Équipe de l'amélioration continue du SNGP de la DGBI

• Mandat
• Composition de l'équipe responsable de l'AC
• Portée
• Rôles et responsabilités
• Personne-ressource

Mandat

L'Équipe responsable de l'amélioration continue (AC) du SNGP, relevant de la Direction des conseils et pratiques (Exécution de projets) de la Direction générale des biens immobiliers (DGBI) :

• institue un cadre d'amélioration continue pour la garde et la durabilité dans la gestion des activités de changement dans le SNGP;
• intervient à titre de responsable central dans l'élaboration, la révision, la coordination de l'approbation et la diffusion de l'information se rapportant au SNGP et à la qualité de la documentation de ce système;
• encourage l'utilisation du SNGP et de la documentation connexe pour la prestation des services de gestion, afin d'identifier et de réaliser les projets dans tous les secteurs d'activité des Biens immobiliers et tous les projets opérationnels appuyés par les TI;
• joue un rôle d'assurance de la qualité pour l'examen, l'évaluation, la modification et l'amélioration continue de la documentation uniformisée à l'échelle nationale en ce qui a trait aux services de gestion de projet ainsi qu'à l'identification et à la réalisation des projets.

Composition de l'équipe responsable de l'AC

• Chef d'équipe de la DGBI (Administration centrale (AC))
• Chef d'équipe du Bureau d'exécution des projets (BEP) de la Direction générale des services d'infotechnologie (DGSIT)
• Gestionnaire du contenu de la DGBI (AC)
• Coordinateur du site Web de la DGBI (AC)
• Représentants régionaux (DGBI seulement)
• Le cas échéant, spécialistes appartenant à différents secteurs professionnels, techniques, contractuels ou juridiques internes, équipes de service à la clientèle ou de secteur d'activité, et ainsi de suite (à la discrétion des chefs d'équipe)

Portée

Dans le cadre du SNGP, les membres de l'équipe :

• représentent leur région ou leur secteur d'activité, font connaître les problèmes et interagissent pour établir les besoins relatifs à la documentation et y attribuer des priorités afin d'améliorer le SNGP et les méthodes, pratiques et enjeux en gestion des projets dans les régions;
• collaborent à la formation relative à la mise en œuvre du SNGP et s'assurent que l'on coordonne et administre efficacement les activités de formation;
• s'assurent que la documentation et les processus du SNGP restent conformes à la politique du Conseil du Trésor, sont diffusés aux échelons organisationnels voulus et qu'un « champion » en fait la promotion au besoin, à titre d'initiatives nouvelles, dans ce secteur d'activité et auprès du Conseil du Trésor;
• examinent et coordonnent l'approbation ou le rejet des propositions d'améliorations présentées par les représentants régionaux et élaborent des stratégies de mise en œuvre dans les cas nécessaires.

Rôles et responsabilités 

Chef d'équipe de la DGBI

• Interagit avec d'autres organismes immobiliers, les directions générales de TPSGC, les divisions de la DGSIT, le Bureau d'exécution des projets de la DGSIT, le Conseil du Trésor et les associations de l'industrie afin de promouvoir l'amélioration des processus et des pratiques relatifs au SNGP;
• s'assure que la documentation du SNGP est approuvée par les responsables appropriés de l'organisation en fonction de son contenu (autrement dit, cette documentation, qui peut être diffusée sur le site Web du SNGP, peut être consultée par d'autres ministères fédéraux, d'autres organismes de gestion immobilière et d'autres experts-conseil en TI);
• communique les ajouts apportés par les membres de l'équipe responsable de l'AC au Comité directeur de l'amélioration des projets de la DGBI et au Conseil consultatif sur la gestion de projet (CCGP) de TPSGC;
• s'assure que les membres sont au courant des faits nouveaux et prennent une part active au processus d'amélioration continue;
• établit le calendrier des réunions de l'équipe et élabore l'ordre du jour des réunions en consultant les membres de l'équipe;
• informe les membres lorsque les documents nouveaux ou modifiés sont approuvés et que les employés peuvent les consulter (selon un processus transparent de prise de décisions);
• coordonne, planifie et gère les fonctions de vérification;
• gère les réunions d'examen de la haute direction;
• établit des rapports sur le rendement du SNGP et la conformité des utilisateurs pour l'ensemble du pays.

Chef d'équipe de la DGSIT

• Coordonne les activités du SNGP appuyé par les TI;
• analyse et recense les incidences des recommandations pour les améliorations sur le modèle du SNGP;
• autorise les petites mises à jour du SNGP appuyé par les TI qui ne dépassent pas le contexte du contenu initial;
• lorsqu'il s'agit de nouveau matériel qui relève strictement du mandat du SNGP appuyé par les TI et qui ne présente aucune incidence générale, le chef d'équipe sollicitera l'approbation du BEP de la DGSIT avant que le nouveau matériel ne soit affiché sur le site Web du SNGP;
• lorsque les mises à jour pourraient avoir des répercussions importantes ou globales, le chef d'équipe des projets appuyés par les TI présente des recommandations au CCGP aux fins d'approbation et travaille sur des changements globaux en collaboration avec le chef d'équipe des Biens immobiliers;
• se tient informé en participant aux réunions du Comité directeur de l'amélioration des projets des Biens immobiliers.

Gestionnaire du contenu de la DGBI

• Examine et analyse le contenu des demandes transmises par le chef de l'équipe ou les représentants régionaux afin de réduire le dédoublement des efforts et s'assure que le contenu est valable pour l'ensemble du pays;
• révise et fait traduire la documentation et la transmet aux membres de l'équipe du SNGP qui la passent en revue et formulent des commentaires à son sujet, prévoit des délais de réponse raisonnables pour permettre de l'examiner adéquatement, tenir compte de ses incidences et recueillir des commentaires auprès d'autres groupes d'intervenants (les délais varient en fonction de la complexité de la documentation fournie);
  Remarque : on peut aussi demander une rétroaction à d'autres groupes au sein de l'organisation (p. ex., les directions générales de TPSGC, les participants à la formation sur le SNGP, la Direction de l'attribution des marchés immobiliers, la Direction de la gestion des locaux et du portefeuille, etc.) et, dans certains cas, associations et organismes de l'industrie;
• coordonne les commentaires transmis et établit la version finale de la documentation (notamment en la faisant traduire);
• prépare un rapport de « commentaires et de suivi » pour recenser, en fonction de l'auteur, les commentaires transmis et le suivi effectué pour chacune des possibilités d'amélioration;
• fait approuver, par le chef de l'équipe, la version finale du contenu de la documentation, crée des hyperliens appropriés, définit le secteur du site Web pour la diffusion des documents et les transmet au coordonnateur du site Web pour commentaires;
• exerce une fonction de révision et de gestion des données pour l'amélioration continue;
• assiste le chef d'équipe dans toutes les tâches liées aux examens, aux rapports et à la vérification relative à la qualité de la documentation et du processus du SNGP.

Coordinateur du site Web de la DGBI

• Prévoit des moyens d'accès « conviviaux » pour le site Web de SNGP et des liens avec les autres sites Web sur la gestion de projet;
• garde le site Web fonctionnel.

Représentants régionaux de la DGBI

• Jouent le rôle de premier responsable à contacter pour les recommandations formulées par leur région et pour les modifications proposées à la documentation ou au processus du SNGP;
• recensent les modifications proposées ou les nouvelles initiatives qui justifient un examen d'envergure nationale et adressent aux proposants des commentaires sur les décisions adoptées;
• demandent aux groupes d'intervenants régionaux de faire des commentaires et coordonnent ces commentaires;
• transmettent les recommandations proposées, avec l'approbation du gestionnaire régional, les justifications et les résultats de l'évaluation, au gestionnaire du contenu de l'équipe responsable de l'AC pour lui demander de les soumettre à l'examen des membres de cette équipe selon le point de vue national;
• participent à l'examen des recommandations et des rapports déposés sur l'avancement des initiatives d'amélioration continue;
• adressent des commentaires aux utilisateurs sur les recommandations faites par d'autres employés et sur lesquelles se penche l'équipe nationale;
• coordonnent, dans leur région, les évaluations pour la mesure du rendement se rapportant à certaines initiatives;
• participent, comme requis, à la coordination, à la planification et à la gestion des fonctions de vérification dans leur région;
• incorporent les commentaires des régions en vue des réunions nationales de revue de la haute direction;
• font un compte rendu de l'efficacité du SNGP et du niveau de conformité des utilisateurs (de leur région).

Communiquer avec l'Équipe de l'amélioration continue

Pour transmettre des suggestions ou communiquer avec l'Équipe responsable de l'amélioration continue, envoyez un courriel à l'adresse

• SNGP de la DGBI : SNGP.NPMS@tpsgc-pwgsc.gc.ca
• SNGP pour les projets opérationnels appuyés par les TI : SNGPTIA.NPMSITE@tpsgc-pwgsc.gc.ca