2. Environnement de contrôle de TPSGC pertinent au CIRF

TPSGC reconnaît qu'il est important que la haute direction fasse preuve de leadership en s'assurant que les employés de tous les niveaux comprennent leur rôle à l'égard du maintien d'un système efficace de CIRF et qu'ils disposent des outils nécessaires pour exercer leurs responsabilités de façon efficace à ce chapitre. La priorité de TPSGC consiste à s'assurer que les risques sont bien gérés au moyen d'un environnement de contrôle adaptable et axé sur le risque, qui fait la promotion de l'amélioration continue et de l'innovation.

2.1 Postes, rôles et responsabilités clés

Les comités et les postes clés suivants sont responsables du maintien, de la revue et de la communication de l'efficacité du système de CIRF ministériel.

Agent principal de gestion des risques – Le mandat de l'agent principal de gestion des risques consiste à fournir une assurance indépendante au sous-ministre que les risques importants ont été cernés et qu'ils sont gérés de manière appropriée, ainsi qu'à renforcer la gestion des risques au Ministère.

Cadres supérieurs du Ministère – Les cadres supérieurs du Ministère responsables de la réalisation de programmes sont également responsables du maintien et de la revue de l'efficacité des aspects du contrôle interne qui s'inscrivent dans la portée des activités de leur programme faisant partie du cadre de CIRF.

Chef adjoint de la surveillance – Le mandat du chef adjoint de la surveillance, qui dirige le Bureau de la vérification et de l'évaluation, consiste à fournir une évaluation indépendante et objective de l'efficacité et du caractère adéquat des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance.

Chef des finances – Le chef des finances appuie et se rapporte directement au sous-ministre et il fournit un leadership au niveau de la coordination, de la cohérence et de l'orientation de la conception et du maintien d'un système efficace et intégré de CIRF, ce qui comprend l'évaluation annuelle.

Comité de gestion financière (CGF) – Présidé par le chef des finances, le CGF donne des conseils et des recommandations au sous‑ministre et au sous‑ministre délégué sur les questions liées à la gestion financière. Le CGF planifie, évalue et met en ordre de priorité les exigences ministérielles afin d'assurer la durabilité de la gestion financière tout en veillant à ce que le processus de prise de décisions opérationnelles repose sur des principes de saine gestion financière.

Comité de gestion du sous-ministre – En tant qu'organisme décisionnel central de TPSGC, le Comité de gestion du sous-ministre examine, approuve et surveille le profil de risque de l'organisation et le système de contrôle interne ministériel, y compris la surveillance des progrès réalisés concernant la mise en œuvre du système de CIRF.

Comité de vérification et d'évaluation (CVE) – Le CVE est un comité consultatif qui fournit des conseils objectifs et qui fait des recommandations au sous-ministre concernant le caractère suffisant, la qualité et les résultats de l'assurance quant à la pertinence et au fonctionnement des processus et des cadres de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Ministère. Il est composé du sous-ministre (président), du sous-ministre délégué et de trois personnes externes à l'administration publique fédérale. Le CVE mène un examen annuel de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le CIRF, en parallèle avec l'examen des états financiers ministériels, dans le but de donner des conseils au sous‑ministre sur toute question d'apparence importante.

Comité directeur, contrôle interne en matière de rapports financiers – Le mandat de ce comité directeur est de veiller à ce que les enjeux soulevés par l'ensemble des directions générales de TPSGC durant toutes les phases de la mise en œuvre du CIRF soient dûment pris en considération. Le comité directeur surveille la qualité et le caractère opportun de la mise en œuvre du CIRF, oriente l'équipe chargée du CIRF et approuve les recommandations de celle-ci.

Sous-ministre – Le sous-ministre, à titre d'administrateur des comptes, assume la responsabilité générale et le leadership des mesures prises en vue de maintenir un système efficace de contrôle interne.

Sous-ministre adjoint, Direction générale de la surveillance – Le mandat du sous-ministre adjoint de la Direction générale de la surveillance consiste à fournir une assurance indépendante et de la surveillance afin de faire la démonstration de la gérance, de l'intégrité, de la responsabilité et de la transparence exercées à l'égard des dépenses des fonds publics et d'aider ainsi le sous-ministre à s'acquitter de ses responsabilités en tant qu'administrateur des comptes.

2.2 Principales mesures prises par TPSGC

L'environnement de contrôle de TPSGC prévoit un ensemble de mesures visant à permettre aux employés du Ministère de gérer les risques au moyen d'une sensibilisation accrue, des connaissances appropriées et des outils pertinents ainsi que du perfectionnement de leurs compétences. Le Ministère affecte, chaque année, les ressources pour s'assurer de la mise en œuvre d'un système efficace de CIRF, comme l'exige la Politique sur le contrôle interne.

Parmi les principaux éléments mis en place, mentionnons ceux-ci :

• l'énoncé de valeurs de TPSGC;
• la Direction de l'éthique, notamment une Ligne d'aide en éthique fournissant aux employés des conseils sur la résolution de dilemmes éthiques ou sur la divulgation en vertu de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles;
• le Cadre de gestion financière (CGF) établit les normes et les attentes en matière de saine gestion financière et de contrôle dans l'ensemble du Ministère, tout en restant conforme à la Loi sur la gestion des finances publiques, au Cadre des politiques de gestion financière du Conseil du Trésor et aux instruments de politique connexes. Le CGF définit les responsabilités en matière de gestion financière et doit s'appliquer à la prise de décisions, à l'appui des responsabilités touchant l'exécution des programmes dans le contexte des lois, des règlements et des politiques applicables à la gestion financière;
• le Bureau de l'agent principal de gestion des risques (BAPGR), fournit un point de contact central pour l'obtention de conseils en matière de gestion des risques ainsi que la surveillance de la mise en œuvre du Cadre de gestion intégrée du risque et de la politique connexe. Le Bureau est responsable de la gestion des conflits et des modes alternatifs de résolution des conflits, de la surveillance de l'équité, de la gestion des risques, de la gestion de la qualité et des enquêtes spéciales;
• Le Bureau de la vérification et de l'évaluation est un fournisseur clé de services d'assurance à l'appui de la fonction de surveillance exercée par le sous-ministre, le Conseil du Trésor et le Bureau du contrôleur général. Il fournit, de façon indépendante, des renseignements afin de permettre la prise de décisions dans le respect des valeurs publiques en ce qui a trait à l'efficacité et à la pertinence des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance (fonction de vérification interne) et en ce qui a trait à la pertinence, au rendement et à la rentabilité des programmes, des politiques et des initiatives (fonction d'évaluation).
• la Politique ministérielle de gestion intégrée des risques, qui a récemment été mise à jour en novembre 2010, stipule que TPSGC intègre les pratiques et les processus de gestion des risques à la planification opérationnelle, à la prise de décisions et aux processus opérationnels afin de gérer efficacement les coûts des programmes et de tirer parti au maximum des possibilités, de s'acquitter de son mandat et d'atteindre les objectifs généraux du gouvernement;
• l'adoption de SIGMA, un système fondé sur SAP, comme système ministériel intégré de gestion financière et du matériel. Le Ministère continue de chercher à disposer de processus de gestion financière davantage intégrés et normalisés. Le 31 mars 2011, TPSGC a lancé la première phase d'une nouvelle solution d'établissement de rapports financiers, Renseignements d'affaires, une étape importante vers la mise en œuvre d'un ensemble d'outils visant à répondre aux besoins du Ministère en matière de rapports financiers et opérationnels;
• le Bureau du processus de changement (BPC) apporte un soutien organisationnel pour renforcer la capacité de TPSGC à planifier, à diriger et à gérer le changement. En 2009, le BPC a mis en place le Tableau des initiatives de changement à grande échelle qui fournit à la haute direction, notamment, une vue d'ensemble de la gamme d'initiatives de changement du Ministère, les coûts indirects de chaque initiative (équivalents temps plein), les échéanciers et de l'état d'avancement de leur mise en œuvre;
• une unité au sein de la Direction générale des finances qui se consacre au renforcement du contrôle interne en matière de rapports financiers;
• des ententes de rendement et des plans de formation annuels pour tous les employés;
• un exercice obligatoire de validation des connaissances que les employés doivent réussir avant d'obtenir leur délégation de pouvoirs financiers ou de maintenir celle qu'ils possèdent, conformément aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor;
• un instrument de délégation de pouvoirs tenu avec diligence.