Foire aux questions - Activités d'approvisionnement dans le cadre du Programme de réinstallation intégré

Q1. En quoi consiste le Programme de réinstallation intégré (PRI)?

R1. Le Programme de réinstallation intégré (PRI), établi par le Conseil du Trésor (CT), permet d'offrir aux fonctionnaires fédéraux, aux membres de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) ainsi qu'aux militaires des Forces Armées canadiennes (FAC) des services complets de réinstallation qui répondent à leurs besoins opérationnels.

Les services prévus par le contrat comprennent l'administration et la prestation de services de réinstallation, comme la planification de réinstallations, les services d'aide à la vente résidentielle, les services liés à la destination ainsi que divers autres services connexes. Ils excluent toutefois le déménagement des articles ménagers et des meubles; ce service est géré dans le cadre de contrats distincts. Le PRI est conçu pour appuyer les employés mutés et les membres des FAC et de la GRC dans le cadre de leur réinstallation dans leur nouveau lieu de travail, de même que pour atténuer l'incidence des réinstallations sur les activités ministérielles.

Q2. Quel est le coût annuel du contrat existant?

R2. Le Canada dépense environ 30 millions de dollars par année pour le contrat actuel et l'administration des services de réinstallation du gouvernement.

Q3. Depuis quand le gouvernement du Canada a-t-il recours à ces services?

R3. Avant le lancement du Programme, chaque ministère était responsable de la réinstallation de ses employés, conformément à une directive du CT sur la réinstallation. En 1999, ces services ont d'abord été regroupés dans le cadre d'un programme pilote de réinstallation intégré établi par le CT.

Le projet pilote a été considéré comme une réussite, et en juin 2002, le PRI, qui gouverne la réinstallation des employés de tous les ministères fédéraux, des FAC et de la GRC, a été approuvé en tant que programme permanent par le CT.

Une Directive sur la réinstallation du Conseil national mixte (CNM) a ensuite été élaborée par l'employeur et des représentants des agents négociateurs membres du CNM. Les dispositions de la Directive font partie des conventions collectives des employés représentés par le CT. Des clauses semblables s'appliquent aux membres des FAC et de la GRC.

Q4. En moyenne, combien d'employés utilisent ces services?

R4. En moyenne, environ 15 000 à 20 000 employés de la fonction publique fédérale, membres de la GRC et des FAC changent de lieu de travail chaque année.

Contrat actuel (2009)

Q5. À quand remonte le dernier processus d'approvisionnement pour ce type de service?

R5. Le dernier appel d'offres pour les services liés au PRI a été réalisé en 2009; le contrat, d'une valeur approximative de 152 millions de dollars, a été attribué à Services globaux de relogement Brookfield à la suite d'un processus concurrentiel. Le contrat initial était d'une durée de cinq ans et comprenait deux options de prolongation d'un an.

Q6. A-t-on fait appel à de tiers experts indépendants dans le cadre du processus d'approvisionnement de 2009?

R6. Oui, on a retenu les services d'un surveillant de l'équité indépendant pour examiner le processus d'approvisionnement. Cette personne a indiqué qu'il n'existait aucune observation ou aucun problème en matière d'équité non résolu à l'égard de la méthode d'approvisionnement, des documents ou des processus d'approvisionnement et d'évaluation. Pour consulter le rapport, veuillez visiter le site Web de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), à l'adresse suivante Programme de réinstallation intégré.

On a également retenu les services d'un conseiller indépendant pour examiner la demande de propositions et les critères d'évaluation.

Nouveau processus d'approvisionnement

Q7. À quel moment le gouvernement lancera-t-il son nouveau processus d'approvisionnement?

R7. Le 21 août 2013, le gouvernement du Canada a communiqué des renseignements à l'industrie à propos de l'approche proposée. Au cours des prochains mois, TPSGC fera appel à l'industrie à l'échelle mondiale pour obtenir des commentaires au sujet de l'évolution de l'industrie de réinstallation. Le gouvernement prévoit lancer le nouveau processus d'approvisionnement au début de 2014.

Q8. Adopterez-vous une approche différente de celle relative au processus d'approvisionnement de 2009?

R8. Depuis 2009, TPSGC a élaboré des principes d'approvisionnement éclairé, qu'il applique aux approvisionnements importants. Dans le cas présent, on mobilisera rapidement l'industrie par l'entremise de deux demandes de renseignements visant à obtenir des commentaires d'experts de l'industrie de partout dans le monde. On tiendra également une journée de l'industrie. Par ailleurs, TPSGC s'assurera que les demandes de propositions finales sont publiées pendant au moins 60 jours afin que les soumissionnaires disposent d'assez de temps pour préparer leur soumission, et il prévoira une période de démarrage d'un an avant le début de la prestation des services dans le cadre du nouveau contrat.

Q9. De quelle façon mobiliserez-vous l'industrie de réinstallation à l'échelle mondiale?

R9. Dans le cadre de son processus de consultation qui se terminera par la diffusion de la Demande de propositions (DP), le ministère recueillera tous les renseignements fournis par l'industrie, y compris les spécialistes en réinstallation étrangers. Le ministère prendra en considération les pratiques exemplaires et les commentaires à valeur ajoutée qui seront communiqués tout au long du processus, et l'information reçue, pourrait être considérée lors de l'élaboration de l'énoncé des exigences, les critères d'évaluation et la méthode de sélection dans le cadre des demandes de propositions finales.

Q10. Comment vous assurez-vous que le processus d'approvisionnement est équitable et ouvert?

R10. TPSGC a établi :

• une structure de gouvernance interministérielle, y compris une surveillance au niveau de la direction;
• une mobilisation de l'industrie de grande envergure;
• une équipe interministérielle ayant pour but d'établir l'énoncé des exigences et les critères d'évaluation;
• un plan visant à faire appel à un tiers expert ou conseiller indépendant et à un surveillant de l'équité;
• un rigoureux processus de vérification et d'attestation des exigences pour s'assurer de leur exactitude.

Q11. Combien de contrats prévoyez-vous attribuer?

R11. Le nombre de contrats à attribuer est présentement indéterminé.

Q12. Comment les critères d'évaluation seront-ils définis?

R12. Les critères d'évaluation seront élaborés par l'équipe interministérielle avec l'aide d'un tiers conseiller indépendant, les commentaires émis par l'industrie pourraient aussi être considérés.

Surveillant de l'équité et tiers conseillers indépendants

Q13. Quel rôle jouera le surveillant de l'équité?

R13. Un surveillant de l'équité est un tiers entrepreneur indépendant à qui on fait appel pour surveiller le processus d'approvisionnement. TPSGC retient les services d'un surveillant de l'équité afin de communiquer aux autorités contractantes et aux responsables techniques les questions d'équité à considérer. Le surveillant de l'équité se familiarise avec les documents d'invitation à soumissionner pertinents et observe les activités qui sont entreprises durant le processus d'appel d'offres.

Après avoir terminé l'observation d'un processus d'appel d'offres, le surveillant de l'équité documente son opinion dans un rapport final. TPSGC rend tous les rapports finaux du surveillant de l'équité accessibles au public à l'adresse suivante Programme de surveillance de l'équité du Ministère.

Q14. De quelle manière les surveillants de l'équité sont-ils choisis?

R14. Lorsque le ministère détermine que les services d'un surveillant de l'équité sont nécessaires, il se sert de ses offres à commandes existantes et attribue un contrat par roulement pour les travaux requis. La liste d'offres à commandes de TPSGC comprend diverses entreprises qui ont été présélectionnées en fonction de leurs compétences éprouvées dans le domaine.

Q15. Quel est le rôle du tiers expert ou conseiller indépendant?

R15. Le rôle du tiers expert ou conseiller indépendant est d'analyser l'énoncé des exigences, les critères d'évaluation et la méthode de sélection, ainsi que de fournir au Canada des recommandations pour veiller à ce que les documents d'invitation à soumissionner soient équitables, ouverts en transparents.

Q16. Comment faites-vous appel aux services d'un tiers conseiller indépendant?

R16. Il existe plusieurs façons d'acquérir les services de tiers conseillers indépendants. Lorsque le ministère décide de faire appel à ces personnes, il peut se servir d'offres à commandes ou d'arrangements en matière d'approvisionnement existants, selon la nature des travaux requis. Le Ministère peut inviter des cabinets présélectionnés dans le cadre d'offres à commandes ou d'arrangements en matière d'approvisionnement existants à soumissionner le contrat; il peut également lancer un processus d'approvisionnement concurrentiel distinct.