Procédure du SNGP sur la gestion des coûts pour les projets immobiliers

1. Date d'entrée en vigueur

Décembre 2012

2. Annulation

S/O

3. Autorité

La présente procédure est émise sous l'autorité du directeur général, Secteur de la gestion des services professionnels et techniques, Direction générale des biens immobiliers (DGBI), Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

4. Contexte

La présente procédure doit être mise en œuvre de pair avec la Politique relative au Système national de gestion de projet (SNGP) de TPSGC et la Directive relative au SNGP pour les projets immobiliers.

5. Portée

La présente procédure s'applique à tous les employés de TPSGC qui interviennent dans la gestion des projets immobiliers réalisés selon le SNGP.

6. Objectif

Décrire les éléments et les exigences du SNGP qui s'appliquent à la gestion des coûts des projets immobiliers.

7. Détails de la procédure

La gestion des coûts des projets est décrite ci-dessous en suivant les neuf phases du SNGP.

L'élaboration du plan des coûts d'un projet compte parmi les aspects les plus importants de la gestion de ces coûts. Elle implique notamment la ventilation critique du plafond des coûts totaux du projet en éléments ou en objectifs de coûts. Une fois qu'il est élaboré, le plan des coûts constitue un cadre de référence selon lequel on doit gérer le budget du projet et, essentiellement, exercer un contrôle sur les coûts du projet. Il peut aussi servir à prévoir les flux de trésorerie du projet.

Un modèle de plan des coûts du projet a été élaboré pour en faciliter l'établissement.

Il importe que le plan des coûts du projet soit considéré comme étant un document évolutif qui fera l'objet de modifications au cours du projet, et qui sera de plus en plus précis au fur et à mesure que les différentes phases s'enchaîneront.

On recommande de faire appel à un spécialiste de la planification et de l'estimation des coûts de construction en ce qui touche l'établissement du plan et des estimations des coûts du projet, surtout s'il est question d'un projet complexe.

7.1 Étape de début de projet

Phase de définition

• En se fondant sur l'énoncé préliminaire de la portée des travaux et les données historiques sur les coûts, on établit une prévision générale des coûts du projet afin de déterminer les coûts des ressources et des études techniques nécessaires à l'élaboration de la présentation visant à demander l'Approbation préliminaire de projet (APP) ou l'Approbation de projet de location (APL).

7.2 Étape d'identification de projet

Phase de lancement

• En se fondant sur l'énoncé des exigences et les données historiques sur les coûts, on approfondit la prévision générale des coûts du projet afin de déterminer les coûts des ressources et des études techniques nécessaires à l'élaboration de la présentation visant à demander l'APP ou l'APL.
• On dresse le calendrier des délais prévus pour les débours de chaque élément de coût / activité.
• On élabore la section Gestion des coûts du plan préliminaire de projet (PPP).

Phase de faisabilité

Comme en font état les lignes directrices du SNGP sur le rapport de faisabilité, cette phase consiste d'abord à cerner les solutions possibles au problème défini et à les évaluer sous un angle autre que financier. Elle implique en outre qu'on demande au chef de projet d'approuver et de recommander les solutions ou les options possibles qui seront analysées plus en profondeur à la phase suivante, où seront établies les estimations indicatives des coûts de chaque solution ou option envisagée.

Phase d'analyse

• On élabore un rapport d'analyse des investissements d'après le rapport de faisabilité approuvé. L'analyse financière devrait notamment porter sur le coût total de chaque option pour le gouvernement fédéral.
• Selon la nature du projet et les options réalisables, on peut établir une estimation indicative des coûts du projet qui englobe notamment les éléments ci-après.
  • Principaux travaux de construction
  • Aménagement de l'immeuble
  • Honoraires professionnels et débours
  • Frais internes et débours
  • Coûts propres au client
  • Coûts de l'élaboration
  • Contingence
  • Marges de sécurité
  • Autres coûts accessoires
  • Taux de location nets
  • Coûts de fonctionnement et d'entretien
  • Taxes
  • Coût du terrain
  • Coût d'indexation
• En se fondant sur la portée définie pour chacune des options réalisables abordée dans les études techniques (études et rapports), on établit et présente une estimation de catégorie D (indicative) des coûts de construction.
• On indique les principales hypothèses formulées à l'égard de l'importance de la réserve de prévoyance et de la marge de sécurité résiduelle se rapportant à chacune des estimations présentées.
• On détermine et estime les ressources nécessaires à la mise en œuvre de chacune des options réalisables.
• On s'assure que tous les coûts pertinents sont inclus dans l'analyse, et que les hypothèses et les intrants sont réalistes et correspondent aux meilleurs renseignements disponibles.
• On met à jour le plan des coûts du projet et la section Gestion des coûts du plan préliminaire de projet, au besoin, et on annexe à l'analyse l'estimation du coût total de l'option retenue.

Phase de clôture de l'étape d'identification

La phase de clôture de l'étape d'identification vise à faire en sorte que le nécessaire a été fait en ce qui concerne l'appréciation, l'établissement de rapports, l'évaluation, le transfert et les activités de clôture administrative, pour que le gestionnaire de projet dispose de renseignements suffisants pour procéder sans heurt à l'étape de réalisation.

• À la lumière de l'APP ou de l'APL obtenue pendant la phase d'analyse, on s'assure que le plan des coûts du projet et l'estimation de catégorie D (indicative) des coûts de construction (selon le cas) ont été mis à jour, et que le document de clôture de l'étape d'identification (DCI) indique l'emplacement des documents à jour.

7.3 Étape de réalisation de projet

Phase de planification

La phase de planification vise à confirmer la qualité et l'exhaustivité des renseignements relatifs au projet en vue d'élaborer et d'organiser la stratégie de réalisation du projet, ainsi qu'à préparer des directives exhaustives à l'intention de l'équipe du projet.

• On vérifie le plan des coûts du projet et les flux de trésorerie prévus pour s'assurer que le plan fait état des ressources, des réserves de prévoyance et des risques qui permettront de respecter la portée, le calendrier et les objectifs de coûts du projet.
• On s'assure que l'estimation de catégorie D des coûts de construction correspond bien aux conditions actuelles du marché de la construction.
• On met à jour le plan des coûts du projet, qui sera annexé au plan de gestion de projet (PGP).

Phase de conception

Acquisition des services professionnels

• On inclut l'estimation de catégorie D (indicative) détaillée et approuvée dans les documents de la demande de propositions.
• On vérifie si les honoraires proposés par l'expert-conseil en conception sont justes et raisonnables et s'ils sont ventilés selon les catégories de services supplémentaires exigés.
• On examine et met à jour le plan des coûts du projet de manière à y tenir compte de tout changement relatif aux honoraires professionnels.

Analyse des exigences du projet par l'expert-conseil en conception

• En ce qui concerne l'analyse des exigences du projet, on s'assure que la portée des travaux confiés à l'expert-conseil en conception comprend l'examen de la plus récente estimation de catégorie D (indicative) des coûts de construction (s'il y a lieu), et que l'expert-conseil propose les changements qu'il juge nécessaires.
• On examine les recommandations et les applique, s'il y a lieu.
• Une fois vérifiée, l'estimation de catégorie D (indicative) des coûts de construction deviendra le plan des coûts de construction. Elle sera alors incluse dans le plan global des coûts du projet, qui sera annexé au plan de gestion du projet.

Concepts proposés par l'expert-conseil en conception

• Lorsque le projet passe de la phase de planification à la phase de conception, les coûts de construction doivent faire l'objet d'une estimation de catégorie C. Par conséquent, on doit s'assurer que l'expert-conseil en conception présente une estimation de catégorie C des coûts de construction liés à chaque option visée par les plans qu'il propose. Cette estimation de catégorie C doit être la plus détaillée possible, dans la mesure où l'information disponible le permet, et doit être fondée sur les coûts élémentaires et d'autres coûts détaillés. Quelle que soit l'option principale ou secondaire proposée, une estimation de catégorie C doit comprendre des provisions raisonnables pour les coûts de construction unitaires, des réserves de prévoyance, les honoraires de l'entrepreneur et le niveau de risque.
• On compare les coûts estimés pour chaque option au plan des coûts de construction afin d'y relever tout écart, et on détermine si les écarts relevés sont importants et doivent être comblés en vue d'atteindre les objectifs de coûts.

Élaboration de la conception

• Au terme de l'élaboration de la conception, l'expert-conseil doit établir une estimation de catégorie B (fondée) représentant le niveau accru de précision des détails de conception disponibles.
• On doit examiner l'estimation de catégorie B en tenant compte des dessins, du devis préliminaire et du calendrier provisoire, afin de s'assurer que l'estimation témoigne du niveau accru des détails de conception et comprend des provisions raisonnables pour les coûts de construction unitaires, les réserves de prévoyance, les honoraires de l'entrepreneur et les risques.
• On doit comparer le coût estimé au plan des coûts de construction afin d'y relever tout écart, et on détermine si les écarts relevés sont importants et doivent être comblés en vue d'atteindre les objectifs de coûts.
• À la date à laquelle elle sera acceptée sous sa forme définitive, l'estimation de catégorie B (fondée) deviendra le plan des coûts de construction. Elle sera alors incluse dans le plan global des coûts du projet et les flux de trésorerie, lesquels seront mis à jour dans le plan de gestion de projet.
• L'estimation de catégorie B (indicative) précitée (ou le plan des coûts de construction) fera partie des documents approuvés qui figureront dans la demande d'ADP.

Phase de mise en œuvre

Documents contractuels

• Pendant la production des documents contractuels, on doit appliquer un processus visant à exercer de façon continue un contrôle de plus en plus détaillé sur les coûts. À chaque étape de l'examen des documents contractuels, l'estimation la plus récente doit se révéler conforme au plan des coûts de construction (en date de l'ADP). Si le plan n'est pas respecté, on devra peut-être revoir les documents contractuels en vue d'atteindre les objectifs de coûts approuvés.

Estimation préalable à l'appel d'offres

• À la fin de la préparation des documents contractuels et avant le lancement de l'appel d'offres, on doit établir une estimation des coûts de catégorie A en n'utilisant que des quantités mesurées. Cette estimation doit être accompagnée d'un sommaire, de pièces justificatives complètes indiquant les éléments des travaux, les quantités, les prix unitaires et les montants, et une ventilation par corps de métier des coûts estimés avant le lancement de l'appel d'offres. Le tout servira à confirmer le plan des coûts de construction et à examiner les soumissions déposées et la ventilation des estimations de l'entrepreneur retenu.

Appel d'offres, évaluation des soumissions et attribution du contrat de construction

• On examine tout addenda proposé en tant qu'ajout aux documents d'appel d'offres, et on en évalue les répercussions sur les coûts de construction par rapport au plan des coûts de construction.
• On examine et évalue les soumissions conformes en tenant compte du plan des coûts de construction, et on se penche sur tout écart important relevé en revoyant l'estimation de catégorie A préalable à l'appel d'offres.
• Avant l'attribution du contrat, on détermine si la soumission conforme la plus basse est juste et raisonnable.
• On détermine si la ventilation des coûts de l'entrepreneur constitue une base de paiement raisonnable en l'examinant et en la comparant à l'estimation de catégorie A et à la ventilation par corps de métier.
• S'il y a des écarts importants, on en informe l'autorité contractante aux fins de considération des autres options envisageables.
• Lorsque le contrat est attribué, on met à jour le plan des coûts de construction.
• On détermine si les fonds peuvent être retournés en fonction de la valeur du contrat attribué.

Administration du contrat de construction

• On examine et évalue les avis de modifications proposées visant les documents d'appel d'offres, et on en détermine les répercussions sur les coûts de construction. Les éléments ci-après doivent être respectés.
  • La proposition de l'entrepreneur est ventilée de façon détaillée et est justifiée.
  • Une déclaration de l'expert-conseil confirme que le prix est juste et raisonnable.
  • Le gestionnaire de projet a fait la déclaration selon laquelle l'autorisation de modification a été examinée, et l'effort et la proposition qui en découle sont justes et raisonnables.
• On fait le suivi des modifications faites à la valeur du contrat en ce qui a trait aux montants préapprouvés pour les modifications proposées (MPMP).
• On fait le suivi des paiements versés au prorata des travaux de construction en ce qui a trait au calendrier et aux flux de trésorerie prévus.

Administration du contrat de l'expert-conseil

• On fait le suivi des modifications faites à la valeur du contrat en ce qui a trait aux montants préapprouvés pour les modifications proposées (MPMP).
• On fait le suivi des paiements versés au prorata des travaux en ce qui a trait au calendrier et aux flux de trésorerie prévus.

Phase de clôture de la réalisation

Tous les projets

On consigne les coûts définitifs du projet dans la version définitive du plan de gestion de projet, et on les compare aux plus récents objectifs de coûts, aux fins d'évaluation du rendement et d'établissement des leçons apprises. On indique également l'emplacement du plan des coûts du projet mis à jour dans le document de clôture de l'identification (DCI) établi pendant cette phase.

8. Responsabilités

Rôle du chef de projet

• Amorcer un processus continu visant à évaluer les coûts des projets de façon officielle et uniforme.
• Élaborer et mettre à jour le plan des coûts du projet en collaboration avec le gestionnaire de projet pendant les étapes de début et d'identification de projet.
• Veiller à ce que les estimations de coûts reflètent l'évaluation des risques au cours des diverses étapes du cycle de vie du projet.
• S'assurer que l'option d'investissement retenue pour un projet en particulier tient compte du profil des risques et de la tolérance aux risques.
• Préparer un aperçu des mesures prévues pour gérer les imprévus au cours du projet et les préciser dans les sections des documents d'approbation du projet portant sur la gestion des risques.
• Préparer les documents d'approbation du projet et les réviser lorsque le plan des coûts de celui-ci change de manière considérable.

Rôle du gestionnaire de projet

• Participer à l'élaboration de la section Gestion des coûts du plan préliminaire de projet.
• Élaborer et mettre à jour le plan des coûts du projet en collaboration avec le chef de projet pendant l'étape de réalisation de projet.
• Élaborer la section Gestion des coûts du plan de gestion de projet.
• Utiliser judicieusement les ressources affectées à la mise en œuvre des stratégies d'atténuation en attribuant et en détaillant les responsabilités touchant le processus de gestion des risques.
• Examiner les risques liés au projet en étant attentif aux nouveaux risques et aux changements dont les risques font l'objet.
• Présenter les activités à risque à l'équipe de projet et faire rapport régulièrement à celle-ci pour s'assurer que les risques qu'elle ne peut pas atténuer sont acheminés au niveau hiérarchique approprié.

On encourage fortement tous les intervenants à consulter les autres chefs de projet et gestionnaires de projet ainsi que les gestionnaires principaux de projet au moment d'élaborer la section Gestion des coûts du plan de gestion de projet. On leur recommande aussi de demander conseil à des ressources externes (professionnels et experts-conseils qualifiés en matière de coûts de construction) ou bien à des spécialistes internes de la planification et de l'estimation de coûts et à des conseillers internes en gestion des risques (par exemple, les unités responsable de la gestion des coûts et de la gestion des réclamations du Centre de soutien intégré).

9. Définitions

Estimation du coût : Établissement du coût approximatif (estimatif) des ressources nécessaires à l'exécution des activités d'un projet.

Contrôle des coûts : Processus qui consiste à surveiller les changements apportés à un projet, à assurer l'évaluation des incidences de ceux-ci sur les coûts et à voir à ce que l'équipe de projet tienne bien compte des incidences sur le plafond des coûts du projet.

Planification des coûts : Processus qui consiste à estimer les coûts d'un projet et à les ventiler en éléments ou en objectifs de coûts.

Plan des coûts du projet : Document évolutif (chiffrier) qui illustre la façon dont les coûts totaux du projet sont ventilés et affectés à des éléments ou à des objectifs de coûts précis, lesquels peuvent ensuite être surveillés et contrôlés durant toutes les phases du projet. À cet égard, reportez-vous modèle créé (plan des coûts du projet).

Plan des coûts de construction : Document comparable au plan des coûts du projet qui, toutefois, porte exclusivement sur l'affectation des coûts liés directement aux activités de construction prévues dans le plan des coûts du projet.

10. Références

Publication du Conseil du Trésor

• Politique sur la gestion des projets

Publications de TPSGC

• Politique relative au Système national de gestion de projet
• Directive relative au SNGP pour les projets immobiliers
• DGBI – SNGP – Lignes directrices sur le plan de projet
• DGBI – SNGP – Guide et modèle de rédaction des rapports de faisabilité
• DGBI – Guide pour la préparation des Rapports d'analyse des investissements
• DGBI – SNGP – Liste de vérification des renseignements de base pour la préparation des estimations en construction
• DGBI – SNGP – Définition des catégories d'estimation des coûts
• DGBI – SNGP – Établissement préalable des étapes pour l'examen des documents des experts-conseils
• DGBI – SNGP – Manuel de la gestion des approvisionnements

11. Demandes de renseignements

Veuillez adresser toute demande de renseignements relative à la présente procédure au directeur, Conseils et Pratiques (exécution de projets), Secteur de la gestion des services professionnels et techniques, Direction générale des biens immobiliers, Travaux publics et services gouvernementaux Canada.