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Normes de gestion du processus de réglementation fédérale

Guide de conformité

Guide des Affaires réglementaires

Novembre 1996

Table des matières

Avant-propos

Partie I
Introduction

• Cadre du système de réglementation fédérale
• Explication des principaux documents
• Énoncé de la politique fédérale de réglementation
• Normes de gestion du processus de réglementation
• Diagramme de processus
• Processus d’examen

Partie II
Le Guide

• Constatation de l’évidence d’un problème
• Recherche et examen des différentes solutions
• Analyse des avantages, des coûts et du fardeau réglementaire
• Détermination des possibilités de coordination intergouvernementale
• Mise en oeuvre de la meilleure solution possible
• Communication efficace
• Résumé de l’étude d’impact de la réglementation (REIR)
• Consultation des parties intéressées
• Documentation du processus
• Amélioration continue

Annexes

• Annexe A :
  Sept principaux ministères agissant en qualité d’organismes de réglementation
  
• Annexe B :
  Principes relatifs au règlement des plaintes
• Annexe C :
  Guides et publications

Avant-propos

Le présent guide a été rédigé par la Division des affaires réglementaires du Secrétariat du Conseil du Trésor pour vous aider à déterminer dans quelle mesure vos activités sont conformes à la politique fédérale de réglementation. Il vous procure des outils permettant d’évaluer les processus d’élaboration et de révision de règlements mis en œuvre dans votre ministère.

Le guide est fourni à titre indicatif et son usage n’est pas obligatoire. Il a pour objet de vous aider à comprendre les Normes de gestion du processus de réglementation, à explorer divers moyens de vous y conformer et à assurer le respect des exigences du Conseil du Trésor en matière d’examens et de rapports.

Le guide est divisé en deux parties. La partie I, intitulée «Introduction», explique le cadre de la politique fédérale de réglementation et les exigences du Conseil du Trésor selon lesquelles les ministères sont tenus de déterminer dans quelle mesure leurs activités sont conformes aux Normes de gestion du processus de réglementation et de rendre compte des résultats de cette évaluation.

La seconde partie, «Le Guide», présente les normes qui s’appliquent à la gestion du processus de réglementation et renferme des listes de contrôle pour auto-évaluation qui vous aideront à déterminer dans quelle mesure vos systèmes de gestion satisfont aux normes.

Partie I
Introduction

Cadre du système de réglementation fédéral

Le Conseil du Trésor est chargé d’élaborer et de publier la politique fédérale de réglementation, qui englobe les Normes de gestion du processus de réglementation. Les organismes de réglementation ont accès à des cours de formation, à des colloques et à des guides visant à leur donner les compétences et la marge de manœuvre nécessaires à l’élaboration d’un système de réglementation national efficace et efficient. La politique, la formation et les guides sont les éléments d’un cadre en constante évolution destiné à garantir au Canada le meilleur système de réglementation possible.

Par «meilleur», nous entendons un système :

• respectueux des exigences juridiques et constitutionnelles;
• assurant la plus grande protection réglementaire possible au moindre coût pour les secteurs privé et public;
• favorisant un climat de transparence et de responsabilité;
• favorisant la participation des parties intéressées à l’élaboration des règlements;
• convivial, accessible et facile à comprendre;
• constamment mis à jour et amélioré.

Énoncé de la politique fédérale de réglementation¹

La santé, la sécurité, la qualité de l’environnement ainsi que le bien-être économique et social constituent d’importants sujets de préoccupation aux yeux des Canadiens. Les activités de réglementation de l’État dans ces domaines découlent de sa responsabilité de veiller à l’intérêt public.

Il est également dans l’intérêt public de veiller à ce que l’argent des contribuables soit dépensé judicieusement. L’État doit évaluer les avantages des solutions réglementaires ou autres en fonction des coûts s’y rapportant et affecter les ressources là où elles sont susceptibles de procurer les plus grands avantages.

Pour ce faire, le gouvernement fédéral s’est engagé à travailler en collaboration avec l’industrie, les syndicats, les groupes d’intérêt, les associations professionnelles, les autres ordres de gouvernement et les personnes intéressées.

Exigences de la politique

Avant d’établir des règlements, les organismes de réglementation doivent :

• s’assurer que l’intervention de l’État est justifiée et que la réglementation est la meilleure solution;
• consulter la population canadienne;
• s’assurer que, pour les Canadiens, leurs gouvernements et leurs entreprises, les avantages l’emportent sur les coûts;
• gérer les risques en affectant les ressources
de la façon la plus avantageuse possible;
• réduire au minimum les contrecoups
économiques, tenir compte de la situation particulière des petites entreprises et examiner< des moyens équivalents de satisfaire aux exigences de la réglementation;
• respecter les accords intergouvernementaux et coordonner leurs propres efforts avec ceux d’autres gouvernements et organismes;
• s’assurer que les ressources et les systèmes dont ils disposent leur permettent de gérer efficacement les programmes de réglementation et de respecter les normes de gestion.

Normes de gestion du processus de réglementation

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Les Normes de gestion du processus de réglementation constituent des exigences nouvelles pour les ministères visés. Elles ont pour objet de mieux faire respecter la politique de réglementation.

Le diagramme de processus à droite illustre le système de gestion du processus de réglementation. On peut y voir le lien qui existe entre les différentes étapes de la gestion et de l’amélioration continue du processus de réglementation.

Dans votre sphère de compétence en ce qui concerne la mise en œuvre des différentes étapes de l’élaboration ou de la modification d’un règlement, il vous incombe de veiller à ce que votre ministère respecte les présentes normes de gestion. Un ministère peut procéder à l’évaluation et à l’analyse préliminaires de différentes orientations possibles. Un autre peut élaborer et administrer les règlements. Il incombe à chacun d’appliquer et de respecter les normes de gestion selon son propre rôle dans le processus de réglementation.

Les efforts déployés en vue d’appliquer les Normes de gestion du processus de réglementation doivent être proportionnels à l’ampleur des répercussions des changements dont ferait l’objet le règlement. Plus les répercussions sont importantes, plus il faut consacrer d’efforts aux consultations, à l’examen des différentes solutions de rechange, à l’analyse coûts-avantages, etc.

Les outils de mesure de l’importance des répercussions éventuelles et des risques permettentd’évaluer l’ampleur des conséquencespositives ou négatives d’un programme deréglementation, l’ampleur des risques pour lasanté, la sécurité et l’environnement ainsi quele degré d’acceptation par la population. Plusles répercussions et les risques sont importants,plus il faut examiner rapidement lessystèmes de gestion portant sur un règlement.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor veille àce que les organismes de réglementation déterminenten temps opportun dans quelle mesureleurs activités sont conformes aux normeset rendent compte de leur évaluation. Nousdonnerons des conseils et assureront le suivien temps utile, de sorte que les organismesde réglementation produisent leur rapport etrespectent les échéanciers.

Processus d’examen

Conformément au calendrier établi, votreorganisation doit examiner son processusde réglementation et présenter un rapportau président du Conseil du Trésor pour lui faire savoir qu’elle a respecté et appliqué les normes de gestion.

Les responsables de l’examen doivent :

• être indépendants des services de réglementation ministériels, c’est-à-dire relever d’un cadre supérieur distinct;
• être compétents et avoir reçu la formation voulue pour effectuer ce type de travail;
• préparer un plan d’examen décrivant la portée de l’examen, la démarche et lescritères ainsi que le programme d’examenproprement dit;
• mener à bien l’ensemble du travail de sorte que d’autres personnes puissent déterminer si l’organisation respecte les normes.

Les rapports doivent être clairs et exhaustifs et faire état, le cas échéant, des écarts, des justifications et des recommandations. Ils doivent aussi contenir des conclusions au sujet du respect des normes et signaler des pratiques exemplaires s’il y a lieu.

Des documents de travail devraient :

• étayer les résultats présentés, au moyen de données montrant si l’organisme de réglementation a respecté ou non une norme particulière, ou justifier tout écart;
• exposer en détail toute hypothèse ou solution de rechange envisagée.

Pour assurer le respect de l’obligation de rendre compte, les gestionnaires du palier approprié doivent prendre connaissance des documents de travail ainsi que des rapports et les signer.

Partie II
Le Guide

Constatation de l’existenced’un problème Cliquez ici si vous ne pouvez pas voir l'image qui suit Cliquez ici pour élargir cette image(34 K) Généralités. Les organismes de réglementation qui ont l’intention d’adopter ou de modifier un règlement doivent avoir la preuve qu’un problème existe, que l’intervention de l’État est justifiée et que de nouvelles exigences réglementairess’imposent. Lorsque des risques pour la santé, la sécurité et l’environnement sont en jeu, les organismes de réglementation doivent déterminer si l’ampleur des risques relatifs et absolus exige une intervention immédiate. Le problème. Le problèmedoit être exposé et documenté de façon claire et concise. Il doit auss iêtre analysé. Il faut consulter les parties intéressées sur différentes solutions possibles.

Examen de la question

Cette partie de la norme porte sur l’étapepréliminaire de l’intervention de l’État, soitcelle qui consiste à bien comprendre et àbien définir le problème. Celui-ci peut êtreattribuable à différents intervenants. Pour le résoudre, l’État cherchera à modifier lescomportements et il pourra à cette finrenforcer les facteurs d’incitation etatténuer les facteurs de dissuasion.

La réglementation est l’un des moyens d’action auquel l’État fait appel pour favoriser ou modifier un comportement. Cependant,comme l’élaboration et l’application d’un règlement coûtent cher et risquent d’imposer aux entreprises des contraintes financières, l’État doit veiller à n’adopter et à ne maintenir un règlement que lorsqu’il s’avère nécessaire et que la réglementation est la meilleure façon de résoudre un problème.

C’est pourquoi il est nécessaire d’analyser à fond et de bien comprendre le problème dès le départ.

À cet égard, il est crucial que les organismes de réglementation s’assurent la participation des parties intéressées à la définition du problème. Si celles-ci n’ont pas, au départ, une idée claire de la nature du problème, elles s’interrogeront par la suite au sujet de la pertinence de la solution retenue. Tout au long du présent document, nous mettrons l’accent sur la nécessité d’établir d’excellents mécanismes de consultation des parties intéressées. Nous vous recommandons même de commencer très tôt à examiner avec elles la nature et l’ampleur du problème, avant même de commencer à envisager des solutions.

Documentez le problème et demandez aux divers intervenants d’en confirmer la définition exacte, de manière à éviter tout malentendu et pour que toutes les parties intéressées puissent se reporter à un document écrit aux étapes ultérieures du processus de réglementation.

Liste de contrôle pour l’auto-évaluation

1.1 Des politiques, des procédures etdes pratiques permettent de détectertout problème réel ou éventuel.

		Existe-t-il des procédures de surveillance du contexte de réglementation permettant de détecter tout problème éventuel?
		Disposez-vous d’un système permettant de réagir rapidement quand un problème important se manifeste?

1.2 Tous les problèmes détectés sont cernés et décrits de façon appropriée.

		Existe-t-il des procédures garantissant que tout problème pouvant faire l’objet d’un règlement est décrit de façon claire et objective?
		Vous inspirez-vous des documents consultatifs, comme le document intitulé Évaluation des solutions de rechange à la réglementation, Section 1 (Secrétariat du Conseil du Trésor, 1994), pour définir le problème?

1.3 On analyse chaque problème de manière à en comprendre pleinement la nature et les implications.

		Analysez-vous les problèmes réels et éventuels? Les risques qu’ils posent sont-ils évalués et identifiez-vous les parties intéressées?
		L’analyse systématique englobe-t-elle, au besoin, la perception des problèmes par la population?
		Vous inspirez-vous des documents consultatifs pour définir le cadre d’analyse des problèmes? Il peut notamment s’agir des documents suivants :

		Guide technique d’étude d’impact de la réglementation, Section 1 (Secrétariat du Conseil du Trésor, 1994);
		Évaluation des solutions de rechange à la réglementation, Partie 2 (Secrétariat du Conseil du Trésor, 1994);
		Q850 Risk Management: Guidelines for Decision Makers (Association canadienne de normalisation, 7e version, 1996).

		Disposez-vous d’un système permettant de vérifier si les autorités évaluent et comprennent correctement le problème détecté?
		Existe-t-il une procédure permettant de déterminer dans quelle mesure toute l’information pertinente et utile est recueillie?

1.4 Les risques absolus et relatifs pour la santé, la sécurité et l’environnement liés à des problèmes éventuels sont évalués e tcomparés. La hiérarchisation des modificationsà apporter aux règlements repose sur les principes de gestion des risques.

		Les priorités en matière de réglementation sont-elles établies pour l’ensemble du ministère ou de l’organisme et selon les principes de gestion des risques et ladisponibilité des ressources?
		Les priorités en matière de réglementation qui s’appliquent à l’ensemble de votre organisme font-elles l’objet d’examens et de vérifications périodiques?
		Existe-t-il un processus garantissant que les efforts d’analyse et d’élaboration des règlements et les ressources sont affectés aux problèmes prioritaires? La haute direction est-elle associée à ce processus?

1.5 Les parties intéressées sont consultées sur la nature des problèmes et les solutions éventuelles.

Existe-t-il, à cette étape du processus de réglementation, des mécanismes de consultation permettant de confirmer la nature des problèmes et de favoriser l’acceptation des solutions par la population?

1.6 L’ampleur des consultations est proportionnelle au degré de risque et d’acceptation par le public des mesures de réglementation proposées.

		Les consultations sont-elles suffisamment poussées lorsqu’il s’agit de problèmes comportant des risques élevés et que le degré d’acceptation par le public est faible?
		Les efforts déployés pour la consultationsont-ils proportionnels à l’ampleur desrépercussions des modifications dont feraitl’objet la réglementation?

1.7 La documentation est concise et les parties visées sont en mesure de la comprendre facilement.

		Les documents faisant état de la définition et de l’analyse du problème sont-ils transmis aux parties intéressées?
		La documentation est-elle rédigée dans un style et un langage que lesparties intéressées seront en mesurede comprendre facilement?
		Toutes les parties s’entendent-elles sur la définition et la description du problème qui figurent dans la documentation?

1.8 L’intervention de l’État est justifiée à la lumière de la définition et de l’analyse du problème ainsi que des consultations menées.

		Votre analyse et les résultats de vos consultations confirment-ils que le problème justifie une étude plus détaillée?
		Documentez-vous votre définition du problème, vos consultations avec les parties intéressés, ainsi que les conclusions découlant de votre analyse préliminaire?
		Vos gestionnaires de programmes disposent-ils de renseignements suffisantspour déterminer si une intervention de l’État est justifiée et s’il y a lieu d’explorer différentes solutions?

Recherche et examen des différentes solutions Cliquez ici si vous ne pouvez pas voir l'image qui suit Cliquez ici pour élargir cette image(34 K) Les solutions. Il faut montrer que de nouvelles exigences réglementaires contribueront à résoudre le problème. Il convient également d’analyser des solutions réglementaires de manière à choisir la plus efficace et la plus efficiente. La souplesse. Il faut accueillir favorablement toute proposition équivalente des parties intéressées visant à assurer la conformité aux exigences réglementaires. Si leur proposition n’est pas acceptée, il faut documenter la justification du refus.

Examen de la question

Vous devez faire preuve d’imagination lorsque vous cherchez le moyen le moins perturbateuret le moins coûteux d’obtenir le résultat souhaité et vous ne devriez pas supposer que la réglementation est la seule solution. Tant les mesures réglementaires que les mesures non réglementaires peuvent résoudre les problèmes ou créer des facteurs d’incitation ou de dissuasion influant sur la façon de faire des entreprises ou des personnes. Dans certains cas, la combinaison de ces deux types de mesures peut constituer le meilleur moyen d’atteindre votre objectif.

Lorsque les parties assujetties à une exigence réglementaire proposent un moyen équivalent d’y satisfaire, examinez leur proposition.Vous devez tenter de la retenir, si la chose est possible sur le plan juridique. Dans le cas contraire, vous pouvez envisager de modifier le cadre juridique.

Tout règlement qui contient une abondance de dispositions normatives limite la capacité des parties qui y sont assujetties d’en atteindreles objectifs. Dans bien des cas, il peut existerplus d’une façon de les atteindre. Évitez de rédiger des règlements qui contiennent de nombreuses dispositions rigides, sans quoi vous risquez d’augmenter inutilement les coûts, d’entraver l’innovation et de faire obstacle à l’utilisation de technologies plus efficaces.

En règle générale, vous devez plutôt mettre l’accent sur les résultats souhaités ou les exigences en matière de rendement et accorder aux parties assujetties à la réglementation la marge de manœuvre voulue pour obtenir ces résultats ou satisfaire à cesexigences. De nombreux organismes de réglementation adoptent de plus en plus des règlements axés sur le rendement.

Liste de contrôle pour l’auto-évaluation

2.1 L’analyse de différentes solutions montre que de nouvelles exigences réglementaires, qu’il s’agisse d’un nouveau règlement ou d’une modification apportée à un règlement existant, contribueront à résoudre les problèmes.

		Menez-vous des consultations portant sur différentes solutions de rechange, y compris des solutions non réglementaires?
		Envisagez-vous de façon systématique différents moyens de modifier les comportements, y compris en l’occurrence des solutions réglementaires ou autres?
		Recherchez-vous et examinez-vous defaçon exhaustive différentes solutions noninterventionnistes?
		Vous inspirez-vous du document consultatif intitulé Évaluation des solutions derechange à la réglementation (Secrétariat du Conseil du Trésor, 1994) pour élaborer le cadre d’analyse permettant d’évaluer des solutions?
		Vous inspirez-vous du document consultatif intitulé Pour une réglementation préventive(ministère de la Justice, 1994) ou du document intitulé Lois et règlements, l’essentiel(ministère de la Justice, 1996) pour élaborer le cadre d’analyse permettant de déterminer et d’évaluer la forme que prendront les programmes de réglementation?
		Vous inspirez-vous du chapitre 2 du document consultatif intitulé Guide de l’analyse avantages-coûts pour les programmes deréglementation (Secrétariat du Conseil duTrésor, 1995) pour faire une sélection préliminaire des solutions réglementaires ou autres?
		Évaluez-vous les avantages comparatifsdes différentes solutions sur le plan de la légalité, de l’efficacité, de l’efficience, de l’équité, de l’effet de perturbation, de la visibilité, de l’à-propos et de l’adaptabilité?
		Procédez-vous à une évaluation préliminairedes solutions réglementaires sur le plan des avantages et des coûts approximatifs, de l’efficacité et des répercussions sur l’environnement et les groupes d’intérêt?
		Disposez-vous d’un système permettant de vérifier dans quelle mesure les solutions réglementaires contribuent à résoudre les problèmes qu’elles sont censées régler?
		Les cadres disposent-ils de suffisamment d’information pour déterminer si les solutions réglementaires recommandées sont les plus efficaces et les plus efficientes?

2.2 Des solutions réglementaires axées sur les exigences en matière de rendement sont envisagées comme solutions de rechange aux dispositions normatives.

		Êtes-vous tenus en vertu de votre processus de réglementation d’envisager des solutions réglementaires axées sur le rendement?
		Les agents chargés de la réglementation reçoivent-ils des conseils pour les aider à élaborer des projets de règlement axés sur les objectifs plutôt que sur des exigences normatives?

2.3 Dans la mesure du possible, on accueille favorablement toute proposition qui vise à atteindre des objectifs de la réglementation par des moyens équivalents.

		La haute direction et le ministre ont-ils établi clairement une politique selon laquelle ils favorisent la souplesse au chapitre de réglementation ainsi que la réceptivité aux préoccupations légitimes des parties qui y sont assujetties?
		Existe-t-il des procédures d’examen desprojets de règlement permettant d’en évaluer la souplesse et la capacité d’adaptation à l’évolution des technologies, des caractéristiques des parties qui y seraient assujetties et de la conjoncture économique?
		Lorsqu’une partie assujettie à la réglementation propose un moyen équivalent d’obtenir les résultats souhaités, accordez vousla priorité à sa proposition et la retenez-vous lorsqu’elle s’avère opportune?
		Lorsque vous n’acceptez pas une proposition équivalente d’obtenir les résultats souhaités, documentez-vous les raisons et les expliquez-vous à son auteur?
		Encouragez-vous systématiquement les parties assujetties à la réglementation à trouver des moyens équivalents d’atteindre les objectifs de la réglementation et, le cas échéant, mettez-vous ces moyens à la disposition d’autres parties visées?
		Dans le cas de règlements portant sur des produits de fabrication, envisagez-vous le plus possible de recourir aux normes de fabrication régissant la conception, la production et l’entretien? Accueillez-vous favorablement les propositions portant surdes moyens équivalents formulées par des intervenants du secteur industriel visé?

Analyse des avantages, des coûts et du fardeau réglementaire Cliquez ici si vous ne pouvez pas voir l'image qui suit Cliquez ici pour élargir cette image(34 K) L’analyse avantages-coûts. Il faut montrer que les avantages des exigences réglementaires l’emportent sur les coûts. Lorsque les règlements visent la protection de la santé, de la société, de l’économie ou de l’environnement, il y a également lieu de montrer que les efforts sont consentis là où ils sont susceptibles de procurer les plus grands avantages. Pour tout projet de règlement, il est essentiel de procéder à une analyse avantages coûts pour en évaluer les répercussions éventuelles, par exemple, sur l’environnement, les travailleurs, les consommateurs et d’autres segments de la société. Il est nécessaire d’appliquer l’Épreuve d’incidence commerciale ou un outil d’analyse équivalent pour déterminer l’incidence sur les entreprises canadiennes de tout projet de règlement important. Le fardeau réglementaire. Il faut montrer que l’on a réduit au minimum les répercussions négatives sur le développement durable du Canada – c’est-à-dire lacapacité à long terme de l’économie et de l’environnement de constituer une source de bien-être, de richesse et d’emplois pour les Canadiens – et qu’aucun fardeau réglementaire inutile n’a été imposé. Les exigences en matière d’information et d’administration doivent se limiter au strict nécessaire et imposer les coûts les moins élevés possible aux parties assujetties à la réglementation.On doit tout particulièrement tenir compte des répercussions de tout fardeau réglementaire additionnel sur les petites entreprises et donc choisir en fonction de leur situation la solution quipermet de le réduire au minimum tout en assurant l’efficacité.

Examen de la question

Vous devez être en mesure de bien déterminer les coûts bruts d’un règlement. Il s’agit là d’un excellent indice de son importance pour la société en général. Procédez à une analyse avantages-coûts des différentes solutions et de différents projets de réglementation en déployant des efforts proportionnels aux répercussions éventuelles. Comme les ressources de l’État sont de plus en plus limitées, vous devez exploiter pleinement les techniques de gestion des risques pour que vos règlements aient le maximum d’effets positifs.

En règle générale, vous devez éviter d’avoir recours à la réglementation pour résoudre un problème si les coûts directs ou indirects qu’elle entraîne l’emportent sur les avantages.Si vous réglementez dans un cas où il n’est pas sûr que les avantages l’emportent sur les coûts, vous devez fournir une justification exhaustive.

Dans le cas de projets de règlement d’envergure susceptibles d’avoir des répercussions sur les milieux d’affaires, ayez recours à l’Épreuve d’incidence commerciale ou à un outil d’analyse équivalent de manière à bien saisir les effets précis de la réglementation proposée sur les activités des entreprises.Cette épreuve exige un dialogue structuré entre l’industrie et l’État, de sorte qu’elle constitue également un outil de consultation utile. Rappelons que la politique de réglementation fait une large place à la consultation.

Vous devez avoir une idée très nette du coût des projets de règlement pour toutes les parties visées. À titre d’exemple, les petites entreprises, soit celles qui comptent moinsde 50 employés à plein temps, ont plus de difficulté à s’adapter à de nouvelles règles puisqu’elles disposent de moins de ressources que les grandes entreprises. Vous devez veiller à imposer le moins de travail et de frais additionnels possible aux petites entreprises et à toutes les autres parties assujetties à la réglementation.

Ainsi, vous pouvez vous efforcer d’harmoniser le plus possible les exigences administratives avec les pratiques commerciales, les méthodes comptables et les systèmes d’information habituels de manière à ne pas imposer inutilement aux entreprises des systèmes parallèles.Veillez à ce que vos exigences n’aillent pas à l’encontre de celles qu’imposent aux entreprises d’autres organismes ou pouvoirs publics. En outre, soyez à l’affût de toutes les possibilités de partager l’information avec d’autres autorités au lieu de recueillir les renseignements pour votre usage exclusif.

Liste de contrôle pour l’auto-évaluation

3.1 Les solutions éventuelles aux problèmes cernés sont soumises à une analyse avantages-coûts. Les efforts déployés à cet égard sont proportionnels aux risques en jeu.

		Soumettez-vous systématiquement les projets de règlement et les différentes solutions, y compris celle du statu quo, à une analyse avantages-coûts?
		Existe-t-il des procédures garantissant que les efforts déployés pour l’analyse sont dosés en fonction de l’ampleur du problème et des répercussions éventuelles des solutions envisagées?

3.2a L’analyse avantages-coûts tient compte des avantages et des coûts directs et indirects ainsi que des répercussions sur l’environnement, l’État, les entreprises, les travailleurs, les consommateurs et les autres segments de la société. On évalue l’ensemble des coûts bruts des projets de règlement.

3.2b Les répercussions de solutions éventuelles sur le développement durable sont évaluées et les solutions recommandées concilient les objectifs environnementaux, économiques et sociaux.

		Tenez-vous compte systématiquement des avantages directs et indirects? En faites vous autant pour les coûts? Tenez-vous compte des avantages et des coûts pour des groupes identifiables et importants comme les consommateurs, les syndicats ou l’industrie?
		Accordez-vous toute l’importance voulue aux répercussions sur l’environnement?
		Calculez-vous toujours les coûts bruts globaux avec éléments justificatifs à l’appui?
		Disposez-vous d’un système garantissant que les groupes touchés par la réglementation sont consultés?
		Analysez-vous systématiquement les répercussions à long terme sur la productivité économique et le fonctionnement d’écosystèmes importants de tout projet de règlement majeur2?
		L’analyse avantages-coûts est-elle structurée selon des techniques établies, par exemple, celles qui sont décrites dans le Guide de l’analyse avantages-coûts pour les programmes de réglementation (Secrétariat du Conseil du Trésor, 1995)?
		Disposez-vous d’un système permettant de vérifier les résultats des principales analyses avantages-coûts effectuées par des tiers?

3.3 On ne donne suite aux projets de règlement que si les avantages l’emportent nettement sur les coûts. Dans le cas contraire, une explication exhaustive et une justification sont fournies.

		Est-il indispensable en vertu de la politique de réglementation de votre ministère que les avantages l’emportent sur les coûts pour les nouveaux règlements aussi bien que les règlements existants?
		Fournissez-vous une justification exhaustive de toute mesure réglementaire proposée quand les avantages ne l’emportent pas nettement sur les coûts?
		Les gestionnaires de programmes ont-ils accès à des renseignements suffisants pour prendre des décisions éclairées quant aux avantages nets?

3.4 Dans le cas de règlements visant la protection de la santé, de la société, de l’économie ou de l’environnement, il faut tenir compte des avantages nets relatifs des mesures envisagées. On donne d’abord suite aux projets de règlement présentant les avantages nets les plus considérables. Dans le cas contraire, une explication exhaustive et une justification sont fournies.

		Disposez-vous d’un système permettant d’évaluer et de comparer les risques liés aux problèmes, pour garantir que les efforts sont canalisés vers les problèmes les plus importants?
		Les risques liés aux projets de règlement sont-ils évalués de façon systématique et servent-ils de critères pour le choix des solutions les plus rentables?
		Dans le cas de mesures de réglementation qui ne constituent pas votre priorité absolue selon les critères de risques, existe-t-il un processus permettant de justifier de façon exhaustive votre décision d’aller de l’avant?

3.5 Le fardeau que risquent d’imposer différents projets de règlement fait l’objet d’analyses.

		Existe-t-il des procédures garantissant que le fardeau lié aux projets de règlement fera l’objet d’une évaluation explicite dès le départ?
		Connaissez-vous l’effet cumulatif du fardeau des règlements fédéraux, de manière à pouvoir évaluer tout changement proposé en tenant compte du coût global lié aux exigences en matière d’information, d’administration et de conformité?

3.6 On tient compte des effets particuliers du fardeau réglementaire sur les petites entreprises, ainsi que de la situation et des pratiques commerciales particulières de ce milieu.

		Disposez-vous d’un système garantissant que les petites entreprises sont consultées?
		Les structures des entreprises pouvant être touchées sont-elles bien étudiées et comprises, avec documentation à l’appui?
		Accordez-vous une importance prioritaire aux répercussions sur les petites entreprises et tenez-vous compte de la situation et des besoins particuliers de ces dernières?

3.7 Pour analyser et comparer les répercussions prévues sur les affaires de toute solution réglementaire d’envergure, on a recours à l’Épreuve de l’incidence commerciale ou à un outil d’analyse équivalent.

		Avez-vous recours à l’Épreuve de l’incidence commerciale ou à un outil d’analyse équivalent pour les projets de règlement dont le coût brut actualisé est supérieur à 50 millions de dollars et ceux pour lesquels cette valeur est moindre mais qui risquent d’être relativement mal acceptés par la population? Dans le cas contraire, une justification claire est-elle fournie?
		Tenez-vous compte des répercussions des projets de règlement sur le milieu de travail, en ayant recours à l’épreuve de l’incidence sur le milieu de travail ou à un outil d’analyse équivalent?

3.8 Les solutions recommandées réduisent au minimum le fardeau réglementaire et imposent aux parties assujetties à la réglementation le fardeau le moins lourd possible sur le plan de l’information et de l’administration.

Prenez-vous des mesures pour réduire le plus possible le fardeau réglementaire, ne demander que les renseignements nécessaires, harmoniser, le cas échéant, les exigences en matière d’information avec celles d’autres organismes publics et réduire le plus possible les coûts que doivent engager les entreprises?

3.9 Un système de vérification permet de garantir que l’on a bien examiné toutes les solutions non réglementaires réalisables, tout moyen équivalent d’atteindre les objectifs de la réglementation ainsi que toute solution axée sur le rendement, et que le fardeau réglementaire est le moins lourd possible.

		Disposez-vous d’un système permettant de vérifier si différentes solutions réglementaires ou autres ont été dûment examinées?
		Étant donné qu’il est difficile d’évaluer le fardeau réglementaire, êtes-vous en mesure de vérifier si les clients et les représentants de l’État s’accordent pour dire que l’information à cet égard est suffisante?
		Dans le cas de projets de règlements majeurs, êtes-vous tenus en vertu de vos procédures d’analyser à fond les avantages et les coûts, d’évaluer les risques, de consulter les parties intéressées et d’analyser les répercussions de différentes solutions avant d’en recommander une?

Détermination des possibilités de coordination intergouvernementale Cliquez ici si vous ne pouvez pas voir l'image qui suit Cliquez ici pour élargir cette image(34 K) Les organismes de réglementation doivent déterminer quelles sont, le cas échéant, les exigences réglementaires connexes qui existent déjà et quels sont les ministères, les organismes ou les gouvernements qui interviennent. Ils doivent ensuite s’efforcer d’harmoniser les nouvelles exigences réglementaires avec celles qui existent déjà afin d’en accroître le plus possible l’efficacité et d’éviter les redondances. Lorsqu’on examine de nouvelles normes, il est parfois indiqué de se référer aux normes établies dans le cadre du Système de normes nationales ou à l’échelle internationale. Il y a lieu également de respecter tout accord commercial international ou fédéral-provincial.

Examen de la question

S’il y a une chose qui mécontente énormément les parties assujetties à la réglementation, c’est de constater des différences ou des divergences dans les normes réglementaires internationales, fédérales et provinciales. Il importe donc de savoir ce que font les autres niveaux de gouvernement et de collaborer avec eux dès le début du processus de réglementation.

La collaboration a également l’avantage de vous tenir informés des diverses approches qu’adoptent d’autres organismes de réglementation. Avant de rédiger un nouveau règlement, vous devriez également vérifier s’il est possible de vous inspirer de normes nationales ou internationales existantes afin d’éviter des efforts inutiles.

Liste de contrôle pour l’auto-évaluation

4.1 On entretient des rapports efficaces avec les organismes de réglementation provinciaux et étrangers et il existe des procédures permettant d’obtenir les renseignements nécessaires auprès d’organismes de réglementation étrangers.

		Communiquez-vous régulièrement avec les organismes de réglementation de gouvernements provinciaux et étrangers de manière à bien comprendre la nature de la réglementation en vigueur ailleurs?
		Vous inspirez-vous des documents consultatifs pertinents, par exemple, Coopération en matière de réglementation intergouvernementale (Secrétariat du Conseil du Trésor, 1994) et Collaboration internationale : les produits potentiellement dangereux (Secrétariat du Conseil du Trésor, 1992).

4.2a Le contexte de réglementation dans lequel se situe le problème est bien compris. On sait notamment quelle est la réglementation existante, quels niveaux de gouvernement interviennent et quels sont les organismes de réglementation responsables.

4.2b Les solutions réglementaires sont élaborées en fonction du contexte de réglementation existant et harmonisées avec les exigences réglementaires en vigueur de manière à en accroître l’efficacité au maximum et à éviter tout chevauchement et toute redondance.

		Veillez-vous à ce que tout projet de règlement soit compatible avec les exigences d’autres pouvoirs publics au Canada et à l’étranger?
		Lorsque vous avez l’intention de modifier un règlement, analysez-vous de façon systématique le fardeau cumulatif qu’impose aux milieux d’affaires, et particulièrement aux petites entreprises, l’ensemble des règlements issus des différents paliers de gouvernement?

4.3 La réglementation comporte un renvoi aux normes canadiennes et internationales reconnues, s’il y a lieu, de manière à éviter l’ajout d’une nouvelle série de normes faisant double emploi.

		Existe-t-il des procédures permettant de déterminer les normes de réglementation équivalentes de nos principaux partenaires commerciaux et garantissant que l’on en tient compte dans l’élaboration des normes et des règlements au Canada?
		Dans les cas où il y a divergence entre les normes canadiennes proposées et celles d’autres pays, la divergence est-elle expliquée et bien documentée?

4.4 Des accords interministériels et intergouvernementaux définissent clairement les rôles et responsabilités de chaque partie, les objectifs du programme de réglementation, les politiques d’application et les mécanismes de coordination des divers organismes intéressés.

		Les accords conclus entre les organismes sont-ils conçus de manière à susciter et à favoriser l’harmonisation de la réglementation?
		Disposez-vous d’un système permettant de vérifier si les autres niveaux de gouvernements respectent les obligations qu’ils ont prises lorsque les responsabilités en matière de réglementation sont partagées entre différents gouvernements?

4.5 Le personnel chargé de la réglementation est tenu bien au fait des accords commerciaux internationaux et fédéraux provinciaux et il respecte les obligations qui en découlent ainsi que de toute autre entente pertinente.

		Votre système de gestion vous permet-il de déterminer si les agents chargés de la réglementation qui relèvent de vous sont bien au fait des obligations découlant d’ententes? internationales (par exemple, celle de l’Organisation mondiale du commerce et l’Accord de libre-échange nord-américain) et nationales, (par exemple, l’Accord sur le commerce interprovincial)?
		Évaluez-vous systématiquement tout projet de règlement technique pour garantir qu’un traitement équitable est accordé aux produits, quelle que soit l’administration dont ils relèvent?

Mise en œuvre de la meilleure solution possible Cliquez ici si vous ne pouvez pas voir l'image qui suit Cliquez ici pour élargir cette image(34 K) La conception d’un programme de réglementation comprend l’établissement des objectifs, des modalités d’exécution et des procédures de surveillance de l’exécution. Il faut également prévoir un mécanisme de règlement des plaintes simple et efficace qui repose sur les principes énoncés à l’annexe B.

Examen de la question

Le document intitulé Cadre pour la gestion des programmes de réglementation, publié par la Division des affaires réglementaires du Secrétariat du Conseil du Trésor, traite de façon plus détaillée des aspects comme les objectifs, les modalités d’exécution et les procédures de surveillance de l’exécution. Vous êtes invités à en prendre connaissance.

Le règlement que vous faites promulguer ainsi que l’initiative de réglementation dans laquelle il s’inscrit doivent comporter un énoncé détaillé et précis des objectifs généraux du programme, de même que la formulation des buts plus précis visés.

Les modalités d’exécution du programme indiquent de quelle façon vos activités vous permettront d’atteindre les objectifs qu’il vise.

Comme le souligne la politique de réglementation, tout programme de réglementation vise notamment à garantir que les règlements sont respectés. Les modalités d’exécution du programme devraient donc être assorties d’une politique de conformité, dont la complexité et la portée dépendront de la nature du règlement. Pour tout règlement d’une certaine envergure, la politique de conformité décrira de manière exhaustive et détaillée les méthodes que vous appliquerez pour le faire respecter.

Il s’agira d’un plan bien mûri qui tiendra compte de toute jurisprudence récente redéfinissant la responsabilité éventuelle d’organismes gouvernementaux qui négligent de veiller à l’application des règlements.

Vous devez appliquer les dispositions d’exécution des règlements de manière raisonnable et responsable, en veillant à ce que toute sanction soit proportionnelle à la gravité de l’infraction. Des mécanismes de réparation équitables et opportuns doivent offrir aux intéressés la possibilité de donner suite à toute exigence, à toute demande de cotisation ou à toute allégation d’action fautive.

Les procédures de surveillance de l’exécution des programmes permettent de vous assurer que vos activités vous aident à atteindre vos objectifs. Ces procédures :

		précisent les activités clés inhérentes aux différents éléments de votre programme;
		déterminent, à partir de l’analyse de ces activités, les caractéristiques ou les indicateurs dont l’évaluation et le suivi vous permettront de réaliser les objectifs de la réglementation;
		précisent les méthodes d’évaluation des caractéristiques retenues;
		prévoient la modification ou la détermination des caractéristiques.

Liste de contrôle pour l’auto-évaluation

5.1 Les programmes de réglementation comportent des objectifs et des buts précis et bien documentés.

		Vous inspirez-vous du Cadre pour la gestion des programmes de réglementation (Secrétariat du Conseil du Trésor, 1992)?
		Existe-t-il. des procédures garantissant l’élaboration d’objectifs et de buts clairs et détaillés en matière de programmes de réglementation?
		Les buts des programmes de réglementation englobent-ils explicitement l’amélioration de l’efficience et de la prestation des services, ainsi que la réforme de la réglementation?
		Disposez-vous d’un système permettant de déterminer si les buts sont atteints?

5.2 Les politiques de conformité favorisent l’atteinte des objectifs et des buts de la réglementation.

La politique de conformité favorise-t-elle la réalisation des objectifs et des buts du programme de réglementation?

5.3 Les mesures de conformité liées à tout projet de règlement majeur sont conçues de manière à réduire au minimum la responsabilité des pouvoirs publics.

		La politique de conformité précise-t-elle clairement les normes d’application? Disposez-vous d’un système permettant de vérifier si ces normes sont respectées?
		Disposez-vous d’un système garantissant l’application raisonnable et responsable des règlements?
		Examinez-vous les procédures de conformité dans le but de réduire au minimum la responsabilité éventuelle de l’État?

5.4 Les personnes ou les groupes assujettis aux règlements sont identifiés et informés de leurs responsabilités.

Les politiques de conformité et d’application sont-elles clairement formulées et accessibles aux organismes de réglementation, aux parties assujetties aux règlements, aux bénéficiaires du programme et à la population canadienne?

5.5 Les objectifs de conformité sont clairement définis. Ils sont bien intégrés aux plans opérationnels et aux budgets. Les plans et le rendement attendu sont communiqués à tous les employés chargés de faire respecter la réglementation. Des mécanismes de réparation équitables sont en place. Les parties et les produits visés font l’objet du même traitement, quelle que soit la juridiction dont ils relèvent.

		Disposez-vous d’un mécanisme de révision des dispositions relatives à la conformité des règlements?
		Les sanctions sont-elles proportionnelles à la gravité des infractions?
		Disposez-vous d’un système d’information permettant d’obtenir des renseignements sur la conformité aux principales activités réglementaires et les procédures visant les cas de non-conformité ont-elles adéquates?

5.6 Les programmes de réglementation comprennent des procédures de surveillance de l’exécution.

		Élaborez-vous, en fonction des engagements découlant des programmes, des normes de service portant notamment sur l’accessibilité, l’exhaustivité, les délais de réponse et l’exactitude?
		Évaluez-vous les services par rapport aux normes, de manière à améliorer ces services au besoin?
		Disposez-vous de mécanismes de contrôle garantissant que les activités des programmes assurent l’atteinte des objectifs qu’ils visent?
		Les ressources affectées aux programmes sont-elles suffisantes et les employés chargés de leur exécution reçoivent-ils une formation adéquate?
		Vous servez-vous systématiquement des indicateurs de rendement pour mesurer l’efficacité des interactions avec la clientèle, par exemple, en matière de contrôle de la conformité et de gestion des plaintes?

5.7 On a établi, s’il y a lieu, un mécanisme de gestion des plaintes assorti de mesures de réparation équitables?

		Disposez-vous d’un mécanisme de gestion des plaintes? Est-il accessible, offert dans les deux langues officielles, simple, équitable, confidentiel et efficace? Permet-il de traiter les plaintes rapidement et d’obtenir une rétroaction sur le programme de réglementation? (Voir les principes énoncés à l’annexe B.)
		Le mécanisme de gestion des plaintes permet-il de traiter les plaintes d’autres pays et d’autres gouvernements portant sur l’évaluation de la conformité des produits aux normes et à d’autres règlements?

Communication efficace Cliquez ici si vous ne pouvez pas voir l'image qui suit Cliquez ici pour élargir cette image(34 K) Un langage clair et simple. Lorsque les organismes de réglementation élaborent de nouvelles exigences réglementaires, ils doivent en faire part aux parties intéressées de façon simple, claire, exhaustive et concise dans un langage accessible à tous. Les nouveaux règlements doivent être rédigés en termes que les parties qui y sont assujetties peuvent facilement comprendre. L’accessibilité. Il faut bien faire connaître tout règlement nouveau et toute modification à un règlement existant, de même que tout élément par renvoi, et faire en sorte que les parties intéressées y aient facilement accès.

Examen de la question

En décrivant le problème et les différentes solutions en termes clairs et simples, vous montrerez à ceux à qui vous vous adressez que vous avez bien mûri votre démarche.

Le recours à des techniques de rédaction en langage clair et simple facilite la lecture et la compréhension des règlements. Toutefois, ce n’est pas toujours possible. Par exemple, on ne peut insérer une modification en langage clair et simple dans un règlement rédigé de manière classique. Toutefois, il convient d’utiliser un langage accessible et de profiter des modifications importantes pour simplifier le libellé d’un règlement.

Avant leur promulgation, les projets de règlement sont généralement publiés deux fois dans la Gazette du Canada. Il s’agit là de l’exigence minimale en matière de communication de nouveaux règlements aux parties intéressées. Selon les circonstances, vous pouvez recourir simultanément à plusieurs supports pour diffuser de l’information, tels que les journaux, les revues spécialisées, des bulletins ou, de plus en plus, des supports plus modernes comme Internet, pour informer ceux qui seront assujettis au nouveau règlement.

Liste de contrôle pour l’auto-évaluation

6.1 Les documents de consultation et les renseignements portant sur les projets de règlement sont clairs et tous ceux qui sont susceptibles d’être touchés peuvent les comprendre facilement.

		Y a-t-il, parmi ceux et celles qui sont chargés d’élaborer les règlements, des personnes qui ont reçu la formation voulue pour rédiger ce type de document en langage clair et simple?
		Pour rédiger en langage clair et simple, vous inspirez-vous de documents consultatifs, par exemple, L’élaboration des règlements : les principales étapes et la lisibilité (Secrétariat du Conseil du Trésor et ministère de la Justice, ébauche, 1996) ou Pour un style clair et simple (Multiculturalisme et Citoyenneté Canada, 1991)?
		Disposez-vous d’un système permettant de vérifier si le règlement, dans sa version définitive, est bien compris par ceux qu’il touche?
		Disposez-vous d’un système permettant de confirmer que les documents publics relatifs à l’élaboration des règlements sont compris par ceux qui sont consultés?

6.2a Toutes les parties susceptibles d’être touchées par un projet de règlement en sont informées dans un délai suffisant.

6.2b Les parties assujetties à la réglementation et les autres parties intéressées obtiennent suffisamment d’information pour être en mesure de bien comprendre les règlements, les programmes de réglementation et tout document connexe directement pertinent.

		Avez-vous adopté des lignes directrices en matière de communication à l’intention des agents chargés de la réglementation?
		Existe-t-il des procédures pour identifier les parties visées par une initiative de réglementation et quels sont les supports de communication nécessaires pour les tenir au courant de vos plans?
		Votre procédure exige-t-elle clairement que tout projet de réglementation ou de modification susceptible d’influer sur le commerce international fasse l’objet d’une publication préalable d’au moins 75 jours dans la Gazette du Canada?

6.3a Les renseignements concernant les règlements et toute modification proposée à leur égard sont publiés dans les médias le plus souvent utilisés par les groupes touchés.

6.3b L’organisme de réglementation prend les initiatives voulues pour joindre sa clientèle. Il étudie et met à l’essai de nouveaux supports de communication.

		Les plans de communication prévoient-ils des mesures visant à faire connaître au moyen d’annonces la nature et les répercussions de nouveaux règlements d’envergure?
		Faites-vous l’essai de nouveaux supports pour communiquer avec votre clientèle?

6.4 Les gestionnaires veillent à ce que l’information sur la réglementation soit claire et accessible aux parties intéressées.

		Existe-t-il des procédures permettant de garantir aux gestionnaires que les personnes touchées connaissent et comprennent les exigences réglementaires proposées?
		Demandez-vous à la clientèle d’évaluer l’accessibilité de l’information portant sur la réglementation?

Examen de la question

Lorsque vous recommandez une solution réglementaire aux ministres, vous devez rédiger un résumé de l’étude d’impact de la réglementation (REIR). Les ministres s’en servent aux fins de l’approbation de la réglementation.

Le processus de réglementation fédérale : les étapes pour l’approbation ministérielle des règlements (Secrétariat du Conseil du Trésor, version préliminaire, 1996), guide qui fait pendant au présent ouvrage, explique aux organismes de réglementation comment solliciter l’approbation ministérielle à l’égard des divers types de règlements fédéraux.

Résumé de l’étude d’impact de la réglementation (REIR) Cliquez ici si vous ne pouvez pas voir l'image qui suit Cliquez ici pour élargir cette image(34 K) Lorsqu’un résumé de l’étude d’impact de la réglementation s’impose, il doit : décrire le problème et expliquer les raisons qui justifient la réglementation; décrire le projet de règlement de façon claire et précise; indiquer les différentes solutions envisagées et les raisons qui justifient le recours à la réglementation; décrire les principales répercussions prévues; résumer les consultations menées; expliquer les procédures et les ressources qui serviront à garantir la conformité au règlement et son application.

Le REIR doit également être publié dans la Gazette du Canada de sorte que les parties intéressées soient avisées des intentions du gouvernement. Le REIR décrit le projet de règlement, la nature du processus de consultation de la population canadienne, les avantages et les coûts du projet de règlement ainsi que les différentes solutions envisagées.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor a également publié un guide de rédaction des REIR. De plus, une formation en la matière est offerte.

Liste de contrôle pour l’auto-évaluation.

7.1a On prépare un REIR lorsqu’un règlement doit être rédigé ou modifié dans le but de régler entièrement ou partiellement un problème.

7.1b Le REIR est concis, clair et complet. Il contient des renseignements sur le problème proprement dit, la justification du recours à une solution réglementaire, la solution recommandée, les autres solutions qui ont été envisagées, le processus de consultation et les mécanismes de conformité et d’application recommandés.

		Vous inspirez-vous du Guide de rédaction du REIR (Secrétariat du Conseil du Trésor, 1992)?
		Y a-t-il des personnes, parmi celles qui participent à l’élaboration des règlements, ayant reçu une formation portant sur la rédaction des REIR?
		Disposez-vous d’un système garantissant que le REIR est détaillé et complet?
		Les REIR sont-ils rédigés dans un langage clair et simple que peut facilement comprendre le grand public?
		Êtes-vous tenus en vertu de vos procédures d’examiner la version préliminaire de tout REIR, de concert avec la Division des affaires réglementaires du Secrétariat du Conseil du Trésor, avant de la soumettre à l’approbation du ministre?
		Sollicitez-vous systématiquement la rétroaction de votre clientèle quant à l’utilité des REIR publiés dans la Gazette du Canada?

Consultation des parties intéressées Cliquez ici si vous ne pouvez pas voir l'image qui suit Cliquez ici pour élargir cette image(34 K) Une consultation exhaustive et une notification en temps opportun. Les organismes de réglementation qui ont l’intention de faire adopter ou de modifier des exigences réglementaires doivent mener une consultation exhaustive auprès de toutes les parties intéressées en temps opportun. Les efforts déployés pour la consultation doivent être proportionnels à l’ampleur des répercussions du changement proposé. La notification du projet de règlement ou de la modification proposée doit être donnée assez tôt pour laisser le temps d’apporter les changements nécessaires et de tenir compte des observations formulées par les personnes consultées. Une consultation en temps opportun. Les consultations doivent débuter dès que possible, de sorte que les parties intéressées participent tant à la définition du problème qu’à l’élaboration de solutions. Le processus de consultation. Les organismes de réglementation doivent expliquer clairement aux parties intéressées comment elles peuvent faire part de leur point de vue et de leurs commentaires. Plus précisément, ils devront être en mesure de déterminer quelles sont les parties intéressées, y compris le cas échéant les représentants de groupes de défense de l’intérêt public, de syndicats et d’associations de consommateurs, et de communiquer avec elles. Si les groupes intéressés privilégient un mécanisme de consultation donné, il convient d’en tenir compte dans la mesure où le temps et les ressources dont on dispose le permettent. Les organismes de réglementation doivent coordonner leurs efforts de consultation de manière à réduire les redondances et à alléger le fardeau imposé aux parties intéressées. Les organismes de réglementation devraient envisager d’adopter un processus itératif pour obtenir la rétroaction voulue au sujet des problèmes, des différentes solutions et, ultérieurement, de la solution retenue.

Examen de la question

Une consultation exhaustive des parties intéressées constitue un élément déterminant de la politique de réglementation. De nombreuses normes en font état, car l’apport des personnes touchées par un règlement est susceptible de permettre d’y apporter des améliorations. Le moment opportun pour la tenue de la consultation pourra varier. Si c’est la loi elle-même, plutôt que le règlement, qui produira les effets les plus importants, il se peut que le meilleur moment soit l’étape de la modification législative. C’est à vous qu’il revient de déterminer le moment opportun.

En vertu de la norme, les consultations doivent être menées en temps opportun. Dans bien des cas, dès que possible signifie dès qu’un problème est constaté et qu’une solution réglementaire est envisagée. Les parties intéressées peuvent contribuer très utilement à la définition d’un problème et de son contexte. On ne peut parler de consultation en temps opportun si vous amorcez la consultation après avoir défini le problème et retenu une solution.

Dans le cadre de son initiative consacrée à la qualité des services, le Secrétariat du Conseil du Trésor a rédigé un guide sur la consultation de la clientèle. Pour sa part, le Bureau du Conseil privé a publié une série de lignes directrices sur les pratiques exemplaires en matière de consultation.

Les décisions définitives au chapitre de la réglementation doivent tenir compte dans la mesure du possible du point de vue des groupes consultés. Dans le cas contraire, il faut expliquer pourquoi on n’en a pas tenu compte.

Vous devez avoir recours à l’Épreuve de l’incidence commerciale ou à un outil d’analyse équivalent dans le cadre des consultations menées auprès des milieux d’affaires au sujet de toute initiative de réglementation majeure. Vous pouvez y faire appel pour répertorier en détail les répercussions prévues d’un projet de règlement. Il peut aussi servir d’outil de consultation aux fins de l’examen des problèmes et des solutions.

Liste de contrôle pour l’auto-évaluation

8.1a Des procédures permettent d’établir et d’entretenir des rapports appropriés avec les groupes cibles, les organismes professionnels et les associations de l’industrie et de garantir que les différentes questions sont examinées et résolues de façon efficace et efficiente.

8.1b Il existe des procédures documentées à l’égard de la tenue de consultations. Ces procédures visent notamment la sélection des participants ainsi que les moyens de communiquer avec eux et de susciter leur collaboration.

		La politique de consultation est-elle énoncée par écrit?
		Vous inspirez-vous de documents consultatifs au moment de structurer le processus de consultation? Consultez-vous, par exemple, les Lignes directrices concernant les consultations à l’intention des gestionnaires de la fonction publique (1992), Un guide pratique de la consultation publique (1993, Bureau du Conseil privé) ou Services de qualité : Guide 1, Consultation des clients (Secrétariat du Conseil du Trésor, 1995)?
		Avez-vous des procédures portant sur la consultation des participants au sujet de la consultation proprement dite, et notamment de son à-propos, de la méthode, des questions traitées et de la façon d’intégrer la rétroaction aux recommandations finales destinées au gouvernement?
		La direction s’assure-t-elle que des consultations valables sont tenues?

8.2 Les parties intéressées sont clairement avisées des activités de consultation, assez longtemps à l’avance pour pouvoir s’y préparer et y participer. Dans le cas de règlements complexes, les consultations débutent dès qu’un problème éventuel a été constaté.

		Vos procédures exigent-elles que les parties intéressées soient clairement avisées de la tenue des consultations assez longtemps à l’avance?
		Vos procédures prévoient-elles suffisamment de temps entre la fin des consultations et la présentation des recommandations au Cabinet pour que vous puissiez étudier les points de vue recueillis dans le cadre des consultations et les y intégrer?

8.3 Le processus de consultation vise notamment à déterminer la nature exacte du problème. Les consultations portent sur différentes solutions réglementaires ou autres et notamment sur la solution définitive.

		Votre politique de consultation incite-t-elle les participants à discuter de la nature du problème ainsi que des solutions?
		Les consultations permettent-elles de trouver de nouvelles solutions éventuelles et d’en évaluer les répercussions?
		Le programme de consultation permet-il aux parties touchées par la réglementation de commenter la solution définitive proposée?

8.4 Les efforts déployés pour les consultations sont proportionnels à l’importance et aux répercussions des modifications réglementaires proposées.

Existe-t-il des procédures garantissant que l’ampleur des consultations est raisonnable en regard de l’importance du problème et des répercussions éventuelles des solutions envisagées?

8.5 Des consultations permettent de déterminer clairement qui devrait être consulté et quelles méthodes de consultation devraient s’appliquer aux divers groupes d’intérêt. Toutes les principales parties intéressées sont invitées à participer aux consultations.

		Le processus de consultation est-il ouvert et transparent? Est-il mené dans le respect mutuel de la légitimité et du point de vue de tous les participants?
		Vos procédures de consultation garantissent-elles la sélection et la participation des interlocuteurs appropriés?
		Le processus de consultation assure-t-il la participation des parties intéressées qui sont en mesure de contribuer à l’élaboration des solutions ou sont touchées par le problème?

8.6 On a recours à des méthodes de consultation différentes au besoin, notamment lorsque les personnes consultées le proposent.

		Votre politique ou vos méthodes de consultation vous aident-elles à répondre aux besoins de participants dont les ressources ou les compétences limitées ne leur permettent pas de participer pleinement à la consultation?
		Êtes-vous disposés à adopter des méthodes de consultation originales lorsque des participants éventuels vous le proposent ou que les méthodes traditionnelles rendent leur participation difficile?

8.7 On a recours à l’Épreuve de l’incidence commerciale ou à un outil d’analyse équivalent pour toute consultation portant sur un projet de règlement majeur.

		Êtes-vous tenus en vertu de votre politique d’avoir recours à l’Épreuve de l’incidence commerciale ou à un outil d’analyse équivalent pour consulter l’industrie sur des questions importantes en matière de réglementation?
		Êtes-vous tenus en vertu de votre politique d’avoir recours à l’Épreuve de l’incidence sur le milieu de travail ou à un outil d’analyse équivalent pour consulter les représentants syndicaux et les travailleurs sur des questions importantes en matière de réglementation?

8.8 Consultez-vous les mêmes personnes plus d’une fois, au besoin, si la situation évolue, que de nouvelles questions surgissent ou que les renseignements recueillis dans le cadre de la consultation sont désuets?

		Dans le cas de projets de règlements plus complexes, les personnes consultées participent-elles de façon continue à mesure que vous précisez la définition du problème et que vous proposez différentes solutions réglementaires ou autres?
		Votre processus de consultation exige-t-il que vous déterminiez si la population acceptera la solution proposée? Si elle ne l’accepte pas, justifiez-vous la mesure proposée?

8.9 Tous les avis exprimés durant la consultation sont étudiés et toute décision de ne pas retenir une proposition d’envergure est documentée. Les participants au processus de consultation sont informés de la manière dont les idées qu’ils proposent sont utilisées.

		Votre processus de consultation garantit-il que l’on tient compte des commentaires des participants relatifs à l’élaboration de projets de règlements?
		Informez-vous les participants des décisions que vous prenez à mesure que vous élaborez un règlement? Leur donnez-vous l’occasion de commenter ces décisions?
		Les participants sont-ils informés des résultats des consultations?

8.10 Les parties intéressées sont au fait des efforts de consultation déployés par les différents paliers de gouvernement dans les domaines dont est chargé l’organisme de réglementation. La coordination des activités de consultation est assurée lorsqu’elle s’impose.

Recueillez-vous des renseignements sur les consultations connexes menées par d’autres ministères fédéraux ou d’autres paliers de gouvernement et veillez-vous à coordonner les efforts pour réduire le fardeau de la consultation dans la mesure du possible?

Documentation du processus Cliquez ici si vous ne pouvez pas voir l'image qui suit Cliquez ici pour élargir cette image(34 K) Les documents relatifs au processus. Les organismes de réglementation doivent documenter clairement leur politique et leur processus de réglementation, notamment en ce qui concerne les responsabilités, les pouvoirs et les interactions des employés chargés de gérer, d’exécuter et de vérifier les programmes de réglementation. Les documents relatifs aux changements en matière de réglementation. Il y a lieu de documenter dans chaque cas le processus d’adoption d’un nouveau règlement ou de modification d’un règlement existant. La documentation doit notamment décrire le problème, les différentes solutions, les risques en jeu, les raisons qui justifient la réglementation, le processus de consultation et l’analyse avantages-coûts.

Examen de la question

Vous devriez consigner par écrit vos méthodes de travail en tenant à jour les manuels de procédures, de sorte que vos employés sachent ce que l’on attend d’eux et disposent d’instructions claires concernant l’exécution de leurs diverses tâches.

La documentation concerne également les mesures prises. Vous devriez consigner les étapes du processus décisionnel et bien préciser les responsabilités et les obligations de rendre compte. Sans documentation, il est difficile d’évaluer les mesures prises antérieurement, d’en tirer des leçons et d’améliorer le système de gestion du processus de réglementation de votre ministère.

En documentant convenablement votre travail, vous pouvez également montrer que vous avez respecté la politique de réglementation. Les documents devraient être facilement accessibles.

Liste de contrôle pour l’auto-évaluation

9.1 Le processus de réglementation du ministère est documenté et la documentation porte notamment sur les objectifs, les responsabilités, les pouvoirs et les exigences en matière d’examens.

		La politique de réglementation du ministère est-elle énoncée dans un document qui peut être consulté facilement?
		Le cadre supérieur de qui relèvent les activités de réglementation est-il clairement identifié dans la politique?
		Les liens hiérarchiques, les rôles et responsabilités, les obligations de rendre compte et les rapports entre les personnes qui participent à la gestion du processus de réglementation sont-ils bien documentés et l’information à ce sujet est-elle accessible aux intervenants du système?
		Des énoncés de politique clairs ou d’autres documents destinés aux employés montrent-ils que la haute direction et le ministre responsable appuient pleinement la démarche globale de l’État en matière de réglementation?

9.2a Il existe des manuels de procédures concernant le système de gestion du processus de réglementation.

9.2b Il existe des manuels de procédures concernant tous les programmes de réglementation, sauf les moins importants.

9.2c Les procédures sont mises à jour régulièrement.

		Existe-t-il des manuels de procédures portant sur les activités liées à la réglementation?
		Les procédures sont-elles à jour? Reflètent-elles les modifications législatives? Tiennent-elles compte des changements apportés à la politique de réglementation en 1995?
		Les procédures comportent-elles des références aux documents consultatifs?

9.3 Les décisions sont bien documentées pour l’ensemble du processus et les documents sont approuvés et vérifiés au palier hiérarchique approprié.

		Êtes-vous tenus en vertu de vos procédures de documenter vos décisions à toutes les étapes du processus de réglementation?
		Disposez-vous d’un système permettant de valider la documentation?

9.4 Le processus inhérent à toute initiative de réglementation est correctement documenté. Lorsque la politique de réglementation n’a pas été suivie, les raisons sont documentées.

		Existe-t-il des procédures garantissant la documentation de vos initiatives de réglementation? La documentation doit notamment décrire le problème, les différentes solutions, les risques en jeu, les raisons qui justifient une initiative de réglementation, le processus de consultation, l’analyse avantages-coûts et les coûts bruts de la mesure de réglementation?
		Consignez-vous les hypothèses que vous formulez lorsque vous laborez un règlement?
		La documentation permet-elle de fournir la preuve que vous vous avez respecté les Normes de gestion du processus de réglementation?

Amélioration continue Cliquez ici si vous ne pouvez pas voir l'image qui suit Cliquez ici pour élargir cette image(34 K) Les organismes de réglementation doivent examiner régulièrement leur système de gestion pour déterminer s’il est conforme aux normes; ils doivent rendre compte de ces examens à la haute direction et prendre des mesures pour remédier à tout problème constaté dans le processus de modification et d’élaboration des règlements. Les organismes de réglementation doivent veiller à ce que les membres de leur personnel reçoivent la formation voulue pour satisfaire aux exigences des Normes de gestion du processus de réglementation.

Examen de la question

Non seulement les normes énoncent-elles les exigences relatives à la gestion du processus de réglementation, mais aussi elles correspondent à des pratiques générales de saine gestion. Conformément à ces pratiques, vous devez procéder régulièrement à une évaluation interne du rendement et de la conformité à la politique. Les cadres supérieurs auront ainsi les renseignements nécessaires pour vérifier si votre organisation respecte les exigences de la politique de réglementation et prendre toute mesure corrective qui s’impose.

Le président du Conseil du Trésor répond de la politique de réglementation et des normes de gestion. Comme on l’a souligné dans l’introduction, il vous incombe de procéder à des examens et de rendre compte de leurs résultats au président du Conseil du Trésor. En améliorant constamment votre système de gestion du processus de réglementation, vous améliorerez du même coup votre programme de réglementation. L’amélioration continue vous aidera également à déterminer si vos activités sont conformes à la politique de réglementation et si vous respectez les normes et les exigences du Conseil du Trésor en matière d’examens et de rapports.

Pour assurer la gestion du processus de réglementation et des programmes de réglementation en tant que tels, il faut un personnel compétent. Les technologies évoluent, tout comme les pratiques commerciales, et le personnel doit s’adapter constamment à l’évolution du milieu visé par la réglementation.

Liste de contrôle pour l’auto-évaluation

10.1 Le processus de réglementation fait régulièrement l’objet d’examens internes de la gestion.

		Votre système de gestion prévoit-il une évaluation périodique de la conformité de votre processus de réglementation aux normes de gestion qui s’y appliquent?
		Les personnes qui procèdent aux examens sont-elles indépendantes des services de réglementation du ministère?
		Vous inspirez-vous du volume Examen, vérification interne et évaluation, partie 1, (Secrétariat du Conseil du Trésor, 1994) pour structurer le processus d’examen et sélectionner les outils de mesure du rendement?

10.2 La conception des programmes de réglementation fait régulièrement l’objet d’un examen qui permet d’y apporter des améliorations.

		Les programmes de réglementation font-ils l’objet d’examens axés sur le risque pour déterminer si les activités permettent d’atteindre les objectifs des programmes et de satisfaire aux normes de service?
		Demandez-vous systématiquement à la clientèle et au personnel de contribuer aux évaluations et vous servez-vous de l’information ainsi obtenue?

10.3 Un système permet de vérifier si le gestionnaire s’attaque aux problèmes relevés dans le cadre des examens ou signalés par les clients.

		Les résultats des évaluations sont-ils intégrés aux examens de la gestion périodiques? Servent-ils à formuler des recommandations visant à favoriser la conformité aux normes?
		Disposez-vous d’un système garantissant que les résultats de l’examen des programmes de réglementation servent à atteindre les objectifs et à améliorer les services en temps opportun?
		Les cadres supérieurs vérifient-ils si l’on satisfait à l’ensemble des exigences de la politique et prennent-ils des mesures correctives au besoin?
		L’information provenant du mécanisme de règlement des plaintes vous sert-elle à améliorer les programmes et les services de réglementation?
		Disposez-vous d’un système permettant de vérifier dans quelle mesure ces recommandations ont été suivies?

10.4 Un système permet d’offrir aux employés une formation adéquate en matière d’élaboration de règlements et ils reçoivent la formation nécessaire.

		Existe-t-il une politique et des procédures permettant de déterminer les compétences requises pour chaque poste, d’évaluer les compétences des titulaires et des nouveaux employés et de former le personnel s’il présente des lacunes sur le plan des connaissances et des compétences?
		Les gestionnaires sont-ils en mesure de vérifier si un travail n’est effectué que par des personnes ayant reçu la formation appropriée?

10.5 Des procédures en matière de formation garantissent que des employés possédant les compétences voulues sont disponibles en nombre suffisant.

		Les ressources affectées à la formation des employés chargés des programmes de réglementation sont-elles suffisantes?
		Vos procédures garantissent-elles que tous les employés affectés à la réglementation sont au courant des objectifs des programmes de réglementation, du rôle de chaque élément du processus et des activités exercées dans le cadre de la politique fédérale globale concernant l’exercice du pouvoir de réglementation ainsi que de la responsabilité qui leur incombe en ce qui concerne la poursuite des objectifs?
		Avant d’avoir à mettre en pratique de nouvelles techniques et à exercer de nouvelles activités, les employés reçoivent-ils la formation nécessaire?
		Informez-vous les membres de votre personnel de l’existence des documents consultatifs du Secrétariat du Conseil du Trésor, des possibilités de formation offertes par le Comité interministériel sur les pratiques exemplaires, le Centre canadien de gestion et d’autres organismes, ainsi que d’autres sources d’information et mettez-vous ces ressources à leur disposition?

Les ministères suivants doivent être dotés de systèmes qui respectent les normes dès le 31 décembre 1996 et procéder à un premier examen interne avant le 31 décembre 1999 :

• Agriculture et Agroalimentaire
• Environnement
• Santé
• Industrie
• Transports
• Revenu
• Pêches et Océans

Ces principes ont pour but de faire en sorte que les mécanismes de règlement des plaintes des organismes de réglementation fédéraux soient simples, clairs et bien connus.

Ces mécanismes devraient permettre de régler rapidement les plaintes relatives à la mise en œuvre des programmes et d’accroître la satisfaction de la clientèle à l’égard des programmes et services de réglementation fédéraux. Les mécanismes de règlement des plaintes qui prévoient l’information des dirigeants aideront les organismes de réglementation non seulement à déterminer quels services gouvernementaux peuvent être améliorés mais aussi à améliorer la prestation des programmes et des services de réglementation.

• Cadre pour la gestion des programmesde réglementation (1992) ^{1 2 6}
  
• Collaboration internationale : les produits potentiellement dangereux (1992) ^{1 2 6}
  
  
• Colloque sur la gestion des risques (1994) ⁸
  
  
• Compétitivité et réglementation (1992) ⁵
  
  
• Coopération en matière de réglementation intergouvernementale (1994) ^{1 2}
  
  
• Démarche stratégique pour l’élaboration de politiques sur l’observation de la réglementation (1992) ^{2 3}
  
  
• Élaboration des règlements : les principales étapes et la lisibilité (1996) ¹
  
  
• Évaluation des solutions de rechange à la réglementation (1994) ^{1 2}
  
  
• Examen, vérification interne et évaluation (1994) ²
  
  
• Gérer la réglementation au Canada (1996) ^{1 2}
  
  
• Guide de l’analyse avantages-coûts pour les programmes de réglementation (1995) ^{2 3}
  
  
• Guide de rédaction du RÉIR (1992) ²
  
  
• Guide pratique de la consultation publique (1993) ⁴
  
  
• Guide technique d’étude d’impact de la réglementation (1994) ¹
  
  
• Lignes directrices en matière de consultation à l’intention des gestionnaires de la fonction publique fédérale (1992) ⁴
  
  
• Lois et règlements, essentiel (1996) ⁷
  
  
• Les normes de gestion du processus de réglementation fédérale : Guide de conformité (1996) ¹
  
  
• Les normes de service : un guide pour l’initiave (1996) ²
  
  
• Politique de réglementation 1995 ^{1 2 6}
  
  
• Pour une réglementation préventive (1994) ⁷
  
  
• Pour une utilisation efficace du test de l’impact sur les entreprises ^{1 2}
  
  
• Pour un style claire et simple, 1991 ⁵
  
  
• Pratiques éclairées des programmes de réglementation – Volume 1, Volume 2 (1993, 1994)^{1 2 6}
  
  
• Processus de réglementation fédérale : les étapes pour l’approbation ministérielle des règlements (ébauche, 1996)^{1 2}
  
  
• Projets de réglementation fédérale ^{1 2}
  
  
• Q850 Risk Management: Guidelines for Decision Makers, 7^e version, 1996 ⁹
  
  
• Rapport sur l’examen de la réglementation 1992-1994 ¹
  
  
• La réforme du processus de réglementation fédérale au canada 1971-1992 par W.T. Stanbury ¹
  
  
• Services de qualité : Guide I, Consultation des clients (1995)²
  
  
• Services de qualité : Guide XI, Gestion efficace des plaintes (1996)^{1 2}

Les publications sont disponibles comme suit :

1. Affaires réglementaires*
   Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
   140, rue O’Connor, 11e étage
   Ottawa (Ontario) K1A 0R5
   Téléphone : (613) 952-3459
   Télécopieur : (613) 957-7875
   Courrier électronique :
   RADDAR@tbs-sct.gc.ca

2. Disponible sur Internet à l’adresse :
   http://www.tbs-sct.gc.ca

3. Vendu par Conseils et Vérification Canada
   (CVC), (613) 996-1458

4. Communications et consultation
   Bureau du conseil privé
   (613) 957-5706

5. Groupe communication Canada
   (819) 956-4802

6. Disquette disponible, appelez les Affaires réglementaires

7. Disponible au ministère de la Justice (section du droit administratif)
   (613) 941-1978

8. Institut sur la gouvernance (613) 562-0090

9. Association canadienne de normalisation, (pas encore disponible en français)

* Les employés des ministères et des organismes devraient communiquer avec le coordonnateur responsable de la réglementation de leur ministère (appelez les Affaires réglementaires pour obtenir le nom et le numéro de téléphone)

NOTES

¹ Inspiré de La politique de réglementation, 1995, Conseil du Trésor, Secrétariat, révisée en novembre 1995.

² On considère qu’il s’agit d’un règlement majeur si la valeur actualisée des coûts dépasse 50 millions de dollars ou se situe entre 100 000 $ et 50 millions et que le degré d’acceptation par la population est faible.