4000C : pour livraison FAB origine (utiliser les clauses C5200T dans les demandes de soumissions et C5200C ou C5201C dans les contrats);
      2. D4001C : pour livraison FAB destination (utiliser les clauses C5200T dans les demandes de soumissions et C5200C dans les contrats).

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4.70.105 Législation du travail de l'Ontario

(2010-01-11)

Pour les contrats de services de conciergerie, d'alimentation et de sécurité lorsque l'entrepreneur doit garder les dossiers de ses employés à jour et fournir, sur demande, l'information à l'agent de négociation des contrats, conformément à la législation du travail de l'Ontario, la clause A0075C du guide des CCUA doit être utilisée. Voir l'Annexe 4.6.

4.75 Émission de la demande de soumissions

4.75.1 Évaluation par le ministère client des éléments d'une demande de soumissions

(2010-01-11)

  1. Pour des achats de nature délicate ou à risques élevés, avant l'émission d'une demande de soumissions, l'agent de négociation des contrats doit expliquer clairement au ministère client ses responsabilités à l'égard de la demande de soumissions et obtenir la confirmation écrite du ministère client, soit par courriel, par télécopie ou par la poste, pour ce qui suit :
    1. que l'énoncé des travaux, l'énoncé des besoins ou les spécifications techniques qui seront compris dans la demande de soumissions représentent exactement ses besoins;
    2. que le ministère client accepte les critères pour l'évaluation des soumissions et la méthode de sélection de l'entrepreneur décrits dans la demande de soumissions, et que le taux de pourcentage lié à l'évaluation technique par rapport à l'évaluation du prix représente l'optimisation des ressources.
  2. Les agents de négociation des contrats devraient diriger leurs ministères clients vers tout accord officiel conclu entre TPSGC et le ministère client portant sur le partage des responsabilités liées au processus d'achat (voir l'Annexe 1.1). L'agent de négociation des contrats doit inscrire au dossier toutes décisions importantes prises en collaboration avec le ministère client concernant la définition des besoins et l'évaluation technique. Pour plus de renseignements sur les critères d'évaluation, consulter l'article 4.35.
  3. Il incombe au ministère client de déterminer le niveau d'autorité requis du personnel autorisé à fournir la confirmation du client décrite ci-dessus.

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4.75.5 Établissement de la période de la demande de soumissions

(2010-01-11)

  1. La date de clôture d'une demande de soumissions doit tenir compte de la complexité du marché et de la proportion prévue du travail sous-traité. Le temps accordé doit être suffisant pour permettre au fournisseur d'obtenir la demande de soumissions et, s'il y a lieu, tout document supplémentaire, et de préparer et soumettre son offre.
  2. Pour les achats qui ne sont pas assujettis à l'Accord de libre-échange nord-américain (ALENA) ni à l'Accord de marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC) (qu'ils soient annoncés publiquement ou non), la période de la demande de soumissions ne devrait pas être inférieure à 15 jours civils, à moins qu'une urgence ne le justifie, soit à partir de la date à laquelle on annonce publiquement le projet de marchés ou de la date à laquelle les demandes de soumissions sont expédiées dans le cas des demandes qui ne sont pas annoncées publiquement. Les achats de faible valeur de moins de 25 000 $, incluant toutes les taxes applicables, peuvent être publiés pour moins de 15 jours, pour raisons d'efficacité et d'économie.
  3. Pour les achats qui sont assujettis à l'ALENA et(ou) à l'AMP-OMC, les périodes suivantes s'appliquent :
    1. Dans le cas des procédures des appels d'offres ouverts, la période de réception des soumissions ne doit pas être inférieure à 40 jours civils à partir de la date de publication de l'avis de projet de marchés (APM) sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG).
    2. Dans le cas des procédures des appels d'offres sélectifs pour lesquelles on n'a pas recours à une liste permanente de fournisseurs qualifiés, une invitation à se qualifier doit être publiée sur le SEAOG pendant au moins 25 jours. Après la période de 25 jours, un APM peut être publié sur le SEAOG pour une durée d'au moins 40 jours.
    3. Dans le cas des procédures des appels d'offres sélectifs pour lesquels on utilise des listes permanentes de fournisseurs qualifiés, des demandes de soumissions doivent être envoyées aux fournisseurs sélectionnés et un APM doit être publié. Celui-ci devrait être publié en même temps que les demandes de soumissions sont initialement émises. Une fois l'avis lancé, la période de demandes de soumissions ne doit pas être inférieure à 40 jours civils. S'il n'est pas possible de publier l'APM en même temps que les demandes de soumissions initiales, les agents de négociation des contrats devraient consulter la Direction de la stratégie d'approvisionnement et des relations avec les clients (DSARC), au 819-956-6501.
    4. Les périodes de publication indiquées ci-dessus peuvent être réduites en certaines circonstances :
      1. pour des contrats répétitifs, dans les cas où l'APM initial indique la date prévue de publication d'avis subséquents, la période de demandes de soumissions peut être réduite, mais elle ne doit pas être inférieure à 24 jours civils;
      2. dans le cas où le bien-fondé d'une situation d'urgence peut être prouvé, la période de demandes de soumissions peut être réduite, mais elle ne doit pas être inférieure à 10 jours civils.
  4. L'ALENA et l'AMP-OMC précisent des périodes de publication minimales. La DSARC peut aider à déterminer si la réduction proposée pour la période de demandes de soumissions minimale est conforme aux dispositions des accords. À ce moment, l'agent de négociation des contrats doit prendre une décision quant à la réduction de la période de demandes de soumissions.
  5. À la fin de la journée de clôture, les avis publiés sur le SEAOG sont rendus inactifs et les documents connexes ne sont plus disponibles pour les fournisseurs.

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4.75.10 Annonces publiques

(2010-08-16)

Pour annoncer les marchés concurrentiels, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) préfère recourir au SEAOG.

Une entreprise privée sous contrat exploite le SEAOG. Ce service électronique, connu sous le nom de MERX, permet aux utilisateurs, dont les autorités contractantes et les fournisseurs, qui sont branchés à Internet de consulter et de chercher des avis de marché, et de commander des documents de demandes de soumissions du gouvernement fédéral sans frais. On peut trouver des renseignements supplémentaires au sujet du SEAOG sur le site Web Achats et ventes ou en communiquant avec la LigneInfo au : 1-800-811-1148.

4.75.15 Avis de projet de marchés

(2010-01-11)

  1. L'avis concernant la possibilité d'une demande de soumissions est diffusé par l'intermédiaire d'un avis de projet de marchés (APM) affiché sur le SEAOG.
  2. L'APM est un résumé de la demande de soumissions qui décrit brièvement le besoin et fournit des renseignements pertinents qui aideront les soumissionnaires éventuels à définir leur intérêt à combler le besoin et leur capacité de satisfaire aux conditions essentielles de participation. Le cas échéant, les agents de négociation des contrats doivent indiquer dans l'APM quels accords commerciaux ou autres ententes s'appliquent ou si des restrictions en matière de contenu canadien s'appliquent. (Par exemple, les demandes de soumissions peuvent préciser que le besoin a été réservé conformément à la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones ou restreint aux fournisseurs établis au Canada en raison de l'exception en matière de sécurité nationale. Dans ces cas, seuls les fournisseurs autochtones ou les fournisseurs établis au Canada, respectivement, seraient admissibles à soumissionner.)
  3. L'APM doit indiquer si des documents additionnels seront expédiés ou sont disponibles sous pli séparé.
  4. De nombreuses unités d'achat ont établi des modèles pour aider les agents de négociation des contrats à élaborer les APM. Les agents de négociation des contrats devraient consulter leurs gestionnaires afin de déterminer si les modèles sont couramment utilisés dans leur unité d'achat.
  5. L'APM devrait aviser les fournisseurs de leur option de demander un compte rendu. Pour des exemples de textes suggérés, consulter les modèles 2T-LDV1, 2T-MED1, 2T-HIGH1, 2T-RFSO1 et 2T-RFSA1 du guide des CCUA.
  6. Le même énoncé doit figurer dans tous les avis (notamment les journaux).

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4.75.15.1 Politique sur les langues officielles applicable à l'avis de projet de marchés

(2010-01-11)

  1. Tous les APM doivent être rédigés et publiés dans les deux langues officielles, et doivent préciser la langue de communication du bureau d'où provient la demande. La formulation suggérée est la suivante :

    « Ce bureau de TPSGC fournit des services d'achat au public _______ (insérer l'une des mentions suivantes : « dans les deux langues officielles », « en anglais » ou « en français ». »)

    Le système n'ajoute pas automatiquement cet avis.

  2. Les agents de négociation des contrats qui sont identifiés dans les APM émis par des bureaux bilingues doivent être en mesure de répondre correctement aux demandes de renseignements dans les deux langues officielles. Il sera peut-être nécessaire d'identifier un agent différent dans l'APM, selon la langue de rédaction du document. Les agents de négociation des contrats identifiés dans les APM émis par les bureaux unilingues offriront des services dans la langue de communication de ces bureaux. Les agents de négociation des contrats identifiés dans l'APM devraient bien connaître les exigences associées aux APM.

4.75.15.5 Langues désignées des bureaux

(2010-01-11)

  1. Bureaux de TPSGC désignés bilingues :

    Moncton (N.-B.)
    Montréal (Qc)
    Saint John (N.-B.)
    Québec (Qc)
    Région de la capitale nationale
    Bagotville (Qc)

  2. Bureaux de TPSGC désignés unilingues 

    St. John's (T.N.)
    Winnipeg (Man.)
    Calgary (Alb.)
    Halifax (N.-É.)
    Brandon (Man.)
    Vancouver (C.-B.)
    Pembroke (Ont.)
    Saskatoon (Sask.)
    Victoria (C.-B.)
    Willowdale (Ont.)
    Regina (Sask.)
    Whitehorse (Yukon)
    Mississauga (Ont.)
    Edmonton (Alb.)


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4.75.20 Procédure pour la publication d'un avis de projet de marchés sur le SEAOG

(2010-01-11)

  1. Pour les achats assujettis à l'ALENA, à l'AMP-OMC et à l'ACI, la publication d'un avis par l'entremise du SEAOG est requise dans les cas suivants :
    1. appel d'offres ouvert;
    2. appel d'offres sélectif :
      1. assujettis l'ALENA et à l'AMP-OMC (ou par ces accords de pair avec d'autres accords, y compris l'Accord sur le commerce intérieur [ACI]) :
      2. dans les cas où on fait appel à une liste ponctuelle de fournisseurs, on doit publier un avis afin d'inviter les fournisseurs à se qualifier pour être inscrits dans la liste. On doit également publier un avis pour inviter les fournisseurs éventuels à déposer des soumissions, des offres ou des arrangements. Normalement, on doit publier deux avis distincts.
      3. dans les cas où on fait appel à une liste permanente de fournisseurs, on doit publier un avis chaque année pour faire connaître l'existence de cette liste et les modalités de sélection. On doit en outre publier un avis pour chaque demande de soumissions émise en faisant appel à cette liste;
      4. assujettis à l'ACI dans les seuls cas où on fait appel à une liste ponctuelle ou permanente de fournisseurs. On doit alors publier un avis chaque année pour faire connaître l'existence de cette liste et les modalités de sélection.
  2. Les agents de négociation des contrats peuvent créer des APM et des documents de demandes de soumissions, et les transmettre au SEAOG par le biais de l'Environnement automatisé de l'acheteur (EAA).
  3. L'APM est affiché sur le SEAOG dès que la demande de soumissions est reçue.
  4. Si les avis électroniques sont reçus au SEAOG avant 17 h 15 (HE) un jour donné, l'avis sera affiché sur le SEOAG le jour ouvrable suivant. Les avis sont affichés sur le SEAOG une seule fois par jour, après minuit.
  5. Afin de s'assurer que le SEAOG reçoive tous les avis avant 17 h 15 (HE), il est fortement recommandé que les agents de négociation des contrats les envoient avant 15 h 30 (HE).
  6. L'agent de négociation des contrats est responsable de préparer, et d'afficher sur le SEAOG, tous les avis de marchés, et dans le cas des procédures de demandes de soumissions sélectives, tous les avis annuels qui permettent de dresser et mettre à jour une liste permanente de fournisseurs qualifiés.

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4.75.25 Procédures pour l'affichage de documents de demandes de soumissions sur le SEAOG

(2010-08-16)

  1. Pour chaque demande de soumissions concurrentielle annoncée publiquement, les agents de négociation des contrats doivent transmettre les demandes de soumissions au SEAOG.
  2. Le groupe de soutien de l'EAA - Bureau d'aide des services d'acquisitions (BASA) de la Direction des activités opérationnelles et de la gestion du service, agit à titre de centre de liaison entre le SEAOG et l'administrateur du système et les agents de négociation des contrats pour faciliter les corrections. Une fois que le SEAOG a reçu les demandes de soumissions, il vérifie l'exactitude de l'information et la concordance des éléments (pour s'assurer qu'ils ont subi avec succès les vérifications d'assurance de la qualité applicables de l'unité de diffusion des documents du SEAOG) et informe le BASA et l'agent de négociation des contrats de toute divergence par l'entremise de la bande de confirmation du SEAOG. Une demande de soumissions reçue au SEAOG dont tous les éléments ne sont pas exacts et concordants, sera rejetée et l'APM sera versé dans le dossier des documents suspendus jusqu'à ce que soient apportés des correctifs. Les agents de négociation des contrats devraient vérifier le site du SEAOG le lendemain de l'envoi de l'avis et, si l'avis n'est pas affiché, en informer l'administrateur de système. On peut communiquer avec le BASA par téléphone au 819-956-3325, par télécopieur au 819-956-8272 ou par courriel à : basa-assd@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
  3. L'agent de négociation des contrats doit s'assurer que les avis et les demandes de soumissions ont été transmis au SEAOG et affichés comme il se doit. Les corrections à apporter aux demandes de soumissions demeurent la responsabilité de l'agent de négociation des contrats.
  4. Afin de réduire les coûts de distribution, les agents de négociation des contrats sont incités à envoyer au SEAOG les demandes de soumissions par voie électronique par l'entremise de l'EAA. Selon la complexité des pièces jointes et des inclusions à la demande de soumissions, les agents de négociation des contrats peuvent maintenant transmettre la plupart des demandes de soumissions par voie électronique par l'entremise de l'EAA au SEAOG. Les agents de négociation des contrats sont encouragés à maximiser le processus électronique, en obtenant des ministères clients par voie électronique les demandes de soumissions pertinentes. La capacité de l'EAA de générer la totalité des avis et des demandes de soumissions par voie électronique en vue de leur transmission au SEAOG pour qu'il les diffuse aux fournisseurs peut produire des économies considérables pour les fournisseurs, en l'occurrence une diminution des coûts des documents.

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4.75.30 Distribution de documents non disponibles par voie électronique

(2010-01-11)

  1. Lorsque les demandes de soumissions ou tout autre document supplémentaire ne peuvent être transmis par voie électronique au SEAOG par l'entremise de l'EAA, les agents de négociation des contrats doivent s'assurer de l'envoi en quantités suffisantes des demandes de soumissions sur support matériel tel que papier, disquette ou CD, ou DVD ou des documents supplémentaires (p. ex. échantillons, dessins techniques et devis) à l'unité de diffusion des demandes de soumissions applicable du SEAOG pour distribution.
  2. Les agents de négociation des contrats devraient confirmer que les documents ne sont pas protégés par des restrictions au droit de propriété et qu'ils peuvent être copiés et distribués. Une clause de droit d'auteur est jointe à chaque avis affiché sur le SEAOG.
  3. Si les quantités de demandes de soumissions sur support matériel envoyées par l'agent de négociation des contrats sont insuffisantes, le SEAOG communiquera avec ce dernier quand les stocks diminueront au point de nécessiter un réapprovisionnement. L'agent de négociation des contrats devra alors faire parvenir au SEAOG des quantités supplémentaires des demandes de soumissions sur support matériel.
  4. Pour obtenir le nombre voulu d'exemplaires des demandes de soumissions non électroniques, les agents de négociation des contrats peuvent tirer eux-mêmes des copies ou demander au ministère client de leur fournir le nombre d'exemplaires requis ou payer pour qu'un tiers reproduise la demande de soumissions non électronique en quantité voulue.
  5. Lorsque des documents supplémentaires en relation avec une occasion d'affaires (comme des échantillons, des dessins techniques, des jeux de documents techniques et des devis) sont directement envoyés aux fournisseurs, sans passer par le SEAOG, le bureau initiateur de TPSGC est responsable de choisir la méthode la plus appropriée afin d'assurer l'expédition de toute la documentation ou tout le matériel pertinent au marché à chaque fournisseur qui a demandé une demande de soumissions.
  6. Si des données techniques provenant d'une autre source doivent être envoyées aux fournisseurs (p. ex., distribuées par le ministère client), la demande de soumissions ne doit pas être diffusée pour affichage tant que les données ne sont pas accessibles de cette source. La demande de soumissions doit identifier la source.
  7. Les fournisseurs sont responsables d'obtenir des exemplaires des documents techniques nécessaires s'ils peuvent être obtenus par le truchement des réseaux commerciaux habituels.

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4.75.35 Communication directe avec les fournisseurs pendant la période de demandes de soumissions

(2010-01-11)

  1. À l'occasion, en se fondant sur sa connaissance du produit ou du marché, un agent de négociation des contrats peut juger que des fournisseurs d'un bien ou d'un service ne verront pas ou ne pourront pas répondre à une demande de soumissions si celle-ci est affichée uniquement sur le site du SEAOG. Dans ces cas, afin de favoriser la concurrence et d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour les contribuables canadiens, l'agent de négociation des contrats peut communiquer avec ces fournisseurs pour les informer qu'une occasion de marché a été publiée.
  2. La communication doit se faire seulement après que l'avis de projet de marchés ait été publié sur le SEAOG, aussitôt que possible afin que les fournisseurs avisés aient le temps d'y répondre. Afin de s'assurer qu'il n'y a pas de traitement préférentiel, cette communication devrait se faire par écrit, pour qu'il puisse être démontré que tous les fournisseurs ont eu accès à la même information, en même temps.
  3. Le but particulier d'informer les fournisseurs est de s'assurer qu'ils sont au courant qu'il y a une occasion offerte et de les inciter à consulter le site du SEAOG. Pour cette raison, l'avis ne doit contenir que de brefs renseignements sur le bien ou le service, de même qu'une référence appropriée (numéros de référence, identification du demandeur ou numéro de la demande de soumissions). Il ne doit pas comprendre d'information qui ne serait pas à la disposition des fournisseurs qui sont mis au courant de l'occasion de marché en consultant directement le SEAOG.
  4. Les agents de négociation des contrats doivent indiquer, dans le dossier, le nom de chaque fournisseur avisé ainsi que la date de l'avis. La méthode recommandée est de fournir un exemplaire de l'APM.

4.75.40 Distribution des documents de demandes de soumissions aux fournisseurs invités

(2010-01-11)

  1. Lorsque le marché ne sera pas affiché sur le SEAOG, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer que les demandes de soumissions sont distribuées aux fournisseurs invités. Dans la région de la capitale nationale, le module de distribution des appels d'offres et des contrats peut fournir de l'aide relativement à ce service.
  2. Pour les besoins qui ne sont pas annoncés publiquement, la liste des fournisseurs invités à soumissionner doit être transmise automatiquement à tous les fournisseurs y figurant, à l'étape de la demande. Les listes seront mises à jour lorsque de nouveaux soumissionnaires demandent la demande de soumissions.
  3. Lorsqu'un ministère client est responsable de distribuer du matériel technique supplémentaire qui peut accompagner la demande de soumissions, l'agent de négociation des contrats doit transmettre le nom et l'adresse des fournisseurs invités au ministère client. On devrait exiger que les ministères clients attestent que le matériel technique a été distribué aux destinataires appropriés.
  4. Les listes de fournisseurs et l'information relative aux soumissions et aux contrats ne doivent pas être divulguées quand il s'agit de besoins de nature délicate (désignés ou classifiés). Les demandes de liste des soumissionnaires devraient être transmises au Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, au 819-956-1820.

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4.75.45 Utilisation des listes de fournisseurs

4.75.45.1 Demande de soumissions par invitation directe

(2010-08-16)

  1. Si un marché concurrentiel n'est pas annoncé publiquement, on consulte généralement les listes de fournisseurs pour inviter les fournisseurs à soumissionner ou présenter une offre ou un arrangement.
  2. Normalement, lorsqu'on se sert de listes de fournisseurs distinctes des listes de fournisseurs par rotation :
    1. on peut adresser une invitation à soumissionner à tous les autres fournisseurs qui en font la demande et tenir compte de leur proposition dans l'évaluation.
    2. on peut étoffer ces listes lorsqu'un agent de négociation des contrats connaît d'autres fournisseurs éventuels et que le client recommande d'autres fournisseurs.

4.75.45.5 Besoins assujettis aux accords commerciaux

(2010-01-11)

  1. Pour les besoins assujettis aux accords commerciaux internationaux, des listes de fournisseurs peuvent être établies pour certains biens et services, lorsqu'il est approprié d'établir une liste de fournisseurs préqualifiés. Ces listes devraient être mises à jour au moins chaque année.
  2. Les procédures des appels d'offres ouverts, par l'entremise du SEAOG, devraient être utilisées pour inviter les fournisseurs à présenter l'expression de leurs compétences pour évaluation et inclusion dans la liste, s'ils satisfont aux critères de sélection. Les fournisseurs devraient pouvoir tenter de se qualifier en tout temps entre les mises à jour de la liste.
  3. Les procédures des appels d'offres sélectifs peuvent être utilisées pour inviter les fournisseurs de la liste à présenter des soumissions, des offres ou des arrangements pour un besoin particulier pour le bien ou le service pour lequel la liste a été créée. Voir l'article 1010 et l'article 1011 de l'ALENA et l'article VIII www de l'AMP-OMC.

4.75.45.10 Besoins non assujettis aux accords commerciaux

(2010-08-16)

  1. Pour les besoins qui ne sont pas assujettis aux accords commerciaux internationaux et lorsque la concurrence ouverte n'est pas appropriée en raison de la nature du besoin, des soumissions, des offres ou des arrangements peuvent être émis directement en utilisant une liste de fournisseurs. Si une liste de fournisseurs pour le bien ou le service visé n'existe pas, les agents de négociation des contrats devraient envisager d'utiliser le service Données d'inscription des fournisseurs afin de trouver des sources d'approvisionnement possibles, spécialement pour des biens et des services de faible valeur.
  2. En dressant la liste des fournisseurs, l'agent de négociation des contrats peut y ajouter des fournisseurs recommandés par le ministère client.
  3. Les listes automatisées de fournisseurs, soit celles qui proviennent du Système automatisé de rotation des fournisseurs [SARF] et du système SELECT, assurent une rotation systématique des fournisseurs, afin de veiller à ce que les fournisseurs soient traités sur un pied d'égalité dans le cadre des projets de marché; on doit se servir de ces listes dans les cas où elles s'appliquent.
  4. Si un fournisseur demande qu'on lui permette de présenter une soumission, une offre ou un arrangement pour un besoin particulier, on doit acquiescer à sa demande, à condition qu'il ne soit pas nécessaire d'annuler la demande de soumissions établies et d'en émettre une nouvelle. Cette disposition ne s'applique généralement pas aux listes de fournisseurs par rotation tel que SELECT, lequel limite la demande de soumissions aux fournisseurs choisis pour un besoin particulier.
  5. On rappelle aux agents de négociation des contrats qu'ils devraient faire un effort pour assurer au Canada le meilleur rapport qualité-prix lorsqu'ils choisissent les fournisseurs qui seront invités, et qu'ils doivent faire valoir le principe d'équité et d'accès de manière pratique en assurant une rotation des occasions de présenter une soumission, une offre ou un arrangement entre les soumissionnaires qui figurent dans une liste donnée.

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4.80 Période de la demande de soumissions

(2010-01-11)

Les renseignements suivants sont reliés aux activités qui peuvent être réalisées pendant la période de la demande de soumissions. Pour plus de renseignements sur l'établissement de la période de la demande de soumissions, consulter le chapitre 3.

4.80.1 Communication pendant la période de la demande de soumissions

(2010-01-11)

  1. Afin d'assurer l'intégrité du processus de demandes de soumissions concurrentiel, toutes les demandes de renseignements et autres communications ayant trait à la demande de soumissions doivent être adressées uniquement à l'agent de négociation des contrats de TPSGC dont le nom est indiqué dans la demande de soumissions, et non au ministère client ou un autre représentant du gouvernement. Voir les instructions uniformisées et la clause A0012T du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat.
  2. Les agents de négociation des contrats devraient éviter de rencontrer personnellement les fournisseurs pendant la période de demandes de soumissions. Toutes les communications devraient être transmises par écrit, dans la mesure du possible.

4.80.5 Questions pendant la période de la demande de soumissions

(2010-01-11)

  1. Les fournisseurs devraient poser leurs questions par écrit à l'agent de négociation des contrats, avant la date indiquée dans les documents de demandes de soumissions.
  2. Les questions simples dont la réponse ne nuit pas aux autres fournisseurs ni à la réponse qu'ils feront à la demande de soumission, pourront être traitées directement avec le fournisseur qui a posé la question.
  3. Les questions plus complexes ou les questions portant sur le besoin devraient être dirigées vers le ministère client afin que l'agent de négociation des contrats y réponde. Les réponses à des questions techniques qui peuvent être traitées par l'agent de négociation des contrats devraient être réunies et figurer sur un addenda ou une modification à la demande s'il s'agit d'une demande de soumissions annoncée publiquement, ou constituer un addenda qui sera transmis aux fournisseurs invités à présenter une soumission. Lorsque les questions sont publiées pendant la période de la demande de soumissions, l'identité du fournisseur qui a posé les questions ne devrait pas être divulguée.
  4. Les changements apportés à la demande de soumissions qui reflètent les éclaircissements entraînées par les questions, y compris les éventuelles prorogations, devront faire l'objet d'une modification de la demande.

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4.80.10 Modifications apportées à une demande de soumissions

(2010-01-11)

  1. Tout changement important apporté à des renseignements fournis dans l'avis de projet de marchés (APM) ou aux documents de demandes de soumissions avant la date de clôture des soumissions nécessite l'établissement d'une modification de l'APM ou du document de demandes de soumissions. Toutes les modifications doivent être distribuées de la même manière que l'APM ou le document de demandes de soumissions original.
  2. Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que les modifications de l'APM ou des documents de demandes de soumissions soient complets. Le SEAOG enverra, dans les quatre heures ouvrables suivant la réception de la modification, un avis de modification à tous les fournisseurs qui auront commandé les documents de demandes de soumissions, d'abord par courriel puis par télécopieur, ou par la poste si un envoi par courriel est impossible. Le fournisseur pourra ensuite consulter sur le SEAOG cette modification et la télécharger ou en commander un exemplaire sur support papier auprès du SEAOG. La mise à jour fait alors partie intégrante du document de demandes de soumissions.
  3. Lorsque le document de demandes de soumissions est annulé et qu'une nouvelle demande est émise, un nouvel APM doit être envoyé pour affichage sur le SEAOG.
  4. Tout renseignement important communiqué à un fournisseur concernant un projet de marchés doit également être communiqué à tous les autres fournisseurs concernés suffisamment à l'avance pour que ces derniers puissent en tenir compte dans la préparation de leur soumission. Les agents de négociation des contrats qui fournissent ces renseignements doivent prendre en considération le temps nécessaire à l'affichage de ces modifications sur le SEAOG.
  5. Si le délai n'est pas suffisant pour permettre à tous les fournisseurs d'examiner les renseignements et de répondre en conséquence, les agents de négociation des contrats peuvent décider de prolonger la période de demandes de soumissions ou d'annuler la demande de soumissions et d'en émettre une nouvelle.
  6. L'agent de négociation des contrats doit informer le Module de réception des soumissions (MRS) de tout changement apporté à la date ou à l'heure de clôture des soumissions, et doit s'assurer qu'un avis à cet effet est parvenu au MRS.
  7. La décision de prolonger la période de demandes de soumissions au-delà de la date de clôture établie initialement est une décision d'ordre opérationnel que peut prendre l'agent de négociation des contrats, en fonction des circonstances particulières du projet de marchés. Il est possible de traiter une prolongation dans un délai relativement court (plus ou moins 24 h), lorsque les listes de fournisseurs ont été utilisées pour les demandes de soumissions ou lorsque les demandes annoncées publiquement sont affichées sur le SEAOG.

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4.80.15 Aide aux fournisseurs

(2010-08-16)

Pour obtenir des renseignements généraux sur la façon de faire affaire avec le gouvernement fédéral, les agents de négociation des contrats devraient inviter les fournisseurs à consulter les sites Web de TPSGC suivants : L'information destinée aux entreprises et Achats et ventes. Les fournisseurs intéressés à faire affaire avec le gouvernement fédéral sont invités à s'inscrire au système Données d'inscription des fournisseurs, et(ou) sur MERX www.

Pour toute demande de renseignements généraux sur les achats, les fournisseurs devraient communiquer avec le Bureau des petites et moyennes entreprises, par téléphone : LigneInfo 1-800-811-1148, ou par courriel : rcn.contratscanada@tpsgsc-pwgsc.gc.ca.

Les questions sur une demande de soumissions en particulier doivent être acheminées à l'agent de négociation des contrats.

4.85 Procédures de clôture

(2010-01-11)

Dans la région de la capitale nationale, les soumissions, les offres ou les arrangements sont reçus et traités par le Module de réception des soumissions (MRS) de la Place du Portage, Gatineau, Québec. Dans les régions, les procédures opérationnelles peuvent être adaptées aux situations locales.

4.85.1 Soumissions, offres ou arrangements en retard

(2010-01-11)

  1. Toutes les demandes de soumissions, sauf les demandes de prix envoyées directement à l'agent de négociation des contrats, la date et l'heure de clôture des soumissions stipulées dans la demande de soumissions sont fermes. Il incombe aux fournisseurs de s'assurer que la soumission, l'offre ou l'arrangement est livré à temps au MRS indiqué dans la demande de soumissions. Le reçu émis par le MRS désigné est le seul document accepté prouvant que la soumission, l'offre ou l'arrangement a été reçu par le MRS dans les délais établis.
  2. Les soumissions, les offres ou les arrangements en retard ne seront pas acceptés et seront retournés. Des dossiers seront tenus sur toutes les soumissions, toutes les offres et tous les arrangements retournés.
  3. Pour les soumissions, les offres ou les arrangements en retard, les agents de négociation des contrats devraient consulter les instructions uniformisées applicables du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA).

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4.85.5 Soumissions, offres ou arrangements retardés

(2010-08-16)

  1. Pour les soumissions, les offres ou les arrangements retardés, les agents de négociation des contrats devraient consulter les instructions uniformisées applicables du guide des CCUA.
  2. Ils devraient, toutefois consulter l'article 9.10.15 lorsqu'ils traitent des présentations de soumissions en matière de contrats de construction.

4.85.10 Transmission par télécopieur

(2010-01-11)

  1. Pour la transmission par télécopieur des soumissions, des offres ou des arrangements, les agents de négociation des contrats devraient consulter les instructions uniformisées applicables du guide des CCUA.
  2. Afin de s'assurer que tous les appareils d'horodatage officiels servant à la réception de soumissions soient réglés à la même heure, le Module de réception des soumissions désigné doit procéder à l'étalonnage de ces appareils et autres dispositifs officiels servant à l'horodatage, selon l'heure officielle du Conseil national de recherches (CNR), au moins tous les deux jours ouvrables.

    On peut vérifier l'horloge officielle du CNR 24 heures par jour; il suffit de composer le 613-745-9426 (français) ou le 613-745-1576 (anglais).

4.90 Réception des soumissions, offres et arrangements

(2010-08-16)

  1. Pour la présentation de la soumission, de l'offre ou de l'arrangement, les agents de négociation des contrats devraient consulter les instructions uniformisées applicables du guide des CCUA.
  2. Les soumissions, offres ou arrangements reçus par le MRS désigné seront enregistrés, et gardés scellés dans un contenant verrouillé jusqu'après la date et l'heure de clôture.
  3. Si l'enveloppe ou le colis contenant la soumission, l'offre ou l'arrangement ne fournit pas suffisamment de renseignements, c'est-à-dire le numéro de la demande de soumissions, l'adresse de retour, et le nom du fournisseur et la date et l'heure de clôture, il faudra alors ouvrir l'enveloppe ou le colis. Le personnel du MRS désigné devra alors transcrire les renseignements nécessaires sur l'enveloppe ou le colis, le sceller à nouveau et y apposer ses initiales avant de le déposer dans le contenant à soumissions.
  4. Les soumissions, offres ou arrangements reçus après la date et l'heure de clôture, (ou lorsque les demandes de soumissions annulées) seront retournés, intactes, aux fournisseurs, avec une lettre expliquant les raisons pour lesquelles la soumission, l'offre ou l'arrangement est retourné. Si l'enveloppe ou le colis ne fournit pas suffisamment de renseignements pour identifier le nom du fournisseur ou le numéro de la demande, le personnel du MRS désigné ouvrira l'enveloppe ou le colis pour trouver ces renseignements et le retournera au fournisseur, avec une lettre expliquant la raison pour laquelle la soumission, l'offre ou l'arrangement a été ouvert.
  5. Dans la région de la capitale nationale, les enveloppes contenant les soumissions, offres ou arrangements reçus à la salle du courrier sont horodatées, puis envoyées encore cachetées au MRS.
  6. Après la date et l'heure de clôture, les soumissions, offres ou arrangements sont retirés du contenant verrouillé et dépouillés par l'administrateur désigné en présence d'au moins un témoin.
  7. Le MRS désigné examinera attentivement les soumissions, offres ou arrangements afin de s'assurer qu'elles sont complètes. Lorsqu'elles contiennent des renseignements écrits au crayon ou des corrections, une photocopie de la soumission, de l'offre ou de l'arrangement est tirée et conservée à des fins de vérification, ce qui garantit que la soumission, l'offre ou l'arrangement ne peut être modifié. Pour prouver que les documents ont bien été traités et vérifiés, les documents de garantie financière sont tous perforés et un tampon manuel est apposé sur la page couverture de chaque volume de documentation technique. Les soumissions, offres ou arrangements sont ensuite vérifiés et certifiés à l'aide de la liste des soumissionnaires conservée dans le dossier d'achat.
  8. Lorsque le besoin justifie la réception des soumissions, offres ou arrangements (un nombre élevé prévu de soumissions, offres ou arrangements volumineux, par ex.) dans un endroit autre que le MRS désigné, les agents de négociation des contrats doivent prendre les dispositions nécessaires avec le personnel responsable de la réception des soumissions avant de fixer une date de clôture des soumissions.
  9. Le personnel responsable évalue le lieu proposé pour la réception des soumissions et consulte le personnel de la sécurité ministérielle pour garantir la sécurité physique complète des soumissions, offres ou arrangements jusqu'à leur dépouillement. Il incombe au personnel du lieu de réception des soumissions désigné d'enregistrer les soumissions, offres ou arrangements qui y sont reçus.
  10. Lorsque les soumissions, offres ou arrangements sont demandés par téléphone, l'agent de négociation des contrats doit transcrire exactement l'information reçue, indiquer l'heure et la date, et parapher immédiatement le relevé écrit au dossier.

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4.90.1 Traitement protégé des soumissions, offres ou arrangements

(2010-01-11)

  1. Le MRS désigné suivra les instructions fournies par l'agent de négociation des contrats concernant la protection des soumissions, offres ou arrangements.
  2. Si une soumission, une offre ou un arrangement porte la mention « PROTÉGÉ », « CONFIDENTIEL », « SECRET » ou « TRÈS SECRET », les procédures gouvernementales s'appliquant à la transmission de renseignements ou de biens « protégés » ou « classifiés » doivent être respectées. Les soumissions, offres ou arrangements et les autres renseignements ou biens ayant trait à une soumission, une offre ou un arrangement de nature délicate doivent être livrés par porteur à l'agent de négociation des contrats responsable de la demande de soumissions; et un reçu doit être délivré.

    Les renseignements sur les procédures relatives à la sécurité sont disponibles sur le site Web de la Direction de la sécurité industrielle canadienne.

4.90.5 Dépouillement public

(2010-01-11)

  1. Lorsque les soumissions sont dépouillées publiquement, celles-ci sont retirées du contenant verrouillé, transportées à l'endroit où se fera le dépouillement public et ouvertes en présence d'un témoin. Le nom et l'adresse de chaque soumissionnaire ainsi que le montant de chacune des soumissions sont lus à haute voix.
  2. S'il y a plusieurs articles énumérés dans la soumission mais pas de prix total de la soumission, alors le prix de chaque article est lu à haute voix. Il y a également confirmation (s'il y a lieu) qu'une garantie de soumissions s'y trouve.

4.90.10 Réception des offres de prix

(2010-01-11)

  1. Les soumissions écrites (offres de prix) présentées en réponse à une demande de prix et envoyées directement à l'agent de négociation des contrats seront déclarées non recevables si elles sont reçues après la date et l'heure de clôture, indépendamment de la date de la mise à la poste.
  2. Afin de s'assurer que toutes les offres de prix recevables sont examinées et afin de tenir compte des heures de livraison du courrier interne, les agents de négociation des contrats peuvent devoir retarder l'émission d'une commande d'achat jusqu'après la première livraison du courrier du matin, le lendemain de la date de clôture.
  3. Les offres de prix doivent être signées et datées par l'agent de négociation des contrats au moment de leur réception. Les secteurs ou régions doivent s'assurer que les offres de prix envoyées directement à l'agent de négociation des contrats sont reçues, conservées et traitées de façon à respecter le principe d'équité envers tous les fournisseurs.

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4.95 Modification et retrait des soumissions

(2010-01-11)

  1. Les soumissions, offres ou arrangements peuvent généralement être modifiés, retirés ou émis de nouveau avant la date de clôture des soumissions, pourvu que le tout soit fait par écrit, ce qui comprend les réponses transmises électroniquement.
  2. Afin de maintenir l'intégrité du système de soumission, on n'acceptera aucune modification de prix adressée uniquement à l'agent de négociation des contrats après la réception de l'offre de prix, à moins que cela ne soit négocié par TPSGC et que les négociations aient lieu avec tous les fournisseurs qui ont présenté des offres de prix recevables.
  3. Si les modalités de la demande de soumissions le permettent, et qu'un fournisseur hausse un prix avant la clôture des soumissions, ce dernier doit aussi faire parvenir les garanties financières additionnelles requises dans un délai raisonnable (normalement dans les cinq jours ouvrables).
  4. Une soumission, une offre ou un arrangement retiré après la clôture des soumissions ne peut pas être émise de nouveau.
  5. Les soumissions déposées avec une garantie financière peuvent être retirées s'il y a une erreur majeure relevée à l'examen de la soumission, sans que le Canada n'exige une compensation. L'approbation au niveau de directeur est requise avant qu'une erreur puisse être déclarée majeure à l'examen de la soumission. Une page manquante est un exemple de ce type d'erreurs.
  6. Si un fournisseur désire retirer une soumission, une offre ou un arrangement pour une raison autre qu'une erreur majeure relevée à l'examen de la soumission, de l'offre ou de l'arrangement, les Services juridiques doivent être consultés.
  7. Si TPSGC permet à un fournisseur de retirer une soumission présentée avec une garantie financière en raison d'une erreur majeure relevée à l'examen de la soumission sans imposer de pénalité, et s'il y a eu un dépouillement public, un avis à cet effet, signé par un directeur, doit être envoyé à tous les fournisseurs.

4.100 Annulation d'une demande de soumissions et émission d'une nouvelle

(2010-01-11)

  1. En cas d'annulation d'une demande de soumissions avant la date de clôture des soumissions, l'agent de négociation des contrats doit publier un avis d'annulation par le biais de l'Environnement automatisé de l'acheteur (EAA) en vue de sa transmission au Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG). L'agent de négociation des contrats peut également annuler la demande de soumissions directement sur le SEAOG. Il doit de plus informer le Module de réception des soumissions de l'annulation et lui donner des instructions sur la façon de disposer des réponses à la demande initiale.
  2. L'agent de négociation des contrats est responsable de la distribution interne des demandes de soumissions et des mises à jour auprès de TPSGC et des ministères clients.
  3. Si l'annulation intervient après la date de clôture, les fournisseurs devraient être informés dans un délai de 10 jours civils suivant l'annulation de la demande.
  4. Les agents de négociation des contrats peuvent émettre une nouvelle demande de soumissions, avec l'approbation du directeur (administration centrale) ou du gestionnaire (régions) ou d'un cadre de niveau supérieur, dans les cas suivants :
    1. un changement important est intervenu dans un besoin avant l'attribution du contrat ou l'émission d'une offre à commandes ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement;
    2. toutes les soumissions, toutes les offres ou tous les arrangements reçus sont jugés non recevables ou ne représentent pas une juste valeur;
    3. la période de validité de la soumission, de l'offre ou de l'arrangement est expirée, aucun contrat n'a été attribué et aucune offre à commandes ou arrangement en matière d'approvisionnement n'a été émis.
  5. Les agents de négociation des contrats peuvent émettre une nouvelle demande de soumissions, avec l'approbation du gestionnaire (administration centrale) ou du chef de l'équipe d'approvisionnement (régions) ou d'un cadre de niveau supérieur, lorsqu'aucune soumission, aucune offre ou aucun arrangement n'a été reçu à la suite d'une demande de soumissions concurrentielle. L'Accord de libre-échange nord-américain (ALENA), l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC) www et l'Accord sur le commerce intérieur (ACI) permettent le recours à la procédure de demandes de soumissions limitée dans ces circonstances.
  6. Chaque fois qu'une demande de soumissions est émise en remplacement d'une demande précédente, l'agent de négociation des contrats doit insérer la clause A9043T du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat au tout début de la nouvelle demande de soumissions et du nouvel avis de projet de marchés (APM).
  7. Pour les achats assujettis à l'un des accords commerciaux internationaux, un nouvel APM devrait être affiché si la demande de soumissions est annulée et qu'une nouvelle est émise. Si aucune soumission, aucune offre ou aucun arrangement recevable n'a été reçue à la suite de la diffusion de la demande de soumissions concurrentielle initiale, et si le besoin n'est pas considérablement modifié, l'agent de négociation des contrats peut faire parvenir directement à ces derniers des demandes de soumissions, et ce, sans avoir à afficher un nouvel APM. Toutefois, l'on invite instamment les agents de négociation des contrats à afficher de nouveau l'APM en pareil cas, dans l'intérêt de l'ouverture et de la transparence, tout en précisant dans l'avis que certains fournisseurs seront invités directement.

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Annexe 4.1 : Conditions générales et conditions générales supplémentaires

(2010-08-16)

Conditions générales et conditions générales supplémentaires Conditions générales Conditions générales supplémentaires
Conditions générales - offres à commandes - biens ou services 2005  
Conditions générales - biens (complexité moyenne) 2010A  
Conditions générales - services professionnels (complexité moyenne) 2010B  
Conditions générales - services (complexité moyenne) 2010C  
Conditions générales - arrangements en matière d'approvisionnement - biens ou services 2020  
Conditions générales - biens ou services (faible valeur) 2029  
Conditions générales - besoins plus complexes de biens 2030  
Biens comprenant un élément de recherche et développement - l'entrepreneur détient les droits de propriété intellectuelle sur les renseignements originaux 2030 4006
Biens comprenant un élément de recherche et développement - le Canada détient les droits de propriété intellectuelle sur les renseignements originaux 2030 4007
Conditions générales - recherche et développement (l'entrepreneur détient les droits de propriété intellectuelle) 2040  
Conditions générales - besoins plus complexes de services (à l'exception de ceux qui figurant dans la liste ci-dessous) 2035  
Besoins de traitement électronique des données Conditions générales Conditions générales supplémentaires
Achat, location et maintenance de matériel Toutes les conditions générales, sauf 2010C et 2029 4001
Services d'élaboration et de modification de logiciels Toutes les conditions générales, sauf 2010C et 2029 4002
Logiciels sous licence Toutes les conditions générales, sauf 2010C et 2029 4003
Services de maintenance et de soutien des logiciels sous licence Toutes les conditions générales, sauf 2010C et 2029 4004
Navires Conditions générales Conditions générales supplémentaires
Conditions générales - besoins plus complexes de biens 2030 1028 ou 4006 ou 4007
Conditions générales - besoins plus complexes de biens 2030 1029
Construction Sous-section 5-R LAB 180
Approvisionnement pour le compte de la Corporation commerciale canadienne Conditions générales Conditions générales supplémentaires
Contrats de défense (autres que pour les é.-u.) 2030  
Contrats pour le gouvernement des É.-U. 2030 (Voir CCC-6 pour les exceptions)  
Contrats autres que de défense CCC50  
  1. Si un logiciel doit être livré en vertu du contrat, y compris tout logiciel nécessaire au fonctionnement du matériel, les conditions générales supplémentaires 4003 devront faire partie du contrat. D'autres conditions générales supplémentaires devraient également être ajoutées, le cas échéant.
  2. Les conditions générales et les conditions générales supplémentaires doivent être utilisées dans leur intégrité. On ne doit pas inclure deux ensembles de conditions générales. Une clause provenant d'une condition générale établie peut être ajoutée aux articles de convention (c.-à-d. une disposition relative aux garanties dans un contrat visant principalement l'obtention de services, mais qui comprend la livraison de certains équipements).
  3. Un achat particulier peut nécessiter la modification ou l'annulation de certaines conditions. Ces changements doivent être discutés avec le ministère client avant d'être intégrés à la demande de soumissions ou au contrat, afin de s'assurer que les droits et les responsabilités du ministère client sont bien compris. Les modifications peuvent être discutées avec les Services juridiques afin de garantir que les droits du Canada sont protégés.

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Annexe 4.2 : Propriété intellectuelle

(2010-01-11)

Structure pour l'utilisation des modalités relatives à la propriété intellectuelle

Conditions générales, conditions générales supplémentaire et clauses

1 : Contrats de recherche et de développement
1A : Décision du ministère client : L'ENTREPRENEUR détient les droits de propriété intellectuelle (PI) sur les renseignements originaux
Numéro Titre Commentaires
Conditions générales et conditions générales supplémentaires
2040 Conditions générales - recherche et développement Licence de portée élargie
Clauses facultatives
K3015C Confidentialité des renseignements originaux  
K3020C Licence concernant l'information appartenant au Canada  
K3415C Exploitation commerciale au Canada  
K3420C Dommages-intérêts fixés à l'avance - exploitation commerciale Pour étayer K3415C

1B : Décision du ministère client : Le CANADA détient les droits de PI sur les renseignements originaux
Numéro Titre Commentaires
Conditions générales et conditions générales supplémentaires
2040 Conditions générales - recherche et développement Modalités de pi remplacées par K3410C
K3410C Le Canada détient les droits de propriété intellectuelle sur les renseignements originaux Licence de portée élargie
Clause obligatoire à compléter
K3200T Fondement du titre du Canada sur les droits de propriété intellectuelle  
Clauses facultatives
K3305C Licence concernant les droits de propriété intellectuelle sur les renseignements originaux  
K3310C L'entrepreneur n'a pas le droit d'accorder une sous-licence  
K3315C Licence concernant les droits de propriété intellectuelle sur l'information appartenant au Canada  

2 : Contrat de biens comportant des travaux de recherche et de développement
2A : Décision du ministère client : L'ENTREPRENEUR détient les droits de sur les renseignements originaux
Numéro Titre Commentaires
Conditions générales et conditions générales supplémentaires
2030 Conditions générales - besoins plus complexes de biens Modalités en matière de propriété intellectuelle remplacées par 4006
4006 L'entrepreneur détient les droits de propriété intellectuelle sur les renseignements originaux Licence de portée moindre sur les renseignements originaux
Clauses facultatives
K3015C Confidentialité des renseignements originaux  
K3020C Licence concernant l'information appartenant au Canada  
K3415C Exploitation commerciale au Canada  
K3420C Dommages-intérêts fixés à l'avance - exploitation commerciale Pour étayer K3415C

2B : Décision du ministère client : Le CANADA détient les droits de PI sur les renseignements originaux
Numéro Titre Commentaires
Conditions générales et conditions générales supplémentaires
2030 Conditions générales - besoins plus complexes de biens Modalités en matière de propriété intellectuelle remplacées par 4007
4007 Le Canada détient les droits de propriété intellectuelle sur les renseignements originaux Licence de portée moindre sur les renseignements originaux
Clause obligatoire à compléter
K3200T Fondement du titre du Canada sur les droits de propriété intellectuelle  
Clauses facultatives
K3305C Licence concernant les droits de propriété intellectuelle sur les renseignements originaux  
K3310C L'entrepreneur n'a pas le droit d'accorder une sous-licence  
K3315C Licence concernant les droits de propriété intellectuelle sur l'information appartenant au Canada  

3 : Contrat de biens sans travaux de recherche et de développement prévus
3A : Décision du ministère client : L'ENTREPRENEUR détient les droits de PI sur les renseignements originaux, y compris le droit d'auteur
Numéro Titre Commentaires
Conditions générales et conditions générales supplémentaires (options)
2030 Conditions générales - besoins plus complexes de biens Droit d'auteur (Objet : Politique du Conseil du Trésor sur la propriété intellectuelle, article 6.5, Exceptions au titre de propriété de l'entrepreneur)
2010A Conditions générales - biens ou services (complexité moyenne)
Clause à reproduire pour donner effet à la décision du ministère client
K3002C L'entrepreneur détient les DPI : aucun droit explicite attribué au Canada par licence  
Clause facultative
K3030C Licence concernant le matériel protégé par des droits d'auteur À utiliser avec K3002C

4 : Contrat de services sans travaux de recherche et de développement prévus
4A : Décision du ministère client : L'ENTREPRENEUR détient les droits de PI sur les renseignements originaux, y compris le droit d'auteur
Numéro Titre Commentaires
Conditions générales et conditions générales supplémentaires (options)
2035 Conditions générales - besoins plus complexes de services Droit d'auteur (Objet : Politique du Conseil du trésor sur la propriété intellectuelle, article 6.5, Exceptions au titre de propriété de l'entrepreneur)
Clause à reproduire pour donner effet à la décision du ministère client
K3002C L'entrepreneur détient les DPI : aucun droit explicite attribué au Canada par licence  
Clause facultative
K3030C Licence concernant le matériel protégé par des droits d'auteur À utiliser avec K3002C

4B : Décision du ministère client : Le CANADA détient les droits de PI sur les renseignements originaux (droit d'auteur)
Numéro Titre Commentaires
Conditions générales et conditions générales supplémentaires (options)
2035 Conditions générales - services Droit d'auteur (Objet : Politique du Conseil du Trésor sur la propriété intellectuelle, article 6.5, Exceptions au titre de propriété de l'entrepreneur)
REMARQUE : Les modalités ci-dessus attribuent au Canada la propriété des droits de propriété intellectuelle sur les renseignements originaux soumis à des droits d'auteur, à l'exception des logiciels et de la documentation connexe. Le contrat ne comprend pas de clauses sur les autres droits de propriété intellectuelle.
Clause obligatoire
K3200T Fondement du titre du Canada sur les droits de propriété intellectuelle  

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Annexe 4.3 : Taxes et droits de douane

(2010-01-11)

  1. Taxe sur les produits et services ou taxe de vente harmonisée

    Les fournisseurs doivent indiquer la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée (TPS ou TVH) séparément dans la soumission, l'offre ou l'arrangement. Ils doivent également indiquer si les articles sont pleinement taxables, détaxés ou exempts de taxe (voir l'Annexe 4.4), et à quelle catégorie chacun d'eux appartient.

  2. Droits de douane
    1. Les demandes de soumissions doivent contenir tous les renseignements sur les droits de douane, pour permettre aux fournisseurs de présenter des soumissions, des offres ou des arrangements recevables.
    2. Sauf indication contraire, les fournisseurs établis au Canada doivent inclure tous les droits de douane applicables dans leurs prix. Dans les contrats subséquents, tous les droits de douanes et toutes les taxes doivent être comprises dans le prix et le prix total estimatif.
    3. Les fournisseurs établis à l'étranger ne doivent pas inclure les droits de douane canadiens, sauf lorsque l'on demande expressément que les prix incluent les droits de douane et les taxes en dollars canadiens. Dans les contrats subséquents, les droits de douane ne doivent pas être inclus dans le prix, mais seront payés par le ministère client pour l'importation de marchandises. Toutefois, un fournisseur établi à l'étranger et qui passe des contrats de sous-traitance au Canada pour la fabrication et la livraison de biens au Canada doit inclure tous les droits de douane qui sont applicables au contrat de sous-traitance.
    4. Pour les fins de la demande de soumissions, les fournisseurs qui ont une adresse au Canada sont considérés comme étant des fournisseurs établis au Canada, et les fournisseurs qui ont une adresse à l'extérieur du Canada sont considérés comme étant des fournisseurs établis à l'étranger.
  3. Droits de douane et taxes d'accise
    1. Les fournisseurs établis au Canada doivent inclure toutes les taxes d'accise applicables dans les demandes de soumissions. Dans les contrats subséquents, les taxes applicables doivent être incluses dans le prix estimatif total. Les fournisseurs établis à l'étranger ne doivent pas inclure les taxes d'accise. Dans les contrats subséquents, les taxes applicables doivent être incluses dans le prix estimatif total.
    2. Les fournisseurs établis à l'étranger doivent proposer des prix fermes dans leurs soumissions ou leurs offres, en dollars canadiens, les droits de douane et les taxes d'accise du Canada, et la TPS ou TVH doivent être exclus de ces prix. Voir la clause A0222T pour les demandes de soumissions et M0222T pour les offres à commandes du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA).
    3. Dans les contrats subséquents, les droits de douane ne doivent pas être inclus dans le prix, mais seront payés par le ministère client pour l'importation de biens. Toutefois, un fournisseur établi à l'étranger et qui passe des contrats de sous-traitance au Canada pour la fabrication et la livraison de biens au Canada doit inclure tous les droits de douane qui sont applicables au contrat de sous-traitance.
    4. À l'occasion, il peut être nécessaire d'exiger des fournisseurs établis à l'étranger que leurs prix soient en dollars canadiens dans leurs soumissions, incluant ces droits de douane et ces taxes d'accise. (Voir la clause A0220T du guide des CCUA). Cependant, cela peut avoir une incidence sur le nombre de fournisseurs, pour qui il est pratique courante de soumissionner FAB usine et qui ne sont pas prêts à prendre le temps de recueillir l'information pertinente et de faire les calculs nécessaires. Remarque : Étant donné que l'importateur officiel est responsable du paiement de ces droits de douane et de ces taxes d'accise, ces calculs ne sont d'aucun intérêt pour le fournisseur établi à l'étranger, à moins que les besoins ne soient FAB destination.
    5. Pour les contrats attribués au nom du ministère de la Défense nationale (MDN), la TPS ou TVH doit être remboursée aux entreprises non inscrites. Le MDN remboursera aux entrepreneurs principaux uniquement le montant réel de TPS ou TVH qui est payé à l'Agence du revenu du Canada.
  4. Taxe sur les produits et services ou taxe de vente harmonisée

    La présente section fournit des renseignements sur la TPS ou TVH et l'application de la TPS ou TVH au gouvernement fédéral.

    1. La TPS ou TVH, le cas échéant, est payable sur le montant facturé avant tout escompte pour paiement rapide ou pénalité pour paiement en retard.
    2. La TPS ou la TVH est payable lorsque le paiement progressif, le paiement d'étape ou le paiement anticipé est exigible ou que le ministère client effectue le paiement.
    3. L'Agence du revenu du Canada (ARC) considère les paiements anticipés comme des paiements progressifs.
    4. Normalement, la TPS ou TVH est payée sur le montant total réclamé avant toute retenue de garantie. On ne paie pas de TPS ou TVH lorsque la retenue de garantie est levée.
    5. On fait exception pour une retenue de garantie prévue par une loi ou e d'un contrat pour la construction, la rénovation ou la réparation d'un navire ou d'un bien immobilier. La TPS ou TVH calculée sur la retenue devient exigible à la date du versement de la retenue ou, si elle est antérieure, à la date à laquelle expire la période de retenue.
    6. La TPS ou TVH s'applique à la fourniture, au Canada, de biens immobiliers, de biens personnels corporels (p. ex., des marchandises), de biens personnels incorporels (par exemple, la propriété intellectuelle) et de services. Le terme « fourniture » signifie la fourniture d'un bien ou d'un service de quelque façon que ce soit.
    7. La TPS ou TVH sur une fourniture faite à l'intérieur du Canada est payable par le destinataire de la fourniture à un fournisseur qui est inscrit aux fins de la TPS ou TVH. Le fournisseur est responsable de verser la taxe à l'ARC.
    8. Une fourniture est fournie à l'intérieur du Canada dans les cas suivants :
      1. pour la fourniture de biens, les biens sont offerts ou livrés au Canada au récipiendaire de la fourniture, c'est-à-dire que les biens se trouvent au Canada quand ils sont vendus et transférés du fournisseur à l'acheteur ou qu'ils sont importés au Canada pour livraison à l'acheteur;
      2. pour la fourniture de biens personnels incorporels, le bien peut être utilisé au Canada ou se rapporte à un bien immobilier ou à des biens personnels corporels situés au Canada ou à un service devant être fourni à l'intérieur du Canada;
      3. pour la fourniture d'un bien immobilier ou d'un service concernant un bien immobilier, si celui-ci est situé au Canada;
      4. pour la fourniture d'autres services, si ceux-ci sont assurés en tout ou en partie au Canada;
      5. pour la fourniture de services de télécommunications qui consistent à rendre disponibles des installations de télécommunications, si ces installations, ou toute partie de celles-ci, sont situées au Canada.
    9. La TPS ou TVH s'applique également aux biens importés au Canada. La TPS ou TVH sur l'importation des biens est payable sur la valeur à l'acquitté des biens (déterminée conformément à la Loi sur les douanes) et est payable par l'importateur des biens directement à l'Agence des services frontaliers du Canada, au moment où le bien est importé ou lorsqu'il est sorti de l'entrepôt pour utilisation.
    10. Les biens importés au Canada pour la fourniture sont assujettis à la TPS au moment de l'importation et le sont à la TPS ou TVH lorsqu'ils sont fournis au Canada par un fournisseur qui est inscrit aux fins de la TPS ou TVH.
    11. La TPS ou TVH s'applique également à la fourniture de services et de biens personnels incorporels à l'extérieur du Canada (généralement par un fournisseur non résident) à une personne qui réside au Canada, si la personne achète la fourniture pour utilisation au Canada, mais pas exclusivement à des fins d'activités commerciales. Ces fournitures sont appelées « fournitures importées taxables ». Le montant de TPS ou TVH sur les fournitures importées taxables est déterminé par le récipiendaire canadien de la fourniture (autocotisation) et versé directement à l'Agence du revenu du Canada (ARC).
    12. Les paiements de location pour des biens corporels, en vertu d'un bail signé avant le 8 août 1989, ne sont pas assujettis à la TPS. Si le bail est modifié pour en changer les clauses ou si la propriété est louée le ou après le 8 août 1989, les paiements deviennent alors assujettis à la TPS ou TVH, selon le cas.
    13. La reprise d'un bien usagé constitue une opération distincte de l'achat d'un nouveau bien aux fins de la TPS ou TVH. La TPS ou TVH s'applique au prix de vente intégral du nouveau bien, indépendamment de la valeur de reprise. Chaque partie doit percevoir la TPS ou TVH sur la juste valeur marchande de la fourniture à l'autre, et les deux paient la TPS ou TVH. Cette situation s'applique lorsque la personne qui rapporte un bien usagé à l'achat d'un nouveau bien est inscrite aux fins de la TPS ou TVH.
    14. Si la personne qui rapporte un bien usagé n'a pas à percevoir de taxe sur la fourniture (c.-à-d. que le fournisseur n'est pas inscrit ou que le bien n'est pas utilisé dans le cadre d'activités commerciales), le fournisseur du nouveau bien doit déduire la valeur du bien usagé repris de la valeur du nouveau bien lors du calcul de la TPS ou TVH sur la fourniture.
    15. La TPS ou TVH ne s'applique pas aux fournitures exonérées, aux fournitures détaxées, et à certaines importations. Ces points sont traités à l'Annexe 4.4. De plus, elle ne s'applique généralement pas aux entreprises autochtones, aux bandes indiennes et aux entités mandatées par les bandes (également traité à l'Annexe 4.4).
    16. La TPS ou TVH ne s'applique pas aux transactions entre des parties du même organisme. Étant donné que le gouvernement fédéral a enregistré ses ministères (les entités énumérées à l'annexe I, l'annexe I.I et l'annexe II de la Loi sur la gestion des finances publiques), comme une seule personne, la TPS ou TVH ne s'applique pas aux transactions entre ministères. Cependant, la TPS ou TVH s'applique aux transactions taxables entre des ministères et des sociétés d'État.
    17. Le matériel fourni par le gouvernement n'est pas soumis à des frais de TPS ou TVH supplémentaires, étant donnée que ces frais ont déjà été payés par le propriétaire ou utilisateur final. Les entrepreneurs ne doivent pas percevoir la TPS ou TVH sur la valeur du matériel fourni par le gouvernement utilisé pour l'exécution d'un contrat. Les entrepreneurs établis à l'étranger doivent indiquer la TPS séparément sur le formulaire CI1, Facture des douanes canadiennes, (Version PDF 429 Ko) (Aide sur les formats de fichier) de l'Agence des services frontaliers du Canada, en décrivant ce matériel comme étant des biens canadiens retournés et en fournissant une valeur. Si le matériel fourni par le gouvernement est fourni par un entrepreneur établi à l'étranger directement à un autre entrepreneur établi à l'étranger, cette valeur devrait être incluse dans la valeur de l'article aux fins de dédouanement, étant donné que la TPS sur ce matériel n'a pas encore été payée.
    18. Le gouvernement fédéral ne paie pas la TPS ou TVH sur les fournitures importées taxables, étant donné qu'il n'est pas tenu de déterminer la taxe par autocotisation. Les fournitures importées taxables comprennent les services fournis entièrement à l'extérieur du Canada pour utilisation au Canada ou les services fournis à l'intérieur du Canada par un fournisseur non résident qui n'est pas inscrit aux fins de la TPS ou TVH. Elles comprennent également les biens meubles incorporels fournis par un fournisseur non résident qui n'est pas inscrit aux fins de la TPS ou TVH.
    19. Le gouvernement fédéral doit payer des taxes sur l'importation de biens s'il est l'importateur officiel, à moins que les biens soient admissibles comme une importation non taxable.
  5. Taxes et droits associés aux paiements

    Cet article fournit des renseignements sur les taxes et les droits associés aux paiements progressifs et aux paiements finals versés à l'entrepreneur.

    1. Taxes imposées et dégrevées ultérieurement
      1. Le prix contractuel sera majoré du montant réel de toutes les taxes imposées ultérieurement, à condition que l'entrepreneur fasse parvenir à l'agent de négociation des contrats une déclaration certifiée indiquant que la majoration de coût est directement attribuable aux taxes imposées ultérieurement et qu'aucun montant n'était prévu dans le prix du contrat pour ces nouvelles taxes.
      2. On déduira de tout prix contractuel le montant réel de toutes taxes dégrevées ultérieurement.
    2. Taxes imposées et dégrevées ultérieurement - contrat à prix ferme
      1. On peut prévoir des rajustements de prix, à la hausse ou à la baisse, dans les contrats à prix ferme, pour le cas où les droits seraient modifiés après la date du contrat, ce qui aurait des répercussions sur le coût des travaux pour l'entrepreneur.
      2. Le prix contractuel sera majoré du montant réel de tous les droits imposés ultérieurement, à condition que l'entrepreneur fasse parvenir à l'agent de négociation des contrats une déclaration certifiée indiquant que la majoration de coût est directement attribuable aux droits imposés ultérieurement et qu'aucun montant n'était prévu dans le prix contractuel pour ces nouveaux droits.
      3. On déduira de tout contrat le montant réel de tous droits dégrevés ultérieurement.
    3. Taxes d'accise : les conditions générales prévoient un prix contractuel en cas de modification des droits de douane, des taxes d'accise, des frais et des impositions après la date du contrat.
  6. Taxe et droits associés aux douanes et aux importations et aux exportations

    Cet article fournit des renseignements sur les droits de douane, les taxes sur les importations et les exportations, les remises ainsi que sur les taxes et les droits.

    1. Taxes d'accise, droits de douane et TPS ou TVH
      1. Des taxes d'accise sont payables sur certains biens (voir l'Annexe 4.5.)
        1. Si les biens sont fabriqués ou produits et vendus au Canada, la taxe d'accise est payable par le fabricant ou le producteur, au moment de la livraison de ces biens.
        2. Si les biens sont importés, la taxe d'accise est payable par l'importateur ou le cessionnaire qui sort les biens de l'entrepôt, au moment de l'importation ou lorsqu'ils sont sortis de l'entrepôt en vue d'être consommés.
      2. Les demandes de renseignements concernant les taxes d'accise et les droits de douane en ce qui a trait aux contrats du gouvernement fédéral, y compris celles ayant trait aux tarifs, aux exemptions, aux remboursements, aux autres méthodes d'évaluation, aux articles prohibés et autres applications des dispositions législatives concernant les taxes d'accise et les droits de douanes, doivent être soumises au bureau de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) le plus proche.
      3. Les demandes de renseignements concernant la TPS ou TVH, la remise des droits de douane visant les approvisionnements de défense et les conventions fiscales réciproques fédérales-provinciales en ce qui a trait aux contrats du gouvernement fédéral devraient être adressées à la Direction de la politique et du processus d'approvisionnement.
    2. Droits de douane
      1. On impose des droits de douane sur les biens importés. Les tarifs douaniers sur les biens importés sont les tarifs applicables aux biens au moment où la documentation est présentée en vue d'obtenir la libération des biens par l'ASFC.
      2. Le principe fondamental pour déterminer la valeur des droits de douanes sur les marchandises importées est le régime de la valeur en douane fondée sur la valeur transactionnelle, qui correspond généralement au prix de la facture. (Voir le Mémorandum D13-3-1 de l'ASFC). Pour de l'aide, communiquer avec le Service d'inscription et de demande de renseignements de l'ASFC.
      3. Si on ne peut pas utiliser cette méthode, il faut communiquer avec le bureau de l'ASFC le plus proche.
    3. Remises et exonération des droits
      1. Les programmes de remises et d'exonération des droits visent à aider les exportateurs à devenir et à demeurer plus concurrentiels dans les marchés étrangers en leur accordant une exonération des droits de douane et des taxes payés sur :
        1. les biens importés puis exportés avant leur utilisation;
        2. les biens importés puis utilisés pour la fabrication, au Canada, de biens qui sont exportés;
        3. les matériaux importés et consommés ou utilisés pour la fabrication, au Canada, de biens qui sont exportés.
      2. Le Programme de report des droits accorde une exonération des droits de douane sur les biens importés qui seront exportés soit dans le même état, soit après avoir été modifiés. Ces biens sont admissibles à l'exonération des droits de douane, des droits anti-dumping et compensateurs et de la taxe d'accise et des taxes autres que la TPS. L'exonération est accordée au moment de l'importation des biens. Pour plus de renseignements, consulter le Mémorandum D7-4-1.
      3. Le Programme de drawback offre les mêmes caractéristiques et avantages que le Programme de report des droits, sauf que les droits et les taxes doivent être payés au moment de l'importation et seront remboursés après que les biens auront été exportés. Pour plus de renseignements, consulter le Mémorandum D7-4-2.
  7. Remise des droits de douane visant les approvisionnements de défense
    1. La remise des droits de douane payables (pour plus de renseignements, consulter le Mémorandum D13-3-1) est accordée selon le numéro tarifaire 9982.00.00 lorsque :
      1. la valeur totale du contrat des approvisionnements de défense est de 250 000 $ et plus. Cette valeur comprend la valeur à l'importation des biens plus le droit qui serait applicable en l'absence du tarif des douanes;
      2. les biens sont certifiés par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) comme étant des approvisionnements de défense;
      3. pour plus de renseignements, consulter le Mémorandum D8-9-3.
    2. Puisque les taux de droit de douane varient selon le type de produit, le pays d'origine et la combinaison de composants importés, il peut être difficile de décider si l'approvisionnement de défense est soumis au tarif. Lorsque l'on ne sait pas avec certitude si la dépense totale estimative va dépasser le seuil de 250 000 $, les agents de négociation des contrats devraient demander les prix indiquant séparément les droits de douane.
    3. Lorsque la personne morale responsable de l'importation n'est pas le ministère de la Défense nationale (MDN), une copie de l'attestation suivante doit être jointe au contrat.

      CERTIFICAT D'APPROVISIONNEMENT DE DÉFENSE

      Je certifie que les articles achetés en vertu du contrat numéro _________________ sont des « approvisionnements de défense » tels que définis dans la Loi sur la production de défense, conformément au numéro tarifaire 9982.00.00.

      Représentant officiel autorisé :

      Signature ___________________

      Date _______________________

      Titre _______________________

      La seule preuve que pourra présenter l'entrepreneur à l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) pour attester que le bien importé est un approvisionnement de défense est une copie de l'attestation.

    4. Une copie de l'attestation peut être demandée par le Directeur - Opérations de la chaîne d'approvisionnement ou des douanes, ou par la Division régionale de la vérification de l'observation de l'ASFC qui fait enquête. Ces organismes enquêtent sur les réclamations de remise et sont susceptibles de communiquer avec l'agent de négociation des contrats en vue de vérifier la réclamation.
    5. Lorsque le MDN est la partie responsable pour le bien importé, l'ASFC est d'avis qu'une copie du contrat d'approvisionnement de défense constitue une preuve suffisante en vue de la remise. Il N'EST PAS nécessaire de joindre une copie de l'attestation de l'approvisionnement de défense au contrat attribué.
    6. Lorsque la valeur estimative totale d'une offre à commandes est supérieure à 250 000 $, chaque commande subséquente est assujettie au numéro tarifaire 9982.00.00.
  8. Droits de douane et TPS ou TVH pour les outils, le matériel et les pièces de rechange pour les contrats de services rendus par des non résidents
    1. Des droits de douane et la TPS ou TVH, selon le cas, peuvent être perçus sur tous les outils, le matériel et les pièces de rechange qui sont apportés au Canada par des non résidents qui fournissent certains services en vertu d'un contrat de TPSGC. Une fois évalués, ces droits et ces taxes doivent être versés à l'ASFC.
    2. Les interprétations suivantes sont fournies à titre d'information seulement. Toute question relative à un cas particulier devrait être adressée au Bureau régional de l'ASFC le plus proche. L'application ou l'exonération des droits de douane et de la TPS ou TVH est indiquée en italique pour chaque point énuméré ci-dessous :
      1. un travailleur non résident qui apporte ses propres outils ou son propre matériel au Canada afin de construire, d'installer ou de réparer des machines ou d'autre matériel d'usine, et qui est envoyé au Canada par le fabricant étranger des machines ou du matériel précités, peut importer lesdits outils ou tout autre matériel en vertu du Règlement sur l'importation temporaire de marchandises (numéro tarifaire 9993.00.00). Pour plus de renseignements, consulter le Mémorandum D8-1-1 de l'ASFC;

        (Exonération complète des droits de douane. La TPS ou TVH est payable sur le 1/60e de la valeur des outils et du matériel pendant chaque mois où les biens demeurent au Canada)

      2. un travailleur non résident qui entre au Canada avec des outils ou du matériel fournis par le fabricant de la machine à construire, à installer ou à réparer, peut également apporter lesdits outils ou matériel au Canada sur la base 1/60e de leur valeur en vertu du Règlement sur l'importation temporaire de marchandises (numéro tarifaire 9993.00.00). Pour plus de renseignements, consulter le Mémorandum D8-1-1;
      3. un travailleur non résident qui apporte ses propres outils ou d'autre matériel au Canada pour construire, installer ou réparer une machine ou d'autres pièces d'équipement, doit acquitter le montant intégral des droits de douane et taxes d'accise applicables, lorsque le contrat est passé avec un fournisseur établi à l'étranger autre que le fabricant de la machine ou de la pièce d'équipement;

        (Application complète des droits de douane. Le montant de la TPS ou TVH est également payable sur la valeur complète lorsqu'il n'y a aucune autre disposition permettant l'exonération ([p. ex. des marchandises canadiennes retournées])

      4. Les droits de douane et la TPS ou TVH pour toutes les pièces de rechange doivent être acquittés à l'entrée au pays. Au moment de la sortie du Canada des pièces de rechange non utilisées, sous la surveillance de l'ASFC, on peut déposer une demande de drawback afin d'obtenir le remboursement des droits de douane s'y rapportant, en vertu du Règlement sur le drawback relatif aux marchandises importées et exportées.

        (La TPS n'est pas remboursable.)

    3. Les contrats pour les services au Canada d'un non résident doivent contenir une disposition qui ordonne à l'entrepreneur non résident, à ses employés ou à un sous-traitant et ses employés de se conformer aux exigences de l'ASFC et de payer les droits de douane, les taxes d'accise et la TPS ou TVH, selon le cas.
    4. S'il est prévu qu'un non résident doive importer des outils, du matériel ou des pièces de rechange afin de fournir des services au Canada, la clause C2604C du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) doit être utilisée.
    5. Lorsque les droits de douane, les taxes d'accise et la TPS ou TVH relatifs au paiement ou à la douane et les importations ou exportations s'appliquent, voir le chapitre 8.
  9. Droits de douane et TPS ou TVH sur la réparation et la révision des biens canadiens à l'étranger
    1. Le traitement des biens canadiens (c.-à-d. des marchandises) réadmis au Canada après avoir été réparés ou révisés à l'étranger varie selon le pays où les réparations ou les révisions ont été effectuées. Lorsque le pays est un partenaire de libre-échange, les biens sont réadmis au Canada conformément aux dispositions du numéro tarifaire 9992.00.00 ou, s'il s'agit de navires, du numéro tarifaire 9971.00.00. La politique et les procédures portant sur l'administration de ce programme sont énoncées, respectivement, dans les Mémorandum D8-2-26 et le Mémorandum D8-2-25. Lorsque le pays n'est pas un partenaire de libre-échange, les biens pourront être soumis aux dispositions du Programme des marchandises canadiennes à l'étranger qui figurent aux articles 101 à 105 du Tarif des douanes. À certaines conditions, le sous-article 101(1) du Tarif des douanes accorde l'exonération complète des droits de douane et de la TPS ou TVH sur la valeur canadienne à l'exportation des biens lorsque les biens sont retournés au Canada. La politique et les procédures portant sur l'administration de ce programme sont énoncées dans le Mémorandum D8-2-1 de l'ASFC.
    2. Les biens importés conformément aux numéros tarifaires 9992.00.00 et 9971.00.00 sont exemptés des droits de douane. Dans le cadre du Programme des marchandises canadiennes à l'étranger, il faut payer des droits de douane sur la valeur de la réparation ou de la révision. Quelle que soit la disposition utilisée à l'égard des droits de douane, il faut payer la TPS sur la valeur de la réparation ou de la révision, à moins que celle-ci soit effectuée dans le cadre d'un accord de garantie.
    3. Les biens sont admissibles conformément aux numéros tarifaires 9992.00.00 et 9971.00.00 si ils respectent les conditions suivantes :
      1. les documents requis sont présentés conformément au Règlement sur la déclaration en détail ou provisoire de marchandises des nos 9971.00.00 et 9992.00.00 (voir les Mémorandums D8-2-25 et D8-2-26 de l'ASFC), y compris une facture et une preuve d'exportation;
      2. la valeur de la réparation ou de la modification est indiquée sur la facture ou sur la déclaration écrite de l'entreprise étrangère;
      3. la preuve d'exportation peut être un document de douane ou de transport, une déclaration de l'exportateur ou tout autre document précisé dans le Règlement qui décrit les biens suffisamment en détail pour pouvoir établir que les biens réimportés sont les mêmes biens que ceux qui ont été exportés. L'indication de la marque, du modèle et des numéros de série permet de mieux identifier les biens.
    4. Les biens sont admissibles en vertu du Programme des marchandises canadiennes à l'étranger si les conditions suivantes sont remplies :
      1. les biens sont accompagnés de documents justificatifs répondant aux critères de l'ASFC;
      2. l'ASFC est convaincue que la réparation ou la révision n'auraient pas pu être effectuée au Canada;
      3. les biens sont retournés au Canada dans un délai de 12 mois suivant leur exportation.
    5. Les agents de négociation des contrats devraient vérifier :
      1. qu'aucune demande de drawback n'a été payée relativement aux biens exportés temporairement;
      2. dans le cas du Programme des marchandises canadiennes à l'étranger, que des installations de réparation ne sont pas situées à une distance raisonnable au Canada.
    6. L'ASFC impose des exigences différentes selon le type de travaux exécutés à l'étranger, et peut accepter une déclaration verbale du destinataire ou de TPSGC, selon laquelle des installations convenables pour effectuer les réparations ou les révisions ne se trouvent pas à une distance raisonnable au Canada.
    7. En outre, les organismes des gouvernements canadien et américain dressent des listes de fournisseurs de réparation approuvées pour certains articles, utilisés dans les établissements de défense, qui sont fabriqués selon des spécifications rigoureuses. Dans de tels cas, si aucun fournisseur établi au Canada n'est accrédité pour effectuer les réparations, cela sera accepté comme preuve suffisante que les réparations ne pouvaient pas être effectuées au Canada
    8. Lorsque l'on calcule les droits et la TPS ou TVH sur les services fournis à l'étranger, les facteurs de prix qui doivent être pris en considération sont : le coût du matériel utilisé; le coût de main-d'œuvre; les frais généraux de fabrication et un profit normal. La valeur imposable reste la même, même lorsque la réparation a été réalisée dans le cadre d'un accord de garantie et que la réparation ou la révision a été effectuée sans frais.
    9. Lorsqu'il est impossible de réparer les biens et que ceux-ci sont remplacés dans le cadre d'un accord de garantie, le remplacement des biens est soumis aux droits de douane complets, mais n'est pas imposable aux fins de la TPS en vertu de l'article 5 de l'annexe VII de la Loi sur la taxe d'accise.
    10. Il n'y a pas de TPS ou TVH payable sur les biens importés après avoir été exportés pour réparation aux termes d'une garantie, conformément à l'alinéa 3.(j) du Règlement sur les produits importés non taxables (TPS/TVH).
  10. Droits de douane et TPS ou TVH pour des biens canadiens retournés
    1. Les paragraphes qui suivent traitent de l'application des droits de douane et de la TPS ou TVH pour les biens qui sont réadmis au Canada après avoir été exportés pour des raisons autres que des réparations, des ajouts d'équipement ou des travaux exécutés à l'étranger.g been exported for reasons other than for repairs, equipment additions, or work done abroad.
      1. Les droits de douane ne s'appliquent pas à des biens canadiens revenus de l'étranger sans que leur valeur ait été augmentée ou que leur état ait été amélioré par un processus de fabrication ou un autre moyen et sans qu'ils aient été combinés avec un autre article à l'étranger. Pour plus de renseignements, consulter le Mémorandum D10-14-11 de l'ASFC.

        Pour plus de renseignements sur l'application de la TPS ou TVH, consulter l'Avis des douanes N-118 de l'ASFC.

      2. Les droits de douane ne s'appliquent pas aux articles qui doivent être testés seulement et non ajustés, modifiés ou améliorés d'une façon quelconque de concert avec ou à la suite d'un test, peu importe que des frais soient facturés pour le test.
      3. Les droits de douane et la TPS ou TVH ne n'appliquent pas aux munitions ni aux fournitures de guerre appartenant au gouvernement canadien qui reviennent de l'étranger vers un ministère ou un organisme du gouvernement. Cette disposition ne s'applique pas à la remise des droits de douane et de la TPS ou TVH pour des biens qui ont été achetés par des ministères ou des organismes du gouvernement expressément pour être importés au Canada. Elle s'applique uniquement aux munitions et aux fournitures militaires qui sont expédiées à des ministères ou des organismes fédéraux à partir d'un établissement des Forces armées canadiennes à l'étranger. Pour plus de renseignements, consulter l'article 27 du Mémorandum D10-14-11 de l'ASFC.
  11. Accords de réciprocité fiscale et Ententes intégrées globales de coordination fiscale
    1. Le gouvernement fédéral a accepté de payer, directement ou indirectement, la plupart des taxes provinciales et territoriales sur les biens et(ou) les services qu'il achète tel qu'énoncé dans les conditions générales du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat. Le gouvernement fédéral ne paie pas la taxe de vente provinciale (TVP) générale. En outre, si le ministère ou l'organisme est un fournisseur, il doit percevoir et remettre la TVP à la province.
    2. La Politique sur la perception et remise des taxes de vente provinciales du Conseil du Trésor (CT) inclut tous les renseignements nécessaires par les agents de négociations des contrats afin d'assurer le respect de l'application des accords de réciprocité fiscale (ARF) et des ententes intégrées globales de coordination fiscale (EIGCF). L'appendice C de cette politique fournit également des détails sur les ARF et EIGCF par province et territoire. Les agents de négociation des contrats devraient également tenir compte des exigences en matière de vérification de la Politique relative à l'application de la taxe sur les produits et services et de la taxe de vente harmonisée dans les ministères et organismes du gouvernement du Canada du CT.

      Les provinces et territoires sont groupés de la manière suivante :

      1. Les provinces qui n'ont pas signé de convention fiscale réciproque sont considérées comme « ne prenant pas part ». À l'heure actuelle, seules les provinces de l'Alberta et du Nouveau-Brunswick ne prennent pas part.
      2. Une province non participante est une province qui n'a pas signé d'EIGCF. À l'heure actuelle, toutes les provinces et tous les territoires sont non participants, à l'exception du Nouveau-Brunswick, de la Nouvelle-Écosse et de Terre-Neuve-et-Labrador (provinces participantes).
      3. La TVP est payée par les sociétés d'État dans les provinces non participantes, excepté en Alberta, dans les Territoires du Nord-Ouest, au Yukon et au Nunavut, où il n'y a pas de TVP.
      4. Les ministères fédéraux paient la taxe de vente harmonisée (TVH) et les taxes accessoires, et remboursent la taxe sur les achats faits par un tiers dans les provinces participantes.
      5. Lorsque les ministères fédéraux et les sociétés d'État sont le fournisseur, ils doivent imputer, percevoir et remettre la TVH lorsque les biens ou services sont livrés dans une province participante.
    3. Les ARF ne s'appliquent pas aux sociétés d'État, et celles-ci doivent payer les TVP sur les achats qu'elles effectuent et qui doivent être livrés ou consommés dans les provinces prenant part, sur la même base que les sociétés du secteur privé. Les sociétés d'État ne peuvent pas se servir des numéros de licence ou des certificats dans les ARF. La TVH est payée dans les provinces participantes.

      Certaines sociétés d'État possèdent leur propre licence de TVP particulière, ce qui leur permet d'acheter des biens et services, pour leur propre usage, sans avoir à payer de TVP au moment de l'achat.

    4. Les personnes qui vendent aux ministères fédéraux ne peuvent pas communiquer les numéros de licence du gouvernement fédéral à leurs propres fournisseurs.
    5. L'agent de négociation des contrats doit porter une attention particulière aux points suivants :
      1. taxes accessoires : le gouvernement fédéral a convenu de payer certaines taxes accessoires provinciales. Ces taxes s'appliquent à des biens ou services précis et leur application varie d'une province à l'autre. En outre, les ministères rembourseront aux tiers la TVP payée sur les biens ou les services achetés au nom d'un ministère ou au cours de déplacements liés au travail.
      2. taxes sur les carburants : les carburants liquides peuvent être taxés dans certaines provinces en vertu de la taxe provinciale sur les carburants ou en vertu de la taxe provinciale sur les ventes au détail, selon l'utilisation finale qui en est faite. Dans certaines circonstances, le carburant liquide peut être exempté de la taxe provinciale.
      3. contrats de construction : dans tous les contrats pour la construction ou la réparation d'un immeuble ou d'une structure, l'entrepreneur est censé être le consommateur de tous les matériaux utilisés. L'entrepreneur n'est habituellement pas enregistré comme fournisseur, et il doit payer la taxe sur les achats de matériaux. La TVP est un élément de coût pris en charge par l'entrepreneur, et ce coût est inclus, comme tel, dans le prix payé par TPSGC. Aucune autre TVP n'est imposée sur la transaction entre l'entrepreneur et TPSGC.
    6. Les contrats de construction ne devraient pas combiner « biens immobiliers » et « biens personnels matériels ». Si cela est inévitable, l'utilisation des numéros de licence ne s'applique qu'à l'achat de l'élément « bien personnel matériel » du besoin.
    7. Dans les contrats portant sur la fourniture et l'installation d'équipement qui demeure indépendant et qui est ajouté à un immeuble ou à une structure à des fins autres que pour assurer un service direct à cet immeuble ou à cet édifice, la TVP ne doit pas être comprise dans le prix du contrat et le numéro de licence ou de certificat devrait être indiqué dans le contrat. Au Nouveau-Brunswick, ces contrats sont traités comme des contrats de biens immobiliers et, par conséquent, sont soumis à la procédure indiquée au paragraphe précédent.
  12. Taxes de vente, taxe d'utilisation et taxe sur les biens personnels des États Unis
    1. Lorsqu'il y a possibilité que des fournisseurs établis aux États-Unis présentent des soumissions, les agents de négociation des contrats doivent préciser dans leur demande de soumissions que les prix n'incluent pas la taxe de vente ou la taxe d'utilisation des États-Unis, les exportations étant exemptes ce ces taxes. Tout contrat subséquent attribué à un entrepreneur établi à l'étranger doit comprendre la clause C2000C du guide des CCUA.
    2. Les articles exportés des États-Unis par l'acheteur sont admissibles à une exonération des taxes de vente et d'utilisation des États. On doit s'assurer que ces achats ne sont pas taxés par erreur.
    3. On doit porter une attention particulière lorsque l'on traite avec l'État de la Californie, qui impose des taxes de vente et d'utilisation, ainsi que des taxes sur les biens personnels, auxquelles peuvent être soumis les achats de TPSGC.
    4. Dans les présentes procédures, l'État de la Californie est mis en évidence à cause de ses exigences très rigoureuses en matière de taxes. Les agents de négociation des contrats doivent se prémunir contre des exigences semblables des autres états.
    5. Le vendeur perçoit les taxes de vente et d'utilisation de la Californie auprès de l'acheteur et, le cas échéant, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer que le contrat prévoit le paiement de ces taxes. Les articles assujettis à la taxe de vente ne le sont pas à la taxe d'utilisation.
    6. Les articles exportés de l'État par l'acheteur sont exonérés des taxes de vente et d'utilisation de la Californie mais, étant donné que la loi californienne précise exactement ce que constitue une exportation, les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que les achats effectués en Californie sont bien considérés comme des exportations par l'État.
    7. Par exemple, les biens ne sont pas toujours assujettis à la taxe si :
      1. ils sont livrés en Californie franco transporteur (...lieu convenu) avec passation de titre à la livraison, et sont expédiés hors de la Californie; ou
      2. il y a passation de titre à la livraison et si les biens sont livrés par le vendeur à un transporteur au service de l'acheteur (p. ex., s'ils sont pris en charge par les Forces armées canadiennes) et sont expédiés hors des États-Unis.
    8. La taxe de la Californie sur les biens personnels est fixée pour les travaux en cours, les travaux finis et les articles en dépôt, dont le titre est dévolu à TPSGC ou à l'entrepreneur, et qui se trouvent en Californie à midi le premier lundi de mars de chaque année. Il importe peu que ces articles fassent l'objet d'un contrat à prix fixe ou à frais remboursables.
    9. Les agents de négociation des contrats doivent confirmer la façon dont les entrepreneurs de la Californie facturent la taxe sur les biens personnels dans les contrats de TPSGC. Si la taxe est facturée comme coût direct imputable au contrat de TPSGC, aucun coût indirect ne devrait être imputé au contrat, et aucuns frais généraux ne devraient être appliqués à ce coût direct.
    10. Il faut également porter une attention toute particulière lorsque des paiements progressifs ou des paiements anticipés sont prévus. Quand le droit de propriété est transféré à l'acheteur, il est possible que la taxe californienne soit payable - et l'État peut considérer que le transfert du droit s'est fait lorsque de tels paiements ont été effectués. Les agents de négociation de contrats devraient s'assurer que le droit de propriété n'est pas transféré tant que les biens ne seront pas livrés.
  13. Achats provenant de l'État de Californie
    1. L'État de Californie a une taxe de vente et d'utilisation, que le fournisseur doit appliquer aux biens lorsque le titre de propriété des biens est transféré à l'acheteur dans l'État et que les biens seront utilisés dans l'État. Toutefois, les importations et les exportations ne sont pas taxées. La taxe d'utilisation est la même que la taxe de vente, mais la taxe d'utilisation est celle qui s'applique lorsque les biens sont achetés par une entité à l'extérieur de l'État pour utilisation dans l'État.
    2. Afin d'être exemptée à titre d'exportation, le bien vendu doit avoir pour destination un pays étranger et être réellement livré au pays étranger avant qu'il ne soit utilisé. Cela signifie que la taxe de vente et d'utilisation ne s'appliquera pas lorsque le bien est expédié au Canada conformément au contrat. Par conséquent, si le Canada souhaite que le titre de propriété des biens soit transféré en Californie, le contrat doit préciser que les biens doivent être expédiés au Canada et qu'ils sont destinés à être utilisés au Canada seulement. Le Canada peut quand même prendre les titres en Californie et être également responsable de la perte des biens pendant le transport.
    3. Si le contrat prévoit des paiements partiels ou des paiements anticipés, ou si les biens doivent demeurer en Californie pendant un certain temps, les dispositions contractuelles normales du Canada auraient pour effet de rendre la taxe de vente et d'utilisation payable puisque le titre de propriété serait transféré au Canada avant la livraison des biens. Par conséquent, afin qu'il évite de payer cette taxe de vente, le Canada doit s'assurer que le titre de propriété ne sera pas transféré avant la livraison des biens.
    4. Afin d'éviter de payer la taxe d'utilisation de façon inopportune, les clauses suivantes du guide des CCUA devraient être incluses dans le contrat : D4003C, C2002C et K9010C.

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Annexe 4.4 : Fourniture exonérée de la TPS ou TVH

(2010-01-11)

  1. Aperçu

    Les fournitures exonérées ne sont pas taxables. Ainsi un fournisseur n'a pas à percevoir la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée (TPS ou TVH) sur les ventes de fournitures exonérées. Le fournisseur ne peut se prévaloir d'un crédit de taxe sur intrants pour les achats relatifs à la fourniture exonérée. En conséquence, le fournisseur fait payer au consommateur la TPS ou TVH qu'il a lui-même payée à titre de frais généraux. Voilà où les fournitures exonérées se distinguent des fournitures détaxées. Les fournitures suivantes sont exonérées.

    1. Les services de santé et les services dentaires (seuls les services fournis à des fins médicales ou restauratrices sont exonérés. Les services fournis pour des raisons d'esthétique ne sont pas exonérés). Cela comprend :
      1. les services hospitaliers et de maison de soins;
      2. les appareils médicaux prescrits par un médecin qualifié
      3. les diagnostics, traitements et autres services de santé prescrits par un médecin qualifié**;
      4. les services d'ambulance;
      5. les services de soins infirmiers;
      6. les services d'une hygiéniste dentaire.

        ** (Un médecin qualifié est une personne autorisée par la loi provinciale à exercer la profession de médecin ou de dentiste.)

    2. Les services de garde pour les enfants de moins de 15 ans.
    3. Les services de soins personnels dans une institution pour enfants ou pour personnes handicapées ou défavorisées.
    4. Les services d'aide juridique. La personne qui reçoit les services ne paie pas la TPS ou TVH. L'avocat qui fournit le service présente son compte d'honoraires au régime d'aide juridique et perçoit la TPS ou TVH.
    5. La plupart des services d'enseignement. Cela comprend pratiquement tous les services liés à l'enseignement de niveau primaire ou secondaire, y compris les leçons particulières. La plupart des autres services d'enseignement sont exonérés sauf ceux qui sont purement un divertissement. Les régimes de repas aux niveaux universitaire et collégial sont aussi exonérés.
    6. La plupart des fournitures des organismes de bienfaisance, et de nombreuses fournitures utilisées par des organismes de services publics à des fins de services publics. Elles sont exonérées à l'exception des exclusions énumérées dans l'annexe V, partie Vl, article 2 de la Loi sur la taxe d'accise. Exemple : La vente par un organisme de bienfaisance de biens acquis en vue de revente ainsi que la prestation de tout service connexe ne sont pas exonérées (2) (e)). La plupart des universités au Canada sont des organismes de bienfaisance aux fins de la TPS/TVH; leurs fournitures sont donc généralement exonérées.
    7. La plupart des services financiers fournis au Canada.
    8. Les loyers résidentiels à long terme et la vente de logements existants.
  2. Fournitures détaxées
    1. Il s'agit de fournitures qui sont taxées à un taux de 0 p. 100. Les personnes qui participent à la production de fournitures détaxées peuvent demander un crédit de taxe sur intrants à l'égard des fournitures qu'elles utilisent. De cette manière, le consommateur est assuré de ne pas payer de TPS/TVH Voici certaines fournitures détaxées :
      1. Les biens et services fournis à un acheteur à l'étranger.
      2. Les produits alimentaires de base, sauf les boissons gazeuses, les bonbons et les produits de confiserie et les grignotines.
      3. Les produits de l'agriculture et de la pêche, sauf les suivants :
        1. les fleurs coupées, le feuillage et les arbres;
        2. les plants à repiquer;
        3. le gazon;
        4. le terreau et les additifs de terreau;
        5. les semences, selon les quantités ordinairement vendues ou offertes aux consommateurs;
        6. les engrais naturels sauf s'ils sont vendus en vrac;
        7. le bois;
        8. les chevaux;
        9. la laine, lorsqu'elle est transformée;
        10. la fourrure et les peaux d'animaux.
    2. Les médicaments d'ordonnance pour consommation humaine, distribués ou prescrits par un médecin qualifié pour l'usage personnel du destinataire ou d'une personne qui lui est apparentée.
    3. Les appareils médicaux (y compris les pièces de rechange et les frais d'installation et de réparation).
    4. Les services de transport international de marchandises. Cela comprend les marchandises transportées du Canada à l'étranger et au Canada en provenance de l'étranger. Le transport des marchandises entre deux régions du Canada est inclus s'il fait partie d'un service continu en provenance de l'extérieur du Canada ou du Canada vers l'extérieur.
  3. Importations non taxables
    1. L'expression « importations non taxable » en rapport avec la TPS ou TVH désigne certaines importations qui figurent à l'annexe VIl de la Loi sur la taxe d'accise. Aucune taxe n'est payée sur l'importation de ces fournitures.
    2. Certains biens sont exonérés des droits de douane, p. ex. véhicules de transport qui entrent au Canada et dont le port d'attache se trouve à l'étranger, les effets des personnes qui viennent s'établir au pays, les effets du personnel diplomatique étranger, les bagages de touristes, les achats à l'étranger rapportés par des résidents à leur retour.
    3. Les prix et trophées remportés à l'étranger (autres que des produits marchands comme les voitures).
    4. Les fournitures qui constituent de la documentation touristique provenant de gouvernements étrangers ou d'organismes semblables et qui sont destinées à être distribuées gratuitement.
    5. Les biens donnés à des organismes de bienfaisance.
    6. Les pièces de remplacement visées par une garantie.
    7. Les fournitures détaxées en vertu de l'article 2 de la partie 1, ou des parties Il, 111, lV ou Vlll de l'annexe Vl de la Loi sur la taxe d'accise.
    8. Les biens importés d'une valeur inférieure à 40 $ qui sont envoyés par courrier ou messagerie. Cette disposition suit les décrets de remise de droits de douane actuels et, de la même façon, ne s'applique pas à l'alcool, au tabac, etc.
    9. Une disposition est prévue afin de soustraire à l'application de la TPS ou TVH l'importation de certains biens par voie de règlement édicté par le gouverneur en conseil.
  4. Indiens, bandes indiennes et entités mandatées par une bande
    1. Le Bulletin d'information technique B-039R3, (Version PDF 156 Ko) (Aide sur les formats de fichier) Politique administrative sur la TPS/TVH - Application de la TPS/TVH aux Indiens, énonce les lignes directrices de l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) concernant le traitement des achats faits par des Indiens, des bandes indiennes et des entités mandatées par une bande. Il faut respecter les conditions qui y sont décrites pour être exempté du paiement des taxes (par exemple, un Indien doit présenter une preuve d'inscription en vertu de la Loi sur les Indiens à un vendeur pour pouvoir acquérir un bien ou un service sur une réserve sans avoir à payer la TPS ou TVH.
    2. En règle générale, la TPS ou TVH ne s'applique pas à ce qui suit :
      1. les biens achetés sur des réserves par des lndiens, des bandes indiennes ou des entités mandatées par une bande;
      2. les biens achetés à l'extérieur des réserves par des lndiens, des bandes indiennes ou des entités mandatées par une bande lorsque le vendeur ou le représentant du vendeur livre les biens à la réserve;
      3. les services fournis entièrement sur une réserve s'ils sont acquis par des Indiens;
      4. les services fournis sur une réserve ou à l'extérieur, tels que des services juridiques ou comptables, s'ils sont acquis par des bandes indiennes ou des entités mandatées par une bande pour les activités de gestion d'une bande ou relativement à des biens immobiliers sur une réserve (exception : les bandes indiennes ou les entités mandatées par une bande paient la TPS ou TVH sur les achats de transport, de logement provisoire, de repas ou de divertissements faits hors réserve et se font rembourser le montant de TPS ou TVH payé par un mécanisme de rabais si les achats sont faits pour les activités de gestion d'une bande ou relativement à des biens immobiliers sur une réserve);
      5. les services acquis par des Indiens relativement à des intérêts immobiliers sur une réserve.
    3. Les entreprises qui sont la propriété d'lndiens et qui ne sont pas constituées en société ont droit à la même exonération de taxes sur l'achat de biens et de services que leur propriétaire Indien. Les entreprises qui sont la propriété d'Indiens sont traitées comme toutes les autres entreprises et doivent payer la TPS ou TVH sur leurs achats à moins qu'elles se qualifient comme une entité mandatée par une bande et qu'elles répondent aux conditions énoncées dans le bulletin B-039R3 (Version PDF 156 Ko) (Aide sur les formats de fichier).
    4. Les bandes indiennes et les entités mandatées par une bande (p. ex., les écoles et les hôpitaux gérés par une bande) peuvent également remplir le formulaire « Remboursements aux organismes de services publics » applicable pour obtenir un rabais partiel de tout montant de TPS ou TVH payé restant. Le financement, par des bandes indiennes, d'organismes sans but lucratif est admissible comme le financement par le gouvernement au 50 p. 100 sur la TPS ou TVH consenti aux entreprises sans but lucratif.

      Remarque : Les entreprises qui sont la propriété d'Indiens doivent percevoir et payer la TPS ou TVH sur la fourniture de biens et services taxables à des non Indiens à l'intérieur ou à l'extérieur d'une réserve.


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Annexe 4.5 : Biens assujettis à la taxe d'accise

(2010-01-11)

  1. Produits du pétrole
    1. essence : essence, d'aviation, d'aviation sans plomb, sans plomb
    2. carburant : diesel et d'aviation
  2. Automobiles
    1. Automobiles (à l'exception des ambulances) d'un poids supérieur à 2 007 kg; les voitures familiales et les fourgonnettes d'un poids supérieur à 2 268 kg
    2. climatiseurs conçus pour être installés dans les automobiles, les familiales, les fourgonnettes ou les camions
  3. Bijoux, montres
    1. bijoux, véritables ou faux, et certains produits de l'orfèvrerie
    2. horloges et montres dont la valeur à l'acquitté est supérieure à 50 $
  4. Autres
    1. articles de jeux ou d'amusement (pièces, disques ou jetons)
    2. cigarettes et tabacs manufacturés
    3. cigares
    4. briquets (cigarette)
    5. allumettes
    6. cartes à jouer (le paquet)
    7. vins

    Primes sur les polices d'assurance placées auprès d'assureurs non autorisés ou par l'intermédiaire de courtiers ou d'agents non résidents.

Annexe 4.6 : Législation du travail de l'Ontario

(2010-01-11)

  1. Aperçu
    1. Le 5 novembre 1992, le projet de loi 40 de l'Ontario recevait la sanction royale. Cette loi comprenait certaines modifications à la Loi sur les normes d'emploi qui visait à protéger les emplois et les avantages des travailleurs qui fournissent, principalement dans des locaux en particulier, des services de sécurité, d'alimentation et de conciergerie.
    2. Bien que le gouvernement fédéral ne soit pas lié par la loi provinciale, les entrepreneurs qui répondent à un appel d'offres pour des travaux du gouvernement fédéral sont soumis à la loi et à toute modification de celle-ci. Le Canada, en tant que propriétaire d'immeubles, joue un rôle quant au traitement des renseignements en vertu de cette loi.
    3. La Politique des marchés du Conseil du Trésorexige que les autorités contractantes ministérielles respectent l'intention de la législation du travail de l'Ontario et, concrètement, suivent ses dispositions.
    4. En novembre 1995, le projet de loi 7 de l'Ontario recevait la sanction royale. Il modifiait le projet de loi 40 de l'Ontario en abrogeant la partie XIII.2 « Nouveaux employeurs » de la Loi sur les normes d'emploi et en ajoutant l'article 13.1 « Nouveaux employeurs ». Le Règlement de l'Ontario (138/96) prévoit des exemptions relatives aux nouveaux employeurs, conformément à la partie XIV de la Loi sur les normes d'emploi (indemnités de licenciement et de cessation d'emploi) et au type de renseignements que les propriétaires d'immeubles ou les gestionnaires peuvent obtenir auprès des entrepreneurs attitrés et fournir aux soumissionnaires éventuels ou aux nouveaux employeurs. La Loi sur les normes d'emploi (L.R.O. 1990, ch. E14) a été abrogée et remplacée par la Loi de 2000 sur les normes d'emploi, et le Règlement de l'Ontario 138/96 a été remplacé par le Règlement de l'Ontario 287/01. La Loi de 2000 sur les normes d'emploi est entrée en vigueur le 4 septembre 2001, et les droits qui régissent les normes d'emploi sont apparus après cette date ou en découlent.
    5. Le paragraphe 77(1) de la Loi de 2000 sur les normes d'emploi s'applique aux contrats liés à la prestation de services de conciergerie, d'alimentation et de sécurité qui sont offerts dans des locaux en particulier, directement ou indirectement par un propriétaire et administrateur d'immeubles de l'Ontario ou destinés à celui-ci et qui ont été entrepris le 31 octobre 1995 ou après. Ces services ne comprennent pas les travaux de construction, l'entretien (le déneigement, l'entretien des gazons, le nettoyage des fenêtres) ainsi que la production de biens autres que les biens liés à la prestation de services d'alimentation dans les locaux pour consommation sur place.
  2. Expiration du contrat existant
    1. Les agents de négociation des contrats doivent obtenir les renseignements suivants de la part de l'entrepreneur actuel, conformément au Règlement de l'Ontario 287/01 pour chaque employé qui fournit des services dans les locaux, de préférence quatre mois avant la date d'achèvement du contrat existant :
      1. le nom, l'adresse domiciliaire et le numéro de téléphone de l'employé;
      2. la description des tâches ou la classification de poste de l'employé, le taux de salaire, les avantages sociaux, le nombre moyen d'heures de travail hebdomadaires et la date d'embauche initiale;
      3. le nombre de semaines travaillées dans les 26 semaines précédentes (ou une plus longue période si les services ont été temporairement interrompus ou dans le cas d'un congé parental ou d'un congé de maternité);
      4. un énoncé qui mentionne si les tâches de l'employé n'ont pas été exécutées principalement dans les locaux au cours des 13 semaines précédant la date demandée ou pendant les 13 dernières semaines de son emploi effectif.

      En sus de l'information ci-dessus, l'entrepreneur doit fournir, dans les sept jours suivant la demande de l'agent de négociation des contrats, un exemplaire à jour de la convention collective ou un exemplaire de l'accréditation syndicale ou encore un exemplaire de la demande d'accréditation en attente si elle existe.

    2. Les renseignements devraient être obtenus en remplissant le formulaire PWGSC-TPSGC 5116, Renseignements sur les employés d'un poste. Les exemplaires du formulaire peuvent être joints à la lettre qui est proposée pour l'obtention des renseignements auprès de l'entrepreneur actuel. Dans le cas où un contrat renferme une clause sur l'obtention des renseignements, une suggestion de lettre est fournie à cette fin à l'Appendice A. Toutefois, si le contrat ne contient pas de clause à cet effet, la lettre recommandée à l'Appendice B devrait être employée.
  3. Demande de soumissions
    1. Conformément à la législation du travail de l'Ontario, les renseignements relatifs aux renseignements de chaque employé du fournisseur précédent, à l'exception de leur nom, adresse domiciliaire et numéro de téléphone, doivent être fournis aux soumissionnaires éventuels dans la demande de soumissions pour des services de conciergerie, d'alimentation et de sécurité.
    2. Les agents de négociation des contrats doivent insérer la clause A0075T du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) dans leur demande de soumissions. Cette clause informe les soumissionnaires des exigences du projet de loi 7 et à quelle fin les renseignements exigés devraient servir.
  4. Attribution de contrats
    1. Les nom, adresse domiciliaire et numéro de téléphone de chaque employé, tels qu'ils figurent dans les dossiers de l'employeur précédent, seront fournis au soumissionnaire retenu après l'attribution du contrat.
    2. Les agents de négociation des contrats doivent insérer la clause A0075C du guide des CCUA dans leur contrat. La présente clause informe l'entrepreneur de son obligation de tenir les dossiers de ses employés et de fournir, sur demande, les renseignements à l'agent de négociation des contrats, conformément à la législation du travail de l'Ontario.
    3. Il importe de rappeler qu'il n'incombe pas à TPSGC de servir d'intermédiaire entre l'entrepreneur dont le contrat se termine et le nouvel entrepreneur si des renseignements fournis sont incomplets ou erronés. En cas de difficultés, les demandes doivent êtes adressées aux bureaux du ministère du Travail de l'Ontario www pour résolution.
    4. Les problèmes liés au rendement nécessitent des mesures de suivi et un signalement rapides, qui doivent être formulés de préférence par écrit, à l'intention de l'entrepreneur. L'emplacement, la date, la situation ou les circonstances entourant les difficultés en matière de rendement devraient être indiqués dans le rapport écrit. L'entrepreneur est chargé de remédier à la situation ou d'améliorer le rendement suivant les besoins.

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Appendice A : Proposition de lettre - Demande de renseignements de la part de l'entrepreneur dont le contrat se termine (AVEC clause)

(2010-01-11)

Madame ou Monsieur _______________ (insérer le nom de l'entrepreneur),

Comme vous le savez, le contrat ___________ (insérer le no de contrat) pour la prestation des ____________ (insérer les services liés aux immeubles) viendra à échéance le ____________ (insérer date).

Conformément à la clause comprise dans le contrat précité, vous devez fournir, dans les sept (7) jours suivant la date de publication de la présente, les renseignements suivants relatifs à vos employés qui travaillent à l'heure actuelle dans ces locaux et qui fournissent les services précisés dans le présent contrat :

  1. le nom, l'adresse domiciliaire et le numéro de téléphone de l'employé;
  2. la classification ou la description de tâches de l'employé;
  3. le taux de salaire effectif payé à l'employé;
  4. la description des avantages sociaux qui lui sont offerts, le cas échéant, notamment le coût de chacun et la période visée par ce coût;
  5. le nombre de ses heures de travail pendant une journée normale et une semaine normale. Dans le cas où les heures de travail de l'employé varient d'une semaine à une autre, le nombre des heures de travail qui ne sont pas des heures supplémentaires à l'égard de chaque semaine où l'employé a travaillé pendant la période de treize (13) semaines précédant la date de la demande de renseignements;
  6. sa date d'embauche par l'employeur;
  7. toute période d'emploi attribuée au fournisseur en vertu de l'article 10 de la loi;
  8. le nombre de semaines pendant lesquelles l'employé a travaillé dans les locaux au cours de la période de vingt-six (26) semaines précédant la date de la demande. La période de 26 semaines se calcule sans tenir compte des périodes d'interruption temporaire de la prestation des services, ou sans tenir compte des congés que l'employé a pris en vertu de la partie XIV de la Loi;
  9. une déclaration indiquant si l'une ou l'autre des sous-dispositions suivantes s'applique à l'employé :
    1. le travail de l'employé comprenait, avant la date de la demande, la prestation de services dans les locaux, mais il n'y a pas principalement exécuté ses tâches pendant les treize (13) semaines précédant cette date;
    2. le travail de l'employé comprenait la prestation de services dans les locaux, mais il n'était pas effectivement au travail immédiatement avant la date de la demande ni n'a exécuté ses tâches principalement dans ces locaux pendant ses treize (13) dernières semaines d'emploi effectif.

En plus de l'information ci-dessus, vous êtes tenu de fournir un exemplaire à jour de la convention collective relative aux employés travaillant dans ces locaux ou, si aucune convention collective n'existe pour ces locaux, un exemplaire de l'accréditation syndicale concernant ses employés ou, si aucune accréditation n'a été émise, un exemplaire la demande d'accréditation en attente le cas échéant.

Vous devez également fournir à l'autorité contractante une mise à jour de l'information si des changements surviennent entre la date où l'information demandée par l'autorité contractante est fournie et la date d'expiration du contrat.

Tous les renseignements doivent être fournis au moyen du formulaire PWGSC-TPSGC 5116 ou de tout autre formulaire, suivant les directives de l'autorité contractante. À l'exception de a), ces renseignements seront fournis aux soumissionnaires éventuels d'un contrat futur pour les services touchant ces locaux. Les nom, adresse domiciliaire et numéro de téléphone de chaque employé doivent seulement être transmis au soumissionnaire retenu.

Signé par :

________________________
Autorité contractante


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Appendice B : Proposition de lettre - Demande de renseignements de la part de l'entrepreneur dont le contrat se termine (SANS clause)

(2010-01-11)

Madame ou Monsieur, _______________ (insérer le nom de l'entrepreneur),

Comme vous le savez, le contrat ___________ (insérer le no de contrat) pour la prestation des____________ (insérer les services liés aux immeubles) viendra à échéance le ____________ (insérer date).

En vertu des lois de l'Ontario, vous devez fournir les renseignements suivants relatifs à vos employés qui travaillent à l'heure actuelle dans ces locaux et qui fournissent les services précisés dans le présent contrat :

  1. le nom, l'adresse domiciliaire et le numéro de téléphone de l'employé;
  2. la classification ou la description de tâches de l'employé;
  3. le taux de salaire effectif payé à l'employé;
  4. la description des avantages sociaux qui lui sont offerts, le cas échéant, notamment le coût de chacun et la période visée par ce coût;
  5. le nombre de ses heures de travail pendant une journée normale et une semaine normale. Dans le cas où les heures de travail de l'employé varient d'une semaine à une autre, le nombre des heures de travail qui ne sont pas des heures supplémentaires à l'égard de chaque semaine où l'employé a travaillé pendant la période de treize (13) semaines précédant la date de la demande de renseignements;
  6. sa date d'embauche par l'employeur;
  7. toute période d'emploi attribuée au fournisseur en vertu de l'article 10 de la loi;
  8. le nombre de semaines pendant lesquelles l'employé a travaillé dans les locaux au cours de la période de vingt-six (26) semaines précédant la date de la demande. La période de 26 semaines se calcule sans tenir compte des périodes d'interruption temporaire de la prestation des services, ou sans tenir compte des congés que l'employé a pris en vertu de la partie XIV de la loi;
  9. une déclaration indiquant si l'une ou l'autre des sous-dispositions suivantes s'applique à l'employé :
    1. le travail de l'employé comprenait, avant la date de la demande, la prestation de services dans les locaux, mais il n'y a pas principalement exécuté ses tâches pendant les treize (13) semaines précédant cette date;
    2. le travail de l'employé comprenait la prestation de services dans les locaux, mais il n'était pas effectivement au travail immédiatement avant la date de la demande ni n'a exécuté ses tâches principalement à ces locaux pendant ses treize (13) dernières semaines d'emploi effectif.

En plus de l'information ci-dessus, vous êtes tenu de fournir un exemplaire à jour de la convention collective relative aux employés travaillant dans ces locaux ou, si aucune convention collective n'existe pour ces locaux, un exemplaire de l'accréditation syndicale concernant ses employés ou, si aucune accréditation n'a été émise, un exemplaire la demande d'accréditation en attente, le cas échéant.

À l'exception de a), les présents renseignements seront fournis aux soumissionnaires éventuels d'un contrat futur pour les services touchant ces locaux. Les nom, adresse domiciliaire et numéro de téléphone de chaque employé doivent seulement être transmis au soumissionnaire retenu.

Vous devez faire parvenir votre réponse au plus tard le _____________ (insérer date).

Signé par :

________________________
Autorité contractante


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Annexe 4.7 : Clauses des risques assurables

(2010-01-11)

A. Type de risque - Location des véhicules motorisés par le Canada

Numéro Description
G6001C Véhicules - location à long terme
G6005C Location à court terme

B. Les clauses ci-dessous doivent figurer dans tous les contrats selon le cas

Number Description
G1001C Exigences en matière d'assurance - lorsque le contrat contient des exigences en matière d'assurance
G1005C Assurances - lorsque le contrat ne contient pas d'exigence en matière d'assurance
G1007T Exigences en matière d'assurance - lorsqu'une preuve d'assurance est exigée à la clôture des demandes de soumissions ou à la demande de l'agent de négociation des contrats

Le risque relatif à :

B.1. La perte ou le dommage aux biens de l'État

Numéro Description
G3001C Assurance tous risques des biens
G3002C Assurance maritime sur coque
G3003C Assurance coque d'aéronef
G3005C Assurance tous risques contre le vol et les détournements
G3010C Assurance tous risques relative aux transports

B.2. La responsabilité civile

Numéro Description
G2001C Assurance de responsabilité civile commerciale

Selon l'exigence, la demande de soumissions et le contrat peuvent devoir contenir l'une ou plusieurs des clauses qui suivent.

Responsabilité civile - Risques particuliers

Numéro Description
G2002C Assurance responsabilité contre les erreurs et les omissions
G2004C Assurance responsabilité contre les fautes professionnelles médicales
G2020C Assurance responsabilité civile automobile
G2030C Assurance responsabilité aérienne
G2040C Assurance responsabilités couvrant l'atteinte à l'environnement
G2050C Assurance des clients du dépositaire
G2052C Assurance responsabilité civile des entreposeurs
G4001C Assurance pour l'affrètement d'aéronef
G5001C Assurance responsabilité des réparateurs de navires
G5003C Assurance responsabilité en matière maritime
G6002C Assurance responsabilité civile des garagistes

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Annexe 4.8 : Assurance relative aux véhicules loués ou appartenant au gouvernement

(2010-01-11)

  1. Véhicules appartenant au gouvernement
    Pays Période Exigences de la politique
    CANADA Long terme Auto-assurance
    ÉTATS-UNIS Long terme OU pour les déplacements aux États-Unis

    (1) Responsabilité civile et garantie collision : assurance commerciale
    (2) Dommage au véhicule : auto-assurance

  2. Autres véhicules, y compris ceux loués par le gouvernement
    Type de véhicule Pays Durée du contrat de location Exigences de la politique
    Voiture de fonction CANADA Long terme

    Assurance commerciale complète, y compris la responsabilité civile et la garantie collision;

    - Auto-assurance et franchise -
    Voiture de fonction CANADA Court terme

    - idem -
    Voiture de fonction ÉTATS-UNIS Long terme

    - idem -
    Voiture de fonction ÉTATS-UNIS Court terme

    Achat d'une assurance commerciale supplémentaire qui couvre la responsabilité civile et la garantie collision contre les risques aux États-Unis;

    - Auto-assurance et franchise -
    Autre que voiture de fonction CANADA Long terme

    Auto-assurance, sauf si la législation provinciale s'applique
    Autre que voiture de fonction CANADA Court terme

    Assurance commerciale complète, y compris la responsabilité civile et la garantie collision;

    - Auto-assurance et franchise -
    Autre que voiture de fonction ÉTATS-UNIS Long terme

    Achat d'une assurance commerciale supplémentaire qui couvre la responsabilité civile et la garantie collision contre les risques aux États-Unis;

    - Auto-assurance contre tous les dommages au véhicule du gouvernement -
    Autre que voiture de fonction ÉTATS-UNIS Court terme

    Utilisation de la couverture d'assurance commerciale (responsabilité civile et garantie collision contre les risques aux États-Unis) administrée par le Secteur de la gestion des services et des achats spécialisés, TPSGC;

    - Auto-assurance et franchise -

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Annexe 4.9 : Assurance relative à l'équipement loué ou appartenant au gouvernement Equipment

(2010-01-11)

  1. Équipement appartenant au gouvernement
    1. Équipement utilisé par des fonctionnaires
      L'auto-assurance est à privilégier.
    2. Équipement loué à l'entrepreneur
      1. Sans opérateur ou conducteur : une police flottante pour le matériel ou toute autre couverture d'assurance analogue doit couvrir les pertes ou les dommages à l'équipement du gouvernement.
      2. Avec opérateur ou conducteur :
        Surveillance des travaux Exigences de la politique
        Travaux de l'opérateur ou du conducteur supervisés par le gouvernement L'auto-assurance s'applique aux pertes ou aux dommages à l'équipement du gouvernement alors que celui-ci est conduit ou utilisé par des fonctionnaires. Toutefois, l'assurance de l'entrepreneur doit couvrir toute perte ou tout dommage à l'équipement qui est placé sous le soin, la garde et le contrôle de l'entrepreneur.
        Travaux du conducteur supervisés par l'entrepreneur L'assurance de l'entrepreneur doit couvrir toute perte ou tout dommage à l'équipement du gouvernement (l'entrepreneur est responsable, car l'équipement est placé sous le soin, la garde et le contrôle de ce dernier).
  2. Équipement loué du concessionnaire
    1. Équipement utilisé par des fonctionnaires
      L'auto-assurance est à privilégier.
    2. Opérateur ou conducteur engagé par l'entrepreneur
    Surveillance de leurs travaux Exigences de la politique
    Par le gouvernement : relation employeur-employé L'auto-assurance convient pour les dommages ou les pertes à l'équipement alors que celui-ci est utilisé ou conduit par des fonctionnaires.
    Travaux du conducteur supervisés par le concessionnaire L'assurance de l'entrepreneur doit couvrir toute perte ou tout dommage à l'équipement du gouvernement.

1Parce que l'entrepreneur est payé immédiatement lorsqu'on se sert d'une carte de crédit, les dispositions sur le délai normal de paiement et les intérêts sur les comptes en souffrance ne s'appliquent pas. (Voir le modèle 2T-RFSO1 [partie 6B, article 2] du guide des CCUA.) (Retour)

2Les agents de négociation des contrats doivent procéder à une vérification pour savoir si les clients ont besoin de ces services et reproduire les détails pertinents dans les offres à commandes. Dans ces cas, le formulaire de commande subséquente peut être justifié ou non. (Retour)

3Les pourcentages indiqués s'appliquent aux dépenses engagées (heures engagées dans le cadre de contrats à taux fixe basé sur le temps). (Retour)

4Les pourcentages indiqués s'appliquent aux taux de l'année précédente. (Retour)

Date de modification : 2010-09-24

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