Feuille de route pour les projets de conception soumission–construction financés par d'autres ministères

Étape de réalisation

• Introduction
• Phase de la planification
• Phase de la conception
• Phase de la mise en œuvre
• Phase de la clôture de la réalisation

Introduction

La présente feuille de route pour les projets de conception–soumission–construction financés par d'autres ministères décrit les principales activités et tâches nécessaires à la gestion de la réalisation des projets de conception et de construction qui sont financés par d'autres ministères et qui font l'objet de deux contrats distincts. La méthode de réalisation de conception‑soumission–construction comprend la planification, la conception de l'architecture et la conception technique par des experts-conseils ou par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), et l'emploi d'un entrepreneur pour mettre sur pied le projet selon le plan. Dans le cadre des projets financés par d'autres ministères, le client est responsable de la délégation des pouvoirs financiers, et TPSGC est responsable de la délégation des pouvoirs contractuels, en plus de gérer et d'administrer les contrats attribués aux experts-conseils et les contrats de construction. Il est également chargé des services, des activités et des tâches nécessaires à la réalisation du projet lors de l'étape de réalisation du Système national de gestion de projet (SNGP).

La présente feuille de route n'a pas pour but de traiter en détail des activités liées au processus de conception–soumission–construction, mais plutôt de fournir un aperçu général des activités de l'étape de réalisation de projet à partir du moment où le client a donné une approbation préliminaire de projet (APP). Aux fins de la présente feuille de route, voici les définitions d'une APP et d'une approbation définitive de projet (ADP)/approbation du client:

• APP : Approbation par le client de la délégation de pouvoirs financiers dans le cadre d'un projet (ou approbation du financement de la convention particulière de services [CPS]) permettant de réaliser les activités et les tâches liées à la gestion du projet jusqu'à l'achèvement des documents de construction en prévision de l'appel d'offres.
• ADP :  Approbation par le client de la délégation de pouvoirs financiers dans le cadre d'un projet (ou approbation du financement de la CPS) permettant de réaliser les activités et les tâches liées à l'appel d'offres du contrat de construction et à la gestion du projet jusqu'à la fin de la phase de la clôture de la réalisation.

La feuille de route sert de guide au ministère client qui agit comme chef de projet, et aux gestionnaires de projet de TPSGC. Des liens pertinents sont fournis pour les renseignements particuliers sur les secteurs d'activité, les processus et les modèles à utiliser.

Les procédures de l'étape de réalisation de projet du SNGP s'appliquent à tous les projets financés par les autres ministères d'une valeur totale supérieure à un million de dollars (incluant la TPS ou la TVH, mais excluant les coûts engagés par les clients). Pour les projets en deçà de cette limite, les principes du SNGP s'appliquent, mais l'ampleur du travail et l'étendue de la documentation varient en fonction de divers facteurs, dont l'envergure, la complexité et la nature délicate du projet. Pour les projets dont la valeur totale est inférieure à un million de dollars, consultez les principes de la méthodologie du SNGP.

Phase de la planification

Objectif

Lors de la phase de la planification, on vise à confirmer la qualité et l'intégralité de l'information existante sur le projet afin d'élaborer et d'organiser la stratégie de réalisation du projet.

Description des travaux

Durant cette phase, tous les paramètres du projet du client sont examinés, et une entente initiale ainsi qu'une entente de suivi sont convenues entre le chef de projet (ministère client) et le gestionnaire de projet de TPSGC. L'entente initiale, un arrêté de projet, est un accusé de réception de la demande de projet du client. Elle dresse la liste des principaux objectifs du client en ce qui concerne la portée du projet, les coûts, le budget et le calendrier, et fait état des autres paramètres clés que l'on retrouve couramment dans les projets réalisés par TPSGC. L'entente de suivi, un plan de gestion de projet, définit davantage la portée et les objectifs du projet, expose en détail les activités de projet requises et établit la façon dont le projet sera réalisé, surveillé et contrôlé durant l'étape de réalisation.

Intrants

• Approbation préliminaire de projet (APP) / Approbation du client
• Paramètres et exigences du projet actuellement connus
• Programme fonctionnel et technique
• Évaluation environnementale (au besoin)

Activités et tâches

1. Lancement
   1. Dresser la liste des exigences.
   2. Obtenir le programme fonctionnel et technique (si disponible).
   3. Remplir la liste de contrôle de la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale (LCEE) [pour déterminer si une évaluation environnementale est nécessaire].
   4. Former une équipe de projet.
   5. Créer un dossier de projet et les structures de stockage des documents et de gestion financière.
   6. Élaborer un arrêté de projet et une convention particulière de services (CPS).
2. Définition de la réalisation du projet
   1. Confirmer le programme fonctionnel et technique.
   2. Définir la portée des travaux de l'expert-conseil.
   3. Examiner les composantes de l'énoncé de projet (cadre de référence).
   4. Élaborer un plan de gestion des risques (PGR) [au besoin].
   5. Établir un plan de gestion de projet (PGP).
   6. Compléter la liste de vérification de la phase de la planification.

Extrants

• Programme fonctionnel et technique achevé
• Liste de contrôle de la LCEE remplie
• Évaluation environnementale achevée (au besoin)
• Arrêté de projet et CPS
• Portée des travaux de l'expert-conseil
• Plan de gestion des risques
• Plan de gestion de projet
• Liste de vérification complétée

Produit livrable

• Plan de gestion de projet (PGP) 

Point de vérification

Approbation du PGP

Phase de la conception

Objectif

Lors de la phase de la conception, on vise à réaliser tous les travaux requis pour attribuer les contrats adéquats au cabinet d'experts-conseils le plus qualifié. On vise aussi à peaufiner les documents proposés par l'expert-conseil relatifs à la conception schématique et à l'élaboration de la conception, et approuvés en vue d'obtenir une conception de fond. Finalement, on vise à compléter les documents de spécifications, à l'appui de la demande d'ADP/approbation du client. À cette étape, il faut souvent apporter des modifications aux autres documents de planification dans lesquels sont indiquées les prévisions préliminaires relatives au temps, aux coûts, à la qualité, aux risques et à la portée. Tous les documents terminés sont regroupés et forment la base de la demande d'ADP/approbation du client. Cette approbation est nécessaire pour mettre en œuvre le processus d'appel d'offres pour le contrat de construction.

Description des travaux

Durant cette phase, les ressources internes et externes nécessaires auxquelles on a recours préparent le terrain à l'élaboration des dessins de conception et de construction et des spécifications. La surveillance et le contrôle des activités du projet, y compris les examens, les approbations et les évaluations des risques, sont essentiels durant cette phase de la réalisation. L'ADP/approbation du client est demandée après avoir établi et réuni toutes les estimations, les documents et les plans nécessaires pour appuyer la demande d'approbation.

Intrants

• Programme fonctionnel et technique achevé
• Liste de contrôle de la LCEE remplie
• Évaluation environnementale achevée (au besoin)
• Arrêté de projet et CPS
• Portée des travaux de l'expert-conseil
• Plan de gestion des risques (au besoin)
• PGP approuvé
• Liste de vérification complétée

Activités et tâches

1. Acquisition des services d'experts-conseils
   1. Élaborer un énoncé de projet (cadre de référence).
   2. Mettre à jour le plan de gestion des risques (PGR) précédent ou en créer un.
   3. Fournir des commentaires pour s'assurer que les montants préapprouvés pour modifications proposées (MPMP) sont établis aux fins du contrat de l'expert-conseil.
   4. Préparer la demande de propositions (Méthodes d'approvisionnement).
   5. Mener l'évaluation de l'expert-conseil (Réalisation du processus d'approvisionnement, Composition du Comité d'évaluation des services d'experts-conseils).
   6. Mettre à jour le PGR et les MPMP.
   7. Attribuer le contrat à l'expert-conseil.
2. Élaboration de la conception
   1. Effectuer l'analyse des exigences du projet.
   2. Élaborer les documents relatifs à la conception schématique et à l'élaboration de la conception aux fins d'approbation par le client (Examen et acceptation des documents de conception et de construction des experts-conseils).
3. Préparation aux fins d'approbation
   1. Achever les estimations des coûts et les échéanciers.
   2. Reconfirmer ou mettre à jour le PGR.
   3. Mettre à jour le PGP et la CPS.
   4. Compléter la liste de vérification de la phase de la conception.

Extrants

• PGR et MPMP
• Demande de propositions et énoncé de projet (cadre de référence)
• Attribution du contrat à l'expert-conseil
• Approbation par le client des documents relatifs à la conception schématique et à l'élaboration de la conception
• Estimations des coûts
• PGP et CPS mis à jour
• Liste de vérification complétée

Produit livrable

• Documents d'approbation (DA) pour l'ADP/approbation du client

Point de vérification

Approbation définitive de projet (ADP)/approbation du client

Phase de la mise en œuvre

Objectif

Lors de la phase de la mise en œuvre, on vise à achever les documents de construction et les spécifications pour ensuite lancer un appel d'offres et attribuer un contrat de construction au soumissionnaire retenu, qui réalisera les travaux dans le respect des délais et du budget convenus et selon les normes de qualité qui auront été définies dans les documents de construction et le contrat.

Description des travaux

Durant cette phase, tous les plans et toutes les stratégies connexes qui ont été élaborés à ce jour doivent être mis œuvre, et toutes les activités liées à la construction d'ouvrages bâtis doivent être exécutées. Les plus grands risques du projet se retrouvent dans cette phase critique de la réalisation. Une gestion étroite et prudente des activités des ressources internes et externes, des activités de l'expert-conseil et des activités de construction doit être assurée durant cette phase afin que l'on puisse surveiller et contrôler la portée, les coûts, le calendrier et la qualité liés aux ouvrages bâtis.

Intrants

• PGR et MPMP
• Demande de propositions et énoncé de projet (cadre de référence)
• Attribution du contrat à l'expert-conseil
• Approbation par le client des documents relatifs à la conception schématique et à l'élaboration de la conception
• Estimations des coûts
• PGP et CPS mis à jour
• ADP/approbation du client
• Liste de vérification complétée

Activités et tâches

1. Achèvement des documents de construction et obtention de services de construction
   1. Achever les documents de construction (Examen et acceptation des documents de conception et de construction des experts-conseils).
   2. Regrouper les documents de l'appel d'offres des services de construction (Procédures relatives aux services de construction).
   3. Mettre à jour le PGR précédent ou en créer un.
   4. Fournir des commentaires pour s'assurer que les MPMP sont établis pour le contrat de construction.
   5. Lancer l'appel d'offres et procéder à l'évaluation (Réalisation du processus d'approvisionnement).
   6. Mettre à jour le PGR et les MPMP.
   7. Attribuer le contrat de construction.
2. Construction
   1. Administrer le contrat de construction (Administration du contrat).
   2. Vérifier la conformité au contrat de construction et obtenir l'approbation nécessaire.
   3. Assurer la mise en service (dans la mesure requise par le client) durant la construction (Manuel de mise en service).
3. Acceptation des travaux
   1. Mettre à l'essai le rendement fonctionnel (Manuel de mise en service).
   2. Regrouper les documents sur la mise en service.
   3. Regrouper les documents de l'ouvrage fini.
   4. Veiller à la prestation de la formation et à la distribution des guides de fonctionnement et d'entretien.
   5. Demander l'acceptation du client.
   6. Délivrer le certificat d'achèvement substantiel (provisoire).
   7. Retourner les garanties contractuelles (y compris les retenues).
   8. Transférer le site au client.
   9. Voir au déménagement du client.
   10. Mettre à jour le PGP.
   11. Compléter la liste de vérification de la phase de la mise en œuvre.

Extrants

• Contrats signés
• Rapport de mise en service complété, manuels d'exploitation et d'entretien, et documentation sur l'ouvrage fini
• Transfert du site au client
• PGP mis à jour
• Acceptation du client signée
• Certificat d'achèvement substantiel (provisoire) signé
• Liste de vérification complétée

Produit livrable

• Transfert du produit livrable (certificat d'achèvement substantiel [provisoire])

Point de vérification

Approbation du transfert (AT)

Phase de la clôture de la réalisation

Objectif

Afin d'améliorer le rendement des projets et la satisfaction des clients dans l'ensemble, le rendement des produits et des processus sera documenté et évalué par rapport à des critères de rendement préétablis. Le processus d'amélioration continue est indispensable à l'amélioration générale de la réalisation des projets au sein du Ministère. Le principe de base du processus d'amélioration continue est de tenir compte autant des éléments positifs que des éléments négatifs des projets.

Description des travaux

La phase de la clôture de la réalisation est la dernière et la plus importante phase du projet. En plus de donner à l'équipe l'occasion de faire toutes les dernières mises au point, elle permet d'évaluer rigoureusement toutes les activités du projet et leurs résultats, tels qu'ils sont énoncés dans les domaines de connaissances du plan de gestion de projet. Cette évaluation porte sur tous les objectifs de rendement qui ont été atteints, dépassés ou non atteints. De plus, le processus d'amélioration continue constitue une méthode très utile pour mettre en évidence les réussites et les lacunes constatées pendant toute la durée du projet. Les documents ainsi établis permettent d'apporter des améliorations systémiques à la façon de réaliser des projets semblables à l'avenir. La phase de la clôture comprend deux grandes activités : 1. la clôture des contrats (l'activité qui consiste à évaluer tous les aspects du rendement et de la conformité du produit final en ce qui concerne le matériel, l'installation ou les services particuliers fournis), et 2. la clôture du projet (l'activité qui consiste à réunir et à évaluer les données sur le rendement du projet).

Intrants

• Contrats signés
• Rapport de mise en service complété, manuels d'exploitation et d'entretien, et documentation sur l'ouvrage fini
• Transfert du site au client
• PGP mis à jour
• Acceptation du client signée
• Certificat d'achèvement substantiel (provisoire) signé
• Liste de vérification complétée

Activités et tâches

• Clôture des contrats
  • Effectuer une inspection après l'emménagement.
  • Délivrer le certificat d'achèvement (définitif).
  • Exercer les activités relatives à la garantie.
  • Finaliser le(s) contrat(s) (Clôture du marché).
• Clôture du projet
  • Faire le bilan des commentaires du client et rédiger les leçons apprises.
  • Exercer les activités administratives de Clôture du marché.
  • Compléter le document de clôture (DC).
  • Achever la consignation finale des documents.
  • Clore le dossier de projet et les structures de stockage des documents et de gestion financière.

Extrants

• Certificat d'achèvement (définitif)
• Documents d'archives définitifs
• Rapport d'évaluation du rendement de l'expert-conseil
• Rapport d'évaluation du rendement de l'entrepreneur
• Rapport d'inspection après l'emménagement
• PGP définitif et mis à jour
• Leçons apprises

Produit livrable

• Document de clôture (DC)

Point de vérification

• Approbation du document de clôture (ADC)