Services de sécurité, d'administration et d'information

Table des matières

A. Services et initiatives

1. Principaux services

Nous offrons des services de sécurité industrielle aux ministères fédéraux, à l'industrie canadienne et aux gouvernements étrangers. Nous soutenons la gestion des programmes des ministères et des organismes qui utilisent des systèmes administratifs partagés ainsi que des services en ressources humaines. Nous offrons également une série de services en imagerie documentaire pour les ministères et les organismes où le traitement est fait sur papier.

Services de sécurité industrielle

Délivrance d'attestations de sécurité
  • Services d'enquêtes de sécurité sur le personnel de sécurité sous contrat
    • Fournir des clauses de sécurité aux ministères et à la Direction générale des approvisionnements de TPSGC pour les marchés publics selon leurs listes de vérification des exigences relatives à la sécurité.
    • Inscrire dans le cadre du programme les organisations du secteur privé canadien qui doivent avoir accès à des renseignements protégés et classifiés.
    • Effectuer des enquêtes de sécurité sur le personnel des organisations inscrites.
    • Mener des inspections au besoin dans les organisations inscrites.
  • Effectuer des enquêtes de sécurité sur le personnel de TPSGC qui doit avoir accès à des renseignements protégés et classifiés.
Centre d'appels du programme de sécurité industrielle

Répondre aux demandes de renseignements et fournir des conseils et de l'orientation concernant la sécurité industrielle.

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Services d'administration et d'information

Systèmes administratifs communs et services des ressources humaines
  • Offre d'expertise, de développement et de soutien à cinq groupes de concertation gouvernementaux, représentant plus de 100 ministères et organismes, dans la mise en œuvre de systèmes de gestion des ressources humaines, des finances et du matériel pour les applications communes à l'échelle du gouvernement, comme la version 9.1 de PeopleSoft, SAP et GCDOCS.
  • Solutions et améliorations novatrices concernant les systèmes administratifs pour les petits ministères et organismes, tels que :
    • le projet de remplacement du système d'information sur les ressources humaines;
    • le projet de système partagé de gestion des cas;
    • les services et les systèmes financiers partagés.
  • Services de ressources humaines stratégiques et opérationnels dans des domaines comme le ressourcement, la rémunération, la classification, le réaménagement des effectifs, la gestion du rendement et les relations de travail.
Services d'imagerie documentaire
  • Numérisation de documents papier ou d'images dans un format de fichier sécurisé.
  • Indexation, classification, extraction et archivage des données au moyen d'un logiciel automatisé.
  • Données accessibles par l'intermédiaire des systèmes de technologie de l'information du client ou hébergées sur un portail Web sécurisé.
  • Accès immédiat aux renseignements par l'intermédiaire des ordinateurs de bureau.
  • Meilleure prise de décisions, productivité accrue au bureau; niveaux de service améliorés au centre d'appels et remplacement des locaux d'entreposage coûteux par des locaux à bureaux rentables.
  • Certification ISO 9001:2008 en matière de gestion de la qualité, norme CAN/CGSB-72.34-2005 de l'Office des normes générales du Canada (ONGC) pour ce qui est des documents électroniques, et norme CAN/CGSB-72.11-93 de l'ONGC en ce qui concerne les microfilms et les images électroniques.
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2. Initiatives clés

Nous transformons les services et en créons de nouveaux afin de répondre aux besoins de notre clientèle et d'offrir le meilleur rapport qualité-prix.

Approche « à guichet unique » pour les petits ministères et organismes

Quoi : Une formule « à guichet unique » pour les petits ministères et organismes afin de fournir à cette importante clientèle un unique point d'accès pour l'ensemble de ses besoins opérationnels, d'améliorer l'accès aux services, de réduire le délai de réponse et d'améliorer la gestion complète des services.

Avantages :

  • Processus de prestation des services simplifiés.
  • Voies de communication simplifiées pour les demandes de services.
  • Planification des activités à long terme améliorée.
  • Cadre renforcé de gestion des relations avec la clientèle.
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3. À venir

GCDOCS

Quoi de neuf : GCDOCS constitue l'évolution du Système de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI); il s'agit d'un système de gestion des documents et des dossiers électroniques. Sa mise en place a débuté et devrait être terminée d'ici le quatrième trimestre de 2014-2015!

Avantages :

  • Fait partie de l'initiative du gouvernement ouvert du gouvernement du Canada.
  • Assure de manière uniforme la tenue des documents et la gestion de l'information électronique dans l'ensemble de la fonction publique.
  • Permet aux fonctionnaires de trouver plus facilement ce qu'ils cherchent et de transmettre plus efficacement l'information sur les programmes et les services à la population canadienne.

Système partagé de gestion de cas (SPGC)

Quoi de neuf : Une nouvelle initiative qui permettra à une organisation ou à une personne d'effectuer la gestion, le suivi et le contrôle des activités, des tâches et des processus de déroulement du travail. Cette initiative devrait être lancée d'ici le deuxième trimestre de 2014-2015!

Avantages :

  • Conforme à la stratégie de modernisation de la TI du gouvernement du Canada.
  • Intégrée à d'autres systèmes ministériels standards – centre à valeur ajoutée permettant de centraliser l'information pour l'utilisateur.
  • Permet aux ministères de se concentrer sur leur mandat principal et de fournir plus efficacement les programmes et les services à la population canadienne.

Systèmes et services financiers partagés (SSFP)

Quoi de neuf : Amélioration des systèmes administratifs pourles petits ministères et organismes. Les SSFP devraient être mis en œuvre d'ici l'automne de 2014-2015.

Avantages :

  • Conformes à la stratégie de transformation de la gestion financière du gouvernement du Canada.
  • Réduction ou élimination des vulnérabilités, comme les problèmes de capacité.
  • Regroupement et normalisation des systèmes et des pratiques financiers disparates pour améliorer l'efficacité.

Projet de remplacement du système d'information sur les ressources humaines

Quoi de neuf : Configuration d'une version unique du système des ressources humaines pour l'intégration de 32 petits ministères et organismes. Cette solution intégrera les normes concernant la gestion des ressources humaines et le processus opérationnel commun des ressources humaines du gouvernement du Canada (version 9.1 de PeopleSoft). Le projet devrait être mise en œuvre d'ici le quatrième trimestre de 2014-2015!

Avantages :

  • Adapté aux réalités et aux besoins opérationnels des petits ministères et organismes.
  • Conforme à d'autres initiatives de transformation gouvernementale connexes et appuyé par les Services de gestion des applications gérés de manière centralisée.
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B. En avoir pour son argent et éviter des coûts

L'approche collaborative et les services partagés de TPSGC permettent de réaliser des gains d'efficacité et l'optimisation des ressources, grâce à :

  • l'élimination des répétitions;
  • la normalisation des services et des systèmes opérationnels à l'échelle du gouvernement;
  • la simplification des activités des services internes;
  • la réalisation d'économies d'échelle grâce au partage des fonctions, de l'expertise et des ressources communes.

C. Normes de service, résultats et objectifs

Nous avons atteint ou dépassé cinq de nos neuf objectifs concernant les services de sécurité, d'administration et d'information!

Pour les services de sécurité industrielle, nous surveillerons de près le volume d'activités et les types de demandes en 2013-2014. Nous avons également combiné deux normes de service en une ayant une cible plus élevée et avons resserré une autre norme.

Pour les services d'administration et d'information, nous avons ajouté deux nouvelles normes de service, y compris une norme concernant les coûts, pour témoigner de notre engagement accru à demeurer compétitif et à réaliser des économies.

Sommaire du tableau

Le tableau Normes de services, résultats et cibles pour la catégorie de service Services de sécurité, d'administration et d'information affiche des résultats et des cibles de service pour 2011-2012 et 2012-2013 ainsi que des cibles de service pour 2013-2014 pour les catégories de service suivantes : les Services de sécurité industrielle – y compris la Délivrance d'attestations de sécurité; le Centre d'appels du Programme de la sécurité industrielle; et les Services d'administration et d'information – y compris les systèmes administratifs communs et ressources humaines ainsi que les Services d'imagerie documentaire. Le tableau indique également si les résultats sont disponibles par client et indique les résultats du point de référence de l'industrie, s'ils sont disponibles en 2012-2013.

Services de sécurité, d'administration et d'information Objectif
2011-2012 		Résultat
2011-2012 		Objectif
2012-2013 		Résultat
2012-2013 		Disponible par client Points de référence et résultats de l'industrie Objectif
2013-2014
SERVICES DE SÉCURITÉ INDUSTRIELLE
Délivrance d'attestations de sécurité
Répondre aux demandes de cote de fiabilité simple dans un délai de sept jours ouvrables suivant la réception des demandes dûment remplies. 80 % 86 % Indique que l'objectif a augmenté ou le résultat s'est amélioré par rapport à l'année précédente85 %Indique que l'objectif a été atteint ou dépassé 79 %   N/D 85 %
Répondre aux demandes de cote de fiabilité complexe dans un délai de 120 jours ouvrables Note * suivant la réception des demandes dûment remplies. NORME PLUS STRICTE! 80 % 89 %Indique que l'objectif a été atteint ou dépassé Indique que l'objectif a augmenté ou le résultat s'est amélioré par rapport à l'année précédente85 % Indique que l'objectif a augmenté ou le résultat s'est amélioré par rapport à l'année précédente90 %Indique que l'objectif a été atteint ou dépassé   N/D 85 %
Répondre aux demandes de cote de sécurité de niveau « Secret » dans un délai de 75 jours ouvrables suivant la réception des demandes dûment remplies ainsi que des documents ou des renseignements fournis par les tiers, et à condition qu'une cote de fiabilité complexe ait déjà été accordée. 80 % 83 %Indique que l'objectif a été atteint ou dépassé 80 % 75 %   N/D 80 %
Centre d'appels du Programme de sécurité industrielle
Répondre aux demandes de renseignements simples (appels téléphoniques, messages vocaux et courriels) dans un délai de deux jours ouvrables. 80 % 96 %Indique que l'objectif a été atteint ou dépassé Indique que l'objectif a augmenté ou le résultat s'est amélioré par rapport à l'année précédente90 % 88 %     -
Soumettre les demandes de renseignements complexes à un expert en la matière, en dehors du centre d'appels, dans un délai de deux jours ouvrables. 80 % 96 %Indique que l'objectif a été atteint ou dépassé Indique que l'objectif a augmenté ou le résultat s'est amélioré par rapport à l'année précédente90 % 88 %     -
Répondre aux demandes de renseignements ou les soumettre à un expert en la matière dans un délai de deux jours ouvrables. NOUVEAU! Note ** - - - -   N/D 90 %
SERVICES D'ADMINISTRATION ET D'INFORMATION
Systèmes administratifs communs et ressources humaines
Exécuter ses engagements clés avec les groupes de concertation dans le respect des délais et du budget, conformément aux plans annuels et au financement confirmé. Note *** 90 % 97 %Indique que l'objectif a été atteint ou dépassé Indique que l'objectif a augmenté ou le résultat s'est amélioré par rapport à l'année précédente95 % 95 %Indique que l'objectif a été atteint ou dépassé √
(par grappe) 		N/D 95 %
Exécuter dans le délai convenu les mouvements de rémunération établis dans les protocoles d'entente annuels avec les ministères et organismes fédéraux. 96 % 100 %Indique que l'objectif a été atteint ou dépassé Indique que l'objectif a augmenté ou le résultat s'est amélioré par rapport à l'année précédente98 % 99,7 %Indique que l'objectif a été atteint ou dépassé √   -
Offrir des services de rémunération en temps opportun. NOUVEAU! - - - -   N/D 90 %
Imagerie documentaire
Effectuer le traitement des documents par imagerie selon les ententes avec les clients. 99,9 % 99,9 %Indique que l'objectif a été atteint ou dépassé 95 % 99,2 %Indique que l'objectif a été atteint ou dépassé      
Réduire annuellement de 10 % les coûts d'imagerie documentaire par page. - - 100 % 100 %Indique que l'objectif a été atteint ou dépassé   Non disponibles en 2012 Résultats précédents (2) -
Réduire de 10 % les coûts d'imagerie de base par page. NOUVEAU!             0,21 $/page

Notes

Note *

La norme était de 160 jours ouvrables jusqu'en 2012 2013.

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Note **

Combinaison de deux normes de services pour le centre d'appels du Programme de sécurité industrielle.

Retour à la note **

Note ***

La phrase incluait « dans le respect des délais, de la portée et du budget » jusqu'en 2012 2013.

Retour à la note ***

Légendes :
Indique que l'objectif a été atteint ou dépasséIndique que l'objectif a été atteint ou dépassé.
Indique que l'objectif a augmenté ou le résultat s'est amélioré par rapport à l'année précédenteIndique que l'objectif a augmenté ou le résultat s'est amélioré par rapport à l'année précédente.

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Pour obtenir les résultats relatifs aux normes de service de votre ministère si l'information est disponible (veuillez vous référer aux tableaux ci-dessus), n'hésitez pas à communiquez avec nous à SISP.SSIS@pwgsc-tpsgc.gc.ca. NOUVEAU!

Nous prenons nos engagements envers les normes de services très au sérieux. Si vous avez des inquiétudes concernant nos normes de service ou des pistes d'amélioration à nous suggérer, n'hésitez pas à communiquez avec nous à SIS@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

(2) « Selon l'exercice d'étalonnage de Doculabs, effectué en 2011, les services d'imagerie documentaire de TPSGC étaient cotés à 3,08 sur 5 comparativement à la moyenne de 3,60 sur 5 des groupes homologues. Cette évaluation n'est pas réalisée chaque année. Nos niveaux et nos normes de services sont fondés sur ceux de l'industrie de l'imagerie et sont conformes à la norme CAN/CGSB-72.34-2005 (Documents électroniques – Preuve documentaire) et à la norme CAN/CGSB-72.11-93 (Microfilms et images électroniques – Preuve documentaire). Nous respectons aussi la norme ISO 9001:2008 en matière de gestion de la qualité. »

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D. À votre service : exemples concrets

Exemples concrets de la façon dont nous avons été à l'écoute de nos clients et avons apporté des améliorations. NOUVEAU!

Exemple 1

Les services partagés en ressources humaines de TPSGC offrent des services de rémunération aux ministères et aux organismes qui n'ont pas d'employés responsables de la rémunération à l'interne ou qui assument temporairement une charge de travail supplémentaire. Par le passé, TPSGC a fait face à la difficulté de surveiller la façon dont nous respectons les normes de service établies dans les protocoles d'entente avec nos clients.

Pour régler le problème, nous avons été à votre écoute! TPSGC a recueilli les commentaires et les conseils des clients dans le but de trouver la meilleure solution et a commencé à mettre à l'essai un outil de suivi pour contrôler le déroulement du travail et pour évaluer les échéances et les normes au sein du bureau de paye. Cet outil nous a permis de surveiller de près notre rendement et d'apporter immédiatement des modifications pour nous assurer de répondre aux besoins des clients en matière de rémunération. Compte tenu de la réussite de l'outil de suivi, nous le mettons davantage en application au sein de TPSGC.

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E. Quel est votre degré de satisfaction?

Dans l'ensemble, le taux de satisfaction est très élevé en ce qui concerne les services partagés de gestion des ressources humaines et de regroupement d'usagers des systèmes.

Image description

Le graphique est un diagramme en bâton avec2 groupes de 3 bâtons en lien avec la satisfaction des clients. Les 2 bâtons sont relatifs aux Services partagés en ressources humaines et aux 96 % Services de grappes de systèmes. L'information suivante apparaît sur les différents bâtons :

  • Premier groupe : 2011-12
    • Services partagés en ressources humaines : 96 %
    • Services de grappes de systèmes : 82 %
  • Deuxième groupe : 2011-12
    • Services partagés en ressources humaines : 91 %
    • Services de grappes de systèmes : 82 %
  • Troisième groupe : 2012-13
    • Services partagés en ressources humaines : 100 %
    • Services de grappes de systèmes : 86 %

Source : Enquête sur la satisfaction des clients

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F. Pour en savoir davantage sur nos services de sécurité, d'administration et d'information

  • Sur le Web : Services de sécurité, d'administration et d'information
  • Par courriel :
  • Par téléphone :
    • Services de sécurité : numéro sans frais 1-866-368-4646 / région de la capitale nationale 613-948-4176
    • Systèmes administratifs communs et services en ressources humaines : 613-947-8277
    • Services d'imagerie documentaire : 819-956-6597
    • Petits ministères et organismes : 613-943-1895
  • Par courrier :
    • Pour les provinces à l'ouest de l'Ontario :

      Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
      75 rue Bentall
      Winnipeg, Manitoba R2X 3B4

    • Pour l'Ontario et toutes les provinces à l'est de l'Ontario :

      Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
      150 Boulevard Dion, B.P. 1000
      Matane, Québec G4W 4N3

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