Guide étape par étape à l'intention des utilisateurs des ministères fédéraux

Table des matières :

• Généralités
• Pratiques inacceptables
• Pratiques acceptables
• Base de données

Généralités

• Qu'est-ce que les Services professionnels en ligne (SP en ligne)?
• Qui peut utiliser la méthode d'approvisionnement SP en ligne?
• Vous voulez utiliser la méthode d'approvisionnement SP en ligne?
• Quand puis-je utiliser les SP en ligne?
• Pour commencer, quelles informations dois-je obtenir auprès de mon client?
• J'ai terminé ma recherche, je fais quoi maintenant?
• Quels documents dois-je imprimer lorsque j'effectue une recherche?
• Est-ce que les cotes de sécurité des consultants dans les SP en ligne sont à jour?
• Qu'est-ce que devrait comprendre ma DP?
• Pendant combien de temps ma DP doit-elle être publiée?
• Est-ce que les tarifs qui figurent dans le système SP en ligne peuvent être négociés?
• Est-ce que le tarif journalier offert peut différer du tarif journalier indiqué dans le système SP en ligne?
• Qu'est-ce que devrait comprendre mon contrat?
• Quand devrais-je modifier un contrat?
• Que doit comprendre ma modification?
• Est-ce que les consultants sont payés durant les congés fériés ou les congés de maladie?
• Est-ce que les contrats attribués au moyen des SP en ligne seront évalués?
• Quels sont les documents requis dans le cadre d'une évaluation?
• Qu'est-ce qui se produit en cas de fermeture ou d'évacuation de bureaux?
• Qu'est-ce qui se produit lorsque les services fournis ne sont pas acceptables?

Qu'est-ce que les Services professionnels en ligne (SP en ligne)?

L'application Services professionnels en ligne (SP en ligne) est un outil d'approvisionnement automatisé qui permet aux fournisseurs de partout au Canada de se qualifier dans une base de données utilisée par les ministères et les organismes fédéraux pour répertorier les fournisseurs pré-qualifier susceptibles de répondre à leurs besoins en matière de services professionnels, conformément aux seuils établis dans l'ALENA.

Les fournisseurs qui se pré-qualifie aux SP en ligne signent une entente de partenariat commercial, qui est une forme d'arrangement en matière d'approvisionnement. Depuis avril 2005, le recours aux offres à commandes et aux arrangements en matière d'approvisionnement, et donc l'utilisation des SP en ligne, est devenu obligatoire.

Comme c'est le cas pour tous les arrangements en matière d'approvisionnement, il incombe aux utilisateurs d'obtenir les approbations requises par leur ministère pour utiliser les SP en ligne, et ainsi conclure des marchés en vertu des pouvoirs qui leur sont délégués par leur ministre compétent.

Qui peut utiliser la méthode d'approvisionnement SP en ligne?

Tout employé du gouvernement fédéral peut avoir accès au système des SP en ligne s'il :

• occupe un poste pour une durée « terme » ou « indéterminée »;
• a participé à une séance de formation sur les SP en ligne.

Note : Il est recommandé que les utilisateurs des SP en ligne aient une certaine expérience de l'approvisionnement.

Vous voulez utiliser la méthode d'approvisionnement SP en ligne?

Pour vous inscrire, vous devez remplir le formulaire d'inscription électronique qui se trouve dans la section Processus d'inscription de la page d'accueil et la transmettre par courriel à l'équipe des SP en ligne.

À la réception d'une demande d'inscription, TPSGC a la responsabilité d'obtenir une approbation auprès du gestionnaire du demandeur en lui envoyant un courriel contenant quelques questions auxquelles il doit répondre. TPSGC ne traitera pas la demande tant qu'une réponse à ce courriel n'aura pas été reçue.

Pour obtenir un nom d'utilisateur et un mot de passe, vous devez assister à une séance de formation d'une heure et demi.

Si vous quittez votre ministère, vous devez en informer l'équipe des SP en ligne le plus tôt possible.

Si vous avez été affecté à un nouveau ministère et que vous devez avoir accès aux SP en ligne, vous devez vous réinscrire afin d'obtenir un nouveau compte, car votre ancien compte sera désactivé. Toutefois, vous n'aurez pas à assister à la séance de formation de nouveau. Si vous n'avez plus besoin d'accéder aux SP en ligne, votre compte sera supprimé.

Lorsque vous recevrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, il est fortement recommandé de NE PAS les divulguer. Si un autre employé vous remplace et qu'il ne possède pas de compte, il devra s'inscrire via le processus d'inscription et suivre la formation offerte par TPSGC et ainsi recevoir son propre nom d'utilisateur.

Quand puis-je utiliser les SP en ligne?

Les SP en ligne peuvent être utilisés :

• pour obtenir les services d'un consultant évalués à au plus du seuil de l'ALENA (présentement 78 500 $ et devra changer en janvier 2014), y compris la TPS, la TVH, les frais de déplacement ainsi que toute modifications;
• pour les projets ayant une date de début et de fin;
• lorsqu'il n'y a pas de poste ou lorsque la charge de travail est telle que des personnes supplémentaires sont requises.

Note : SP en ligne en doit pas être utilisé pour la dotation de personnel ou pour des besoins des Services de l'aide temporaire (SAT).

Pour commencer, quelles informations dois-je obtenir auprès de mon client?

Voici des exemples d'information dont vous pouvez avoir besoin pour effecteur une recherche :

1. Copie de l'énoncé des travaux (ÉT) dans lequel sont clairement décrits les travaux requis.
2. L'expérience/les connaissances que doit posséder le consultant.
   Note : Entrez l'expérience et les connaissances minimales et veillez à ce que ces critères ne soient pas trop restrictifs afin d'assurer l'équité.
3. Nombre de ressources requises.
4. Date de début et de fin - durée requise.
5. Les catégories et les compétences requises.
   Note : Le besoin doit refléter l'ÉT; vous devez donc effectuer une recherche conformément à votre ÉT.
6. La valeur estimative du contrat.
7. La cote de sécurité requise, le cas échéant.
8. Les exigences linguistiques. (anglais, français ou bilingue)
9. Les frais de déplacement et de subsistance, le cas échéant.
10. Justification dans le cas de marchés à fournisseur unique ou de marchés prescrits.

J'ai terminé ma recherche, je fais quoi maintenant?

Il est maintenant temps de communiquer votre besoin aux fournisseurs pré-qualifier offrant les tarifs les moins élevés!

Vous devez au minimum inviter les trois fournisseurs offrant les tarifs les plus bas que vous avez obtenus à la suite de votre recherche dans la base de données des SP en ligne. Si vous voulez inviter le fournisseur qui est au septième rang des résultats de votre recherche, vous devez également inviter ceux qui figurent aux rangs un à six. TPSGC est responsable de la qualification des fournisseurs au niveau de l'entreprise uniquement. Vous êtes responsables de la qualification des consultants et de la négociation de leurs tarifs.

Si vous effectuez une recherche « concurrentielle » et qu'il en résulte uniquement deux ressources possibles, le marché est tout de même considéré comme concurrentiel.

Si vous effectuez une recherche « concurrentielle » et qu'une seule ressource satisfait aux critères de recherche, vous pouvez vous servir de ces résultats pour justifier le recours à un marché non concurrentiel.

Pour plus d'information : Lignes directrices sur les achats

Quels documents dois-je imprimer lorsque j'effectue une recherche?

Il y a trois documents que vous devez imprimer lorsque vous effectuez une recherche :

• Les résultats de la recherche (obligatoire pour les processus concurrentiels et les marchés à fournisseur unique);
• L'information sur le fournisseur (obligatoire pour les marchés à fournisseur unique);
• L'information sur le consultant (obligatoire pour les marchés à fournisseur unique).

Est-ce que les cotes de sécurité des consultants dans les SP en ligne sont à jour?

Il se peut que l'information relative à la sécurité pour chacun des consultants et chacune des entreprises qui figurent dans le système SP en ligne ne soit pas à jour. Par conséquent, vous devez communiquer avec l'agent de sécurité de votre ministère pour vérifier la validité de la cote de sécurité de chaque consultant ainsi que celle de l'entreprise à qui vous envisagez d'attribuer un contrat (le cas échéant) avant l'attribution du contrat. Le dossier du contrat doit être documenté convenablement.

Qu'est-ce que devrait comprendre ma DP?

Le document d'invitation à soumissionner doit comprendre les éléments suivants, sans s'y limiter :

1. Une copie de l'ÉT.
2. Les critères d'évaluation obligatoires (il est recommandé d'inclure les critères d'évaluation cotés par points, mais ce n'est pas obligatoire).
3. Les critères de sélection.
4. La liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS).
5. La clause de l'entente de partenariat commercial (EPC) (voir ci-dessous).
6. Les exigences de sécurité.
7. La période du contrat.
8. Les coordonnées de l'autorité contractante.
9. Les frais de déplacement et de subsistance (le cas échéant).
10. Une mention de la date limite pour la présentation d'une soumission par un fournisseur (date et heure de clôture).

Pour plus d'information, veuillez consulter le document suivant : Liste de contrôle pour DP.

Note : LA CLAUSE SUIVANTE EST OBLIGATOIRE DANS TOUS LES DOCUMENTS ADJUGÉ PAR L'ENTREMISE DES SP EN LIGNE.

SP en ligne – Entente de partenariat commercial
Les Conditions générales et les Conditions générales supplémentaires qui s'appliquent au présent besoin, de même que les Clauses d'application générale de l'Entente de partenariat commercial, feront partie de la présente la demande de propositions.

Pendant combien de temps ma DP doit-elle être publiée?

Processus compétitifs - La période de soumission pour les demandes de soumissions transmises aux soumissionnaires par voie électronique (par télécopieur ou courriel) est de cinq (5) jours ouvrables. Dans le cas des documents transmis par la poste ou par messagerie, le délai de soumission doit être d'au moins dix (10) jours ouvrables.

Est-ce que les tarifs qui figurent dans le système SP en ligne peuvent être négociés?

Les tarifs qui figurent dans le système SP en ligne sont les tarifs journaliers maximum et peuvent être négociés à la baisse.

Est-ce que le tarif journalier offert peut différer du tarif journalier indiqué dans le système SP en ligne?

Les entreprises peuvent modifier en tout temps leurs tarifs journaliers qui figurent dans le système. Par conséquent, si votre recherche a été effectuée avant l'émission du document d'invitation à soumissionner (DP), il est recommandé d'effectuer la recherche de nouveau à la date d'émission du document d'invitation à soumissionner. Si vous effectuez une nouvelle recherche, une copie des résultats de cette recherche doit être imprimée et ajoutée au dossier.

Si le tarif journalier est modifié après la date d'invitation à soumissionner, le fournisseur doit honorer le tarif indiqué dans le système à la date d'émission du document d'invitation à soumissionner.

Si le tarif journalier est modifié avant la date d'invitation à soumissionner, vous devez soit accepter le tarif offert ou tenter de le négocier à la baisse. Toutefois, l'entreprise n'est pas tenue d'accepter un tarif journalier plus bas.

Qu'est-ce que devrait comprendre mon contrat?

Le contrat doit comprendre les éléments suivants, sans s'y limiter :

1. Une copie de l'ÉT.
2. La liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS).
3. La clause de l'entente de partenariat commercial (EPC) (voir ci-dessous).
4. La priorité des documents.
5. La période du contrat.
6. Le nom de chacun des consultants qui exécuteront les travaux.
7. Le tarif journalier de chacun des consultants qui exécuteront les travaux.
8. La base de paiement.
9. Les modalités de paiement.
10. Les coordonnées de l'autorité contractante.
11. Les coordonnées de l'autorité technique.
12. Les exigences en matière d'inspection.
13. Frais de déplacement et de subsistance.

Pour plus d'information, veuillez consulter le document suivant : Liste de contrôle pour contrat.

Note : LA CLAUSE SUIVANTE EST OBLIGATOIRE DANS TOUS LES DOCUMENTS ADJUGÉ PAR L'ENTREMISE DES SP EN LIGNE.

SP en ligne – Entente de partenariat commercial
Les Conditions générales et les Conditions générales supplémentaires qui s'appliquent au présent besoin, de même que les Clauses d'application générale de l'Entente de partenariat commercial, feront partie du présent contrat.

Quand devrais-je modifier un contrat?

Voici une liste non exhaustive d'exemples pour lesquels un contrat peut être modifié :

• Vous devez changer le nom du consultant;
• Des jours supplémentaires sont nécessaires pour l'achèvement des travaux;
• La période du contrat doit être prolongée;
• Vous devez changer la date de début des travaux;
• Vous devez réviser l'ÉT afin qu'il reflète les changements apportés aux travaux requis.

Note : La justification de chaque modification doit être documentée et ajoutée au dossier, tout particulièrement dans le cas de la prolongation de la période du contrat ou de la révision de l'ÉT.

Que doit comprendre ma modification?

La modification du contrat doit comprendre les éléments suivants, sans s'y limiter :

1. Les données de base (par exemple, la valeur du contrat, la valeur des modifications et les codes financiers);
2. Un résumé des modifications;
3. Les modifications réelles :
   • Modifications apportées à l'ÉT;
   • Modifications apportées au nombre de jours;
   • Modifications apportées aux ressources/consultants;
   • Modifications apportées aux coûts;
   • Modifications apportées à la date de fin du contrat.

Est-ce que les consultants sont payés durant les congés fériés ou les congés de maladie?

Non. Le Canada ne remboursera pas les frais engagés par le soumissionnaire pour les congés fériés, les congés annuels ou les congés de maladie pour respecter les modalités du contrat subséquent.

Est-ce que les contrats attribués au moyen des SP en ligne seront évalués?

Oui. Le Bureau du vérificateur général a déclaré que TPSGC doit s'assurer que les utilisateurs de l'outil d'approvisionnement SP en ligne :

• respectent les règles relatives à l'utilisation de l'outil SP en ligne;
• respectent la Politique des marchés du Conseil du Trésor;
• n'utilisent pas l'outil SP en ligne pour se soustraire aux obligations du Canada en vertu des divers accords commerciaux.

Quels sont les documents requis dans le cadre d'une évaluation?

Le représentant de la Division des services en ligne de TPSGC recherche toute la documentation nécessaire pour confirmer que le marché a respecté toutes les politiques applicables. Les documents nécessaires sont décrits dans le document Lignes directrices sur les achats.

Qu'est-ce qui se produit en cas de fermeture ou d'évacuation de bureaux?

Lorsque les consultants du fournisseur offrent des services dans les locaux du gouvernement en vertu d'un contrat attribué par un utilisateur désigné et que ces locaux deviennent inaccessibles parce qu'on a évacué ou fermé des bureaux du gouvernement, le fournisseur est payé aux tarifs normaux précisés dans le contrat, pourvu qu'il soumette avec sa facture une déclaration contresignée par les employés touchés attestant ce qui suit :

• les consultants indiqués dans le contrat n'ont pas pu être réaffectés ailleurs;
• le fournisseur n'a reçu aucun paiement d'un autre client, y compris le gouvernement, pendant la période de fermeture des bureaux;
• les consultants touchés ont été payés ou seront payés aux tarifs auxquels ils auraient eu droit si les services avaient été fournis conformément au contrat.

Qu'est-ce qui se produit lorsque les services fournis ne sont pas acceptables?

Tous les services fournis doivent être acceptés par le responsable technique/du projet au ministère. Les services doivent être fournis conformément à l'énoncé des travaux, aux modalités du contrat, à tout document énonçant des conditions générales ou supplémentaires précisé dans le contrat et à la satisfaction du responsable technique/du projet au ministère.

Si le responsable technique/du projet au ministère juge que les services fournis ne sont pas acceptables ou si les dates jalons précisées dans le contrat ne sont pas respectées, l'autorité contractante du ministère doit consulter son conseiller juridique au sujet des mesures à prendre.

Dans de telles situations, le responsable technique/du projet au ministère et l'autorité contractante doivent tenir un dossier à l'appui sur la non-exécution.

Dans tous les cas de non-exécution des travaux par un fournisseur, l'équipe TPSGC - SP en ligne doit être avisée par courriel. Le courriel doit comprendre tous les documents à l'appui.