Procédure du SNGP relative à la mise en service des projets immobiliers

Table des matières

1. Date d'entrée en vigueur
2. Annulation(s)
3. Autorisation
4. Contexte
5. Portée
6. Objet
7. Détails de la procédure
8. Surveillance
9. Responsabilités
10. Références
11. Demandes de renseignements

1. Date d'entrée en vigueur :

Août 2012

2. Annulation(s)

Sans objet

3. Autorisation

Le présent document relatif aux politiques est publié en vertu des pouvoirs du directeur général du Secteur de la gestion des services professionnels et techniques (GSPT), Direction générale des biens immobiliers (DGBI), Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

4. Contexte

Le présent document a été rédigé pour appuyer la Politique sur la mise en service de la DGBI, publiée en mai 2011.

La mise en œuvre de cette procédure permettra de faire en sorte que tous les projets gérés par TPSGC ou ses fournisseurs de services soient évalués en fonction de la mise en service et que la mise en service, si elle est requise, soit effectuée conformément à la Politique sur la mise en service de la DGBI.

5. Portée

Le présent document s’applique aux ouvrages construits gérés par la DGBI et/ou ses fournisseurs de services. Il s’agit de nouvelles constructions, de projets gérés en partenariat public-privé, de rénovations et de travaux d’aménagement dans les immeubles appartenant à l’État, les immeubles loués à bail et les ouvrages techniques comme les ponts, les barrages et les quais. Le document s’applique aussi aux nouveaux immeubles construits à des fins de location et aux grands projets de rénovation des immeubles loués sous la garde de la DGBI.

6. Objet

La Politique sur la mise en service de la DGBI énonce en principe : « Tous les ouvrages construits gérés par la DGBI et/ou ses fournisseurs de services doivent être évalués en fonction des conditions d’application de la mise en service. L’évaluation devra tenir compte de la taille, de la portée et de la complexité du projet. »

Le présent document a pour objet d’établir une procédure standard concernant l’application de la Politique sur la mise en service de la DGBI à tous les projets de la Direction gérés par TPSGC et ses fournisseurs de services.

7. Détails de la procédure

Les conditions d’application de la Politique sur la mise en service de la DGBI devront être évaluées selon la procédure suivante :

Projets gérés par la DGBI

1. Le Chef de projets détermine les attentes en matière de qualité technique et les exigences fonctionnelles pour la mise en service durant la phase d'analyse du  Système national de gestion de projet (SNGP), lors de la préparation du Rapport d'analyse des investissements (RAI).
2. Si un client décide de ne pas appliquer la Politique sur la mise en service de la DGBI pour un projet quelconque, le gestionnaire de projets de la DGBI doit informer le client sur les dispositions de la Politique du Conseil du Trésor sur la gestion des projets et sur les risques que comporte la non application du processus de mise en service conformément au Manuel de mise en service de TPSGC et aux Lignes directrices sur la mise en service de TPSGC. Le client doit confirmer par écrit l’acceptation de ces risques et la DGBI peut refuser de gérer des projets de ce type.
3. Le projet reçoit l'Approbation préliminaire de projet et est attribué à un gestionnaire de projets pendant la phase de réalisation de projet du SNGP.
4. Le gestionnaire de projets, en collaboration avec le gestionnaire régional de mise en service, effectue une évaluation d’après les critères indiqués aux Tableaux 1 et 2 ci-dessous.
5. Si la mise en service est requise, le gestionnaire de projets, en collaboration avec le gestionnaire régional de mise en service, détermine la portée de la mise en service.
6. S’il y a un désaccord entre le gestionnaire de projets et le gestionnaire de mise en service ou un autre intervenant concernant la nécessité d’une mise en service, le directeur régional prendra la décision finale.
7. Pour déterminer la portée de la mise en service, il faut suivre les recommandations du Manuel de mise en service de TPSGC et des Lignes directrices sur la mise en service de TPSGC ou des normes portant sur la mise en service, comme celles de l'Association canadienne de normalisation (CSA).

Le graphique illustré à la figure 1 montre le processus d'évaluation de la mise en service.

Le graphique et les tableaux indiqués ici ne s’appliquent pas à tous les cas possibles. Le gestionnaire de mise en service et le gestionnaire de projets devront déterminer conjointement la portée de la mise en service applicable en se fondant sur les expériences du passé, les leçons apprises et le niveau de risque acceptable.

Projets gérés par la DGBI où le processus de mise en service est géré par le fournisseur de services

Lorsque le seuil du coût du projet outrepasse le mandat du fournisseur de services ce dernier doit évaluer tous les projets en fonction des conditions d’application de la mise en service, ainsi que la portée de la mise en service nécessaire, et soumettre les résultats de l’évaluation au gestionnaire de projets de la DGBI.

S’il y a un désaccord entre le gestionnaire de projets de la DGBI et le fournisseur de mise en service concernant la nécessité d’une mise en service, l’agent technique de la DGBI prendra la décision finale, en consultation avec le gestionnaire de la mise en service. S'il y a un désaccord entre ces derniers, le Directeur régional prendra la décision finale.

Le fournisseur de services soumettra un projet de mise en service à l’agent technique de la DGBI pour examen et approbation.

Le fournisseur de services doit fournir les services de mise en service conformément à la Politique sur la mise en service de la DGBI et au Guide de Gestion des Autres formes de prestation de services (AFPS) Procédure d'exploitation uniformisée (PEU) : Projets de mise en service gérés par TPSGC dans les immeubles visés par les AFPS.

Projets gérés par les fournisseurs de services de la DGBI

Le fournisseur de services doit évaluer tous les projets en fonction des conditions d’application de la mise en service, ainsi que la portée de la mise en service nécessaire et soumettre les résultats de ces évaluations à l’agent technique de la DGBI.

Projets gérés selon une entente de partenariat public-privé

Le gestionnaire de projets de la DGBI doit fournir la portée des travaux pour la mise en service dans l'entente contractuelle de partenariat public-privé. Le partenaire du secteur privé doit fournir les services de mise en service conformément à l'entente contractuelle.

Projets gérés par le locateur pour des immeubles loués

Pour les immeubles construits à des fins de location et pour les grands projets de rénovation des immeubles loués, le gestionnaire de projets de la DGBI doit fournir la portée des travaux pour la mise en service dans l'entente contractuelle et les services de mise en service doivent être fournis conformément à cette entente.

Dans le cas des locations, le gestionnaire de la location doit déterminer la portée des travaux pour la mise en service dans les documents d'appel d'offres de location.

Tableau 1 : Mise en service obligatoire
Nota : Si l'un ou l'autre des articles du tableau suivant est applicable, la mise en service est requise.

Type de projet	Systèmes susceptibles d'être visés / Facteurs d'occupation	Recommandations
Nouveau bâtiment/nouvel ouvrage technique	Tous les systèmes de bâtiment et appareils	Effectuer la mise en service pour tous les systèmes et sous-systèmes indiqués dans les documents de conception.
Tous les immeubles à vocation particulière	Tous les systèmes de bâtiment et appareils	Effectuer la mise en service pour tous les systèmes et sous-systèmes indiqués dans les documents de conception.
Tous les projets dont les coûts estimatifs dépassent 2 millions de dollars	Tous les systèmes de l'immeuble de base	Effectuer la mise en service pour tous les systèmes et sous-systèmes indiqués dans les documents de conception.
Tous les projets dont la superficie dépasse 10 000 mètres carrés	Systèmes de l'immeuble de base (s'il y a lieu)	Effectuer la mise en service pour tous les systèmes et sous-systèmes indiqués dans les documents de conception.
Remplacement ou modernisation des systèmes mécaniques et électriques	Systèmes mécaniques et électriques. Systèmes de l'immeuble de base (s'il y a lieu)	Effectuer la mise en service pour tous les systèmes et sous-systèmes à remplacer, et pour tous les autres systèmes visés.
Remplacement ou modernisation des systèmes de sécurité des personnes	Nouveaux systèmes de sécurité des personnes et modernisation des systèmes existants	Effectuer la mise en service pour tous les systèmes de sécurité de personne à remplacer ou ajouter, et pour les autres systèmes de sécurité de personne visés.
Modernisation importante des édifices du patrimoine	Nouveaux systèmes, modernisations, autres caractéristiques patrimoniales visées	Effectuer la mise en service pour les nouveaux systèmes, les modernisations et les autres caractéristiques patrimoniales visées.
Modernisation conforme aux exigences d'accessibilité	Nouveaux systèmes; modernisations	Effectuer la mise en service pour les nouveaux systèmes et les modernisations.
Installation d'un nouveau système de gestion de l'énergie
(SGE) Installation d'un nouveau système de gestion de l'énergie	CVCA, QAI, interaction avec les systèmes d'éclairage, la gestion de l'énergie, la formation du personnel d'exploitation	Effectuer la mise en service pour tous les composants, les systèmes et les sous-systèmes touchés par l'installation du nouveau SGE.
Nouveaux systèmes d'alarme incendie	Alarme incendie, pressurisation des cages d'escalier, extincteurs, bornes fontaines, pompes à incendie, systèmes à préaction, formation	Effectuer la mise en service pour tous les systèmes et sous-systèmes indiqués dans les documents de conception.

Tableau 2 : Évaluation des exigences de mise en service

Type de projet	Systèmes susceptibles d'être visés / Facteurs d'occupation	Recommandations
Modernisation du mobilier de bureau	Câbles d'alimentation des meubles modulaires	Mise en service, en général, non requise.
Nouveaux tapis-moquettes	CVCA (pour les dégagements gazeux seulement)	Mise en service, en général, non requise.
Nouvelle membrane de couverture	Appareils électriques et mécaniques montés en toiture	Mise en service, en général, non requise, sauf s'il y a des appareils sensibles montés en toiture.
Réparation de murs extérieurs	Aucun	Mise en service peut être non requise.
Peinture intérieure	Aucun	Mise en service, en général, non requise.
Remplacement de fenêtres	Aucun	Mise en service, en général, non requise.

Consulter le tableau 2

8. Surveillance

La Politique sur la mise en service de la DGBI énonce : « L’efficacité globale de cette politique sera surveillée au moyen de vérifications faites par des experts nationaux et régionaux de mise en service au sujet de projets choisis au hasard. »

Les objectifs de cette surveillance comportent deux volets :

1. Déterminer si les projets choisis au hasard exigent une mise en service selon les critères indiqués aux Tableaux 1 et 2.
2. Déterminer si la mise en service, le cas échéant, a réellement été effectuée.

La surveillance sera effectuée selon la procédure suivante :

Projets gérés par la DGBI

1. Le gestionnaire régional de mise en service doit préparer un rapport de vérification en choisissant au hasard 5 % des projets effectués dans une année financière. Le rapport en question doit indiquer les éléments suivants :
   • le pourcentage de l'ensemble des projets dans les différentes régions qui a fait l'objet d'une évaluation en ce qui a trait à la mise en service;
   • le pourcentage de l'ensemble des projets dans les différentes régions qui ont fait l'objet d'une mise en service;
   • la confirmation les projets choisis ont fait l'objet d'une mise en service adéquate, conformément au Manuel de mise en service de TPSGC et aux Lignes directrices sur la mise en service de TPSGC.
2. Le gestionnaire régional de mise en service soumet un rapport annuel de vérification au directeur régional, aux directeurs généraux régionaux (DGR), au directeur général de la Gestion des services professionnels et techniques (GSPT) et au directeur des Conseils et pratiques - Services professionnels (CPSP) au plus tard le 30 avril de chaque année.

Il est à noter que le gestionnaire de projets doit s'assurer que les projets sont évalués pour vérifier s'ils nécessitent une mise en service et il doit s'assurer que la mise en service est effectuée le cas échéant. Si le gestionnaire régional de mise en service participe à la réalisation de la mise en service, il ne lui est pas permis de vérifier le travail qu'il a lui-même effectué.

Projets gérés par le fournisseur de services de la DGBI et projets gérés par la DGBI où le processus de mise en service est géré par le fournisseur de services.

1. L’agent technique de la DGBI, en consultation avec le gestionnaire de mise en service de la DGBI, doit choisir au hasard 5 % des projets gérés par le fournisseur de services de la DGBI au cours d'une même année financière aux fins de vérification afin de déterminer si la Politique sur la mise en service de la DGBI est applicable et si la mise en service a été effectuée conformément au Guide de Gestion des AFPS Procédure d'exploitation uniformisée (PEU)  : Projets de mise en service gérés par TPSGC dans les immeubles visés par les AFPS.
2. L'agent technique de TPSGC doit soumettre un rapport annuel de vérification aux DG régionaux, au directeur général des AFPS, au directeur général de la Gestion des services professionnels et techniques (GSPT) et au directeur des Conseils et pratiques - Services professionnels (CPSP) au plus tard le 30 avril de chaque année.

Projets gérés selon une entente de partenariat public-privé (PPP)

1. Le gestionnaire régional de mise en service de TPSGC doit choisir au hasard 5 % des projets gérés selon une entente de partenariat public-privé aux fins de vérification afin de déterminer si la mise en service a été effectuée conformément aux ententes contractuelles.
2. Le gestionnaire régional de mise en service de TPSGC doit soumettre un rapport annuel de vérification aux directeurs généraux régionaux (DG), au directeur général de la Gestion des services professionnels et techniques (GSPT) et au directeur des Conseils et pratiques - Services professionnels (CPSP) au plus tard le 30 avril de chaque année.

Projets gérés par le locateur pour des immeubles loués

1. Pour les immeubles construits à des fins de location et pour les grands projets de rénovation des immeubles loués, le gestionnaire régional de mise en service de TPSGC doit choisir au hasard 5 % des projets aux fins de vérification afin de déterminer si la mise en service a été effectuée conformément aux ententes contractuelles.
2. Le gestionnaire régional de mise en service de TPSGC doit soumettre un rapport annuel de vérification aux directeurs généraux régionaux (DG), au directeur général de la Gestion des services professionnels et techniques (GSPT) et au directeur des Conseils et pratiques - Services professionnels (CPSP) au plus tard le 30 avril de chaque année.

9. Responsabilités

Directeur général de la GSPT et directeur, Conseils et pratiques (Services professionnels)
A la charge de :

• fournir une orientation et une expertise fonctionnelle à toutes les régions dans l’application du processus de mise en service;
• surveiller les résultats des vérifications faites sur certains projets pour voir à l’application uniforme de la procédure.

Gestionnaire national, Génie mécanique et électrique, Conseils et pratiques (Services professionnels) 
A la charge de :

• préparer la Politique sur la mise en service et la Procédures de mise en service de la DGBI et les autres documents connexes;
• surveiller l'application de la Procédure de mise en service de la DGBI et mettre cette celle-ci à jour régulièrement.

Directeurs généraux régionaux et directeurs régionaux
Ont la charge de :

• mettre en œuvre la Procédure de mise en service de la DGBI dans leur région.

Chefs de projets, Directeurs et Gestionnaires de biens
Ont la charge  :

• d'obtenir les fonds nécessaires pour tous les travaux de mise en service 
• de mettre en branle des travaux liés à la mise en service pendant la phase d'analyse du SNGP lors de la préparation du RAI.

Gestionnaires de projets
Ont la charge de : 

• voir à ce que la mise en service fasse partie des projets qu’ils gèrent, et qu’elle soit effectuée conformément à la Procédure de mise en service de la DGBI.

Gestionnaires de mise en service
Ont la charge de :

• fournir des services d’assurance de la qualité dans les activités de mise en service du projet.

Agent technique
A la charge :

• d’examiner et de surveiller les activités de mise en service du fournisseur de services AFPS.

10. Références

Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux, 1991

Politique du Conseil du Trésor sur la gestion des projets

ystème national de gestion de projet – Guide technique de la mise en service

Politique de mise en service de la DGBI

Manuel de mise en service de TPSGC, édition en vigueur, c’est-à-dire les suivants :

• CP.1 TPSGC Manuel de mise en service
• CP.2 Glossaire de la mise en service

Lignes directrices sur la mise en service de TPSGC, édition en vigueur, c’est-à-dire les suivants :

• CP.3 Guide d’élaboration du plan de mise en service
• CP.4 Guide de rédaction des manuels de gestion des bâtiments
• CP.5 Guide de rédaction des plans de formation
• CP.7 Mise en service pour la gestion et l’exploitation des installations
• CP.8 Guide de rédaction des rapports de mise en œuvre
• CP.9 Guide d’élaboration des listes de contrôle
• CP.10 Guide d’élaboration des formulaires de rapport et des schémas
• CP.11 Guide de rédaction des énoncés de mise en service
• CP.12 Guide d’élaboration et d’utilisation des devis de mise en service
• CP.13 Politique, lignes directrices et exigences concernant l’entretien des installations

CSA Z320-F11 – Mise en service des bâtiments et Check Sheets (disponible en anglais seulement) (www)

11. Demandes de renseignements

Pour obtenir des renseignements sur la présente procédure, prière de s’adresser à :

Gestionnaire national, Génie mécanique et électrique
Direction des conseils et pratiques (Services professionnels)
Secteur de la gestion des services professionnels et techniques
Direction générale des biens immobiliers
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada