Procédure du SNGP relative aux leçons apprises pour les projets immobiliers

Table des matières

1. Date d'entrée en vigueur
2. Autorité
3. Contexte
4. Portée
5. Objectif
6. Détails de la procédure
7. Responsabilités à l'égard des leçons apprises
8. Définitions
9. Autres documents
10. Pièces jointes
11. Demandes de renseignements

1. Date d'entrée en vigueur

Décembre 2011

2. Autorité

La présente procédure est émise sous l'autorité du directeur général, Secteur de la gestion des services professionnels et techniques (GSPT), Direction générale des biens immobiliers (DGBI), Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

3. Contexte

La présente procédure doit être mise en œuvre de pair avec la Politique relative au Système national de gestion de projet (SNGP) de TPSGC et les procédures connexes de la DGBI.

4. Portée

La présente procédure s'applique à tous les employés de TPSGC qui interviennent dans la gestion des projets immobiliers correspondant aux critères suivants :

• tous les projets relatifs à des biens ou à des locaux réalisés selon le SNGP « complet »;
• tous les projets réalisés selon le SNGP « allégé » (projets relatifs à des biens dont la valeur totale est inférieure à un million de dollars [M$], et projets relatifs à des locaux de moins de 3 000 m² louables [régions] ou de 5 000 m² louables [Secteur de la capitale nationale et Direction générale de la Cité parlementaire]);
• les projets exécutés pour le compte d'autres ministères ou financés par d'autres ministères.

5. Objectif

Décrire les éléments et les exigences du SNGP, telles qu'ils s'appliquent aux leçons apprises concernant les projets immobiliers.

6. Détails de la procédure

6.1 Processus d'établissement des leçons apprises

Les activités touchant les leçons apprises dans le cadre de projets immobiliers forment un volet indispensable du processus d'amélioration continue. En plus d'être un élément clé d'une saine gestion de la qualité, elles nous donnent également l'occasion d'évaluer les nombreuses activités exécutées tout au long du cycle de vie des projets immobiliers et d'en tirer des enseignements.

Des modèles permettant de consigner les comptes rendus des leçons apprises sont proposés en annexe et peuvent être employés pour divers projets, quelle qu'en soit la valeur. Ces modèles, ou des modèles équivalents, sont obligatoires dans le cas d'un projet de plus de 20 M$ ou d'un projet de niveau 3 ou d'un niveau supérieur, selon l'évaluation de la complexité et des risques d'un projet (ECRP). Voici une description de ces modèles :

• L'annexe A de cette procédure contient un registre où sont consignés les problèmes tels qu'ils surviennent pendant le projet et les leçons apprises, y compris les recommandations quant aux mesures ultérieures à mettre en œuvre au cours du projet.
• L'annexe B de cette procédure contient trois modèles de rapport de leçons apprises permettant de préciser les faits saillants d'un projet, les leçons apprises et les recommandations quant aux mesures d'amélioration pouvant s'appliquer à des projets ultérieurs semblables. On y retrouve également un aperçu typique d'ordre du jour pour une réunion sur les leçons apprises.
• L'annexe C de cette procédure contient une présentation destinée à mettre en évidence les faits saillants, y compris l'intégration des changements à venir, lors d'une réunion finale. Les équipes de projet peuvent être appelées à présenter les leçons apprises au Comité directeur de l'amélioration des projets ou à d'autres comités jouant un rôle semblable.

En ce qui concerne les projets pour lesquels il n'est pas obligatoire de remplir des documents officiels sur les leçons apprises, il est conseillé de tenir une réunion portant sur ces dernières dans le cadre des activités de clôture, et de partager les recommandations formulées avec des pairs participant à des projets similaires. Les leçons apprises peuvent être définies à n'importe quelle étape de l'exécution d'un projet; toutefois, il est obligatoire de faire le point sur les leçons apprises durant la phase de clôture des étapes d'identification et de réalisation de projet du SNGP (voir les détails dans la section 6.2). Les documents sur les leçons apprises doivent être envoyés aux membres de l'équipe chargée de l'amélioration continue du SNGP pour que les améliorations proposées et les leçons apprises puissent être intégrées aux mises à jour futures des lignes directrices et des programmes de formation du SNGP.

Le processus qui suit doit être suivi lors de la phase de clôture de chaque projet. On peut toutefois l'adapter aux caractéristiques du projet évalué.

Étape 1 : Recueillir des renseignements

Consulter les différents intervenants pour recueillir les renseignements qui seront consignés dans les registres de décisions et fournir des précisions sur les événements afin de mieux déterminer les leçons apprises, par exemple :

• toutes les versions disponibles du plan de projet;
• l'arrêté de projet;
• le plan de gestion des risques;
• les évaluations des experts-conseils et des entrepreneurs;
• les registres des autorisations de modification;
• la rétroaction du client ou des intervenants.

Étape 2 : Examiner et évaluer l'information

Analyser les documents de référence afin de repérer, pour chaque domaine de connaissances du SNGP, tout indice laissant croire que des dangers ou des mesures auraient eu des conséquences indésirables, ainsi que toute opportunité ayant été saisie durant le cycle de vie du projet.

Étape 3 : Saisir les leçons apprises

Cette étape vise à comprendre les facteurs déclencheurs (positifs ou négatifs) des problèmes et les lacunes des processus connexes (s'il y a lieu). Chaque problème doit être cerné, et ses causes examinées dans le cadre d'une réunion sur les leçons apprises tenue à la fin du projet. Les objectifs de cette réunion peuvent être atteints en répondant à diverses questions, par exemple :

• Quel est le problème et quel en est le facteur déclencheur (positif ou négatif)?
• Le problème a-t-il d'autres conséquences?
• Le problème était-il prévu dans le plan de projet ou le plan de gestion des risques?
• Si oui, pourquoi est-il survenu?
• Sinon, pourquoi n'était-il pas indiqué dans le plan de projet ou le plan de gestion des risques?
• Y a-t-il un ou des aspects des stratégies du plan de projet ou du plan de gestion des risques qui n'ont pas été bien gérés?
• Si oui, pourquoi ces aspects ont-ils été mal gérés?
• Peut-on éviter la répétition de ce problème à l'avenir? Comment?

Consignez les résultats en vue de les verser au dossier du projet.

Étape 4 : Déterminer les leçons apprises à partager

Quand l'équipe de projet a établi quels éléments des leçons apprises doivent être communiqués à l'ensemble de la collectivité des biens immobiliers, ceux-ci peuvent être communiqués à l'équipe chargée de l'amélioration continue du SNGP et aux gestionnaires locaux. On peut donc envoyer, dans le premier cas, des suggestions au représentant régional de l'équipe chargée de l'amélioration continue du SNGP  ou, par courrier électronique, à l'adresse générique suivante : SNGP.NPMS@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Les gestionnaires de projet ou les chefs de projet sont invités à communiquer les résultats de l'examen des leçons apprises afin d'étudier les mesures qui auraient pu être prises ou qu'il conviendrait de prendre à l'avenir pour prévenir la répétition des problèmes (s'ils ont eu des conséquences négatives) au moyen de divers mécanismes, entre autres afficher les leçons apprises dans une salle de réunion des équipes de projet, présenter les leçons apprises lors de réunions mensuelles du personnel,ou encore organiser des déjeuners-causerie.

Ce partage offre l'occasion de recueillir des suggestions quant à l'amélioration des processus et des pratiques. Ces suggestions ne doivent pas nécessairement être propres au projet en cours; elles peuvent être faites en tant que solutions générales. Les leçons apprises seront transmises aux équipes de projet et favoriseront ainsi l'amélioration des processus, le partage de ces améliorations dans les bulletins d'information du SNGP et la formation.

6.2 Moment de l'établissement des leçons apprises

Les produits attendus à l'égard des leçons apprises sont décrits dans les phases suivantes. Il est conseillé d'utiliser le registre des leçons apprises (annexe A) pendant toute la durée du projet pour consigner les problèmes et les leçons apprises, à mesure qu'ils sont constatés.

6.2.1 Phase de clôture de l'identification

La fin de la phase de clôture de l'identification offre l'occasion d'ajouter d'autres renseignements sur les leçons apprises dans une section distincte du SNGP - document de clôture de l'identification (DCI). Les modèles de rapport des leçons apprises annexés à la présente procédure peuvent aussi êtres utilisés.

6.2.2 Phase de clôture de la réalisation

Les leçons apprises à l'achèvement du projet sont consignées dans une section distincte du SNGP - document de clôture (DC). Les modèles de rapport des leçons apprises annexés à la présente procédure peuvent aussi êtres utilisés.

Il est recommandé de finaliser les leçons apprises à l'achèvement du projet, avant que les membres de l'équipe ne soient réaffectés.

7. Responsabilités à l'égard des leçons apprises

Chef de projet^*

Il incombe au chef de projet

• d'élaborer toute la documentation requise relativement aux leçons apprises;
• de coordonner le processus des leçons apprises et la présentation de ces dernières;
• de présider les réunions sur les leçons apprises;
• d'appliquer le processus du SNGP de TPSGC concernant la documentation définitive sur les leçons apprises;
• de veiller à la communication des leçons apprises à tous les membres de l'organisation (cadres supérieurs, équipe chargée de l'amélioration continue, etc.).

^* S'il n'y a pas de chef de projet de TPSGC, le gestionnaire de projet de TPSGC joue habituellement ce rôle (pour les projets réalisés pour d'autres ministères).

Gestionnaire de projet

Le gestionnaire de projet de TPSGC doit

• appliquer le processus du SNGP de TPSGC concernant la documentation sur les leçons apprises, tout au long du projet;
• convoquer les intervenants à des réunions sur les leçons apprises (expert-conseil, entrepreneur, etc.);
• transmettre au chef de projet des recommandations relatives aux leçons apprises pendant l'étape de la réalisation du projet;
• déterminer et évaluer les leçons apprises dans le cadre de leurs responsabilités (un registre des leçons apprises est fourni à cette fin);
• proposer des recommandations afin de tenir compte des leçons apprises dans l'exécution des étapes ultérieures du projet ou de projets ultérieurs;
• veiller à la mise en œuvre des nouvelles connaissances, lorsqu'il y a lieu;
• organiser des séances de travail sur les leçons apprises avec les entrepreneurs et les experts-conseils;
• inclure les tâches suivantes liées aux leçons apprises à la portée des travaux des experts-conseils et des entrepreneurs :
  • par des rapports ou des mémos, signaler au gestionnaire de projet de TPSGC les leçons qu'ils peuvent avoir apprises dans le cadre des travaux qui leur ont été confiés;
  • participer aux séances sur les leçons apprises relatives aux projets immobiliers;
  • préciser des mesures correctives ou de prévention découlant des leçons apprises.

Membres de l'équipe de projet

Chaque membre de l'équipe de projet doit

• signaler aux gestionnaires de projet de TPSGC les leçons qu'ils peuvent avoir apprises dans le cadre des travaux qui leur ont été confiés;
• participer aux séances sur les leçons apprises relatives aux projets réalisés;
• participer à une entrevue de fin de projet sur les leçons apprises, après le transfert du projet.

8. Définitions

Bulletin du SNGP : Bulletin trimestriel à l'intention de tout le personnel de gestion de projets immobiliers, qui comprend des nouvelles, des mises à jour, des conseils et d'autres renseignements pertinents sur le SNGP.

Équipe chargée de l'amélioration continue du SNGP : Équipe formée de représentants de toutes les régions, qui établit un cadre d'amélioration continue pour la garde et la durabilité dans la gestion des activités de changement du SNGP et qui intervient à titre d'administration centrale dans l'élaboration, la révision, la coordination de l'approbation et la diffusion de l'information se rapportant au SNGP et à la qualité de la documentation de ce système.

Évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP) : Évaluation du Conseil du Trésor qui établit le coefficient de risque et de complexité de chaque projet selon quatre niveaux, d'après des critères propres à chacun des domaines de connaissances de projets suivants : caractéristiques du projet, gestion stratégique, caractéristiques des contrats ou de l'approvisionnement, ressources humaines, activités, intégration de la gestion de projet et composantes techniques. TPSGC est autorisé à approuver les projets dont l'évaluation est égale ou inférieure aux pouvoirs délégués au Ministère, selon l'évaluation de la capacité organisationnelle de la gestion de projet. Le Conseil du Trésor peut demander qu'un projet lui soit soumis à des fins d'approbation, même si l'ECRP confirme que le Ministère a le pouvoir de l'approuver.

Processus d'amélioration continue : Le processus d'amélioration continue du SNGP vise à apporter des améliorations au SNGP et à établir un système de gestion de la qualité destiné au cadre de gestion des projets. Des modifications peuvent être demandées au moyen d'un courriel envoyé à l'adresse de courriel générique du SNGP et dans le cadre d'initiatives fondées sur des politiques du Conseil du Trésor.

Projets immobiliers : Toutes les acquisitions de biens immobiliers et les améliorations apportées à ceux-ci, y compris la signature de baux, l'aménagement de locaux, ainsi que les travaux de construction, de rénovation et de restauration d'un ouvrage bâti (immeuble, pont, barrage, route, etc.) ou d'un terrain appartenant à l'État.

9. Autres documents

Publications du Conseil du Trésor

• Politique sur la gestion des projets
• Outil d'évaluation de la complexité et des risques des projets

Publications de TPSGC

• Politique relative au Système national de gestion de projet (SNGP)
• Directive relative au SNGP pour les projets immobiliers
• SNGP - Document de clôture
• SNGP - Document de clôture de l'identification

10. Pièces jointes

• Annexe A - Registre des leçons apprises
• Annexe B - Modèles des leçons apprises
• Annexe C - Modèle de présentation des leçons apprises

11. Demandes de renseignements

Veuillez adresser toute demande de renseignements concernant la présente procédure au directeur, Conseils et pratiques (Exécution de projets), GSPT.