Feuille de route pour les projets de location

Étape de réalisation

• Introduction
• Phase de la planification
• Phase de la conception
• Phase de la mise en œuvre
• Phase de la clôture de la réalisation

Introduction

Cette feuille de route décrit les activités et les tâches principales nécessaires à la réalisation des projets de location. Cette feuille de route n'a pas pour but de traiter en détail des activités reliées au processus d'acquisition de locaux, mais plutôt de fournir un aperçu général des activités de l'étape de réalisation de projet à partir de l'obtention d'une approbation préliminaire de projet jusqu'à la conclusion de la phase de la clôture de l'identification. Pour la marche à suivre durant ces étapes préliminaires, voir Feuille de route pour les projets relatifs aux locaux – Étapes de début et d'identification de projet.

Cette feuille de route sert de guide à ceux qui jouent le rôle de gestionnaire des locaux, de chef de projet ou de gestionnaire de projet. Des liens pertinents sont indiqués pour les renseignements particuliers sur les secteurs d'activité, les processus et les modèles à utiliser.

Les procédures du Système national de gestion de projet (SNGP) s'appliquent à tous les projets relatifs aux locaux dont la superficie est supérieure à 3 000 m² locatifs (régions) ou à 5 000 m² locatifs (Secteur de la capitale nationale et Cité parlementaire). Pour les projets sous ces limites, les principes du SNGP s'appliquent, mais l'ampleur du travail et l'étendue de la documentation varient en fonction de divers facteurs dont le type, l'envergure, la complexité et la nature délicate du projet. Pour les petits projets, voir les principes de la méthodologie du SNGP.

La méthode employée pour les projets de location est dictée par la Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux et son règlement. L'entente de location conclue entre Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et le locateur permet à TPSGC d'exiger du locateur que soient apportées des améliorations locatives dans les locaux loués, et ce, en tout temps avant ou pendant la durée du bail. À cette fin, TPSGC conclut avec le locateur une ou plusieurs « ententes auxiliaires pour des améliorations locatives », dans le cadre desquelles le locateur engage des experts-conseils en architecture et en génie, de même que des entrepreneurs, qui fourniront les services de conception et de réalisation du projet.

Tous les autres marchés (comme ceux concernant l'ameublement, le déménagement et autres) relèvent du Règlement sur les marchés.

Phase de la planification

Objectif

L'objectif de la phase de la planification consiste à confirmer la qualité et l'intégralité de l'information existante sur le projet afin d'élaborer et d'organiser la stratégie de réalisation du projet.

Description des travaux

Au cours de cette phase, tous les paramètres précédents du projet sont validés, et un accord pour la réalisation est conclu ou confirmé de nouveau par l'équipe de projet. Le processus d'acquisition de locaux sera également entrepris et des recommandations portant sur l'attribution du contrat de location seront formulées lorsqu'un renouvellement de bail ou une acquisition de locaux sera nécessaire.

Intrants

• Document de clôture de l'identification (DCI)
• Approbation de projet de location (APL) et autorisation de conclure des baux (ACB) (pour les projets qui demandent une présentation au CT), et une approbation pour fournisseur exclusif, s'il y a lieu.
• Rapport de faisabilité approuvé (RFA).
• Rapport d'analyse des investissements (RAI) approuvé.
• Étude de marché.
• Rapport de l'analyse de marché.
• Programme fonctionnel (si nécessaire).
• Besoins en locaux.
• Plan de projet de l'étape d'identification avec paramètres à jour.
• Arrêté de projet (non requis pour un renouvellement de bail sans travaux d'aménagement).
• Liste de vérification remplie.
• Autres paramètres du projet déjà connus.

Activités et tâches

1. Lancement de l'étape
   1. Compléter l'équipe de projet.
   2. Mettre à jour le Programme fonctionnel, si nécessaire.
   3. Créer le plan de gestion de projet.
   4. Mettre à jour l'arrêté de projet.
   5. Mettre à jour la structure du dossier du projet (codes financiers, confirmation des fonds, et autres).

      Remarque : Le plan de gestion de projet et l'arrêté de projet ne sont pas requis pour un renouvellement de bail sans travaux d'aménagement.

2. Entreprendre l'acquisition par bail
   1. Préparer le mandat relatif au bail lorsqu'une acquisition par bail est nécessaire.
   2. Enchaîner avec le processus d'acquisition selon l'APL (Cadre et processus pour la location de biens immobiliers à TPSGC). 
   3. Rédiger le document en vue d'obtenir la Note d'approbation du contrat de location – Lorsque l'approbation du CT est exigée pour l'APL, l'ACB peut avoir été reçue durant la phase de l'analyse.
   4. Remplir la liste de vérification du phase de la planification.

Extrants

• Arrêté de projet à jour (si requis).
• Recommandation pour l'attribution du marché de location.
• Liste de vérification remplie.

Produit livrable

• Plan de gestion de projet (PGP) (si requis)

Point de vérification

Approbation du plan de gestion de projet (APGP) / Approbation de projet de location confirmée (APLC)

Remarque — avant l'attribution du marché de location, l'APL doit être confirmée afin d'assurer que les modalités du contrat de location proposé cadrent bien avec les paramètres approuvés du projet. L'APL devra être de nouveau confirmée durant la phase de conception, une fois que les coûts d'aménagement ont été évalués (après l'estimation de catégorie « A »).

Phase de la conception

Objectif

Le but de la phase de conception est de conclure un bail, et d'en arriver à une solution définitive qui réponde aux besoins fonctionnels et opérationnels du client tout en faisant partie intégrante des installations techniques du bâtiment de base sur les lieux loués. Lorsque tous les documents de construction sont prêts et toutes les dépenses connues, l'APL sera soit confirmée ou soit modifiée à la fin de la phase.

Description des travaux

La phase de la conception comprend quatre grandes activités : 1. la conclusion du bail, 2. l'acquisition des ressources, 3. l'élaboration de la conception (l'activité par laquelle les besoins fonctionnels et opérationnels du client sont exprimés en paramètres spatiaux, architecturaux et techniques pour les besoins de la construction) et 4. la reconfirmation de l'APL, compte tenu de tous les coûts du projet, qui comprennent désormais les coûts d'aménagement. Les examens d'assurance de la qualité, les approbations et les évaluations des risques sont essentiels à cette phase. Cette phase peut se traduire par la conclusion du bail, si aucun aménagement ne s'impose.

Intrants

• Plan de gestion de projet approuvé (si requis)
• Arrêté de projet à jour (si requis).
• Recommandation pour l'attribution du marché de location.
• Liste de vérification remplie.

Activités et tâches

1. Conclusion du bail
   1. Tenter d'obtenir l'autorisation de conclure des baux (ACB).
   2. Signer la lettre d'adjudication en prévision de la signature de baux. 
2. Acquisition des ressources
   1. Préparer la demande de proposition (DDP) et les paramètres pour les services d'experts-conseils.
   2. Faire l'acquisition des services d'experts-conseils.
   3. Compléter la composition de l'équipe de projet.
   4. Signer l'entente auxiliaire avec le locateur pour obtenir des services d'experts-conseils ou les documents de construction (si fournis par le locateur). 
3. Élaboration de la conception
   1. Élaborer l'avant-projet aux fins d'approbation du client.
   2. Effectuer les plans de disposition du mobilier et obtenir l'approbation du client (s'il y a lieu).
   3. Dresser les plans de déménagement aux fins d'approbation par le client.
   4. Rédiger les documents d'approvisionnement portant sur l'ameublement, l'équipement et les systèmes.
   5. Obtenir les documents de construction (plans et devis).
   6. Vérifier la conformité aux Normes d'aménagement durant chaque étape de la conception et obtenir l'approbation s'il y a lieu.
4. Reconfirmation de l'APL
   1. Effectuer l'estimation des coûts.
   2. Confirmer l'APL.
   3. Revoir le RAI s'il faut chercher à obtenir une APL révisée.
   4. Mettre à jour les paramètres critiques du plan de projet.
   5. Remplir la liste de vérification de la phase de conception.

Extrants

• La décision du SMA concernant les demandes de non-conformité relativement aux Normes d'aménagement, s'il y a lieu.
• Lettre d'adjudication en prévision de la signature de baux signée.
• DDP et paramètres pour les services d'experts-conseils.
• Entente auxiliaire avec le locateur pour obtenir des services d'experts-conseils durant la conception.
• Estimation des coûts.
• Signatures du client sur les documents de conception (étagement vertical, surfaces d'étage, ameublement, déménagements, câblage, sécurité et autres).
• RAI révisé s'il y a lieu.
• Plan de projet avec paramètres à jour.
• Liste de vérification remplie.

Produits livrables

• Documents d'approbation de l'APL confirmée ou révisée

  Note :  Pour une APL révisée, confirmer ou mettre à jour l'Évaluation de la complexité et des risques des projets.

Point de vérification

APL révisée s'il y a lieu – d'après l'approbation de projet de location confirmée (APLC) en tenant compte de la lettre d'adjudication en prévision de la signature de baux et des coûts estimatifs d'aménagement (à la place de l'approbation définitive du projet (ADP) dans le modèle du SNGP).

Phase de la mise en œuvre

Objectif

Il s'agit de réaliser un produit final de qualité acceptable qui répond aux besoins du client.

Description des travaux

C'est à la phase de mise en œuvre qu'on met en branle tous les plans et les stratégies connexes. C'est alors que commencent les activités relatives à la construction (ou les travaux « concrets »). La phase de la mise en œuvre comprend les trois grandes activités suivantes : 1. l'acquisition (l'activité qui consiste à lancer des appels d'offres, à évaluer les soumissions et à signer une ou des ententes auxiliaires avec le locateur et à attribuer d'autres marchés), 2. la construction (l'activité par laquelle on administre tous les marchés pour réaliser le produit final pour le client) et 3. l'acceptation des travaux (l'activité qui consiste à inspecter le produit final et à l'accepter).

Intrants

• La décision du SMA concernant les demandes de non-conformité relativement aux Normes d'aménagement, s'il y a lieu.
• Attribution du marché de location (bail signé).
• DDP et paramètres pour les services d'experts-conseils.
• Entente auxiliaire avec le locateur pour obtenir des services d'experts-conseils durant la conception.
• Estimation des coûts.
• Signatures du client sur les documents de conception (étagement vertical, surfaces d'étage, ameublement, déménagements, câblage, sécurité et autres).
• Au besoin, les documents de l'APL confirmée ou révisée (incluant le RAI révisé s'il y a lieu).
• Plan de projet avec paramètres à jour.
• Liste de vérification remplie.

Activités et tâches

1. Acquisition (construction et autres entrepreneurs/fournisseurs).
   1. Superviser l'établissement des documents d'appel d'offres.
   2. Obtenir les appels d'offres du locateur.
   3. Attribuer des marchés pour assurer la réalisation du projet.
   4. Signer l'entente auxiliaire avec le locateur pour obtenir des services d'experts-conseils ou les documents de construction. 
2. Construction
   1. Administrer tous les marchés.
   2. Vérifier la conformité aux Normes d'aménagement et obtenir l'approbation s'il y a lieu.
   3. Assurer le contrôle de la qualité sur le chantier de construction du locateur.
3. Acceptation des travaux
   1. Inspection et mise en service de tous les produits livrables.
   2. Réunir tous les documents de l'ouvrage fini.
   3. Veiller à la formation et à la distribution des manuels et guides.
   4. Délivrer le certificat provisoire d'achèvement des améliorations locatives.
   5. Retourner les garanties contractuelles (y compris les retenues).
   6. Transférer les lieux au gestionnaire immobilier.
   7. Installation du client dans les locaux.
   8. Mettre à jour les paramètres critiques du plan de projet.
   9. Remplir la liste de vérification de la phase de mise en œuvre.

Extrants

• La décision du SMA concernant les demandes de non-conformité relativement aux Normes d'aménagement, s'il y a lieu.
• Contrats ratifiés.
• Entente auxiliaire avec le locateur pour la construction de locaux à louer.
• Certificat provisoire d'achèvement des améliorations locatives signé (transfert des produits livrables).
• Rapport de mise en service complété, manuels d'exploitation et d'entretien et documentation sur l'ouvrage fini.
• Lieux transférés au gestionnaire immobilier.
• Plan de projet avec paramètres à jour.
• Liste de vérification remplie.

Produit livrable

• Transfert du produit livrable (TPL). (Certificat provisoire d'achèvement des améliorations locatives)

Point de vérification

Approbation du transfert (AT)

Phase de la clôture de la réalisation

Objectif

Afin d'améliorer le rendement des projets et la satisfaction des clients dans l'ensemble, on consigne par écrit et on évalue, par rapport à des critères de rendement préétablis, le rendement des produits et des processus. Le processus de l'amélioration continue est indispensable à l'amélioration générale de la réalisation des projets à TPSGC. Si on doit faire appel au processus de l'amélioration continue, c'est parce qu'il reprend les éléments positifs et les éléments négatifs des projets.

Description des travaux

La phase de clôture représente la phase finale du projet; on peut même affirmer qu'elle en constitue l'étape la plus importante. En plus de donner à l'équipe l'occasion de faire toutes les dernières mises au point, elle permet d'évaluer rigoureusement tous les aspects du projet. Cette évaluation porte sur tous les objectifs de rendement qui ont été atteints, dépassés ou non respectés. De plus, le processus de l'amélioration continue constitue une méthode très utile pour mettre en évidence les succès remportés et les lacunes constatées pendant toute la durée du projet. Les documents ainsi établis permettent d'apporter des améliorations systémiques à la façon de réaliser des projets semblables à l'avenir. La phase de la clôture comprend deux grandes activités : 1. la clôture des contrats (l'activité qui consiste à analyser et à évaluer tous les aspects du rendement et de la conformité du produit final en ce qui concerne le matériel, l'installation ou les services particuliers fournis) et 2. la clôture du projet (l'activité qui consiste à réunir et à évaluer les données sur le rendement du projet).

Intrants

• La décision du SMA concernant les demandes de non-conformité relativement aux Normes d'aménagement, s'il y a lieu.
• Contrats ratifiés.
• Entente auxiliaire avec le locateur pour la construction de locaux à louer.
• Certificat provisoire d'achèvement des améliorations locatives signé.
• Rapport de mise en service complété, manuels d'exploitation et d'entretien et documentation sur l'ouvrage fini.
• Lieux transférés au gestionnaire immobilier.
• Plan de projet avec paramètres à jour.
• Liste de vérification remplie.

Activités et tâches

1. Clôture des contrats
   1. Effectuer l'inspection postérieure à l'occupation.
   2. Délivrer le certificat définitif d'achèvement des améliorations locatives.
   3. Exercer les activités relatives à la garantie.
   4. Traiter les paiements définitifs et clore les contrats selon les règlements sur les finances et sur les marchés.
2. Clôture du projet
   1. Mesurer la superficie finale.
   2. S'assurer de la mise en œuvre de l'accord d'occupation.
   3. Réunir les commentaires des utilisateurs et rédiger les leçons apprises.
   4. Envoyer les dessins conformes à l'exécution au groupe de géomatique régional afin qu'ils mettent à jour les plans actuels.
   5. Exercer les activités administratives de clôture.
   6. Remplir le document de clôture.
   7. Parachever la consignation finale des documents.

Extrants

• Certificat définitif d'achèvement des améliorations locatives.
• Documents d'archives définitifs.
• Rapport d'évaluation des experts-conseils.
• Rapport d'inspection postérieure à l'occupation.
• Mesure finale de la superficie.
• Plan de projet complété.
• Leçons apprises.

Produit livrable

• Document de clôture (DC)

Point de vérification

• Approbation du document de clôture (ADC)