Guide étape par étape pour le fournisseur

En résumé, ce guide étape par étape destiné aux fournisseurs donne accès à :

• des informations contenues dans le site Web (site d'information);
• des instructions pour se pré-qualifier;
• des instructions d'utilisation du Services Professionnels (SP) en ligne.

Table des matières

Partie I - Site Web (site d'information)

1. Signet/favori
2. Protocole des opérations
3. Cadre d'évaluation
4. Processus de pré–qualification

Partie II - SP en ligne

1. Nom d'utilisateur et mot de passe
2. Accès à votre compte
3. Mot de passe égaré ou oublié
4. Changement du représentant autorisé ou le nom de contact
5. Modification de la dénomination sociale ou Fusion d'entreprises ou Transfert de contrats
6. Rapports trimestriels

Options d'un compte des SP en ligne :

• Fournisseur
• Recherche de catégories ou de compétences
• Consultants
• Mot de passe
• Rapports

Aide (Guide)
Maintenance du système

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Partie I - Site Web (site d'information)

a. Signet/favori

En raison de l'importance et de la nécessité, pour les utilisateurs, de consulter le site Web (site d'information) et de prendre connaissance des avis/messages concernant les SP en ligne dans les Bulletins d'information, il revient à chaque utilisateur de s'informer des modifications.

Un signet ou un favori devrait être créé pour accéder à :

b. Protocole des opérations

L'utilisation des SP en ligne s'effectue selon les dispositions du protocole des opérations.

c. Cadre d'évaluation

En vertu du Cadre d'évaluation, le représentant de la DSD de TPSGC se réserve le droit d'effectuer périodiquement un évaluation de l'utilisation des SP en ligne par les fournisseurs.

d. Processus de pré-qualification

Pour se pré-qualifier aux SP en ligne, les fournisseurs doivent suivre les directives sous Processus de pré-qualification. Toute l'information demandée doit être envoyée par télécopieur ou courrier au représentant des SP en ligne.

Partie II - SP en ligne

a. Nom d'utilisateur et mot de passe

Sur réception et après acceptation par le représentant des SP en ligne de votre offre et du formulaire d'EPC signé, un nom d'utilisateur et un mot de passe sont créés et fournis au représentant autorisé du fournisseur (RAF).

Lorsque le RAF obtient son nom d'utilisateur et son mot de passe, il doit accéder aux SP en ligne afin de modifier son mot de passe.

Il appartient au RAF de protéger la confidentialité du nom d'utilisateur et du mot de passe qui lui ont été remis pour avoir accès aux SP en ligne.

b. Accès à votre compte

Vous devez exécuter les étapes suivantes pour accéder à votre compte :

1. Accédez à la page Services professionnels (SP) en ligne — Page d'accueil de l'info pour les fournisseurs.
2. Dans cette page, on recommande de créer un signet / favori avant de sélectionner l'option <Accès des fournisseurs>.
3. Une invite de mot de passe apparaît. Introduisez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe puis sélectionnez <Accéder>.

c. Mot de passe égaré ou oublié

Veuillez communiquer avec votre représentant des SP en ligne. Les comptes se voient réattribuer leur valeur par défaut. Une fois qu'un compte a été remis à zéro, l'utilisateur du fournisseur doit accéder aux SP en ligne et changer son mot de passe.

d. Changement du représentant autorisé ou du nom de contact

Le représentant autorisé du fournisseur (RAF) ou le nom de contact est désigné par le fournisseur à la section E du formulaire de signature de l'EPC.

Tout changement de RAF doit être signalé par le fournisseur au moyen d'un avis écrit au représentant des SP en ligne, indiquant clairement la modification apportée au représentant autorisé ou au nom de contact. Vous devriez fournir le nom de l'individu, leur numéro de téléphone et télécopieur ainsi que leur adresse de courriel. L'avis de modification doit être signé par un représentant dûment autorisé du fournisseur.

Sur réception de l'avis de modification, le représentant des SP en ligne supprime le nom d'utilisateur du RAF remplacé et un nouveau nom d'utilisateur et un nouveau mot de passe sont créés. Les nouvelles informations seront communiquées par courriel au nouveau RAF.

e. Modification de la dénomination sociale ou Fusion d'entreprises ou Transfert de contrats

Si la dénomination sociale du fournisseur est modifiée, ou si le fournisseur souhaite transférer le contrat à un autre fournisseur, il doit envoyer un avis écrit à toutes les autorités contractantes du gouvernement fédéral avec lesquelles il a un contrat en vigueur. Le fournisseur doit transmettre une copie de l'avis écrit au représentant des SP en ligne.

Si le fournisseur souhaite transférer un contrat à un autre fournisseur, il doit signer une cession de contrat. Il doit alors fournir les documents suivants à toutes les autorités contractantes du gouvernement fédéral concernées :

1. une liste de tous les contrats qu'il détient avec les ministères fédéraux et une copie de tous les contrats qui seront transférés au nouveau fournisseur;
2. une lettre du fournisseur cédant demandant l'autorisation de céder son contrat;
3. une lettre du nouveau fournisseur proposé confirmant qu'il accepte d'exécuter les contrats transférés aux mêmes prix et aux mêmes conditions que le contrat cédé.

Si le fournisseur modifie sa dénomination sociale, il doit remplir, signer et transmettre au représentant des SP en ligne un nouveau formulaire d'entente de partenariat commercial (EPC), indiquant la nouvelle dénomination sociale (section A du formulaire), le nom sous lequel l'entreprise est généralement connue (section B) et tout autre renseignement ayant été modifié.

Sur réception et acceptation du formulaire de signature de l'EPC par le représentant des SP en ligne, la dénomination sociale est modifiée dans les SP en ligne.

f. Rapports trimestriels

Le fournisseur doit fournir un rapport trimestriel sur l'utilisation au spécialiste de l'approvisionnement des SP en ligne de TPSGC. Le rapport doit contenir l'information suivante :

1. Une liste de tous les contrats attribués dans le cadre des SP en ligne
2. Pour chaque contrat, il faut indiquer :
   1. Le ministère
   2. La région
   3. Le numéro du contrat
   4. Le numéro de la modification (si applicable)
   5. La valeur totale du contrat et des modifications
   6. Le nom du consultant
3. La valeur totale des contrats par ministère

Les fournisseurs doivent créer leur propre formulaire et remettre le rapport au plus tard aux dates indiquées ci-dessous. S'il n'y a rien à signaler, il faut remettre un rapport vide.

Périodes des rapports :
Du 1^er janvier au 31 mars – L'échéance du rapport est le 15 avril
Du 1^er avril au 30 juin – L'échéance du rapport est le 15 juillet
Du 1^er juillet au 30 septembre – L'échéance du rapport est le 15 octobre
Du 1^er octobre au 31 décembre – L'échéance du rapport est le 15 janvier

À défaut de respecter ce calendrier, l'EPC du fournisseur pourrait être mise de côté et son compte pourrait être fermé.

Le rapport trimestriel doit être transmis à TPSGC, à l'adresse nrcnspenligne.ncrpsonline@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Options d'un compte des SP en ligne

NOTA : Les changements à la raison sociale, au numéro d'entreprise — approvisionnement et à la personne-ressource doivent être envoyés au représentant des SP en ligne.

Les options suivantes sont accessibles dans la barre de menu des SP en ligne :

• Fournisseur
  • écran donne des renseignements détaillés sur le fournisseur.
  • La première fois que le représentant autorisé du fournisseur (RAF) accède à son compte, il doit introduire des informations dans chacun des champs, puis sélectionner <Sauvegarder>.
  • Les renseignements introduits dans cet écran sont automatiquement reportés dans les documents préparés par le biais des SP en ligne.
    1. Entrée toutes les informations requise
    2. Vérifiez l'exactitude de l'information de tous les champs, y compris les champs obligatoires
    3. choisissez <Sauvegarder>

Nota : Les entreprises à propriétaire unique et les travailleurs autonomes doivent également inscrire leur information dans la section des consultants. Les fournisseurs doivent indiquer les régions d'activité et entrer un consultant afin d'activer leur compte.

Catégories/Compétences

Lorsque vous sélectionnez <Catégories> ou <Compétences>, une fenêtre de navigateur distincte s'ouvre. Pour revenir à l'écran précédent, refermez la fenêtre en sélectionnant l'option <Refermer cette fenêtre>.

Catégories

Pour « Rechercher une catégorie », procédez comme suit :

1. Dans la barre de navigation verticale, choisissez « catégorie »
2. Introduisez la fonction associée au travail qu'il convient de réaliser.

   Note : Il suffit d'introduire quelques lettres du premier mot pour que le système entreprenne une recherche automatique du contenu de la liste et repère la catégorie.

3. Sélectionnez <Continuer>.
4. Le système détermine la catégorie à laquelle est associée la fonction.

Compétences

Pour « Rechercher des groupes de compétences », procédez comme suit :

1. Dans la barre de navigation verticale, choisissez « compétences »
2. Introduisez la compétence.

   Note : Il suffit d'introduire quelques lettres du premier mot pour que le système entreprenne une recherche automatique du contenu de la liste et repère la compétence.

3. Sélectionnez <Continuer>.
4. Le système détermine le groupe de compétences dont elle fait partie.

Consultants

Selon cette option, des renseignements sont entrés sur le ou les consultants. L'écran par défaut est un résumé des renseignements qui ont été entrés/sauvegardés. Des renseignements peuvent être sauvegardés n'importe quand.

Nota : Une date doit être indiquée si l'option <Disponible> n'est pas cochée. Le champ <Disponible le> est réservé pour indiquer quand le consultant sera de retour au travail. Il faut indiquer la date de retour.

Ajouter un consultant :

1. Dans la barre de navigation verticale, sélectionnez <Consultants> et ensuite sélectionnez <Ajouter>.
2. Entrez tous les renseignements pertinents sur le consultant, puis sélectionnez <Sauvegarder>. Deux autres boutons radios sont activés dans la section sur les consultants, ils servent à terminer l'entrée de données.
3. Dans la barre de navigation en bas, sélectionnez <Catégories> (avec un point noir). Entrez tous les renseignements pertinents, puis sélectionnez <Sauvegarder>.
4. Dans la barre de navigation en bas, sélectionnez <Compétences> (avec un point noir).
5. Dans la liste déroulante « Groupe de compétences », sélectionnez le groupe de compétences que vous voulez afin d'obtenir une liste dans la case « Compétences ».
6. Dans la case « Compétences », mettez en évidence la compétence que vous voulez ajouter à la case « Choix de compétences ». Vous exécuterez cette fonction en sélectionnant <Ajouter>. La compétence mise en évidence devrait maintenant apparaître dans le « Choix de compétences » pour ce consultant.

Nota : Les fournisseurs doivent remplir leur profil de consultant pour qu'il puisse être inclus dans les résultats de recherche.

Lorsque vous entrez le nom d'un consultant comme: “O'Brien”, vous devez d'abord entrer le nom de famille, sans l'apostrophe parce que le système ne le permettra pas. Une fois que le consultant est sauvegardé, vous pouvez retourner dans le profil du consultant et ajouter l'apostrophe.

Modifier les renseignements au sujet d'un consultant :

1. Dans la barre de navigation verticale, sélectionnez <Consultants>.
2. Sélectionnez le consultant au sujet duquel les renseignements doivent être modifiés.
3. Pour modifier les taux ou le nombre d'années d'expérience ou pour ajouter des catégories, sélectionnez <Catégories> dans la barre de navigation en bas (avec un point noir). Modifiez les renseignements, puis sélectionnez <Sauvegarder>.
4. Pour ajouter ou supprimer des compétences, sélectionnez <Compétences> dans la barre de navigation en bas (avec un point noir). Pour ajouter des compétences, sélectionnez le « Groupe de compétences » dans la liste déroulante et mettez en évidence les compétences dans la case « Compétences » puis sélectionnez <Ajouter>. Les compétences seront ajoutées à la case « Choix de compétences » du consultant.
5. Pour supprimer des compétences du consultant, sélectionnez les compétences dans la case « Choix de compétences » et sélectionnez <Enlever>.

Nota : Vous êtes responsable de conserver votre profile de consultant à jour.

Mot de passe

Les mots de passe doivent avoir un minimum de dix (10) caractères et être de préférence alphanumériques. Il faut distinguer les majuscules et les minuscules. Les mots de passe ne devraient pas être :

• des mots tirés d'un dictionnaire;
• des noms de parents ou d'animaux domestiques;
• la date de naissance; ou
• quelque chose que l'on peut facilement associer à l'utilisateur.

Pour modifier votre mot de passe dans les SP en ligne :

• Tapez votre ancien mot de passe.
• Tapez votre nouveau mot de passe.
• Tapez une seconde fois votre nouveau mot de passe pour le confirmer.
• Sélectionnez <Changer mot de passe>.

Rapports

L'information suivante est disponible :

• Données relatives au fournisseur
  Il s'agit des renseignements fournis à propos du fournisseur (dénomination sociale, adresse, etc.)
• Sommaire des tarifs
  Il s'agit d'une liste résumant les tarifs selon les catégories par groupe d'expérience (1 à 2 ans, 3 à 4 ans, etc.)
• Liste relative au consultant
  Il s'agit d'une liste des renseignements relatifs à chaque consultant (catégorie, tarif, expérience, etc.)
• État de compte
  Indique l'état des renseignements fournis par le représentant autorisé du fournisseur et sert de référence rapide pour détecter les détails manquants.

Aide

Ce lien ouvrira une nouvelle fenêtre au Guide étape-par-étape pour le fournisseur.

Maintenance du système

TPSGC réserve la période de 8 h à 8 30 h de chaque dimanche matin pour effectuer la maintenance du serveur et du système selon ses propres critères. Du fait des activités de maintenance susceptibles d'être effectuées par TPSGC, les fournisseurs et les utilisateurs des ministères du gouvernement fédéral risquent d'éprouver des difficultés à accéder aux SP en ligne pendant cette période de temps.

À l'exception des situations d'urgence, on affichera un avis sur le site web (site d'information) pour informer les utilisateurs de toute maintenance prévue qui risque de se prolonger au-delà de la période mentionnée ci-dessus.