Division des services de vérification

Charte de vérification interne de l’Agence de la santé publique du Canada

• Politique sur la vérification interne de l’Agence de la santé publique du Canada
• Objet de la fonction de vérification interne
• Pouvoirs en matière de vérification interne
• Caractère indépendant de la fonction de vérification interne
• Responsabilités liées à la vérification interne
• Nature et portée de la vérification interne de l’Agence de la santé publique du Canada

Le 29 Septembre 2009

Politique sur la vérification interne de l’Agence de la santé publique du Canada

En vertu de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor (CT) (la Politique du CT) et des Directives, normes et lignes directrices connexes, le Comité de vérification de l’Agence de la santé publique du Canada (CV-ASPC) doit recommander et examiner régulièrement une politique (ou une charte) de vérification interne approuvée par l’administrateur en chef de la santé publique (ACSP).¹

La présente Charte de vérification interne de l’ASPC tient pleinement compte² de la Politique du CT et doit être lue de pair avec cette dernière et les Directives, normes et lignes directrices connexes. Si la présente Charte de vérification interne de l’ASPC diffère de la Politique du CT et des directives ou normes connexes, les attentes du CT ont la préséance.

L’ASPC s’engage à mettre pleinement en œuvre les attentes de la Politique du CT d’ici le 1^er avril 2010, y compris les attentes à l’égard du CV-ASPC décrites dans la Charte du CV-ASPC.

Objet de la fonction de vérification interne

La fonction de vérification interne de l’ASPC offre à l’administrateur en chef de la santé publique, au ministre et aux gestionnaires de l’Agence la possibilité d’effectuer, en toute indépendance, des vérifications conformes aux politiques de l’Agence et des organismes centraux; de donner suite aux priorités de l’Agence; d’améliorer l’efficience, l’efficacité et le caractère économique des activités. La fonction offre des services de vérification et de conseil en gestion indépendants, professionnels et de qualité supérieure fondés sur des valeurs et une éthique saines, en vue de soutenir une prise de décisions et d’une reddition de comptes éclairées dans l’ensemble de l’Agence. L’activité de vérification interne aide l’Agence à atteindre ses objectifs en favorisant une approche systématique et disciplinée qui appuie et améliore l’efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance.

Pouvoirs en matière de vérification interne

Les pouvoirs de l’ASPC en matière de vérification interne relèvent de la Politique du CT. En ce qui a trait à la planification, à l’exécution et au compte rendu des travaux de vérification interne, la Politique du CT confère les pouvoirs suivants au dirigeant de la vérification (DV) de l’ASPC et au personnel de la fonction de vérification interne de l’ASPC, selon les besoins :

• Libre accès au CV-ASPC, ainsi qu’au président et au vice-président du Comité.
• Accès à l’ensemble des documents, des bases de données, des lieux de travail et des employés de l’ASPC, et pouvoir d’obtenir des renseignements et des explications de la part des consultants et des employés de l’Agence, sous réserve des lois applicables.
• Capacité de s’acquitter librement des responsabilités, y compris lorsqu’il s’agit de rendre compte des constatations à l’ACSP, au CV-ASPC et, s’il y a lieu, au contrôleur général.

Caractère indépendant de la fonction de vérification interne

Le personnel de vérification interne de l’ASPC n’assume aucun pouvoir direct ni aucune responsabilité immédiate à l’égard des activités ou des employés de l’ASPC (sauf pour ce qui est des responsabilités ou des pouvoirs confiés aux fins de la vérification interne), et ne participe pas à des activités de vérification qui pourrait être perçu comme une vérification du travail qui était sous sa charge auparavant ou qui pourrait être perçu comme une activité qui compromettrait son indépendance et son objectivité.

Le CV-ASPC est indépendant par rapport à la gestion et aux opérations, afin de pouvoir offrir des services d’assurance et de conseil en gestion objectifs pour toutes les sphères de responsabilité de l’ASPC. Le personnel de vérification interne de l’ASPC relève, sur le plan fonctionnel et administratif, du DV de l’ASPC qui, pour les questions en rapport avec les vérifications internes visant l’ASPC, relève du Comité de vérification de l’ASPC sur le plan fonctionnel et de l’ACSP sur le plan administratif.

La fonction de vérification interne de l’ASPC est conforme ou supérieure aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada publiées par le Conseil du Trésor. Le personnel de la fonction de vérification interne de l’Agence de la santé publique du Canada respecte le IIA Professional Code of Ethics (code d’éthique professionnel de l’Institut des vérificateurs internes).

Responsabilités liées à la vérification interne

Les responsabilités de l’ACSP et du DV de l’ASPC en matière de vérification interne sont conformes à la Politique du CT et sont décrites ci-après. Les responsabilités particulières du CV-ASPC sont décrites dans la Charte du Comité de vérification de l’Agence de santé publique du Canada.

Administrateur en chef de la santé publique (ACSP)

L’ACSP, dans le contexte du Cadre de responsabilisation de gestion du Secrétariat du Conseil du Trésor, est responsable des systèmes de contrôles internes de l’ASPC et est entièrement responsable de la suffisance de la couverture de la vérification interne. L’ACSP doit :

• Mettre en place des procédures efficaces afin d'assurer systématiquement une surveillance et fournir une assurance quant à la solidité des processus de gestion des risques, de contrôle et de reddition de comptes au sein de l’ASPC.
• Veiller à une capacité de vérification interne appropriée pour les besoins du département et qui fonctionne conformément à la présente politique et aux normes professionnelles de vérification interne.
• Établir un comité de vérification indépendant dont la majorité des membres ont été recrutés à l’extérieur de l’administration publique fédérale. (Les exigences concernant le rôle, les responsabilités et la composition du Comité de vérification de l’Agence sont énoncées dans la Directive sur les comités ministériels de vérification.)
• Nommer un DV compétent à l’échelle de la direction et relevant directement de l’ACSP, qui sera chargé de mener et de diriger la fonction de vérification interne (pour de plus amples renseignements sur les responsabilités et les compétences des DV, voir la Directive sur les dirigeants de la vérification, plans de vérification interne et soutien au contrôleur général du CT, les Lignes directrices sur les responsabilités des dirigeants de la vérification du CT, et les Lignes directrices sur les compétences attendues des dirigeants de la vérification du CT).
• Veiller à ce que, en plus d’exercer les pouvoirs décrits précédemment, le DV puisse :
  • être indépendant par rapport à l’Agence et aux activités, afin de pouvoir dispenser des services d’assurance et de conseil en gestion objectifs pour toutes les sphères de responsabilité de l’Agence;
  • Établir des plans et effectuer les vérifications internes axées sur les risques nécessaires pour produire un rapport d'assurance annuel indépendant à l'intention de l'ACSP sur le caractère adéquat et l'efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance.
• Approuver le plan de vérification interne de l’ASPC portant sur tous les secteurs à risque élevé et d'importance. Le plan de vérification interne comprendra aussi les risques et les vérifications que le contrôleur général identifiera comme faisant partie de la couverture à l’échelle du gouvernement ou d’un secteur. Le plan comprendra des missions de vérification interne particulières ainsi que des missions visant à étayer le rapport annuel distinct d'assurance globale du DV sur les processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance (la Directive sur les dirigeants de la vérification, plans de vérification interne et soutien au contrôleur général énonce les exigences concernant les plans de vérification interne).
• Veiller à ce que les plans d’action de la gestion, mis au point pour donner suite aux recommandations et aux constatations découlant des vérifications internes, soient mis en œuvre de façon efficace.
• Veiller à ce que le ministre soit informé périodiquement au sujet des points importants découlant du travail des services de vérification interne et du CV-ASPC. On s’attend à ce que le ministre soit offert la possibilité de rencontrer le CV-ASPC, avec l’ACSP, au moins une fois par an, pour discuter le rapport annuel du CV-ASPC et toutes constatations qui pourraient survenir. On s’attend à ce que le CV-ASPC fournit des conseils indépendants et objectifs et des recommandations à l'ACSP quant à la suffisance, la qualité et les résultats d'assurance de la pertinence et le fonctionnement de la gestion des risques, de contrôle et des cadres et processus de gouvernance de l’Agence

Dirigeant de la vérification

Chaque année, le dirigeant de la vérification (DV) établit des plans et effectue les vérifications internes axées sur les risques nécessaires pour produire un rapport d'assurance annuel indépendant à l'intention de l'ACSP sur le caractère adéquat et l'efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l’ASPC. De plus, il rend compte des vérifications distinctes axées sur les risques. Le DV offre aussi des services de conseil à la gestion qui fournit une valeur ajoutée et favorise les intérêts de l’ASPC.  En vertu de la Politique du CT, le sous-ministre est responsable des éléments ci-après, puisqu’ils se rapportent aux activités de vérification interne et sont gérés par le DV :

• Tenir compte des résultats des vérifications internes dirigées ou exécutées par le Bureau du contrôleur général; cela comprend l'obligation de tenir compte, dans l'élaboration des plans de vérification interne, des risques horizontaux identifiés par le Bureau du contrôleur général.
• Assurer la couverture de vérification interne appropriée pour les organismes de services spéciaux et d’autres entités de l’ASPC ou sous l’autorité de cette dernière.
• Assurer que le CV-ASPC obtient tous les renseignements et tous les documents nécessaires pour s'acquitter de ses responsabilités, sous réserve de la législation en vigueur.
• Assurer la préparation des plans d'action qui donnent suite de façon adéquate aux recommandations et aux constatations découlant des vérifications, et que ces plans d'actions sont appliqués efficacement.
• Veiller à ce que les rapports de vérification internes, une fois achevés, soient :
  • diffusés en temps opportun et mis à la disposition du public de la façon la plus simple possible;
  • affichés sur le site Web de l’ASPC en temps opportun et dans les deux langues officielles. Les rapports affichés sur le site Web doivent être conformes à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
• Veiller à ce que le Bureau du contrôleur général et ses agents, aux fins des responsabilités qui leur sont confiées, obtiennent ce qui suit :
  • un libre accès aux dossiers, aux bases de données, aux lieux de travail et aux employés du ministère, ainsi que le droit d’obtenir des renseignements et des explications de la part des consultants et des employés ministériels;
  • les déclarations de la direction nécessaires pour appuyer la planification, l’exécution et le compte rendu des vérifications du contrôleur général.
• Surveiller la conformité à la Politique du CT au sein de l’ASPC, et mettre des mesures en place, s’il y a lieu, pour assurer :
  • l’indépendance, le professionnalisme et le rendement de la fonction de vérification interne;
  • que les activités de vérification interne portent sur les secteurs d’importance et à risque élevé;
  • l’exécution en temps opportun du processus de vérification interne et la présentation de rapports sur les missions de vérification interne;
  • l’efficacité des mesures de suivi;
  • l’indépendance, la compétence et le rendement du Comité de vérification;
  • le caractère adéquat de l’appui offert pas le contrôleur général dans l’exécution des vérifications horizontales ou prescrites.
• Veiller à ce que le CV-ASPC rédige, à l’intention de l’ACSP, un rapport annuel sur ses activités, incluant des évaluations de la fonction de vérification interne, et mettre ce rapport à la disposition du contrôleur général.
• Veiller à ce que le contrôleur général obtienne ce qui suit :
  • copies du plan de vérification interne annuel approuvé par l’ACSP;
  • copies des lettres de gestion résultant des vérifications du BVG;
  • copies électroniques des rapports relatifs à toutes les vérifications internes terminées, avant que ces rapports ne soient affichés sur le site Web de l’ASPC;
  • accès aux membres du personnel de vérification interne et à leurs documents de travail;
  • rapport annuel du CV-ASPC, incluant l’évaluation de la fonction de vérification interne par le Comité.

Nature et portée de la vérification interne de l’Agence de la santé publique du Canada³

Assurance

Dans le cadre des services d'assurance, la fonction de vérification interne procède à une évaluation objective en vue de formuler, en toute indépendance, une opinion ou des conclusions sur un processus, un système ou tout autre sujet. Le dirigeant de la vérification détermine la nature et l'étendue des missions d’assurance.

Gestion des risques

La fonction de vérification interne de l’ASPC aide cette dernière en décelant et en évaluant les risques significatifs et contribue à l’amélioration des systèmes de gestion des risques et de contrôle.

• La fonction de vérification interne de l’ASPC surveille et évalue l’efficacité des systèmes de gestion des risques de l’ASPC.
• La fonction de vérification interne de l’ASPC évalue les risques liés à la gouvernance, aux activités et aux systèmes d’information de l’ASPC, en ce qui a trait à :
  • La fiabilité et intégrité des renseignements financiers et opérationnels.
  • L’efficacité et efficience des activités. 
  • La protection des actifs.
  • La conformité aux lois, aux règlements et aux contrats.

Contrôle

La fonction de vérification interne de l’ASPC aide cette dernière à maintenir des contrôles efficaces, en évaluant l’efficacité et l’efficience des contrôles et en favorisant l’amélioration continue :

• À partir des résultats de l’évaluation des risques, la fonction de vérification interne de l’ASPC évalue la pertinence et l’efficacité des contrôles englobant la gouvernance, les activités et les systèmes d’information de l’ASPC. Ceux-ci incluent :
  • La fiabilité et intégrité des renseignements financiers et opérationnels.
  • L’efficacité et efficience des activités.
  • La protection des actifs. 
  • La conformité aux lois, aux politiques, aux règlements et aux contrats.
• Les vérificateurs internes de l’ASPC déterminent dans quelle mesure les buts et les objectifs opérationnels ainsi que ceux des programmes ont été établis, et dans quelle mesure ces buts et ces objectifs cadrent avec ceux du ministère dans son ensemble.
• Les vérificateurs internes de l’ASPC examinent les activités et les programmes pour déterminer dans quelle mesure les résultats sont conformes aux buts et aux objectifs établis pour le ministère et les programmes, de façon à pouvoir vérifier si les activités et les programmes sont mis en œuvre et exécutés tel que prévu.
• On a besoin de critères appropriés pour évaluer les contrôles. Les vérificateurs internes de l’ASPC déterminent dans quelle mesure les gestionnaires ont établi des critères appropriés pour évaluer si les objectifs et les buts ont été atteints. Si ces critères conviennent, les vérificateurs les utilisent aux fins de leur évaluation.

Gouvernance

• La fonction de vérification interne de l’ASPC évalue et fournit des recommandations pertinentes en vue de l’amélioration du processus de gouvernance, afin d’atteindre les objectifs suivants :
  • Promouvoir des valeurs et une éthique appropriées au sein de l’ASPC.
  • Assurer une gestion du rendement et une reddition de comptes efficaces pour l’ASPC.
  • Communiquer efficacement les renseignements sur les risques et les contrôles aux secteurs appropriés de l’ASPC.
  • Coordonner efficacement les activités du CV-ASPC, des vérificateurs externes et internes et des gestionnaires de l’ASPC, et leur transmettre de l’information.
• La fonction de vérification interne de l’ASPC évalue la conception, la mise en œuvre et l’efficacité des objectifs, des programmes et des activités de l’ASPC se rapportant à l’éthique.

Conseil en gestion

• La nature des services de conseil en gestion est définie comme suit: Conseils et activités de services au client dont la nature et le champ sont convenus au préalable avec lui.  Ces activités ont pour but de fournir de la valeur ajoutée et d’améliorer la gestion des risques, le processus de contrôle et de gouvernance de l’ASPC sans pour autant en assumer la responsabilité.  Quelques exemples sont : avis, conseil, assistance et formation.
• La plupart des projets de conseil en gestion sont initiés par les gestionnaires qui communiquent directement avec le DV.   Pour ces demandes, le DV va:
  • Aider les gestionnaires à développer un énoncé de travail préliminaire pour ce qui doit être effectué.
  • Évaluer si la fonction de vérification interne pour effectuer le travail.  Les facteurs à considérer sont : l’expertise des vérificateurs, l’estimation des ressources requises, le risques des activités et l’impact sur l’indépendance et objectivité des activités de vérification.
  • Si le DV conclut, suite à l’évaluation, que la fonction de vérification interne peut effectuer le travail, le DV doit consulter le CV-ASPC pour chaque demande de projets exigeant plus de 60 heures de travail.
  • Si le DV conclut suite à l’évaluation que la fonction de vérification interne ne doit pas effectuer le travail, le DV doit aviser les gestionnaires.  Le DV peut aussi discuter d’alternatives, telles qu’aider les gestionnaires dans la sélection de consultants externes.

Vérification des bénéficiaires

• Le dirigeant principal de la vérification est responsable de:
  • Faire un suivi de la conformité avec la Politique sur la vérification des bénéficiaires de l'ASPC de manière indépendante et objective, des vérifications périodiques et d'autres évaluations pour garantir l'efficacité globale et l'efficacité des opérations mis en œuvre et la déclaration des résultats à ACSP et le Comité de vérification en temps opportun pour assurer que des mesures correctives sont prises en cas de besoin.
  • Assurer la conduite des vérifications de bénéficiaires tels que définis par le Centre de subventions et contributions ou de l'ACSP
  • La réalisation ou la direction de la conduite, au besoin, des vérifications judiciaires et des enquêtes spéciales.
• La fonction de vérification interne de l’ASPC est chargé de:
  • La vérification de gestion du cadre de contrôle de subventions et de contributions et d'assurer qu'il répond aux exigences de l'ASPC et du CT.
  • Faire un suivi de la mise en œuvre des mesures prises en réponse aux recommandations des vérifications et que la Direction générale des programmes a mis en œuvre les mesures correctives proposées dans un délai raisonnable (c'est-à-dire le suivi des plans d'action).

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¹ Section 4.2.4. de la Directive sur les comités ministériels de vérification de la Politique sur la vérification interne du SCT (2006)

² Une charte de vérification interne doit inclure une définition officielle de l’objet, de l’autorisation et de la responsabilité de la fonction de vérification interne, ainsi qu’une description de la nature des services d’assurance et de conseil en gestion dispensés (AVI : Norme d’attribut 1000 – Objet, autorisation et responsabilité).  La fonction de vérification interne est portée principalement sur la prestation de services de vérification, et les services de conseil en gestion sont offerts sur une base d’exception seulement.  Les services de conseil en gestion ne devraient pas dépasser 10% des ressources du plan de vérification interne de l’ASPC. 

³ D’après les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des vérificateurs internes (IVI).