Vidéo sur les changements au processus de vérification de casier judiciaire

Début de la vidéo.

(On voit l’intérieur d’une salle de cinéma. Sur l’écran s’affiche le titre de la présente vidéo : « Changements au processus de vérification de casier judiciaire ».)

(Un écran ayant pour titre « Changements au processus de vérification de casier judiciaire » s’affiche.)

(Le narrateur parle)

Voici une vidéo de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) sur les changements récents apportés au processus de vérification de casier judiciaire.

Pendant la vidéo, nous expliquerons pourquoi la prise électronique des empreintes digitales fait maintenant partie du processus de vérification de casier judiciaire.

Nous indiquerons également pourquoi et quand les organisations inscrites au Programme de sécurité des contrats de SPAC doivent aiguiller les employés vers la prise électronique des empreintes digitales pour une demande d’enquête de sécurité sur le personnel.

Tout d’abord, déterminons à qui s’applique ce processus.

(Un nouvel écran portant le titre précédent s’affiche.)

Ce processus s’applique aux organisations qui travaillent ou comptent travailler dans le cadre d’un contrat du gouvernement du Canada comportant des exigences de sécurité gérées par le Programme de sécurité des contrats (PSC).

Plus précisément, ce processus s’applique aux organisations ayant des employés nécessitant une attestation de sécurité (aussi couramment appelée « autorisation de sécurité ») nouvelle, renouvelée ou mise à niveau, délivrée par le PSC.

Il importe de mentionner que ce processus n’influe en rien sur la validité d’une attestation de sécurité du personnel existante accordée par le PSC.

Le PSC collabore avec la Gendarmerie royale du Canada quand il détermine s’il faut accorder une attestation de sécurité aux employés d’organisations du secteur privé.

Ce processus nécessite la tenue d’une vérification judiciaire.

À partir de ces vérifications, les résultats de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) sont générés. Le PSC utilise ces « résultats de la vérification de casier judiciaire », ainsi que d’autres considérations, dans le cadre de son évaluation globale.

(Un écran intitulé « Aperçu » s’affiche.)

Dans la présente vidéo, nous vous expliquerons ce qui suit :

• La raison pour laquelle le nouveau processus de vérification de casier judiciaire a été mis en œuvre
• Les parties concernées
• Certains des avantages du nouveau processus
• Les étapes qu’une organisation inscrite au Programme de sécurité des contrats de SPAC doit suivre quand elle présente une demande d’enquête de sécurité sur le personnel comportant la prise électronique des empreintes digitales

Commençons sans plus tarder.

(Un écran ayant pour titre « Vérification de casier judiciaire » s’affiche.)

La Gendarmerie royale du Canada (GRC) est le principal organisme responsable des demandes de renseignements relatives à l’application de la loi.

L’an dernier [2016], l’organisme a annoncé le remplacement du processus de vérification nominale des antécédents judiciaires par un nouveau processus de vérification de casier judiciaire recourant à la prise électronique des empreintes digitales.

Le 1er février 2017, Services publics et Approvisionnement Canada a imposé à ses fournisseurs la prise électronique obligatoire des empreintes digitales.

Des changements ont donc été apportés aux processus du Programme de sécurité des contrats pour satisfaire aux nouvelles exigences de la GRC en matière de vérification de casier judiciaire.

(Un nouvel écran portant le titre précédent s’affiche.)

Vous vous demandez peut-être pourquoi la GRC remplace la vérification nominale par la vérification dactyloscopique.

La réponse est simple : la vérification nominale des antécédents judiciaires n’est pas toujours fiable.

Elle mène souvent à des erreurs d’épellation et à l’utilisation de noms ou de surnoms communs et, dans bien des cas, elle ne tient pas compte des changements de noms.

Essentiellement, les résultats des recherches fondées sur les noms ne sont pas aussi exacts que les recherches réalisées au moyen des empreintes digitales.

La vérification dactyloscopique est utilisée depuis de nombreuses années pour confirmer l’identité d’une personne, et il s’agit d’une pratique exemplaire à l’échelle internationale.

Le prélèvement des empreintes est la seule manière précise de déterminer si une personne a un casier judiciaire et de réduire les fausses associations à la criminalité.

Ne vous méprenez pas : la vérification dactyloscopique constitue non pas une vérification de niveau supérieur, mais plutôt une amélioration par rapport au processus de vérification judiciaire existant.

(Un écran intitulé « Avantages de la prise électronique obligatoire des empreintes digitales » s’affiche.)

La prise électronique des empreintes digitales dans le cadre du processus de vérification de casier judiciaire présente également d’autres avantages.

Comme il a été mentionné précédemment, les empreintes digitales permettent l’obtention immédiate de résultats.

Cela signifie que les employeurs et les demandeurs, surtout ceux dont le traitement de la demande aurait connu des retards parce que leur nom aurait été associé par erreur à celui de délinquants condamnés, ne subiront plus de longs temps d’attente parce qu’ils ont un nom commun.

L’automatisation des processus internes et les réponses immédiates fournies par voie électronique par la GRC permettront de réduire les délais de traitement et de réponse.

Cela signifie que les employés d’organisations présentant une demande d’attestation de sécurité pourront obtenir beaucoup plus rapidement une autorisation de la part de SPAC.

La GRC a investi considérablement dans une solution qui satisfait aux exigences obligatoires relatives au traitement des empreintes digitales.

(Un écran intitulé « Où obtenir les empreintes digitales » s’affiche.)

Depuis 2013, la plupart des services de police ont pris des dispositions afin d’acheter l’équipement nécessaire ou de s’associer à d’autres services de police qui le possèdent.

Comme ce ne sont pas tous les services de police qui ont la capacité d’effectuer la prise électronique des empreintes digitales demandée par la GRC, cette dernière fournit une accréditation aux fournisseurs privés de services de prise des empreintes digitales.

On compte actuellement 135 fournisseurs de services privés accrédités par la GRC partout au Canada. La liste des fournisseurs de services est constamment mise à jour à mesure que de nouveaux fournisseurs de services sont accrédités par la GRC.

(Un lien vers la liste des fournisseurs de services privés accrédités est affiché.)

Les fournisseurs de services du secteur privé sont des entreprises qui facturent la prise des empreintes digitales.

Il existe également à l’heure actuelle 515 détachements de la GRC partout au Canada qui ont la capacité de prendre des empreintes digitales, y compris dans des régions éloignées, comme à Iqaluit et Cold Lake, pour n’en nommer que quelques-unes.

Pour répondre aux besoins des fournisseurs des régions éloignées où la prise électronique des empreintes digitales ne peut être effectuée, on offre l’utilisation de la technologie de numérisation. De cette façon, on peut prendre les empreintes digitales sur papier (encrage des doigts) et les envoyer par courrier aux installations centrales aux fins de numérisation pour qu’elles soient ensuite transmises par voie électronique à la GRC. Ce modèle est déjà en place à certains endroits.

Si vous visionnez la présente vidéo à titre de fournisseur de services de prise d’empreintes digitales du secteur privé et que vous n’êtes pas au courant de l’entente conclue le 1er février 2017 entre le Programme de sécurité des contrats de SPAC et la GRC, veuillez communiquer avec les Services canadiens d’identification criminelle en temps réel de la Gendarmerie royale du Canada.

(Un écran intitulé « Coût de la prise des empreintes digitales » s’affiche.)

Comme il a été mentionné précédemment, les fournisseurs de services privés accrédités par la GRC facturent des frais pour la prise des empreintes digitales.

Les estimations de coût actuelles sont de 40 à 65 $; cependant, les frais peuvent varier d’une province à l’autre.

Ces frais peuvent être facturés par les fournisseurs de services privés, la GRC ou les détachements de police.

Il importe de mentionner que le Programme de sécurité des contrats de SPAC ne reçoit pas de fonds des fournisseurs et ne tire pas profit de leurs services.

Les demandeurs, pour éviter de trop payer, doivent apporter le formulaire de demande du Programme de sécurité des contrats de SPAC à titre d’indication légitime selon laquelle la prise de leurs empreintes digitales est nécessaire dans le cadre d’un contrat du gouvernement du Canada comportant des exigences en matière de sécurité.

Les demandeurs peuvent également rappeler aux fournisseurs de services une correspondance récente produite par la GRC qui a été envoyée à tous les fournisseurs de services accrédités pour les informer que les vérifications de casier judiciaire et la prise électronique des empreintes digitales de SPAC sont considérées comme des exigences gouvernementales et que les frais connexes doivent être rajustés en conséquence.

Si le fournisseur de services ne reconnaît pas que le formulaire de demande de SPAC est un formulaire officiel du gouvernement du Canada et qu’il compte imposer des frais supplémentaires, nous suggérons aux demandeurs de consulter l’agent de sécurité d’entreprise de leur organisation avant la prise de leurs empreintes digitales.

Nous encourageons les agents de sécurité d’entreprise à communiquer avec les responsables de notre Programme pour obtenir de plus amples renseignements sur les endroits où sont fournis les services de prise d’empreintes digitales ou les autres solutions qui s’offrent à eux.

(Un nouvel écran portant le titre précédent s’affiche.)

Les demandeurs doivent s’assurer que le fournisseur de services de prise d’empreintes digitales auquel ils font appel a été accrédité par la GRC.

Si le fournisseur de services de prise d’empreintes digitales n’est pas accrédité par la GRC ou si les appareils de prise d’empreintes digitales ne sont pas configurés de manière à ce que le résultat de la vérification de casier judiciaire du demandeur soit envoyé directement de la GRC à SPAC, le demandeur doit encore une fois consulter tout d’abord l’agent de sécurité d’entreprise de son organisation avant la prise des empreintes digitales.

Nous montrerons le formulaire de demande de prise d’empreintes digitales du demandeur de SPAC et expliquerons la façon de l’utiliser plus tard pendant la vidéo.

(Un écran intitulé « Préoccupations concernant la protection des renseignements personnels » s’affiche.)

Jetons un bref coup d’œil sur certains renseignements clés liés aux préoccupations en matière de protection des renseignements personnels.

Il est important de comprendre que SPAC ne reçoit pas vos empreintes digitales ou celles des demandeurs.

Dans le cadre du nouveau processus, nous ne recevons que le résultat de la vérification dactyloscopique effectuée par la GRC.

En d’autres mots, le service de police ou le fournisseur de services tiers soumet par voie électronique les empreintes digitales des demandeurs à la GRC, et cette dernière utilise les empreintes digitales pour faire une recherche dans sa base de données de casiers judiciaires.

La GRC ne fait que fournir à SPAC les résultats de cette recherche, et le personnel du Programme de sécurité des contrats utilise les résultats dans le cadre du processus consistant à déterminer si le demandeur peut se voir accorder ou non une attestation de sécurité s’appliquant au personnel.

Une fois que la GRC a terminé sa recherche, elle supprime les empreintes digitales de son système. Les empreintes digitales prélevées à des fins civiles ne sont à aucun moment conservées dans une base de données.

En outre, seuls les analystes de SPAC qui traitent des demandes d’attestation de sécurité du personnel ont accès aux résultats de la vérification de casier judiciaire.

Ces résultats ne sont ni diffusés ni transmis aux autorités contractantes ou à l’agent de sécurité d’entreprise du demandeur.

De plus, les services de police et entreprises accréditées n’ont pas le droit de conserver et d’archiver les formulaires de demande de prise d’empreintes digitales prélevées à des fins civiles ou les copies électroniques des empreintes digitales.

Une fois qu’une demande est traitée dans le système, les formulaires de demande de prise d’empreintes digitales et les versions électroniques des empreintes digitales doivent être détruits conformément aux lignes directrices sur les renseignements protégés du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Si une personne refuse de fournir ses empreintes digitales pour une vérification de casier judiciaire parce que cela constitue une atteinte à la vie privée, SPAC ne pourra traiter la demande d’enquête de sécurité sur le personnel.

(Un écran ayant pour titre « Cas dans lesquels la prise électronique des empreintes digitales est requise » s’affiche.)

Dans les trois prochaines diapositives, nous passerons en revue les circonstances dans lesquelles les empreintes digitales sont requises, ne sont pas requises et peuvent être requises.

Commençons par les cas dans lesquels la prise électronique obligatoire des empreintes digitales est requise.

La première circonstance est une nouvelle demande.

Toute nouvelle enquête de sécurité sur le personnel (cote de fiabilité) ou attestation de sécurité (cote de niveau Secret ou Très secret) soumise au Programme de sécurité des contrats est assujettie au nouveau processus de vérification de casier judiciaire, ce qui signifie que les empreintes digitales sont requises.

Nous avons ensuite la demande de mise à niveau.

Si un demandeur souhaite obtenir la mise à niveau de son attestation de sécurité, une vérification de casier judiciaire sera requise.

Dans un tel cas, le demandeur doit faire l’objet d’une prise électronique des empreintes digitales.

Cependant, si un demandeur a présenté au Programme, au cours de la dernière année, une demande d’enquête ou d’attestation de sécurité, les responsables pourront utiliser les résultats de la vérification de casier judiciaire générés par la GRC dans le cadre du processus d’examen, et aucune autre empreinte digitale ne sera requise.

Les demandes de mise à niveau comprennent celles présentées par un employé détenant une cote de fiabilité pour obtenir une cote de niveau Secret ou un employé détenant une cote de niveau Secret qui demande de passer au niveau Très secret.

Remarque : Si un ASE [agent de sécurité d’entreprise] ou un ASER [agent de sécurité d’entreprise remplaçant] utilise le Service en direct de filtrage de sécurité du personnel (SDFSP) par l’entremise du portail des Services en direct de sécurité industrielle (SEDSI) pour soumettre la demande d’enquête de sécurité sur le personnel, il doit sélectionner l’option de mise à niveau quand les employés détenant une cote de fiabilité doivent obtenir une cote de niveau Secret ou Très secret.

(Un nouvel écran portant le titre précédent s’affiche.)

Un autre cas où les empreintes digitales sont requises survient quand un demandeur souhaite obtenir la mise à niveau (le renouvellement) de son attestation de sécurité.

Règle générale, la prise électronique des empreintes digitales sera toujours requise.

Cependant, dans les cas où le demandeur a déjà fait l’objet d’une vérification de casier judiciaire par le truchement du Programme de sécurité des contrats au cours de l’année précédant la date de soumission de la demande de mise à niveau (renouvellement) aucune autre empreinte digitale n’est requise.

Encore une fois, c’est parce que le personnel du PSC peut utiliser les résultats générés par la GRC pour traiter la demande d’attestation.

Enfin, il y a les demandes de renseignements d’origine électromagnétique [SIGINT]. Ces demandes sont rares, mais la prise électronique des empreintes digitales est néanmoins obligatoire.

(Un écran ayant pour titre « Cas dans lesquels la prise électronique des empreintes digitales n’est pas requise » s’affiche.)

La prise électronique des empreintes digitales n’est pas requise dans les cas de demandes de transfert, sauf évidemment si l’attestation de sécurité du personnel du demandeur doit être mise à jour (renouvelée).

Un transfert est effectué quand il faut que l’attestation de sécurité existante d’un employé d’une organisation soit transférée d’un ministère ou organisme gouvernemental à un autre.

Un agent de sécurité d’entreprise peut déterminer si un transfert est possible en passant en revue la section B du formulaire 330-23 du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) dans laquelle le demandeur doit indiquer s’il a déjà rempli un formulaire de vérification de sécurité du gouvernement du Canada.

Remarque : Une organisation ne peut transférer l’attestation de sécurité d’un employé de son entreprise à un ministère ou organisme du gouvernement.

Seul un ministère peut présenter une telle demande au nom de cette organisation.

Par ailleurs, il est très important de savoir qu’une organisation ne peut transférer que l’attestation de ses [propres] employés.

C’est-à-dire qu’une entreprise ne peut demander le transfert de l’attestation d’une ressource en sous-traitance.

Dans de tels cas, l’agent de sécurité d’entreprise de l’entrepreneur serait tenu de présenter cette demande.

Il importe également de mentionner que vous ne pouvez transférer les empreintes digitales d’un employé ou les résultats d’une vérification de casier judiciaire découlant des empreintes digitales.

(Un nouvel écran portant le titre précédent s’affiche.)

Pour transférer une attestation de sécurité, les trois conditions suivantes doivent être remplies :

• Premièrement, l’attestation de sécurité de l’employé doit être toujours valide
• Deuxièmement, cette attestation ne doit pas nécessiter de mise à jour
• Troisièmement, votre organisation doit être inscrite au Programme de sécurité des contrats et être en règle

Duplication : Pour les duplications, la prise électronique des empreintes digitales n’est pas requise à moins d’un changement de situation.

L’attestation d’un employé peut être dupliquée s’il doit travailler pour plusieurs organisations dont le contrat avec le gouvernement du Canada comporte une exigence en matière de sécurité si les trois critères suivants sont remplis :

• L’attestation de sécurité de l’employé est toujours valide. L’employé doit également confirmer que ses antécédents personnels concernant ses condamnations criminelles n’ont pas changé
• L’attestation de l’employé ne nécessite pas de mise à jour
• Par ailleurs, l’organisation dupliquant l’attestation de l’employé est inscrite au Programme de sécurité des contrats et est en règle

Si l’un ou l’autre de ces critères n’est pas rempli, une nouvelle demande d’attestation concernant l’employé en question doit être soumise, et les empreintes digitales seront requises.

Demandes d’accès spécial de l’OTAN et de COSMIC : Les empreintes digitales ne sont pas requises quand un demandeur demande un accès spécial de l’Organisation du Traité de l’Atlantique Nord (OTAN) et de Contrôle du matériel classé secret dans un commandement international (COSMIC) s’il détient déjà une cote de sécurité de niveau Secret ou Très secret valide et dans les cas où cette demande ne constitue pas une mise à niveau.

COSMIC est une cote de sécurité de niveau Très secret de l’OTAN. Des mesures supplémentaires peuvent s’appliquer selon l’exigence. Vous pouvez consulter notre site Web [Processus d’enquête de sécurité sur le personnel] ou communiquer avec les responsables de notre Programme pour obtenir de plus amples renseignements sur les cotes de sécurité de COSMIC [et] de l’OTAN.

(Un écran ayant pour titre « Cas dans lesquels la prise électronique des empreintes digitales peut être requise » s’affiche.)

Enfin, les empreintes digitales peuvent être demandées dans les circonstances suivantes : Demandes de réactivation.

La prise électronique des empreintes digitales est seulement requise pour réactiver une attestation de sécurité du personnel inactive depuis plus d’un an; dans un tel cas, l’attestation de sécurité du demandeur sera traitée comme s’il s’agissait d’une nouvelle demande, et les empreintes digitales seront requises.

Les demandes de réactivation concernent les employés ayant détenu une attestation de sécurité du personnel dans une entreprise du secteur privé inscrite au Programme de sécurité des contrats.

Une demande d’attestation de sécurité du personnel est considérée comme inactive quand une cessation de cette attestation a été soumise au Programme de sécurité des contrats par l’agent de sécurité d’entreprise pour l’employé en question.

Pour les vérifications hors pays, la prise électronique des empreintes digitales pourrait également être demandée dans le cas d’un demandeur qui a séjourné ou qui a travaillé à l’étranger pour une période d’au moins six mois consécutifs. Dans de tels cas, le Programme de sécurité des contrats informerait l’agent de sécurité d’entreprise de cette exigence.

(Un écran ayant pour titre « Un processus simple à sept étapes » s’affiche.)

Pour aider les responsables de la sécurité d’une organisation et leurs demandeurs à mieux comprendre la manière de présenter une demande d’attestation de sécurité visée par la prise électronique obligatoire des empreintes digitales, le Programme de sécurité des contrats a élaboré un processus facile comportant sept étapes.

Avant de commencer à passer en revue ces étapes, nous aimerions vous rappeler que vous pouvez facilement obtenir copie de ces étapes sur notre site Web [Prise électronique obligatoire des empreintes digitales].

À la fin de la présente vidéo, une liste de l’ensemble des pages de sites Web pertinentes sera également fournie pour vous aider à suivre ce processus.

La première étape concerne le responsable de la sécurité de l’organisation (ASE ou ASER).

L’ASE [ou] l’ASER doit déterminer si un employé requiert une attestation de sécurité et à quel niveau.

[Deuxième étape] Dans l’affirmative, l’ASE [ou] l’ASER doit fournir à ses employés (également appelés demandeurs) une copie du formulaire de demande de prise d’empreintes digitales du demandeur de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC). Ce formulaire se trouve également sur notre site Web [Formulaire de demande de prise d’empreintes digitales du demandeur].

Ensuite [troisième étape], l’employé présente le formulaire à un service de police ou à une société de dactyloscopie accréditée [liste des fournisseurs de services privés accrédités] par la GRC et demande au fournisseur de services de remplir le formulaire.

Puis [quatrième étape], le fournisseur de services procède à la prise électronique des empreintes digitales du demandeur.

Dans le cadre de ce processus, un numéro de contrôle de document à 20 chiffres (également appelé NCD) est généré et inscrit sur le dossier des résultats de la prise électronique des empreintes digitales.

Le NCD doit être inscrit sur le formulaire de demande du demandeur.

(Un nouvel écran portant le titre précédent, « Un processus simple à sept étapes », s’affiche.)

Il est très important que le demandeur reçoive une copie du dossier des résultats de la prise électronique des empreintes digitales, le NCD et une copie du formulaire de demande sur laquelle est inscrit le NCD.

Nous demandons également que les demandeurs exigent une copie du feuillet de données de réponse des résultats d’une recherche d’empreintes décadactylaires de la GRC, qui présente le NCD du demandeur et confirme la destination où seront envoyés les résultats de la vérification de casier judiciaire.

Ce document pourrait permettre de valider le NCD associé aux résultats de la vérification de casier judiciaire du demandeur et aider la Programme à cerner tout enjeu potentiel de mise en correspondance.

Nous rappelons également aux responsables de la sécurité de l’organisation de tout d’abord confirmer auprès du fournisseur de services que son système de prise des empreintes digitales est configuré de façon à pouvoir entrer le numéro de référence de SPAC, avant d’y aiguiller un demandeur pour la prise des empreintes digitales. Le numéro de référence figure sur le formulaire de demande. Il s’agit du PQ80800).

Ce numéro doit être entré dans le système de prise d’empreintes digitales du fournisseur de services.

Il permet l’envoi direct des résultats de la vérification de casier judiciaire effectuée par la GRC par rapport au demandeur, de la base de données de la GRC à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), aux fins de traitement.

(Un nouvel écran portant le titre précédent s’affiche.)

Nous en sommes maintenant à l’étape 5.

À cette étape, le fournisseur de services transmet par voie électronique la version électronique des empreintes digitales du demandeur à la GRC.

Comme il a été mentionné précédemment, si le demandeur habite une région éloignée du Canada, il se peut qu’il soit nécessaire de prélever ses empreintes digitales sur papier, de les envoyer à une installation centrale aux fins de numérisation et de les transmettre par voie électronique à la GRC.

Si c’est la seule solution qui s’offre au demandeur, le numéro de contrôle de document de la soumission doit figurer sur la demande d’attestation de sécurité du personnel du demandeur transmise au Programme de sécurité des contrats.

Remarque : Les demandeurs doivent effectuer un suivi auprès de l’installation centrale pour obtenir le numéro de contrôle de document (NCD) de la soumission.

Pour l’étape 6, le demandeur remet le formulaire et une copie du reçu du fournisseur de services à l’agent de sécurité d’entreprise de son organisation.

L’agent de sécurité a pour responsabilité de transmettre la demande d’attestation de sécurité du personnel du demandeur, soit par voie électronique grâce au portail des Services en direct de sécurité industrielle (SEDSI), soit en la soumettant manuellement.

Rappelez-vous que, à compter du 1er février 2017, toutes les demandes nouvelles, mises à jour ou mises à niveau doivent inclure un NCD.

Pour les demandes transmises par voie électronique, l’agent de sécurité d’entreprise doit inscrire le numéro de contrôle de document dans le système des SEDSI.

Pour les demandes transmises manuellement, l’agent de sécurité d’entreprise doit soumettre une copie du reçu de la prise électronique des empreintes digitales du fournisseur de services.

Si une copie du formulaire de demande du demandeur est transmise avec les formulaires d’attestation de sécurité du personnel [330-23 ou 330-60] du SCT pertinents, assurez-vous qu’une copie du reçu du fournisseur de services est incluse dans l’enveloppe.

Le personnel du Programme utilise le numéro de contrôle de document à titre de preuve que la prise électronique des empreintes digitales a été effectuée, et cela lui permet d’établir une correspondance entre les résultats de la vérification de casier judiciaire de la GRC et la demande du demandeur.

Il est très important de se rappeler que SPAC ne peut pas faire correspondre les résultats de la vérification de casier judiciaire du demandeur à sa demande si, lorsque la prise d’empreintes a été effectuée et que le NCD a été généré, le système du fournisseur de services n’a pas inclus le numéro de référence PQ80800 de SPAC.

Il en est ainsi parce qu’un numéro de contrôle de document généré par le fournisseur de services ne peut être transféré à un autre ministère ou organisme ni utilisé par ce dernier.

À la dernière étape, l’étape 7, le personnel du Programme reçoit la demande d’attestation de sécurité du personnel du demandeur ainsi que la preuve que les empreintes digitales ont été prélevées en établissant une correspondance entre les résultats de la vérification de casier judiciaire de la GRC et la date de naissance du demandeur et le NCD connexe.

Le personnel du Programme passe en revue la demande et procède aux autres vérifications avant de déterminer si la demande peut être acceptée.

Si la demande est acceptée, l’agent de sécurité d’entreprise de l’organisation en est informé.

L’ASE ou l’ASER doit ensuite demander à ses employés de lire et de signer le certificat d’information et leur expliquer les responsabilités associées à l’obtention d’une attestation du gouvernement du Canada.

Voilà : facile et rapide. Jetons maintenant un coup d’œil sur le formulaire de demande de prise d’empreintes digitales du demandeur de SPAC.

(Un écran montrant un exemple de formulaire de demande de prise d’empreintes digitales du demandeur s’affiche.)

Encore une fois, une copie de ce formulaire se trouve sur notre site Web. [Formulaire de demande de prise d’empreintes digitales du demandeur]

Comme il a été mentionné précédemment, il est très important que le demandeur ait en sa possession ce formulaire quand il se rend au fournisseur de services.

Vous remarquerez dans la partie supérieure du formulaire le numéro de référence de SPAC, PQ80800 [figurant en tant que numéro IND sur le formulaire].

Les renseignements suivants doivent être ajoutés sur le formulaire :

• le nom du demandeur
• le nom de l’organisation du demandeur. Il faut utiliser le nom légal
• le nom du fournisseur de services de prise des empreintes digitales. Si le fournisseur de services est un poste de police ou un détachement de la GRC, le nom du poste doit être inscrit
• le nom de la personne ayant procédé à la prise électronique des empreintes digitales
• la date à laquelle les empreintes digitales ont été prélevées
• le numéro de contrôle de document à 20 chiffres. Il est très important que le demandeur confirme ce numéro par le truchement du reçu produit par le fournisseur de services. Le reçu présentera également le NCD du demandeur.

Les renseignements figurant sur ce formulaire de demande du demandeur permettront à l’agent de sécurité de l’organisation de bien remplir la demande d’attestation de sécurité du personnel du demandeur, par l’entremise du portail en ligne ou en remplissant manuellement les formulaires du SCT [330-23 ou 330-60].

(Un écran intitulé « Demande du demandeur – Services en direct de sécurité industrielle » s’affiche.)

Comme il a été mentionné précédemment, un numéro de contrôle de document est généré quand un demandeur se soumet à la prise d’empreintes digitales et qu’un résultat de vérification de casier judiciaire est généré par la GRC. Ce NCD permet au personnel du Programme de sécurité des contrats d’établir une correspondance entre les résultats de la GRC et le demandeur.

Un tableau est fourni ci-dessous pour vous aider à comprendre le fonctionnement du NCD quand on présente une demande d’attestation de sécurité du personnel en utilisant le Service en direct de filtrage de sécurité du personnel (SDFSP) dans le système des SEDSI.

(Un tableau intitulé « Utilisation du Service en direct de filtrage de sécurité du personnel dans le système des SEDSI » s’affiche.) [Voici le tableau.]

Si un agent de sécurité d’entreprise entre une nouvelle demande et choisit l’option « Nouvelle personne », le système lui demandera automatiquement d’entrer le NCD de la demande de prise d’empreintes digitales.

Si le nom de cette personne existe déjà dans le système des SEDSI et que vous choisissez l’option « Recherche d’une personne existante », le système en ligne affichera automatiquement le NCD qui a été antérieurement soumis, le cas échéant.

Si le NCD du demandeur affiché automatiquement n’est désormais plus valide, l’agent de sécurité d’entreprise doit entrer un nouveau NCD.

Si le système ne peut trouver de NCD antérieur correspondant au nom du demandeur, le champ du nouveau NCD affichera automatiquement des zéros.

Par ailleurs, si vous comptez soumettre une nouvelle demande et que le système affiche les renseignements personnels du demandeur en fonction d’une demande antérieure, l’agent de sécurité d’entreprise verra un champ de nouveau NCD s’afficher, ainsi que le champ de NCD confirmé. Dans un tel cas, l’agent de sécurité d’entreprise doit entrer un NCD valide.

(Un nouvel écran portant le titre précédent, « Demande du demandeur – Services en direct de sécurité industrielle », s’affiche.)

Pour qu’un NCD soit valide, il doit avoir été délivré par un fournisseur de services de prise d’empreintes digitales, et les résultats de la vérification de casier judiciaire doivent avoir été envoyés directement par la GRC au Programme de sécurité des contrats.

Si les résultats de la vérification de casier judiciaire ont été envoyés par la GRC au demandeur et que ces résultats ont ensuite été envoyés par courrier au Programme, le NCD généré à partir des empreintes digitales sera également valide.

Pour que le NCD soit valide, il doit avoir également été délivré au cours de la dernière année.

Sans crainte de se tromper, on peut affirmer que, si un demandeur a été aiguillé vers la prise d’empreintes digitales après le 1er février 2017 et qu’un formulaire de demande du demandeur a été utilisé, le NCD obtenu par l’entremise de cette transaction sera valide et pourra être entré dans le champ de NCD en ligne.

Rappel : Pour toutes les nouvelles demandes, le système en ligne vous demandera automatiquement de fournir un NCD.

Cependant, même si on ne vous le demande pas automatiquement, comme il a été mentionné précédemment, toute demande de mise à jour ou de mise à niveau nécessite également un NCD.

Par conséquent, l’agent de sécurité d’entreprise devra entrer le numéro de contrôle de document du demandeur dans le champ de NCD.

(Un nouvel écran portant le titre précédent s’affiche. Un organigramme fonctionnel s’affiche. À l’étape 1, intitulée « Entrer ou créer », le demandeur a rempli une demande grâce au SDFSP dans le système des SEDSI. À l’étape 2, intitulée « Enregistrer », les renseignements du demandeur sont enregistrés et confirmés par l’agent de sécurité d’entreprise de l’organisation. À l’étape finale, l’étape 3, intitulée « Soumettre », les renseignements du demandeur sont soumis au Programme aux fins de traitement.)

Les agents de sécurité d’entreprise peuvent créer des demandes d’attestation de sécurité du personnel sans les soumettre immédiatement au Programme de sécurité des contrats.

En fait, le système du SDFSP dans le système des SEDSI alloue à l’utilisateur jusqu’à 120 jours pour la soumission des demandes créées.

Maintenant que la prise obligatoire des empreintes digitales est requise pour les demandes nouvelles, mises à jour (renouvelées) ou mises à niveau, un agent de sécurité d’entreprise doit savoir ce qui advient lorsque les empreintes digitales d’un demandeur sont prélevées et que les résultats de la vérification de casier judiciaire sont envoyés à notre Programme par la GRC.

Les résultats générés par la GRC seront habituellement envoyés au Programme immédiatement après le prélèvement des empreintes digitales du demandeur.

Lorsque les résultats de la GRC sont envoyés au Programme et qu’il n’existe pas de demande d’attestation de sécurité du personnel qui permet d’établir une correspondance avec le NCD et les résultats de vérification judiciaire du demandeur, le Programme ne peut commencer le traitement de la demande d’attestation du demandeur.

Nous aimerions rappeler aux agents de sécurité d’entreprise que, lorsqu’une demande du demandeur est créée dans le SDFSP [dans] le système des SEDSI et que les renseignements personnels ont été vérifiés, l’agent de sécurité d’entreprise doit cliquer sur le bouton de soumission.

Si le bouton de soumission n’est pas sélectionné, les renseignements du demandeur ne seront pas envoyés au Programme de sécurité des contrats aux fins de traitement.

Par exemple, toutes les demandes nouvelles, mises à jour ou mises à niveau créées dans le SDFSP [dans] le système des SEDSI avant le 1er février 2017 qui n’ont pas encore été soumises au Programme de sécurité des contrats et qui n’incluent pas de NCD seront rejetées sur réception par le Programme.

(Un nouvel écran portant le titre précédent, « Demande du demandeur – Services en direct de sécurité industrielle », s’affiche.)

Si vous utilisez le SDFSP [dans] le système des SEDSI pour remplir une demande d’attestation de sécurité du demandeur, il n’est pas nécessaire de fournir au Programme de sécurité des contrats une copie du formulaire de demande du demandeur ou une copie du reçu de la prise des empreintes digitales.

Il suffit d’entrer dans le système des SEDSI le NCD associé à la soumission des empreintes digitales liée à la demande.

On recommande fortement qu’une copie du formulaire de demande du demandeur, du dossier des résultats de la prise électronique des empreintes digitales et du feuillet de données de réponse des résultats d’une recherche d’empreintes décadactylaires de la GRC soit conservée au cas où il n’y aurait aucune correspondance entre une demande présentée en ligne, les résultats de la vérification de casier judiciaire de la GRC et le NCD.

Dans les cas où le personnel du Programme ne peut établir de correspondance entre la demande et un résultat de vérification judiciaire, il communiquera avec l’agent de sécurité d’entreprise pour énoncer les prochaines étapes ou les solutions proposées.

Cela peut nécessiter que le demandeur se rende à nouveau chez le fournisseur de services et s’assure que les résultats sont soumis au bon endroit, selon le numéro de référence de SPAC figurant sur le formulaire [de demande de prise d’empreintes digitales du demandeur] [qui correspond également au numéro IND], PQ80800.

(Un écran ayant pour titre « Demande du demandeur – remplie manuellement » et pour sous-titre « Aidez-nous à vous aider! » s’affiche. Un exemple de feuillet de données de réponse des résultats d’une recherche d’empreintes décadactylaires de la GRC s’affiche.)

Si un agent de sécurité d’entreprise remplit manuellement une demande d’attestation de sécurité du personnel pour un de ses employés, il doit envoyer :

• les formulaires d’attestation du SCT respectifs (le formulaire 330-23 du SCT pour une cote de fiabilité ou les formulaires du SCT 330-23 et 330-60 pour la cote de niveau Secret ou Très secret)
• une copie du formulaire de demande de prise d’empreintes digitales du demandeur rempli par SPAC
• une copie du reçu du fournisseur de services. Les copies des reçus de prise d’empreintes digitales des fournisseurs de services sont utilisées pour valider le numéro de contrôle de document à 20 chiffres. Cela aide le personnel du Programme à confirmer le numéro entré sur le formulaire de demande de prise d’empreintes digitales du demandeur
• une copie du feuillet de données de réponse des résultats d’une recherche d’empreintes décadactylaires de la GRC du fournisseur de services. Ce feuillet, dans sa version imprimée, aidera le demandeur à confirmer où les résultats de la vérification de casier judiciaire seront envoyés. Il est très important que cet envoi corresponde au code IND PQ80800 de SPAC. Si les résultats ne sont pas envoyés à cet endroit, notre Programme ne sera pas en mesure d’établir une correspondance entre la demande d’attestation de sécurité du personnel et les résultats de la vérification de casier judiciaire

Il importe de mentionner que le feuillet de données de réponse des résultats d’une recherche d’empreintes décadactylaires de la GRC comporte des renseignements privés; en envoyant une copie de ce formulaire au Programme, vous consentez à la divulgation des renseignements qu’il contient pour l’utilisation exclusive du Programme de sécurité des contrats.

Les quatre documents doivent être envoyés à notre Programme avec la demande du demandeur afin que la demande soit complète.

Des outils qui ont été créés sont fournis sur notre site Web pour aider les responsables de la sécurité à s’assurer que les demandes sont complètes et qu’il n’y a pas de renseignements manquants. Vous pouvez consulter notre site Web au lien figurant sur votre écran.

(Les sites Web suivants sont affichés :

• Comment remplir le Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d’autorisation du personnel [SCT/TBS 330-23F]
• Comment remplir le Formulaire d’autorisation de sécurité [SCT/TBS 330-60F])

Rappel : Le personnel du Programme ne peut accepter les formulaires de demande de prise d’empreintes digitales des demandeurs ou les copies des reçus des fournisseurs de services sans les formulaires d’attestation du SCT des demandeurs.

À l’inverse, le Programme n’acceptera pas les demandes de sécurité s’appliquant au personnel présentées par des personnes.

Les demandes d’attestation de sécurité s’appliquant au personnel présentées par des demandeurs du secteur privé à SPAC ne peuvent être soumises que par des responsables de la sécurité d’organisations inscrites au Programme de sécurité des contrats.

(Un écran intitulé « Demandes de renseignements d’ordre général » s’affiche.)

Pour toute demande au sujet des exigences de sécurité des contrats du gouvernement du Canada, le Centre de service à la clientèle du Programme de sécurité des contrats est votre principal point d’accès.

Notre équipe de représentants dévoués répondra à vos questions ou les transmettra à un expert en la matière, aux fins d’examen plus approfondi. C’est la meilleure façon de vous assurer que votre appel est traité de manière la plus efficace.

Nos coordonnées figurent sur la présente diapositive.

(Voici les coordonnées affichées du Programme de sécurité des contrats :

Téléphone :

1-866-368-4646 (sans frais) ou 613-948-4176 (dans la région de la capitale nationale)

Courriel :

TPSGC.dgspsctransformation-dobcsptransformation.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Site Web :

Exigences de sécurité des contrats du gouvernement du Canada)

Vous pouvez communiquer avec nous par téléphone ou par courriel ou vous pouvez visiter notre site Web pour consulter des renseignements utiles qui sont susceptibles de répondre à vos questions.

(Un écran intitulé « Liens utiles » s’affiche.)

Nous espérons que vous avez apprécié la vidéo et que vous êtes maintenant plus à l’aise quant à la mise en œuvre du nouveau processus de vérification de casier judiciaire et à la soumission au Programme de sécurité des contrats de demandes d’attestation nouvelles, mises à jour ou mises à niveau.

Nous vous laissons sur quelques liens utiles que vous pouvez consulter, au besoin, pour obtenir de plus amples renseignements sur divers sujets liés à la prise des empreintes digitales.

(Voici les liens de sites Web affichés :

• Renseignements détaillés sur la nouvelle prise électronique obligatoire des empreintes digitales [Nouvelles et mises à jour concernant la sécurité des contrats]
• Renseignements détaillés sur la nouvelle prise électronique obligatoire des empreintes digitales [Prise électronique obligatoire des empreintes digitales]
• Formulaire de demande de prise d’empreintes digitales [Formulaire de demande de prise d’empreintes digitales du demandeur]
• Manuel de la sécurité industrielle, chapitre 2, section 259 [Rapport sur un changement de situation : information concernant les demandes de duplication]
• Services canadiens d’identification criminelle en temps réel de la GRC
• Processus de duplication [Comment transférer et dupliquer une cote de fiabilité])

(Un écran intitulé « Droit d’auteur » s’affiche, avec le symbole de droit d’auteur. Le sous-titre « Ministre de Services publics et Approvisionnement Canada, Canada 1999 » est également affiché.)

(Le texte de droit d’auteur suivant est affiché : « Tous droits réservés. Il est permis de copier sous forme électronique ou d'imprimer le document pour un usage interne seulement. Toutefois, il est interdit de reproduire, de modifier ou de redistribuer l'information, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, pour tout usage autre que ceux susmentionnés (y compris pour fins commerciales), sans l'autorisation du ministre de Services publics et Approvisionnement Canada, Ottawa (Ontario) Canada  K1A 0S5. »)

(Un écran affichant la mention Gouvernement du Canada s’affiche.)

Fin de la vidéo.