Rapport annuel de l'ASFC
2008-2009
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L'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), qui fait partie du portefeuille de Sécurité publique Canada, est chargée de fournir des services frontaliers intégrés à l'appui des priorités liées à la sécurité nationale et de faciliter la libre circulation des personnes et des marchandises, y compris les aliments, les animaux et les végétaux, à la frontière.
Le 1er avril 2004, l'ASFC a créé sa section de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP); elle l'a dotée de 6 employés, s'attendant à ce que le nombre annuel de demandes varie entre 250 et 350. Or, pendant l'exercice 2008-2009, l'ASFC a reçu 1 155 demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et 1 140 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le nombre de demandes a été plus élevé que lors des exercices précédents; malgré tout, l'Agence a su améliorer son respect des délais prévus par la loi, tout en s'acquittant de cette importante charge de travail.
La Division de l'AIPRP et des politiques de divulgation de l'ASFC a remplacé la Section de l'AIPRP. La Division, qui fait partie du Secrétariat général, est chargée d'appliquer la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels et de fournir de l'orientation quant aux pouvoirs en matière de divulgation que prévoit la législation frontalière (p. ex. l'article 107 de la Loi sur les douanes). La Division est dirigée par le coordonnateur de l'AIPRP. Trois gestionnaires relèvent de ce dernier. Pendant l'exercice 2007–2008, la Division a subi une réorganisation; elle comprend maintenant deux unités de traitement des demandes et une unité chargée des politiques et de la formation. En date du 31 mars 2009, la Division comptait 47 employés, dont 4 consultants embauchés temporairement. Par voie de concours, la Division réduira sa dépendance envers les consultants.
Le directeur de la Division de l'AIPRP et des politiques de divulgation et tous les gestionnaires de l'AIPRP disposent des pouvoirs délégués voulus en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. L'ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi pour l'ASFC est reproduite à l'annexe A.
Pendant l'exercice 2008-2009, l'ASFC a reçu 1 155 nouvelles demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, ce qui représente une augmentation de plus de 12 % par rapport à l'exercice 2007–2008. Si l'on ajoute les 157 demandes reportées depuis l'exercice précédent, le total est de 1 312 demandes. L'Agence a répondu à un total de 1 148 demandes d'accès à l'information, soit un peu moins que le nombre de demandes reçues. Par conséquent, 164 demandes ont été reportées à l'exercice 2009-2010.
Pour 95,1 % des 1 148 demandes d'accès à l'information auxquelles elle a répondu, l'Agence a respecté les délais prévus par la loi.
La majorité des demandes venaient du public (75 %). Les autres venaient des médias (12 %), d'entreprises (12 %) et d'organisations (1 %).
Le rapport statistique de l'ASFC sur la Loi sur l'accès à l'information se trouve à l'annexe B (PDF, 75 Ko).
Dans le cadre d'un plan d'action pour améliorer le respect de la législation relative à l'AIPRP et la gestion de la fonction d'AIPRP, l'ASFC a retravaillé ses procédures et ses lignes directrices de façon à mieux respecter les délais liés au traitement des demandes. Pendant l'exercice 2009-2010, elle continuera de réviser ses procédures de gestion et ses politiques administratives pour que celles–ci reflètent les politiques administratives du Conseil du Trésor, qui sont appelées à changer.
L'ASFC a créé une section intranet qui renferme ce qui suit :
Le 26 février 2009, le Commissariat à l'information a déposé un rapport spécial intitulé Fiches de rendement 2007-2008 et problèmes systémiques influant sur l'accès à l'information au Canada. Huit des recommandations de ce rapport étaient destinées à l'ASFC et avaient pour but d'inciter celle–ci à mieux respecter la Loi sur l'accès à l'information. L'ASFC accueille favorablement toutes les recommandations, et elle prend les mesures qui s'imposent.
Les recommandations du Commissariat à l'information et les réponses de l'ASFC sont les suivantes :
Pendant l'exercice 2008–2009, la Division de l'AIPRP et des politiques de divulgation a donné plus de 80 séances de formation et de sensibilisation, qui ont réuni plus de 1 000 employés de l'ASFC. L'unité de la politique et de la formation continue de développer et de mettre à jour le matériel didactique, et d'autres séances sont prévues pour l'exercice 2009-1010.
Pendant l'exercice 2008–2009, des formations internes et externes ont été offertes aux employés de l'AIPRP. Les séances à l'interne, disponibles pour tous les employés de l'AIPRP, portaient sur ce qui suit : les recommandations que renfermait la fiche de rendement et les réponses de l'ASFC; la façon appropriée d'utiliser les logiciels de rédaction et de gestion des dossiers; les répercussions de l'initiative de renouvellement des politiques du SCT et la sensibilisation aux activités de programme de l'ASFC. Certains des employés de l'AIPRP ont également participé au congrès annuel de l'Association canadienne d'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels ainsi qu'aux cours d'AIPRP donnés par l'École de la fonction publique du Canada et par le SCT. Les employés ont aussi été encadrés par des analystes principaux, par des chefs d'équipe et par des gestionnaires.
Conformément aux recommandations visant à améliorer la fonction de l'AIPRP à l'ASFC, tous les employés sont encouragés à suivre des cours sur l'AIPRP offerts par le SCT, par l'École de la fonction publique du Canada, etc., dans le cadre de leur plan d'apprentissage personnel.
La Division de l'AIPRP et des politiques de divulgation a organisé un second congrès annuel d'apprentissage sur l'AIPRP, à l'intention des agents de liaison en matière d'AIPRP de l'Agence. Les participants au congrès se sont dits satisfaits.
Pendant l'exercice 2008-2009, l'ASFC a reçu 48 nouvelles plaintes liées à l'accès à l'information, soit un peu moins que l'exercice précédent.
Les plaintes portaient sur des retards (7), sur des refus de communiquer les renseignements (9), sur le recours aux exceptions (13), sur les prorogations (16) ou sur divers problèmes (3).
De plus, l'inventaire du Commissariat à l'information contenait 60 dossiers de plaintes actifs reportés depuis les exercices précédents.
En 2008–2009, le Commissariat à l'information a réglé 40 plaintes liées à l'accès à l'information qui avaient été déposées contre l'ASFC (15 pour des prorogations, 10 pour des retards, 7 pour des exceptions, 5 pour des refus de communiquer les renseignements, 2 pour d'autres raisons et 1 relative à l'usage et à la communication). Parmi les plaintes réglées, 16 se sont avérées justifiées, 13 ont été abandonnées ou annulées et 11 n'étaient pas justifiées. Soixante-huit plaintes ont été reportées à l'exercice 2009-1010. Lorsqu'une plainte est jugée fondée, elle est portée devant les gestionnaires compétents, qui doivent alors prendre les mesures de redressement nécessaires.
Plaintes en 2008-2009 | |
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Total | 108 |
Reportées de 2007-2008 | 60 |
Nouvelles plaintes en 2008-2009 | 48 |
Plaintes réglées en 2008-2009 | |
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Total | 40 |
Plaintes reportées à 2009-2010 | 68 |
Solutionnées – Justifiées | 60 |
Abandonnées/annulées | 13 |
Non justifiées | 11 |
Motifs des plaintes en 2008–2009 | Plaintes reçues |
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Total | 48 |
Refus | 9 |
Retards | 7 |
Prorogation de délai | 16 |
Frais | 0 |
Exceptions | 13 |
Divers problèmes | 3 |
Il n'y a pas eu d'appel aux tribunaux lié à l'accès à l'information pendant l'exercice 2008–2009.
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