Services de sécurité, d'administration et d'information

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A. Principaux services

Nous offrons des services de sécurité aux ministères fédéraux, à l’industrie canadienne et aux gouvernements étrangers. Nous fournissons des services aux industries qui demandent à avoir accès aux marchandises contrôlées au moyen des inspections ou des services de certification. Nous protégeons l’intégrité de l’approvisionnement et des opérations immobilières gérés par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) dans le cadre de vérifications de l’intégrité. Nous soutenons la gestion des programmes des ministères et des organismes qui utilisent des systèmes administratifs communs, ainsi que des services en ressources humaines. Nous offrons également une série de services en imagerie documentaire pour les ministères et les organismes où le traitement est fait sur papier.

Services de sécurité

Sécurité des marchés

Services d’enquêtes de sécurité sur le personnel pour assurer la sécurité des contrats
  • Fournir des clauses de sécurité aux ministères et à la Direction générale des approvisionnements de TPSGC pour les marchés publics selon leurs listes de vérification des exigences relatives à la sécurité.
  • Inscrire les organisations du secteur privé canadien qui doivent avoir accès aux renseignements protégés et classifiés du gouvernement du Canada ou des partenaires de l'organisation du traité de l'atlantique nord (OTAN), dans le cadre du Programme de sécurité des contrats.
  • Réaliser des enquêtes de sécurité sur le personnel pour les employés d’organisations enregistrées qui ont besoin d’avoir accès aux renseignements ou aux biens protégés et classifiés du gouvernement.
  • Réaliser des inspections d’organisations enregistrées pour en vérifier la conformité, au besoin.
  • Demander les permis de visite.

Le Programme de sécurité des contrats appuie la passation de contrats du gouvernement :

  • 6 000 listes de vérification des exigences relatives à la sécurité sont examinées annuellement
  • près de 2 000 organisations sont inscrites annuellement
  • plus de 100 000 demandes d’enquête de sécurité sur le personnel sont traitées chaque année
  • quelque 2 000 inspections sont effectuées chaque année

Marchandises contrôlées

Services relatifs aux marchandises contrôlées

  • Inscrire les personnes et les entreprises du secteur privé canadien qui possèdent, examinent ou transfèrent des marchandises contrôlées.
  • Inspecter les personnes ou sociétés inscrites pour en vérifier la conformité.
  • Évaluer les dossiers des visiteurs et des employés temporaires et délivrer des exemptions.

Le Programme des marchandises contrôlées a pour objet de réguler l’accès aux marchandises contrôlées au Canada en :

  • Traitant 1 600 demandes d’inscription par année;
  • Effectuant 1 700 inspections de vérification de la conformité par année;
  • Évaluant plus de 2 200 visiteurs et travailleurs temporaires étrangers par année;
  • Le Programme des marchandises contrôlées compte actuellement plus de 4 000 inscrits.

Cadre d'intégrité – services de base de données sur l'intégrité

  • Assurer l’intégrité des activités d’approvisionnement et des opérations immobilières gérées par TPSGC en veillant à ce que les transactions soient menées à l’abri de toute forme de corruption, de collusion et d’activités frauduleuses et que le gouvernement du Canada n’encourage pas par inadvertance des fournisseurs impliqués dans de telles activités illicites
  • Aider les autres ministères cherchant à appliquer les dispositions relatives à l’intégrité de TPSGC à leurs demandes de soumissions et à leurs contrats en fournissant des services de base de données sur l'intégrité dans le cadre d'intégrité de TPSGC afin de vérifier les renseignements sur les fournisseurs, de confirmer l’admissibilité des fournisseurs et d’assurer la conformité avec les dispositions relatives à l’intégrité
  • Effectuer des vérifications de l’intégrité des fournisseurs pour les transactions d’approvisionnement avant l’attribution des contrats
    • Effectuer des vérifications de l’intégrité des noms des fournisseurs, des membres de leur conseil d’administration et de leurs sociétés affiliées afin de confirmer l’admissibilité des fournisseurs et de déterminer s’ils respectent les dispositions relatives à l’intégrité
  • Surveiller les fournisseurs pendant toute la durée du contrat
    • Assurer la surveillance continue de tous les contrats attribués et acheminer un avis à l’autre ministère si l’on découvre une nouvelle déclaration de culpabilité ou une libération absolue ou sous condition
    • Assurer une surveillance au titre de la diligence raisonnable, plus particulièrement dans les cas où des accusations ont été portées à l’endroit des entreprises, ou que celles-ci font l’objet d’une enquête ou ont admis publiquement avoir eu recours à des pratiques opérationnelles contraires à l’éthique

Gestion des relations avec la clientèle

  • Engagement efficace
  • Communication fiable
  • Suivi de la satisfaction du client
  • Gestion des problèmes
  • Planification stratégique et ententes de service
  • Surveillance de programme

Services d'administration et d'information

Systèmes administratifs communs et services en ressources humaines

  • Centre de développement et de soutien desservant quatre groupes de concertation gouvernementaux, représentant plus de 100 ministères et organismes, dans la mise en œuvre de systèmes de gestion des ressources humaines (RH), d’administration financière et de gestion du matériel pour les applications communes à l’échelle du gouvernement, comme la version 9.1 de PeopleSoft (Mes RH du GC) et le système Soutien à l'application et au programme (SAP)
  • Solutions et améliorations novatrices concernant les systèmes administratifs pour les ministères et organismes, tels que :
    • GCDOCS
    • Migration du Système d’information sur les ressources humaines (SIRH) de la version 9.1 de PeopleSoft
    • Système partagé de gestion de cas
  • Services de ressources humaines stratégiques et opérationnels dans des domaines comme le ressourcement, la rémunération, la classification, le réaménagement des effectifs, la gestion du rendement et les relations de travail

GCDocs NOUVEAU!

GCDocs constitue l’évolution du Système de gestion des dossiers, des documents et de l’information, un système de gestion des documents et des dossiers électroniques. Le déploiement a déjà commencé dans les ministères qui comptent parmi les premiers utilisateurs et devrait se poursuivre au cours des prochaines années.

  • Fait partie de l’initiative « gouvernement ouvert » du gouvernement du Canada.
  • Assure l’uniformité de la tenue de documents et la gestion de l’information électronique dans l’ensemble de la fonction publique.
  • Permet aux fonctionnaires de trouver plus facilement ce qu’ils cherchent et d’aider les Canadiens à accéder de manière plus efficiente à l’information sur les programmes et les services.

Mes ressources humaines du gouvernement du Canada (Mes RHGC) NOUVEAU!

La mission globale de Mes RHGC est de permettre l’évolution de la norme PeopleSoft 9.1 et de soutenir les ministères et les organismes pendant la transition où ils passeront de leurs applications ministérielles existantes en matière de RH à la version unique de la norme PeopleSoft du gouvernement du Canada.

  • Deux organisations pilotes (Bibliothèque et Archives Canada et les Instituts de recherche en santé du Canada) ont adhéré au programme en avril 2014.
  • En décembre 2014, on a procédé simultanément à un lancement technique, à un déménagement à un nouveau centre de données d’entreprise et à l’intégration de l’ensemble des 11 000 employés de TPSGC.
  • Quatre autres petits organismes ont adhéré avec succès au programme en janvier 2015, soit l’Agence de promotion économique du Canada atlantique, le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes, Élections Canada et le Comité externe d’examen des griefs militaires.
  • Pour les Canadiens : Une meilleure utilisation de l’argent des contribuables en ce qui concerne la prestation des services de RH dans la fonction publique fédérale grâce au regroupement de plus de 40 systèmes de RH en un seul système central normalisé.
  • Pour les ministères : Des outils améliorés pour que les spécialistes en RH puissent offrir des services de consultation de plus grande valeur à un coût opérationnel moindre.
  • Pour les employés et les gestionnaires : Libre-service accessible et prestation de services d’entreprise communs.

Services d’imagerie documentaire SERVICE PRIORITAIRE!

  • Numérisation de documents papier ou d’images dans un format de fichier sécurisé
  • Indexation, classification, extraction et archivage des données au moyen d’un logiciel automatisé
  • Données accessibles par l’intermédiaire des systèmes de TI existants du client ou hébergées sur un portail Web sécurisé
  • Accès immédiat aux renseignements par les ordinateurs de bureau
  • Meilleure prise de décisions, productivité accrue au bureau, niveaux de service améliorés au centre d’appels et remplacement des locaux d’entreposage coûteux par des locaux à bureaux rentables
  • Certification : ISO 9001:2008 en matière de gestion de la qualité; norme CAN/CGSB-72.34-2005 de l’Office des normes générales du Canada (ONGC) pour ce qui est des documents électroniques, et norme CAN/CGSB-72.11-93 de l’ONGC en ce qui concerne les microfilms et les images électroniques

Services de publication

  • Accès électronique aux publications du gouvernement du Canada
    • Veiller à ce que la population canadienne et les membres du Parlement aient un accès libre et facile aux publications électroniques produites par le gouvernement du Canada
    • Veiller à ce que l’on réponde aux demandes de renseignements des clients dans un délai de 48 heures dans au moins 85 % des cas
    • Fournir un service de référence pour les publications du gouvernement du Canada
  • Services d’édition et de publication de la Gazette du Canada
    • Donner aux clients de l’aide et des conseils spécialisés sur les règlements et les avis de publication dans la Gazette du Canada
    • Tenir des réunions avec les clients au cas par cas afin de les aider à améliorer la qualité de leurs avis
    • Veiller à ce que tous les délais prescrits par la loi soient respectés pour ce qui est de la publication des lois, des règlements et autres instruments législatifs

B. Initiatives clés

Nous transformons les services et en créons de nouveaux afin de mieux répondre aux besoins de notre clientèle et d’offrir le meilleur rapport qualité-prix.

Services de base de données sur l'intégrité

TPSGC aide les autres ministères cherchant à appliquer les dispositions relatives à l’intégrité de TPSGC au sein de leurs régimes d’approvisionnement en réalisant des vérifications de l’intégrité des fournisseurs afin de confirmer leur admissibilité et de déterminer s’ils respectent les dispositions relatives à l’intégrité.

Avantages 

  • Donne l’assurance que les transactions sont conclues avec les fournisseurs qui respectent la loi et agissent en toute intégrité.
  • Offre une réponse rapide (deux heures ou moins s’il n’existe aucune correspondance; 30 minutes pour les demandes urgentes).
  • Facilite la surveillance après l’attribution du contrat.
  • Permet d’accroître la diligence raisonnable à l’égard des fournisseurs.
  • Augmente l’uniformité dans le traitement des fournisseurs à l’échelle du gouvernement du Canada.
  • Permet de réduire au minimum la probabilité de résultats inexacts étant donné que les dossiers complexes sont traités au cas par cas.

C. À venir

Portail Web des services de base de données sur l’intégrité

Les services de base de données sur l’intégrité sont en train d’élaborer un portail Web sécurisé où les directions générales de TPSGC et les autres ministères peuvent présenter des demandes et ont la possibilité d’examiner les résultats des demandes à partir d’un système automatisé de recherche de la base de données.

  • Accès contrôlé de façon sécuritaire pour empêcher les utilisateurs non autorisés d’y accéder.
  • Portail de communication entre les utilisateurs finaux et le personnel responsable de la base de données; toutes les communications seront consignées.
  • Réduction du fardeau administratif et du temps nécessaire pour répondre aux demandes de renseignements simples où il n’existe aucune correspondance entre une demande et la liste des infractions.

Service partagé de gestion des cas

Une nouvelle initiative clé qui permettra à une organisation ou à une personne d’assurer la gestion, le suivi et le contrôle des activités, des tâches et des processus de déroulement du travail de manière à répondre aux objectifs de son organisation respective. Cette initiative devrait être lancée en 2015-2016.

  • Permet aux ministères de se concentrer plus aisément sur leurmandat principal, de fournir plus efficacement les programmes et les services à la population canadienne et de satisfaire aux objectifs de leurs programmes.
  • Conforme à la stratégie de modernisation de la TI du gouvernement du Canada.
  • Intégrée à d’autres systèmes ministériels standards du gouvernement du Canada; il s’agira d’un centre à valeur ajoutée permettant de centraliser l’information pour l’utilisateur.

Services d’imagerie documentaire

Au cours des 10 dernières années, TPSGC a acquis des connaissances et une expertise en matière de services d’imagerie documentaire et fournit ces services au gouvernement fédéral, sous forme de services gérés multi-voies faisant appel au secteur privé.NOUVEAU!

  • Des services d’imagerie documentaire fiables et durables qui sont conformes aux politiques du gouvernement fédéral en matière de gestion de l’information, de sécurité et de protection des renseignements personnels.
  • Coût optimal attribuable à des économies d’échelle et à des escomptes de volume.
  • Des services opportuns et accessibles évitant aux ministères et aux organismes de consacrer parfois jusqu’à huit mois au processus de passation de marchés, mais aussi d’engager les coûts associés à un tel processus.
  • Évolution des solutions de concert avec la solution d’entreprise GCDocs.

Sécurité industrielle

TPSGC procède à un examen intégral des processus opérationnels de son Programme de sécurité des contrats. Le Ministère a retenu les services de conseillers en restructuration des processus opérationnels pour diriger cette initiative avec l’intention d’éliminer les processus en double ou redondants tout en relevant les aspects où il serait possible de faire des gains d’efficience et de procéder à la simplification du déroulement du travail. NOUVEAU!

Avantages 

  • Satisfaire aux normes de rendement d’une manière constante et régulière.
  • Être en mesure de s’occuper de volumes accrus au moyen des ressources existantes.
  • Accroître la satisfaction des clients.

D. Assurer un rapport qualité-prix

L’approche collaborative et les services partagés de TPSGC permettent de réaliser des gains d’efficience et de rentabilité grâce à ce qui suit :

  • Élimination des chevauchements.
  • Normalisation des services et des systèmes opérationnels à l’échelle du gouvernement.
  • Innovation et recherche d’occasions de repenser les services qui sont inefficients.
  • Simplification des activités des services internes.
  • Réalisation d’économies d’échelle grâce au partage des fonctions, de l’expertise et des ressources communes.
  • Transition vers des publications en format électronique uniquement.

Services de base de données sur l’intégrité de TPSGC

  • Fournit une solution et les outils nécessaires puisque, dans l’ensemble, la capacité de TPSGC et du gouvernement du Canada à valider la certification des fournisseurs est limitée.
  • Accroît l’efficience des processus d’approvisionnement pour le compte d’autres ministères qui ont besoin de vérifier l’intégrité des fournisseurs et élimine le dédoublement d’efforts liés à la création de nouvelles bases de données en mettant à profit les bases de données et les services de TPSGC existants.
  • Réduit le temps et les efforts nécessaires pour annuler un contrat ou un bail et recommencer le processus d’appel d’offres s’ils sont informés d’une déclaration de culpabilité après les faits.

E. Normes de service et résultats

Nous avons atteint ou dépassé neuf de nos 14 objectifs pour les services de sécurité, d’administration et d’information. Nous sommes déterminés à améliorer continuellement les services, à remédier aux lacunes et à répondre aux attentes des clients. Notre plan visant à assurer notre réussite à cet égard repose sur la rationalisation de nos efforts et le renforcement de notre capacité, ce qui a donné lieu à des améliorations.

En 2015-2016, nous nous emploierons à venir à bout des arriérés de travail et à poursuivre la simplification des processus.

Sommaire du tableau

Le tableau Normes de services pour la catégorie de service Services de sécurité, d'administration et d'information affiche des cibles de service pour 2014-2015 et 2015-2016 pour les catégories de service suivantes : les Services de sécurité industrielle – y compris la Délivrance d'attestations de sécurité; le Centre d'appels du Programme de la sécurité industrielle; Services de base de donnés sur l’intégrité; Marchandises Contrôlées; et les Services d'administration et d'information – y compris La Gazette du Canada ; Éditions et Services de Dépôt; GCDOCS; Intégration des services partagés; Mes RHGC; et les Services d'imagerie documentaire.

Services de sécurité, d’administration et d’information Objectif 2014-2015 Résultats 2014-2015 Objectif 2015-2016
Services de sécurité
Délivrance d’attestations de sécurité
Répondre aux demandes de cote de fiabilité simples dans un délai de sept jours ouvrables suivant la réception des demandes dûment remplies. 85 % 67 % 85 %
Répondre aux demandes de cote de fiabilité complexes dans un délai de 120 jours ouvrables suivant la réception des demandes dûment remplies. 85 % 93 % Note de tableau *** 85 %

Répondre aux demandes de cote de sécurité « secret » dans un délai de 75 jours ouvrables suivant la réception des demandes dûment remplies ainsi que des documents ou des renseignements fournis par les tiers, et à condition qu’une cote de fiabilité Note de tableau * ait déjà été accordée.

 80 % 60 % 80 %
Centre d’appels du Programme de sécurité industrielle
Répondre aux demandes de renseignements ou les soumettre à un expert en la matière dans un délai de deux jours ouvrables. 90 % 82 % 90 %
Services de base de données sur l’intégrité
Terminer 80  % des vérifications dans un délai de deux heures. 80 % 92 % Note de tableau *** 80 %
Marchandises contrôlées (exemptions, inspections et inscriptions d’entreprises)
Octroyer des certificats d’inscription (nouveaux et renouvelés) dans un délai de 32 jours ouvrables Note de tableau **. 80 % 82 % Note de tableau *** 80 %
Effectuer les évaluations de la sécurité dans un délai de 32 jours ouvrables Note de tableau **. 80 % 80 % Note de tableau *** 80 %
Octroyer des certificats d’exemption pour les visiteurs dans un délai de 10 jours ouvrables Note de tableau **. 80 % 100 % Note de tableau *** 80 %
Octroyer des certificats d’exemption pour les travailleurs temporaires dans un délai de 30 jours ouvrables Note de tableau **. 80 % 100 % Note de tableau *** 80 %
Services d'administration et d'information
Gazette du Canada
Atteindre un niveau de précision de 99  % (des documents publiés dans les parties I et II de la Gazette du Canada). 99 % 99,9 % Note de tableau *** 99 %
Éditions et Services de dépôt
Assurer l’accessibilité au site Web publications.gc.ca tous les jours, 24 heures sur 24. 95 % 95 % Note de tableau *** S.O.
(Remplacée par d’autre(s) norme(s) de service)
Pourcentage des demandes de renseignements des clients auxquelles on a répondu dans un délai de 48 heures. NOUVEAU! S.O. S.O. 85 %
GCDocs
GCDocs offrira des services de déploiement à ses clients en temps opportun, conformément au plan établi. NOUVEAU! S.O. S.O. 90 %
Systèmes administratifs communs et services en ressources humaines
Le Secteur de l’intégration des services partagés (SISP) s’acquitte de ses engagements clés avec les groupes pluricellulaires dans le respect des délais, de la portée et du budget, conformément aux plans annuels et au financement confirmé. 95 % 100 % Note de tableau *** 95 %
Les Services partagés en ressources humaines (SPRH) offriront des services de rémunération en temps opportun. 90 % 74 % 90 %
Mes RHGC
Mes RHGC offrira des services de déploiement à ses clients en temps opportun, conformément au plan établi. NOUVEAU! S.O. S.O. 90 %
Imagerie documentaire
Réduire annuellement de 10  % les coûts d’imagerie documentaire par page. 100 % 0 % S.O.
(Remplacée par d’ autre(s) norme(s) de service)
Maintenir les coûts fixes d’imagerie documentaire par page à 0,11 $. NOUVEAU! S.O. S.O. 0.11 $
Veiller à ce que les services d’imagerie documentaire soient facilement accessibles. NOUVEAU! S.O. S.O. 80 %
Note de tableau *

Retour note de tableau *

Le mot « complexe » a été supprimé de la norme de service pour 2015-2016.

Note de tableau **

Retour note de tableau **

Le délai de réponse pourrait être prolongé dans les cas où l’une ou plusieurs des conditions suivantes existent : - constatations défavorables et/ou renvoi d’un fichier de l’extérieur; - impossibilité de joindre les références fournies ou les personnes autorisées.

Note de tableau ***

Retour note de tableau ***

Indique que l’objectif a été atteint ou dépassé.

Pour obtenir les résultats de votre ministère ou organisme par rapport aux normes de service, si cette information existe (pour les systèmes administratifs communs et les services en ressources humaines, voir le tableau ci-dessus), veuillez communiquer avec nous à l’adresse SISP.SSIS@pwgsc-tpsgc.gc.ca.

Nous prenons nos engagements à l’égard des normes de service très au sérieux. Si vous avez des inquiétudes concernant vos normes de service ou des pistes d’amélioration à nous suggérer, n’hésitez pas à communiquer avec nous à sis@pwgsc-tpsgc.gc.ca.

F. Aborder les lacunes et les préoccupations des clients pour accroître la satisfaction

Exemple 1 :

TPSGC continue d’éprouver de la difficulté à respecter les normes de service touchant la sécurité des contrats, mais les initiatives demeurent centrées sur l’objectif d’améliorer le service à la clientèle. Les normes de service relatives aux services de filtrage de sécurité du personnel de TPSGC et au Centre d’appels du Programme de sécurité industrielle n’ont pas été respectées en 2014-2015 en raison de facteurs comme une augmentation du volume d’activité, de difficultés d’ordre technologique et des problèmes de capacité des ressources. Pour régler ces problèmes, on a pris les mesures suivantes :

  • de nouvelles ressources ont été embauchées et des quarts de travail ont été ajoutés aux fins du traitement de l’arriéré de travail;
  • un groupe de travail sur l’amélioration continue a été formé, et l’examen des processus opérationnels a commencé à donner lieu à des gains d’efficience;
  • des investissements pour l’amélioration des systèmes de TI existants ont été relevés;
  • un nouveau centre d’appels automatisé est en train d’être mis en œuvre;
  • des activités de sensibilisation et de formation destinées au secteur privé ainsi qu’aux responsables des projets et des contrats visent à faciliter la présentation de formulaires d’enquête de sécurité dûment remplis en temps opportun.

G. Quel est votre degré de satisfaction?

Systèmes administratifs communs et services en ressources humaines

Le SISP suit et mesure, de façon diligente, la satisfaction de la clientèle dans les deux domaines clés suivants :

  • 94 % des clients se sont dits généralement satisfaits des services partagés en ressources humaines fournis (2014-2015);
  • 82 % des clients se sont dits généralement satisfaits des services de regroupement d’usagers des systèmes fournis (2014-2015).

Services de publication

En 2011, le conseiller stratégique a mené un sondage sur la satisfaction de la clientèle au nom de la Direction de la Gazette du Canada (DGC) de TPSGC. Selon les réponses des clients ayant publié des avis dans la Gazette du Canada, la DGC a une cote très élevée de 95 % en ce qui concerne la satisfaction globale à l’égard du service aux clients. Les cotes relatives à des aspects précis du service (p. ex. le professionnalisme, la courtoisie et la compétence du personnel) allaient de 85 % à 96 %.

H. Pour en apprendre davantage sur nos services de sécurité, d'administration et d'information

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