Rôles et responsabilités

LGFPRessources humaines (RH)

Il incombe au ministère d'authentifier toutes les signatures en vertu de l’article 34.

LGFPFinances

Il incombe au ministère d'authentifier toutes les signatures en vertu de l’article 34.

LGFPCentre des services de paye

Le Centre des services de paye se charge de vérifier si les documents nécessitant une approbation sont signés.

PEDescription

Le PE comprend toutes les nouvelles embauches dans la fonction publique. On recense notamment les types d’embauche suivants :

• Emploi à temps partiel pour une période déterminée < 3 mois;
• Emploi à temps partiel pour une période déterminée > 3 mois et < 6 mois;
• Nomination pour une durée déterminée < 3 mois;
• Emploi pour une période déterminée > 3 mois et < 6 mois;
• Nomination pour une durée déterminée > 6 mois;
• Emploi saisonnier / emploi saisonnier à temps partiel;
• Emploi pour une période indéterminée / emploi à temps partiel pour une période indéterminée;
• Personnel exonéré de niveau supérieur;
• Personnel exonéré;
• Groupe de la direction (EX);
• Personne nommée par le gouverneur en conseil;
• Situation de double emploi;
• Situation de double rémunération;
• Emploi occasionnel;
• Emploi occasionnel, selon les besoins;
• Étudiant;
• Étudiant à temps partiel.

PEEmployé

Le nouvel employé doit :

• Signer la lettre d’offre;
• Fournir les renseignements requis au personnel des RH responsable de la dotation;
• Prêter le serment correspondant au secteur ministériel responsable;
• Fournir son numéro d’assurance sociale (NAS) au personnel des RH responsable de la dotation.

PEGestionnaire

Le gestionnaire investi des pouvoirs conférés par l’article 34 de la LGFP et du pouvoir de dotation doit :

• Signer la lettre d’offre.

Le gestionnaire superviseur doit s’assurer que l’employé a prêté serment.

PERessources humaines (RH)

Les RH s’occupent de la lettre d’offre, veillent à ce que les nouveaux employés prêtent serment ou effectuent une affirmation solennelle, et obtiennent et transmettent tous les documents nécessaires par courriel encrypté, par télécopieur ou par la poste au Centre des services de paye (le télécopieur étant le moyen à privilégier).

Il incombe aux RH de saisir le dossier du nouvel employé dans PeopleSoft. Le dossier contient les coordonnées de l’employé.

Les RH envoient ce qui suit au Centre des services de paye par courriel encrypté, par télécopieur ou par la poste :

• Page couverture standard;
• Lettre d’offre et d’acceptation;
• Formulaire GC-29 signé – Serment ou affirmation solennelle d’allégeance / serment professionnel et engagement au secret professionnel;
• Horaire de travail à temps partiel (s’il y a lieu);
• Renseignements suivants sur l’employé :
  • Initiales de l’employé;
  • Nom de famille;
  • Nom officiel de l’employé;
  • NAS;
  • Date de naissance;
  • État civil;
  • Sexe;
  • Langue de préférence;
  • Code de la première langue officielle;
  • Coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence;
  • Adresse postale;
  • Numéro de téléphone;
  • Service antérieur au sein de la fonction publique (FP);
  • Signature et date;
  • Semaine normale de travail (pour les travailleurs de quarts seulement; si le nombre d’heures ne correspond pas à celui d’un employé à temps plein, la lettre d’offre doit en faire état).

Il incombe au ministère d’authentifier toutes les signatures en vertu de l’article 34.

PEFinances

Il incombe aux Finances d'autoriser le mouvement dans le Système régional de paye (SRP) en vertu de l’article 33.

Si elles ont des questions ou des problèmes relativement à un mouvement nécessitant une autorisation en vertu de l’article 33, les Finances téléphonent à leur personne–ressource au Centre des services de paye.

Les Finances téléphonent à leur personne–ressource au Centre des services de paye avant de rejeter un mouvement.

Il incombe au ministère d’authentifier toutes les signatures en vertu de l’article 34.

PECentre des services de paye

The Centre des services de paye will ensure all required documentation is with the TOS.

Le Centre des services de paye s’assure que tous les documents nécessaires ont été fournis relativement au PE.

Le Centre des services de paye communique avec l’employé relativement au formulaire TD1, au formulaire d’impôt provincial et, conformément à la condition d’emploi, au TPSGC 8437 (Demande d’inscription au dépôt direct).

Le Centre des services de paye communique avec l’employé pour l’inscrire à tous les programmes de droits et d’avantages sociaux.

Le Centre des services de paye saisit les éléments relatifs au PE dans le système de paye (SRP) ou interface de PeopleSoft) et dans le système PeopleSoft du ministère.

Le conseiller en rémunération met à jour le code d’identification de dossier personnel (CIDP) dans PeopleSoft (au besoin, pour remplacer 999).

Sur demande, le Centre des services de paye créera un CIDP avant de recevoir la lettre d’offre.

Le Centre des services de paye communiquera avec l’employé pour obtenir des coordonnées supplémentaires.

REDescription

Le RE concerne la cessation d’emploi au sein de la FP. On recense notamment les types de retrait suivants :

• Démission;
• Retraite;
• Retraite pour raisons de santé;
• Fin de la période d’emploi;
• Fin de la période d’emploi occasionnel;

REEmployé

Il incombe à l’employé de :

• Remettre sa lettre de départ au gestionnaire;
• Le document de référence de l’employé peut être fourni :
  • sur papier;
  • par courriel.
• Aviser le Centre des pensions lorsqu’il quitte la fonction publique (aux fins du versement de ses prestations de retraite, le cas échéant);
• Remplir le formulaire de départ du ministère et le remettre à votre gestionnaire (document original).

Le formulaire à présenter pour les types de congé comprend :

• le GC 178 – Formulaire de demande de congé, signé par le gestionnaire.

REGestionnaire

Le gestionnaire doit :

• Créer et signer la lettre d’acceptation liée au départ, qui peut être envoyée :
  • sur papier;
  • par courriel.
• Présenter la lettre d'acceptation et le formulaire départ dûment signés au Centre des services de paye et aux Finances du ministère de l'employé;
• Signer le formulaire de congé GC 178 au regard des types de congé et l’envoyer au Centre des services de paye aux fins de traitement et de mise à jour de PeopleSoft.

Dans le cas des employés nommés pour une période déterminée, le gestionnaire envoie un avis aux RH pour préciser que la période d’emploi se termine (pour avis de 30 jours).

Dans le cas des cessations d’emploi, le gestionnaire communique avec le personnel des RH responsable de la dotation pour obtenir la marche à suivre (processus et procédures).

RERessources humaines (RH)

Dans le cas des employés nommés pour une période déterminée, sur réception de l’avis du gestionnaire, les RH envoient à l’employé un avis de 30 jours avant la fin de la période d’emploi.

Les RH envoient une copie de l’Avis de fin de la période d’emploi au Centre des services de paye par courriel encrypté, par télécopieur ou par la poste.

Dans le cas des cessations d’emploi, le personnel des RH responsable de la dotation avise le gestionnaire de la marche à suivre (processus et procédures). Les RH envoient aussi tous les documents nécessaires par télécopieur, par courriel encrypté ou par la poste au Centre des services de paye.

Les RH se chargent de toutes les entrevues et de tous formulaires de départ du ministère.

REFinances

Les Finances peuvent avoir à s’occuper des formulaires de départ dans les situations suivantes :

• Gestion des biens;
• Lorsque le Centre des services de paye n’exige pas la confirmation du contrôle des biens par les ministères.

Les Finances avisent le Centre des services de paye, par courriel encrypté ou par télécopieur, du montant de toute somme due à l’État. Pour obtenir des précisions à ce sujet, voir les explications sur les trop–payé et les recouvrements.

Lorsque le Centre des services de paye et/ou le Centre des pensions du gouvernement du Canada (Centre des pensions) ne réussissent pas à recouvrer les sommes dues, les Finances font des démarches de recouvrement auprès de l’employé.

RECentre des services de paye

Le Centre des services de paye s’assure que tous les documents nécessaires ont été fournis relativement au PE.

Le Centre des services de paye traite le formulaire GC 178 relatif au congé non payé (CNP) dans le SRP et met à jour PeopleSoft.

Le Centre des services de paye communique avec l’employé pour discuter de sa dernière paye et des options de versement de ses droits et avantages sociaux.

À la réception du formulaire de départ du ministère, le Centre des services de paye traite la dernière paye de l'employé et veille à ce que tous les avantages sociaux et droits prennent fin comme il se doit.

Lorsque les Finances fournissent de l’information sur des sommes dues à l’État, le Centre des services de paye se charge de configurer le recouvrement. Pour obtenir des précisions à ce sujet, voir les explications sur les trop–payé et les recouvrements.

Pour les employés occasionnels ayant une date de fin d’emploi, le Centre des services de paye crée un rappel et cesse automatiquement le contrat de ces derniers, à moins qu’il reçoive, par télécopieur, par courriel encrypté ou par la poste, deux semaines avant la fin du contrat, les documents lui permettant d’en prolonger la durée.

Pour les employés nommés pour une période déterminée, le Centre des services de paye crée un rappel afin de faire cesser automatiquement la paye de ces derniers, à moins qu’il reçoive, par télécopieur, par courriel encrypté ou par la poste, trois semaines avant la fin du contrat, les documents lui permettant d’en prolonger la durée. À la réception de l’avis de fin de période de service envoyé par les RH du ministère, on en verse une copie dans le dossier de l’employé.

Décès en cours d’emploiDescription

Le décès en cours d’emploi est un type de RE. En raison du caractère prioritaire et délicat de cette opération, elle est traitée d’urgence.

Décès en cours d’emploiEmployé

L’époux ou le plus proche parent remet au gestionnaire l’Avis de décès en cours d’emploi, qui peut inclure un certificat de décès.

L’époux ou le plus proche parent peut aussi remettre cet avis, qui peut inclure un certificat de décès, au Centre des services de paye.

Décès en cours d’emploiGestionnaire

Si le gestionnaire reçoit l’Avis de décès en cours d’emploi, il le transmet le plus tôt possible par télécopieur au Centre des services de paye avec le certificat de décès, si disponible.

Décès en cours d’emploiRessources humaines (RH)

Si les RH sont avisées par le plus proche parent, elles transmettent l’Avis de décès et le certificat de décès par télécopieur au Centre des services de paye.

Si le plus proche parent communique avec les RH, celles-ci peuvent le diriger directement vers le Centre des services de paye.

Décès en cours d’emploiCentre des services de paye

Le Centre des services de paye s’assure que tous les documents nécessaires ont été fournis relativement au RE.

Le Centre des services de paye communique avec le plus proche parent afin d’obtenir le certificat de décès, si celui-ci n’a pas été fourni auparavant, et de discuter des prestations de décès et de la dernière paye.

Le Centre des services de paye dirige le plus proche parent vers le Centre des pensions pour qu’il obtienne des renseignements sur les prestations de retraite.

Saisie-arrêtDescription

Ce type de retenue est effectué sur ordonnance d’un tribunal.

Saisie-arrêtRessources humaines (RH)

Le personnel des RH responsable de la (rémunération) sont avisées par le ministère de la Justice et restent le seul point de contact pour les saisies–arrêts jusqu’à ce que tous les dossiers soient transférés des ministères au Centre des services de paye.

Les RH envoient ce qui suit par télécopieur ou par courriel encrypté au Centre des services de paye :

• Ordonnance du tribunal envoyée par le ministère de la Justice, détaillant les exigences relatives à la saisie–arrêt.

Saisie-arrêtFinances

Les Finances sont investies des pouvoirs en vertu de l’article 34 et doivent verser tous les paiements relatifs à la saisie–arrêt conformément aux instructions de l’ordonnance du tribunal et selon les exigences du Centre des services de paye.

Lorsque les Finances reçoivent la lettre du Centre des services de paye, elles obtiennent la signature appropriée en vertu de l’article 34 et produisent un chèque aux tierces parties, conformément aux instructions relatives à la saisie–arrêt.

Saisie-arrêtCentre des services de paye

Le Centre des services de paye s’assure que tous les documents et renseignements nécessaires ont été fournis avec le mouvement relatif à la saisie arrêt.

Le Centre des services de paye traite le mouvement relatif à la saisie–arrêt dans le système de paye.

Le Centre des services de paye envoie une lettre aux Finances, par courrier encrypté ou par télécopieur, dans laquelle il fournit les instructions relatives au paiement (montants et calendrier de paiement) ou les modifications à celui-ci.

Le Centre des services de paye communique avec l’employé relativement à la retenue visant la saisie–arrêt.

Cotisations syndicalesDescription

Comme condition d’emploi, le Conseil du Trésor a convenu de retenir les cotisations syndicales du traitement des employés assujettis à la négociation collective.

Les postes concernés sont les suivants :

• Employé nommé pour une période indéterminée;
• Employés nommés pour une période déterminée > trois mois;
• Employés à temps partiel travaillant plus du tiers des heures normales de travail (12,5 h/13,33 h);

Cotisations syndicalesEmployé

Si l’employé désire s’opposer à la retenue automatique de cotisations syndicales pour motifs religieux, il doit envoyer le formulaire suivant à l'agent des ressources humaines du ministère :

• Déclaration assermentée – Opposition à la retenue de cotisations syndicales pour motifs religieux (TBS/SCT 340-52F).

Cotisations syndicalesGestionnaire

Le gestionnaire transmet au Centre des services de paye les formulaires suivants susceptibles d’avoir une incidence sur les cotisations syndicales :

• Formulaire de demande de congé (GC-178).

Cotisations syndicalesRessources humaines (RH)

Pour toute mesure de dotation, ou en cas de modification d’une telle mesure, les RH transmettent ce qui suit par télécopieur, par courriel encrypté ou par la poste au Centre des services de paye :

• Copie de la lettre d’offre signée ou du formulaire de demande de nomination intérimaire;
• Lettre de démission.

Autres lettres personnalisées dans les cas suivants :

• Avis écrit de cessation d’emploi d’un employé;
• Rapport de grève de l'Unité des relations de travail corporative.

La rémunération du ministère continue à communiquer directement avec les syndicats au sujet des divergences concernant les cotisations syndicales. Ce rapport continue d’être envoyé à la personne–ressource du ministère jusqu’à ce que tous les dossiers soient transférés.

La rémunération du ministère relève les écarts liés aux listes de paye qui se trouvent au Centre des services de paye et envoie à ce dernier le rapport connexe.

En ce qui a trait aux nouveaux postes exclus, les relations de travail envoient les lettres d’offre au Centre des services de paye par télécopieur, par courriel encrypté ou par la poste.

Les Ressources humaines sont responsable d’envoyer le formulaire suivant au Conseil du Trésor pour l'approbation (au besoin) :

• Déclaration assermentée – Opposition à la retenue de cotisations syndicales pour motifs religieux (TBS/SCT 340-52F).

Une fois l’approbation du Conseil du Trésor est reçue, les Ressources humaines envoient l'information au Centre des services de paye.

Il incombe au ministère d’aviser le Centre des services de paye de l’exclusion d’un employé.

Cotisations syndicalesFinances

À la demande du Centre des services de paye, les Finances produisent les chèques aux syndicats pour les cotisations payables dans les 30 jours.

Ces montants sont recouvrés auprès des employés jusqu’à ce qu’ils soient payés en entier.

Cotisations syndicalesCentre des services de paye

Le Centre des services de paye examine tous les documents de référence nécessaires avant d’entamer le processus relatif au mouvement.

Le Centre des services de paye se charge des tâches suivantes :

• Démarrer la retenue des cotisations syndicales;
• Arrêter la retenue des cotisations syndicales;
• Rembourser les cotisations syndicales;
• Recouvrer des cotisations syndicales.

Le Centre des services de paye est responsable de voir à ce que les employés payent les cotisations appropriées aux syndicats appropriés, y compris les demandes de paiements par les Finances ministérielles aux syndicats et le recouvrement des cotisations payées au nom de l’employé par son ministère.

Le Centre des services de paye envoie le formulaire GC 80-1 aux Finances, par courriel encrypté ou par télécopieur, pour aviser ces dernières qu’un paiement doit être fait à l’unité de négociation.

Le Centre des services de paye recouvre les montants dus sur le premier chèque de l’employé au moyen du code de « dettes envers l’État », jusqu’à ce que le code 5F3 « recouvrement des cotisations syndicales versées à l’agent négociateur par l’employeur afin de régulariser la situation de l’employé » soit disponible.

Après avoir été avisé par le ministère de l’exclusion de l’employé, le Centre des services de paye informera l’employé à propos de son admissibilité au RACGFP.

ASUDescription

Avance de salaire d’urgence

ASUEmployé

L’employé peut discuter de sa situation et de son besoin de toucher une avance de salaire d’urgence (ASU) avec son gestionnaire, qui déterminera la pertinence d’une ASU, conformément aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et à la politique ministérielle.

ASUGestionnaire

Un gestionnaire peut présenter par écrit une demande d’ASU pour un employé en envoyant la demande au Centre des services de paye par télécopieur.

La période visée doit être précisée dans la demande.

À l’appui de l’ASU, le gestionnaire est chargé de s’assurer qu’une demande de PE ou de reporté à l’effectif (RE-PE) est en cours de traitement et a été envoyée au Centre des services de paye.

ASURessources humaines (RH)

Afin de soutenir la détermination de l’admissibilité à une ASU, les RH sont responsables de la vérification opportune des documents relatifs au PE ou au RE-PE ainsi que de leur envoi au Centre des services de paye aux fins de traitement de la paye.

ASUFinances

Il incombe aux Finances d’émettre une ASU selon les directives du Centre des services de paye.

Les Finances doivent envoyer le formulaire GC 80-1 signé, par télécopieur ou par courriel encrypté, au Centre des services de paye afin de procéder au recouvrement de paiement relatif à une ASU.

ASUCentre des services de paye

Le Centre des services de paye détermine l’admissibilité à une ASU en fonction de la demande et des particularités du PE ou du RE-PE , et il fournit cette information aux Finances.

Le Centre des services de paye communiquera avec l’employé pour l’informer à quel moment le premier chèque régulier sera prêt, si le chèque arrivera au-delà des normes de service indiquées dans la politique du Conseil du Trésor.

Le Centre des services de paye ne produit pas d’ASU à la demande d’un employé. Lorsque cela se produit, le Centre des services de paye lui demande plutôt de communiquer avec son gestionnaire pour qu’il fasse la demande.

Le Centre des services de paye remplit le formulaire de demande GC 80-1 et l’envoie aux Finances par télécopieur ou par courriel encrypté.

Le Centre des services de paye traite une demande d’ASU uniquement lorsqu’un mouvement de PE ou de RE-PE est en cours.

Lorsqu’une demande d’ASU est présentée, le Centre des services de paye retient temporairement le paiement associé au PE ou au RE-PE en cours jusqu’à ce que le formulaire GC 80–1 soit reçu des Finances et que le recouvrement soit établi dans le SRP.

Le Centre des services de paye recouvre l’ASU sur la première paye de l’employé.

Émission des chèquesDescription

Les chèques papier et les feuillets d’information sur la paye sont envoyés aux centres de distribution ministériels avant les dates de paye supplémentaires et régulière.

Si une erreur est relevée sur les documents avant leur distribution finale aux employés, ils peuvent être retenus, puis renvoyés au Centre des services de paye.

Émission des chèquesFinances

Les Finances sont responsables de la réception et du maintien des chèques papier et des feuillets d’information sur la paye, ainsi que de leur distribution aux employés.

Les Finances peuvent promouvoir l’élimination des feuillets d’information sur la paye en version papier et l’utilisation du libre–service en ligne.

Lorsque les Finances sont informées par le Centre des services de paye, par l’intermédiaire du responsable des finances mis à la disposition du Centre des services de paye, qu’un paiement ne devrait pas être émis, elles retiennent les talons de chèque et les chèques de paye papier, et elles les renvoient au Centre des services de paye.

Émission des chèquesCentre des services de paye

Le Centre des services de paye consigne la date du paiement dans le cas en question.

Le processus d’émission des chèques du Centre des services de paye est axé sur la confirmation tacite; le Centre des services de paye fournit aux Finances des renseignements sur les paiements erronés et les Finances prennent les mesures pour retenir l’émission des chèques.

Lorsqu’un paiement est erroné, le Centre des services de paye communique par courriel avec le responsable ministériel des finances.

Paiements de fin d’exercice et congés payésEmployé

Les employés suivent les procédures ministérielles pour demander un congé à leur gestionnaire.

Paiements de fin d’exercice et congés payésGestionnaire

Les gestionnaires approuvent tous les congés et s’assurent du respect des politiques relativement aux exigences de signature.

Les gestionnaires surveillent le solde de congés des employés et demandent aux employés d’utiliser leurs congés.

Les gestionnaires ayant le pouvoir délégué de signature en vertu de l’article 34 signent les demandes de paiement forfaitaire de congé pour le Centre des services de paye.

Les documents pouvant être envoyés comprennent :

• Formulaire 7 de la Commission d’indemnisation des travailleurs (blessure);
• Rapport ministériel de report de congés annuels excédentaires;
• Rapport du système PeopleSoft ou note de service.

Paiements de fin d’exercice et congés payésRessources humaines (RH)

Les RH mettent à jour tout autre système de congé administré par le ministère (autre que le système de paye de PeopleSoft).

Les RH génèrent des rapports sur le solde de congés et les soumettent à l’examen de la direction.

Pour les employés auxquels le Centre des services de paye fournit des services, les RH envoient les demandes de paiement forfaitaire de congé autorisées au Centre des services de paye afin qu’elles soient traitées.

Les documents suivants peuvent être envoyés :

• Formulaire 7 de la Commission d’indemnisation des travailleurs (blessure);
• Rapport ministériel de report de congés annuels excédentaires;
• Rapport du système PeopleSoft ou note de service.

Il incombe au ministère d’authentifier toutes les signatures en vertu de l’article 34.

Paiements de fin d’exercice et congés payésFinances

Les Finances vérifient le respect des politiques dans le système de congé.

Il incombe au ministère d’authentifier toutes les signatures en vertu de l’article 34.

Paiements de fin d’exercice et congés payésCentre des services de paye

Le Centre des services de paye traite le paiement forfaitaire de fin d’année lorsqu’il reçoit la demande à cet effet.

En fonction de l’échéance des paiements forfaitaires de fin d’exercice de chaque ministère, le Centre des services de paye fait ce qui suit :

• Il valide le solde des congés par rapport à l’information contenue dans PeopleSoft;
• Il traite le mouvement de paiement forfaitaire de congés accumulés de fin d’exercice dans le SRP et dans l’interface de PeopleSoft.

Le Centre des services de paye met à jour PeopleSoft, au besoin.

Le Centre des services de paye n’est pas chargé d’envoyer le rapport de congés de fin d’exercice aux gestionnaires.

Le Centre des services de paye ne vérifie pas les congés pris par les employés. Le respect des politiques demeure la responsabilité du ministère.

Recouvrement de trop–payésDescription

Le receveur général a le pouvoir de recouvrer auprès d’un employé un trop–payé net attribuable à une erreur administrative ou dans l’éventualité où un paiement non accumulé serait versé.

Un trop–payé peut survenir dans les situations suivantes :

• Un chèque est retourné au bureau de paye aux fins de modification ou d’annulation, et les retenues ne sont pas renversés en totalité;
• Des retenues ne peuvent pas être renversées;
• Un « temporairement rayé de l’effectif » (T–RE) ou un RE qui n’est pas signalé à temps (dépôt direct non intercepté ou rappelé);
• Des CNP, des suspensions, des heures obligatoires non effectuées ou des congés non gagnés antérieurs ne sont pas déclarés;
• Des dettes envers l’État, comme des frais d’American Express ou des trop–payés relatifs aux demandes de remboursement de frais de voyage, non recouvrables par les finances ministérielles.

Recouvrement de trop–payésEmployé

L’employé doit convenir d’une option de remboursement dans le cadre de discussions avec le Centre des services de paye.

Recouvrement de trop–payésFinances

Les Finances sont responsables de tous les aspects des comptes débiteurs. Les Finances établissent un compte débiteur pour le recouvrement du trop­payé, au besoin.

Les Finances consignent les détails sur le recouvrement du paiement lors de l’autorisation des recouvrements en vertu de l’article 33.

En ce qui concerne les dettes envers l'État (comme des frais d’American Express ou des trop­payés relatifs aux demandes de remboursement de frais de voyage, entre autres), les Finances communiqueront directement avec l'employé pour établir un calendrier de recouvrement, transmettront les détails de celui-ci au Centre des services de paye (c.-à-d. montant total, montant du recouvrement par paye, date de début et date de fin). Le recouvrement sera fait conformément au processus habituellement utilisé pour soumettre une demande recouvrement d'un trop-payé.

Recouvrement de trop–payésCentre des services de paye

Lorsque le Centre des services de paye découvre une situation de trop-payé, l'employé et les Finances ministérielles en seront informés.

Le Centre des services de paye avise l’employé du trop–payé et il établit le recouvrement dans le SRP. Les avis sont les suivants :

• • Pour les employés actifs, avis de trop-payé au moyen du formulaire TPSGC 163 – Avis de trop-perçu et options pour repayer (accompagné d'instructions sur la façon d'acheminer le formulaire grâce à une source fiable);
• Pour les anciens employés, le Centre des services de paye demande le paiement volontaire de tout montant dû au moyen de l’Avis de trop-perçu et options pour repayer.

Le Centre des services de paye envoie l'avis à l'employé, avec copie aux Finances, pour l'aviser du trop-payé et de l'exigence de rembourser la dette due à l'État.

Les options de recouvrement comprennent :

• Recouvrement sur le prochain chèque régulier;
• • Recouvrement avec le temps
• Si la personne ne fait plus partie de l’effectif, elle peut envoyer un chèque;
• Si la personne ne fait plus partie de l’effectif et qu’elle reçoit une pension, on peut recouvrer le montant sur sa pension de retraite. Le Centre des services de paye communiquera avec le Centre des pensions au sujet des recouvrements à partir des prestations de retraite.

Lorsqu'il n'y a aucun paiement du gouvernement à partir duquel un recouvrement peut être effectué, le Centre des services de paye transmettra deux (2) lettres à l'employée, et les Finances obtiendront une copie de ces deux lettres également. S'il n'obtient aucun résultat, il avise les Finances, qui communiqueront directement avec l'employé en vue de poursuivre le processus de recouvrement.

PSSDescription

Les PSS pour les comptes transférés au Centre des services de paye se font au moyen de l’application Paye pour services supplémentaires des applications Web de la rémunération (AWR).

PSSEmployé

Il incombe à l’employé de remplir un court profil d’employé afin d’accéder à l’application.

Si l'employé et son gestionnaire ont accès¹ aux AWR, l’employé remplit le formulaire de PSS et le soumet à son gestionnaire pour approbation au moyen de l’application.

Si l’employé ou son gestionnaire n’a pas accès à un ordinateur, l’employé remplit le formulaire GC 179 pour réclamer sa PSS . Il envoie ensuite le formulaire à son gestionnaire aux fins d’approbation.

¹Il existe deux exceptions à l’accès :

• L’employé n’a pas accès à un ordinateur du gouvernement (p. ex. poste de travail et stand).
• Le gestionnaire duquel l’employé relève n’a pas accès à un ordinateur du gouvernement (p. ex. poste de travail et stand).

PSSGestionnaire

Il incombe au gestionnaire de remplir un court profil de gestionnaire afin d’accéder à l’application et de permettre à ses employés de réclamer leur PSS en ligne.

Si le gestionnaire a accès² aux AWR, il approuve la demande au moyen de l’application.

Si le gestionnaire n’a pas accès aux AWR, il approuve le formulaire GC 179 qui lui est soumis.

²Il existe deux exceptions à l’accès :

• L’employé n’a pas accès à un ordinateur du gouvernement (p. ex. poste de travail et stand).
• Le gestionnaire duquel l’employé relève n’a pas accès à un ordinateur du gouvernement (p. ex. poste de travail et stand).

PSSRessources humaines (RH)

Il incombe au ministère d’authentifier toutes les signatures en vertu de l’article 34.

PSSFinances

Il incombe au ministère d’authentifier toutes les signatures en vertu de l’article 34.

PSSCentre des services de paye

Les mouvements liés aux payes pour services supplémentaires qui sont envoyés au moyen des AWR sont traités électroniquement par le Centre des services de paye.

Les mouvements liés aux payes pour services supplémentaires qui sont envoyés par télécopieur, par courriel encrypté ou par la poste sont traités manuellement dans le système de paye.

Congé – invaliditéDescription

L’assurance–invalidité (AI) et l’assurance–invalidité de longue durée (AILD) sont des régimes d’assurance obligatoires du gouvernement qui visent à protéger les employés contre toute perte de revenu découlant d’une maladie à long terme. L'AI s’applique aux employés qui sont assujettis au processus de négociation collective, tandis que l'AILD s’applique aux employés exclus du processus ou non représentés. Ces régimes sont obligatoires pour tous les employés admissibles suivants :

• Employés nommés pour une période indéterminée;
• Employés à temps partiel travaillant plus du tiers des heures de travail prévues à l’horaire;
• Employés nommés pour une période déterminée de six mois ou plus;
• Employés nommés pour une période déterminée qui ont accumulé six mois d’emploi continu (les employés nommés pour une période déterminée de six mois ou moins dont l’emploi est prolongé pour une période de plus de six mois deviennent admissibles à la date d’entrée en vigueur de la prolongation).

Congé – invaliditéEmployé

L’employé présente une demande officielle de congé à son gestionnaire (GC 178).

L’employé fournit un certificat médical.

L’employé remplit sa partie du formulaire de déclaration d’employé, que lui a envoyé le Centre des services de paye, et il renvoie le formulaire dûment signé au Centre des services de paye, par télécopieur ou par la poste, avec le numéro de cas inclus.

L’employé fait remplir son formulaire d’AI par son médecin, qui se charge ensuite de l’envoyer directement à la Sun Life ou à l’Industrielle Alliance.

Congé – invaliditéGestionnaire

Le gestionnaire signe le formulaire de congé et il envoie ce qui suit au Centre des services de paye, par télécopieur ou par la poste :

• Formulaire de congé approuvé.

Le gestionnaire remplit sa partie du formulaire de déclaration de l’employeur, que lui a envoyé le Centre des services de paye, et il renvoie le formulaire au Centre des services de paye, par télécopieur ou par la poste, avec le numéro de cas.

Congé – invaliditéRessources humaines (RH)

• Fournir au Centre des services de paye, sur demande, la description de tâches de l’employé.
• Au besoin, coordonner le retour au travail de l’employé avec son gestionnaire et l’agent responsable de son cas, et s’assurer que le gestionnaire sait qu’il doit informer le Centre des services de paye du retour au travail de l’employé et de son horaire de retour au travail progressif, le cas échéant.
• Informer le Centre des services de paye lorsque l’horaire de retour au travail progressif de l’employé prend fin.

Congé – invaliditéCentre des services de paye

Le Centre des services de paye se charge de communiquer avec l’employé et son superviseur immédiat et d’envoyer le formulaire requis pour qu’il soit traité.

Le Centre des services de paye est chargé d’envoyer les documents suivants à la Sun Life ou à l’Industrielle Alliance :

• Déclaration de l’employé, remplie et signée par celui-ci;
• Déclaration de l’employeur, remplie et signée par le superviseur immédiat.

Le Centre des services de paye verse une copie de la déclaration de l’employeur dans le dossier de paye de l’employé.

Modalités de travail spécialesDescription

Les modalités de travail spéciales peuvent inclure ce qui suit :

• Congé avec étalement du revenu (CER);
• Congé de transition à la retraite;
• Congé autofinancé (CAF).

Modalités de travail spécialesEmployé

Les employés doivent remplir les formulaires suivants :

• Demande de CER (TPSGC 2720);
• Demande de congé de transition à la retraite ( SCT 325-9F);
• Demande de CAF ( SCT 330-109).

Modalités de travail spécialesGestionnaire

• Le gestionnaire ayant les pouvoirs délégués appropriés signe les formulaires et les envoie au Centre des services de paye, par télécopieur ou par la poste, aux fins de traitement, et ce, au moins quatre semaines avant le début du congé demandé.
• Le gestionnaire doit valider l’admissibilité de l’employé (congé de transition à la retraite).
• Le gestionnaire doit communiquer avec le Centre des services de paye si l’accord de congé doit être modifié en raison de circonstances exceptionnelles.

Modalités de travail spécialesFinances

Autorisation en vertu de l’article 33 requise dans le SRP et dans l’interface de la paye.

Modalités de travail spécialesCentre des services de paye

Le Centre des services de paye communique avec l’employé. De plus, il saisit le mouvement dans le système de paye (SRP et interface de PeopleSoft) et il saisit toutes les autres entrées de paye connexes requises dans PeopleSoft.

Modification de la rémunération de baseDescription

• Mutation
• Rétrogradation
• Rémunération intérimaire
• Ententes de détachement
• Retour à la rémunération de base

Modification de la rémunération de baseEmployé

Il incombe à l’employé de :

• Signer la lettre d’offre;
• Fournir les renseignements requis par le personnel des RH responsable de la dotation;
• Au besoin, prêter le serment correspondant au secteur ministériel responsable;
• Au besoin, fournir son NAS au personnel des RH responsable de la dotation.

Modification de la rémunération de baseGestionnaire

Il incombe au gestionnaire ayant les pouvoirs délégués de :

• Signer la lettre d’offre et d’acceptation;
• Signer le formulaire TPSGC 249 - Entente de détachement, (et, s’il y a lieu, d’affectation intérimaire);
• Nota : Un poste intérimaire peut exiger un formulaire de nomination intérimaire ministériel plutôt qu’une lettre d’offre (c.-à-d. le TPSGC 262 pour les nominations de moins de quatre mois).

Modification de la rémunération de baseRessources humaines (RH)

Il incombe au ministère d’authentifier toutes les signatures en vertu de l’article 34.

Saisir toutes les données requises dans PeopleSoft.

Modification de la rémunération de baseFinances

Autorisation en vertu de l’article 33 requise dans le Système régional de paye (SRP) ou dans l’interface de la paye.

Modification de la rémunération de baseCentre des services de paye

Le Centre des services de paye veille à ce que toute la documentation requise soit en place.

Si le changement à la rémunération de base a des répercussions sur les programmes de droits et d’avantages de l’employé, le conseiller en rémunération communique avec ce dernier pour l’inscrire aux programmes en question.

Le conseiller en rémunération saisit les éléments relatifs à la paye dans le SRP et dans le système PeopleSoft du ministère.

Mouvements de rémunération au rendementDescription

• La rémunération au rendement est uniquement accordée à un employé occupant un poste visé par une nomination.

Régimes de rémunération au rendement :

• Cadres de direction et non cadres de direction;
• Personnes nommées par le gouverneur en conseil;
• Programme de perfectionnement en leadership;
• Haute direction.

Mouvements de rémunération au rendementRessources humaines (RH)

Il incombe au ministère de déterminer l’admissibilité de l’employé à une rémunération au rendement.

Le ministère envoie la feuille de calcul au Centre des services de paye avec les renseignements nécessaires aux fins de traitement de la rémunération au rendement.

Il incombe au ministère d’authentifier toutes les signatures en vertu de l’article 34.

Mouvements de rémunération au rendementFinances

Il incombe au ministère de déterminer l’admissibilité de l’employé à une rémunération au rendement.

Le ministère envoie la feuille de calcul au Centre des services de paye avec les renseignements nécessaires aux fins de traitement de la rémunération au rendement.

Il incombe au ministère d’authentifier toutes les signatures en vertu de l’article 34.

Mouvements de rémunération au rendementCentre des services de paye

Les mouvements sont calculés conformément au calculateur de période de paye, mis à jour par le Secteur de la rémunération.

S’il manque des renseignements au sujet de l’employé, on communique avec les RH.

Le Centre des services de paye traite le mouvement dans le SRP et dans PeopleSoft.

Le Centre des services de paye envoie la trousse d’information à l’employé.

Le Centre des services de paye envoie la trousse d’information aux finances ministérielles.

Changements aux conventions collectivesDescription

• Révisions
• Transpositions

Changements aux conventions collectivesCentre des services de paye

Le Centre des services de paye est chargé de produire des rapports sur les comptes qui lui sont transférés.

Révisions :

Les organismes suivants doivent être informés du changement de traitement :

• Commission des accidents du travail;
• Commission de la santé et de la sécurité du travail (CSST);
• Financière Sun Life;
• Industrielle Alliance.

Transpositions :

Le Centre des services de paye examine la copie signée de la lettre d’offre et :

• Communique avec les RH s’il manque des renseignements;
• Traite le mouvement dans le système de paye (SRP et interface PeopleSoft).

Changements aux données sur l’emploiDescription

• Modification des heures de travail
• Modification de la durée d’emploi
• Changement du cycle de paye
• Situation de double emploi
• Situation de double rémunération
• Changement de statut (PT/TP)

Changements aux données sur l’emploiRessources humaines (RH)

Les RH sont chargées de faire toutes les saisies appropriées dans PeopleSoft (c.-à-d. les modifications liées à la durée d’emploi et aux situations de double emploi et de double rémunération).

Pour les prolongations de contrat de poste occasionnel, les RH se chargent d’envoyer la documentation au Centre des services de paye, deux semaines avant l’échéance du contrat, soit par télécopieur, par courriel encrypté ou par la poste.

Pour les prolongations de contrat de poste de durée déterminée, les RH se chargent d’envoyer la documentation requise au Centre des services de paye, trois semaines avant l’échéance du contrat, soit par télécopieur, par courriel encrypté ou par la poste.

Lorsque la documentation n’est pas envoyée dans le délai prescrit, les RH avisent le Centre des services de paye, par télécopieur ou par courriel encrypté, qu’un contrat sera envoyé sous peu, afin que l’employé ne soit pas RE et que sa rémunération/paye soit maintenue.

Il incombe au ministère d’authentifier toutes les signatures en vertu de l’article 34.

Changements aux données sur l’emploiFinances

Autorisation en vertu de l’article 33 requise dans le SRP ou dans l’interface de la paye.

Il incombe au ministère d’authentifier toutes les signatures en vertu de l’article 34.

Changements aux données sur l’emploiCentre des services de paye

Le Centre des services de paye se charge de faire les changements dans le système de paye (SRP et interface PeopleSoft) ainsi que tous les changements liés à la paye dans l’application PeopleSoft du ministère (au besoin).

Modification du statutDescription

• Changement d’adresse
• Changement de nom
• Changement d’état civil

Modification du statutEmployé

Les employés ayant la fonctionnalité libre–service dans PeopleSoft entrent directement les changements requis dans le système.

L’employé a la responsabilité d’envoyer ce qui suit par télécopieur ou par la poste :

• Demande écrite de changement de nom et/ou de statut;

Modification du statutCentre des services de paye

Le Centre des services de paye se charge de faire les changements dans le système de paye (SRP et interface PeopleSoft) ainsi que tous les changements liés à la paye dans l’application PeopleSoft du ministère (au besoin).

Démarrer, arrêter ou modifier la protection en matière de soins de santéDescription

Il existe maintenant une option libre–service dans les AWR pour que les employés puissent démarrer, modifier ou arrêter leur protection dans le cadre du Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP).

Démarrer, arrêter ou modifier la protection en matière de soins de santéEmployé

Si l’employé n’a pas accès au RSSFP par l’entremise de l’option libre–service des AWR, il envoie ce qui suit par télécopieur ou par la poste :

• Demande d’adhésion de l’employé au RSSFP;

Démarrer, arrêter ou modifier la protection en matière de soins de santéRessources humaines (RH)

Jusqu’à ce que le travail soit entièrement transféré au Centre des services de paye, les RH se chargent de communiquer tous les rapports d’erreurs ministériels envoyés par la Financière Sun Life aux fins de rapprochement et de correction, à l’égard des employés servis par le Centre des services de paye.

Démarrer, arrêter ou modifier la protection en matière de soins de santéCentre des services de paye

Lorsque l’employé ne peut pas démarrer, modifier ou arrêter sa protection par l’entremise des AWR, le Centre des services de paye se charge de le faire en son nom.

Lorsque l’employé réussit à démarrer, à modifier ou à arrêter sa protection par l’entremise de l’option libre–service des AWR, le Centre des services de paye se charge de vérifier le mouvement par l’entremise de l’application du RSSFP dans les AWR, afin de mettre à jour les données du SRP et celles de la Financière Sun Life.

Le Centre des services de paye se charge de corriger les erreurs dans la protection des employés lors des transferts dans les ministères clients.

Démarrer, arrêter ou modifier la protection du régime d’assurance, ou modifier les données du bénéficiaireEmployé

L’employé a la responsabilité d’envoyer ce qui suit par télécopieur ou par la poste :

• Demande d’adhésion au Régime d’assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique (RACGFP);
• Demande d’adhésion au Régime d’assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique (RACGFP) – employés à temps partiel;
• Régime d’assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique (RACGFP) (changement de nom ou de bénéficiaire).

Démarrer, arrêter ou modifier la protection du régime d’assurance, ou modifier les données du bénéficiaireCentre des services de paye

Le Centre des services de paye se charge de faire les changements dans le système de paye (SRP et interface PeopleSoft) et dans l’application PeopleSoft du ministère, au besoin, et d’envoyer l’information à l’assureur au nom de l’employé.

Chèques perdus ou volésEmployé

L’employé doit remplir et signer les formulaires suivants :

• TPSGC 535 – Engagement et garantie – chèque perdu;
• TPSGC 540 – Affidavit – chèque perdu.

Chèques perdus ou volésFinances

Autorisation en vertu de l’article 33 requise dans le SRP ou dans l’interface de la paye.

Chèques perdus ou volésCentre des services de paye

Le Centre des services de paye se charge de demander un suivi du paiement au bureau de paye régional (BPR). Si ce suivi montre que le chèque n’a pas été encaissé, le Centre des services de paye demande au BPR d’en produire un double (ce double ne peut pas être émis par le Centre des services de paye).

Commission des accidents du travailDescription

La Loi sur l’indemnisation des agents de l’État prévoit le dédommagement par des indemnisations de tous les fonctionnaires fédéraux, qui ont été victimes d’accidents du travail, notamment les employés en poste à l’étranger et les employés recrutés sur place hors du Canada qui sont blessés à l’occasion de leur travail et ne sont protégés par aucune loi locale. Les maladies professionnelles sont traitées de la même façon que les accidents du travail.

Commission des accidents du travailEmployé

• Remplir les formulaires requis et les envoyer aux coordonnées précisées dans ces derniers.
• Discuter du solde de congés disponible avec le gestionnaire et présenter des demandes de congé aux fins d’approbation.
• Lorsqu’on retourne au travail avec un horaire de retour au travail progressif, il faut soumettre les feuilles de temps, aux fins d'approbation, toutes les deux semaines.

Commission des accidents du travailGestionnaire

• Remplir la partie du superviseur des formulaires et les envoyer à la personne–ressource du Ministère pour la Commission d’accident du travail (CAT).
• Informer l'employé concernant le solde de congés.
• Coordonner le plan de retour au travail avec l'employé, la personne–ressource du Ministère et l’agent chargé du dossier à la CAT.
• Dans les cas de retour au travail dans le cadre d'un programme de réadaptation au travail, il faut fournir, aux deux semaines, les feuilles de temps au Centre de paye pour les heures travaillées.
• Veiller à ce que les codes de congé appropriés soient utilisés lorsqu'on demande un congé (le congé d’accident de travail ne peut être accordé qu'une fois que la CAT confirme que la demande est approuvée).
• Les employés doivent utiliser leur solde de congés de maladie en attendant l'approbation de la CAT.
• Fournir au Centre de paye les formulaires de CNP, le cas échéant.
• Si l'employé est incapable de remplir le formulaire (p. ex., hospitalisation), le gestionnaire peut appeler le Centre de paye pour lancer le processus.
• Le gestionnaire doit conserver une copie papier ou numérisée des formulaires pour référence puisqu’il en est habituellement la personne-ressource.

Commission des accidents du travailRessources humaines (RH)

• La personne–ressource du ministère soumet les formulaires de la CAT à la commission provinciale.
• Demander des informations relatives à la paye au Centre de paye pour les employés dont le dossier y est traité.
• Coordonner le retour au travail avec le gestionnaire et l'agent chargé du dossier de la CAT assigné à l'employé, le cas échéant.
• Informer le Centre de paye lorsqu'un employé n'a plus un horaire de retour progressif au travail.

Commission des accidents du travailFinances

Les Finances doivent autoriser le mouvement dans le SRP en vertu de l’article 33.

Commission des accidents du travailCentre des services de paye

• Fournir des renseignements salariaux pour les formulaires de la CAT connexes, sur demande.
• Informer l'employé des options de congé possible, conformément à la convention collective.
• Traiter les transactions de paye liées au CNP (le cas échéant) dans le SRP et saisir les données sur la paye dans PeopleSoft.
• Dans les cas où les employés retournent au travail avec un horaire de retour progressif, traiter les transactions de paye liées au processus dans le SRP et dans PeopleSoft.
• Informer la commission provinciale des accidents de la CAT si un employé a droit à une révision rétroactive de son traitement, à une reclassification, etc.

MUSDescription

Une mutation de sortie se produit dans les situations suivantes :

• Un employé passe d’une organisation de l’administration publique centrale énumérée aux annexes I et IV de la LGFP pour laquelle le Conseil du Trésor agit en tant qu’employeur à une autre organisation de l’administration publique centrale énumérée aux annexes I et IV de la LGFP.
• Un employé de l’administration publique centrale, faisant partie d’une organisation énumérée aux annexes I et IV de la LGFP pour laquelle le Conseil du Trésor agit en tant qu’employeur, passe d’un bureau de paye à un autre pris en charge par le SRP, et ce, sans changer de ministère employeur.

Les ministères doivent aviser leur service des dossiers lorsqu’un employé est muté vers un autre ministère.

MUSEmployé

Il incombe à l’employé de :

• fournir une copie de la lettre d’offre du nouveau ministère ou organisme à son gestionnaire pour l’informer de sa nomination;
• remplir le formulaire de départ du ministère et transmettre l'original à son gestionnaire.

Remarque : Une mutation entre employeurs (du SCT vers une organisation distincte ou vice­versa) doit être traitée différemment.

MUSGestionnaire

Il incombe au gestionnaire de l’employé de :

• s’assurer que l’employé remplit le formulaire de départ du ministère (au besoin) et de le remettre aux Finances;
• veiller à ce que le compte de congés soit rapproché avant le départ de l’employé et à ce que les congés de ce dernier soient saisis dans le système de gestion des congés de PeopleSoft;
• remettre une copie de la nouvelle lettre d’offre (dans la mesure du possible) aux RH et aux Finances;
• transmettre le formulaire de départ du ministère aux Finances.
• Aviser les Ressources humaines, qui à son tour aviseront la Gestion des documents de transmettre les dossiers de ressources humaines au nouveau ministère.

MUSRessources humaines (RH)

Si elle est disponible, les RH fourniront une copie de la nouvelle lettre d’offre liée à la mutation de sortie au Centre des services de paye.

MUSFinances

Les Finances doivent :

• indiquer au Centre des services de paye si des sommes sont dues, lesquelles doivent être recouvrées à partir du compte de l’employé, et communiquer avec les Finances du nouveau ministère pour lancer toute pièce justificative;
• autoriser le mouvement dans le SRP en vertu de l’article 33 de la LGFP;
• communiquer avec leur personne-ressource directe au Centre s’ils ont des questions ou des préoccupations sur un mouvement nécessitant une autorisation en vertu de l’article 33 de la LGFP;
• communiquer avec leur personne-ressource directe au Centre avant de rejeter un mouvement.

MUSCentre des services de paye

Le Centre des services de paye devra :

• s’assurer d’avoir reçu toute la documentation requise pour la mutation de sortie;
• communiquer avec les employés de la rémunération du ministère destinataire pour effectuer la mutation et les aviser de toute somme due ou de tout trop­payé qui doit être recouvré par le nouveau ministère;
• envoyer tous les dossiers liés à la paye et le rapport de congé imprimé au nouveau ministère;
• saisir les éléments propres à la paye du mouvement de mutation de sortie dans le système de paye (SRP ou interface avec PeopleSoft) et dans le système PeopleSoft du ministère.

Remarque : Comme les mouvements de mutation de sortie peuvent uniquement être traités en vue du premier cycle de paye de n’importe quel mois donné, le Centre des services de paye transmettra les détails de la mutation aux Finances (sur demande).

Remarque : Le Centre des services de paye peut être informé de la mutation de sortie soit par le ministère initial de l’employé, soit par le nouveau ministère.

Primes pour longs servicesDescription

Calculer et vérifier les dates des primes pour longs services.

Primes pour longs servicesEmployé

Si un employé croyant être admissible à une prime pour longs services a été oublié par le ministère, il doit demander au coordonnateur des primes du ministère (ou la partie responsable au sein du ministère) s’il est admissible à cette prime.

Primes pour longs servicesGestionnaire

Le gestionnaire doit aviser le coordonnateur des primes du ministère (ou la partie responsable au sein du ministère) que des employés sont admissibles à une prime pour longs services.

Primes pour longs servicesRessources humaines (RH)

Les RH sont chargées d’effectuer le calcul initial des dates de la prime pour longs services (à l’aide des données disponibles dans le système PeopleSoft du ministère).

Les RH peuvent demander que le Centre des services de paye valide les dates et les calculs (en envoyant l’information à valider), et que l’on détermine des renseignements précis concernant le type de service à valider (s’il y a lieu).

Primes pour longs servicesCentre des services de paye

Le Centre des services de paye validera les dates de service et les calculs de longs services à l’aide des données du système PeopleSoft du ministère, des données du SRP et d’un examen du dossier (au besoin).

La confirmation ou des renseignements supplémentaires seront fournis à la personne-ressource des RH.

Dates de fin d’emploi d’un employé – Décès en cours d’emploiDescription

Enregistrer les dates de fin d’emploi d’un employé dans le système PeopleSoft du ministère lorsqu’il y a décès en cours d’emploi.

Dates de fin d’emploi d’un employé – Décès en cours d’emploiRessources humaines (RH)

Après avoir été informées de la situation par le plus proche parent ou le gestionnaire, les RH doivent à leur tour aviser le Centre des services de paye en lui transmettant par télécopieur ou par la poste :

une page couverture normalisée indiquant le retrait de l’effectif (décès en cours d’emploi), ainsi que l’avis de décès ou le certificat de décès.

Dates de fin d’emploi d’un employé – Décès en cours d’emploiCentre des services de paye

Le Centre des services de paye doit mettre à jour les renseignements sur les dates de fin d’emploi de l’employé dans le système PeopleSoft en saisissant la date de fin appropriée dans le cas d’un décès en cours d’emploi.

Dates de fin d’emploi d’un employé – Emploi occasionnel, emploi d’une durée déterminée, étudiant et mutation de sortieDescription

Enregistrer les dates de fin d’emploi d’un employé dans le système PeopleSoft du ministère lorsque l’employé occupe un emploi occasionnel ou un emploi d’une durée déterminée, qu’il est un étudiant ou qu’il fait l’objet d’une mutation de sortie.

Dates de fin d’emploi d’un employé – Emploi occasionnel, emploi d’une durée déterminée, étudiant et mutation de sortieRessources humaines (RH)

Il incombe aux RH de saisir le dossier initial de l’employé dans PeopleSoft.

Les RH doivent indiquer au Centre des services de paye, dans les documents qu’elles transmettent au Centre par télécopieur ou par la poste, la date de fin modifiée lorsqu’elles en sont informées par le gestionnaire.

Remarque : Avant que le Centre des services de paye traite un document relatif à une cessation d’emploi, il incombe au ministère d’authentifier la signature en vertu de l’article 34.

Dates de fin d’emploi d’un employé – Emploi occasionnel, emploi d’une durée déterminée, étudiant et mutation de sortieCentre des services de paye

S’il n’y a aucune prolongation de la période d’emploi avant la date de fin de l’emploi occasionnel ou de l’emploi d’une durée déterminée, ou encore du stage, le Centre des services de paye appliquera un rappel relatif à la date de fin de l’emploi occasionnel ou de l’emploi d’une durée déterminée, ou encore du stage de l’employé afin d’arrêter la paye de ce dernier.

Le Centre des services de paye mettra à jour la date de fin d’emploi de l’employé dans le système PeopleSoft si cette date précède celle indiquée au départ dans la lettre d’offre de l’employé.

Lors du traitement d’un mouvement de mutation de sortie, le Centre des services de paye mettra à jour la date de fin d’emploi de l’employé dans le système PeopleSoft du ministère.

Réaménagement des effectifsDescription

Le réaménagement des effectifs survient lorsque les services d’un ou de plusieurs employés nommés pour une période indéterminée ne sont plus requis après une certaine date en raison d’un manque de travail, de la suppression d’une fonction, d’une réinstallation à laquelle l’employé ne veut pas participer ou du recours à un autre mode d’exécution.

Le ministère doit offrir aux employés une garantie d’offre d’emploi raisonnable ou les options A, B et C.

Un échange a lieu lorsqu’un employé optant qui préfère rester dans l’administration publique centrale échange son poste avec un employé non touché (le remplaçant) qui est disposé à quitter l’administration publique centrale en vertu de la partie VI de la Directive sur le réaménagement des effectifs.

Réaménagement des effectifsEmployé

Il incombe à l’employé de :

• communiquer avec son gestionnaire pour lui demander des renseignements sur sa situation (c.­à­d. touché ou excédentaire);
• demander des précisions ou des renseignements aux RH de son ministère (Dotation ou Relations de travail), au besoin (p. ex. le ministère offre-t-il des garanties d’offres d’emploi raisonnables? L’employé deviendra-t-il un employé « optant »? Quelle est la différence? Quelles sont les options disponibles?).
• Si aucune garantie d’offre d’emploi raisonnable n’est offerte, les RH du ministère indiqueront à l’employé de s’adresser au Centre des services de paye une fois que sa situation sera confirmée (touché ou excédentaire) pour obtenir des renseignements sur l’option B (mesure de soutien à la transition) ou l’option C (mesure de soutien à la transition, indemnité d’études, démission, congé d’études non payé).
• L’employé doit trouver un autre employé avec qui faire un échange.
• Le remplaçant muté au poste de l’employé optant doit répondre aux exigences du poste, sauf s’il n’exercera pas les fonctions du poste, et il sera rayé de l’effectif dans les cinq jours ouvrables suivant l’échange.
• Tout employé desservi par le Centre des services de paye qui choisit l’option B (mesure de soutien à la transition) ou l’option C (mesure de soutien à la transition et congé d’études non payé) de la Directive sur le réaménagement des effectifs devrait demander le calcul de la mesure de soutien à la transition.
• Tout employé qui choisit l’option A ou B et qui souhaite annuler la réduction de sa pension (l’employé doit être âgé entre 55 et 59 ans, doit avoir accumulé au moins 10 ans de service, ne doit pas avoir reçu une offre d’emploi raisonnable et doit avoir été mis à pied) doit remplir un formulaire d’annulation de la réduction de la pension (2419 pour les ministères pour lesquels le Conseil du Trésor agit en tant qu’employeur et 2429­1 pour les ministères pour lesquels le Conseil du Trésor n’agit pas en tant qu’employeur) aux RH.

Réaménagement des effectifsGestionnaire

Le gestionnaire doit :

• communiquer des renseignements à l’employé touché par le réaménagement des effectifs et répondre aux préoccupations soulevées par l’employé;
• indiquer à l’employé de s’adresser à la Direction générale des ressources humaines de son ministère pour obtenir des renseignements et des précisions sur les options relatives au réaménagement des effectifs, selon sa situation.
• Le gestionnaire détenant des pouvoirs délégués autorise le congé d’études non payé lorsque cette option s’offre à l’employé.
• Le gestionnaire informe les RH du ministère de l’option choisie par l’employé (garantie d’offre d’emploi raisonnable ou autre option lorsqu’aucune garantie d’offre d’emploi raisonnable n’est offerte).
• Le gestionnaire informe les RH du ministère du fait que l’employé a été déclaré excédentaire ou qu’une garantie d’offre d’emploi raisonnable lui a été présentée.
• Le gestionnaire transmet un avis de cessation d’emploi au Centre des services de paye et informe les RH.
• Le gestionnaire participe au processus d’échange conformément à la section 6.2.1 de la Directive sur le réaménagement des effectifs.
• L’administrateur général ou le fondé de pouvoir doit certifier que l’employé n’a reçu aucune indemnité d’études, offre d’emploi raisonnable ou garantie d’offre d’emploi raisonnable.

Réaménagement des effectifsRessources humaines (RH)

Les RH doivent :

• communiquer aux gestionnaires et aux employés des renseignements sur le réaménagement des effectifs au sein de leur ministère;
• coordonner la communication de renseignements aux employés entre le ministère, les Finances et le Centre des services de paye en ce qui concerne les options A, B et C si aucune garantie d’offre d’emploi raisonnable n’est offerte;
• remettre une lettre aux employés touchés ou excédentaires et envoyer la lettre par télécopieur, par courriel ou par courrier au Centre des services de paye :
  • Page couverture normalisée et lettre autorisée à l’intention des employés touchés ou excédentaires
  • Courriel comportant une inscription dans l’objet; aucune page couverture nécessaire.
• confirmer l’admissibilité à la protection salariale, s’il y a lieu;
• si une garantie d’offre d’emploi raisonnable, informer l’employé des différentes options associées à la garantie d’offre d’emploi raisonnable;
• si aucune garantie d’offre d’emploi raisonnable n’est offerte, communiquer à l’employé des renseignements sur l’option A, coordonner l’échange de renseignements sur l’option C (fournir des renseignements sur la mise à pied et le statut prioritaire, et indiquer à l’employé de s’adresser au Centre des services de paye de la fonction publique pour obtenir des renseignements sur les options B et C (mesure de soutien à la transition et congé d’études non payé) et indiquer à l’employé de s’adresser au Centre des pensions du gouvernement du Canada;
• tenir une liste des noms des employés excédentaires et fournir cette liste au Centre des services de paye (qui peut demander des renseignements sur l’option B ou C relative au réaménagement des effectifs information si aucune garantie d’offre d’emploi raisonnable n’est offerte);
• valider si un gestionnaire détenant des pouvoirs qui lui sont conférés en vertu de l’article 34 de la LGFP détient également des pouvoirs délégués de dotation (certification) qui lui permettent de signer une lettre d’offre à l’intention des employés touchés ou excédentaires.
• Dans le cas d’un échange, celui­ci doit avoir lieu dans les 120 jours suivant la date à laquelle l’employé est informé qu’il est optant. Une lettre d’offre doit être émise dans le délai de 120 jours et envoyée au Centre des services de paye.

Un échange doit avoir lieu à une date précise, c'est-à-dire que deux employés échangent directement leur poste le même jour.

Réaménagement des effectifsFinances

Les Finances doivent autoriser le mouvement dans le SRP en vertu de l’article 33 de la LGFP.

En ce qui concerne les périodes de priorité des employés excédentaires ou mis à pied, les Finances, au nom du ministère ou de l’organisation d’attache, doivent payer tout autre coût autorisé, comme les droits de scolarité, les déplacements, la réinstallation et le recyclage professionnel des employés excédentaires et mis à pied, lorsque le ministère n’offre aucune garantie d’offre d’emploi raisonnable.

Réaménagement des effectifsCentre des services de paye

Le Centre des services de paye doit :

• effectuer les calculs et informer l’employé de l’option B (mesure de soutien à la transition) et de l’option C (mesure de soutien à la transition et congé d’études non payé);
• traiter le CNP de l’employé et toutes les activités relatives à ce processus (CNP);
• traiter la cessation d’emploi de l’employé et toutes les activités relatives à ce processus (retrait de l’effectif);
• saisir les données sur la paye dans PeopleSoft.
• certifier les années de services.

OECDescription

Grâce au Programme d’épargne-salaire, les employés peuvent cotiser à un régime d’épargne-salaire des OEC par le biais de retenues à la source, au moyen des Services en ligne OEC.

Désormais, tous les ministères et organismes utilisent le site Web des OEC. Les formulaires papier ne sont donc plus nécessaires.

Les directeurs ministériels de la campagne fourniront à leurs employés le code d’identification du ministère ou de l’organisation qui leur verse leur paye, que les employés doivent saisir pour ouvrir une session. Les employés qui ont déjà utilisé le site Web devront aussi entrer leur code d’identification de client et leur mot de passe. Une fois leur session ouverte, les employés doivent inscrire les numéros de leur Bureau de paye (BP) et de leur Liste de paye (LP), informations qu’ils trouveront dans le coin supérieur gauche de leur plus récent état des gains (talon de paye).

Les changements entreront en vigueur à compter de la première paye de décembre 2012.

OECEmployé

Il incombe aux employés de s’inscrire sur le site Web des OEC et de suivre la marche à suivre décrite dans le Guide de l’employé 2012, qui peut être consulté à partir du site Web des Obligations d’épargne du Canada.

Il existe trois catégories d’employés :

• Employés cotisant au régime d’épargne-salaire qui n’ont jamais utilisé les Services en ligne, vont aller à l’adresse OEC employés, puis sélectionner Les Services en ligne OEC.
• Employés qui n’ont jamais cotisé au régime d’épargne-salaire, vont aller à l’adresse OEC employés, sélectionner Les Services en ligne OEC puis, dans la page d’ouverture de session, cliquer sur Enregistrement.
• Employés cotisant au régime d’épargne-salaire qui souhaitent modifier leurs cotisations, vont aller à l’adresse OEC employés, sélectionner Les Services en ligne OEC, entrer le code d’identification de client et le mot de passe, puis cliquer sur Connexion. Tous les régimes existants peuvent être consultés à partir de l’écran Mes régimes.

OECCentre des services de paye

Remarque : Le processus en ligne mettra automatiquement à jour la première paye qui sera versée à l’employé en décembre 2012.

Il incombera au Centre des services de paye de corriger les erreurs qui pourraient survenir pendant le transfert automatique.

• En cas d’erreurs, lorsque l’employé en fait la demande par écrit, le Centre devra augmenter le montant des retenues restantes afin de compenser les retenues manquées.
• Le Centre arrêtera ou diminuera les retenues existantes, si l’employé en fait la demande par écrit.
• Le Centre demandera aux employés qui n’arrivent pas à accéder aux services en ligne d’utiliser le formulaire papier.

Dons de charitéDescription

Dans le cadre de la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC), il est possible de faire des dons aux organismes de Centraide de partout au Canada au moyen de retenues à la source. Le formulaire de don tient sur une feuille de 8 ½ x 14 po et renferme une partie détachable qui sert aux retenues à la source. Le coordonnateur de la CCMTGC conserve les formulaires de don remplis.

Toutes les questions concernant la campagne ou le formulaire de don doivent être adressées aux coordonnateurs ministériels de la campagne.

Responsabilités des coordonnateurs ministériels de la campagne :

Les coordonnateurs ministériels doivent s’assurer que les formulaires de don qui font état de retenues à la source sont acheminés au bureau ministériel du personnel (qui déterminera quels comptes sont gérés par le ministère et quels comptes sont gérés par le Centre des services de paye). Ils doivent veiller à ce que les formulaires soient acheminés suffisamment d’avance pour que le système de paye puisse commencer les retenues à la première paye de janvier 2013.

L’employé doit dûment remplir, signer et dater un formulaire distinct pour chaque organisme de Centraide auquel il désire verser un don. Les formulaires associés à un même employé doivent être joints.

Si l’employé désire augmenter le montant de ses dons après avoir soumis son formulaire original, il doit remplir un autre formulaire, en indiquant que ce formulaire remplace le précédent. Aucun rajustement ne doit être apporté aux montants déjà prélevés.

Dons de charitéEmployé

Il incombe aux employés d’inscrire à la section pertinente le montant qu’ils désirent faire retenir à la source et de retourner le formulaire au coordonnateur ministériel. Pendant la campagne, ils peuvent demander une copie de leur formulaire de don rempli à leur solliciteur ou s’en faire eux mêmes une copie avant de le remettre.

Le formulaire est divisé en plusieurs parties :

La Partie 1 concerne des données statistiques que l’employé peut fournir sur une base volontaire.

La Partie 2, qui est obligatoire, renferme les renseignements sur les dons.

• Pour la région de la capitale nationale, les dons doivent être inscrits aux endroits suivants : pour les organismes de Centraide, aux cases 1 à 3, pour les organismes de PartenaireSanté, à la case 4, et pour les autres organismes de bienfaisance canadiens enregistrés, à la case 5.
• Ailleurs, les dons doivent être inscrits aux endroits suivants : pour les organismes de Centraide, aux cases 1 et 2, pour les organismes de PartenaireSanté, à la case 3, et pour les autres organismes de bienfaisance canadiens enregistrés, à la case 4.

La Partie 3 contient le sommaire de la Partie 2 et comprend le montant total des dons.

La Partie 4 contient des renseignements pour les dons de chefs de file seulement.

La Partie 5 sert à indiquer le mode de paiement que l’employé désire utiliser et les renseignements requis pour les différents modes de paiement.

La Partie 6 contient les renseignements sur la paye dont les conseillers en rémunération ont besoin pour commencer les retenues à la source, ainsi que la signature de l’employé.

Le trésorier de la campagne acheminera cette section amovible au Centre des services de paye seulement si l’employé souhaite faire des dons par retenues à la source.

Les employés qui désirent faire des dons par retenues à la source doivent remplir toutes les sections pertinentes du formulaire, en précisant le montant à prélever de chaque paye et le numéro d’identification de cinq chiffres de l’organisme auquel ils destinent leurs dons. Pour que leur formulaire soit valide, les employés doivent le signer et y inscrire la date.

Les employés actuels et anciens qui désirent faire des dons directs par l’intermédiaire de la CCMTGC pendant un congé non payé ou après leur cessation d’emploi (départ à la retraite ou autre) peuvent transmettre leurs dons à l’adresse suivante :

Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada
363, chemin Coventry
Ottawa (Ontario) K1K 2C5
Téléphone : 1-877-379-6070
Télécopieur : 613-228-6730

Dons de charitéCentre des services de paye

Le Centre ne reçoit que la Partie 6 des formulaires de don se rapportant aux comptes dont il est responsable et pour lesquels les retenues à la source ont été demandées.

Il s’assurera que la case autorisant les retenues à la source a été cochée et que le formulaire a été signé et daté.

Le Centre entrera les mouvements nécessaires afin que les retenues au titre des dons commencent à la première paye de janvier 2013. Pour laisser au Centre suffisamment de temps pour traiter ces mouvements, les formulaires doivent lui être acheminés au plus tard le 1^er décembre.

Les conseillers en rémunération verseront cette section du formulaire dans le dossier de paye de l’employé. L’employé doit avoir signé et daté le formulaire.

Le cas échéant, les conseillers en rémunération doivent s’assurer que les coordonnées où les dons peuvent être acheminés sont ajoutées à la lettre envoyée aux employés au moment de leur cessation d’emploi ou au début de leur congé non payé.

Demandes de vérificationDescription

De temps en temps, les ministères font l’objet de vérifications internes sur l’administration de la paye. Durant ces vérifications, les ministères ont besoin du soutien du Centre des services de paye.

Demandes de vérificationRessources humaines (RH)

• Désigner une personne-ressource unique pour la vérification
• Coordonner les demandes de renseignements provenant du Centre des services de paye
• Communiquer, par écrit, les besoins précis concernant la vérification (renseignements requis et échéances) aux gestionnaires des Opérations de la paye du Centre des services de paye
• Communiquer les dernières nouvelles sur les besoins en matière de renseignements sur la paye au Centre des services de paye pour appuyer la vérification
• Faire connaître les résultats et les recommandations qui pourraient avoir des répercussions sur le Centre des services de paye, y compris toute correction de mouvements de paye (présentée au moyen des voies normales et accompagnée des documents requis)

Demandes de vérificationFinances

• Désigner une personne-ressource unique pour la vérification
• Coordonner les demandes de renseignements provenant du Centre des services de paye
• Communiquer, par écrit, les besoins précis concernant la vérification (renseignements requis et échéances) aux gestionnaires des Opérations de la paye du Centre des services de paye
• Communiquer les dernières nouvelles sur les besoins en matière de renseignements sur la paye au Centre des services de paye pour appuyer la vérification
• Faire connaître les résultats et les recommandations qui pourraient avoir des répercussions sur le Centre des services de paye, y compris toute correction de mouvements de paye (présentée au moyen des voies normales et accompagnée des documents requis)

Demandes de vérificationCentre des services de paye

• Informer les ministères si la demande ne peut être réalisée selon le calendrier voulu
• Fournir aux ministères les copies des documents et l’information que le Centre des services de paye conserve
• Préparer des exemplaires des documents demandés et les fournir de manière sécuritaire à la personne ressource ministérielle désignée

Communication avec les tiersDescription

Il est possible, dans des circonstances particulières, que des tiers demandent des renseignements sur la rémunération d’employés du gouvernement fédéral

Communication avec les tiersEmployé

Les employés doivent confirmer par écrit leur consentement concernant la diffusion d’une partie ou de la totalité de leurs renseignements sur la rémunération

Communication avec les tiersRessources humaines (RH)

Les demandes peuvent viser des renseignements sur les ressources humaines et la rémunération. On s’attend à ce que les responsables des ressources humaines acheminent les tiers vers le Centre des services de paye afin d’obtenir de l’aide relativement aux demandes de renseignements précis sur la rémunération

Communication avec les tiersCentre des services de paye

• Le Centre des services de paye doit traiter toutes les demandes liées à la rémunération
• On s’attend à ce que le Centre des services de paye avise les RH du ministère concerné de la réception d’une demande provenant d’un tiers qui sollicite de l’information sur la rémunération d’un employé (au besoin c.-à-d. demandes liées à un cabinet d’avocats ou au ministère de la Justice)
• On s’attend à ce que le Centre des services de paye avise l’employé concernant la demande de renseignements et obtienne le consentement par écrit de l’employé, et ce, avant de transmettre tout renseignement (si l’information demandée n’est pas requise selon la loi)
• Le Centre des services de paye est responsable de l’identification et de l’authentification du tiers avant l’envoi des renseignements sur la paye de l’employé

Répondre aux demandes d’accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP)Description

La Loi sur l’accès à l’information confère aux citoyens canadiens et aux résidents permanents ainsi qu’à toutes les personnes et à tous les organismes présents au Canada le droit d’accès aux dossiers qui relèvent d’une institution gouvernementale assujettie à la Loi.

Elle accorde aux citoyens canadiens et aux résidents permanents le droit d’accéder aux renseignements personnels qui les concernent et qui relèvent des institutions gouvernementales fédérales et de demander à ce que des corrections y soient apportées.

Toutes les demandes d’AIPRP sont gérées par les coordonnateurs ministériels de l’AIPRP, dont la liste figure sur le site Web du Conseil du Trésor :

Les coordonnateurs siègent au Bureau de l’AIPRP, mais sont responsables d’un ministère en particulier.

Les coordonnateurs de l’AIPRP communiquent avec le Bureau de première responsabilité (BPR) au sein de leur ministère. Ce bureau est chargé d’examiner la demande et de fournir les renseignements demandés aux coordonnateurs de l’AIPRP, conformément à la Loi sur l’accès à l’information ou à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le BPR peut communiquer avec d’autres secteurs au sein de son ministère pour recueillir des renseignements pertinents, dont-il des gestionnaires, les RH, les Finances et, en ce qui a trait à TPSGC, le Centre des services de paye.

Répondre aux demandes d’accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP)Employé

Si un employé souhaite faire une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, sa demande doit être présentée par écrit et être conforme aux lignes directrices précisées sur le site du Conseil du Trésor (au besoin).

Répondre aux demandes d’accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP)Gestionnaire

• L’aide des gestionnaires pourrait être sollicitée dans le but de récupérer l’information visée par une demande d’AIPRP (au besoin).
• La demande aura été reçue par le Bureau de l’AIPRP et transmise, par la suite, au BPR du ministère concerné.
• Si le gestionnaire ne dispose pas de l’information demandée ou s’il croit qu’un autre ministère pourrait être en possession de cette information, il devra en aviser le BPR, qui avisera à son tour le Bureau de l’AIPRP.

Répondre aux demandes d’accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP)Ressources humaines (RH)

• L’aide des RH pourrait être sollicitée dans le but de récupérer l’information visée par une demande d’AIPRP (au besoin).
• La demande aura été reçue par le Bureau de l’AIPRP et transmise, par la suite, au BPR du ministère concerné.
• Si les RH ne disposent pas de l’information demandée ou si elles croient qu’un autre ministère pourrait être en possession de cette information, elles devront en aviser le BPR, qui avisera à son tour le Bureau de l’AIPRP.

Répondre aux demandes d’accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP)Finances

• L’aide des Finances pourrait être sollicitée dans le but de récupérer l’information visée par une demande d’AIPRP (au besoin).
• La demande aura été reçue par le Bureau de l’AIPRP et transmise, par la suite, au BPR du ministère concerné.
• Si les Finances ne disposent pas de l’information demandée ou si elles croient qu’un autre ministère pourrait être en possession de cette information, elles devront en aviser le BPR, qui avisera à son tour le Bureau de l’AIPRP.

Répondre aux demandes d’accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP)Centre des services de paye

• L’aide du Centre des services de paye pourrait être sollicitée dans le but de récupérer l’information visée par une demande d’AIPRP (au besoin).
• La demande aura été reçue par le Bureau de l’AIPRP et transmise, par la suite, au BPR du ministère concerné.
• Si le Centre des services de paye ne dispose pas de l’information demandée ou s’il croit qu’un autre ministère pourrait être en possession de cette information, il devra en aviser le BPR, qui avisera à son tour le Bureau de l’AIPRP.

Passage de l’ECOPASS à la carte PRESTO (retenues)Description

L’ECOPASS est un laissez-passer de transport en commun pouvant être acheté dans le cadre d’un programme de retenues à la source auquel participent certains ministères fédéraux.

Comme OC Transpo est sur le point d’adopter une nouvelle solution, la « carte Presto », l’ECOPASS ne sera plus offert, et les retenues des employés seront interrompues. À l’heure actuelle, il n’est pas possible d’effectuer des retenues à la source pour obtenir un rabais sur la carte Presto. Remarque : OC Transpo transmettra de plus amples renseignements sur le passage à la carte Presto au printemps 2013.

Passage de l’ECOPASS à la carte PRESTO (retenues)Ressources humaines (RH)

• Identifier les employés concernés et déterminer les dates auxquelles le programme ne leur sera plus offert.
• Informer les employés de la cessation des retenues.
• Transmettre au Centre des services de paye le nom des employés concernés, et utiliser les bons formulaires – et obtenir les autorisations appropriées – pour l’arrêter les retenues.

Passage de l’ECOPASS à la carte PRESTO (retenues)Centre des services de paye

Le Centre des services de paye traitera les demandes des ministères concernant l’arrêt des retenues.

Indemnité de poste isoléDescription

L’indemnité de poste isolé vise à faciliter le recrutement, le maintien en poste et la mutation d’un nombre d’employés qualifiés suffisant pour répondre aux besoins de l’employeur dans des endroits isolés.

Indemnité de poste isoléEmployé

Accepter les versements relatifs au poste isolé que lui présentent les RH du ministère.

Indemnité de poste isoléGestionnaire

Confirmer les versements auxquels l’employé est admissible.

Indemnité de poste isoléRessources humaines (RH)

• Transmettre à l’employé une trousse d’information complète comprenant une copie de la Directive sur les postes isolés et les logements de l’État et une explication à l’égard de l’ensemble des indemnités et avantages auxquels ils a droit, lesquels seront indiqués dans la lettre d’offre associée au poste.
• La trousse d’information doit faire état des critères d’admissibilité à chacune des indemnités et à chacun des avantages, et comprendre les réponses aux questions les plus fréquemment posées.
• Transmettre au Centre des services de paye les documents signés par l’employé.

Indemnité de poste isoléCentre des services de paye

• Examiner la lettre d’offre signée et les documents justificatifs transmis par les RH.
• S'assurer que l'employé affecté à un poste isolé a été nommé pour une période indéterminée ou pour une période déterminée de trois mois ou plus et, s’il s’agit d’un employé à temps partiel, qu’il travaille plus du tiers de la semaine normale de travail. L’indemnité ne peut être versée pour les heures travaillées en sus des heures de travail normales (heures supplémentaires) ni pour les heures se rapportant à un congé non payé.
• Traiter le mouvement.

Examen du fichier de payeDescription

Selon la convention collective (article 56.03), le fichier de paye d’un employé peut être mis à sa disposition une fois par année, sur demande, aux fins d’examen : « Sur demande écrite de l’employé-e, son dossier personnel est mis à sa disposition une fois par année aux fins d’examen en présence d’un représentant autorisé de l’Employeur ».

Examen du fichier de payeEmployé

• Si un employé souhaite examiner son fichier de paye, il doit d’abord communiquer avec son représentant ministériel des ressources humaines (RH), qui en fera la demande en son nom.
• Les employés peuvent également soumettre cette demande à leur gestionnaire, qui communiquera avec le représentant des RH approprié afin de prendre des dispositions auprès du Centre des services de paye.

Examen du fichier de payeGestionnaire

Le gestionnaire envoie la demande de l’employé au représentant ministériel des RH (s’il y a lieu).

Examen du fichier de payeRessources humaines (RH)

• Les RH doivent fournir au Centre des services de paye une demande écrite au nom de l’employé afin d’entreprendre une demande d’examen d’une copie du fichier de paye.
• Les RH doivent coordonner la visualisation du fichier de paye avec l’employé, une fois que la copie est reçue du Centre des services de paye.
• Remarque : Une fois que l’employé a eu la possibilité d’examiner la copie de son fichier de paye, cette dernière ne doit pas être renvoyée au Centre des services de paye.

Examen du fichier de payeCentre des services de paye

• Le Centre des services de paye doit fournir une copie du fichier de paye de l’employé aux RH uniquement après que le représentant ministériel des RH en ait fait la demande.
• Remarque : Une fois que l’employé a eu la possibilité d’examiner la copie de son fichier de paye, cette dernière ne doit pas être renvoyée au Centre des services de paye.

Soutien en matière de griefsDescription

Les représentants ministériels des Relations de travail sollicitent parfois l’aide du Centre des services de paye dans le cadre du règlement de griefs ou des mesures à prendre à la suite du règlement de griefs.

Soutien en matière de griefsRessources humaines (RH)

Le représentant des Relations de travail peut communiquer avec le Centre des services de paye pour :

• obtenir des renseignements ou du soutien dans le cadre du règlement d’un grief (il présentera sa demande en utilisant l’adresse des demandes de renseignements générales du Centre des services de paye et précisera le délai voulu);
• demander la prise de mesures à la suite du règlement d’un grief.

Soutien en matière de griefsCentre des services de paye

• Le Centre des services de paye reçoit du représentant ministériel des Relations de travail la demande de soutien en matière de griefs ou la demande concernant la prise de mesures à la suite du règlement d’un grief. Remarque : Le Centre des services de paye n’acceptera que les demandes transmises par un représentant ministériel des Relations de travail.
• Le cas échéant, le Centre des services de paye indiquera au ministère qu’il ne peut donner suite à la demande dans le délai voulu.
• Dans le cas d’une demande de soutien en matière de griefs, le Centre des services de paye préparera les renseignements demandés et les transmettra au représentant des Relations de travail en toute sécurité.